2.3.1. Nguồn đặt tiệc
Khách sạn, nhà hàng nhận tổ chức tiệc từ các nguồn thông tin khách nhau. Một số nguồn khách có thể là:
- Khách hàng liên hệ trực tiếp hoặc khách sạn, nhà hàng liên hệ với khách hàng để nắm bắt nhu cầu tổ chức..
- Thông tin từ Ban giám đốc qua các mối quan hệ với đối tác, với các cơ quan, đơn vị và cá nhân.
- Thông tin từ bộ phận lễ tân tiếp nhận khách hàng đặt tiệc. - Thông tin qua mail hoặc website.
Khi có nguồn khách đặt tiệc, thư ký bộ phận tiệc ghi nhận thông tin của khách vào phiếu thông tin khách hàng theo mẫu đã in sẵn của khách sạn nhà hàng.
Trường hợp khách hàng không cung cấp đủ thông tin thì thư ký liên hệ với khách hàng để nhận được đầy đủ thông tin và cập nhật vào phiếu thông tin. Khi tiếp nhận thôn tin, thư ký phải xem xét các thông tin và so năng lực phục vụ của khách sạn, nhà hàng so với yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp năng lực của khách sạn, nhà hàng khơng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì tùy theo khả năng mà thư ký trả lời và giải thích cho khách một cách thuyết phục . Trong trường hợp không đáp ứng nhu cầu khách hàng do hết chỗ, thiếu diện tích, thiếu nhân viên, giá thấp, v.v… thì thư ký báo cáo ban giám đốc xin ý kiến chỉ đạo và truyền đạt thông tin phản hồi cho khách hàng biết. Nếu khách không đồng ý phương án do ban giám đốc chỉ đạo thì thư ký nên giới thiệu cho khách một địa điểm khác tương tự và hẹn sẽ được phục vụ quý khách vào những dịp gần nhất.
2.3.2. Những thông tin cần thiết khi nhận đặt tiệc
- Họ tên chủ tiệc - Địa chỉ, điện thoại - Lý do tổ chức (loại tiệc)
- Ngày giờ tổ chức, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. - Tổng số khách, đối tượng, thành phần khách
- Trẻ em
- Số suất đặt ăn - Giá suất ăn - Giá đố uống - Thực đơn ăn - Thực đơn uống - Loại hình phục vụ - Tổng số tiền dự kiến - Loại bàn, dạng bàn - Hình thức trang trí - Số suất ăn dự phòng
- Các yêu cầu về trang trí, âm thanh, ánh sáng - Chương trình nghi lễ
- Dịch vụ kèm theo: Phòng nghỉ, giữ xe, tham quan, giải trí - Hình thức thanh tốn
- Người thanh toán - Số tiền đặt cọc
- Ngày điều chỉnh cuối cùng
2.3.3. Sổ đặt tiệc
Sổ đặt tiệc là tài liệu quan trọng đối với các nhà quản trị với mục đích: - Ghi chép thôn tin về khách hàng đặt tiệc.
- Theo dõi lượng khách và thời gian khách đặt tiệc trong ngày, tuần, tháng. - Làm cơ sở cho việc bố trí và sắp xếp các nguồn lực cần thiết cho từng bữa tiệc.
Sổ đặt tiệc được thiết kế đơn giản và do thư ký bộ phận tiệc quản lý.
Sổ đặt tiệc chứa đựng những thông tin sau:
- Ngày tháng và giờ tổ chức tiệc do khách đặt. - Họ tên khách hàng đặt tiệc.
- Số lượng khách, số lượng bàn khách dự kiến. - Những yêu cầu liên quan đến bữa tiệc.