1.2 Nội dung của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
1.2.2.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp một trong những bước quan trọng trong hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, vì các nhà cung cấp ảnh hưởng đến giá cả, chất lượng, độ tin cậy và sự sẵn có của sản phẩm (Pearson và Ellram, 1995). Lựa chọn nhà cung cấp thường là một quyết định được kết hợp bởi nhiều tiêu chí. Tìm kiếm và lựa chọn đúng các nhà cung cấp có thể mang lại hiệu quả chi phí cho cả hàng hoá (Sonmez, 2006) và dịch vụ cần cung ứng sẽ dẫn đến tăng khả năng cạnh tranh của một công ty (Wu, 2007) (Bo van der Rheea, 2008) (Ng, 2008). Theo Ramanathan (2007) việc lựa chọn các nhà cung cấp cịn có một vai trị quan trọng liên quan đến đảm bảo chất lượng kết quả đầu ra của tổ chức.
Có nhiều nguồn thơng tin để tìm kiếm những nguồn cung ứng, chẳng hạn qua các trang vàng, danh mục điện thoại, các trang điện tử, qua các cuộc hội chợ triển lãm mà các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo ngun tắc“khơng nên chỉ có một nhà cung cấp”. Muốn vậy phải nghiên cứu kỹ và toàn diện các nhà cung cấp tiềm năng trước khi đưa ra quyết định. Lựa chọn người cung ứng thông qua các tiêu chuẩn như chất lượng, giá cả, khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý. Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể thực hiện theo phương pháp cho điểm với mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Việc đánh giá được thực hiện theo định kỳ và không hạn chế ở những đơn hàng đầu tiên. Người cung ứng phải được đánh giá lại nhằm đảm bảo sự ổn định về chất lượng dịch vụ.
Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có các nhà cung cấp (tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang cung ứng phục vụ cho quá trình sản xuất) thì việc cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay khơng cần phải dựa trên kết quả đánh giá về kết quả thực hiện của nhà cung cấp.
Đối với những nguyên vật liệu mới mới được đưa vào danh mục nguyên vật liệu cần cung ứng của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kỹ các nhà cung cấp.
Việc lựa chọn nhà cung cấp truyền thống có ưu điểm như sau:
- Thuận lợi về mặt giao tiếp trao đổi thơng tin vì cả hai đều đã hiểu cách làm việc của nhau.
- Giảm được chi phí giao dịch và các chi phí khác có liên quan đến cung ứng nguyên vật liệu.
- Giữ vững được quan hệ làm ăn lâu dài.
Nhưng việc lựa chọn này cũng gặp phải một số khó khăn sau:
- Do hai bên đã có quan hệ lâu đời với nhau do vậy nhiều khi ỷ lại, nhà cung cấp khơng tích cực cải tiến, khơng đầu tư cơng nghệ mới.
- Nếu là nhà cung cấp độc quyền thì làm cho hoạt động sản xuất của công ty khơng được an tồn, trong trường hợp có sự cố thì cơng ty cũng bị ảnh hưởng.
- Do có quen biết nên công ty thường ký hợp đồng theo giá cũ. Khi giá cả trên thị trường bị giảm cơng ty cũng rất khó để thay đổi.
Đối với việc lựa chọn nhà cung cấp mới: Bên cạnh những nhà cung cấp có quan hệ làm ăn lâu dài, công ty nên chú trọng phát triển đối tượng các nhà cung cấp mới. Những nhà cung cấp mới cũng mang lại những ưu điểm sau:
- Lợi thế về giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng có thể chính xác đáp ứng được u cầu.
- Doanh nghiệp được cung cấp nhiều thông tin có liên quan đến thị trường từ các nhà cung ứng.
Thế nhưng việc sử dụng nhà cung cấp mới cung có những hạn chế nhất định như: - Do tính chất là khách hàng mới, vì vậy cơng ty phải mất nhiều thời gian và chi phí để thử sản phẩm. Tất cả các bộ phận đều phải tham gia quy trình đánh giá nguyên vật liệu mới.
- Nhân viên cung ứng nguyên vật liệu phải dành nhiều thời gian trong việc hướng dẫn nhà cung cấp về các điều khoản quy định của công ty.
- Nhà cung cấp mới chưa có hoặc khơng có đủ kinh nghiệm và khả năng xử lý các tình huống khi xảy ra vấn đề.
- Khả năng cung cấp của nhà cung cấp mới không đủ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp nếu dây chuyền của họ chưa ổn định.
Để khắc phục được những nhược điểm của việc sử dụng nhà cung cấp mới trên thì doanh nghiệp cần phải thường xuyên trao đổi, cập nhật, nắm được tình trạng hoạt động kinh doanh, tình trạng tài chính, khả năng sản xuất giao hàng nguyên vật liệu của nhà cung ứng, hỗ trợ nhà cung cấp trong việc đào tạo, kiểm tra, bảo quản nguyên vật liệu, trao đổi thông tin từ các nhà cung ứng về nhu cầu thị trường, xu hướng biến đổi. Để từ đó có kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu lâu dài.