1.2 Nội dung của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
1.2.2.3 Thương lượng và đặt hàng
Sau khi đã có danh sách các nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng cung ứng bán với các nhà cung cấp. Những mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là:
- Thống nhất tiêu chuẩn kỹ thuật các sản phẩm (độ dung sai sản phẩm, độ bền và phương tiện kiểm tra).
- Xác định giá cả, với những điều khoản xét lại giá cả khi giao hàng theo thời hạn như kiểm tra lại khi có biến động giá nguyên vật lệu, trị giá đồng tiền.
- Xác định hình thức trả tiền (như trả tiền mặt với sự giảm giá, trả vào ngày cuối tháng...).
- Điều kiện giao hàng: CIF, FOB, DDU...
- Thời hạn giao hàng và hình phạt khi giao hàng chậm.
- Trách nhiệm của nhà cung cấp nếu sản phẩm không đạt yêu cầu - Hình phạt khi nhà cung cấp vi phạm hợp đồng.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong thương lượng, nếu chấp nhận doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp đã lựa chọn và tiến hành đơn đặt hàng. Các thỏa thuận hợp đồng xác định nghĩa vụ và vai trò của cả hai bên trong mối quan hệ (Cannon và Perreault 1999). Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong cung ứng nguyên vật liệu và đảm bảo lợi ích hợp lý của cả hai bên cung ứng bán. Hợp
đồng phải được ký kết trên cơ sở các quy định của pháp luật (pháp lệnh về hợp đồng kinh tế, luật dân sự, luật thương mại...)
Nếu là hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu nhập khẩu phải tuân thủ quy định của luật pháp Việt Nam về hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu, công ước quốc tế về hợp đồng xuất nhập khẩu và các quy định pháp luật của các nước có liên quan đến cũng như thông lệ quốc tế.
Nội dung của hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu cụ thể, chi tiết càng tốt, nhưng ít nhất phải có những điều khoản bắt buộc. Nhìn chung hợp đồng phải thể hiện được những nội dung sau:
- Tên, địa chỉ của các bên cung ứng bán hoặc người đại diện của các bên. - Tên và số lượng, quy cách, tính chất của hàng hoá.
- Đơn giá và phương pháp định giá. - Phương thức và điều kiện giao nhận. - Điều kiện vận chuyển.
- Phương thức và điều kiện thanh toán.
Đặt hàng là một hành động pháp lý của người cung ứng với nhà cung cấp. Đơn đặt hàng được in thành nhiều bản, các bên liên quan đều đến việc thực hiện đều giữ để đảm bảo việc tuân thủ giao hàng đúng như hợp đồng và đơn đặt hàng.