Khái niệm, vai trò và mục tiêu của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Khái niệm cung ứng nguyên vật liệu
Cung ứng nguyên vật liệu là quá trình đảm bảo sự có mặt của thiết bị, vật liệu, vật tư và dịch vụ phù hợp với yêu cầu về chất lượng, số lượng, địa điểm và thời gian Điều này cần được thực hiện với mức giá hợp lý và từ nguồn cung cấp đáng tin cậy, theo tiêu chuẩn của Project Management Body of Knowledge.
Theo Arjan Van Weele (2010), cung ứng nguyên vật liệu là quá trình quản lý tài nguyên nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, với điều kiện tối ưu nhất.
Nguyên vật liệu là các đối tượng lao động cần thiết trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm các loại vật liệu như sắt, thép trong ngành cơ khí, sợi trong ngành dệt, da trong ngành đóng giày, và vải trong ngành may mặc Những nguyên vật liệu này chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị của chúng sẽ được chuyển hết vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, vì vậy việc cung ứng nguyên vật liệu theo nhu cầu sản xuất là hoạt động cốt lõi Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp có đầy đủ, kịp thời và đồng bộ các yếu tố đầu vào, đúng quy cách, chủng loại và chất lượng, phù hợp với kế hoạch sản xuất của mình.
Trong luận văn này, tác giả tập trung vào việc cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình sản xuất, bao gồm các loại nguyên vật liệu khác nhau.
Nguyên liệu, vật liệu chính là những thành phần thiết yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, đóng vai trò cấu thành nên sản phẩm cuối cùng Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu này sẽ được chuyển giao vào giá trị sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Vật liệu phụ là loại nguyên vật liệu được sử dụng trong quy trình sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm hoặc hỗ trợ cho công việc quản lý sản xuất Các loại nguyên vật liệu này không tạo thành thực thể của sản phẩm.
Nhiên liệu là nguồn năng lượng thiết yếu, cung cấp nhiệt lượng trong sản xuất và kinh doanh, phục vụ cho các công nghệ sản xuất Nhiên liệu có thể tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, bao gồm thể lỏng như xăng và dầu, thể rắn như than và củi, và thể khí như gas.
Cung ứng nguyên vật liệu là quá trình mà các doanh nghiệp tiến hành khảo sát và lựa chọn nhà cung cấp, sau đó đàm phán các điều kiện về cung ứng, thanh toán và logistics Mục tiêu là đảm bảo hàng hóa được cung cấp đầy đủ về số lượng và chất lượng, đúng thời gian theo tiến độ sản xuất, đồng thời tối ưu hóa chi phí.
Cung ứng nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng của công ty, là yếu tố then chốt cung cấp đầu vào cần thiết cho hoạt động sản xuất.
Vai trò của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Cung ứng nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát hoạt động cung ứng, nhằm đảm bảo hiệu quả và chất lượng trong quá trình sản xuất Việc quản lý tốt nguồn nguyên liệu không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao năng suất và đáp ứng nhu cầu thị trường kịp thời.
Hoạt động cung ứng diễn ra liên tục và đều đặn, đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa, giúp doanh nghiệp duy trì sản xuất theo kế hoạch bán hàng và dự trữ Điều này góp phần vào việc đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa trên thị trường.
Hoạt động cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí cho công ty, đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất, nơi chi phí nguyên vật liệu có thể chiếm tới 60% doanh thu Việc tiết kiệm từ chi phí cung ứng không chỉ giúp tăng lợi nhuận mà còn giúp các tập đoàn toàn cầu như Wal-Mart, Dell, HP, Nokia và Zara đạt được vị trí dẫn đầu trong ngành Nhiều công ty hiện nay đang tìm kiếm nguồn cung ứng nguyên vật liệu từ khắp nơi trên thế giới để theo đuổi chi phí thấp hơn Điều này cho thấy vai trò của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu ngày càng được mở rộng và nhận được sự quan tâm lớn từ lãnh đạo cấp cao.
Theo hình 1.1, cụ thể chi phí cung ứng nguyên vật liệu có thể ảnh hưởng tới 80% chi phí của một công ty (Hartmann, Kerkfeld & Henke, 2012)
Hình 1.1: Phần trăm của giá vốn hàng bán của chi phí cung ứng nguyên vật liệu
Cấu trúc chi phí cụ thể tại hai hình thức công ty sản xuất và công ty dịch vụ có thể được mô tả theo hai biểu đồ sau:
Hình 1.2: Cấu trúc chi phí trong công ty sản xuất
Dịch vụ hành chính Đầu tư dài hạn Mua thiết bị
Chi phí sản phẩm trực tiếp
Tự động Điện tử gia dụng
(Nguồn: Importance of purchasing today – Flexstudy)
Hình 1.3: Cấu trúc chi phí trong công ty dịch vụ
(Nguồn: Importance of purchasing today – Flexstudy)
Chi phí nguyên vật liệu đầu vào chiếm tỷ trọng lớn trong sản xuất, đặc biệt là ở các công ty sản xuất kinh doanh Việc giảm 8% chi phí cung ứng nguyên vật liệu có thể giúp tăng lợi nhuận trên doanh thu lên 5%, khi mà nguyên vật liệu chiếm 55% doanh thu của công ty.
Các phương pháp và quy tắc cung ứng nguyên vật liệutrong doanh nghiệp
1.1.3.1.1 Căn cứ vào quy mô
Để cung ứng nguyên vật liệu phù hợp với nhu cầu sản xuất, việc xác định chính xác lượng nguyên vật liệu cần thiết là rất quan trọng Trước tiên, cần đảm bảo thông tin trong báo cáo hàng tồn kho đạt độ chính xác 99%, từ đó mới có thể hoạch định đúng đắn lượng vật liệu cần cung ứng.
Lượng hàng thích hợp một lần cung ứng = Lượng hàng theo nhu cầu + Tồn kho tối thiểu – (Tồn đầu kỳ + Tồn cuối kỳ)
Phương pháp này có ưu điểm sau:
Để xác định nhu cầu nguyên vật liệu một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần dựa vào kế hoạch sản xuất và thông tin từ các bộ phận bán hàng Việc này giúp tối ưu hóa lượng tồn kho, giảm thiểu tình trạng ứ đọng vốn và tiết kiệm chi phí bảo quản, lưu giữ hàng hóa cùng các chi phí khác.
Quá trình cung ứng nguyên vật liệu diễn ra nhanh chóng và thuận lợi giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro từ biến động giá và tình hình cung cầu vật tư, từ đó hạn chế thiệt hại khách quan.
Bên cạnh đó cung ứng nguyên vật liệu theo nhu cầu cũng có nhược điểm sau:
Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu phải đối mặt với áp lực lớn từ sản xuất, thời gian giao hàng và đa dạng chủng loại hàng hóa Điều này dẫn đến chi phí cung ứng thường cao, và doanh nghiệp thường không nhận được các ưu đãi hay chiết khấu trong quá trình giao dịch.
Cung ứng nguyên vật liệu theo lô lớn là phương pháp cung cấp hàng hóa với số lượng vượt nhu cầu thực tế của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định Việc này giúp tối ưu hóa chi phí, vì tổng chi phí nhập hàng sẽ đạt mức thấp nhất khi chi phí lưu trữ hàng hóa tương đương với chi phí cung ứng nguyên vật liệu.
Nếu gọi các thông số:
Q : Sản lượng hàng/01đơn hàng
Q* : Sản lượng hàng tối ưu/01đơn hàng
H : Chi phí tồn trữ/01 đơn vị/01 năm d : Nhu cầu ngày
L : Thời gian vận chuyển đơn hàng (Lead time)
TC : Chi phí tồn kho
Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:
Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí cung ứng nguyên vật liệu, bảo quản là thấp nhất
Từ đó có thể thấy cung ứng theo lô có những ưu điểm sau:
- Chi phí cung ứng nguyên vật liệu có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp
Chủ động lựa chọn các nhà cung cấp uy tín giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình nhập hàng Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số nhược điểm nhất định cần lưu ý.
Sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn có thể tạo ra khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, dẫn đến việc giảm hiệu quả sử dụng vốn.
- Chi phí bảo quản, bảo hiểm, rủi ro khác liên quan đến hàng hoá lớn
1.1.3.1.2 Căn cứ vào hình thức
Căn cứ theo hình thức cung ứng nguyên vật liệu thì có những phương pháp như sau:
- Cung ứng nguyên vật liệu tập trung: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách theo nhóm hàng, mặt hàng
- Cung ứng nguyên vật liệu theo ủy thác: Doanh nghiệp ủy thác cho một tổ chức kinh tế khác thực hiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Liên kết cung ứng nguyên vật liệu phân tán tiêu thụ cho phép các doanh nghiệp hợp tác để cung cấp chung một loại nguyên vật liệu Sau đó, các bên sẽ phân phối lại nguyên vật liệu này theo nhu cầu đã được thỏa thuận, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng và giảm thiểu chi phí.
1.1.3.1.3 Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Căn cứ theo thời hạn tín dụng thì có những phương pháp cung ứng nguyên vật liệu như sau:
Cung ứng nguyên vật liệu với hình thức thanh toán ngay yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thủ tục thanh toán cho bên bán ngay khi hàng hóa được giao và nghiệm thu đạt yêu cầu.
Cung ứng nguyên vật liệu với thanh toán có thời hạn quy định rằng, sau khi bên bán giao hàng và bên mua đã nghiệm thu đạt yêu cầu, thời hạn thanh toán sẽ được tính từ ngày nhận hàng đạt tiêu chuẩn và khi bên mua nhận được hóa đơn tương ứng, theo thời gian thỏa thuận giữa hai bên.
Cung ứng nguyên vật liệu với hình thức thanh toán trước yêu cầu doanh nghiệp phải đặt cọc một khoản tiền khi ký hợp đồng với nhà cung cấp Khoản tiền này có thể là một phần hoặc toàn bộ giá trị lô hàng Đến thời hạn giao hàng, bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho doanh nghiệp sản xuất.
1.1.3.1.4 Căn cứ theo nguồn hàng
Căn cứ theo nguồn hàng thì có những phương pháp cung ứng nguyên vật liệu như sau:
Cung ứng nguyên vật liệu sản xuất trong nước là hình thức mà tất cả hoạt động cung ứng của doanh nghiệp diễn ra trong một quốc gia, với nguồn hàng được sản xuất hoàn toàn trong nước.
Cung ứng nguyên vật liệu nước ngoài là quá trình nhập khẩu nguyên vật liệu từ các quốc gia khác, có thể thực hiện qua đường biển tại các cảng hoặc đường hàng không Quá trình này cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thủ tục nhập khẩu của nhà nước.
Cung ứng nguyên vật liệu nước ngoài thông qua đại lý phân phối trong nước là hình thức mà doanh nghiệp thực hiện tất cả các hoạt động cung ứng trong phạm vi quốc gia Nguồn hàng được sản xuất từ nước ngoài và được phân phối qua các đại lý tại quốc gia đó, đảm bảo tính hiệu quả và thuận tiện trong quá trình cung ứng.
Có nhiều phương pháp phân loại cung ứng, bao gồm phân theo hợp đồng cung ứng trực tiếp hoặc gián tiếp, theo hợp đồng hay theo đơn hàng, và cung ứng lẻ Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng, do đó các doanh nghiệp cần cân nhắc thực trạng của mình tại từng thời điểm và giai đoạn để lựa chọn phương thức cung ứng phù hợp và hiệu quả nhất.
1.1.3.2 Các quy tắc đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có hiệu quả
Mục tiêu của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Cung ứng nguyên vật liệu là yếu tố then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Để đạt hiệu quả trong công tác này, cần tập trung vào ba mục tiêu chính: đảm bảo an toàn cho sản xuất, duy trì chất lượng nguyên vật liệu cao và tối ưu hóa chi phí ở mức thấp nhất.
Để đảm bảo an toàn cho quá trình sản xuất, việc cung ứng nguyên vật liệu cần phải đầy đủ về số lượng và đa dạng về chủng loại, nhằm hạn chế tình trạng thừa thiếu và ứ đọng hàng hóa, từ đó giảm thiểu chi phí tồn kho Nguyên vật liệu phải đáp ứng đúng yêu cầu sản xuất, vì nếu không, toàn bộ hoạt động của nhà máy sẽ bị gián đoạn Cuối cùng, việc giao hàng và vận chuyển cần phải diễn ra suôn sẻ, tránh các rủi ro như giao hàng chậm, ách tắc trong vận chuyển, và đảm bảo đúng thời gian xuất hàng cho sản xuất.
Mục tiêu đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu là yếu tố quyết định trong quản lý chất lượng, vì nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ đảm bảo sản phẩm cuối cùng có chất lượng tốt Nếu nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, sản phẩm sẽ không đạt chất lượng, gây thiệt hại cho công ty về mặt tài chính và mất niềm tin từ khách hàng Hiện nay, quan điểm trong sản xuất và tiêu dùng là hướng tới hàng hóa có chất lượng tối ưu, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng, thay vì chỉ tập trung vào chất lượng tối đa Chất lượng tối ưu cho phép doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các yếu tố đầu vào để đạt được lợi nhuận tốt nhất, trong khi chất lượng tối đa có thể không phản ánh sự tối ưu trong việc sử dụng nguồn lực.
Mục tiêu của doanh nghiệp là đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu với chi phí thấp nhất để giảm giá thành sản phẩm, từ đó tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường Việc hạ giá bán một chút so với đối thủ sẽ giúp thu hút khách hàng hiệu quả hơn.
Mục tiêu cung ứng nguyên vật liệu thường không dễ dàng đạt được đồng thời, vì có thể xảy ra mâu thuẫn giữa các yếu tố như chất lượng và giá cả; chất lượng tốt thường đi kèm với chi phí cao Hơn nữa, các mục tiêu cung ứng cũng có thể xung đột với mục tiêu của các bộ phận khác trong doanh nghiệp Do đó, khi xác định mục tiêu cung ứng nguyên vật liệu, cần xem xét chúng trong bối cảnh tổng thể của các mục tiêu doanh nghiệp và ưu tiên các mục tiêu cung ứng dựa trên điều kiện cụ thể, nhằm đảm bảo hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Nội dung của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Hoạch định chính sách cung ứng nguyên vật liệu
Mục đích của việc hoạch định cung ứng nguyên vật liệu là xây dựng quy chế đồng bộ nhằm tối ưu hóa lợi ích cho công ty Chính sách cung ứng nguyên vật liệu bao gồm các quy tắc do lãnh đạo thiết lập để quản lý quá trình cung ứng hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho hoạt động hiệu quả Quá trình này tập trung vào việc giảm thiểu chi phí thông qua các chiến lược như cung ứng số lượng lớn, lập danh sách nhà cung cấp, và thiết lập giao thức sắp xếp lại để duy trì hàng tồn kho thấp mà không ảnh hưởng đến sản xuất và bán hàng Tất cả các loại hình doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn và cả tổ chức phi lợi nhuận, đều áp dụng chính sách cung ứng nguyên vật liệu, tuy nhiên không có một phương pháp duy nhất nào cho việc này Quy mô doanh nghiệp, sự sẵn có của nhà cung cấp, và tình hình tài chính của công ty đều ảnh hưởng đến cách tiếp cận cung ứng Công ty nhỏ có thể không đạt được lợi thế giá cả như công ty lớn do khối lượng cung ứng hạn chế.
Thực hiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu trong các công ty sản xuất thường được quản lý bởi bộ phận mua hàng, tuy nhiên, điều này phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức và quy mô của doanh nghiệp Ở các công ty lớn, tất cả hoạt động cung ứng nguyên vật liệu phải thông qua phòng mua hàng, trong khi ở các công ty nhỏ, bộ phận sản xuất hoặc xuất nhập khẩu có thể đảm nhiệm vai trò này Sự khác biệt trong hoạt động cung ứng nguyên vật liệu có thể thấy rõ giữa các công ty và ngành công nghiệp khác nhau.
Theo Arjan Van Weele (2009) các chức năng liên quan đến việc cung ứng nguyên vật liệu sẽ bao gồm các hoạt động sau:
- Phát triển hệ thống cung ứng
- Xác định thông số kỹ thuật của hàng hóa và dịch vụ
- Xác định các nhà cung cấp tiềm năng
- Liên hệ với nhà cung cấp được lựa chọn
- Đàm phán với nhà cung cấp để thiết lập một thỏa thuận về điều kiện, đặc biệt là về giá cả
- Gởi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp
- Giám sát và đánh giá nhà cung cấp
- Theo dõi đơn đặt hàng
Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu không bao gồm trách nhiệm lập kế hoạch cho yêu cầu nguyên liệu, quản lý vật tư, kiểm soát hàng tồn kho, cũng như kiểm tra và kiểm soát chất lượng đầu vào.
Theo Peter Gilroy (2007) quy trình cung ứng nguyên vật liệu sẽ là một quá trình liên tục nối tiếp với quản lý tài sản theo sơ đồ dưới đây
Sơ đồ 1.1: Quy trình cung ứng nguyên vật liệu của tổ chức công
Công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu bắt đầu từ ý tưởng phát triển loại nguyên vật liệu mới cho sản phẩm mới Ý tưởng này sẽ được phân tích dựa trên chi phí và lợi nhuận, kết hợp với thông tin thị trường Nếu sản phẩm được tiếp tục phát triển, đội dự án sẽ đưa ra yêu cầu cung ứng nguyên vật liệu cần thiết.
Các bước tiếp theo trong hoạt động cung ứng nguyên vật liệu sẽ tương tự như những hoạt động đã được Arjan Van Weele đề cập Tuy nhiên, theo Gilroy, quá trình cung ứng cần phải bao gồm cả việc đưa ra yêu cầu và nhận hàng tại kho sản xuất.
Theo J Gordon Murray (2007) tổng hợp quy trình cung ứng nguyên vật liệu gồm những hoạt động cơ bản như sau:
Hình 1.4: Quá trình cung ứng nguyên vật liệu
Theo Murray, quy trình cung ứng nguyên vật liệu bắt đầu từ việc xác định nhu cầu và kết thúc với việc đánh giá xem nhà cung cấp có đáp ứng đúng yêu cầu hay không.
Dựa trên các cơ sở lý thuyết, tác giả đã phỏng vấn 8 chuyên gia mua hàng từ bốn công ty lớn trong ngành hàng tiêu dùng tại Việt Nam: PepsiCo, Nestle, Kimberly Clark và Unilever Mục tiêu của cuộc phỏng vấn là xác định nội dung và các hoạt động cụ thể liên quan đến việc cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
Sau khi tham khảo ý kiến chuyên gia, tác giả đã xác định các hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất, bao gồm những hoạt động thiết yếu và quan trọng.
Hình 1.5: Tóm tắt những hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
1.2.2.1 Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu
Kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong hoạt động cung ứng, là bước khởi đầu thiết yếu Lượng nguyên vật liệu cần cung ứng được xác định dựa trên nhu cầu sản xuất do bộ phận lập kế hoạch đưa ra Nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu chính là kết quả từ kế hoạch sản xuất.
Kế hoạch sản xuất định hình các mục tiêu chính về loại nguyên vật liệu, khối lượng và thời gian sản xuất cần thiết Việc xây dựng kế hoạch này dựa trên nhiều yếu tố ảnh hưởng khác nhau.
- Các quyết định Marketing, kế hoạch bán hàng, đặc biệt là mặt hàng và giá cả
- Kết quả phân tích và tình hình bán ra về số lượng bán hàng, về chủng loại mặt hàng
- Nhu cầu của thị trường
- Nguồn cung ứng nguyên vật liệu
- Sự biến động về tồn kho và yêu cầu dự trữ
- Công suất của máy móc thiết bị của nhà máy
- Khả năng về nguồn nhân lực
- Khả năng về tài chính
Thương lượng và đặt hàng
Kế hoạch và nhu cầu cung ứng
Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Kiểm tra và nhận hàng Đánh giá kết quả
Dựa trên các căn cứ đã nêu, bộ phận kế hoạch của công ty sẽ xây dựng kế hoạch sản xuất, từ đó chuyển đổi sang kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu với các thông tin cần thiết.
- Chủng loại nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất cần cung ứng
- Lượng nguyên vật liệu cần dùng và lượng nguyên vật liệu cần cung ứng
- Tiêu chuẩn chất lượng nguyên vật liệu
- Tiêu chuẩn kỹ thuật của nguyên vật liệu
- Thời điểm cần nguyên vật liệu
Xác định rõ từng loại nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp và phương thức cung ứng phù hợp, từ đó đáp ứng hiệu quả nhu cầu sản xuất kinh doanh.
Để quản lý hiệu quả, cần phân biệt rõ giữa lượng nguyên vật liệu cần dùng và lượng nguyên vật liệu cần cung ứng Lượng nguyên vật liệu cần cung ứng bao gồm cả lượng cần thiết để hoàn thành sản xuất theo yêu cầu thị trường và lượng dự trữ cuối kỳ Công thức xác định lượng nguyên vật liệu cần cung ứng sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn.
Vcm đại diện cho tổng lượng hàng hóa và vật tư được cung ứng trong toàn bộ kỳ sản xuất kinh doanh, trong khi Vcd thể hiện lượng hàng hóa và vật tư cần thiết cho toàn bộ kỳ sản xuất kinh doanh.
Vd1 : Lượng dự trữ hàng hóa vật tư đầu kỳ
Vd2 : Lượng dự trữ hàng hóa vật tư cuối kỳ
Tiêu chuẩn chất lượng hàng cung ứng thì xác định theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Yêu cầu về chất lượng:
- Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng cung ứng
- Chất lượng tối ưu hàng hoá là đáp ứng phù hợp nhất với nhu cầu sản xuất và tiết kiệm chi phí
- Thời gian cung ứng phải đáp ứng đúng kịp thời theo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Chi phí cung ứng nguyên vật liệu phải phù hợp với chính sách cung ứng nguyên vật liệu và khả năng tài chính của doanh nghiệp
Xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lượng hàng cần thiết, từ đó lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.
1.2.2.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp là bước quan trọng trong hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, ảnh hưởng đến giá cả, chất lượng, độ tin cậy và sự sẵn có của sản phẩm Quyết định này thường dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp không chỉ mang lại hiệu quả chi phí cho hàng hóa và dịch vụ mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty Hơn nữa, việc chọn lựa nhà cung cấp còn đảm bảo chất lượng kết quả đầu ra của tổ chức.
Các nhân tố tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu nguyên vật liệu
Những nhân tố bên trong tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Những yếu tố bên trong tác động đến hoạt động cung ứng nguyên liệu cho quá trình sản xuất bao gồm những yếu tố sau:
Chiến lược kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giúp xác định mục đích và hướng đi rõ ràng Nó cho phép doanh nghiệp nắm bắt cơ hội trên thị trường và tạo lợi thế cạnh tranh, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực hạn chế để đạt được mục tiêu đề ra Hơn nữa, chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, yêu cầu bộ phận cung ứng phải điều chỉnh kế hoạch phù hợp với từng giai đoạn chiến lược.
Kết quả tiêu thụ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu hợp lý Doanh nghiệp có thể dựa vào kết quả tiêu thụ để đánh giá khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng, xác định nguyên nhân dẫn đến kết quả đó và từ đó phát triển kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn Điều này không chỉ ảnh hưởng đến kế hoạch cung ứng mà còn liên quan đến việc dự trữ hàng hóa.
- Các nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm những yếu tố sau:
Vốn là yếu tố quyết định cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt trong việc cung ứng nguyên vật liệu Khi doanh nghiệp có đủ vốn, quá trình cung ứng nguyên vật liệu diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, giúp giảm thiểu chi phí và tránh tình trạng chậm trễ Hơn nữa, việc đảm bảo vốn còn giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời các cơ hội trong thương vụ kinh doanh.
Cơ sở vật chất kỹ thuật là yếu tố quan trọng phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp Một cơ sở vật chất hiện đại giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt thông tin và tận dụng cơ hội cung ứng nguyên vật liệu, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh so với các đối thủ Ngược lại, cơ sở vật chất kém sẽ dẫn đến việc mất cơ hội kinh doanh và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Nhân viên cung ứng nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động cung ứng của doanh nghiệp Họ không chỉ cần có kiến thức sâu rộng về hàng hóa mà còn phải hiểu rõ mục tiêu và hoạt động của doanh nghiệp Để thành công, nhân viên này cần nắm vững thị trường, phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cung ứng, có kinh nghiệm thực tiễn và trình độ chuyên môn cao, cùng với việc hiểu biết về chính sách kinh tế hiện hành.
Những nhân tố bên ngoài tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Vị thế và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường đóng vai trò quan trọng trong việc cung ứng nguyên vật liệu Doanh nghiệp có uy tín sẽ dễ dàng hơn trong việc tiếp cận các nhà cung ứng, được ưu tiên trong việc chào hàng và nhận nhiều điều khoản ưu đãi Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu các thủ tục rườm rà, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.
1.3.2 Những nhân tố bên ngoài tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Những nhân tố bên ngoài tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu bao gồm:
Nhà cung cấp nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, vì vậy khi lựa chọn, bộ phận cung ứng cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định Việc lựa chọn nhà cung cấp phải dựa trên các tiêu chí như chất lượng, giá cả và độ tin cậy để đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định cho sản xuất.
Để tối ưu hóa sự lựa chọn và tránh bị ép giá, doanh nghiệp không nên hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất Việc theo dõi thường xuyên và toàn diện các nhà cung cấp tiềm năng là cần thiết trước khi đưa ra quyết định lựa chọn.
Để tránh rủi ro thiếu hàng, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của các nhà cung cấp nguyên vật liệu hóa.
Khi lựa chọn nhà cung cấp, uy tín của họ là yếu tố quan trọng cần xem xét, vì nó ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp Uy tín được thể hiện qua khả năng giao nhận hàng đúng thời gian và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Việc lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình sản xuất và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối thủ cạnh tranh đóng vai trò quan trọng trong việc cung ứng nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến cả quá trình cung ứng và bán hàng Doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều đối thủ, trong đó cạnh tranh chủ yếu diễn ra qua giá cả Nhà cung cấp nào đưa ra mức giá hợp lý và các điều khoản ưu đãi sẽ thu hút được sự quan tâm của các doanh nghiệp khác đối với sản phẩm của mình.
Môi trường kinh tế bao gồm các yếu tố như sự ổn định và tăng trưởng kinh tế, sức cung ứng, tỷ lệ lạm phát, sự thay đổi về mức thu nhập và các chính sách tài chính tiền tệ Những yếu tố này đều có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, các doanh nghiệp cần chú ý theo dõi biến động của môi trường kinh tế để phân tích, dự đoán và thực hiện các biện pháp cần thiết nhằm ứng phó hiệu quả.
Môi trường chính trị – pháp luật bao gồm các yếu tố như luật pháp, chính sách và cơ chế của nhà nước liên quan đến cung ứng, bán và xuất nhập khẩu Do đó, doanh nghiệp cần chú ý đến những yếu tố này để dự đoán những thay đổi quan trọng trong chính trị ở cả trong nước, khu vực và toàn cầu, từ đó đưa ra quyết sách chính xác trong chính sách cung ứng nguyên vật liệu.
Hệ thống giao thông vận tải và liên lạc đóng vai trò quan trọng trong hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp Sự phát triển của các phương tiện thông tin như Fax, telex và dịch vụ chuyển phát nhanh DHL đã giúp đơn giản hóa quy trình cung ứng, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả Bên cạnh đó, việc hiện đại hóa các phương tiện vận chuyển, bốc dỡ và bảo quản cũng góp phần tăng tốc độ và độ an toàn trong quá trình cung ứng nguyên vật liệu.
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp, bao gồm sự biến đổi trong chính trị, văn hóa, xã hội và công nghệ, có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, đặc biệt trong lĩnh vực nhập khẩu Tuy nhiên, những yếu tố này là khách quan và doanh nghiệp chỉ có thể nhận thức và điều chỉnh phương pháp sản xuất kinh doanh cho phù hợp, mà không thể tự mình thay đổi chúng.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp bao gồm cả yếu tố chủ quan và khách quan Để đảm bảo hiệu quả, doanh nghiệp cần điều chỉnh chính sách cung ứng nguyên vật liệu đầu vào một cách phù hợp.
Chương 1 trình bày tất cả nội dung lý thuyết có liên quan sẽ được áp dụng làm cơ sở lý thuyết Các nội dung chính trong chương này bao gồm: trình bày các khái niệm về cung ứng nguyên vật liệu, nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, tầm quan trọng của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, nội dung hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, các tiêu chuẩn đo lường hiệu quả thực hiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất Những nội dung trên sẽ được vận dụng để từng bước phân tích hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất của công ty PepsiCo Việt Nam từ đó rút ra ưu điểm và hạn chế về tình hình hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất hiện tại Đồng thời những kiến thức cơ bản này cũng làm nền tảng để dựa vào đó đưa ra giải pháp hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật iệu của công ty
Chương 2 trình bày tất cả thực trạng nội dung hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty PepsiCo Việt Nam, những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, những ưu điểm và hạn chế của hoạt động cung ứng Các hoạt động cung ứng của công ty đã và đang chứng tỏ hiệu quả của nó đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Tuy nhiên, hoạt động cung ứng của công ty cũng còn những hạn chế nhất định cần phải hoàn thiện.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA PEPSICO VIỆT NAM
Giới thiệu công ty PepsiCo toàn cầu và PepsiCo Việt Nam
PepsiCo là công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực nước giải khát và thực phẩm, với doanh thu vượt 60 tỷ đô la và 285,000 nhân viên Công ty ghi nhận doanh số hàng năm đạt 39 tỷ USD, con số này đang tăng trưởng nhanh chóng PepsiCo cung cấp đa dạng sản phẩm đáp ứng nhu cầu và sở thích của người tiêu dùng, từ những sản phẩm vui nhộn đến các lựa chọn tốt cho sức khỏe và lối sống lành mạnh.
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty PepsiCo toàn cầu được tóm tắt theo bảng 2.1 dưới đây
Bảng 2.1: Bảng tóm tắt lịch sử PepsiCo
(Nguồn: Phòng Nhân sự- Công ty PepsiCo Việt Nam)
Công ty bao gồm PepsiCo American (PAF), PepsiCo Americans Beverages (PAB) và PepsiCo International (PI) Sơ đồ tổ chức cụ thể tại bảng 2.1
Trụ sở chính của PepsiCo đặt tại Purchase, NewYork
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức PepsiCo toàn cầu
(Nguồn: Phòng Nhân sự- Công ty PepsiCo Việt Nam)
2.1.2.1 Giới thiệu công ty PepsiCo Việt Nam
Công ty nước giải khát quốc tế Việt Nam được thành lập theo quyết định
Vào ngày 24/12/1991, Ủy Ban Nhà Nước về hợp tác và đầu tư đã ban hành giấy phép 291/GP, đánh dấu sự ra đời của liên doanh giữa SP Co và công ty Macondray - Singapore Năm 1994, khi Mỹ bãi bỏ cấm vận đối với Việt Nam, công ty PepsiCo Global Investment (PI) đã gia nhập liên doanh với hai thương hiệu nổi tiếng là Pepsi và 7up Tính đến thời điểm hiện tại, tỉ lệ vốn góp của các thành viên trong liên doanh được phân chia như sau: Công ty SP.Co nắm giữ 40%, Macondray Inc chiếm 30% và Pepsi Cola International cũng 30%.
Năm 1998, cổ phần công ty đã thay đổi với tỷ lệ 97% thuộc về PepsiCola và 3% thuộc SP.Co, theo quyết định số 291/GPDC7 ngày 28 tháng 12 năm 1998, nhằm đáp ứng yêu cầu đầu tư vốn và phát triển kinh doanh.
110 triệu đôla, vốn pháp định là 70 triệu đôla
Ngày 28 tháng 4 năm 2003 PI đã cung ứng lại 3% cổ phần của Việt Nam Công ty nước giải khát quốc tế đã trở thành doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài và đổi tên là Công Ty Nước Giải Khát Quốc Tế PEPSICO Việt Nam PepsiCo Việt Nam sau khi vượt qua nhiều thị trường khác trên toàn thế giới với các chỉ số thực hiện rất đáng tự hào trong vòng 3 năm qua như sản lượng tăng bình quân 21.5% mỗi năm, thị phần tăng gần 6% trong 3 năm 2001 – 2004 đối với nước giải khát có ga và trở thành công ty nước giải khát đứng đầu về thị phần tại Việt Nam với tổng lợi nhuận tăng nhanh vượt kế hoạch Năm 2005 công ty hãnh diện được chọn vào danh sách chung kết cùng với 21 thị trường nước giải khát khác trên toàn thế giới – là 1 trong 3 thị trường được xếp đầu trong nhóm thị trường nước giải khát nhỏ đang phát triển Năm 2006 – tung ra sản phẩm Foods đầu tiên (Snack Poca), năm 2007 công ty phát triển thêm ngành sữa đậu nành, năm 2008 công ty khánh thành nhà máy sản xuất thực phẩm đóng gói tại Bình Dương, phát triển sản phẩm Khoai tây Cao Cấp - PC (Potato Chips)
Tháng 2/2013: PepsiCo Việt Nam trở thành liên doanh với Suntory thành lập nên công ty TNHH Suntory PepsiCo Viet Nam
2.1.2.2 Giá trị của công ty
Tại PepsiCo Việt Nam, giá trị cốt lõi của công ty được thể hiện rõ ràng và là kim chỉ nam cho mọi hoạt động, bao gồm việc đạt được sự tăng trưởng bền vững thông qua đội ngũ nhân viên được giao quyền Công ty luôn hành động với tinh thần trách nhiệm và xây dựng lòng tin, đồng thời đề ra những giá trị căn bản mà mỗi bộ phận và nhân viên phải tuân thủ.
Công ty chú trọng vào việc thu hút và tuyển chọn những nhân tài xuất sắc, nhằm xây dựng một tổ chức vững mạnh từ bên trong.
- Lãnh đạo: mỗi nhân viên là những nhà lãnh đạo trong phạm vi trách nhiệm của mình, với sự quyết tâm sâu sắc mang lại kết quả hàng đầu
Làm chủ không chỉ đơn thuần là một vị trí, mà là hành động như những người chủ thực thụ Bạn cần coi tài sản của công ty như tài sản cá nhân và luôn có ý thức trách nhiệm trong việc thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Hãy hành động vì lợi ích lâu dài của công ty, từ đó góp phần xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và thành công.
Liêm chính là việc thực hiện đúng đắn, thẳng thắn và trung thực theo quy định của pháp luật, đồng thời giữ vững các giá trị và nguyên tắc của công ty trong mọi quyết định Hành động dựa trên các cơ sở dữ liệu và sự trung thực có hiểu biết giúp nhận thức rõ ràng về các rủi ro khi xét duyệt các dự án.
- Khát vọng chiến thắng: quyết tâm dẫn đầu trong các lĩnh vực hoạt động trọng yếu
Tin cậy là yếu tố quan trọng trong môi trường làm việc, thể hiện sự tôn trọng đối với đồng nghiệp, khách hàng và người tiêu dùng Chúng ta nên đối xử với họ như cách mà chúng ta mong muốn được đối xử, xây dựng niềm tin vào năng lực và thiện chí của nhau Khi mọi người cảm thấy được tin tưởng, họ sẽ cống hiến hết mình và làm việc hiệu quả hơn.
2.1.2.3 Mục đích hoạt động - định hướng phát triển
Công ty đặt mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu thế giới trong lĩnh vực sản phẩm tiêu dùng, đặc biệt là thức ăn nhanh và nước giải khát Chúng tôi cam kết tạo ra lợi nhuận bền vững cho các nhà đầu tư, đồng thời phát triển và hỗ trợ nhân viên, đối tác và cộng đồng Chúng tôi luôn cung cấp sản phẩm chất lượng cao, nhằm nâng cao đời sống người tiêu dùng toàn cầu, từ đó nhận lại sự ủng hộ từ họ qua doanh số và lợi nhuận tăng trưởng Tại PepsiCo, chúng tôi xem mình là công dân của xã hội và luôn có trách nhiệm đóng góp vào cải thiện chất lượng cuộc sống của cộng đồng.
PepsiCo là một tổ chức lớn và phức tạp, hoạt động trên toàn cầu Để đoàn kết một công ty đa dạng như vậy, cần có sự tin tưởng, giá trị chung, mục tiêu thống nhất và tiêu chuẩn hành xử nhất quán.
2.1.2.4 Tình hình hoạt động kinh doanh
Thị trường nước giải khát tại Việt Nam đang tăng trưởng mạnh mẽ, đặc biệt nhắm đến đối tượng thanh thiếu niên từ 13 đến 29 tuổi PepsiCo nhận thấy xu hướng toàn cầu ngày càng chú trọng vào sức khỏe, vì vậy đã mở rộng danh mục sản phẩm của mình với các loại nước trái cây, nước tăng lực, trà và sữa đậu nành Đặc biệt, sản phẩm trà của PepsiCo ghi nhận mức tăng trưởng ấn tượng lên tới 714.7% từ năm 2010 đến 2011.
PepsiCo hiện vẫn là công ty hàng đầu trong ngành nước giải khát có ga tại Việt Nam, nhưng đang dần mất thị phần vào các công ty nội địa.
Bảng 2.2: Thị phần của 5 doanh nghiệp dẫn đầu qua khảo sát 3 năm 2010-2012
Công ty nước giải khát PepsiCo Việt Nam 35,78 31,55 25,50
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Tân Hiệp Phát 18,54 23,27 22,65 Công ty TNHH nước giải khát Coca Cola VN 16,33 14,53 10,50
Công ty CN Chế biến TP quốc tế 9,71 6,04 3,37
Công ty CP nước giải khát Sài Gòn Tribeco 4,25 4,02 2,89
(Nguồn: Business Monitor International – BMI, 2013)
2.1.2.5 Bộ phận cung ứng nguyên vật liệu của công ty PepsiCo Việt Nam
Bộ phận cung ứng nguyên vật liệu tại công ty PepsiCo được tổ chức theo cơ cấu bộ phận như sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức của bộ phận cung ứng nguyên vật liệu tại công ty PepsiCo
(Nguồn: tài liệu nội bộ của Công ty PepsiCo VN)
Theo sơ đồ tổ chức 2.2, bộ phận cung ứng nguyên vật liệu được phân chia theo từng loại sản phẩm, với mỗi nhân viên đảm nhiệm một chuyên ngành riêng biệt Các dòng sản phẩm được tổ chức một cách khoa học nhằm tối ưu hóa quy trình cung ứng.
- Nguyên vật liệu dùng cho đóng gói bao bì: bao gồm thùng giấy, túi giấy, túi nilong, chai thủy tinh, chai nhựa, lon, nắp khoén, nắp nhựa
- Nguyên vật liệu dùng cho thành phần sản phẩm: Bao gồm các thành phần chính và thành phần phụ cấu thành nên sản phẩm
Nhân viên cung ứng nguyên vật liệu được chia thành hai nhóm: nhóm tại văn phòng chính và nhóm tại các nhà máy Nhân viên tại văn phòng chính chịu trách nhiệm về các hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu dài hạn, với thời gian từ 3 tháng trở lên Trong khi đó, nhân viên tại các nhà máy đảm bảo cập nhật thông tin nhận hàng theo kế hoạch sản xuất, đồng thời thường xuyên liên lạc với nhà cung cấp về việc đặt hàng và nhận hàng Họ cũng báo cáo thông tin cho giám đốc nhà máy và giám đốc cung ứng nguyên vật liệu tại trung tâm.
Nguồn cung cấp nguyên vật liệu của công ty bao gồm những nhà cung cấp chính sau:
- Công ty Cork Ireland đóng tại Ireland là nhà máy cung cấp hương liệu dùng cho sản xuất nước Pepsi, 7up, Mirinda
- Công ty Pepsi – Lipton là nhà máy cung cấp hương liệu về trà
- Công ty Cutrale tại Florida Mỹ và chi nhánh tại Brasil là nơi cung cấp nguyên liệu hương và tép cam để sản xuất Tiwster
- Công ty hương liệu Hoàng Anh cung cấp các thành phần cho sản xuất nước uống tăng lực Sting
- Công ty đường Biên Hòa, Bour Tây Ninh là những nguồn cung cấp nguyên liệu đường trong nước
Các nhân tố tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
2.2.1 Những nhân tố bên trong tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Chiến lược kinh doanh dài hạn của công ty tập trung vào việc đáp ứng tối ưu nhu cầu của khách hàng Để thực hiện chiến lược này hiệu quả, việc cung cấp nguyên vật liệu cần được thực hiện một cách bài bản, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ khách hàng tốt nhất.
Công ty chuyên kinh doanh sản phẩm nước giải khát, một mặt hàng thiết yếu và nhạy cảm với giá cả Để duy trì tính cạnh tranh, công ty chú trọng đến việc điều chỉnh giá và đảm bảo chất lượng sản phẩm phù hợp với nhu cầu khách hàng Trên thị trường hiện nay, sự cạnh tranh rất gay gắt với nhiều đối thủ và mẫu mã đa dạng, khiến người tiêu dùng có nhiều lựa chọn Do đó, nếu sản phẩm không đảm bảo chất lượng và giá cả ổn định, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc giữ vững thị phần.
Kết quả tiêu thụ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác cung ứng nguyên vật liệu Trong ba năm qua, công ty đã duy trì mức tiêu thụ ổn định và tốt, dẫn đến doanh số hàng năm tăng trưởng đều đặn.
- Các nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm những yếu tố sau:
Vốn là yếu tố quan trọng cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong việc cung ứng nguyên vật liệu Đối với PepsiCo Việt Nam, vấn đề về vốn không phải là mối bận tâm lớn.
Nhân viên cung ứng nguyên vật liệu:
Hiện tại, bộ phận cung ứng của công ty có 13 nhân viên, tất cả đều có trình độ Đại Học và sau Đại Học Mặc dù vậy, do bộ phận này mới được tách ra từ bộ phận xuất nhập khẩu, nên kỹ năng mua hàng vẫn còn hạn chế Đặc biệt, tại Việt Nam, chưa có ngành đào tạo chuyên biệt về Logistics và mua hàng.
Bảng 2.3: Cơ cấu nhân sự bộ phận cung ứng nguyên vật liệu tại công ty PepsCo Việt Nam
Stt Chức vụ Trình độ và chuyên ngành học Số lượng
1 Giám đốc bộ phận mua hàng Trên đại học, quản trị kinh doanh 1
2 Trưởng phòng Đại học quản trị kinh doanh 2
3 Nhân viên mua hàng Đại học 9
4 Trợ lý Đại học, khoa học xã hội và nhân văn 1
(Nguồn: tài liệu nội bộ của Công ty PepsiCo VN)
PepsiCo là một doanh nghiệp nước ngoài uy tín trên thị trường, mang lại nhiều thuận lợi trong việc ứng nguyên vật liệu Tuy nhiên, với tư cách là một công ty đa quốc gia, PepsiCo yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu và các quy định rất nghiêm ngặt Mặc dù nhiều doanh nghiệp Việt Nam có khả năng đáp ứng yêu cầu này, nhưng họ thường thiếu điều kiện vật chất như máy tính và hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn hóa, dẫn đến việc không thể hợp tác với PepsiCo.
2.2.2 Những nhân tố bên ngoài tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Một số nhân tố bên ngoài tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu như sau:
PepsiCo đã xây dựng một hệ thống nhà cung cấp nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu của mình, với công ty là khách hàng lớn nhất của các nhà cung cấp này, tạo điều kiện cho sự phối hợp tốt Tuy nhiên, một số mặt hàng vẫn chưa có nhà cung cấp trong nước, buộc PepsiCo phải nhập khẩu từ nước ngoài, dẫn đến thời gian đặt hàng dài, ảnh hưởng đến tồn kho và gây khó khăn trong việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất theo nhu cầu bán hàng.
Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển, ngành kinh doanh nước giải khát đang đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng từ sự lớn mạnh của nhiều công ty địa phương Điều này tạo ra không ít thách thức cho các doanh nghiệp trong ngành.
Môi trường kinh tế và pháp luật đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các công ty nhập khẩu nguyên vật liệu như PepsiCo Chính sách tiền tệ, tỷ giá hối đoái và thuế có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó sự biến động của tỷ giá hối đoái tác động mạnh đến việc thanh toán hàng hóa Nếu bộ phận kế toán có khả năng dự đoán tỷ giá tốt, công ty sẽ giảm được chi phí hàng hóa nhập khẩu, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Hệ thống giao thông vận tải và liên lạc đóng vai trò quan trọng trong hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp Sự phát triển của công nghệ thông tin như Fax, telex và dịch vụ chuyển phát nhanh DHL đã giúp đơn giản hóa quy trình cung ứng, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả Bên cạnh đó, việc hiện đại hóa các phương tiện vận chuyển, bốc dỡ và bảo quản cũng góp phần tăng tốc và đảm bảo an toàn cho quá trình cung ứng nguyên vật liệu.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của PepsiCo bao gồm cả yếu tố chủ quan và khách quan Để đảm bảo hiệu quả trong việc cung ứng nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần điều chỉnh chính sách cung ứng một cách phù hợp.
Thực trạng hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty PepsiCo
2.3.1 Thực trạng chính sách cung ứng nguyên vật liệu
Chính sách cung ứng nguyên vật liệu của PepsiCo Việt Nam (PIVN) nhằm xây dựng một qui chế đồng bộ, đảm bảo toàn bộ quá trình cung ứng nguyên vật liệu và dịch vụ gắn liền với lợi ích cao nhất của công ty Tất cả các hoạt động cung ứng đều được phê duyệt và kiểm soát một cách đúng đắn, nhằm tối ưu hóa hiệu quả và bảo vệ lợi ích của PepsiCo Việt Nam.
Chính sách cung ứng nguyên vật liệu của công ty PIVN nhấn mạnh rằng mọi hoạt động cung ứng phải phục vụ lợi ích tối đa của công ty, thực hiện một cách công bằng và không thiên vị, đồng thời tuân thủ các nguyên tắc trong “Code of Conduct” của PepsiCo Lợi ích cao nhất của PIVN được xác định qua việc nhận được các bảng chào giá cạnh tranh nhất về giá cả, chất lượng, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và đơn đặt hàng tối thiểu Để đảm bảo sự công bằng, tất cả các nhà cung cấp tiềm năng đều phải được xem xét một cách công bằng, với lợi ích tối đa của PIVN làm tiêu chí chính trong việc lựa chọn nhà cung cấp.
2.3.2 Thực trạng thực hiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty
Tác giả đã tiến hành khảo sát toàn bộ nhân viên các bộ phận liên quan đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, sử dụng bảng câu hỏi gồm 10 câu hỏi nhằm thu thập thông tin chi tiết Cuộc khảo sát được thực hiện với 10 thành viên là khách hàng nội bộ thường xuyên tương tác với bộ phận cung ứng nguyên vật liệu, bao gồm bộ phận lập kế hoạch và sản xuất Để giúp khách hàng nội bộ hiểu rõ hơn về các công việc trong hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, tác giả đã cụ thể hóa từng bước công việc cần thực hiện Nội dung chi tiết về hoạt động cung ứng nguyên vật liệu sẽ được trình bày rõ ràng trong bài viết.
Bảng 2.3: Tóm tắt các yếu tố của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
STT HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG
CÁC BƯỚC CỤ THỂ TRONG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU
Về công tác xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu
Xác định các đặc điểm nguyên vật liệu cần thiết
3 Mô tả hình thành tiêu chuẩn kỹ thuật
Công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng
5 Đánh giá nhà cung cấp
6 Thông tin liên lạc với nhà cung cấp
Thương lượng và đặt hàng tại công ty PepsiCo Việt Nam Đàm phán, thương lượng
8 Hỗ trợ tạo yêu cầu đặt hàng
Theo dõi và kiểm tra việc giao nhận nguyên vật liệu
Kiểm tra và hỗ trợ sau cung ứng nguyên vật liệu
11 Đánh giá kết quả cung ứng nguyên vật liệu Đánh giá hiệu quả cung ứng nguyên vật liệu
Kết quả từ việc dùng bảng câu hỏi khảo sát ý kiến khách hàng như sau:
Bảng 2.4: Đánh giá của khách hàng nội bộ đối với hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Trung bình Độ lệch chuẩn
Trung bình Độ lệch chuẩn
Xác định các đặc điểm nguyên vật liệu cần thiết
Mô tả hình thành tiêu chuẩn kỹ thuật
Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng
5 Đánh giá nhà cung cấp 4.40 2.40 3.30 4.10 (1.10)
Thông tin liên lạc với nhà cung cấp
Hỗ trợ tạo yêu cầu đặt hàng 5.00 - 3.30 6.10 (1.70)
Kiểm tra và hỗ trợ sau cung ứng nguyên vật liệu
11 Đánh giá hiệu quả cung ứng nguyên vật liệu
Biểu đồ thể hiện sự chênh lệch giữa kỳ vọng và thực tế trong hoạt động cung ứng nguyên vật liệu từ góc nhìn của khách hàng nội bộ.
Bộ phận cung ứng nguyên vật liệu cần tập trung cải thiện hỗ trợ yêu cầu đặt hàng và tham gia tích cực hơn vào đàm phán Họ nên cung cấp báo cáo và tham gia các cuộc họp để trình bày thành tích trong quá trình đàm phán, đặc biệt là hiệu quả từ các hợp đồng dài hạn Đồng thời, bộ phận này cũng cần hỗ trợ khách hàng nội bộ trong các bước xét duyệt và gửi đơn đặt hàng Tất cả các bộ phận đều chịu áp lực từ thị trường và sự thay đổi liên tục để đáp ứng nhu cầu khách hàng, với mong muốn thời gian xử lý đơn đặt hàng được rút ngắn tối đa.
Bảng 2.5: Những hoạt động cung ứng nguyên vật liệu được khách hàng đánh giá là quan trọng
STT Yếu tố Kỳ vọng Độ lệch giữa kì vọng và thực trạng
8 Hỗ trợ tạo yêu cầu đặt hàng 5 -1.7
2.3.2.1 Thực trạng xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu
Xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu là quá trình quan trọng bao gồm việc xác định loại nguyên vật liệu cần cung ứng, số lượng cần thiết và thời điểm cung ứng Để hỗ trợ cho công tác dự báo nhu cầu, công ty đã sử dụng phần mềm Manugistic, giúp tính toán số lượng dự báo dựa trên dữ liệu bán hàng trong quá khứ, kết hợp với các yếu tố thị trường và các chương trình khuyến khích bán hàng.
Mô hình thực hiện quá trình dự báo như sau:
Quy trình dự báo nhu cầu cho thấy rằng hoạt động marketing đóng vai trò quan trọng trong việc xác định số lượng dự báo Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy rằng dữ liệu dự báo từ marketing thường ít được cập nhật, chủ yếu dựa vào dữ liệu quá khứ và mục tiêu bán hàng được phân chia theo từng khoảng thời gian Việc sản xuất và đưa sản phẩm ra thị trường thường ưu tiên hơn so với việc nghiên cứu nhu cầu và thị hiếu của khách hàng Hơn nữa, dữ liệu bán hàng từ bộ phận bán hàng có thể dẫn đến sự không đồng đều trong số lượng hàng bán ra giữa đầu tháng và cuối tháng, gây ra tình trạng nguyên vật liệu, quá trình sản xuất và kho bãi phải tập trung vào cuối tháng, từ đó phát sinh những chi phí không cần thiết.
Dựa trên kết quả dự báo, bộ phận PA (Product Available) sẽ xác định mức nguyên vật liệu cần thiết và đưa ra nhu cầu cụ thể về vật tư.
Số liệu bán hàng lịch sử
Các yếu tố thị trường tác động đến bán hàng
Tác động của các hoạt động marketing
Phần mềm Manugistic tính toán
Dự báo số lượng vật liệu cần thiết bao gồm các yếu tố như tiêu chuẩn kỹ thuật, chất liệu, kích thước và số lượng, đồng thời tính đến tỷ lệ hao hụt và hư hỏng trong quá trình sản xuất Cần xác định thời gian cần thiết để có nguyên vật liệu và chỉ định hãng sản xuất vật tư (nếu có) để đảm bảo sản xuất sản phẩm và thành phẩm theo từng đơn đặt hàng.
Sau khi Phòng kế hoạch xác định được số lượng nguyên vật liệu tồn kho cần cung ứng tại thời điểm hiện tại, họ sẽ đánh giá lượng nguyên vật liệu thực cung ứng để đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất.
Số lượng thực cung ứng được xác định bằng cách lấy lượng nguyên vật liệu cần dùng trong sản xuất, trừ đi số lượng thực tồn kho tại thời điểm hiện tại, và sau đó cộng thêm số lượng nguyên vật liệu tồn kho an toàn.
Số lượng nguyên vật liệu tồn kho phụ thuộc vào chính sách tồn kho theo mùa của công ty, được phê duyệt bởi Phó Giám Đốc chuỗi cung ứng và Phó Giám Đốc tài chính Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, công ty áp dụng mức tồn kho an toàn đủ cho nhu cầu sản xuất gấp rưỡi thời gian của đơn hàng mới, trong khi đối với nguyên vật liệu trong nước, mức tồn kho hiện tại là bảy ngày sản xuất.
Công ty PepsiCo đã kiểm soát hiệu quả lượng nguyên vật liệu cung ứng và tồn kho, nhưng công tác dự báo vẫn chưa đạt độ chính xác cao Dưới đây là bảng tổng hợp kết quả dự báo so với thực tế bán hàng.
Bảng 2.6: Tổng hợp số liệu dự báo Thời gian Dự báo (thùng) Thực tế (thùng) Tỷ lệ % Sai số dự báo
Việc dự báo chưa thực sự chính xác đã gây ra một số hậu quả cụ thể như sau:
Thiếu hàng cho sản xuất có thể dẫn đến tình trạng không có hàng để bán, hoặc buộc công ty phải chi thêm nhiều chi phí để gấp rút đưa hàng hóa về Chẳng hạn, các đơn hàng nhập từ Ireland thường mất từ 6-7 tuần để vận chuyển bằng đường biển và thêm 1 tuần để khai báo hải quan Để rút ngắn thời gian, công ty sẽ phải chấp nhận chi phí vận chuyển bằng đường hàng không, thường cao gấp nhiều lần so với phương thức thủy.
Nguyên vật liệu dư thừa không sử dụng hết cho sản xuất nhưng hết hạn sử dụng buộc phải hủy
Dự báo không chính xác và thiếu kế hoạch dài hạn về nguyên vật liệu đã dẫn đến việc chia nhỏ các hợp đồng cung ứng, khiến bộ phận cung ứng không đạt được đơn giá tốt nhất Điều này không chỉ gây ra chi phí vận chuyển cao hơn mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của quy trình cung ứng.
