Nếu trong một sự kện, khách hàng chịu trách nhiệm về địa điểm thì chúng ta chỉ phải lo khâu tổ chức phục vụ tiệc mà thôi. Tuy nhiên, phần lớn khách hàng sẽ đặt tiệc ở những khách sạn, nhà hàng có khả năng tổ chức tiệc bao gồm cả địa điểm. Sẽ vô cùng thuận lợi nếu doanh nghiệp chúng ta là một khách sạn hay một trung tâm hội nghị nổi tiếng, vì khâu tổ chức và phục vụ tiệc sẽ là rất chuyên nghiệp. Những khách sạn, nhà hàng chun nghiệp cịn có thể tư vấn cho khách hàng về đồ ăn, thức uống và đặt tiệc như thế nào cho tiết kiệm ngân sách,...Nhưng nếu chúng ta tổ chức ở một địa điểm khác theo yêu cầu của khách hàng (như tiệc khánh thành tại nhà máy, tiệc tất niên cho những công nhân chẳng hạn, hoặc tiệc ngồi trời trong khn viên cơng ty của khách hàng) thì có rất nhiều điều để chúng ta phải lưu ý khi lựa chọn địa điểm.
Những điều cần tham khảo khi lựa chọn địa điểm là:
- Loại hình tiệc:
Việc cần làm đầu tiên là tìm hiểu mục đích mà bữa tiệc đó cần đạt được để dễ dàng xác định loại hình tiệc, đó là bữa ăn chính hay là tiệc cooktail, breakfast nhẹ nhàng, set menu hay buffet…Tiệc phải trang trọng hay cần tạo sự gần gũi, thân thiện, điều này cịn có ích cho việc chọn thực đơn và bố trí bàn tiệc.Ví dụ một buổi tiệc cần sự giao lưu, găp gỡ thân mật thì nên kê dãy bàn dài, tổ chức tiệc đứng, để khách tự do lựa chọn món ăn và gặp gỡ nhau. Trong một bữa tiệc có nhiều thành phần tham dự thì nên chia thành khu riêng, sắp xếp chỗ ngồi trước cho khách VIP. Những yêu cầu này
đều liên quan đến diện tích, kiến trúc của phịng tiệc. Hoặc một bữa tiệc ngồi trời thì các điều kiện địa hình, thời tiết là hết sức quan trọng.
- Loại hình phục vụ:
Loại hình phục vụ liên quan đến cách thức phục vụ từng món ăn, đồ uống. Các loại món ăn trong thực đơn tiệc sẽ quyết định các thức phục vụ và điều quan trong là địa điểm tổ chức tiệc phải có khả năng để thực hiện loại hình phục vụ đố với từng món ăn hay đồ uống. Chẳng hạn một bữa tiệc có nhiều món ăn phục vụ theo loại hình kiều Nga hay kiểu Pháp thì địi hỏi phịng tiệc phải có diện tích rộng hơn thơng thường. Diện tích của phịng tiệc phải cho phép di chuyển xe đẩy dễ dàng, hay đảm bảo lối đi lại và chỗ đứng để nhân viên thực hiện các thao tác phục vụ.
- Số lượng khách dự tiệc:
Số lượng khách dự tiệc phản ảnh mức độ, quy mô lớn, nhỏ của bữa tiệc. Số lượng khách dự tiệc chủ yếu liên quan đến việc lựa chọn điểm có đủ chỗ ngồi, lối đi lại và các nhu cầu về trang trí phịng tiệc.