2.3.1 Thực trạng chính sách cung ứng nguyên vật liệu
Mục đích của chính sách cung ứng nguyên vật liệu của công ty PepsiCo là xây
dựng một qui chế đồng bộ về việc cung ứng nguyên vật liệu và dịch vụ tại PepsiCo Việt Nam (PIVN) nhằm đảm bảo toàn bộ việc cung ứng nguyên vật liệu được thực hiện gắn liền với lợi ích cao nhất của PepsiCo Việt Nam, được phê duyệt và kiểm soát một cách đúng đắn.
Nội dung chính của chính sách cung ứng nguyên vật liệu của công ty là tất cả việc cung ứng nguyên vật liệu và dịch vụ phải được thực hiện gắn liền với lợi ích cao nhất của PIVN, và được thực hiện với tất cả sự công bằng, không gắn liền với bất kỳ sự thiên vị nào, và tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc của PepsiCo “Code of Conduct”. Lợi ích cao nhất của PIVN được hiểu là nhận được những bảng chào giá tốt nhất ở thị trường cạnh tranh về giá, chất lượng, điều khoản thanh toán, thời gian chuẩn bị giao hàng, đơn đặt hàng tối thiểu. Sự công bằng khơng có thiên vị nghĩa là tất cả các nhà cung cấp tiềm năng về hàng hóa và dịch vụ phải được xem xét một cách công bằng nhất, và lợi ích cao nhất của PIVN sẽ xác định việc lựa chọn nhà cung cấp.
2.3.2 Thực trạng thực hiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty.
Tác giả tiến hành khảo sát toàn bộ nhân viên những bộ phận tham gia vào hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. Bảng câu hỏi được thiết kế gồm 10 câu hỏi xoay quanh các hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. Tác giả tiến hành khảo sát 10 thành viên là khách hàng nội bộ thường xuyên làm việc với bộ phận cung ứng nguyên vật liệu (bộ phận lập kế hoạch và bộ phận sản xuất). Để giúp khách hàng nội bộ hình dung rõ hơn những cơng việc trong hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, tác giả tiếp tục cụ thể hóa những cơng việc phải thực hiện trong các hoạt động cung ứng nguyên vật liệu thành từng bước nhỏ hơn. Nội dung cụ thể của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu như sau:
Bảng 2.3: Tóm tắt các yếu tố của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu STT HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG STT HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG
NGUYÊN VẬT LIỆU
CÁC BƯỚC CỤ THỂ TRONG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU 1
Về công tác xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu.
Dự đoán nhu cầu 2
Xác định các đặc điểm nguyên vật liệu cần thiết
3 Mơ tả hình thành tiêu chuẩn kỹ thuật 4
Cơng tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.
Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng
5 Đánh giá nhà cung cấp
6 Thông tin liên lạc với nhà cung cấp 7
Thương lượng và đặt hàng tại công ty PepsiCo Việt Nam
Đàm phán, thương lượng 8 Hỗ trợ tạo yêu cầu đặt hàng
9 Thời gian đơn hàng
10
Theo dõi và kiểm tra việc giao nhận nguyên vật liệu
Kiểm tra và hỗ trợ sau cung ứng nguyên vật liệu
11
Đánh giá kết quả cung ứng nguyên vật liệu.
Đánh giá hiệu quả cung ứng nguyên vật liệu
Bảng 2.4: Đánh giá của khách hàng nội bộ đối với hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. STT Yếu tố Kỳ vọng Thực trạng Khoảng cách Trung bình Độ lệch chuẩn Trung bình Độ lệch chuẩn
1 Dự đoán nhu cầu 3.60 2.40 2.70 2.10 (0.90)
2
Xác định các đặc điểm nguyên vật liệu cần thiết
4.20 1.60 3.80 1.60 (0.40) 3 Mơ tả hình thành tiêu chuẩn kỹ thuật 3.90 2.90 3.60 2.40 (0.30) 4 Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng 4.40 6.40 3.50 4.50 (0.90) 5 Đánh giá nhà cung cấp 4.40 2.40 3.30 4.10 (1.10) 6
Thông tin liên lạc với nhà cung cấp 4.40 2.40 3.50 2.50 (0.90) 7 Đàm phán, thương lượng 4.70 2.10 3.40 2.40 (1.30) 8
Hỗ trợ tạo yêu cầu đặt
hàng 5.00 - 3.30 6.10 (1.70) 9 Thời gian đơn hàng 4.30 2.10 3.10 4.90 (1.20)
10
Kiểm tra và hỗ trợ sau cung ứng nguyên vật liệu
4.10 0.90 3.50 2.50 (0.60) 11
Đánh giá hiệu quả cung ứng nguyên vật liệu 4.60 2.40 3.60 2.40 (1.00) Biểu đồ về sự chênh lệch giữa kỳ vọng và thực tế của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu thực hiện theo quan điểm của khách hàng nội bộ được thể hiện như sau:
Hình 2.1: Sơ đồ kết quả đánh giá của khách hàng nội bộ
Theo kết quả trên thì bộ phận cung ứng nguyên vật liệu nên tập trung nỗ lực của họ trong việc cải thiện việc hỗ trợ yêu cầu đặt hàng, tham gia tích cực hơn trong việc đàm phán và cần có những báo cáo, tham gia vào các cuộc họp để trình bày về những thành tích mà bộ phận cung ứng nguyên vật liệu đạt được trong quá trình đàm phán, chỉ rõ cho thấy hiệu quả đàm phán qua những hợp đồng dài hạn, đồng thời hỗ trợ khách hàng nội bộ khi họ cần tại các bước xét duyệt và gởi đơn đặt hàng. Tất cả các bộ phận đều bị áp lực bởi thị trường, sự thay đổi liên tục để đáp ứng nhu cầu cho khách hàng, lịch sản xuất phải thay đổi, kế hoạch nguyên liệu cũng thay đổi, mọi người đều muốn có ngay cái họ cần, họ muốn thời gian quá trình của các đơn đặt hàng là tối thiểu.
Bảng 2.5: Những hoạt động cung ứng nguyên vật liệu được khách hàng đánh giá là quan trọng.
STT Yếu tố Kỳ vọng Độ lệch giữa kì vọng và thực trạng 8 Hỗ trợ tạo yêu cầu đặt hàng 5 -1.7 7 Đàm phán, thương lượng 4.7 -1.3 9 Thời gian đơn hàng 4.3 -1.2
2.3.2.1 Thực trạng xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu.
Xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu bao gồm việc xác định cung ứng cái gì và cung ứng với số lượng bao nhiêu, tại thời điểm nào. Để phục vụ cho công tác dự báo nhu cầu, công ty đã trang bị một phần mềm về dự báo là manugistic, tính tốn số lượng dự báo dựa vào các dữ liệu bán hàng quá khứ, kết hợp các yếu tố thị trường và các tham số tác động đến bán hàng như các chương trình khuyến khích bán hàng. Mơ hình thực hiện q trình dự báo như sau:
Hình 2.2: Quy trình dự báo nhu cầu
Qua mơ hình trên, chúng ta thấy hoạt động marketing là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến số lượng dự báo. Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay số lượng dự báo của marketing rất ít được cập nhật, chủ yếu dữ liệu dựa vào dự liệu quá khứ và mục tiêu bán hàng của năm được phân chia ra từng khoảng thời gian. Sản phẩm được sản xuất và đẩy ra thị trường nhiều hơn là nghiên cứu nhu cầu và thị hiếu khách hàng. Khi căn cứ vào dữ liệu bán hàng của bộ phận bán hàng cũng sẽ xảy ra tình trạng số lượng hàng bán ra giữa đầu tháng và cuối tháng không đều nhau, nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, và kho bãi cũng phải tập trung vào cuối tháng làm phát sinh những chi phí khơng cần thiết.
Từ kết quả dự báo, bộ phận PA (Product Available) hay còn gọi là phòng kế hoạch sẽ xác định mức vật tư nguyên vật liệu và đưa ra nhu cầu lượng vật tư nguyên
Số liệu bán hàng lịch sử Các yếu tố thị trường tác động đến bán hàng Tác động của các hoạt động marketing Phần mềm Manugistic tính toán Số lượng dự báo
vật liệu cần dùng, bao gồm: Tiêu chuẩn kỹ thuật - chất liệu, kích thước, số lượng có tính đến tỷ lệ hao hụt, hư hỏng trong quá trình sản xuất; thời gian cần nguyên vật liệu; chỉ định hãng sản xuất vật tư (nếu có),..., để sản xuất ra sản phẩm, thành phẩm theo từng đơn đặt hàng.
Sau khi Phịng kế hoạch có được số lượng thực tồn kho của loại nguyên vật liệu cần cung ứng tại thời điểm đó và lượng nguyên vật liệu thực cung ứng được xác định theo:
Số lượng thực cung ứng = Lượng nguyên vật liệu cần dùng trong sản xuất – Số lượng thực tồn kho tại thời điểm đó + Số lượng nguyên vật liệu tồn kho an toàn.
Số lượng nguyên vật liệu tồn kho là tùy thuộc chính sách tồn kho theo mùa của cơng ty và chính sách này phải được Phó Giám Đốc (PGĐ) chuỗi cung ứng và PGĐ tài chính phê duyệt. Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, mức tồn kho an tồn cơng ty đang áp dụng đủ cho nhu cầu sản xuất gấp rưỡi thời gian của đơn hàng mới. Đối với nguyên vật liệu trong nước, mức tồn kho đang là bảy ngày sản xuất.
Dựa theo cách tính lượng nguyên vật liệu thực cung ứng của Cơng ty PepsiCo nêu trên thì xét thấy Cơng ty về cơ bản cơng ty đã kiểm sốt được lượng hàng thực cung ứng và lượng tồn kho của công ty. Tuy nhiên, công tác dự báo vẫn chưa chính xác. Bên dưới là bảng tổng hợp kết quả dự báo và thực tế bán hàng.
Bảng 2.6: Tổng hợp số liệu dự báo
Thời gian Dự báo (thùng) Thực tế (thùng) Tỷ lệ % Sai số dự báo T1/ 2012 4,881,690 3,661,267 75% 25% T2/ 2012 3,268,428 2,876,217 88% 12% T3/ 2012 4,704,533 2,869,765 61% 39% T4/ 2012 4,443,556 5,421,138 122% 22% T5/ 2012 4,935,382 5,478,274 111% 11% T6/ 2012 5,165,433 3,822,420 74% 26% T7/ 2012 6,027,396 3,375,342 56% 44% T8/ 2012 5,906,280 3,720,957 63% 37%
T9/ 2012 5,685,472 3,979,830 70% 30% T10/ 2012 4,870,900 6,380,879 131% 31% T11/ 2012 4,383,810 5,216,734 119% 19% T12/ 2012 5,906,848 4,489,205 76% 24% Tổng 60,179,728 51,292,028 27% Việc dự báo chưa thực sự chính xác đã gây ra một số hậu quả cụ thể như sau:
Thiếu hàng cho sản xuất sẽ dẫn đến khơng có hàng bán hoặc cơng ty phải tăng thêm nhiều chi phí cho việc đưa hàng hóa về gấp. Ví dụ: Đối với những đơn hàng nhập từ Ireland phải mất thời gian vận chuyển từ 6-7 tuần trên biển và 1 tuần khai báo hải quan, để rút ngắn thời gian cơng ty phải chấp nhận chi phí vận chuyển đường hàng không cao hơn rất nhiều lần so với thủy như bình thường.
Nguyên vật liệu dư thừa không sử dụng hết cho sản xuất nhưng hết hạn sử dụng buộc phải hủy.
Dự báo khơng chính xác, khơng có một kế hoạch dài hạn về nguyên vật liệu nên các hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu bị chia nhỏ, bộ phận cung ứng nguyên vật liệu khơng có được đơn giá tốt nhất mà nhiều khi cịn tốn thêm những chi phí vận chuyển... Cùng với việc xác định số lượng cần cung ứng, nhiệm vụ của hoạt động xác định nhu cầu còn là việc xác định cung ứng nguyên vật liệu với tiêu chuẩn kỹ thuật như thế nào. Nhân viên cung ứng nguyên vật liệu làm việc với bộ phận marketing để nắm bắt được đúng yêu cầu về nguyên vật liệu, hình ảnh bao bì cần cho quá trình sản xuất là như thế nào. Đối với ngun vật liệu cần có bảng thành phần, mơ tả chi tiết nguyên liệu, quy cách đóng gói bảo quản. Đối với bao bì đóng gói, cần có bản vẽ kỹ thuật được ký duyệt, nhà cung cấp phải cung cấp mẫu để làm đối chứng khi nhận hàng và đảm bảo sản xuất đúng như mẫu được duyệt.
Từ số liệu dự báo và chúng loại nguyên vật liệu, bộ phận cung ứng nguyên vật liệu lên kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu từ những nguồn nào, và tỷ lệ cung ứng từ những nhà cung cấp này bao nhiêu.
Bên cạnh những sản phẩm truyền thống và ổn định, hàng năm công ty cũng phát triển thêm nhiều dòng sản phẩm mới. Các sản phẩm mới sẽ yêu cầu những nguyên vật liệu mới và khác nhau. Với những sản phẩm ổn định theo yêu cầu của thị trường cũng phải liên tục tìm kiếm nhà cung cấp. Thơng thường cơng ty PepsiCo dựa vào một số tiêu chí cơ bản như sau để chọn nhà cung cấp:
- Đúng về chất lượng nguyên vật liệu: chất lượng cam kết. - Đúng đủ về số lượng hàng.
- Giá hàng hợp lý.
- Hạn thanh toán phù hợp.
- Đúng về nguồn gốc, xuất xứ hàng, hãng sản xuất.
- Đúng thời gian giao hàng kịp thời để bảo đảm an toàn cho sản xuất tiến hành liên tục.
Tuy nhiên việc đánh giá lựa chọn nhà cung cấp này chưa được chuẩn hóa bằng văn bản mà các nhân viên cung ứng nguyên vật liệu đang ngầm hiểu qua quá trình tìm hiểu nhà cung cấp. Đồng thời kênh thông tin để tìm kiếm nhà cung cấp cũng hạn chế chủ yếu dự vào sự giới thiệu của ban lãnh đạo và của bên vùng.
Bảng 2.7: Số lượng nhà cung cấp nguyên vật liệu hàng năm của PepsiCo. Thời gian 2009 2010 2011 2012 Thời gian 2009 2010 2011 2012 Số lượng nhà cung cấp 59 60 62 67
Nhìn chung, việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật của Công ty PepsiCo thường chỉ ưu tiên chọn và làm việc cùng các nhà cung cấp cũ. Việc này có thể giúp tiết kiệm thời gian làm quen ban đầu vì cả hai bên đã hiểu rõ cách thức làm việc của nhau. Tuy nhiên, việc này sẽ làm cho công ty bị phụ thuộc, bị động và ít có sự lựa chọn khi có biến động từ nhà cung cấp.
Số lượng nhà cung cấp độc quyền của cơng ty vẫn cịn cao (11% trên tổng số nhà cung cấp), điều này làm ảnh hưởng đến kết quả đàm phán thương lượng và sự phụ thuộc vào nhà cung cấp.
STT Mặt hàng Tên nhà cung cấp Nhà máy sản xuất
1 Đường Mono Hebei Shengxue Glucose Co., Ltd China 2 Lá trà Xuan Viet Trading Co. Ltd. VN 3 Hương Sting Hoang Anh Trading Co. Ltd. VN 4 Nguyên vật liệu táo
ép Shaanxi Haisheng Juice Co. Ltd. China 5 Nguyên vật liệu lipton Pepsi-Lipton International, Cork Ireland 6 Cam ép đông lạnh Sucocitrico Cutrale Ltda Brazil 7 Co2 Praxair ( Vietnam) Co., Ltd Thailand 8 Chai nhựa cho nhà
máy Hóc Mơn Pepsi-Cola International, Cork USA
Thời gian đặt hàng cũng là một vấn đề có kết quả khảo sát sự hài lịng khơng cao. Có rất nhiều mặt hàng cơng ty phải nhập về từ nước ngoài nên thời gian đặt hàng rất dài, cùng với việc nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu thay đổi thường xuyên do nhu cầu của bán hàng cũng là một khó khăn của cơng ty PepsiCo. Thời gian đặt hàng được tính từ khi gởi yêu cầu đặt hàng đến khi hàng được giao tới nhà máy sản xuất. Thông thường với những đơn đặt hàng đầu tiên sẽ có thời gian đặt hàng dài hơn. Do đó đối với những sản phẩm mới, nguyên vật liệu mới cần có kế hoạch đặt hàng sớm. Bảng 2. 8 tóm tắt một số ngun vật liệu chính cùng với thời gian đặt hàng như sau:
Bảng 2.9: Thời gian giao hàng của nhà cung cấp
Nguyên vật liệu Mặt hàng Nhà cung cấp Tổng cộng thời gian Ghi chú Chuyển bằng máy bay Chuyển đường biển/ máy bay Chuyển bằng đường biển Hương liệu CSD conc.Energ y conc Cork, Irland, Hoang Anh , VN
7.5 tuần 9 tuần 12 tuần Đơn hàng đầu tiên
6.5 tuần 8 tuần 10 tuần Đơn hàng lặp lại Lon Pepsi/Sarsi/
Soda/Sting
CMB/CV
P 4 tuần
Không phải mùa cao điểm
7UP/ Lemon/Ora nge/Tonic CVP 4-5 tuần 3 tuần cho giao hàng tại HCM Nắp chai Normal crowns CSP ,San Miguel (VN) 7.5-8.5 Tuần Đơn hàng đầu tiên
6.5 tuần Đơn hàng lặp lại
Chai nhựa Promo crowns ( clear liner) San Miguel (VN) 6-7 tuần Đơn hàng đầu tiên CSD / Aquafina Plastic H. B Nhãn CSD/ Aquafina label,Sleeve Tyopak 7.5 tuần
9 tuần Đơn hàng đầu tiên
4 tuần 5 tuần Đơn hàng lặp lại Thùng
giấy Offset, Flex
Visingpac, Alcamax/ New Asia 4 tuần Đơn hàng đầu tiên 3 tuần Đơn hàng lặp lại Đường Da nang / Ha Noi Bourbon 4 ngày Saigon BB/ Bien Hoa 3 ngày
Tương tự như cơng tác tìm kiếm nhà cung cấp, cơng tác đánh giá nhà cung cấp cũng được thực hiện một năm một lần, tuy nhiên hoạt động rất mang tính thủ tục: tiêu