VẤN ĐỀ: Nhóm đối tượng Mại dâm, Ma túy, người Khơ Me cũng như người làm khai thác thủy sản trên biển đang sống tại 11 huyện dự án có nguy cơ nhiễm HIV tăng cao do thiếu hiểu biết về kiến thức phịng chống HIV và khơng sử dụng bao cao su khi quan hệ tình dục
ĐẦU VÀO HOẠT ĐỘNG ĐẦU RA KẾT QUẢ TÁC ĐỘNG
Nhà tài trợ Độ ngũ CTV và ĐĐV Tờ rơi, áp phích BCS Đài truyền hình Tập huấn cho CTV và ĐĐV Truyền thơng trực tiếp theo nhóm (tờ rơi)
Cung cấp tài liệu cho MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chai (tờ rơi)
Cung cấp BCS miễn phí cho MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chài Phát sóng nội dung truyền thơng PC HIV 219 CTV, Đ ĐV được tập huấn 125.690 cho MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chài được cung cấp kiến thức phòng chống HIV
Kiến thức của CTV và ĐĐV được nâng cao
Kiến thức phịng chống HIV của nhóm can thiệp được cải thiện
Số lượng MD, MT, dân chài Sử dụng BCS khi QHTD tăng Tỷ lệ lây nhiễm HIV trong nhóm can thiệp giảm hại
Tỷ lệ nhiễm HIV mới trong cộng đồng giảm 50.000 MD, MT, dân tộc
Khơ Me, dân chài được cung cấp tài liệu truyền thông
50.000 BCS được cấp cho MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chài
1.200.000 người được tiếp cận kiến thức phòng chống HIV
QUẢN LÝ THỜI GIAN TRONG THỰC HIỆN DỰ ÁN
Quản lý thời gian nhằm đảm bảo tiến độ của dự án, đạt được các kết quả dự án trong khoảng thời gian cho phép. Quy trình quản lý thời gian bao gồm:
1. Xác định hoạt động – xác định các hoạt động cụ thể cần được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu khác nhau của dự án
2. Sắp xếp các hoạt động– liệt kê và sắp xếp các các hoạt động có liên quan đến nhautheo trình tự thời gian. theo trình tự thời gian.
3. Ước tính nguồn lực cho hoạt động – tính tốn và dự trù các loại nguồn lực và sốlượng cần thiết cho mỗi hoạt động đã được xác định lượng cần thiết cho mỗi hoạt động đã được xác định
4. Ước tính thời gian thực hiện hoạt động – tính tốn và dự trù thời gian cần thiết đểhoàn thành mỗi hoạt động hoàn thành mỗi hoạt động
5. Xây dựng kế hoạch thực hiện theo thời gian (lịch trình) – từ những thơng tin có được, xây dựng kế hoạch thực hiện can thiệp bằngsơ đồ Gantt.Mục đích chính của sơ đồ này là mô tả một cách trực quan thời gian dự kiến để thực hiện các công việc can thiệp, nêu rõ thời gian bắt đầu và kết thúc.
Việc biểu diễn kế hoạch thực hiện bằng sơ đồ Gantt cho phép người quản lý:
Truyền đạt, chia sẻ thông tin về kế hoạch dự án một cách dễ dàng
Cập nhật tiến độ dự án
Theo dõi sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế trong quá trình triển khai để kịp thời điều chỉnh nếu cần thiết.
6. Kiểm soát thời gian – kiểm soát các thay đổi về mặt thời gian trong quá trình thực hiện dự án.
Các cấu phần này có liên hệ mật thiết với nhau và với các lĩnh vực khác trong quản lý dự án như quản lý nhân lực, quản lý tài chính, quản lý chất lượng…
1. Xác định các hoạt động
Khung logic đã giúp chúng ta mô tả được rõ ràng các thành phần và mối liên hệ của chúng với nhau trong một dự án. Để triển khai dự án thành công chúng ta cần xác định được mình phải làm gì để đạt được các mục tiêu (kết quả) dự án.
Để xác định các hoạt động cần thực hiện, chúng ta cần dựa vào:
- Bản mô tả dự án với các mục tiêu, phạm vi, kết quả đầu ra và các hoạt động chính cần thực hiện
- Khung logic của dự án
- Ngân sách và các nguồn lực dành cho dự án
Nhóm thực hiện dự án là người xác định các hoạt động/cơng việc cần triển khai. Nếu có điều kiện, nhóm có thể mời các chuyên gia có kinh nghiệm trong việc thiết kế và triển khai các dự án tương tự cùng tham gia hoặc cố vấn.
Công cụ và kỹ thuật
Cần xác định các hoạt động ở một mức độ cụ thể nhất định để các thành viên thực hiện được, đồng thời, dễ dàng quản lý và theo dõi. Bảng phân tích hoạt động (Bảng PTHĐ) là một cơng cụ rất hữu ích để thực hiện việc này. Bảng PTHĐ cũng được dùng để xây dựng kế hoạch thực hiện và phân công trách nhiệm sau này.
Rất nhiều dự án đã thất bại vì khơng mơ tả đầy đủ các hoạt động then chốt cần hồn thành trong dự án, hoặc khơng xác định đủ thời gian và chi phí cần thiết để hồn thành các hoạt động này. Bảng PTHĐ là một công cụ thiết yếu giúp nhóm dự án lường trước được thời gian, nguồn lực và chi phí cần thiết để hồn tất dự án.
Chúng ta xây dựng một bảng PTHĐ bằng cách phân chia dự án thành các cấu phần với nhiều hoạt động một cách hợp lý, có thể quản lý được và dễ dàng cho người quản lý theo dõi. Các mục tiêu dự án và sản phẩm dự án từ bản Thỏa thuận dự án dự án (hoặc hợp đồng dự án) sẽ giúp xây dựng bảng PTHĐ.
Các bước thực hiện như sau:
• Trước tiên, mơ tả tóm tắt tên dự án vào đầu trang giấy
• Ở cấp độ đầu tiên, xác định mục tiêu/sản phẩm đầu ra chính hay các giai đoạn hoặc hoạt động chính của dự án (thường được viết trong bản thỏa thuận/hợp đồng dự án).
• Sau đó, nhóm cần thảo luận cùng nhau. Với mỗi mục tiêu/sản phẩm hay giai đoạn của dự án (tạm gọi là X), hãy xác định “Hoạt động gì sẽ phải thực hiện để đạt được/hồn thành X?”
• Tiếp tục phân tách hoạt động ở các cấp độ nhỏ hơn (công việc) cho đến cấp độ công việc nhỏ nhất là công việc sẽ diễn ra trong khoảng đơn vị thời gian nhỏ nhất chúng ta muốn trong kế hoạch. Ví dụ, nếu muốn lên lịch các hoạt động theo ngày, phân tách các hoạt động thành các nhiệm vụ hàng ngày; nếu theo tuần, phân tách các hoạt động thành các nhiệm vụ hàng tuần cần hồn thành.
Ví dụ: hoạt động “Tập huấn cho cán bộ y tế phường về kĩ năng tư vấn và chăm sóc người có H” được phân tách thành một loạt cơng việc cụ thể sau đây:
• Chuẩn bị:
- Lập kế hoạch cho chương trình tập huấn: xây dựng khung chương trình, xin ý kiến, thống nhất
- Kế hoạch bài giảng: lập kế hoạch bài giảng, phân bổ thời gian, nội dung chính, phương pháp, phương tiện giảng dạy, người chịu trách nhiệm. Thống nhất.
- Giáo trình tập huấn: phân cơng giảng viên viết, tập hợp, chỉnh sửa
- Bài trình bày trên lớp: từng giảng viên chuẩn bị bằng công cụ Powerpoint hoặc giấy trong, in ấn
- Học viên: gửi công văn thông báo, nhận thông tin phản hồi, chọn học viên, gửi giấy mời
- Chuẩn bị hậu cần: phòng họp, nơi ăn nghỉ cho học viên
- Chuẩn bị văn phịng phẩm, in ấn tài liệu
- Tài chính: lập dự trù ngân sách, ký duyệt
• Thực hiện đào tạo:
- Đón tiếp đại biểu
- Thực hiện tập huấn theo lịch giảng đã định
- Theo dõi hoạt động tập huấn
- Chi phí cho các hoạt động
- Giám sát giảng viên
- Đánh giá kết quả
- Tổng kết lớp học
• Sau tập huấn:
- Họp rút kinh nghiệm ban tổ chức và nhóm giảng viên
- Chỉnh sửa, hồn thiện bài giảng
- Quyết tốn tài chính
Mục tiêu của bảng PTHĐ là chia nhỏ một hoạt động phức tạp thành các công việc nhỏ hơn, rồi lại tiếp tục chia nhỏ cơng việc nhỏ đó cho tới cấp độ nhỏ nhất của công việc để quản lý.
Trong khi xây dựng bảng PTHĐ, không nên lo lắng về thứ tự hoặc cách sắp xếp vì chúng ta sẽ thảo luận điều này ở giai đoạn sau.
Không nhất thiết phải chia nhỏ các công việc cho tất cả các nhánh trong bảng PTHĐ ở cùng cấp độ. Trên bất cứ nhánh nào, khi đã đi đến được cấp độ đủ cụ thể và chính xác để theo dõi và quản lý thì có thể dừng việc phân tách tại điểm đó.
Khơng nên để các công việc “bỏ ngỏ” tức là không được xác định dưới dạng những gì cần hồn thành. Ví dụ, “thực hiện phân tích” là một cơng việc khơng rõ ràng. Tất cả các hoạt động và công việc cần hướng tới một sản phẩm hay một hành động cụ thể có điểm kết thúc rõ ràng.
Một bảng PTHĐ đầy đủ là một bảng xác định tất cả các công việc cần thực hiện để hồn thành dự án. Để có bảng PTHĐ đầy đủ, nhóm cần tự hỏi “Nếu chúng ta thực hiện tất cả các hoạt động trên, dự án có được hồn thành không?”. Nếu câu trả lời là khơng, có nghĩa là nhóm đã qn khơng đưa các hoạt động quan trọng nào đó vào kế hoạch can thiệp tổng thể. Vì vậy, cần xem xét lại để có được bản PTHĐ hồn chỉnh.
Những điểm quan trọng
• Nhóm thường qn khơng đưa các cơng việc địi hỏi thời gian nhưng khơng địi hỏi các nguồn lực khác vào.
• Cấp độ chi tiết của công việc phụ thuộc vào những người thực hiện can dự án, phạm vi của dự án, và mục đích của bảng PTHĐ.
• Phạm vi của dự án càng lớn, bảng PTHĐ sẽ càng phức tạp.
• Một số dự án có thể khơng nhất thiết phải có bảng PTHĐ, nhưng vẫn cần danh
sách các hoạt động/công việc cần hồn thành. Ví dụ, một số dự án đã được thực hiện và có danh sách các hoạt động/cơng việc cần hồn thành rồi, khơng cần phân tách nữa.
34
Mẫu Bảng Phân tách hoạt động
Sản phẩm, Mục tiêu hay Giai đoạn 2 Đầu ra 1 dự án
Sản phẩm, Mục tiêu hay Giai đoạn 1
Hoạt động
Các công việc cụ thể:
– Công việc cụ thể 1 (thời gian ước lượng)
– Cơng việc cụ thể 2 (thời gian ước lượng)
35
Ví dụ: Bảng phân tách hoạt động của dự án “Truyền thơng phịng chống HIV/AIDS cho nhóm nguy cơ tại 11 huyện dự án tỉnh kiên Giang” như sau: Tên dự án Mục tiêu Đầu ra Hoạt động Cơng việc
Truyền thơng phịng chống HIV/AIDS cho nhóm nguy cơ tại 11 huyện dự án tỉnh kiên Giang
Tăng số MS, MT, dân tộc Khơ Me, dân chai tại 11 huyện dự án được trang bị kiến thức, tiếp cận tài liệu tuyên truyền và ln sẵn có BCS khi QHTD từu 60% đến 80% trong thời gian 1/2009 – 12/2009
219 CTV, ĐĐV được tập huấn nâng cao kiến thức
1.200.000 người được truyền thông đại chúng
125.690 MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chai được truyền thông trực tiếp
50.000 MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chai được nhận tài liệu truyền thông
14.000 lượt người MD, MT, dân tộc Khơ Me, dân chai được nhận BCS
Tập huấn CTV, ĐĐV
Truyền thơng qua TH tỉnh, huyện và xã Tổ chức TT theo nhóm Cấp phát TLTT Cấp phát BCS 1. Lập DS CTV 2. Chuẩn bị tài liệu TH 3. Kế hoạch TH 4. Tổ chức lớp TH 1. Chuẩn bị tài liệu TT 2. Ký hợp đồng 3. Phát song và theo dõi đánh giá 4. Thanh lý hợp đồng 1. Xác định số lượng nhóm đối tượng 2. Soạn tài liệu
TT nhóm 3. In ấn 4. Phân phối 5. Tổ chức TT
1. Biên soạn nội dung tờ rơi 2. In ấn
3. Phân phối cho CTV 4. Tổ chức phát tờ rơi, sách nhỏ cho các đối tượng 1. Lập KH mua BCS 2. Trình duyệt 3. Mua BCS 4. Lên bảng
phân phối cho CTV
5. Phát BCS cho các đối tượng
Kết thúc bước này cần đưa ra được Danh sách các hoạt động/công việc cần thực hiện. Danh sách này bao gồm các hoạt động đã được xác định và kết quả của mỗi
hoạt động cụ thể một cách chi tiết để các thành viên nhóm dự án nắm được các cơng việc gì cần phải thực hiện. Kết quả của các hoạt động cụ thể phải rõ ràng ví dụ như hồn thành khóa tập huấn cho 20 học viên là các cán bộ của các ngành Y tế, Giáo dục, Giao thông tại thành phố C, tỉnh AAA vào năm 20XX.
Đôi khi, tùy thuộc vào yêu cầu của các bên liên quan, nhóm can thiệp có thể đưa ra mộtdanh sách các hoạt động chính cần thực hiện của dự án.Danh sách này bao gồm các hoạt động chính đó và các chỉ số tùy thuộc vào hoạt động chính đó là bắt buộc (theo yêu cầu hợp đồng) hay là có thể lựa chọn (dựa trên các yêu cầu dự án hoặc thơng tin từ trước).
Q trình xác định hoạt động có thể đưa ra các thay đổi cần thiết cho phù hợp với mục tiêu, phạm vi can thiệp và khung logic của dự án.
2. Sắp xếp các hoạt động
Sau khi có được danh sách các hoạt động/công việc cụ thể cần thực hiện để đạt được các mục tiêu/kết quả đầu ra của dự án, tiếp theo chúng ta sẽ tìm sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các hoạt động cần thực hiện, xác định rõ hoạt động nào cần thực hiện trước, hoạt động nào cần thực hiện tiếp theo, hoạt động nào có thể thực hiện song song để từ đó có thể sắp xếp trình tự thực hiện các hoạt động một cách tối ưu nhất: vừa đảm bảo tuân thủ mối liên quan logic của các hoạt động, đồng thời giúp tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện trong điều kiện nguồn lực (nhân lực, kinh phí…) cho phép.
Chúng ta cần phải sắp xếp các hoạt động vì hầu hết hoạt động đều liên quan hay phụ thuộc vào các hoạt động khác, kết quả của hoạt động này nhiều khi là đầu vào để thực hiện hoạt động khác. Ví dụ, khóa tập huấn chưa thể bắt đầu nếu tài liệu tập huấn chưa
chuẩn bị xong. Do đó, việc hồn thành một hoạt động nhất định không chỉ phụ thuộc vào q trình thực hiện hoạt động đó mà cịn phụ thuộc vào việc thực hiện và hoàn thành các hoạt động khác trước đó. Nhiều hoạt động khơng thể bắt đầu nếu hoạt động khác chưa kết thúc, ví dụ, chúng ta khơng thể lái xe trước khi tra khoá vào ổ để khởi động. Để xác định và mô tả mối quan hệ logic giữa các công việc/hoạt động cần thực hiện hay cịn gọi làSơ đồ mạng lưới cơng việc,chúng ta có thể sử dụng một số cơng cụ/kỹ thuật sau.
Cơng cụ và Kỹ thuật
Sơ đồ diễn tiến
Sơ đồ diễn tiến là một phương pháp xây dựng mạng lưới công việc trong dự án bằng cách sử dụng các hình vẽ (hình vng, hình chữ nhật) để minh họa cho các hoạt động và sử dụng các mũi tên để thể hiện mối liên hệ giữa chúng. Hình 6cho ta thấy hình vẽ một mạng lưới cơng việc đơn giản.
Có 4 loại mơ hình biểu diễn các mối liên hệ:
Kết thúc – đến – Bắt đầu: Việc bắt đầu các hoạt động sau phụ thuộc vào việc hoàn thành các hoạt động trước đó.
Kết thúc – đến – Kết thúc: Việc hoàn thành các hoạt động sau phụ thuộc vào việc hồn thành các hoạt động trước đó.
Bắt đầu – đến – bắt đầu:Việc bắt đầu các hoạt động sau phụ thuộc vào việc bắt đầu các hoạt động trước đó.
Bắt đầu – đến – kết thúc: Việc bắt đầu các hoạt động sau phụ thuộc vào việc hồn thành các hoạt động trước đó.
Kết thúc – đến – Bắt đầulà mơ hình thường được sử dụng nhất vàBắt đầu – đến – kết thúclà mơ hình ít khi được sử dụng nhất.