Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu của bài viết là nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, thông qua việc áp dụng hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn từ hoạt động truyền thông nội bộ tại Vinamilk Việc này không chỉ giúp cải thiện sự gắn kết trong công ty mà còn tối ưu hóa quy trình giao tiếp, từ đó nâng cao năng suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.
*Nhiệm vụ: Để đạt được mục tiêu nghiên cứu tác giả cần thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu:
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về truyền thông và truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp;
Khảo sát thực trạng về hoạt động truyền thông nội bộ tại Vinamilk; Đánh giá thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Vinamilk;
Nghiên cứu định hướng của công ty về công tác truyền thông nội bộ trong những năm tới và những giai đoạn tới của công ty;
3 Đưa ra giải pháp đẩy mạnh hiệu quả công tác truyền thông nội bộ tại Vinamilk.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ nghiên cứu cũng như đạt được các mục tiêu nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu là cách thức hiệu quả để thu thập thông tin từ các nguồn như sách, giáo trình, báo, website và các bài nghiên cứu khác Phương pháp này hỗ trợ tìm hiểu và tổng hợp các cơ sở lý luận cũng như thực tiễn liên quan đến hoạt động truyền thông nội bộ Nhờ đó, đề tài có thể sử dụng những giá trị tài liệu đầy đủ và chính xác nhất.
Phương pháp phân tích tổng hợp: sử dụng phân tích, tổng hợp các số liệu,
4 tài liệu để sử dụng trong bài nghiên cứu Phương pháp giúp giúp tổng hợp các số liệu, dữ liệu cần thiết để sử dụng nghiên cứu
Phương pháp điều tra và khảo sát là cách thức quan trọng để thu thập ý kiến và dữ liệu từ cán bộ, công nhân viên tại Công ty về hoạt động truyền thông nội bộ Qua việc thực hiện khảo sát, chúng ta có thể khai thác thông tin quý giá từ mọi người, giúp cải thiện hiệu quả của truyền thông nội bộ.
Phương pháp quan sát là một kỹ thuật thu thập dữ liệu có mục đích, cho phép nghiên cứu các hoạt động truyền thông nội bộ trong từng hoàn cảnh cụ thể Phương pháp này giúp phát hiện những vấn đề cần được nghiên cứu và kiểm chứng, từ đó cung cấp thông tin thực trạng cần thiết cho bài nghiên cứu.
Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay, các đề tài nghiên cứu về hoạt động truyền thông nội bộ còn chưa xuất hiện nhiều, tiêu biểu có một số bài nghiên cứu sau:
1 Tác giả Luận văn Thạc sĩ Nguyễn Thị Như Hoa - Trường Đại học Khoa học
Bài viết "Tổ chức và hoạt động của bộ phận truyền thông doanh nghiệp trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa Hà Nội" (2015) từ Xã hội và Nhân văn, phân tích các lý thuyết về truyền thông và truyền thông doanh nghiệp Nó tập trung vào cách thức tổ chức và hoạt động của bộ phận truyền thông doanh nghiệp, đặc biệt là trong các công ty vừa và nhỏ tại Hà Nội, nhằm nâng cao hiệu quả giao tiếp và phát triển thương hiệu.
Luận văn Thạc sĩ của Lại Hoàng Dũng tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2015) nghiên cứu về việc khai thác kênh thông tin báo chí để cải thiện truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp FDI tại Việt Nam Tác giả đã chỉ ra các vấn đề trong hoạt động truyền thông nội bộ của các doanh nghiệp FDI, phân tích những đặc thù của lĩnh vực này và đề xuất một số nguyên tắc cùng kỹ năng cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ.
Cao Thị Hồng, tác giả luận văn thạc sĩ tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội (2019), đã nghiên cứu về vai trò của truyền thông nội bộ trong các công ty viễn thông trong giai đoạn hiện nay Nghiên cứu này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tối ưu hóa truyền thông nội bộ để nâng cao hiệu quả làm việc và sự gắn kết giữa các nhân viên trong ngành viễn thông.
Luận án 2020-2025 đã hệ thống hóa cơ chế và lý thuyết cơ bản về truyền thông nội bộ trong công ty, đồng thời phân tích thực trạng công tác truyền thông nội bộ tại các công ty viễn thông Mục tiêu của nghiên cứu là đánh giá kết quả đạt được, những tồn tại và nguyên nhân của các vấn đề trong truyền thông nội bộ Từ đó, luận án đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện và đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ trong ngành viễn thông.
Tác giả luận văn thạc sĩ Đỗ Trọng Kiên tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông (2015) đã nghiên cứu về hoạt động truyền thông nội bộ trong các công ty viễn thông Ông đã thu thập và phân tích các vấn đề cũng như lý thuyết liên quan đến giao tiếp nội bộ, đồng thời đánh giá tình hình hiện tại của hoạt động này trong ngành viễn thông Dựa trên những phân tích đó, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả truyền thông nội bộ trong các công ty thông tin giai đoạn 2015-2020.
Luận văn của Nguyễn Thị Thanh Trúc tại Đại học Huế (2017) mang tên “Đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ tại khách sạn Park View Huế” đã hệ thống hóa các cơ sở lý luận và thực tiễn về truyền thông nội bộ Nghiên cứu cũng đánh giá thực trạng hoạt động truyền thông tại khách sạn Park View Huế và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ tại đây.
6 Luận văn Thạc sĩ tác giả Mai Kiều Lam – Trường Đại học Kinh tế Thành phố
Hồ Chí Minh (2013) trong bài viết “Hoàn thiện hoạt động truyền thông nội bộ của Ngân hàng TMCP Á Châu đến năm 2020” đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về truyền thông và truyền thông nội bộ Tác giả đánh giá thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại ACB trong giai đoạn 2011 – 2013, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động này trong kế hoạch 2014 - 2015 và tầm nhìn đến năm 2020.
2020 của ngân hàng TMCP Á Châu
7 Tác giả luận văn thạc sĩ Trịnh Thị Bích Hằng - Trường Đại học Kinh tế (2015)
Nâng cao công tác truyền thông nội bộ tại công ty di động VMS là một nhiệm vụ quan trọng nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động Bài viết đã hệ thống hóa lý luận và thực tiễn về truyền thông nội bộ trong ngành viễn thông, từ đó đưa ra các giải pháp thiết thực để tối ưu hóa quy trình giao tiếp và nâng cao sự gắn kết giữa các nhân viên Việc cải thiện truyền thông nội bộ không chỉ giúp tăng cường sự hiểu biết và hợp tác trong công ty, mà còn góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của VMS trên thị trường.
6 thông Việt Nam, phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ của Công ty Thông tin di động VMS năm
Năm 2015, Công ty Thông tin di động VMS cần triển khai các giải pháp và đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ Việc cải thiện truyền thông sẽ góp phần tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên và nâng cao năng suất làm việc, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty trong giai đoạn này.
Cuốn sách "Bắt đầu với câu hỏi tại sao" của Simon Sinek nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu rõ mục đích trong công việc, lấy cảm hứng từ những nhà lãnh đạo vĩ đại như Steve Jobs, anh em nhà Wright, và Martin Luther King Sinek khuyến khích các nhà lãnh đạo truyền tải bức tranh lớn của tổ chức, bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và chiến lược kinh doanh, tới nhân viên Cuốn sách này đặc biệt hữu ích cho những người làm truyền thông nội bộ, giúp họ kết nối nhân viên với mục tiêu chung của tổ chức.
"Sách Truyền thông nội bộ - linh hồn của doanh nghiệp" của Annabel Dunstan và Imogen Osborne, do Cao Yến Nhi dịch, là tài liệu quý giá cung cấp lời khuyên, công cụ thực hành và các case study hữu ích cho việc triển khai truyền thông nội bộ hiệu quả trong doanh nghiệp Cuốn sách này đặc biệt phù hợp cho những ai mới bắt đầu tìm hiểu về lĩnh vực này, giúp họ nắm bắt rõ ràng các phương pháp và hiệu quả của truyền thông nội bộ.
Cuốn sách "Making the Connections: Using Internal Communication to Turn Strategy into Action" của Bill Quirke khám phá ba khía cạnh quan trọng của truyền thông nội bộ (TTNB): lý do doanh nghiệp cần TTNB để đạt được mục tiêu lớn, nội dung TTNB cần truyền tải để mang lại giá trị cho nhân viên, và cách doanh nghiệp có thể tận dụng TTNB để tối ưu hóa lợi ích Sách này rất phù hợp cho những ai muốn hiểu rõ hơn về vai trò của TTNB và cách xây dựng một chiến dịch TTNB hiệu quả, nhằm gắn kết nhân viên và cải thiện giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên.
Bài viết "Kiến thức về truyền thông nội bộ từ A - Z cho doanh nghiệp" của Misa Amis cung cấp cái nhìn tổng quan về các khái niệm cơ bản liên quan đến truyền thông nội bộ Bên cạnh đó, bài viết cũng nêu bật những khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình triển khai các chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả.
7 nghiệp trong hoạt động truyền thông nội bộ và cách truyền thông nội bộ có hiệu quả trong doanh nghiệp
Sau quá trình nghiên cứu lịch sử, tôi nhận thấy rằng chưa có đề tài nào nghiên cứu chuyên sâu và toàn diện về hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vì vậy, đề tài "Hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam" sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc khám phá và phân tích các khía cạnh của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp này.
Nghiên cứu "Việt Nam - Vinamilk" của tác giả mang tính cần thiết và có ý nghĩa lý luận lẫn thực tiễn Kết quả của đề tài sẽ hỗ trợ tích cực cho việc nâng cao hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.
Giả thuyết nghiên cứu
Trong những năm gần đây, Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam đã chú trọng đầu tư vào hoạt động truyền thông nội bộ và đã đạt được một số thành quả nhất định Tuy nhiên, công tác truyền thông nội bộ vẫn còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty Những vấn đề chính bao gồm việc công ty ít tiếp xúc với nhân viên, nhân viên chưa hiểu rõ tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, và thiếu các hình thức truyền tải thông tin hiệu quả Hơn nữa, công ty không thường xuyên tổ chức các buổi gặp mặt, teambuilding, và giao lưu, dẫn đến việc nhân viên không nắm bắt thông tin kịp thời và chưa hài lòng với chế độ đãi ngộ Do đó, nghiên cứu này nhằm phân tích thực trạng truyền thông nội bộ và đưa ra các kiến nghị phù hợp để cải thiện hiệu quả hoạt động này tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.
Cấu trúc của đề tài
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ, TRUYỀN
Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ
TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM
Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG VĂN PHÒNG
Một số khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm về văn phòng
Tại Việt Nam, khái niệm "Văn phòng" đã xuất hiện từ sớm và trở nên phổ biến, nhưng hiện vẫn chưa có định nghĩa thống nhất Mỗi nhà nghiên cứu và tác giả tiếp cận vấn đề từ những góc độ khác nhau Theo Từ điển Tiếng Việt của Hoàng Phê, "Văn phòng" được định nghĩa là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, cung cấp thông tin và thực hiện các nghiệp vụ hành chính cho một cơ quan.
Trong cuốn Đại Từ điển tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên, "Văn phòng" được định nghĩa là bộ phận chịu trách nhiệm về các giấy tờ hành chính trong một cơ quan.
Một số sách, giáo trình trong và ngoài nước cũng đều đưa ra các quan điểm khác nhau về văn phòng
Trong cuốn sách "Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng", tác giả Vương Hoàng Tuấn định nghĩa văn phòng theo hai cách: theo nghĩa hẹp, văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan; theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy hỗ trợ hoạt động của cơ quan đó.
Tác giả đồng quan điểm với nhiều nhà nghiên cứu về định nghĩa văn phòng, nhưng tiếp cận từ góc độ quản trị văn phòng, tác giả ủng hộ quan điểm của PGS.TS Vũ Thị Phụng trong cuốn “Lý luận về quản trị văn phòng” Theo đó, văn phòng được xem là bộ máy tham mưu, hỗ trợ trực tiếp cho lãnh đạo, với chức năng đảm bảo thông tin và điều kiện làm việc, giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc hiệu quả.
1 Hoàng Phê “Từ điển tiếng Việt”, NXB Hồng Đức, 2019, Trang 1022
2 Nguyễn Như Ý “Đại từ điển tiếng Việt”, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2010, Trang 593
3 Vương Hoàng Tuấn “Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng”, NXB Trẻ, 2000, Trang 13
10 công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính” 4
1.1.2 Khái niệm về truyền thông
Có rất nhiều khái niệm và cách hiểu khác nhau về truyền thông, dưới đây là một số khái niệm cơ bản về truyền thông:
Theo Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch năm 2012, truyền thông được định nghĩa là quá trình chia sẻ thông tin giữa ít nhất hai tác nhân tương tác với nhau Đây là một hình thức tương tác xã hội, trong đó các bên chia sẻ quy tắc và tín hiệu chung Ở mức độ đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi đến người nhận, trong khi ở mức độ phức tạp hơn, các thông tin trao đổi tạo ra sự liên kết giữa người gửi và người nhận.
Theo Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, truyền thông là quá trình chia sẻ thông tin và định hướng hành vi nhằm thuyết phục cá nhân hoặc cộng đồng tham gia, ủng hộ và theo dõi Giao tiếp diễn ra qua lời nói, ngôn ngữ, hình ảnh và cử chỉ, và là một quá trình năng động, liên tục, hai chiều, trong đó mỗi cá nhân có thể là nguồn và đích thông tin Truyền thông cũng đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích các điển hình tiên tiến và phê phán những hành vi tiêu cực.
Trong cuốn sách "Truyền thông – Lý thuyết và Kỹ năng cơ bản", PGS TS Nguyễn Văn Dững định nghĩa truyền thông là quá trình liên tục trao đổi thông tin, tư tưởng và tình cảm giữa hai hoặc nhiều người Mục tiêu của quá trình này là tăng cường hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức và điều chỉnh hành vi, thái độ để phù hợp với nhu cầu phát triển của cá nhân, nhóm, cộng đồng và xã hội.
Theo Dibb et al (1991), truyền thông được hiểu là một quá trình trong đó mỗi cá nhân tham gia chia sẻ, sáng tạo và điều chỉnh hành vi của mình.
4 Vũ Thị Phụng, “Lý luận về quản trị văn phòng”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011, Trang 44
5 Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (2012)
6 Hội Chữ thập đỏ Việt Nam (2020), “Truyền thông”, Trang tin điện tử Hội Chữ thập đỏ Việt Nam - TRUYỀN THÔNG (redcross.org.vn)
7 Nguyễn Văn Dững (2018), “Truyền thông – Lý thuyết và Kỹ năng cơ bản”
11 trong và ngoài tổ chức” 8
Truyền thông hiện nay được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau bởi các tổ chức và cá nhân, nhưng cơ bản có thể hiểu là hoạt động truyền đạt và lan truyền thông tin Các yếu tố cơ bản của truyền thông bao gồm việc xây dựng thông điệp, lựa chọn kênh truyền tải và xác định đối tượng nhận thông tin.
- Nguồn: Chính là nơi bắt đầu hay khởi xướng cho mọi thông tin lan truyền
Nội dung là nguồn thông tin và thông điệp quan trọng, từ đó có thể tạo ra những tác phẩm ý nghĩa như câu chuyện, bài viết, video và hình ảnh Việc xây dựng nội dung chất lượng không chỉ thu hút người đọc mà còn tạo ra giá trị lâu dài cho các sản phẩm truyền thông.
- Kênh truyền tải: Thông qua hình thức truyền hình, phát thanh, báo chí, dư luận để truyền tải thông tin đến công chúng nhờ Internet
- Người nhận: Chính là đối tượng tìm kiếm thông tin truyền tải thông tin đến
- Phản hồi: Chính là những thông tin, ý kiến người tiếp nhận thông tin phản hồi lại
- Nhiễu: Những thông tin bị sai lệch trong quá trình lan truyền
1.1.3 Khái niệm truyền thông nội bộ
Hiện nay, truyền thông nội bộ đã trở thành một chủ đề được nhiều người quan tâm và có nhiều định nghĩa khác nhau Một số khái niệm tiêu biểu về truyền thông nội bộ đã được đưa ra, phản ánh sự đa dạng trong cách hiểu và ứng dụng của nó.
Theo Thạc sĩ Lê Trần Bảo Phương trong cuốn sách "Quyền năng bí ẩn" (2014), truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực giữa các thành viên trong công ty, bao gồm cả chủ doanh nghiệp và nhân viên Hoạt động này không chỉ giúp củng cố sự gắn kết mà còn tối ưu hóa mọi nguồn lực và nỗ lực của tổ chức, từ đó hỗ trợ đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Theo quan điểm của Clampitt & Downs (1993): “Thông tin liên lạc nội bộ là một cấu trúc đa chiều Nhân viên không chỉ đơn thuần là hài lòng hay không
8 Dibb et al (1991), “Marketing: Concepts and Strategies”
9 ThS Lê Trần Bảo Phương, “Quyền năng bí ẩn”, NXB Hồng Đức, 2014, trang 94
12 hài lòng với truyền thông nói chung, nhưng họ có thể có mức độ khác nhau về khía cạnh của truyền thông” 10
Với Spence (1994): “Truyền thông nội bộ là quá trình tương tác giữa về mặt xã hội xảy ra giữa các cá nhân trong một tổ chức hay doanh nghiệp” 11
Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc xây dựng bầu không khí tôn trọng giữa các cá nhân trong doanh nghiệp Quá trình này cần diễn ra trực tiếp từ ban giám đốc đến quản lý bộ phận, và từ các quản lý bộ phận đến nhân viên trực tiếp, nhằm tạo ra sự kết nối và hiểu biết lẫn nhau trong tổ chức.
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các nhà quản lý chiến lược với các bên liên quan trong tổ chức Nó không chỉ thúc đẩy sự cam kết và gắn kết của nhân viên với tổ chức mà còn giúp họ nhận thức được sự thay đổi trong môi trường làm việc và hiểu rõ hơn về mục tiêu phát triển của tổ chức.
Truyền thông nội bộ cần ba yếu tố chính: đầu tiên, thông tin liên lạc chính thức do các chuyên gia truyền thông đảm nhận, bao gồm các bài phát biểu đã được chuẩn bị, Intranet, bản tin và blog nội bộ; thứ hai, thông tin liên lạc diễn ra giữa các nhóm và đội ngũ; và cuối cùng, yếu tố quan trọng nhất là thái độ và thông điệp không lời của người phát tin.
Nội dung của hoạt động truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ được thực hiện nhằm truyền tải những nội dung:
- Lịch sử hình thành, truyền thống, văn hóa doanh nghiệp và những thành tựu nổi bật
- Tổ chức bộ máy doanh nghiệp, đội ngũ nhân sự doanh nghiệp
- Mục tiêu, chiến lược, nhiệm vụ của doanh nghiệp trong từng giai đoạn, thời kỳ
- Sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ kinh doanh của doanh nghiệp
- Tổ chức, tham gia các hoạt động, sự kiện văn hóa, thể thao, kỷ niệm của
14 doanh nghiệp; các hoạt động hỗ trợ, từ thiện
- Tổ chức các hội nghị, hội thảo khoa học
- Tuyên dương, khen thưởng, vinh danh các cá nhân, bộ phận lao động xuất sắc
- Phổ biến, ban hành, điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung các nội quy, quy định, quy chuẩn của doanh nghiệp và các văn bản pháp luật.
Các kênh truyền thông nội bộ
- Những cuộc gặp mặt tập thể
Cuộc họp toàn thể nhân viên là cơ hội tuyệt vời để thảo luận các vấn đề quan trọng trong tổ chức, đồng thời tạo điều kiện cho ban lãnh đạo và nhân viên trao đổi ý kiến và hợp tác hiệu quả.
Cuộc gặp mặt toàn thể nhân viên không chỉ là dịp để kết nối mà còn có thể bao gồm các hoạt động team building, kết hợp với các chương trình đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn của nhân viên trong doanh nghiệp.
Các bài thuyết trình tại hội thảo, khai trương chi nhánh, gian hàng và các cuộc giao lưu giữa công ty với công chúng nội bộ là cơ hội quý giá để truyền tải hình ảnh của tổ chức Những bài thuyết trình này không chỉ thu hút sự chú ý mà còn giúp tổ chức thể hiện công việc của mình, từ đó xây dựng hình ảnh đáng kính trong mắt công chúng nội bộ.
- Những cuộc gặp cá nhân
Cuộc gặp gỡ nhân sự là cơ hội lý tưởng để thảo luận về những vấn đề nhạy cảm như việc tiếp tục tuyển dụng hay các nhận xét không tích cực Những phàn nàn và góp ý cho nhân viên nên được truyền đạt trong các cuộc gặp cá nhân để đảm bảo tính riêng tư và hiệu quả trong giải quyết vấn đề.
- Các chương trình thi đua, khen thưởng
Hình thức ghi nhận và đánh giá cao các hoạt động hàng tháng của cá nhân hoặc tập thể nhằm động viên, khuyến khích sự phát triển của mọi người trong tổ chức Điều này không chỉ giúp duy trì tinh thần làm việc mà còn tạo động lực cho nhân viên tại nơi làm việc.
Khi thiết lập những chương trình khen thưởng, doanh nghiệp phải xác định những tiêu chí khen thưởng, tần suất khen thưởng và giá trị các phần thưởng
Công nhận nỗ lực của nhân viên trong tổ chức không chỉ giúp họ cảm thấy có giá trị hơn mà còn tăng cường động lực và hứng thú làm việc.
Các sự kiện xã hội là cơ hội quan trọng giúp nhân viên trong tổ chức tham gia vào các hoạt động chung, trao đổi ý kiến và xây dựng mối quan hệ kết nối với nhau.
Các sự kiện xã hội trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành văn hóa doanh nghiệp, tương tự như các cuộc họp chính thức Những hình ảnh và hoạt động này không chỉ tạo ra sự gắn kết giữa các nhân viên mà còn phản ánh giá trị và bản sắc của tổ chức.
Các sự kiện xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc gắn kết các cá nhân trong tổ chức, góp phần xây dựng tinh thần đồng đội và nâng cao ý chí làm việc Thông qua những hoạt động này, mối quan hệ giữa từng cá nhân và toàn thể tổ chức trở nên chặt chẽ hơn.
Các kênh truyền thông khác nhau ảnh hưởng đến cách thức tiếp nhận thông điệp của đối tượng Đặc biệt, truyền thông trực tiếp cho phép thông điệp được truyền tải từ người gửi đến người nhận một cách hiệu quả và chính xác nhất Qua đó, các thông điệp không chỉ dễ dàng tiếp nhận mà còn có độ chính xác cao, ít bị biến dạng và sai lệch, đồng thời có thể được điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
Thông điệp truyền thông được truyền tải qua kênh truyền thông trực tiếp thường nhận được những phản hồi và có hiệu quả ngay khi gửi thông điệp Kênh
16 truyền thông trực tiếp thường được sử dụng gắn với những thông điệp quan trọng, bí mật hoặc cần sự nhanh nhạy và hiệu quả cao
- Ưu điểm của truyền thông trực tiếp
Cung cấp hình thức giao tiếu trực tiếp, tạo điều kiện cho sự giao tiếp hai chiều;
Truyền thông trực tiếp cho phép thảo luận về những vấn đề có tính chất nhạy cảm, tế nhị hoặc những vấn đề quan trọng của tổ chức;
Truyền thông trực tiếp có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể, nét mặt để thể hiện cảm xúc;
Có thể nhận được phản hồi ngay lập tức
- Hạn chế của truyền thông trực tiếp
Đôi khi, việc yêu cầu sự hiện diện của đối tượng truyền thông tại địa điểm cụ thể có thể dẫn đến việc tiêu tốn thời gian cho những vấn đề không cần thiết, thay vì chỉ cần trao đổi thông tin từ xa.
Có thể sẽ không nhận được sự trung thực trong câu trả lời hay phản hồi của đối tượng truyền thông;
Nhận được thiếu chính xác trong phản hồi do đối tượng truyền thông không có nhiều thời gian nghiên cứu và suy nghĩ
1.3.2.1 Truyền thông qua sản phẩm in ấn
Bản tin nội bộ là một loại hình báo chí định kỳ, lưu hành trong tổ chức, cung cấp thông tin về các chính sách và hoạt động của tổ chức Nó đóng vai trò như một diễn đàn cho mọi thành viên, cho phép chia sẻ ý tưởng, suy nghĩ và phản hồi Bản tin cũng là một phương tiện giao tiếp quan trọng, giúp tăng cường sự kết nối và hiểu biết trong nội bộ.
Bản tin nội bộ cũng có thể là một phương tiện tốt để tôn vinh những nhân viên xuất sắc
Bảng thông báo là phương tiện truyền thông truyền thống quan trọng, thường được đặt ở những vị trí đông người qua lại để thu hút sự chú ý Để đạt hiệu quả, thông tin trên bảng cần mới, sạch sẽ, rõ ràng và dễ tiếp cận Nội dung nên được trình bày ngắn gọn, đơn giản và dễ hiểu Dù là một hình thức cổ điển, bảng thông báo vẫn giữ vai trò quan trọng và sẽ tiếp tục tồn tại trong thời gian tới.
Văn bản nội bộ là tài liệu ngắn gọn, thường được sử dụng để ghi nhận thỏa thuận giữa quản lý và nhân viên về các vấn đề như thăng chức, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật và cam kết Nội dung của văn bản này nhằm xác định rõ ràng các sự kiện và thời gian có hiệu lực, phục vụ cho việc quản lý và điều hành trong tổ chức.
Sổ tay nhân viên là tài liệu quan trọng, cung cấp thông tin cần thiết về công việc, quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên trong doanh nghiệp, giúp họ dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
Sổ tay nhân viên tốt nhất nên được trao tận tay cho nhân viên vào ngày đầu tiên khi họ được tuyển dụng vào làm việc tại tổ chức
- Ưu điểm của truyền thông in ấn
Dễ dàng cung cấp một số lượng lớn thông tin;
Có thể tiếp cận vào bất cứ thời điểm nào và bất cứ nơi đâu;
Những ấn phẩm in ấn này có thể tồn tại trong một thời gian dài;
Những ấn phẩm in ấn có thể được trình bày ở những vị trí chiến lược như chỗ đông người qua lại để thu hút được nhiều sự chú ý nhất;
Những ấn phẩm in ấn có thể đem đến bất cứ nơi nào trên thế giới, dù ở nơi đó không có các diều kiện để tiếp cận với internet;
Là vô cùng cần thiết cho một số vấn đề như hợp đồng,…
- Hạn chế của truyền thông in ấn
Truyền thông in ấn có thể gây tốn kém tiền bạc nếu những sản phẩm in ấn được sản xuấ và phát hành với số lượng nhiều;
Đặc điểm của truyền thông nội bộ
1.4.1 Phạm vi, đối tượng của truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ có phạm vi và đối tượng đặc trưng tiêng
Phạm vi truyền thông nội bộ trong công ty chủ yếu diễn ra giữa lãnh đạo và nhân viên, cũng như giữa các nhân viên với nhau Đối tượng mà truyền thông nội bộ hướng đến là công chúng nội bộ, bao gồm tất cả những người làm việc trong tổ chức, từ Giám đốc điều hành đến nhân viên thực tập, từ nhân viên chính thức đến nhân viên bán thời gian, và cả nhân viên tạm thời lẫn tình nguyện viên.
21 chúng nội bộ là tất cả nhân viên của bạn
1.4.2 Một số đặc điểm khác của truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ còn có một số tính chất, đặc điểm như:
Tính lan tỏa của thông điệp quản lý trong tổ chức được thể hiện qua các hình thức truyền thông đa dạng, tạo ra ảnh hưởng mạnh mẽ đến công chúng nội bộ Khi thông điệp được truyền tải hiệu quả, nó sẽ lan tỏa rộng rãi, góp phần nâng cao sự hiểu biết và gắn kết trong nội bộ.
Hoạt động truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc thân thiện và gắn kết, giúp kết nối và đoàn kết người lao động trong tổ chức Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn khuyến khích nhân viên gắn bó lâu dài với công ty thông qua các hoạt động tập thể chung.
Thông điệp lãnh đạo trong tổ chức cần phải rõ ràng và nhất quán để tạo ra một văn hóa công ty bền vững Sự minh bạch trong truyền thông nội bộ giúp giảm thiểu sự biến đổi và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động phối hợp hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
Công tác truyền thông nội bộ cần được thực hiện một cách liên tục và thường xuyên, đảm bảo tính chính xác liên quan đến các hoạt động của tổ chức Điều này giúp người lao động hiểu rõ hơn và tạo dựng niềm tin, khuyến khích họ thực hiện theo các chỉ đạo và mục tiêu của công ty.
Vai trò của truyền thông nội bộ
1.5.1 Xây dựng và phát triển thương hiệu
Xây dựng thương hiệu nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ tầm nhìn, sứ mệnh, và giá trị cốt lõi của thương hiệu, đồng thời thiết lập chuẩn mực văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp Qua đó, mọi người nắm vững các chính sách và quy trình làm việc, từ đó vận dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tế để giao tiếp và phát triển hình ảnh thương hiệu hiệu quả Sự hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hướng tới mục tiêu chung.
1.5.2 Phát triển kinh doanh, thúc đẩy phát triển doanh nghiệp
Giao tiếp nội bộ hiệu quả không chỉ đơn thuần là việc thông báo hay truyền đạt thông điệp, mà còn là yếu tố then chốt để liên kết chiến lược kinh doanh với vai trò và hiệu quả của từng nhân viên Sự kết nối này sẽ tạo ra sự khác biệt, nâng cao năng suất và tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực.
Cải thiện giao tiếp nội bộ giúp nhân viên nâng cao sự hiểu biết và cam kết, từ đó gắn bó chặt chẽ với nhau trong tinh thần hợp tác Điều này thúc đẩy nỗ lực của họ trong việc đạt được tầm nhìn và sứ mệnh của công ty thông qua công việc hàng ngày.
Truyền thông, đặc biệt là truyền thông nội bộ, cần có tính tương tác hai chiều để thu hút sự tham gia tích cực của nhân viên Các tổ chức mong muốn nhân viên không chỉ nhận thông tin mà còn có cơ hội phản biện và đóng góp ý kiến, từ đó tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và hiệu quả hơn.
Để thu hút và thỏa mãn nhân viên, cần tập trung vào hai khía cạnh chính: giúp họ hiểu rõ về tổ chức và mối quan hệ giữa nhân viên với tổ chức Điều này bao gồm việc nhận thức vai trò quan trọng của từng cá nhân và đội ngũ trong việc đạt được mục tiêu chung, đồng thời nâng cao sự hài lòng và đam mê của nhân viên để tạo ra một môi trường làm việc tích cực.
Bước tiếp theo là hướng dẫn nhân viên chuyển hóa cốt lõi thương hiệu thành các mục tiêu và hành động cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân Điều này giúp đưa thương hiệu vào cuộc sống, cho phép người lao động hiểu sâu ý nghĩa và ứng dụng thực tế của thương hiệu, từ đó đưa ra quyết định linh hoạt, đúng với mục đích và lời hứa của thương hiệu, đồng thời hạn chế mâu thuẫn trong công việc hàng ngày.
1.5.3 Xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp
Giao tiếp và truyền thông đóng vai trò then chốt trong việc hình thành và phát triển văn hóa doanh nghiệp, tạo nên một môi trường làm việc dựa trên nguyên tắc, thương hiệu và quy trình rõ ràng Sự thiếu hiệu quả trong giao tiếp có thể gây ra những hệ lụy nghiêm trọng cho tổ chức.
Một tổ chức thiếu bản sắc văn hóa mạnh sẽ gặp khó khăn trong việc thu hút và giữ chân nhân viên trung thành Giao tiếp nội bộ hiệu quả không chỉ tạo động lực và kết nối nhân viên với tổ chức mà còn đảm bảo rằng mọi cấp bậc từ lãnh đạo đến nhân viên đều hiểu rõ chiến lược và hình ảnh thương hiệu Truyền thông thương hiệu nhất quán góp phần nâng cao trải nghiệm tích cực cho khách hàng tại mọi điểm tiếp xúc, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức và thúc đẩy thành công trong kinh doanh.
Văn hóa tổ chức là sự kết tinh của các giá trị tinh thần hình thành từ quá trình lao động sáng tạo của toàn thể cán bộ công nhân viên Nó giống như một dây chuyền, trong đó mỗi mắt xích đại diện cho từng cá nhân trong tổ chức Sự kết nối và thống nhất giữa các mắt xích là điều kiện cần thiết để duy trì sự bền vững của chuỗi này, nếu không, nó có thể bị phá vỡ bất cứ lúc nào.
Để giữ chân nhân viên trong tổ chức, các yếu tố cơ bản như môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến, thu nhập và hệ thống lương thưởng là rất quan trọng Tuy nhiên, việc giữ chân nhân viên chỉ là bước đầu; điều cốt yếu là họ cần cảm thấy nhiệt tình và tự hào về nơi làm việc của mình Văn hóa tổ chức, bao gồm phong cách làm việc và mối quan hệ giữa nhân viên với quản lý cũng như giữa các bộ phận, đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy sự cống hiến Giao tiếp nội bộ hiệu quả là phương thức quan trọng để xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức tích cực.
Ban lãnh đạo các tổ chức cần tăng cường đối thoại và thu hút sự tham gia của nhân viên, đồng thời chú trọng đến nhu cầu của họ Khi nhân viên cảm thấy vui vẻ và hài lòng, điều này sẽ dẫn đến sự thành công chung của công ty, mở ra nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp hơn.
1.5.4 Duy trì, nâng cao các mối quan hệ trong doanh nghiệp
Mục tiêu của truyền thông nội bộ, theo định nghĩa của Cutlip, là xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực giữa tổ chức và những cá nhân có ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của công ty.
Giao tiếp hai chiều với khán giả nội bộ là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả của phản ứng tổ chức trong các tình huống khủng hoảng Truyền thông nội bộ được định nghĩa là việc thực hiện các hoạt động có kế hoạch nhằm tác động đến kiến thức, thái độ và hành vi của nhân viên trong tổ chức.
Hoạt động truyền thông nội bộ là yếu tố then chốt trong giao tiếp của tổ chức, giúp củng cố sức mạnh đoàn kết và thống nhất Việc sử dụng hiệu quả truyền thông nội bộ không chỉ ngăn chặn thông tin sai lệch lan truyền trong công ty mà còn giúp nhân viên hiểu rõ tầm nhìn và các hướng dẫn tại nơi làm việc Để giữ chân những nhân viên tài năng, truyền thông nội bộ chính là giải pháp tối ưu.
Vai trò của Văn phòng trong hoạt động truyền thông nội bộ
Các chính sách, hướng dẫn và phương pháp đào tạo về truyền thông nội bộ sẽ là nền tảng cho toàn bộ công ty và các công ty thành viên Những chính sách cụ thể này không chỉ định hướng cho hoạt động truyền thông hiện tại mà còn là kim chỉ nam cho sự phát triển của truyền thông nội bộ trong tương lai.
Hoạch định và xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ là quá trình đánh giá thực trạng truyền thông hiện tại để phát triển chiến lược cho tương lai Điều này bao gồm việc xác định chính xác đối tượng truyền thông, đặc biệt là những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi nhân sự Mục tiêu và thông điệp truyền thông cần được xác định rõ ràng nhằm tối ưu hóa hiệu quả truyền thông Kế hoạch hành động cần được triển khai và đo lường hiệu quả để điều chỉnh kịp thời Đảm bảo thông tin trong truyền thông nội bộ phải chính xác, trung thực và kịp thời, hạn chế thông tin không chính thống và không đáng tin cậy.
25 thức và thông tin cần thật sự trung thực trong phạm vi truyền thông
Quản lý và vận hành hiệu quả các công cụ giao tiếp nội bộ là nhiệm vụ quan trọng trong công ty Điều này bao gồm việc duy trì các phần mềm trao đổi thông tin, làm việc nhóm và bảng thông báo để đảm bảo mọi nhân viên đều có thể tiếp cận thông tin cần thiết Bên cạnh đó, việc quản lý website và blog của công ty cũng rất quan trọng nhằm truyền tải thông điệp một cách xuyên suốt giữa các bộ phận, giúp mỗi nhân viên nắm bắt được thông tin từ ban quản trị và ngược lại.
Xây dựng ý tưởng, dự trù kinh phí và tổ chức các sự kiện nội bộ
Phối hợp với các đơn vị, cá nhân trong tổ chức thực hiện truyền thông nội bộ.
Mô hình truyền thông nội bộ
Hình 1 1: Mô hình truyền thông nội bộ trong tổ chức
Giao tiếp nội bộ là sự trao đổi thông tin giữa người gửi và người nhận và
26 diễn ra thông qua các kênh và phương tiện truyền thông
Trong quá trình giao tiếp, người gửi tạo ra một thông điệp và mã hóa nó bằng lời nói, cử chỉ hoặc các tín hiệu khác Thông điệp này sau đó được chuyển đến đối tượng mục tiêu qua nhiều kênh giao tiếp Người nhận, như học sinh, sẽ giải mã thông điệp theo cách riêng của họ, có thể hiểu đúng hoặc sai ý nghĩa ban đầu mà người gửi muốn truyền đạt.
Tương tự, thông tin phản hồi cũng được người gửi mã hóa và phát lại đến đối tượng ban đầu
Trong quá trình truyền tải thông tin, các yếu tố gây nhiễu xuất phát từ hai phía:
Chủ quan từ phía người gửi tin và người nhận tin, do sự không tương đồng về văn hóa, kiến thức, trình độ, học vấn, tuổi tác, giới tính,…
Khách quan từ các yếu tố bên ngoài từ quá trình truyền thông tin, sẽ làm thông tin bị hiểu sai, bị bóp méo
Mô hình AIDA là một trong những mô hình hiệu ứng thông tin quan trọng, thể hiện quá trình tiếp nhận thông điệp từ phía người nhận Mô hình này dựa trên lý thuyết về thái độ và hành vi, giúp phân tích cách mà thông điệp được tiếp nhận và xử lý.
(Nguồn: Elias St Elmo Lewis, 1908)
Mô hình AIDA giải thích quá trình tiếp nhận thông tin của đối tượng qua bốn giai đoạn chính Đầu tiên là giai đoạn gây sự chú ý (Attention), nơi người nhận tin bắt đầu nhận thức Tiếp theo là giai đoạn tạo sự thích thú và quan tâm (Interest), dẫn đến giai đoạn ham muốn (Desire), nơi người nhận tin phát triển nhu cầu và mong muốn về sản phẩm hoặc dịch vụ.
27 giai đoạn mang tính hành vi, từ các giai đoạn đáp ứng này sẽ hình thành các phản hồi của đối tượng tiếp nhận thông điệp
A: Attention Đây là giai đoạn mà người gửi có thể sử dụng một cách thức nào đó đẻ thu hút sự chú ý của đối tượng tiếp nhận thông tin
I: Interest Đây là giai đoạn quan trọng và cực kỳ thử thách đối với người gửi, vì giai đoạn này đòi hỏi mức độ chú ý cao hơn giai đoạn trước, bạn phải có khả năng chuyển từ sự chú ý của người nhận sang tin nhắn
Thông thường, trong mô hình AIDA thì hai yếu tố Iterest và Desire phải song hành với nhau
Trong giai đoạn này, sự quan tâm và ham muốn sẽ được chuyển hóa thành hành động Người nhận thông tin sẽ bắt đầu hình thành các phản hồi và gửi lại những phản hồi đó đến người gửi thông tin ban đầu.
Hiểu các mô hình truyền thông cho phép doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược để thu hút sự chú ý của khán giả, tạo sự quan tâm và thúc đẩy hành động tích cực từ khách hàng mục tiêu Nếu doanh nghiệp muốn thử nghiệm một chiến lược mới nhằm hướng đối tượng mục tiêu theo cách mong muốn, việc áp dụng các mô hình truyền thông sẽ hỗ trợ hiệu quả trong quá trình này.
Mô hình đánh giá
1.8.1 Mô hình truyền thông nội bộ trong tổ chức của Mary Welch và Paul R.Jackson, 2007
Mô hình truyền thông nội bộ của Mary Welch và Paul R.Jackson (2007) được áp dụng để đánh giá hoạt động truyền thông tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Mô hình này bao gồm bốn mục tiêu chính: (1) cam kết của nhân viên, (2) thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên với tổ chức, (3) nâng cao nhận thức về sự thay đổi môi trường, và (4) phát triển sự hiểu biết về sự thay đổi trong tổ chức, từ đó giúp nhân viên điều chỉnh mục tiêu cá nhân phù hợp với những biến động của môi trường Vòng tròn trung tâm đại diện cho tất cả nhân viên trong tổ chức, nhấn mạnh tầm quan trọng của họ trong quá trình truyền thông nội bộ.
Theo tác giả Mary Welch và Paul R.Jackson thì hoạt động truyền thông nội bộ nhằm:
- Thúc đẩy sự cam kết của nhân viên về đóng góp vào các mối quan hệ nội bộ;
- Thúc đẩy một cảm giác tích cực thuộc về nhân viên, giúp nhân viên gắn kết với tổ chức;
- Thúc đẩy sự phát triển nhận thức của nhân viên về thay đổi môi trường làm việc trong tổ chức;
Để thúc đẩy sự phát triển hiểu biết của nhân viên về các mục đích của tổ chức, cần tạo điều kiện cho họ nắm rõ các mục tiêu và giá trị cốt lõi Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh có những thay đổi bên trong và bên ngoài tổ chức, giúp nhân viên thích ứng và cống hiến hiệu quả hơn Sự hiểu biết này không chỉ nâng cao tinh thần làm việc mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
Hình 1 3: Mô hình truyền thông nội bộ trong tổ chức
(Nguồn: Welch and Jackson, 2007) Bốn mục tiêu của truyền thông nội bộ theo Welch and Jackson, 2007:
- Cam kết của nhân viên (commitment)
Theo quan điểm của ông, cam kết tình cảm của nhân viên với tổ chức thể hiện sự gắn bó sâu sắc, khi họ ở lại không phải vì nghĩa vụ mà vì mong muốn Ngược lại, cam kết về tính liên tục phản ánh những chi phí và lý do cần thiết để duy trì vị trí trong tổ chức, tức là nhân viên ở lại vì họ cảm thấy cần thiết phải làm như vậy.
Cam kết chuẩn mực phản ánh ý thức về nghĩa vụ đối với tổ chức và nhân viên, thể hiện sự trung thành và trách nhiệm của họ Sự cam kết này không chỉ là một cảm giác, mà còn là một tiêu chí quan trọng đánh giá mối quan hệ giữa cá nhân và tổ chức.
Sự gắn bó của nhân viên với tổ chức được thể hiện qua thái độ tích cực và mức độ tham gia của họ Giao tiếp công việc chất lượng cao, đặc biệt từ lãnh đạo cấp cao, có thể thúc đẩy sự tham gia này Quản lý hiệu quả, làm việc nhóm và truyền thông dự án trong ma trận thông tin nội bộ là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng sự gắn kết nhân viên với tổ chức.
Thông tin liên lạc nội bộ trong công ty đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển cảm giác thuộc về tổ chức và lòng trung thành của nhân viên Nó không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ tích cực giữa các bên liên quan mà còn là công cụ cho các nhà lãnh đạo để quản lý và kiểm soát nội bộ hiệu quả Đạo đức trong truyền thông là yếu tố cốt lõi trong quá trình này.
- Phát triển nhận thức của họ về tổ chức và phát triển sự hiểubiết của họ về những thay đổi trong tổ chức (Awareness and understanding)
Các mục tiêu chính của truyền thông nội bộ bao gồm việc nâng cao nhận thức của nhân viên về tổ chức, giúp họ hiểu rõ hơn về những thay đổi trong môi trường làm việc và cách mà sự phát triển ảnh hưởng đến các mục tiêu chung của tổ chức.
Tổ chức và những thay đổi diễn ra trong môi trường của tổ chức
Truyền thông nội bộ trong tổ chức ngày nay cần thiết để phản ánh sự thay đổi liên tục của môi trường, được phân tích qua ba cấp độ: vĩ mô, vi mô và nội bộ Trong hai thập kỷ qua, sự phát triển này đã trở nên "đáng kể", yêu cầu doanh nghiệp phải nâng cao nhận thức về những biến động trong môi trường Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp nhân viên hiểu rõ mối liên hệ giữa các thay đổi và việc điều chỉnh chiến lược, từ đó phát triển sự hiểu biết về các mục tiêu của tổ chức và xây dựng sự gắn bó mạnh mẽ hơn.
Truyền thông nội bộ công ty có bốn mục tiêu liên kết chặt chẽ, trong đó giao tiếp hiệu quả là yếu tố then chốt để tạo ra cam kết từ nhân viên Nghiên cứu cho thấy sự tin cậy trong giao tiếp nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng uy tín, vì sự tham gia và lòng tin thấp thường đi kèm với giao tiếp kém Điều này cho thấy giao tiếp chất lượng không chỉ truyền cảm hứng cho sự tin tưởng mà còn tạo ra chất lượng trong mối quan hệ Hơn nữa, truyền thông nội bộ góp phần phát triển sự gắn bó và lòng tin của nhân viên, giúp họ hiểu rõ định hướng chiến lược của tổ chức Nếu các bên liên quan không nắm bắt được định hướng này, họ sẽ khó có thể cam kết thực hiện và có thể thiếu lòng tin vào tổ chức và ban quản lý Tóm lại, bốn mục tiêu này phản ánh mục tiêu tổng thể của nhân viên đối với công việc và tổ chức của họ.
1.8.2 Thang đo nghiên cứu của đề tài
Mô hình truyền thông nội bộ trong tổ chức được xây dựng dựa trên nghiên cứu của Welch và Jackson (2007) Đề tài sử dụng thang đo gồm 24 biến quan sát, được phân thành 4 nhóm nhân tố chính.
1 Anh/chị luôn được tôn trọng và tin cậy trong công việc
Cam kết của nhân viên
2 Anh/chị hoàn toàn thõa mãn với điều kiện làm việc tại công ty
3 Cấp trên thật sự quan tâm đến công việc và đời sống của anh/chị
4 Cấp trên luôn khuyến khích anh/chị tham gia vào việc ra quyết định quan trọng
5 Anh/chị được tham gia những chương trình đạo tạo theo yêu cầu của công việc
6 Công ty luôn tạo điều kiện cho anh/chịđược thể hiện và phát triển nghề nghiệp trong tương lai
7 Anh/chị được giới thiệu và định hướng công việc rõ ràng trong ngày làm việc đầu tiên
Chính sách khen thưởng, chế độ phúc lợi của công ty thể hiện rõ sự quan tâm của Ban giám đốc đối với đời sống nhân viên
9 Việc đánh giá nhân viên được thực hiện minh bạch, chính xác và công bằng
10 Mức lương anh/chị nhận được tương ứng với kết quả làm việc
11 Công ty tạo cho nhân viên một môi trường làm việc thân thiện, cởi mở và có tính hỗ trợ
Sự gắn kết của nhân viên vào tổ chức
12 Lãnh đạo luôn quan tâm, hỗ trợ cấp dưới
Anh/chị có nhiều cơ hội để nêu lên ý kiến của mình và ý kiến của Anh/chị được cấp trên lắng nghe và ghi nhận
14 Bộ máy tổ chức được phân bố hợp lý
15 Nhân viên được phân công công việc phù hợp với năng lực, kinh nghiệm và mong muốn
16 Giữa nhân viên các cấp có sự gắn bó, chia sẻ và giúp đỡ nhau trong công việc và cả trong cuộc sống
17 Anh/ chị nhận thức đầy đủ về trách nhiệm công việc của mình
Nhận thức của nhân viên về tổ chức
18 Anh/chị thật sự nhận thức được sự đóng góp của mình vào mục tiêu chung của công ty
Anh/chị được cung cấp đầy đủ thông tin về các hoạt động cũng như về các kế hoạch kinh doanh của công ty
20 Anh/chị hiểu rõ được tầm nhìn và sứ mệnh của công ty
21 Anh/chị thật sự nhận thức được hình ảnh của công ty trên thị trường
22 Anh/chị thật sự hiểu môi trường văn hóa mà công ty muốn xây dựng
Công ty luôn công khai, minh bạch đối với các hoạt động tuyển dụng, huấn luyện, xử phạt, điều động và sa thải nhân viên
Sự hiểu biết của nhân viên về sự thay đổi tổ chức
24 Cấp trên luôn thông báo cho anh/chị về những thay đổi trong công ty
Trong Chương 1, tác giả đã tổng hợp và trình bày các lý thuyết mới về truyền thông nội bộ, bao gồm khái niệm, nội dung, và các kênh truyền thông nội bộ Đồng thời, tác giả cũng làm rõ đặc điểm, vai trò và mô hình của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp Những thông tin này sẽ là nền tảng để phân tích thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Văn phòng Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam – Vinamilk trong Chương 2.
