báo cáo thực tập nhận thức công ty tnhh giao nhận năm sao vàng

báo cáo thực tập nhận thức công ty tnhh giao nhận năm sao vàng

KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Giao Nhận Năm Sao Vàng Thời gian thực tập : 7/1/2013 – 11/3/2013

Giảng viên hướng dẫn : Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức

Sinh viên thực tập : Nguyễn Hoàng Giang

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 3/2013

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Giao Nhận Năm Sao Vàng Thời gian thực tập : 7/1/2013 – 11/3/2013

Giảng viên hướng dẫn : Thầy Hồ Sỹ Tuy Đức

Sinh viên thực tập : Nguyễn Hoàng Giang

Ngày nộp báo cáo: / / _

Người nhận báo cáo (ký và ghi rõ họ tên):

Nhậ n xé t củ ậ giậ ng vié n

Ngày… tháng… năm…

Giảng viên

Nhậ n xé t củ ậ cơ qủận thự c tậ p

Ngày… tháng… năm…

Thủ trưởng đơn vị

Trí ch yé ủ

Sau 2 tháng thực tập tại Công ty TNHH Năm Sao Vàng, tôi đã đúc kết được một vài kinh nghiệm và viết ra báo cáo này Trong khoảng thời gian thực tập, tôi đã làm quen được với môi trường làm việc của công ty, tạo dựng được nhiều mối quan hệ và học hỏi được cách ứng xử sao cho đúng mực trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp Đồng thời, đây cũng là cơ hội để tôi có thể áp dụng các kiến thức đã học của môn nguyên lý kế toán, kế toán tài chính và kỹ năng giao tiếp vào thực tế cuộc sống

Mủ c lủ c

Nhận xét của giảng viên i

Nhận xét của cơ quan thực tập ii

Trích yếu iii

Mục lục iv

Lời cảm ơn vi

Danh mục bảng biểu – hình ảnh vii

Nhập đề 1

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN NĂM SAO VÀNG 2 1.1 Giới thiệu khái quát về công ty 2

1.2 Đặc điểm của công ty FGS Logistics 3

1.2.1 Ngành nghề kinh doanh 3

1.2.2 Mô hình dịch vụ của công ty FGS Logistics 4

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 5

1.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty 5

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 5

1.3.2.1 Giám đốc 5

1.3.2.2 Phó giám đốc 6

1.3.2.3 Bộ phận kinh doanh 6

1.3.2.4 Bộ phận kế toán 6

1.3.2.5 Bộ phận giao nhận 7

1.3.2.6 Bộ phận chứng từ 7

1.3.3 Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty FGS Logistics Co., LTD 7 1.3.3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán 7

1.3.3.2 Chức năng nhiệm vụ của kế toán 8

a Kế toán trưởng 8

b Kế toán nhập liệu 8

1.3.3.3 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty FGS Logistics 8

CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU CÔNG VIỆC THỰC TẬP 10

2.1 Phôtô chứng từ cho công ty 10

2.2 In file dữ liệu 10

2.3 Scan giấy tờ 10

2.4 Đóng mộc công ty vào quyển sổ hóa đơn giá trị gia tăng 11

2.5 Bấm lỗ chứng từ cho công ty 11

2.6 Viết báo phát 11

2.7 Sắp xếp các file 14

2.8 Kiểm tra nội dung bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra/mua vào với hóa đơn giá trị gia tăng 14

2.9 Kẹp hóa đơn GTGT với phiếu thu/phiếu chi 17

CHƯƠNG III: CÔNG VIỆC TỰ NGHIÊN CỨU 25

3.1 Quy trình chấm công cho nhân viên 25

3.2 Quy trình tính lương và thanh toán lương 25

3.3 Quy trình thu tiền mặt 26

3.4 Quy trình chi tiền mặt 27

CHƯƠNG IV: CÔNG VIỆC QUAN SÁT 28

4.1 Quan sát việc dò bảng kê hóa đơn GTGT 28

4.2 Quan sát việc tìm kiếm khách hàng 28

4.3 Quan sát việc fax và gọi điện thoại xác nhận bên kia đã nhận được fax 28

4.4 Quan sát việc xuất tiền/thu tiền mặt sử dụng máy đếm tiền 29

4.5 Quan sát việc thực hiện quy định về giờ giấc, đồng phục 29

4.6 Quan sát việc liên lạc giữa các nhân viên trong công ty 29

CHƯƠNG V: NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ 30

5.1 Nhận xét 30

5.1.1 Ưu điểm 30

5.1.2 Nhược điểm 30

5.2 Kiến nghị 31

CHƯƠNG VI: KẾT LUẬN 32

Lơ i cậ m ơn

Trong quá trình thực tập và viết báo cáo thực tập nhận thức của mình, đầu tiên tôi xin gửi lời cảm ơn tới ban Giám hiệu trường đại học Hoa Sen và quý thầy cô trong khoa Kinh tế thương mại đã tận tình giảng dạy, tạo điều kiện cho tôi có đợt thực tập vừa qua Tôi xin gửi lời cảm ơn tới thầy Hồ Sỹ Tuy Đức, người đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành tốt báo cáo này

Kế đến, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban Giám đốc, các anh chị cô chú nhân viên thuộc các phòng ban của Công ty TNHH Giao Nhận Năm Sao Vàng, đặc biệt là chị Huỳnh Thị Nga trong phòng kế toán đã hết lòng giúp đỡ, cung cấp dữ liệu cũng như tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình thực tập Xin chân thành cảm ơn chị!

Dậnh mủ c bậ ng bié ủ – hí nh ậ nh

Hình 1 – logo công ty FGS 2

Hình 2 – Quy trình dịch vụ công ty FGS 4

Hình 3 – Sơ đồ tổ chức công ty FGS 5

Hình 4 – Sơ đồ bộ máy kế toán 7

Hình 5 – Sơ đồ trình tự ghi chép của hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ 9

Hình 6 – Bill báo phát 12

Hình 7 – Bìa thư báo phát 12

Hình 8 – Hóa đơn GTGT báo phát 13

Hình 9 – Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra 15

Hình 10 – Hóa đơn GTGT dò với bảng kê hóa đơn 16

Hình 11 – Phiếu chi 17

Hình 12 – Hóa đơn GTGT liên giao khách hàng 18

Hình 13 – Phiếu thu 19

Hình 14 – Hóa đơn GTGT liên lưu 20

Hình 15 – Hóa đơn GTGT liên nội bộ 21

Hình 16 – Phiếu thu ngân hàng 22

Hình 17 – Giấy báo có điện tử kiêm phiếu chuyển khoản 22

Hình 18 – Statement of account 23

Hình 19 – Bộ chứng từ sau khi kẹp 24

Hình 20 – Quy trình chấm công cho nhân viên 25

Hình 21 – Quy trình tính lương và thanh toán lương 25

Hình 22 – Quy trình thu tiền mặt 26

Hình 23 – Quy trình chi tiền mặt 27

Nhậ p đé

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, chính sách mở cửa hợp tác của Nhà

nước đã tạo điều kiện thuận lợi cũng như không ít những khó khăn, thử thách cho các doanh nghiệp Để có thể đứng vững trong nền kinh tế đa dạng và thường xuyên thay đổi

đó, các doanh nghiệp không ngừng cải thiện và đổi mới môi trường làm việc của mình Chính vì lý do đó đợt thực tập nhận thức đã góp phần tạo điều kiện cho sinh viện tiếp cận được với môi trường làm việc năng động và làm bàn đạp cho sinh viên trong công việc sau này

Trong đợt thực tập nhận thức này, tôi đã đề ra các mục tiêu sau:

- Mục tiêu 1: hội nhập vào môi trường làm việc thực tế tại doanh nghiệp để nắm bắt các công việc cũng như các kỹ năng cần thiết trong ngành kế toán

- Mục tiêu 2: quan sát cách làm việc và tác phong của các thành viên trong doanh nghiệp để từ đó tạo cho mình một phong cách làm việc năng động và chuyên nghiệp riêng

- Mục tiêu 3: vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế công việc

- Mục tiêu 4: tiếp xúc với nhiều người khác nhau để biết cách ứng xử trong doanh nghiệp, tiếp cận với nhiều công việc khác nhau để làm quen dần với chúng

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY

TNHH GIAO NHẬN NĂM SAO VÀNG

1.1 Giới thiệu khái quát về công ty

- Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN NĂM SAO

VÀNG

- Tên công ty viết bằng tiếng Anh: FIVE GOLDEN STARS LOGISTICS COMPANY LIMITED

- Tên công ty viết tắt: FGS LOGISTICS CO., LTD

- Biểu tượng của công ty:

- Lĩnh vực kinh doanh: Giao nhận và dịch vụ vận chuyển

- Người đại diện theo pháp luật của công ty:

 Họ và tên: Trần Thị Minh Anh

 Chức danh: Giám đốc

- Vào những ngày cuối tháng 03/2005, công ty FGS được thành lập bởi một nhóm người bạn trẻ, đứng đầu là chủ tịch hội đồng thành viên kiêm giám đốc công ty bà Trần Thị Minh Anh

Mặc dù mới thành lập, lại phải kinh doanh trong một môi trường giao nhận cạnh tranh hết sức quyết liệt, nhưng cho đến nay FGS đã tự khẳng định được vị trí của mình trên thị trường như là một giao nhận chuyên nghiệp, nhận được sự tín nhiệm của khách hàng, được đánh giá là phát triển nhanh và khá thành công Hiện nay, FGS có khoảng 30 nhân viên và rất nhiều khách hàng, đại lý trong và ngoài nước

Với phương châm hoạt động: tất cả vì sự nghiệp phát triển của khách hàng, FGS mong muốn được đồng hành cùng khách hàng trong quá trình hội nhập và phát triển của công

ty cũng như của quý khách hàng Bên cạnh đó, công ty cũng không ngừng sáng tạo, đổi mới và cung cấp thêm những dịch vụ mới nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong quá trình vận chuyển trong và ngoài nước

1.2 Đặc điểm của công ty FGS Logistics

1.2.1 Ngành nghề kinh doanh

Với đội ngũ nhân viên lành nghề, được đào tạo cơ bản và có hệ thống, có tinh thần trách nhiệm cao cùng với mạng lưới đại lý toàn cầu, công ty đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển của khách hàng bao gồm:

 Dịch vụ giao nhận hàng hóa trong và ngoài nước

 Dịch vụ cho thuê kho bãi

 Kinh doanh vận tải hàng bằng ôtô, đường thủy nội địa

 Môi giới hàng hải

 Môi giới thương mại

 Đại lý kí gởi hàng hóa

 Đóng gói bao bì

Không chỉ tập trung trong phạm vi giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, loại hình dịch vụ thuần túy từ cảng đến cảng, công ty còn quan tâm khai thác và đẩy mạnh hàng nhập khẩu, cung cấp dịch vụ Door-to-Door (nhận hàng tại nơi người gửi và giao hàng tại nơi người nhận) không phụ thuộc vào đại lý Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Úc Công ty có mối quan hệ với rất nhiều khách hàng, đại lý trong và ngoài nước, mạng lưới này ngày càng được hoàn thiện và phát triển không ngừng

1.2.2 Mô hình dịch vụ của công ty FGS Logistics

Quy trình dịch vụ công ty được tóm tắt như trong quy trình sau

ty là dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa trong và ngoài nước bằng phương thức vận tải Với các bước thực hiện cơ bản và bám sát thực tế trong mô hình dịch vụ chắc chắn sẽ đảm bào chất lượng dịch vụ cho công ty Bởi vì các yêu cầu cơ bản đối với dịch vụ vận chuyển là đảm bảo ngày gởi hàng, ngày giao hàng đúng hẹn, vận chuyển đúng lịch trình, theo đúng phương thức được yêu cầu và tình trạng hàng hóa được bảo quản nguyên vẹn

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

1.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty

Hình 3 – Sơ đồ tổ chức công ty FGS

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

1.3.2.1 Giám đốc

- Quản lý điều hành công ty một cách hiệu quả nhằm mục đích mang lại lợi nhuận cao

- Có trách nhiệm xây dựng công ty không ngừng phát triển, có uy tín, có tính cạnh

tranh cao trên thị trường, tạo mối quan hệ làm việc tốt và có tính thúc đẩy cao

- Có quyền bổ nhiệm, điều động, tuyển chọn, sa thải nhân viên (phù hợp với pháp luật)

từ các cấp

- Theo dõi, lưu giữ và bảo mật tất cả các hợp đồng lao động của nhân viên, cùng toàn

bộ chứng từ, thanh toán lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên

- Xác định nhu cầu đào tạo và tổ chức việc đào tạo

từ

Bộ phận kinh doanh

Bộ phận

kế toán

- Chịu trách nhiệm về sự hoạt động của toàn bộ hệ thống mạng máy tính của công ty

- Nghiên cứu và phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu cho công ty

- Đối nội, đối ngoại khi cần thiết

- Phát triển kinh doanh với các đại lý thuộc và không phụ thuộc tổ chức MTG (Multimodal Transport Group), bảo đảm thông tin liên lạc tốt và kịp thời tới các đại

lý

1.3.2.3 Bộ phận kinh doanh

- Giám đốc kinh doanh là người toàn bộ chịu trách nhiệm hoạt động của phòng kinh doanh, thiết kế chương trình hoạt động, xây dựng và lập kế hoạch kinh doanh, tạo mối quan hệ tốt trong nội bộ để không xuất hiện tình trạng trùng lắp về khách hàng của các nhân viên trong phòng kinh doanh

- Các nhân viên trong phòng cần:

 Tìm kiếm và nhận hợp đồng, mở rộng mạng lưới khách hàng

 Giới thiệu và bán các dịch vụ của công ty cho mọi đối tượng khách hàng

 Báo cáo kết quả hoạt động mỗi tuần

 Tham gia đề xuất đóng góp ý tưởng kinh doanh

- Cập nhật các thông tư, các văn bản pháp luật mới liên quan đến tài chính kế toán doanh nghiệp

- Tổng kết cuối tháng các file hàng nhập và hàng xuất

- Báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng khi có vấn đề bất thường hay chỉnh sửa liên quan đến cước phí của các file hàng xuất và hàng nhập

1.3.3 Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty FGS

Logistics Co., LTD

1.3.3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán

Hình 4 – Sơ đồ bộ máy kế toán

1.3.3.2 Chức năng nhiệm vụ của kế toán

- Là người hỗ trợ cho Giám đốc, trực tiếp quản lý chung bộ máy kế toán, là người kiểm tra việc thực hiện các quy định về kế toán thống kê tại đơn vị

- Kiểm tra chứng từ, nghiệp vụ phát sinh hàng ngày

- Báo cáo quyết toán thuế hàng tháng

b Kế toán nhập liệu

- Lấy số liệu trực tiếp từ bộ phận bán hàng để xuất hóa đơn nhập máy, theo dõi doanh thu, hàng hóa nhập/xuất, đồng thời kiêm luôn công việc theo dõi công nợ Tất cả các công trình kế toán FROXPRO 5.0 mà công ty đang sử dụng

- Tất cả các chứng từ trước khi nhập đều phải thông qua sự kiểm tra của kế toán trưởng

- Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán nhập liệu có nhiệm vụ phải ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh để phản ánh vào sổ cái, từ chứng từ gốc kế toán ghi vào

sổ quỹ chi tiết, chứng từ gốc phải được ghi nhận vào bảng tổng hợp chứng từ gốc Từ những nghiệp vụ phát sinh nhân viên kế toán còn phải ghi tài khoản Nợ, tài khoản Có

và nội dung cần thiết vào sổ cái Khi vào sổ cái xong ta chuyển sang bảng tổng hợp chi tiết Cuối tháng kế toán trưởng có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp

1.3.3.3 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty FGS Logistics

Công ty đang áp dụng hình thức kế toán: chứng từ ghi sổ

Ứng dụng tin học vào phần hành kế toán, khi có phát sinh các nghiệp vụ thì kế toán sẽ nhập các số liệu vào máy theo đúng quy định của chương trình kế toán được thiết kế

Sơ đồ trình tự ghi chép của hình thức sổ kế toán chúng từ ghi sổ

Chú thích:

Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối ngày

Hình 5 – Sơ đồ trình tự ghi chép của hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ

Hàng ngày kế toán ghi vào sổ tất cả các hoạt động phát sinh trong doanh nghiệp Từ chứng từ gốc kế toán lần lượt phản ánh vào chứng từ ghi sổ, sổ quỹ, sổ chi tiết và sổ cái

Từ sổ chi tiết kế toán phản ánh vào bảng tổng hợp chi tiết, kết hợp với các chi tiết khác từ

sổ cái kế toán tổng hợp thành báo cáo tài chính

CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU CÔNG VIỆC THỰC TẬP

2.1 Phôtô chứng từ cho công ty

Cách sử dụng máy photo: Bật công tắc nguồn  đặt giấy vào khay (nằm bên hông máy)

 đặt bản gốc lên sao cho chính xác, mặt cần photo ngửa lên trời  trên bảng điều khiển chọn biểu tượng giấy A4  chọn số lượng  nhấn nút start  kiểm tra bản photo có rõ hay không hay nhiều khi giấy bị nhàu

Kinh nghiệm: đây là lần đầu tiên tôi được trực tiếp tiếp xúc với máy photo coppy Mặc dù

đã chuẩn bị trước ở nhà cách sử dụng máy nhưng đến khi được giao làm, không hiểu sao,

có lẽ là do bấm nhầm một nút nào đó mà photo 1 bản nhưng giấy lại chạy ra liền mười mấy tờ Cũng may mà ngoài bản photo cần thiết ra thì số giấy còn lại là giấy trắng nên tôi sắp xếp chúng lại và bỏ vào khay như cũ

2.2 In file dữ liệu

Công việc in ấn thì xảy ra thuận lợi hơn Lần đó, chị kế toán trưởng giao cho tôi in 1 file

dữ liệu dài 2 trang A4, vì công ty có đến 2 máy in đặt ở 2 vị trí khác nhau cho nên khi in thì cần phải chọn máy Ngồi gần máy in nào thì sẽ chọn máy in đó Sau khi chọn máy in, bấm nút print trên thanh công cụ và chờ cho máy in ra là hoàn tất Tuy nhiên, trước khi

in, phải kiểm tra xem trang giấy, khoảng cách lề, đã ngay ngắn chưa bằng cách nhấp vào print preview nếu cảm thấy tốt rồi thì mới in để tránh trường hợp in ra mà dữ liệu bị lệch Kinh nghiệm: đối với máy in ở công ty nơi tôi thực tập, phải thường xuyên kiểm tra xem trên khay máy in còn giấy hay không vì mỗi lần bỏ giấy vào khay thì không được bỏ quá nhiều Có lần tôi in file cho các anh chị mà bấm nút print hoài không thấy máy in ra Tôi

đã kiểm tra file, con chuột, bàn phím máy tính, đã bấm nút print hai ba lần vậy mà vẫn không thấy động tĩnh gì, cuối cùng phát hiện ra là do hết giấy Từ lần đó, mỗi lần in tôi đều liếc nhìn trên khay máy in còn giấy hay không rồi mới ra lệnh in

Kinh nghiệm: sau một thời gian tiếp xúc với máy scan tôi có thể rút ra vài kinh nghiệm trong việc này đó là đối với scan trắng đen, nên chọn mức scan 400dpi để được rõ nét một chút còn đối với scan màu thì chỉ cần 300dpi thôi và bao giờ cũng vậy, scan màu luôn mất nhiều thời gian hơn scan trắng đen

2.4 Đóng mộc công ty vào quyển sổ hóa đơn giá trị gia tăng

Công việc này khá là đơn giản, chỉ cần canh chỉnh sao cho mộc công ty đóng ra nằm ngay ngắn, không bị lệch, nhòe, không che mất logo công ty Sổ hóa đơn giá trị gia tăng

có 3 liên, liên thứ nhất là liên dùng để lưu, có màu trắng; liên thứ 2 là liên giao cho khách hàng, có màu hồng; và liên thứ 3 là liên dùng trong nội bộ, có màu xanh Khi đóng mộc công ty thì chỉ cần đóng vào liên thứ 2 thôi

2.5 Bấm lỗ chứng từ cho công ty

Chứng từ trước khi bấm lỗ phải được sắp xếp theo đúng số thứ tự và phải đặt thật ngay ngắn với nhau, không được thụt ra hay thụt vào Sau khi bấm lỗ, các chứng từ được sắp vào quyển theo thứ tự nhỏ trước lớn sau Sau một thời gian tiếp xúc với công việc này, giờ tôi có thể bấm lỗ và sắp xếp chứng từ một cách nhanh và hiệu quả nhất

2.6 Viết báo phát

Thông thường, ngày nào cũng sẽ có người đến công ty lấy báo phát đi Để báo phát, cần có: bill báo phát 3 liên, bìa thư báo phát, hóa đơn GTGT (liên giao cho khách hàng) và các giấy tờ liên quan khác Họ tên người gửi và người nhận sẽ được ghi lên bill báo phát

và bìa thư báo phát Trên bill báo phát, tick vào ô báo phát Hóa đơn GTGT và các giấy

tờ cần thiết được bỏ cẩn thận vào bìa thư và dán lại chắc chắn Khi ghim bill báo phát lên bìa thư, chỉ bấm ghim ở mép trên bên trái, tránh ghim sâu vào bên trong vì người lấy báo phát sẽ phải xé một liên của bill này