Công tác tổ chức các các cuộc họp và sự kiện tại bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP CƠNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN TẠI BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS NGUYỄN THỊ THU HƢỜNG Sinh viên thực : HOÀNG THỊ THU HÀ Mã SV : 1805QTVC012 Khóa : 2018 - 2020 Lớp : ĐH QTVP 18C HÀ NỘI - 2022 LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Công tác tổ chức các họp kiện Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng 05 năm 2022 Ngƣời thực Hoàng Thị Thu Hà DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nội dung Bộ NN&PTNT Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 6 Phƣơng pháp nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Các họp” 1.1.2 Khái niệm “sự kiện” 10 1.1.3 Tổ chức cuộc họp, kiện 10 1.2 Vai trò họp kiện 12 1.3 Các loại hình họp, kiện 13 1.3.1 Các loại hình họp 13 1.3.2 Phân loại kiện 17 1.4 Quy trình tổ chức họp, kiện 18 1.4.1 Giai đoạn chuẩn bị họp, kiện 18 1.4.2 Giai đoạn tiến hành họp, kiện 24 1.4.3 Giai đoạn sau kết thúc họp, kiện 26 TIỂU KẾT CHƢƠNG 27 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 28 2.1 Khái quát chung Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 28 2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Bộ NN&PTNT 29 2.2.1 Vị trí, chức Văn phòng Bộ NN&PTNT 29 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ NN&PTNT 31 2.3 Các loại hình họp kiện Bộ NN&PTNT 32 2.4 Thực trạng công tác tổ chức họp Bộ NN&PTNT 35 2.4.1 Giai đoạn chuẩn bị họp 35 2.4.2 Giai đoạn tiến hành cuộc họp 44 2.4.3 Giai đoạn kết thúc 48 2.5 Thực trạng công tác tổ chức kiện Bộ NN&PTNT 49 2.5.1 Tổ chức kiện thường niên, có tính chất nghi thức nhà nước 50 2.5.2 Tổ chức kiện thương mại, kiện âm nhạc thể thao, kiện khác 55 2.6 Đánh giá công tác tổ chức họp, kiện Văn phòng Bộ NN&PTNT 57 2.6.1 Ưu điểm 57 2.6.2 Hạn chế 60 2.6.3 Nguyên nhân 62 TIỂU KẾT CHƢƠNG 64 CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC CÁC CÁC CUỘC HỌP TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 65 3.1 Một số giải pháp chung 65 3.1.1 Nâng cao vai trị người lãnh đạo, người chủ trì 65 3.1.2 Nâng cao, bồi lực cho cán bộ, cơng chức Văn phịng cơng tác tổ chức họp, kiện 66 3.1.3 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ họp, kiện 68 3.1.4 Xây dựng mơi trường văn hóa họp, kiện 69 3.2 Giải pháp cho công tác tổ chức họp 71 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn quy định, hướng dẫn công tác tổ chức họp 71 3.2.2 Giảm số lượng họp không cần thiết 72 3.2.3 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động tổ chức họp 75 3.2.4 Tăng cường nâng cao số lượng chất lượng cuộc họp trực tuyến 77 3.3 Các giải pháp cho công tác tổ chức kiện 79 3.3.1 Hoàn thiện văn quy định, hướng dẫn công tác tổ chức kiện 79 3.3.2 Nâng cao vai trị truyền thơng tổ chức kiện 80 KẾT LUẬN 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 84 PHẦN PHỤ LỤC 86 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, dƣới phát triển toàn xã hội, hoạt động quan tổ chức, doanh nghiệp trọng đến công tác tổ chức họp, kiện, vì: họp kiện hình thức hoạt động quản lý nhà nƣớc, quản lý doanh nghiệp, cách thức để giải công việc, thông qua họp, kiện lãnh đạo quan hành nhà nƣớc, doanh nghiệp trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền họp, kiện hình thức hữu hiệu để thu thập, truyền đạt thông tin, quảng bá thƣơng hiệu, giải công việc nhanh chóng, nơi để học tập, rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ Để quan, tổ chức hoạt động chất lƣợng, đáp ứng yêu cầu công việc thời đại, thiếu hoạt động họp kiện Nếu làm tốt công tác tổ chức họp, kiện góp phần tăng hiệu giải cơng việc quan, vấn đề đƣợc giải cách nhanh chóng hiệu Ngồi tổ chức họp kiện không giúp quan hồn thành cơng việc mà cịn góp phần nâng cao tinh thần gắn kết tập thể, thể đƣợc tác phong chuyên nghiệp, hình ảnh tổ chức đƣợc nâng cao, văn hóa làm việc đƣợc trì phát triển Để tổ chức đƣợc các họp kiện thành cơng yếu tố quan trọng phận tổ chức Đây cơng việc địi hỏi chun mơn cao, phân tích logic phận tổ chức họp, kiện quan, tổ chức có làm tốt quan có họp, kiện thành công Hiện nay, tất quan, tổ chức, ngày diễn nhiều họp, kiện với mục tiêu, hình thức khác Đối với quan hành nhà nƣớc Bộ NN&PTNT quan Chính phủ thực chức quản lý nhà nƣớc ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi, phòng, chống thiên tai, phát triển nông thôn không ngoại lệ, năm số lƣợng họp diễn quan lớn, kiện đƣợc tổ chức có quy mơ mức vừa lớn Vì trách nhiệm tổ chức họp, kiện thuộc chức nhiệm vụ Văn phòng Bộ quan trọng Tuy nhiên thực tế trình tổ chức họp kiện Bộ NN&PTNT cịn nhiều thiếu sót, bất cập Đặc biệt tình hình tồn cầu chịu ảnh hƣởng lớn dịch bệnh COVID-19, hoạt động bị hạn chế nhiều gần nhƣ đóng băng hoạt động tổ chức họp, kiện lớn Trƣớc tình hình đó, quan tổ chức, doanh nghiệp dần thích nghi chuyển hóa cơng nghệ, cơng tác tổ chức họp, kiện dần chuyển theo hƣớng giải công việc, tổ chức hoạt động tảng trực tuyến Thực trạng địi hỏi quan, tổ chức, doanh nghiệp cần thay đổi cách thức, tƣ nhƣ áp dụng khoa học nhiều hơn, thách thức lớn quan hành nhà nƣớc nhƣ Bộ NN&PTNT từ trƣớc tới đa phần theo lối hành chính, truyền thống Nhận thức đƣợc vai trị việc tổ chức họp, kiện nhƣ qua q trình thực tập Văn phịng Bộ NN&PTNT tác giả nhận thấy mặt hạn chế thách thức định công tác tổ chức họp, kiện Do đó, tác giả mạnh dạn chọn đề tài “Công tác tổ chức họp, kiện Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thơn” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu Với đề tài Công tác tổ chức họp kiện từ lâu đƣợc nhiều tác giả quan tâm, khai thác Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu khoa học có liên quan trực tiếp hay gián tiếp Mỗi cơng trình nghiên cứu có cách tiếp cận góc độ khác đồng thời có đóng góp phần làm sáng tỏ văn hóa cơng sở Các cơng trình nghiên cứu Việt Nam liên quan đến công tác tổ chức họp kiện đa dạng phong phú đƣợc thể qua nhiều hình thức riêng biệt Tiêu biểu số cơng trình sau: Cuốn sách Quản trị Hành Văn phịng Tác giả Nguyễn Hữu Thân viết năm 2010 nhà xuất Lao Động - Thƣơng binh - Xã hội, Hồ Chí Minh trình bày vấn đề hoạt động tổ chức liên quan đến công tác tổ chức họp, kiện quan tổ chức, vai trò họp, quy trình tổ chức họp - Cuốn sách Tổ chức kiện PGS.TS Lƣu Văn Nghiêm viết năm 2012 nhà xuất Đại học kinh tế quốc dân trình bày vấn đề liên quan đến công tác tổ chức kiện Làm rõ khái niệm, vai trị cơng việc liên quan đến công tác tổ chức kiện quan tổ chức Cuốn sách đƣa kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng tổ chức kiện quan, tổ chức - Cuốn Giáo trình Nghiệp vụ thƣ ký văn phịng PGS.TS Vũ Thị Phụng viết năm 2010 - Cuốn Nghiệp vụ thƣ ký văn phòng Trƣờng Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, xuất năm 2009 - Cuốn giáo trình Các tác giả Quản trị văn phịng tác giả Nguyễn Thành Độ Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phƣơng Hiền xuất năm 2012 nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân - Cuốn Sách Tổ chức hoạt động Văn phòng bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ TS Văn Tất Thu viết năm 2011 nhà xuất Chính trị quốc gia- thật - Cuốn sách Quản trị hành văn phịng tác giả Vƣơng Thị Kim Thanh viết năm 2009 nhà xuất Thống kê - Hà Nội - Cuốn sách Nghiệp vụ thƣ ký văn phịng tác giả Hồng Giang viết năm 2009 nhà xuất Văn hóa Thơng tin, Hà Nội Đề tài công tác tổ chức họp, kiện thảo luận sôi trang báo điện tử, tiêu biểu như: Tin “Quy định nguyên tắc tổ chức họp quan hành nhà nƣớc” đăng Tạp chí Tài chính: https://tapchitaichinh.vn/coche-chinh-sach/quy-dinh-nguyen-tac-to-chuc-cuoc- hop-cua-co-quan-hanh- chinh-nha-nuoc-146185.html [Truy cập ngày 15 tháng 02 năm 2022] Bài báo “Tổ chức các họp nghiêm túc, hiệu quả” tác giả Khải Hƣng đƣợc đăng tải Báo Nhân dân: https://nhandan.vn/tranghanoi- dethudota-ngaycang/to-chuc-cac-cuoc-hop-nghiem-tuc-hieu-qua-366866/ [Truy cập ngày 02 tháng 01 năm 2022] Bài báo “Tìm giải pháp giảm họp” tác giả Mai Hoa đăng tải Báo điện tử Nghệ An: https://e.baonghean.vn/tim-giai-phap-giam-hoihop/ [Truy cập ngày 30 tháng 03 năm 2022] Bài báo “các họp thiết thực chất lƣợng” tác giả Anh Quân đăng tải Báo Quân đội nhân dân: https://www.qdnd.vn/cung-banluan/hoi-hop-thiet-thuc-va-chat-luong-606227 [Truy cập ngày 30 tháng 03 năm 2022] Bài báo “Một số đề xuất nhằm tổ chức các họp hiệu quả” đăng tải Báo Công thƣơng: https://www.tapchicongthuong.vn/baiviet/mot-so-de-xuat-nham-to-chuc-cac-cuoc-hop-hieu-qua-74465.htm [Truy cập ngày 31 tháng 03 năm 2022] Bài báo “Giảm họp để tập trung giải công việc sở” tác giả Nhị Hà, Báo điện tử Thái Nguyên: https://baothainguyen.vn/tin-tuc/phong-van-doi-thoai/giam-hoi-hop-detap-trung-giai-quyet-cong-viec-va-di-co-so-267287-46237.html [Truy cập ngày 31 tháng 03 năm 2022] Qua thấy cơng tác tổ chức họp, kiện đề tài đƣợc nhiều ngƣời quan tâm, đề tài lại có điểm riêng Phụ lục 04 Một số hình ảnh cơng tác tổ chức họp, kiện Bộ NN&PTNT Phụ lục 05 Một số chƣơng trình nghị Phục lục 06 Một số giấy mời họp Phụ lục 07 Mẫu đăng ký sử dụng phòng họp Phụ lục 08 Kế hoạch tổ chức kiện ... TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN 2.1 Khái qt chung Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn Tên quan: Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Địa... kiện Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Chƣơng 2: Thực trạng công tác tổ chức các họp kiện Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Đầu tiên chƣơng đƣa khái quát quan Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn. .. họp kiện Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn, nâng cao hiệu công tác Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN