3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu tại công ty
3.3.4 Các giải pháp theo dõi kiểm tra và giao nhận hàng
Sau khi ký kết hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu, công ty cùng với nhà cung cấp phải cùng nhau tổ chức thực hiện hợp đồng. Đây là một cơng việc rất phức tạp, khó khăn của cơng ty. Theo phân tích thực trạng tại chương 2, chúng ta thấy đối với việc kiểm tra theo dõi cơng ty cịn tồn đọng những vấn đề như: Thời gian lưu hàng nhập về tại cảng quá lâu, kho không nhận hàng cho nhà cung cấp và hàng nhập vào kho vẫn có tỷ lệ hư hỏng cao. Đối với việc hàng lưu kho tại cảng hoặc sân bay cần yêu cầu nhân viên cung ứng nguyên vật liệu theo dõi lịch hàng nhập chặt chẽ, yêu cầu nhà cung cấp cập nhật thường xuyên lịch tàu, cung cấp địa chỉ nhận giấy báo hàng đến với các hãng tàu để kịp nhận thông tin. Bộ phận cung ứng nguyên vật liệu cần gởi dự kiến hàng về trước 7 ngày để bộ phận kho sắp xếp sẵn sàng kho bãi. Phối hợp với bên giao nhận mở tờ khai điện tử để công tác khai báo hải quan được nhanh chóng, và kết hợp với bộ phận quản lý chất lượng xin giấy xác nhận về chất lượng sản phẩm tại trung tâm quản lý chất lượng trước khi hàng cập cảng.
Đối hàng nội địa với việc hàng giao kho không nhận hàng: cần làm việc rõ với nhà cung cấp giao hàng đúng theo lịch. Lịch giao hàng được cập nhật cho kho để sắp xếp người nhận hàng cũng như diện tích chứa hàng. Quy định rõ ràng bằng văn bản điều kiện khi đi giao hàng: về chứng từ cần thiết (số đơn hàng, tác phong của nhận viên giao hàng phải mặc đồ bảo hộ, đi giầy, quần dài...)
Đối với việc hàng đã nhận nhưng khi đưa vào sản xuất phát hiện hàng không đạt yêu cầu, cần yêu cầu nhân viên kho và nhân viên kiểm tra chất lượng làm việc chặt chẽ, điền đầy đủ thông tin kiểm tra hàng trước khi nhận, cần kiên quyết trả hàng về nếu hàng không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.