b. Kế toán nhập liệu
3.1. Quy trình chấm công cho nhân viên
Hình 20 – Quy trình chấm công cho nhân viên
Giải thích quy trình: mỗi nhân viên vào làm việc tại công ty sẽ được công ty cấp 1 thẻ cảm ứng đã được kích hoạt mã số nhân viên để sử dụng cho việc chấm công. Khi chấm công, nhân viên quẹt thẻ cảm ứng của mình vào máy cho đến khi có tiếng kêu bíp và màn hình hiện lên tên và mã số nhân viên thì việc chấm công hoàn tất. Dữ liệu chấm công này được truyền về máy tính để kế toán tiền lương theo dõi và quản lý. Dữ liệu này cũng có thể upload lên các máy khác để chấm công chung.
3.2. Quy trình tính lƣơng và thanh toán lƣơng
Hình 21 – Quy trình tính lƣơng và thanh toán lƣơng
Giải thích quy trình: trưởng bộ phận/phòng ban chấm công cho từng nhân viên vào cuối giờ chiều hằng ngày, xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành vào phiếu. cuối tháng ký và chuyển bảng chấm công cho phòng hành chính, chuyển phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm/công việc hoàn thành cho phòng kế toán. Phòng hành chính dựa vào dữ liệu máy
Cấp thẻ chấm công
Quẹt thẻ vào máy cho mỗi ngày làm việc Dữ liệu ngày làm việc được ghi nhận và download về máy tính Kế toán tiền lương theo dõi và quản lý dữ liệu Chấm công xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành Kiểm tra xác nhận Tính toán Kiểm tra ký duyệt Phiếu chi Thanh toán lương Lưu hồ sơ
26
chấm công và bảng chấm công để xác nhận chính xác số công việc của từng nhân viên. Căn cứ vào số lượng sản phẩm/công việc hoàn thành, đơn giá khoán sản phẩm kế toán tiền lương tính ra tổng tiền lương, tiền công và chi tiết cho từng nhân viên, lập ra bảng lương. Kế toán trưởng, giám đốc kiểm tra và duyệt bảng lương. Nếu hợp lý thì ký duyệt, nếu không hợp lý sẽ yêu cầu bộ phận tiền lương và các bộ phận liên quan giải trình. Dựa vào bảng lương đã được giám đốc ký duyệt, kế toán tiền lương lập phiếu chi. Cuối tháng, thủ quỹ phát lương cho nhân viên tại công ty. Cuối cùng, kế toán tiền lương ghi chép sổ sách kế toán và lưu hồ sơ. Thời gian lưu hồ sơ là 10 năm.
3.3. Quy trình thu tiền mặt
Hình 22 – Quy trình thu tiền mặt
Giải thích quy trình: Từ đề nghị nộp tiền của người nộp, kế toán thanh toán lập phiếu thu rồi chuyển cho kế toán trưởng ký và duyệt thu. Sau khi đã ký duyệt, kế toán thanh toán nhận lại phiếu thu rồi đưa cho người nộp tiền ký và nộp tiền. Thủ quỹ nhận tiền và phiếu thu từ người nộp để ghi sổ quỹ ghi sổ quỹ, đồng thời kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt. Đề nghị nộp tiền Lập phiếu thu Ký và duyệt thu Ký phiếu thu và nộp tiền Nhận phiếu thu và thu tiền Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán tiền mặt
27
3.4. Quy trình chi tiền mặt
Hình 23 – Quy trình chi tiền mặt
Giải thích quy trình: từ giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng của người đề nghị chi, kế toán thanh toán lập phiếu chi. Kế toán trưởng xem xét phiếu chi, nếu không đồng ý thì trả lại cho kế toán thanh toán, nếu đồng ý thì ký duyệt chi rồi gửi cho giám đốc ký duyệt. Sau khi giám đốc ký duyệt, kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi rồi gửi sang cho thủ quỹ để thủ quỹ xuất tiền cho người đề nghị thanh toán. Người đề nghị thanh toán nhận tiền và ký vào phiếu chi. Thủ quỹ ghi sổ quỹ và kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng Lập phiếu chi Ký và duyệt chi Ký phiếu chi Nhận phiếu chi Xuất tiền Nhận tiền và ký phiếu chi Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán tiền mặt Đồng ý Không đồng ý
28
CHƢƠNG IV: CÔNG VIỆC QUAN SÁT
4.1. Quan sát việc dò bảng kê hóa đơn GTGT
Do bảng kê hóa đơn GTGT bị lệch số tiền so với sổ chi tiết nên bộ phận kế toán phải dò lại từ đầu đến cuối tất cả các hóa đơn. Nhằm thuận tiện cho việc dò tìm, bộ phận kế toán in ra một danh sách các hóa đơn GTGT sau đó sử dụng phần mềm excel với chức năng find. Dò theo thứ tự số hóa đơn về số tiền GTGT, nếu cả 2 cùng khớp với nhau thì tô màu (ví dụ quy định là màu vàng) để đánh dấu. Nếu như bị lệch phần nào thì tô màu khác và ghi chú lại để đánh dấu phần đó. Dò cẩn thận từng số hóa đơn một để cuối cùng dựa vào những ghi chú đánh dấu để tìm ra nguyên nhân chênh lệch và kịp thời sửa chữa điều chỉnh lại.
4.2. Quan sát việc tìm kiếm khách hàng
Bộ phận bán hàng ngoài việc giữ mối quan hệ tốt với khách hàng hiện tại thì luôn luôn tìm kiếm những khách hàng mới. Việc tìm kiếm khách hàng không phải là đơn giản. Trước tiên là tìm kiếm các khách hàng thông qua mạng Internet, xem khách hàng có những nhu cầu nào, bên công ty mình có đáp ứng được hay không, sau đó tìm cách liên hệ. Với những thông tin về tên tuổi, chức vụ, số điện thoại liên hệ của khách hàng tìm được, nhân viên bộ phận bán hàng bắt đầu gọi điện thoại để giới thiệu dịch vụ mà công ty có thể cung cấp, hỏi thăm tình hình khách hàng và những nhu cầu, mong muốn của họ, những ưu thế của công ty mà công ty có thể đem lại cho khách hàng của mình, tạo dựng mối quan hệ mới,…
4.3. Quan sát việc fax và gọi điện thoại xác nhận bên kia đã nhận đƣợc fax
Khi cần fax một lệnh hàng qua cho khách hàng, nhân viên đem lệnh hàng tới đặt vào khe máy fax và bấm số fax của khách hàng. Việc fax cũng đơn giản, tuy nhiên khi fax phải đứng chờ nghe tín hiệu của máy fax để đưa lệnh fax vào cho kịp thời tránh tình trạng đứt quãng. Sau khi fax lệnh cho khách hàng xong phải gọi điện thoại để xác nhận rằng bên khách hàng đã nhận được lệnh fax. Nếu khách hàng đã nhận được fax rồi thì cần biết xem ai là người đã nhận được fax để phòng khi cần thiết. Trong trường hợp khách hàng thông báo chưa nhận được thì phải fax lại. Đôi khi do đường giây fax có vấn đề trục trặc kỹ
29
thuật, bấm số mãi mà không nhận được tín hiệu fax thì phải kiên trì bấm lại vài lần nữa hoặc để một lúc sau quay lại fax. Ngoài ra, trong công ty, để gọi ra bên ngoài thì phải thông qua tổng đài. Không giống như điện thoại bàn, chỉ cần nhấc lên bấm đúng số là gọi được mà trong công ty, cụ thể là công ty tôi thì phải bấm số 9 trước sau đó mới bấm đến số cần gọi đi.
4.4. Quan sát việc xuất tiền/thu tiền mặt sử dụng máy đếm tiền
Mỗi khi phát sinh nghiệp vụ cần phải thu/chi tiền mặt, kế toán thường sử dụng máy đếm tiền. Với số lượng tiền ít thì có thể đếm tay nhưng với những số lượng tiền lớn thì máy đếm tiền sẽ giúp cho việc chi/thu được chính xác và nhanh chóng hơn.
4.5. Quan sát việc thực hiện quy định về giờ giấc, đồng phục
Giờ làm việc của công ty bắt đầu từ 8h sáng đến 12h trưa, nghỉ trưa đến 13h30 bắt đầu làm lại và ra về vào lúc 17h30. Mỗi nhân viên khi đến công ty làm việc thì trước hết là cầm thẻ của mình quẹt vào máy chấm công sau đó mới bắt tay vào công việc. Ngoại trừ một số trường hợp đến trễ như do kẹt xe, bận việc gia đình,... đa số các nhân viên đều tuân thủ đúng giờ làm quy định.
Công ty không quy định về việc mặc đồng phục, tuy nhiên, các nhân viên khi đi làm phải ăn măc lịch sự, kín đáo, phù hợp với thuần phong mỹ tục. Đa số các nhân viên nam mặc quần jean/quần tây với áo sơ mi, còn các nhân viên nữ mặc váy.
4.6. Quan sát việc liên lạc giữa các nhân viên trong công ty
Trong công ty, mọi người có thể liên lạc với nhau bằng cách đến tận chỗ ngồi để bàn bạc hoặc có thể liên lạc với nhau qua điện thoại. trên bàn làm việc, mỗi nhân viên đều có điện thoại bàn riêng và danh sách các mã số liên lạc nội bộ. Khi có việc nhân viên có thể nói chuyện với nhau. Ngoài ra, các nhân viên cũng có thể gửi mail cho nhau thông qua phần mềm outlook express để cung cấp thông tin hoặc chia sẻ tài liệu.
30
CHƢƠNG V: NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ
5.1. Nhận xét
5.1.1. Ƣu điểm
Công ty nằm ở giao điểm quận 1 nên rất thuận tiện cho việc kinh doanh và cũng thuận tiện cho việc giao nhận hàng, liên hệ với hải quan
Đội ngũ lãnh đạo của công ty có trình độ đại học phù hợp với ngành giao nhận, năng động và khả năng nắm bắt thông tin trên thị trường nhạy bén. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Ban giám đốc hàng năm xây dựng kế hoạch kinh doanh, đề ra phương hướng và mục tiêu cụ thể đồng thời có những đối sách phù hợp, kịp thời đảm bảo cho việc kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất
Công ty có đội ngũ kế toán đầy năng lực và kinh nghiệm, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao. Bộ phận kế toán được tổ chức, sắp xếp phù hợp với khả năng và trình độ từng người.
Mỗi nhân viên trong công ty đều làm việc hết mình, gắn kết chặt chẽ với nhau và phối hợp rất nhịp nhàng, ăn ý
Có mối quan hệ uy tín với các ngân hàng lớn như HSBC, Á Châu, Standard,… Trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa và vận chuyển lại có mối quan hệ tốt với các hang tàu, hang xe,… và được nhiều khách hàng tín nhiệm.
Công tác đào tạo nhân viên được chú trọng, hiện nay công ty không ngừng tạo điều kiện cho các nhân viên đi học thêm nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn và khả năng ngoại ngữ.
5.1.2. Nhƣợc điểm
Bên cạnh những ưu điểm, công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
Tuy là một đại lý giao nhận nhưng công ty vẫn phải phụ thuộc vào các hang tàu để chuyên chở hàng hóa
Sự không đồng bộ giữa các MB/L, HB/L gây khó khan cho việc nhận hàng phải phát sinh thêm chi phí điều chỉnh dẫn đến làm giảm lợi nhuận của công ty. Để tránh sai sót này đòi hỏi người lập chứng phải cẩn thận và chính xác tuyệt đối.
31
5.2. Kiến nghị
Với những kết quả đạt được công ty TNHH Giao Nhận Năm Sao Vàng có những lợi thế trong cạnh tranh, tuy nhiên để đứng vững trên thị trường ngày càng gay gắt mà vẫn đạt hiệu quả cao trong kinh doanh thì công ty cần phải phát huy hơn nữa lợi thế của mình, phải tận dụng lợi thế con người và đồng thời quản lý chặt chẽ môi trường nội bộ, thường xuyên kiểm soát hoạt động kinh doanh và kiểm tra tình hình tài chính công ty. Ngoài ra, để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, công ty cần phải nắm bắt kịp thời thông tin về thị trường, sự thay đổi về chính sách Nhà nước từ đó có phương thức thích hợp đối với hoạt động kinh doanh của công ty.
32
CHƢƠNG VI: KẾT LUẬN
Sau đợt thực tập nhận thức này, tôi đã có thể có được cái nhìn tổng quan về một doanh nghiệp, cách hoạt động, tổ chức, tác phong nghề nghiệp... khi đi thực tập, tôi cũng nhận ra rằng thực tế công việc khác xa nhiều so với lý thuyết sách vở quan trọng là mỗi chúng ta cần có những phương pháp linh động để giải quyết các tình huống đó. Tôi cũng nhận ra rằng khi học tập lý thuyết tại lớp học đó là những lý thuyết nền tảng để phát triển và ứng dụng vào thực tế công việc sau này nhưng đó không phải là tất cả mà tự than mình phải tìm tòi nhiều thêm nữa để có thể đáp ứng kịp thời những yêu cầu mới trong công việc.
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi cũng có cơ hội tiếp xúc với nhiều người thuộc nhiều bộ phận khác nhau, quan sát cách họ làm việc và ứng xử từ đó tôi có thể tạo dựng cho mình một ý niệm trong tác phong nghề nghiệp và một định hướng khi quay lại học tập tại trường.