Hệ thống báo cáo là hình thức quản lý do khách sạn, nhà hàng quy định phù hợp với cơ chế và ngyên tắc quản lý. Tuy nhiên tất cả các nhà quản lý khách sạn đều cần có những thơng tin cụ thể, chi tiết và chính xác về tình hình kinh doanh tiệc để có những quyết sách đúng đắn về chiến lược hoạt động.
Hệ thống báo cáo có thể gồm:
- Báo cáo đặt tiệc: Báo cáo những tiệc đã được khách đặt trong tuần, trong tháng để có kế hoạch chuẩn bị.
- Báo cáo các tiệc đặt cọc lần 1: Để biết được những tiệc chắc chắn sẽ được tổ chức.
- Báo cáo các tiệc đặt cọc lần 2: Để biết được những tiệc sắp được tổ chức. - Báo cáo các tiệc đến ngày thực hiện: Để bộ phận phục vụ chuẩn bị.
- Báo cáo các tiệc đã thực hiện: Để biết được các thời giam và phòng tiệc đã trống, chuẩn bị cho những tiệc tiếp theo.
- Báo cáo tiệc có bàn mang về: Có những bữa tiệc khách có đặt thêm để mang về, nên công tác chuẩn bị phải chu đáo, không để khách phải chờ đợi sau khi tiệc kết thúc.
- Báo cáo doanh thu lễ tiệc theo loại tiệc: Để biết được doanh thu của từng loại tiệc, làm cơ sở cho việc tính tốn giá cả và khai thác tiềm năng.
- Báo cáo phân tích lễ tiệc: Để rút kinh nghiệm cho những bữa tiệc sau. - Báo cáo tiệc huỷ: Để biết được thời gian và phòng tiệc còn trống.
- Báo cáo cuối ca của thu ngân: Báo cáo tình hình thu, chi sau cá phục vụ tiệc. - Báo cáo doanh thu tiệc theo chứng từ: Là bản báo cáo doanh thu thực tế theo chứng từ thanh toán của khách.
- Báo cáo doanh thu tiệc theo sản phẩm: Là bản báo cáo doanh thu có được từ các loại thực phẩm, đồ uống để từ đó có thể biết được lợi nhuận do nguyê liệu, hàng hóa đó mang lại.
- Báo cáo công nợ lễ tiệc: Để nắm được số tiền khách chưa thanh toán.
Tùy theo quy định của từng khách sạn, nhà hàng để lập các loại báo cáo về hoạt động kinh doanh tiệc.
Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập
-Nội dung đánh giá:
+Quản lý chi phí
+Quản lý doanh thu Tiệc +Dự tốn lợi nhuận
+Quản lý và điều hành bữa Tiệc
-Hình thức đánh giá: kiểm tra vấn đáp / trắc nghiệm
Ghi nhớ:
-Quản lý chi phí
-Quản lý doanh thu Tiệc -Dự toán lợi nhuận
Câu hỏi thảo luận và bài tập
1. Làm thế nào đề kiểm sốt tốt chi phí ngun vật liệu của bữa tiệc?
2. Chí tiêu doanh thu, lợi nhuận có ý nghĩa như thế nào đối với hoạt động kinh doanh tiệc?
3. Trình bày nội dung tổ chức thực hiện và giám sát công việc trong một bữa tiệc? 4. Chi phí tiêu chuẩn nguyên vật liệu của khách sạn được quy định là 40% doanh thu. Tính chi phí nguyên liệu cho bữa tiệc 500 khách với giá tiền 300.000 đ/khách?
5. Một tháng khách sạn nhận được 18 hợp đồng đặt tiệc với số lượng khách dự tiệc là 6.000 người. Giá bán suất ăn bình quân cho một khách là 400.000đ. Doanh thu từ đồ uống dự tính bằng 30% doanh thu ăn. Hãy dự toán doanh thu dịch vụ tiệc trong tháng đó?