báo cáo thực tập nhận thức công việc trợ lý giám đốc tại công ty tnhh thương mại quốc tế unicoh

công việc trợ lý giám đốc tại công ty tnhh thương mại quốc tế unicoh

i

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

Báo cáo thực tập nhận thức

CÔNG VIỆC TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC TẠI CÔNG

TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ UNICOH

Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Unicoh

Giảng viên hướng dẫn: Tô Thị Tú Trang

Họ và tên sinh viên : Thái Bá Thành

Thời gian thực tập : 07/01/2013 - 11/03/2013

Ngày nộp báo cáo: 06/03/2013

Người nhận báo cáo: ………

Tp Hồ Chí Minh, Tháng 3/2013

ii

Nhận xét của cơ quan thực tập

Họ tên nguời nhận xét

Ký tên

iii

Nhận xét của giảng viên hướng dẫn thực tập

Họ tên GVHD

iv

Trích yếu

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu đang đối mặt với nhiều khó khăn như hiện nay, vấn

đề cạnh tranh trong quá trình tuyển dụng càng trở nên gay gắt, đòi hỏi đối với một ứng viên không còn dừng lại ở các kiến thức chuyên môn hoặc kỹ năng mềm, mà bên cạnh đó

là những trải nghiệm, kinh nghiệm mà họ đúc kết được qua quá trình làm việc, tiếp cận thực tế Và đối với một sinh viên thì những yếu tố đó thường chỉ có thể đúc kết được qua quá trình thực tập

Hiểu được tầm quan trọng của việc tiếp cận thực tế, trường Đại học Hoa Sen, ngoài kì thực tập tốt nghiệp, còn tổ chức một kì thực tập nhận thức, nhằm giúp sinh viên bước đầu định hình được môi trường làm việc thực tế ngoài xã hội, thấy được sự khó khăn cũng như thuận lợi và quan trọng hơn cả là xác định được “mình đang đứng ở đâu!”, để từ đó

có thể lập ra các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn nhằm hoàn thiện bản thân và trên hết là đạt mục tiêu thành công trong sự nghiệp tương lai

v

Mục lục

Nhận xét của cơ quan thực tập II Nhận xét của giảng viên hướng dẫn thực tập III Trích yếu IV Mục lục V

Lời cảm ơn 1

Dẫn nhập 3

Danh mục hình ảnh 5

1 Tổng quan về công ty tnhh thương mại quốc tế unicoh 6

1.1 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY 6

1.1.1 tổng quan 6

1.1.2 sơ nét về công ty và các sản phẩm, dịch vụ 7

1.2 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 8

1.3 CHỨC NĂNG CÁC PHÕNG BAN 10

1.3.1 phòng kinh doanh 10

1.3.2 phòng marketing 10

1.3.3 phòng kỹ thuật 10

1.3.4 phòng chăm sóc khách hàng 10

1.3.5 phòng kế toán 11

1.3.6 trợ lý 11

2 Các công việc đã làm và được hướng dẫn trong quá trình thực tập nhận thức 13

2.1 LÀM QUEN, TÌM HIỂU VỀ CÔNG TY VÀ CÁC SẢN PHẨM, DỊCH VỤ KINH DOANH 13

vi

2.2 NHÂN SỰ 15

2.2.1 soạn thảo tin tuyển dụng 15

2.2.2 tìm kiếm nhân sự 16

2.2.3 xem xét hồ sơ ứng tuyển, sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn 17

2.2.4 đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới 18

2.2.5 soạn thảo hợp đồng lao động 18

2.2.6 soạn thảo các form phục vụ cho bộ phận nhân sự 19

2.3 HÀNH CHÍNH – VĂN PHÕNG 20

2.3.1 sắp xếp, thay mới và lưu trữ hồ sơ khách hàng 20

2.3.2 đóng dấu tài liệu, hợp đồng 20

2.3.3 mua văn phòng phẩm, thiết bị cần thiết 21

2.3.4 soạn thảo tài liệu, hợp đồng, biên bản cuộc họp 22

2.4 CÁC CÔNG VIỆC KHÁC 22

2.4.1 gửi đơn trình lên cơ quan bảo hiểm xã hội quận 1 về vấn đề biến động nhân sự 22

2.4.2 kiểm tra sổ phụ, chuyển tiền xuống kho và cho các đối tượng được yêu cầu 23

2.4.3 kiểm tra lịch sử giao dịch tài khoản của công ty 25

2.4.4 theo dõi công nợ của khách hàng, soạn thảo bản đối chiếu công nợ và yêu cầu thanh toán đối với các khoản nợ đến hạn 25

2.4.5 hoàn thành bảng tổng hợp chi tiết chi tiêu 27

2.4.6 được hướng dẫn xem xét và theo dõi báo cáo xuất nhập tồn kho 28

2.4.7 công việc tiếp đón ban lãnh đạo, các kỹ sư từ tổng công ty sang xem xét và làm việc 29

3 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực 31

3.1 THUẬN LỢI 31

vii

3.2 KHÓ KHĂN 32

4 Tự đánh giá bản thân 33

5 Nhận thức môi trường làm việc trong công ty và bài học kinh nghiệm đúc kết cho bản thân 35

6 Kế hoạch 36

7 Kết luận 37

Tài liệu tham khảo 39

Phụ lục 40

1

Lời cảm ơn

Trong suốt quá trình từ lúc trước, trong khi thực tập tại công ty cho đến lúc hoàn thành báo cáo, tôi nhận được sự trợ giúp của rất nhiều người Sau đây tôi xin lần lượt gửi lời cảm ơn đến những ai đã giúp đỡ tôi trong suốt quá trình vừa qua:

Về phía nhà trường, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo trường Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho tôi tham gia đợt thực tập nhận thức đầy bổ ích này, tôi biết rằng nếu không có đợt thực tập tôi sẽ không có những cơ hội tiếp cận tốt như thế, tôi thực sự cảm thấy mình trưởng thành và vững tin hơn vào bản thân sau đợt thực tập

Lời cảm ơn thứ hai tôi chân thành gửi đến Cô Tô Thị Tú Trang – Giảng viên hướng dẫn của tôi, tôi thực sự cảm nhận được sự tận tâm của cô đối với sinh viên chúng tôi, cô không chỉ làm rất tốt vai trò hướng dẫn mà bên cạnh đó cô còn kiên nhẫn chỉnh sửa từng lỗi nhỏ để chúng tôi có thể hoàn thành một cách tốt nhất Tôi luôn ghi nhớ điều cô dạy cùng những kinh nghiệm cô chia sẻ, đó sẽ là những yếu tố không chỉ giúp tôi thành công trong kỳ thực tập nhận thức, mà còn giúp tôi định hình “con đường” mà mình phải đi sau này Một lần nữa “em” xin cảm ơn Cô!

Tiếp theo tôi xin gửi lời cảm ơn đến bạn Quốc cùng các anh chị công tác tại trường đã cung cấp thông tin cần thiết, hướng dẫn tôi trong việc chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu, cũng như cách thức chuẩn bị và thực hiện quá trình thực tập

Về phía công ty, tôi xin gửi lời cảm ơn đến chị Hạnh, Giám đốc công ty Unicoh đã chấp nhận cho tôi vào thực tập tại công ty và tạo mọi điều kiện cho tôi tiếp xúc công việc Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn đến chị Dung và anh Hùng, hai người trực tiếp hướng dẫn tôi trong quá trình thực tập, đã tận tình chỉ bảo, cung cấp tài liệu cho tôi, góp phần giúp tôi hoàn thành tốt kỳ thực tập

3

Dẫn nhập

Hiểu được tầm quan trọng của kỳ thực tập nhận thức, tôi đã “bước từng bước” thật cẩn thận trong quá trình thực tập – Ngay từ bước đầu chọn nơi thực tập, dù là một sinh viên chuyên ngành ngân hàng, nhưng với suy nghĩ “biết người biết ta trăm trận trăm thắng”, tôi xác định rõ công ty, doanh nghiệp mới là đối tượng tôi hướng tới, họ sẽ là khách hàng của tôi trong tương lai, và để phục vụ khách hàng của mình tốt hơn thì phải hiểu họ Bên cạnh đó, tôi tự hiểu rằng nếu vào ngân hàng, tôi sẽ khó có cơ hội tiếp cận với cấp lãnh đạo – trong khi họ là những con người mà mình có thể học hỏi được rất nhiều điều hay, là những hình mẫu mà tôi luôn phấn đấu để có thể đạt được trong tương lai Các yếu tố trên

đã thôi thúc tôi xác định vị trí mà tôi muốn thực tập đó là trợ lý của một cấp lãnh đạo tại một công ty

Với suy nghĩ rằng vị trí của tôi mong muốn sẽ khó có thể được chấp nhận tại các công ty lớn, vì thế tôi hướng sang các công ty vừa và nhỏ May mắn thay, cuối cùng tôi cũng được chấp nhận vào vị trí trợ lý Giám đốc tại Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Unicoh, đây là công ty trực thuộc một công ty tại Hàn Quốc Tôi thầm nghĩ đây sẽ là cơ hội cho mình trải nghiệm trong một môi trường làm việc vừa có người Việt và người nước ngoài, chắc chắn sẽ có nhiều điều để tôi học hỏi Ngay từ khi được thông báo chấp nhận, với thời gian chỉ 7 tuần nên tôi đã đặt ra cho mình các mục tiêu cụ thể nhằm có thể

“thu hoạch” được thật nhiều kiến thức cũng như những gì bổ ích cho tôi, các mục tiêu cụ thể như sau:

Mục tiêu đầu tiên mà tôi xác định là phải hoàn thành thật tốt các công việc mà mình được giao trong quá trình thực tập, điều này không ngoài mục đích nhận được tin tưởng và tín

4

nhiệm, khi đó chẳng những tôi sẽ có cơ hội tiếp xúc với nhiều công việc, tích lũy được nhiều kinh nghiệm, mà còn có thể thu thập được nhiều tài liệu hơn nhằm hoàn thành báo cáo thực tập nhận thức một cách tốt nhất có thể, khi đó sác xuất đạt kết quả tốt sẽ cao hơn

vì đối với bản thân tôi thành tích cao là một trong những lợi thế rất lớn cho tôi sau này Mục tiêu thứ hai tôi hướng đến là hiểu rõ về công ty mình vào thực tập, mà cụ thể tôi muốn tìm hiểu một công ty kinh doanh thì cần phải có “những gì” để hình thành và phát triển - Điều này cần thiết cho “kế hoạch dài hạn” của tôi trong tương lai

Mục tiêu thứ ba tôi muốn bổ sung cho mình các kiến thức về những nghiệp vụ căn bản

mà một trợ lý cần có, để sau này có cơ hội làm việc tôi sẽ không bỡ ngỡ và lúng túng

Mục tiêu thứ tư của tôi là tạo mối quan hệ tốt đẹp với các anh chị nhân viên trong công

ty, nhằm học tập tác phong làm việc chuyên nghiệp và cách đối nhân xử thế của họ, trong

đó tôi đặc biệt chú ý đến các cấp lãnh đạo – những người mà với vị trí trợ lý thực tập, tôi

sẽ có cơ hội tiếp xúc nhiều nhất, cũng là hình mẫu mà tôi khâm phục và cố gắng nỗ lực hướng đến

Mục tiêu cuối cùng tôi hy vọng đạt được là sau đợt thực tập, tôi có thể xác định rõ ràng hơn được những điểm mạnh và những gì mình còn thiếu trong một môi trường làm việc thực tế, nhẳm bổ sung và hoàn thiện mình hơn – không ngoài mục đích tạo cho bản thân lợi thế trong việc thực hiện các “kế hoạch” sau này

5

Danh mục hình ảnh

Hình 1 – Logo tổng công ty UNICOH

Hình 2 – Các dịch vụ chính Unicoh cung cấp

Hình 3 – Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Unicoh

Hình 4 – Một góc phòng thí nghiệm của công ty

Hình 5 – Một phần mẩu tin tuyển dụng của công ty

Hình 6 – Ngân hàng CommonwealthBank

Hình 7 – Một phần bảng theo dõi công nợ

Hình 8 – Một phần báo cáo chi tiết chi tiêu của công ty 2012

6

1 Tổng quan về công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Unicoh

Hình 1 – Logo Tổng công ty UNICOH.

(nguồn: tài liệu công ty cung cấp)

1.1 Sơ lược về công ty

1.1.1 Tổng quan

Tên công ty : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ UNICOH

Tên tiếng Anh : UNICOH INTERNATIONAL CO,LTD

Giám đốc : Trương Thị Mỹ Hạnh

Địa chỉ : 123 Lê Lợi, P Bến Thành, Q 1, TP Hồ Chí Minh

Điện thoại : 84-8-39142257

7

1.1.2 Sơ nét về công ty và các sản phẩm, dịch vụ

Hình 2 – Các dịch vụ chính Unicoh cung cấp

(Nguồn: từ Website của Tổng công ty)

Unicoh International Co.,Ltd (UIC) là công ty con của công ty hoá chất Unicoh (Hàn Quốc) Công ty UIC đã tham gia vào thị trường Việt được 7 năm, chuyên cung cấp sỉ lẻ các loại hoá chất trong ngành công nhiệp như: hoá chất cho ngành xử lý nước, môi trường, nồi hơi, các loại hoá chất cho xi mạ, giấy, dệt nhuộm, thép cán nguội, xây dựng, khai khoáng,…

Ngoài cung cấp hoá chất còn có dịch vụ súc tẩy hoá chất làm sạch các hệ thống đường ống trong tháp giải nhiệt, nồi hơi, hệ thống làm lạnh,… trong các nhà máy Bên cạnh đó còn cung cấp hoá chất và xử lý các loại nước thải công nghiệp cho công ty và các khu công nghiệp

Tại Việt Nam, sản phẩm đã và đang được một số khách hàng lớn tín nhiệm và tin dùng từ lâu, vì thế trong kinh doanh công ty luôn lấy chữ tín làm đầu và luôn đồng hành với chất lượng sản phẩm của khách hàng

Với phương châm “cam kết cho chất lượng và hiệu quả” Unicoh luôn đồng hành cùng với sự phát triển của khách hàng!

Đặc biệt, công ty có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận nơi, cụ thể:

UIC chuyên cung cấp sỉ và lẻ các loại hoá chất cho các ngành công nghiệp, dịch vụ giao hàng tận nơi trong phạm vi nội thành

Hiện tại chúng tôi có dịch vụ xử lý nước cung cấp trong khu công nghiệp, nước thải sản xuất của các ngành xi mạ, dệt nhuộm, giấy và giày da,… Vệ sinh đường ống tháp giải nhiệt, nồi hơi tháp giải nhiệt, nồi hơi là những thiết bị rất quan trọng cho các công ty, nhà máy sản xuất liên tục Nó gồm các hệ thống ống chứa nước giải nhiệt cho nhà máy và tạo

ra năng lượng đốt nóng cho sản xuất Nếu một khi hệ thống đường ống bị cáu cặn hay bị nghẽn do cặn bã, vi sinh vật lâu ngày sẽ làm tắc nghẽn lưu thông đường nước và hệ thống ống bị ăn mòn thì sẽ không tránh khỏi những trục trặc trong sản xuất Chính vì thế, chúng

ta cần phải sử dụng hoá chất để ngăn chặn và bảo vệ đường ống ngay từ đầu và thường xuyên súc tẩy theo định kỳ

(Nguồn: tài liệu giới thiệu do công ty cung cấp)

9

GIÁM ĐỐC

Trợ lý

Chăm sóc Khách Hàng

Kế toán

Hình 3 - Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Thương Mại Quốc Tế Unicoh

(Nguồn: tác giả)

10

1.3 Chức năng các phòng ban

1.3.1 Phòng Kinh doanh

Tìm kiếm khách hàng

Theo dõi hoạt động các hợp đồng đã ký

Thăm hỏi, duy trì các mối quan hệ với khách hàng cũ và hiện thời

Lên các kế hoạch tư vấn, báo giá, phác thảo các hợp đồng cho từng khách hàng cụ thể

Soạn thảo, chuẩn bị các tài liệu cần thiết phục vụ cho việc tư vấn dịch vụ cho khách Liên lạc với khách, giới thiệu và tư vấn các sản phẩm, dịch vụ của công ty

Báo cáo kết quả kinh doanh định kì

1.3.2 Phòng Marketing

Lập chiến lược quảng bá hình ảnh công ty và các sản phẩm, dịch vụ

Tổ chức các chương trình Marketing khi có cần thiết

1.3.3 Phòng Kỹ thuật

Tìm hiểu, thí nghiệm, phát triển các sản phẩm mới cho công ty

Cung cấp các dịch vụ về kỹ thuật hóa chất

Chăm sóc, tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của khách hàng về phần kỹ thuật

Trực tiếp khảo sát các công trường, xí nghiệp của khách

Thiết kế các quy trình phù hợp với từng khách hàng cụ thể

1.3.4 Phòng Chăm sóc khách hàng

Chăm sóc và duy trì quan hệ đối với các khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ cùa công ty thường xuyên

Hỗ trợ cho khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty

Tiếp nhận các vấn đề khách hàng gặp phải khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty

11

Trực tiếp làm việc với đội ngũ trong kho và giao hàng

Trực tiếp lắng nghe và ghi nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng

Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng nhằm phục vụ tốt hơn

1.3.5 Phòng Kế toán

Tính toán kết quả hoạt động kinh doanh

Quản lý công văn, chứng từ, hóa đơn mua bán

Quyết toán sổ sách và thực hiện các nghiệp vụ kế toán

Quyết toán thuế và quản lý các khoản thu chi

Lập báo cáo thống kê tài chính và hạch toán kế toán hoạt động kinh doanh của công ty theo đúng quy định

1.3.6 Trợ lý

Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc

Tiếp nhận các cuộc gọi, thư tín,… từ trong và ngoài công ty của Giám Đốc, sắp xếp, phân loại và báo cáo lại

Lên lịch làm việc, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cần thiết cho Giám đốc thường ngày và trong thời gian đi công tác hay tham gia các cuộc họp, hội nghị,…

Hỗ trợ Giám đốc trong việc xem xét hoạt động của các phòng ban

Xem xét các báo cáo kết quả từ các phòng ban và báo cáo Giám đốc

Làm nhiệm vụ thu – mua các thiết bị cần thiết cho công ty

Soạn thảo các hợp đồng kinh doanh cho công ty với từng khách hàng cụ thể

Quản lý công nợ

Soạn thảo hợp đồng lao động cho nhân viên mới

Thanh toán lương cho từng phòng ban

12

Soạn thảo tin tuyển dụng và đăng tuyển nhân sự

Xếp lịch hẹn phỏng vấn cho ứng viên đủ điều kiện

Hướng dẫn các điều cơ bản cho nhân viên mới

Xem xét năng lực của nhân viên mới trong thời gian thử việc

Sắp xếp, lưu trữ và quản lý hồ sơ công ty

Chuẩn bị các thủ tục, tài liệu cần thiết khi có các khách hàng cũng như đồng nghiệp từ Tổng công ty qua xem xét và làm việc

ấn tượng các cung cách làm việc trong công ty, mỗi cá nhân nơi đây đều làm việc, tận dụng tất cả thời gian trong công ty Vì lẽ đó, tôi được giao hầu như tất cả những việc mà một “sinh viên chưa có chuyên môn” có thể làm được Sau đây là một số công việc mà

theo tôi là đáng ghi nhận

doanh

Cách thực hiện:

Đọc các tài liệu được cung cấp miêu tả sơ nét về công ty, lên website công ty tìm kiếm tài liệu về sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp

Được hướng dẫn tham quan và làm quen với các phòng ban trực thuộc khác

Tham quan phòng nghiên cứu thí nghiệm, xem xét tận mắt các sản phẩm, đọc các tài liệu về quy trình sản xuất sản phẩm

14

Đọc quy định và nguyên tắc lảm việc tại công ty, được hướng dẫn sử dụng các loại thiết bị cơ bản của văn phòng, cách tra cứu tài liệu, cách sử dụng, đăng nhập vào máy tại công ty,…

Hình 4 – một góc phòng thí nghiệm của công ty

(Nguồn: tác giả)

Kết quả:

Bước đầu làm quen với môi trường làm việc tại công ty, hiểu biết về các phòng ban, biết rõ nhưng quy định, nguyên tắc trong công ty, cách sử dụng các thiết bị văn phòng theo đúng quy định,…

Về mặt sản phẩm hóa chất và quy trình sản xuất, do không có kiến thức chuyên môn, nên chỉ hiểu sơ lược về sản phẩm, dịch vụ của công ty

Kinh nghiệm:

Cẩn phải chủ động tìm kiếm thông tin về công ty thông qua các website trước để không mất thời gian trong công ty, đặc biệt là các thông tin sản phẩm để nắm bắt

rõ hơn và nhanh hơn khi được nghe thuyết minh

Mạnh dạn hỏi những gì mình chưa hiểu rõ để tránh sai sót trong quá trình làm việc

và có thể hiểu biết thêm những thông tin không có trong tài liệu

Thiết kế form tin tuyển dụng bằng tiếng Anh cho vị trí cần thiết

Do chƣa có kinh nghiệm nên đã hoàn thành trong thời gian khá dài

16

Hình 5 – Một phần mẩu tin tuyển dụng của công ty

(Nguồn: Website công ty)

Chủ động liên lạc thông qua hình thức điện thoại với các ứng viên phù hợp, mời

họ gửi hồ sơ và tham gia phỏng vấn vào công ty

17

Kết quả:

Tìm kiếm và nhận được hai sự đồng ý tham gia phỏng vấn của hai ứng viên vào vị

trí nhân viên kinh doanh và thư ký văn phòng

Kinh nghiệm:

Cần chú ý tìm hiểu kỹ các thông tin hồ sơ, CV trên Website để tránh mất thời gian liên lạc

Chuẩn bị thông tin đầy đủ hơn để có thể trả lời những thắc mắc từ các ứng viên

2.2.3 Xem xét hồ sơ ứng tuyển, sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn

Cách thực hiện:

Đọc hồ sơ và CV của các ứng viên, dựa trên các yêu cầu cụ thể của từng vị trí mà công ty yêu cầu, lựa chọn ra những hồ sơ phù hợp

Gửi thư mời phỏng vấn đến các ứng viên phù hợp qua email

Thông báo lịch hẹn phỏng vấn đến các ứng viên nhằm xác định lại thời gian hẹn phỏng vấn, tiếp nhận ý kiến phản hồi

Sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn phù hợp cho người phỏng vấn và ứng viên

18

Phải điện thoại xác nhận lại lịch hẹn, tránh trường hợp ứng viên không nhận được

email hay không có ý tham gia vào buổi phỏng vấn

2.2.4 Đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới

Cách thực hiện:

Cung cấp đầy đủ các tài liệu, thông tin cần thiết cho nhân viên mới

Ngoài công việc cụ thể, hướng dẫn nhân viên mới những điều cơ bản, những quy

định, nguyên tắc khi làm việc trong công ty

Sau khi hướng dẫn các điều cơ bản, thì đưa họ đến các bộ phận được bổ nhiệm để

được trưởng bộ phận hướng dẫn chuyên môn

Theo dõi, giám sát cũng như đánh giá năng lực của nhân viên mới do bản thân trực tiếp hướng dẫn, còn đối với các nhân viên mới khác thì tiếp nhận đánh giá từ cấp

trên trực thuộc của họ

Báo cáo kết quả lên cho Giám Đốc

Kết quả:

Đánh giá được năng lực của các nhân viên mới trong thời gian thử việc

Gửi “Thư thôi việc” cho nhân viên kinh doanh mới dựa trên yêu cầu từ trưởng phòng kinh doanh và sự chấp nhận của Giám đốc

Kinh nghiệm:

Cần phải đề ra hướng giải quyết phù hợp kịp thời để tránh gây mất thời gian cho

công ty và bản thân nhân viên mới

2.2.5 Soạn thảo hợp đồng lao động

Cách thực hiện:

Dựa theo Form hợp đồng lao động có sẵn, điền đầy đủ thông tin và điều chỉnh một

số điều khoản cho phù hợp

Mọi thông tin trong hợp đồng lao động là bảo mật, chỉ những bên liên quan đƣợc biết

2.2.6 Soạn thảo các Form phục vụ cho bộ phận nhân sự

Cách thực hiện:

Tiếp nhận các yêu cầu về các vấn đề từ Giám Đốc

Tham khảo các Form có sẵn từ trong và ngoài công ty

Soạn thảo các Form phù hợp với công ty

Sắp xếp theo tên từng khách hàng cụ thể và theo từng năm

Bao gồm thông tin, hợp đồng, tài liệu khác…

Xem xét, phân loại các tài liệu: tài liệu quan trọng thì xếp vào “tài liệu 2013” còn không quan trọng thì lưu trữ vào “tài liệu 2012 cũ”

Các tải liệu khác

Xem xét mức độ quan trọng, giữ lại hoặc lưu trữ vào kho dữ liệu

Phân loại theo từng mục cụ thể, các tài liệu liên quan đến phòng ban nào thì đưa về cho phòng ban đó lưu trữ

Biết vị trí đóng dấu công ty và con dấu tên Giám đốc trong Hợp đồng

2.3.3 Mua văn phòng phẩm, thiết bị cần thiết

Cách thực hiện:

Nhận yêu cầu về các thiết bị cũng nhƣ các nhu cầu về văn phòng phẩm từ Giám đốc và các phòng ban khác

Tìm kiếm các nhà cung cấp và yêu cầu báo giá

So sánh giá và lựa chọn nhà cung cấp hợp lý nhất

Báo cáo và đƣợc sự chấp nhận từ Giám đốc

Liên lạc với nhà cung cấp và tiến hành quá trình mua hàng

22

2.3.4 Soạn thảo tài liệu, hợp đồng, biên bản cuộc họp

Cách thực hiện:

Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho Giám đốc trước mỗi cuộc họp đầu tuần

Ghi tóm tắt biên bản cuộc họp đầu tuần

Kết quả:

Soạn thảo được một hợp đồng kinh doanh

Ghi tóm tắt biên bản cuộc họp hàng tuần

Phân phồi bản ghi đến các phòng ban

Kinh nghiệm:

Biết được cách thiết kế hợp đồng kinh doanh phù hợp với công ty

Ghi nhanh và chỉ ghi tóm tắt các ý chính quan trọng của buổi họp