3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu tại công ty
3.3.3 Các giải pháp thực hiện tốt công tác thương lượng và đặt hàng
Theo bản khảo sát thì cơng tác thượng lượng và đàm phán chưa được thực hiện tốt theo cảm nhận của khách hàng nội bộ. Nguyên nhân thứ nhất là do công ty thường được cung ứng nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp cũ, các nhà cung cấp truyền thống, của công ty nên vị thế của công ty trong việc thương lượng giao dịch cung ứng, chưa phát huy được vai trị của mình là một khách hàng. Và ngun nhân thứ hai là do đội ngũ cán bộ chun trách trong cơng tác thương lượng có trình độ nhưng chưa thực sự phát huy được kỹ năng của mình.
Do đó việc thứ nhất là phải thay đổi cách thức cung ứng nguyên vật liệu, phải tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp để có được bảng báo giá tốt nhất cho cơng ty. Khi có cơng ty mới gia nhập địi hỏi những nhà cung cấp hiện tại phải không ngừng cải tiến dịch vụ của mình, cải tiến quy trình, áp dụng khoa học kỹ thuật nâng cao năng suất để giảm giá thành.
Việc thứ hai là cần đào tạo và bổ sung kỹ năng cho đội ngũ nhân lực. Đối với công tác thương lượng và đàm phán, con người đóng một vai trị rất quan trọng. Cơng ty có thể lựa chọn và gởi một số nhân viên tham gia các khóa đào tạo phát triển kỹ năng thương lượng và đàm phán, xây dựng một môi trường luôn luôn học hỏi, trao đổi giữa các nhân viên có kinh nghiệm để học hỏi từ bên ngồi và học hỏi lẫn nhau. Cơng ty có thể tạo một diễn đàm để các nhân viên chia sẻ với nhau về những hợp đồng mà các nhân viên này đàm phán thành cơng, hoặc cách xử lý tình huống...
Đồng thời cơng ty cũng cần quan tâm đến việc đào tạo đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách tạo điều kiện cho những người có năng lực, uy tín tham gia đàm phán, ký
kết hợp đồng. Khuyến khích nhân viên tự trang bị thêm các kiến thức về quản lý chất lượng hàng hoá, Incoterm, dịch vụ ISO 9000, các phương thức thanh toán hiện đại.
Nâng cao kết quả sử dụng lao động như tuyển dụng những nhân viên có năng lực, phù hợp ngay từ đầu bằng cách có những bảng tiêu chuẩn công việc rõ ràng cụ thể. Bên cạnh đó để sử dụng lao động hiệu quả thì phải làm thế nào để phát huy được khả năng tiềm năng của mỗi nhân viên và tạo nên sức mạnh tập thể của công ty. Công ty nên áp dụng các biện pháp nâng cao hiệu quả lao động như có một chính sách thưởng có tác dụng động viên tích cực cho các nhân viên dựa vào thành tích đạt được như kết quả tiết kiệm mang lại cho công ty....Những nhân viên này cần được biểu dương khen thưởng.
Đối với những nhân viên khơng đủ trình độ năng lực cho cơng việc, thì cơng ty cần có những biện pháp giáo dục thuyết phục họ tiếp tục tham gia đào tạo và tự đào tạo lại, nếu khơng có kết quả thì ln chuyển.
Một số quy trình có thể thiết lập để nhân viên tuân thủ khi tiến hành đàm phán thương lượng như sau:
Hình 3.6: Quy trình thực hiện đám phán.
Sử dụng chi cách phân tích chi phí, ví dụ có những cách phân tích chi phí để hướng dẫn nhân viên cách thức đàm phán với nhà cung cấp....
Chọn nhóm đi thương lượng Thiết lập mục tiêu cần đạt
Thông điệp đưa cho nhà cung cấp
Phân cơng vai trị trong thương lượng
Lên kế hoạch thời gian, địa điểm gặp nhà cung cấp
Tài liệu lịch sử đơn giá, phân tích thị trường...
Hình 3.7 : Cơ cấu chi phí của nguyên vật liệu
Bên cạnh việc tập trung vào những lợi ích trong của đàm phán về đơn giá, nhân viên cung ứng nguyên vật liệu có thể lưu ý thêm việc tăng giá trị cho cơng ty bằng các lợi ích khác như việc làm mẫu miễn phí (hiện nay việc làm mẫu đang phải trả phí hằng năm rất cao ) hay đàm phán việc giao hàng tận nơi. Đây chính là những lợi ích mà các nhà cung cấp có thể gia tăng lên mà không phải giảm trực tiếp trên giá bán.
Sau khi làm tốt công tác thương lượng và đàm phán thì cần cho khách hàng nội bộ biết những lợi ích mà bộ phận cung ứng nguyên vật liệu đã thực hiện được bằng cách cải thiện truyền thông như định kỳ cập nhật trong các cuộc họp của công ty về kết quả tiết kiệm, những sáng kiến, những sản phẩm mới mà nhà cung cấp mang lại cho công ty thông qua các cuộc họp của các bộ phận phòng ban.
Đối với cơng tác đặt hàng cịn mất thời gian và gây khó khăn cho khách hàng nội bộ thì cơng ty cần nhanh chóng thiết lập hệ thống xét duyệt đơn hàng qua mạng, tạo mã và tên hàng sẳn trên hệ thống, hướng dẫn nhân viên cách tìm đúng tên, mã hàng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà cịn giúp tránh sai sót thì thực hiện đơn hàng. Hiện nay các khách hàng nội bộ phải tự đặt tên cho mỗi loại nguyên vật liệu khi đặt hàng gây sai sót và mất thời gian. Ngồi ra bộ phận cung ứng nguyên vật liệu nên định kỳ tổ chức những buổi họp để hướng dẫn lại khách hàng nội bộ, nhất
là những nhân viên mới về quy trình và cách thức đặt hàng giúp họ thực hiện cơng việc nhanh chóng và chính xác.