Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của Công ty Pepsico Việt Nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM HOÀNG THỊ MAI MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY PEPSICO VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP Hồ Chí Minh – Năm 2014 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM HOÀNG THỊ MAI MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY PEPSICO VIỆT NAM Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60340102 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS TRƯƠNG QUANG DŨNG TP Hồ Chí Minh – Năm 2014 LỜI CAM ĐOAN Để thực luận văn “Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu công ty PepsiCo Việt Nam”, tơi tự nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề, vận dụng kiến thức học trình làm việc, với trao đổi với giảng viên hướng dẫn, đồng nghiệp, bạn bè Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi, số liệu kết luận văn trung thực TP Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng năm 2014 Người thực luận văn HOÀNG THỊ MAI MỤC LỤC Trang Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt Danh mục bảng, hình vẽ sơ đồ LỜI MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1 Khái niệm, vai trò mục tiêu hoạt động cung ứng nguyên vật liệu .4 1.1.1 Khái niệm cung ứng nguyên vật liệu 1.1.2 Vai trò hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 1.1.3 Các phương pháp quy tắc cung ứng nguyên vật liệutrong doanh nghiệp 1.1.3.1 Các phương pháp cung ứng nguyên vật liệu doanh nghiệp 1.1.3.1.1 Căn vào quy mô 1.1.3.1.2 Căn vào hình thức 1.1.3.1.3 Căn vào thời hạn tín dụng 1.1.3.1.4 Căn theo nguồn hàng 10 1.1.3.2 Các quy tắc đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có hiệu 10 1.1.3.2.2 Quy tắc giữ chủ động trước nhà cung cấp .12 1.1.4 Mục tiêu hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 12 1.2 Nội dung hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 13 1.2.1 Hoạch định sách cung ứng nguyên vật liệu .13 1.2.2 Thực hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 14 1.2.2.1 Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu 17 1.2.2.2 Tìm kiếm lựa chọn nhà cung ứng 19 1.2.2.3 Thương lượng đặt hàng 21 1.2.2.4 Tổ chức thực việc nhận hàng 22 1.2.2.5 Đánh giá hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 23 1.3 Các nhân tố tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu nguyên vật liệu 24 1.3.1 Những nhân tố bên tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 25 1.3.2 Những nhân tố bên tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 26 Chương THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA PEPSICO VIỆT NAM 30 2.1 Giới thiệu công ty PepsiCo toàn cầu PepsiCo Việt Nam 30 2.1.1 PepsiCo toàn cầu 30 2.1.2 PepsiCo Việt Nam 31 2.1.2.1 Giới thiệu công ty PepsiCo Việt Nam 31 2.1.2.2 Giá trị công ty 32 2.1.2.3 Mục đích hoạt động - định hướng phát triển 33 2.1.2.4 Tình hình hoạt động kinh doanh 33 2.1.2.5 Bộ phận cung ứng nguyên vật liệu công ty PepsiCo Việt Nam 34 2.1.2.5.1 Cơ cấu tổ chức 34 2.1.2.5.2 Nguồn cung cấp 36 2.2 Các nhân tố tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 36 2.2.1 Những nhân tố bên tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 36 2.2.2 Những nhân tố bên tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 38 2.3 Thực trạng hoạt động cung ứng nguyên vật liệu công ty PepsiCo 39 2.3.1 Thực trạng sách cung ứng nguyên vật liệu 39 2.3.2 Thực trạng thực hoạt động cung ứng nguyên vật liệu công ty 40 2.3.2.1 Thực trạng xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu 43 2.3.2.2 Thực trạng tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp 45 2.3.2.3 Thương lượng đặt hàng công ty PepsiCo Việt Nam 49 2.3.2.4 Thực trạng theo dõi kiểm tra việc giao nhận nguyên vật liệu 50 2.3.2.5 Đánh giá kết cung ứng nguyên vật liệu 51 2.4 Nhận xét chung hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cho trình sản xuất công ty PepsiCo Việt Nam .52 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY PEPSICO VIỆT NAM 54 3.1 Phương hướng kinh doanh công ty thời gian tới 54 3.2 Nhiệm vụ kinh doanh công ty thời gian tới: 57 3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu công ty PepsiCo Việt Nam 58 3.3.1 Các giải pháp hoàn thiện việc xác định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu 58 3.3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp .60 3.3.3 Các giải pháp thực tốt công tác thương lượng đặt hàng 65 3.3.4 Các giải pháp theo dõi kiểm tra giao nhận hàng 68 3.3.5 Giải pháp đánh giá kết thực .68 3.4 Kiến nghị quan chủ quản có liên quan 69 PHẦN KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT BU : Business Unit – Đơn vị kinh doanh CP : Cổ Phần CSD : Carbonated – Soft – Drink- Nước uống có ga FMCG: Fast Moving Consumer Goods – Ngành hàng tiêu dùng nhanh NCB : Non – Carbonated- Beverages- Nước uống khơng có ga NVL : Nguyên vật liệu PC : Potato Chips- khoai tây PI : PepsiCo Global Investment- Cơng ty PepsiCo tồn cầu PO : Purchase Order- Đơn đặt hàng PR : Purchase Requisition- Yêu cầu mua hàng RFI : Request For Information- Yêu cầu cung cấp thông tin S&OP : Sale & Operation Planning- Bán hàng & kế hoạch vận hành TNHH : Trách Nhiệm Hữu Hạn VNMU: Việt Nam Market Unit- Đơn vị kinh doanh Việt Nam DANH MỤC BẢNG, HÌNH VẼ VÀ SƠ ĐỒ Trang Hình 1.1: Phần trăm giá vốn hàng bán chi phí cung ứng nguyên vật liệu Hình 1.2: Cấu trúc chi phí công ty sản xuất Hình 1.3: Cấu trúc chi phí cơng ty dịch vụ Bảng 1.1: Tóm tắt ưu nhược điểm việc cung ứng nguyên vật liệu từ hay nhiều nhà cung cấp 11 Sơ đồ 1.1: Quy trình cung ứng nguyên vật liệu tổ chức cơng 15 Hình 1.4: Q trình cung ứng nguyên vật liệu 16 Hình 1.5: Tóm tắt hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 17 Hình 1.6: Quy trình kiểm sốt hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 23 Hình 1.7: Các yếu tố tác động đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 24 Bảng 2.1: Bảng tóm tắt lịch sử PepsiCo 30 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức PepsiCo toàn cầu 31 Bảng 2.2: Thị phần doanh nghiệp dẫn đầu qua khảo sát năm 2010-2012 34 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phận cung ứng nguyên vật liệu công ty PepsiCo Việt Nam 35 Bảng 2.3: Tóm tắt yếu tố hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 40 Bảng 2.4: Đánh giá khách hàng nội hoạt động cung ứng nguyên vật liệu 41 Hình 2.1: Sơ đồ kết đánh giá khách hàng nội 42 Bảng 2.5: Những hoạt động cung ứng nguyên vật liệu khách hàng đánh giá quan trọng 42 Hình 2.2: Quy trình dự báo nhu cầu 43 Bảng 2.6: Tổng hợp số liệu dự báo .44 Bảng 2.7: Số lượng nhà cung cấp nguyên vật liệu hàng năm PepsiCo .46 Bảng 2.8: Danh sách nhà cung cấp độc quyền 46 Bảng 2.9: Thời gian giao hàng nhà cung cấp 47 Hình 2.3: Nguyên nhân việc lưu nguyên vật liệu cảng 51 Hình 3.1: Quy hoạch ngành đồ uống đến năm 2025 (triệu lít) 54 Hình 3.2 : Dự báo tăng trưởng doanh số thị trường đồ uống BMI 55 Hình 3.3: Những lĩnh vực hấp dẫn đầu tư Đông Nam Á (2012) 56 Hình 3.4: Phân loại nhà cung cấp 62 Hình 3.5: Phân loại nhà cung cấp theo tổng chi phí cung ứng nguyên vật liệu 63 Bảng 3.1: Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp 64 Hình 3.6: Quy trình thực đám phán 66 Hình 3.7 : Cơ cấu chi phí nguyên vật liệu 67 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Áp lực cạnh tranh ngày tăng tồn cầu buộc cơng ty phải tìm cách để trì lợi nhuận phát triển cách hoạt động hiệu Hiệu cao hoạt động cung ứng coi yếu tố quan trọng đóng góp vào thành cơng tổ chức (Kekre, Murthi Srinivasan, 1995) Những nghiên cứu trước chiến lược cung ứng đắn có ảnh hưởng tích cực đến tổ chức (Carter Narasimhan, 1996) Nguyên vật liệu yếu tố đầu vào quan trọng thiếu doanh nghiệp sản xuất công nghiệp Số lượng, chủng loại, cấu, chất lượng, giá nguyên vật liệu tính đồng việc cung ứng nguyên vật liệu ảnh hưởng tới hiệu sử dụng nguyên vật liệu, suất chất lượng sản phẩm ảnh hưởng tới hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Bên cạnh đó, chất lượng cơng tác cung ứng ngun vật liệu ảnh hưởng lớn tới hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nếu công tác tổ chức đảm bảo nguyên vật liệu tốt, tức luôn cung cấp đầy đủ, kịp thời đồng số lượng, chất lượng, chủng loại loại nguyên vật liệu cần thiết theo yêu cầu sản xuất kinh doanh, khơng để xảy tình trạng thiếu ứ đọng nguyên vật liệu, đồng thời thực việc tối thiểu hố chi phí kinh doanh sử dụng ngun vật liệu khơng đảm bảo cho sản xuất kinh doanh doanh nghiệp diễn bình thường mà cịn góp phần lớn vào việc nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Cung ứng nguyên vật liệu nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt động bán hàng có tốt hay khơng có phần phụ thuộc lớn vào hoạt động cung ứng nguyên vật liệu Hơn cung ứng nguyên vật liệu tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận Chính lý mà em chọn đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cơng ty PepsiCo Việt Nam” Thơng qua q trình nghiên cứu giúp em hiểu rõ hoạt động cung ứng nguyên vật liệu đầu vào doanh nghiệp sản xuất không lý thuyết mà cịn thơng Tăng mức tăng l m Chi ph sản xuất/ ho t động 40% phát = 95; Chi ph giảm iến đ i so với l m phát = Điểm tăng th m Điều khoản tốn ngày từ xuất hóa đơn 30% = 90 ngày = 96 45 ngày = 100, ngày = CHI PH Dưới điểm so với mức l m Những sáng kiến để tăng suất (đơn giản hơn, phát = 100 điểm so 30% nhanh hơn) với mức l m phát = điểm so với mức l m phát = sáng kiến khác T ng cộng 30% 0.00 25% Ti u chuẩn HACCP/ ISO 22000 Điểm SQA CH T NG 30% 100 = , 80 = thấp 0.1 , 60 = thấp 0.2% 100 = ngày điều chỉnh Xử lý tình 15% phẩm T ng cộng ức - = hàng giao Khôi phục sản = Đ t ti u chuẩn t m thời ức = 100 30% Số lượng hàng ị trả về/ t ng số 100 = Đ t ti u chuẩn, 95 80 = 10 ngày điều chỉnh, 60 = 15 ngày điều chỉnh, 40 = 20 ngày điều chỉnh 30% 0.00 Trong dung sai 97% - Giao hàng thời gian đủ số 80% lượng 102% = 100; 95% 105% = 95; 90% 110% = 80 CUNG sản phẩm giao NG không đủ: Trong dung Số lượng giao 20% sai 97% - 102% = 100; 95% - 105% = 95; 90% - 110% = 80 T ng cộng 30% T ng điểm chấm 0.00 0.00 Kết đánh giá tr n xem xét sau: Nhà cung cấp chấp thuận ưu ti n Đ NH GI Nhà cung cấp chấp thuận Nhà cung cấp chấp nhận có điều kiện 80-100 50-80 Đảm ảo ưu ti n đặt hàng nhà cung cấp này, với tỷ lệ mua hàng 70% Duy trì cơng việc, theo dõi giảm tỷ lệ đặt hàng khơng có cải tiến 50 Thơng áo tới nhà cung cấp có tháng để chỉnh sửa Khơng có kế ho ch hành động, sửa chữa - o i ỏ PHỤ LỤC QUY TRÌNH MUA HÀNG PHỤ LỤC ĐƠN ĐẶT HÀNG MẪU PURCHASE REQUISITION NO Requested by Department Capex / Opex DATE Unit of Acc USD/VND S/N Item code Commodities/Spec UOM Quantity Total Amount: Prepared by Full Name & Signature _/ / Unit Price Amount 0.00 Approved by Full Name & Signature _/ / 1,000 VND VND Requested Delivery to by date PHỤ LỤC CHÍNH SÁCH MUA HÀNG PepsiCo Vietnam Procurement Policy TABLE OF CONTENTS PURPOSE SCOPE 3 STATEMENT POLICY 4.1 DEFINITIONS 4.2 PURCHASE REQUISITIONS 4.3 PURCHASE ORDERS/CONTRACTS 4.4 PROCUREMENT OF TANGIBLE ITEMS 4.4.1 Procurement of Tangible Items: Inventory 4.4.2 Procurement of Tangible Items: Non-Inventory Purchase  US$ 150 4.4.3 Procurement of Tangible Items: Non-Inventory Purchase  US$ 150 4.5 PROCUREMENT OF SERVICES 4.6 CONTRACTS OR AGREEMENTS 4.7 FORWARD CONTRACTS/PROTECTIVE FORWARD BUYING (DERIVATIVES) 4.8 AFTER THE FACT PURCHASE ORDERS & CONTRACTS 4.9 COMPETITIVE QUOTATIONS / BIDS 4.10 VENDOR SELECTION 4.11 TERMS OF PURCHASE 10 4.12 PURCHASE RECORDS 10 4.13 AUTHORITY MATRIX 11 PEPSICO GLOBAL POLICY REFERENCE 11 APPENDIX – PR FORMAT 11 Purpose To establish a uniform policy for the procurement of goods and services for PepsiCo Vietnam (PIVN) and to ensure that all purchases are done in the best interest of PepsiCo Vietnam and are properly authorized and controlled Scope This policy applies to procurement of all goods and services, except Project Capex which is governmed by separate Procurement Guideline, for PIVN and supersedes any prior policy in this respect Statement All procurement of goods and services shall be done in the best interest of PIVN and shall be done in all fairness, without any favoritism, and in full compliance with the PepsiCo “Code of Conduct” Best interest of PIVN is construed as getting the most favorable offer available in the competitive market in terms of price, quality, payment terms, lead time, minimum order quantity etc Fairness without favoritism means that all potential vendors of goods and services shall be treated equally and nothing but the best interest of PIVN shall determine the selection of vendors Non-Routine Transaction A Non-Routine Transaction is any commitment outside the normal course of business or, for transactions that are in the normal course of business which differs from routine procurement terms (such as the length of commitment, or for quantities in excess normal buying quantities, new pricing mechanisms or payment terms, etc.) The definition includes all transactions that not occur at least annually and any advance  the MU CAPEX limit (US$750,000) and  90 days All derivativebased transactions are considered non-routine regardless of amount Approval Requirements All non-routine transactions that are in excess of the MU CAPEX limit (US$750,000) must be approved in advance by BU / Region following BU Authority matrix The value of transaction is measured as the cumulative payments, including any  contingency amount, over the life of the commitment Policy Definitions Tangible items: Inventory include Finished Goods, Beverage Concentrate, Raw Material, Packaging Material, Spare parts for machineries used in manufacture of goods and any items as determined by Financial Controller to be included or excluded from the list Tangible items: Non Inventory includes all tangible goods other than Inventory items above Authority Matrix is an internal process document that lays down the levels and limits of approval requirements for various transactions The authority matrix may be revised from time to time based on the business and the most recent authority matrix shall be used for compliance with the procurement policy Emergency Purchases include procurement of tangible items or services, mainly in the nature of repair and maintenance that may require immediate ordering to ensure continuous running of our machinery and equipment Contracts or Agreements – any written agreement negotiated by Procurement Personnel with a supplier for goods/services including, but not limited to, traditional contracts (including letters of agreement and letters of intent), contract extensions, contract amendments, and purchase orders (POs) Purchase Requisitions A “Purchase Requisition (PR) is a document requesting the central procurement team to procure the items requested in the document Each function is required to generate Purchase Requisition “PR” for any goods or service purchased greater than US$ 150 in value (exclusive of VAT) and the pre-approval is needed to be obtained based on Authority Matrix Procurement function will not perform any actions unless the proper approval from authorized person has been granted In the case of Marketing, or Capital item purchases, the procurement team will not process the requisition unless the approved A&M Visa, or the Capital Appropriation Request (CAPEX Visa) has been provided along with the purchase requisition Purchase Orders/Contracts Purchase orders must be created for all tangible purchases in excess of US$ 150 in value (exclusive of VAT) except for inventory items for which a Purchase Order is always required irrespective of the value A purchase order is a binding document signifying a contract between PIVN and the vendor at the terms stated therein and can be used as evidence in the court of law in the event of a dispute between PIVN and the vendor All purchase orders and the amendments thereto must be approved as per the requirements in the Authority matrix All orders placed on the vendors have to be done through the Purchase order document and no purchases shall be made on verbal orders given to the vendors PIVN shall have the right to reject any vendor claims unless backed by an approved purchase order Procurement of Tangible Items PIVN has a centralized procurement function, and this function shall be responsible for purchases of all tangible items including all capital expenditures with the exception of Potatoes supply that shall be procured through contract farming operation, domestic open market and imported from other countries which are under the supervision of the Agro team Procurement of Tangible Items: Inventory Product Availability (PA) team shall develop a Material Requirement Plan (MRP) for all direct raw and packaging materials required to produce finished goods based on the latest sales forecasts generated by the Sales function This MRP shall be approved by VP Operations and all procurement shall be done based on Material Requirement Plan accordingly Procurement of Tangible Items: Non-Inventory Purchase  US$ 150 Purchase on non-inventory items which value greater than US$ 150 must follow the normal process of issuing PR/PO as per item 4.2 & 4.3 Procurement of Tangible Items: Non-Inventory Purchase  US$ 150 Purchase of non-inventory items can be done by the individual functions and the Purchase Order (PO) is not required for this value of purchase However the formal approval from authorized person is needed to be done before the payment is made It is also recommended that employee should select the vendor in the approved vendor list to supply the requirement Procurement of Services Procurement of services shall be done by the respective functions for their requirements Approvals from functional managers, functional directors as necessitated by the authority matrix must be obtained before the services are hired All functions can use the help of the centralized procurement team for this purpose Contracts or Agreements While purchase orders are necessary for purchase of tangible items, contracts or agreements are mainly required for procurement of services or non-tangible items Contracts are legal binding documents stating the terms and conditions for the hire of services and can be used as evidence in the court of law in the event of a dispute between PIVN and the vendors It is recommended that the contract shall be done if the value of service exceeds US$ 1,000 or contract period is either one off or fewer 12 months Any contract has to be based on contracting principles guided by Legal Department (any exception should be cleared by legal before contract concluded) and signed by authorized person following the authority matrix It is not necessary for a contract or agreement to be initiated by PIVN A standard contract or agreement form used by vendors shall also be acceptable as long as PIVN interests are protected All contracts and amendments thereto, must be documented, reviewed by internal legal and approved as per the requirements of the authority matrix In certain instances of purchase of raw material, it may be necessary to document a contract or an agreement if the purchase order alone does not suffice to protect PIVN interest against vendor defaults, vendor performance etc These could be necessary in case of purchases from single source suppliers, purchase of items having a long lead time or developmental time, items made to order, forward purchases, designing of machinery or equipment, purchases with staggered delivery schedules, blanket purchase orders, inter-company purchases having transfer pricing implications, co-packing arrangements etc All original contracts should be filed centrally by the Legal Department Forward Contracts/Protective Forward Buying (Derivatives) Forward contracts obligate the purchaser to accept delivery and the seller to make delivery of an agreed upon quantity of a commodity at a specified future date during a specified future period for a specified price These contracts can either be settled in cash or by taking delivery of the commodity Forward contracts that can be settled in any way other than delivery of the commodity are prohibited Protective forward buying can only be done for commodities that are used for manufacture of finished goods and should not be for quantities in excess of one year’s requirement After the Fact Purchase Orders & Contracts The procurement team and all other functions using services of third parties shall ensure that no verbal orders or commitments are given to the vendors Commitments shall be given to the vendors, only in the form of approved purchase order, contracts or agreements, in advance of the actual delivery or goods or services PIVN shall have the right to reject any vendor claims in the absence of advance approved documents Any exception to process on after the fact Purchase Orders & Contracts shall require the approval from Function Director and Financial Controller Competitive Quotations / Bids All purchase of goods and services exceeding $ 1,000 in value, exclusive of VAT, shall only be done after at least two comparative quotations have been invited Competitive bids (at least vendors) are required for large purchase of expenditure exceeding $ 10,000 in value, exclusive of VAT, except in the following cases: - Specialized services such as legal/tax consulting, market research, recruitment - Purchase from Global Vendors, Preferred vendors or Sole- Source Vendors - Emergency purchases - Acquisition of real estate - Rental of buildings, land, utilities etc The purchasing team in case of purchase of tangible items, and the respective functions in the case of procurement of services, shall invite the quotations in writing and prepare a comparative analysis of all the quotations Disclosure of a idder’s quotation to the other idders is prohibited and in contravention of PepsiCo Code of Conduct While it is encouraged to maintain as much documentation and correspondence as possible to support the objective choice of one supplier over other(s), at a minimum the following must be maintained: a) The initial bid solicitation communication to potential suppliers, b) The final bids received from the bidding suppliers, and c) Any spreadsheets, etc used in the determination of the winning bid The use of e-mails as documentation of final bids is acceptable; however, if the purchase is strategic, precautions must be followed to protect confidential information Vendor Selection Selection of the vendor shall be based on the most favorable price, quality, delivery time, warranty, credit term etc Bids within 5% of the lowest bid shall be considered to e equally competitive Factors other than “price” to e considered for an evaluation of the bids include: - Maintenance of adequate or multiple sources of supply - High standards of quality and reliability - Ability to meet service and delivery dates - Need for specific brands - Financial viability of the vendor - Payment terms - Effect upon relations with customers in the local business community - Long term strategic relationship Selection of a bid other than the lowest bid shall be justified in writing Preferred Vendor For certain items, PIVN may prefer a particular vendor Although alternative sources may exist, one vendor may be preferred because of better terms, service, delivery or special expertise A regular review should be carried out for all preferred vendor to ensure the following: - an acceptable alternative source that can provide similar benefits at lower or equal price is not available - the price charged is not excessive in comparison to other vendors, giving consideration to the additional benefits received from the preferred source - the transactions are at market price Sole-Source Vendor Certain items may only be available from a single supplier The procurement function head shall ensure that sole sourcing is to the best advantage of PIVN A regular review of all sole-source procurement shall be conducted to assess these relationships and develop a program to seek alternative sources Approved Vendor List The purchase team shall maintain an approved vendor list that shall be reviewed regularly All active vendors with a significant volume of business with PIVN and all vendors of sensitive materials or ingredients shall be evaluated in the annual review The approved vendor list shall be updated for all additions and deletions and shall indicate the following: - Vendor Account Code - Name and Address of Vendor - Contact person name and contact numbers - Item supplied by vendor - Total annual value of purchases from vendor The review and assessment of Preferred Vendor, Sole-source Vendor and Approved Vendor shall be done by Supply Chain Director at least once a year and a formal approval from, VP-Ops, CFO and COO is required Terms of Purchase - The desired credit term with our vendors is a minimum of 35 days and all orders with less than 35 days credit terms shall require the approval of the Financial Controller - No advances shall be given to any vendors if the expected delivery is beyond 90 days of the advance disbursement All advances exceeding 90 days require special approval from PepsiCo treasury team - No bank guarantees shall be given to any vendors Purchase Records The Supply Chain function shall maintain all purchase records to justify the relevant decision criteria for a purchasing decision These records shall be maintained for a minimum period of two years or as required by local statutory requirements At a minimum, the following records must be retained for each purchase transaction: - Purchase requisition - Specifications - Competitive quotations - Purchase orders issued or cancelled - Justifications for selections of other than the lowest bid Authority Matrix All functions involved in the procurement of goods or services shall ensure compliance with the current authority matrix which forms an integral part of this policy Splitting PR or PO/Contracts to get lower approval level is prohibited and in contravention of PepsiCo Code of Conduct PepsiCo Global Policy Reference 20-31 Inventory 20-83 PepsiCo Global Procurement Contract Management Process Appendix – PR format