Giáo trình Quản trị tiệc (Nghề: Quản trị nhà hàng và dịch vụ ăn uống - Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Bách Khoa Nam Sài Gòn

Giáo trình Quản trị tiệc (Nghề: Quản trị nhà hàng và dịch vụ ăn uống - Cao đẳng) nhằm cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về tiệc, các công việc cần chuẩn bị để tổ chức một bữa tiệc đáp ứng mong đợi của khách hàng. Phần 1 của giáo trình gồm những nội dung về: tổng quan dịch vụ tiệc; kế hoạch tổ chức tiệc; quản lý doanh thu và chi phí;... Mời các bạn cùng tham khảo!

0 UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÁCH KHOA NAM SÀI GỊN GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: QUẢN TRỊ TIỆC NGÀNH: QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG VÀ DỊCH VỤ ĂN UỐNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ-NSG ngày ……tháng……năm 20… Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Bách khoa Nam Sài Gịn) Thành phố Hồ Chí Minh , năm 2021 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức kinh doanh phục vụ tiệc loại hình dịch vụ chiếm chỗ đứng quan trọng dịch vụ ẩm thực Xã hội ngày có nhiều kiện có nhu cầu phục vụ ăn uống mức sang trọng loại hình kinh doanh tiệc doanh nghiệp du lịch quan tâm Một số nhà hàng, khách sạn thật thành công với dịch vụ tiệc, thu lợi nhuận cao, song có nhiều nhà hàng, khách sạn không khách hàng lựa chọn Điều phụ thuộc vào nhiều yếu tố, song yếu tố định khả nhận biết nhu cầu khách hàng cách thức tổ chức, quản lý hiệu Môn học Quản trị tiệc mơn học chương trình khung đào tạo chuyên ngành quản trị nhà hàng dịch vụ ăn uống trường Cao đẳng Bách Khoa Nam Sài Gịn qua mơn học, người học có khả nhận biết cách chất dịch vụ tiệc, trang bị kiến thức, kỹ tổ chức, điều hành quản lý tiệc Với kiến thức tổng hợp từ tài liệu khác kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn, biên soạn giáo trình Quản trị tiệc nhằm đáp ứng nhu cầu dạy học cán quản lý nhà hàng sinh viên đại học Chúng tơi mong nhận góp ý giảng viên, giáo viên, nhà quản trị khách sạn, nhà hàng để giáo trình bổ sung hồn thiện Mặc dù có nhiều gắng trình biên soạn, nhiên tập giảng chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Chúng tơi mong nhận ý kiến góp ý chuyên gia ngành bạn đọc để tài liệu ngày hoàn thiện Tp Hồ Chí Minh , ngày 10 tháng năm 2021 Người biên soạn Võ Nhựt Thanh MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ TIỆC CHƯƠNG 1.1 Khái niệm tiệc 1.2 Lợi ích kinh doanh tiệc 1.2.1 Tăng nguồn thu lợi nhuận 1.2.2 Chi phí đầu tư ban đầu thấp 1.2.3 Dễ kiểm soát giá thành 10 1.2.4 Kinh doanh đảm bảo hợp đồng 11 1.2.5 Quảng bá thương hiệu 11 1.3 Sơ đồ tổ chức phận tiệc 13 1.4 Chức chức danh phận tiệc 13 1.4.1 Giám đốc phận tiệc 13 1.4.2 Thư ký phận tiệc 13 1.4.3 Quản đốc tiệc 14 1.4.4 Tổ trưởng phục vụ tiệc 15 1.4.5 Nhân viên phục vụ tiệc 15 1.4.6 Nhân viên đón tiếp khách 15 1.4.7 Quản đốc Bar 16 1.4.8 Nhân viên kỹ thuật 16 1.4.9 Nhân viên thu ngân 17 1.5 Trách nhiệm phục vụ tiệc 17 1.5.1 Bán dịch vụ tiệc 17 1.5.2 Giữ chỗ trước cho bữa tiệc 17 1.5.3 Chỉ định công việc phòng tiệc: 18 1.5.4 Chuẩn bị tiệc 18 1.5.5 Bài trí phịng tiệc 19 1.5.6 Chuẩn bị thức ăn, đồ uống cho bữa tiệc 19 1.6 Các yếu tố định bữa tiệc 19 1.7 Các loại hình phục vụ tiệc 20 1.7.1 1.7.2 1.7.3 1.7.4 1.7.5 Tiệc Ngồi 20 Tiệc Buffet 21 Tiệc Cocktail 25 Tiệc Trà, tiệc hội nghị 26 Quốc yến 27 1.8 Các kiện tổ chức tiệc 28 Câu hỏi thảo luận 29 CHƯƠNG 31 2.1 Mục đích lập kế hoạch tổ chức Tiệc 31 2.2 Nội dung kế hoạch tổ chức Tiệc 32 2.3 Nhận đặt Tiệc 33 2.3.1 Nguồn đặt tiệc 33 2.3.2 Những thông tin cần thiết nhận đặt tiệc 33 2.3.3 Sổ đặt tiệc 34 2.4 Đàm phán ký hợp đồng 35 2.5 Dự toán ngân sách bữa tiệc 35 2.6 Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc 36 2.7 Kế hoạch thiết bị, dụng cụ 37 2.8 Trang trí phịng Tiệc 39 2.8.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến trang trí 39 2.8.2 Vật dụng trang trí phịng tiệc 39 2.8.3 Cách trang trí phịng tiệc 40 2.9 Lựa chọn loại hình phục vụ 41 2.10 Lựa chọn dạng bàn tiệc 42 2.11 Bố trí chỗ ngồi khách dự tiệc 50 2.12 Thực đơn Tiệc 52 2.12.1 Nguyên tắc lựa chọn ăn cho bữa tiệc 52 2.12.2 Chuẩn bị thực đơn bữa tiệc 54 2.13 Lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc 55 2.13.1 Nguyên tắc lựa chọn đồ uống 55 2.13.2 Sự phù hợp đồ uống với thức ăn 56 2.13.3 Xác định số lượng đồ uống 57 2.14 Kế hoạch nhân 58 2.15 Kế hoạch phục vụ tiệc 59 2.15.1 Đón tiếp khách 59 2.15.2 Phục vụ bữa tiệc 60 2.15.3 Tiễn khách 62 2.15.4 Thanh toán 62 Câu hỏi thảo luận 63 CHƯƠNG 64 3.1 Quản lý chi phí 64 3.1.1 Dự tốn chi phí ngun vật liệu thức ăn 65 3.1.2 Dự tốn chi phí đồ uống 66 3.1.3 Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu, hàng hóa 67 3.1.4 Lập bảng kê chi tiết hàng hóa 69 BẢNG KÊ CHI TIẾT MUA HÀNG 70 3.1.5 Dự tốn chi phí cố định 70 3.1.6 Kiểm sốt chi phí nhân cơng 71 3.2 Quản lý doanh thu tiệc 72 3.2.1 Khái niệm doanh thu 72 3.2.2 Ý nghĩa tiêu doanh thu 73 3.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu tiệc 73 3.2.4 Các biện pháp kiểm soát doanh thu tiệc 74 3.2.5 Dự toán doanh thu 74 3.2.5.2 Dự toán doanh thu theo kế hoạch phục vụ 75 3.3 Dự toán lợi nhuận 76 3.3.1 Khái niệm 76 3.3.2 Ý nghĩa tiêu lợi nhuận 76 3.3.3 Phương pháp xác định lợi nhuận 76 3.4 Quản lý điều hành bữa tiệc 77 3.4.1 Tổ chức thực hiện, giám sát công việc 77 3.4.2 Giải vấn đề phát sinh 78 3.5 Hệ thống báo cáo thu ngân 79 Câu hỏi thảo luận tập 81 CHƯƠNG 82 4.1 Tổ chức phục vụ tiệc Buffet 82 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 Giới thiệu tiệc Buffet 82 Lợi ích tiệc Buffet 84 Hạn chế tiệc Buffet 85 Phân loại tiệc Buffet 86 Thiết kế quầy Buffet 87 Trang trí quầy Buffet 89 Trình bày xếp thức ăn, đồ uống quầy Buffet 91 Sắp xếp dụng cụ quầy Buffet 92 Tiêu chuẩn phục vụ quầy Buffet 93 4.1.10 Qui trình phục vụ tiệc Buffet 95 4.2 Tổ chức phục vụ tiệc ngồi 104 4.2.1 Chuẩn bị kế hoạch trang trí phịng tiệc 104 4.2.2 Quy trình phục vụ tiệc ngồi 115 4.2.3 Qui tắc phục vụ thức uống 118 4.2.4 Nguyên tắc phục vụ thức ăn bữa tiệc 124 4.3 Tổ chức phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo, tiệc trà 126 4.3.1 Khái niệm 126 4.3.2 Đặc điểm tiệc hội nghị, hội thảo,Tiệc trà 128 4.3.3 Chức năng, nhiệm vụ hoạt động phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo 130 4.3.4 Quy trình phục vụ tiệc hội nghị, hội thảo 132 4.4 Tổ chức phục vụ tiệc cưới 137 4.4.1 Chuẩn bị trang trí phịng tiệc cưới 137 4.4.2 Bày bàn tiệc cưới 138 4.4.3 Quy trình phục vụ tiệc cưới 140 4.5 Tổ chức phục vụ tiệc Cocktail 147 4.5.1 Bày bàn Cocktail 147 4.5.2 Sắp xếp quầy bar Cocktail 147 4.5.3 Quy chuẩn nguyên tắc phục vụ tiệc Cocktail 148 4.6 Tổ chức phục vụ tiệc trời 150 4.6.1 Khảo sát lựa chọn địa điểm 152 4.6.2 Chuẩn bị mặt thiết bị, dụng cụ 152 4.6.3 Quy trình phục vụ 152 4.7 Quốc yến ( Tham khảo) 155 4.7.1 Khái niệm 155 4.7.2 Đặc điểm quốc yến 155 4.7.3 Nguyên tắc phục vụ Quốc yến 156 Câu hỏi thảo luận 158 TÀI LIỆU THAM KHẢO 160 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ TIỆC Tên mơn học: Mã mơn học: Quản trị tiệc MH14 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học/mơ đun: -Vị trí: Quản trị tiệc mơn học thuộc nhóm mơn học đào tạo nghề bắt buộc chương trình đào tạo trình độ Cao đẳng nghề “Quản trị nhà hàng dịch vụ ăn uống” - Tính chất: + Quản trị tiệc môn học lý thuyết + Đánh giá kết kiểm tra hết môn Ý nghĩa vai trị mơn học/mơ đun: mơn học cung cấp cho người học kiến thức tiệc, công việc cần chuẩn bị để tổ chức bữa tiệc đáp ứng mong đợi khách hàng Mục tiêu mơn học/mơ đun: Về kiến thức: - Trình bày kiến thức tổ chức kinh doanh, quản trị nhân sự, kiến thức xã hội, nghệ thuật với lực điều hành, quản trị tiệc - Hiểu nét đặc thù dịch vụ, trì tiêu chuẩn cao thỏa mãn nhu cầu khách hàng Nâng cao lực làm việc thành viên nhóm việc tổ chức tiệc Về kỹ năng: - Áp dụng nguyên tắc, phương pháp, quy trình kỹ thuật tổ chức loại hình tiệc khác nhau; - Trình diễn kỹ năng, hành vi thái độ phù hợp với hoạt động kinh doanh tiệc; - Áp dụng hệ thống kiếm tra hoạt động hiệu để đạt mục tiêu, đồng thời giám sát báo cáo thông tin liên quan đến kinh doanh tiệc; - Đánh giá hiệu lực hiệu hệ thống, trình, kỹ thuật phương pháp quản trị loại hình tiệc; - Mơ tả, nhận dạng đặc trưng quy trình kinh doanh tiệc tùy theo quy mô tiệc, loại tiệc, thị trường, cách thiết kế, cách bố trí mặt cách tổ chức tiệc; - Áp dụng quan điểm quản trị chất lượng giám sát giá vốn trình tổ chức tiệc; - Nhận biết đánh giá hệ thống tổ chức hội nghị tiệc với cách thức tiếp cận ý tưởng mới; - Áp dụng kiến thức kỹ có từ môn học sở vào hoạt động kinh doanh tiệc; - Dự báo tác động khó khăn chế, nguồn lực, thời gian, tài chính, người, mặt thiết bị đến chất lượng phục vụ tiệc Về lực tự chủ trách nhiệm: Có tinh thần phục vụ tốt, mang lại hài lòng cho khách hàng III NỘI DUNG MÔN HỌC CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ TIỆC Giới thiệu Ngày dịch vụ kinh doanh Tiệc chiếm chỗ đứng quan trọng dịch vụ ẩm thực Các khách sạn nhà hàng có đẳng cấp trọng việc phát triển loại hình kinh doanh Tiệc.Khi hoạt động kinh doanh buồng cạnh tranh ngày gay gắt, số khách sạn đạt công suất sử dụng buồng khơng cao, kinh doanh ẩm thực chiếm vị trí quan trọng chiến lược nhằm tạo nguồn thu lợi nhuận Việc có kiến thức kỹ lĩnh vực quản trị tiệc trở thành nội dung cần thiết cho sinh viên ngành Quản trị nhà hàng dịch vụ ăn uống Trong nội dung chương bao gồm kiến thức khái quát tổ chức hoạt động tiệc nhà hàng khách sạn Mục tiêu Sau học xong chương này, học viên có khả năng: - Hiểu lợi ích kinh doanh tiệc mang lại - Trình bày phân tích cấu tổ chức phận tiệc - Nhận biết chức máy tổ chức tiệc - Phân biệt loại hình tiệc hiểu đặc điểm loại hình tiệc - Biết khai thác hội kiện để tổ chức kinh doanh tiệc Nội dung 1.1 Khái niệm tiệc Song song với việc phát triển kinh tế xã hội nâng cao chất lượng sống người nhu cầu thưởng thức ẩm thực mức cao nguyên nhân khiến dịch vụ phục vụ ăn uống phát triển Các mối quan hệ xã hội sản xuất, kinh doanh, giao tiếp…đã tạo kiện mà trình diễn kiện kết thúc kiện việc tổ chức bữa ăn chiêu đãi long trọng, cao sang Về chất, Tiệc hình thức ăn uống mức cao bữa ăn bình thường mặt thường gắn liền với kiện dù lớn hay nhỏ Tiệc xem bữa ăn long trọng, thịnh soạn, lượng khách đông hơn, thực đơn tối thiểu từ trở lên có chương trình nghi lễ ấn định Ngày dịch vụ kinh doanh Tiệc chiếm chỗ đứng quan trọng dịch vụ ẩm thực Các khách sạn nhà hàng có đẳng cấp trọng việc phát triển loại hình kinh doanh Tiệc Có doanh nghiệp chun tổ chức phục vụ Tiệc mà không phục vụ bữa ăn thường ngày Điều chứng tỏ loại hình dịch vụ Tiệc có chỗ đứng làng ẩm thực Các khách sạn, nhà hàng ngày không phục vụ đơn ăn, đồ uống mà cịn khéo léo khốc lên vai thực khách mác “đẳng cấp” đến ăn uống bữa tiệc sang trọng Nhiều người xã hội kinh tế phát triển ngày có mức sống cao địi hỏi hưởng thụ dịch vụ đắt tiền sang trọng kích thích chủ khách sạn, nhà hàng lao vào đua tìm kiếm khác biệt nơi kinh doanh để thu hút khách, loại hình kinh doanh tiệc 1.2 Lợi ích kinh doanh tiệc 1.2.1 Tăng nguồn thu lợi nhuận Khi hoạt động kinh doanh buồng cạnh tranh ngày gay gắt, số khách sạn đạt cơng suất sử dụng buồng khơng cao, kinh doanh ẩm thực chiếm vị trí quan trọng chiến lược nhằm tạo nguồn thu lợi nhuận Trong đóng góp dịch vụ tiệc lớn, có khách sạn doanh thu đạt đến 35% tổng doanh thu Kinh doanh dịch vụ tiệc loại hình kinh doanh ẩm thực mà khách sạn nhà hàng chủ động định giá dựa đẳng cấp doanh nghiệp, chi phí chất lượng dịch vụ Thường giá bữa tiệc nhà cung cấp đưa ra, có mặc Do quy mô tổ chức phục vụ tiệc long trọng, hấp dẫn nên giá suất ăn, bữa ăn cao nhiều so với bữa ăn bình thường, cộng thêm lượng khách tham gia bữa tiệc đơng nên doanh thu có từ phục vụ tiệc cao Xuất phát từ đặc điểm tiệc thực đơn có nhiều món, nhiều đồ uống, đặc biệt ăn đồ uống đắt giá, cao sang, nên doanh thu lợi nhuận có từ dịch vụ lớn 1.2.2 Chi phí đầu tư ban đầu thấp Thực chất kinh doanh dịch vụ tiệc hoạt động hoạt động kinh doanh nhà hàng, khách sạn Đối với khách sạn có quy mơ từ 50 buồng ngủ trở lên thường có phận nhà hàng phục vụ khách ăn uống Tùy theo điều kiện diện tích mà nhiều khách sạn thiết kế nhà hàng đủ diện tích để phục vụ bữa tiệc DỰ TỐN CHI PHÍ ĐỒ UỐNG Loại Tiệc:…………………… Chủ Tiệc:…………………… Ngày……….tháng năm Đơn vị tính: Đồng TT Tên đồ uống ĐVT Số lhợng Đơn giá Thành tiền Champagne chai 05 120.000 600.000 Vang trắng chai 10 100.000 1.000.000 Vang đỏ chai 10 100.000 1.000.000 Bia heineken thùng 05 380.000 1.900.000 Nước khoáng thùng 03 100.000 300.000 Nước thùng 03 150.000 450.000 Nước trái tươi lít 10 50.000 500.000 Cộng 5.750.000 3.1.3 Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu, hàng hóa Chi phí ngun vật liệu, hàng hóa sử dụng bữa tiệc chiếm tỷ trọng cao tất chi phí Nó vừa định hiệu quả, lợi nhuận đạt thông qua phục vụ tiệc vừa ảnh hưởng đến chất lượng ăn đồ uống Chi phí kiểm sốt nhà quản trị tuân thủ theo bước kiểm soát chi phí sau - Trước hết, phải lập định mức chi phí, cụ thể định mức chi phí tiêu chuẩn nguyên vật liệu ăn, suất ăn Sau định mức cho khoản chi phí khác theo tiêu chuẩn gắn với hoạt động khách sạn, nhà hàng - Tham khảo chi phí bữa tiệc trước đây, đưa so sánh chuẩn vào diễn biến giá thị trường chiến lược phát triển khách sạn, nhà hàng 67 - Bước thu thập thơng tin chi phí thực tế Cơng việc khơng trách nhiệm phịng kế tốn, mà phải tham gia phận khác để khách sạn, nhà hàng chủ động việc xử lý thơng tin chi phí Các chi phí phải phân bổ thành loại cụ thể chi phí biến đổi, chi phí cố định - Ngồi ra, nhà quản lý phải phân tích biến động giá thị trường theo định kỳ, dựa thơng tin chi phí thực tế so sánh với định mức thiết lập để dễ dàng xác định khác biệt chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng nơi phát sinh chi phí biến động Sau điều tra biết nguyên nhân biến động chi phí, xác định chi phí kiểm sốt chi phí bữa tiệc - Để kiếm sốt chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa nhà quản trị cần phải chuẩn hóa cơng thức chế biến loại đồ uống pha chế ăn Cơng thức sở để nhân viên pha chế đồ uống nhân viên đầu bếp có pháp lý (quy định khách sạn, nhà hàng) thực công việc Khi xây dựng cơng thức phải cân nhắc định lượng thành phần nguyên liệu điều chỉnh cho phù hợp Từ xác định tỷ lệ chi phí tiêu chuẩn phù hợp với cấp hạng khách sạn, nhà hàng - Sau bữa tiệc, sau tháng hoạt động lập báo cáo tổng hợp chi phí nguyên vật liệu so sánh tỷ lệ chi phí thực tế với tỷ lệ chi phí tiêu chuẩn, đồng thời so sánh tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế với tổng chi phí nguyên vật liệu dự kiến Tổng chi phí thực phẩm thực tế Tỷ lệ chi phí thực phẩm thực tế = x 100% Tổng doanh thu ăn 68 Tổng chi phí đồ uống thực tế Tỷ lệ chi phí đồ uống thực tế = x 100% Tổng doanh thu đồ uống Chi phí thực phẩm thực tế = Tồn đầu kỳ + Mua vào - Tồn cuối kỳ Để kiểm soát chi phí hàng hóa, ngun vật liệu sử dụng cho bữa tiệc, có thực đơn, cần thiết phải lập bảng kê chi tiết mua hàng 3.1.4 Lập bảng kê chi tiết hàng hóa Bảng kê chi tiết hàng hóa bảng tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu đồ uống thức ăn bữa tiệc Trước lập bảng kê chi tiết hàng hóa, cần dựa vào yếu tố sau để dự tính thành phần định lượng loại: - Thực đơn bữa tiệc: Cho biết tên đồ uống, tên ăn - Bảng dự tốn chi phí đồ uống: Để biết chủng loại, số lượng giá tiền - Cơng thức chế biến ăn: Để biết thành phần thực phẩm định lượng loại - Giá thị trường loại nguyên vật liệu Bảng kê chi tiết hàng hóa giúp cho người quản lý biết được: - Những nguyên liệu cần mua, số lượng - Số tiền chi cho loại nguyên vật liệu nằm ngân sách cho phép - Chênh lệch dự toán chi tiết với dự toán ngân sách - Điều chỉnh số lượng phù hợp với ngân sách dự kiến 69 BẢNG KÊ CHI TIẾT MUA HÀNG TT Tên nguyên liệu ĐVT A Số lhợng B C Đơn giá D Thành tiền E=CxD I Đồ uống Champagne chai 05 120.000 600.000 Vang trắng chai 10 100.000 1.000.000 Vang đỏ chai 10 100.000 1.000.000 Bia heineken thùng 05 380.000 1.900.000 Nước khoáng thùng 03 100.000 300.000 Nước thùng 03 150.000 450.000 Nước trái tươi lít 10 50.000 500.000 Cộng 5.750.000 II Đồ ăn Thăn bò kg 05 180.000 900.000 Đùi cừu kg 04 450.000 1.800.000 Tôm sú kg 03 220.000 660.000 Thịt nạc heo Sườn heo ………………… ……… ……… …………… …………… ………………… ……… ……… …………… …………… 10 Tổng cộng 73.250.000 3.1.5 Dự tốn chi phí cố định Chi phí cố định chi phí khơng thay đổi công suất hoạt động khách sạn, nhà hàng tăng giảm phạm vi thời gian định Nghĩa kỳ kinh doanh (ngày, tháng, năm) số lượng khách tăng lên hay giảm xuống, số suất ăn, đố uống bán nhiều hay tổng chi phí cố định phân bổ cho 70 kỳ tồn khơng thay đồi Đối với bữa tiệc việc dự tính chi phí vào tổng chi phí cố định phân bổ kỳ số lượng bữa tiệc dự kiến phục vụ f=F:Q Trong đó: - f: Chi phí cố định bữa tiệc - F Tổng chi phí cố định kỳ - Q: Số lượng bữa tiệc phục vụ kỳ Thơng thường bữa tiệc có số lượng khách quy mơ khác nhau, nên tính chi phí cố định cho bữa tiệc khác Một bữa tiệc đông khách hơn, sử dụng nhiều chi phí nhân cơng, chi phí thiết bị phải chịu chi phí cố định cao Bài tập 5: Tổng ci phí cố định phân bổ bình quân tháng cho phận tiệc 120.000.000 đồng rong tháng khách sạn dự kiến phục vụ 12 bữa tiệc Tính chi phí cố định bình qn bữa tiệc f = 120.000.000 đ : 12 tiệc = 10.000.000 đ 3.1.6 Kiểm sốt chi phí nhân cơng Chi phí nhân cơng chi phí lao động trực tiếp: Là tiền lương khoản liên quan trả cho cơng nhân lao động trực tiếp mà chúng phân bổ toàn theo lượng thời gian sử dụng để tạo đơn vị sản phẩm để cung cấp dịch vụ cụ thể Để kiểm sốt chi phí nhân cơng, nhà quản trị cần thực số tiêu sau đây: - Xây dựng đơn giá tiền lương thích hợp - Xây dựng quỹ lương dựa doanh thu - Xây dựng tiêu tiền lương - So sánh quỹ lương thực tế với quỹ lương kế hoạch 71 - So sánh quỹ lương thực tế với quỹ lương năm ngoái - So sánh tỷ lệ tiền lương thực tế với dự tóan - Xây dựng xác kế hoạch nhân - Xây dựng quy chuẩn công việc, định mức thời gian hồn thành cơng việc Bài tập 2: Tình hình phận tiệc khách sạn tháng 10 sau: - Tổng doanh thu: - Tỷ trọng chi phí nhân cơng doanh thu: 22% - Số lao động cố định bình quân sử dụng: 20 người - Ngày công định mức tháng theo hợp đồng: 250.000 USD 26 cơng/lao động Tính tiêu tiền lương tháng 10! Giải: - Quỹ lương kế hoạch = 25.000 USD x 22% = 5.500 USD - 50 công nhật thời vụ tương đương lao động/tháng - Tổng số lao động bình quân: 20 + = 22 người - Chỉ tiêu lương bình quân lao động = 5.500 USD : 22 người = 250 USD Quản lý doanh thu tiệc 3.2 3.2.1 Khái niệm doanh thu Tiêu thụ sản phẩm trình nhà hàng, khách sạn bán nhận tiền bán, phục vụ bữa tiệc theo hợp đồng thỏa thuận nhà hàng, khách sạn cung cấp dịch vụ tiệc khách hàng đặt tiệc Kết thúc trình tổ chức ohục vụ tiệc nhà hàng, khách sạn có doanh thu bán hàng Doanh thu hay cịn gọi thu nhập tồn số tiền thu tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ nhà hàng, khách sạn Doanh thu tiệc bao gồm doanh thu bán hàng: Món ăn, đồ uống doanh thu từ cung cấp dịch vụ khác kèm theo dàn nhạc, quay phim, chụp hình, vv… 72 3.2.2 Ý nghĩa tiêu doanh thu - Doanh thu bán hàng phản ánh quy mô trình chế biến, phục vụ, phản ánh trình độ tổ chức đạo sản xuất kinh doanh nhà hàng, khách sạn Có doanh thu chứng tỏ nhà hàng, khách sạn cung cấp dịch vụ, sản phẩm người tiêu dùng chấp nhận mặt khối lượng, giá trị sử dụng, chất lượng giá phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng - Doanh thu bán hàng nguồn vốn để nhà hàng, khách sạn trang trải khoản chi phí trình hoạt động kinh doanh, trả lương, trả thưởng, trích BHXH, nộp thuế theo luật định - Thực doanh thu bán hàng kết thúc giai đoạn cuối trình luân chuyển vốn, tạo điều kiện thuận lợi cho trình sản xuất sau 3.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu tiệc Doanh thu từ dịch vụ tiệc chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố khách quan chủ quan Trong có yếu tố ảnh hưởng trực tiếp như: - Số lượng khách hàng dự tiệc, số ăn tiêu thụ lao vụ, dịch vụ kèm theo cung ứng cho bữa tiệc - Kết cấu thực đơn, cách thức phục vụ phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng doanh thu cao - Chất lượng sản phẩm : sản phẩm có chất lượng cao giá bán cao Nâng cao chất lượng sản phẩm chất lượng cung cấp dịch vụ tăng thêm giá trị sản phẩm giá trị dịch vụ tạo điều kiện tiêu thụ dễ dàng, nhanh chóng thu tiền bán hàng, tăng doanh thu bán hàng - Giá bán sản phẩm : Khi định giá bán sản phẩm giá cung ứng dịch vụ phải cân nhắc cho giá bán phải bù phần nguyên liệu, vật chất tiêu hao, đủ trả lương cho người lao động có lợi nhuận để thực tái đầu tư Thông thường giá bán bữa tiệc quan hệ cung cầu thị trường định 73 3.2.4 Các biện pháp kiểm soát doanh thu tiệc Tuy hầu hết bữa tiệc lớn ký hợp đồng Song doanh thu bữa tiệc không đơn xác dư tốn ghi hợp đồng Những bữa tiêc đặt theo giá bàn ăn, suất ăn cuối bữa tiệc tính số bàn, số suất để biết doanh thu Để đánh giá xác nhằm tránh thất thu cho khách sạn, tránh tăng thêm chí phí cho khách hàng, cần thực biện pháp kiểm soát sau đây: - Chuẩn bị ăn thực đơn chọn, thống khách hàng khách sạn nhà hàng - Chuẩn bị thức uống chủng loại số lượng khách hàng đặt công thêm tỷ lệ dự phịng khoảng 10% - Khi có khoản phát sinh thêm bàn ăn, khách ăn, thêm đồ uống ngồi dự kiến phải xin ý kiến chủ tiệc cung cấp, tránh phiền phức sau kết thúc bữa tiệc - Cập nhật khoản thu phát sinh chủ tiệc đồng ý - Kiểm tra lại sản phẩm, dịch vụ khách sử dụng trước lập hóa đơn tổng hợp - Áp dụng phần mềm điện tử vào quản lý - Lập báo cáo doanh thu bán hàng sau bữa tiệc có đầy đủ chữ ký 3.2.5 Dự tốn doanh thu 3.2.5.1 Dự toán doanh thu theo đơn đặt hàng khách hàng Phương pháp vào hợp đồng đặt tiệc khách hàng để lập kế hoạch doanh thu bán hàng cung cấp lao vụ, dịch vụ nhà hàng, khách sạn Lợi phương pháp đảm bảo dịch vụ, sản phẩm doanh nghiệp tạo tiêu thụ hết Tuy nhiên phương pháp khó thực khơng có đơn đặt hàng trước khách hàng Tổng doanh thu + Doanh thu hợp đồng số 01 74 + Doanh thu hợp đồng số 02 + Doanh thu hợp đồng số 03 + Doanh thu hợp đồng số 04 + Doanh thu hợp đồng số 05 + Doanh thu hợp đồng số n Doanh thu hợp đồng số tiền ghi đó, bao gồm số lượng khách dự tiệc giá tiền suất ăn tiệc Hằng tuần thư ký theo dõi tập hợp doanh thu hợp đồng tiệc cuối tháng lập báo cáo trình ban giám đốc Các báo cáo trở thành để lập dự toán doanh thu cho tháng 3.2.5.2 Dự toán doanh thu theo kế hoạch phục vụ Căn vào sổ đặt tiệc, kế hoạch phục vụ tiệc tháng để biết số lượng khách giá tiền khách ăn để dự toán doanh tiệc tháng S=Qxe Trong đó: S: Doanh thu e: Giá suất ăn Bài tập 3: Một tháng khách hàng nhận 10 hợp đồng đặt tiệc với số lượng khách dự tiệc 5000 người Giá tiền bình quân khách ăn 20 USD Doanh thu từ đồ uống theo kinh nghiệp dự tính 30% doanh thu thức ăn Hãy dự toán doanh thu dịch vụ tiệc tháng đó! - Doanh thu thức ăn: S thức ăn = 5000 khách x 20 USD/khách = 100.000 USD - Doanh thu đồ uống: S đồ uống = 100.000 USD x 30% = 30.000 USD 75 Tổng doanh thu: S = 100.000 USD + 30.000 USD = 130.000 USD Dự toán lợi nhuận 3.3 3.3.1 Khái niệm Lợi nhuận hay gọi lãi bữa tiệc số chênh lệch doanh thu với giá trị vốn hàng bán, chi phí tiêu thụ, chi phí quản lý Nói cách khác lợi nhuận số chênh lệch doanh thu với giá thành toàn sản phẩm (bữa tiệc) tiêu thụ đông 3.3.2 Ý nghĩa tiêu lợi nhuận - Lợi nhuận tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh kết tài cuối hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Đối với bữa tiệc lợi nhuận hiệu kinh doanh phục vụ tiệc mang lại - Lợi nhuận nguồn vốn để tái đầu tư hoạt động khách sạn, nhà hàng - Lợi nhuận địn bẩy tài hữu hiệu thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh khách sạn, nhà hàng 3.3.3 Phương pháp xác định lợi nhuận Phương pháp phổ biến thường dùng để tính lợi nhuận phương pháp trực tiếp Cơng thức tính sau: P = S - G – Thuế GTGT Trong : P : lợi nhuận tiêu thụ hay gọi lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nhgiệp (lợi nhuận chịu thuế) S: doanh thu bán tiệc G: giá thành tồn tiệc tiêu thụ kỳ Trong đó: G = C + Ct + PQ 76 C: chi phí làm ăn, đồ uống Ct: chi phí tiêu thụ (chi phí bán hàng) Cq : chi phí quản lý Bài tập 4: Doanh thu tiệc tháng hoạt động 130.000 USD Chi phí trực tiếp nguyên vật liệu 40%.; chi phí hỗ trợ tiêu thụ 10%; chi phí quản lý 30% doanh thu Tính lợi nhuận! Doanh thu - Doanh thu sau trừ thuế GTGT = + thuế suất VAT 130.000 USD - Thuế = = 118.181 USD + 10% - Chi phí nguyên vật liệu C = 130.000 USD x 40% = 52.000 USD - Chi phí hỗ trợ tiêu thụ Ct = 130.000 USD x 10% = 13.000 USD - Chi phí quản lý Cq = 130.000 USD x 30% = 39.000 USD - Giá thành G = 52.000 USD + 13.000 USD + 39.000 USD = 104.000 USD - Lãi = 130.000 USD – 104.000 USD = 26.000 USD 26.000 USD - Tỷ lệ lãi (tỷ suất lợi nhuận) = x 100% = 20% 130.000 USD 3.4 Quản lý điều hành bữa tiệc 3.4.1 Tổ chức thực hiện, giám sát công việc Quản lý điều hành nhân viên suốt trình chuẩn bị diễn bữa tiệc góp phần định đến thành cơng chất lượng bữa tiệc 77 Mục đích quản lý điều hành làm cho nhân viên biết họ phải làm gì? Làm nào? Kết phải đạt mức độ nào? Để quản lý điều hành nhân viên thực tốt quy trình phục vụ tiệc, nhà quản trị phải: - Thiết lập mục tiêu cụ thể công việc Trước hết nhân viên phải bố trí cơng việc phù hợp, cụ thể - Người quản lý phải đưa dẫn, động viên để thúc đẩy nhân viên thực cơng việc có hiệu - Mỗi tổ, nhóm hay cá nhân phải giao trách nhiệm rõ ràng thực nhiệm vụ Các nhà quản trị phải có phương pháp quản lý hợp lý cá nhân nhiệm vụ khác - Bộ phận quản lý tiệc phải ghi nhớ thông tin liên quan bữa tiệc, lập bảng kiểm tra dựa kế hoạch tổ chức tiệc - Tổ chức buổi họp đầu ca để hướng dẫn, truyền đạt thông tin cho nhân viên - Tổ chức việc thực theo yêu cầu, thị Tổng quản lý - Trước bữa tiệc diễn phải kiểm việc chuẩn bị thức ăn đồ uống - Đối chiếu tình hình hoạt động với mục tiêu đề đánh giá kết - Kiểm tra số lượng khách thực tế = Tổng số khách theo hợp đồng – Số ghế trống - Xác định thời gian phục vụ loại thức uống thức ăn - Giám sát quy trình phục vụ theo kế hoạch - Theo dõi, đạo diễn biến kế hoạch - Lưu ý số khách đến muộn - Giải việc phát sinh liên quan cách kịp thời - Phối hợp với phận khác thực công việc 3.4.2 Giải vấn đề phát sinh Trong bữa tiệc tránh khỏi vấn đề phát sinh kế hoạch Điều gây rắc rối cho nhân viên phục vụ, cho người quản lý tiệc chí cho 78 khách hàng Một số vấn đề thường phát sinh là: - Số lượng khách tăng dự kiến - Khách đến muộn không đến - Thiếu thức ăn, đồ uống - Khách ăn kiêng - Thời gian kéo dài - Khách khơng hài lịng với chất lượng phục vụ - Và vấn đề khác Khi có vấn đề phát sinh ngồi ý muốn, phận quản lý tiệc phải nắm xác thơng tin từ nhân viên, từ khách hàng để có hình thức xử lý phù hợp Có vấn đề cần trao đổi, xin ý kiến chủ tiệc Như khách đến muộn hay có khách ăn kiêng chẳng hạn Hệ thống báo cáo thu ngân 3.5 Hệ thống báo cáo hình thức quản lý khách sạn, nhà hàng quy định phù hợp với chế ngyên tắc quản lý Tuy nhiên tất nhà quản lý khách sạn cần có thơng tin cụ thể, chi tiết xác tình hình kinh doanh tiệc để có sách đắn chiến lược hoạt động Hệ thống báo cáo gồm: - Báo cáo đặt tiệc: Báo cáo tiệc khách đặt tuần, tháng để có kế hoạch chuẩn bị - Báo cáo tiệc đặt cọc lần 1: Để biết tiệc chắn tổ chức - Báo cáo tiệc đặt cọc lần 2: Để biết tiệc tổ chức - Báo cáo tiệc đến ngày thực hiện: Để phận phục vụ chuẩn bị - Báo cáo tiệc thực hiện: Để biết thời giam phòng tiệc trống, chuẩn bị cho tiệc 79 - Báo cáo tiệc có bàn mang về: Có bữa tiệc khách có đặt thêm để mang về, nên công tác chuẩn bị phải chu đáo, không để khách phải chờ đợi sau tiệc kết thúc - Báo cáo doanh thu lễ tiệc theo loại tiệc: Để biết doanh thu loại tiệc, làm sở cho việc tính tốn giá khai thác tiềm - Báo cáo phân tích lễ tiệc: Để rút kinh nghiệm cho bữa tiệc sau - Báo cáo tiệc huỷ: Để biết thời gian phòng tiệc trống - Báo cáo cuối ca thu ngân: Báo cáo tình hình thu, chi sau cá phục vụ tiệc - Báo cáo doanh thu tiệc theo chứng từ: Là báo cáo doanh thu thực tế theo chứng từ toán khách - Báo cáo doanh thu tiệc theo sản phẩm: Là báo cáo doanh thu có từ loại thực phẩm, đồ uống để từ biết lợi nhuận nguyê liệu, hàng hóa mang lại - Báo cáo công nợ lễ tiệc: Để nắm số tiền khách chưa toán Tùy theo quy định khách sạn, nhà hàng để lập loại báo cáo hoạt động kinh doanh tiệc Yêu cầu đánh giá kết học tập -Nội dung đánh giá: +Quản lý chi phí +Quản lý doanh thu Tiệc +Dự tốn lợi nhuận +Quản lý điều hành bữa Tiệc -Hình thức đánh giá: kiểm tra vấn đáp / trắc nghiệm Ghi nhớ: -Quản lý chi phí -Quản lý doanh thu Tiệc -Dự toán lợi nhuận -Quản lý điều hành bữa Tiệc 80 Câu hỏi thảo luận tập Làm đề kiểm sốt tốt chi phí ngun vật liệu bữa tiệc? Chí tiêu doanh thu, lợi nhuận có ý nghĩa hoạt động kinh doanh tiệc? Trình bày nội dung tổ chức thực giám sát công việc bữa tiệc? Chi phí tiêu chuẩn nguyên vật liệu khách sạn quy định 40% doanh thu Tính chi phí nguyên liệu cho bữa tiệc 500 khách với giá tiền 300.000 đ/khách? Một tháng khách sạn nhận 18 hợp đồng đặt tiệc với số lượng khách dự tiệc 6.000 người Giá bán suất ăn bình quân cho khách 400.000đ Doanh thu từ đồ uống dự tính 30% doanh thu ăn Hãy dự toán doanh thu dịch vụ tiệc tháng đó? 81 ... cầu khách hàng cách thức tổ chức, quản lý hiệu Môn học Quản trị tiệc môn học chương trình khung đào tạo chuyên ngành quản trị nhà hàng dịch vụ ăn uống trường Cao đẳng Bách Khoa Nam Sài Gịn qua... phục vụ - Chất lượng ăn - Cách trí - Khả lựa chọn thực đơn - Giá - Cách xếp bàn tiệc - Nơi giữ xe Các loại hình phục vụ tiệc 1. 7 1. 7 .1 Tiệc Ngồi Tiệc ngồi loại tiệc phổ biến Việt Nam giới Tiệc. .. 19 1. 6 Các yếu tố định bữa tiệc 19 1. 7 Các loại hình phục vụ tiệc 20 1. 7 .1 1.7.2 1. 7.3 1. 7.4 1. 7.5 Tiệc Ngồi 20 Tiệc Buffet 21 Tiệc Cocktail