8. Cấu trúc của đề tài
2.6. Đánh giá công tác tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng
Bộ NN&PTNT
2.6.1. Ưu điểm
Đội ngũ lãnh đạo Văn phòng có trình độ học vấn từ cấp Thạc sỹ trở lên. Đảm bảo hoàn thành đầy đủ các khóa học, bằng cấp theo yêu cầu của công việc. Có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực đảm nhiệm, có đủ 02 yếu tố là tài và đức, điều hành công việc khoa học và đều là những ngƣời đƣợc cấp dƣới tin tƣởng và kính trọng.
Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, 100% cán bộ nhân viên có trình độ học vấn từ cấp Cao Đẳng trở lên. Tại hồ sơ cán bộ nhân viên lƣu tại Vụ tổ chức cán bộ cho thấy 100% cán bộ nhân viên làm việc tại các bộ phận chuyên môn tại Văn phòng có trên 90% tốt nghiệp chuyên ngành hiện đang đảm nhận vị trí công việc. Các cán bộ nhân viên đều là những ngƣời đƣợc đào tạo bản bản về chuyên môn nghiệp vụ và đƣợc tuyển chọn dựa trên thực lực.
Có nhiều cán bộ nhân viên có kinh nghiệm làm việc lâu dài trên 05 năm, và trên 10 năm. Có sự yêu nghề và hết lòng vì công việc. Riêng Phòng Kế toán theo khảo sát 100% Cán bộ nhân viên đều tốt nghiệp Đại học đúng chuyên ngành. Có trình độ chuyên môn khi tốt nghiệp từ loại khá trở lên.
Văn phòng Bộ NN&PTNT tỷ lệ chuyên ngành chiếm đông nhất là chuyên ngành về Ngành Văn thƣ – Lƣu trữ, Quản trị Văn phòng. Các cán bộ nhân viên tốt nghiệp đúng chuyên ngành từ các trƣờng nổi tiếng và đi đầu
trong nƣớc về lĩnh vực Văn phòng nhƣ Học viện Hành chính Quốc gia, Đại học Nội vụ Hà Nội,…
Đội ngũ nhân viên không ngừng học tập những tiến bộ khoa học và công nghệ và ứng dụng vào công việc. Ví dụ đề xuất và tổ chức thực hiện các cuộc các cuộc họp trực tuyến, thiết lập và thông báo lịch họp của các đơn vị trong Bộ trên hệ thống bảng tin điện tử.
Công tác tham mưu tổng hợp
Công tác tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn đã thực hiện theo đúng Quy định của Nhà nƣớc tại Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ Tƣớng Chính phủ quy định chế độ các cuộc họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nƣớc và Quy chế tổ chức các cuộc họp và sự kiện của Bộ.
Các các cuộc họp đƣợc tổ chức đều có sự chuẩn bị từ rất sớm, tuy chƣa có văn bản nào hƣớng dẫn cụ thể cách tổ chức một các cuộc họp tuy nhiên các cán bộ trong Văn phòng tham gia công tác tổ chức các cuộc họp đều có những kinh nghiệm tổ chức dày dặn. Công tác lập kế hoạch các cuộc họp đƣợc lãnh đạo Văn phòng quan tâm và có sự chỉ đạo sát sao, có sự phân chia nhân sự làm công tác lập kế hoạch rõ ràng, Bộ phận hoặc ngƣời đƣợc giao làm nhiệm vụ lập kế hoạch có chuyên môn nghiệp vụ cao, kinh nghiệm lập kế hoạch dày dặn và có tinh thần trách nhiệm trong công việc.
Kế hoạch đƣợc lập ra từ rất sớm ngay khi có chủ trƣơng tổ chức các cuộc họp, đối với những các cuộc họp có quy mô lớn, quan trọng kế hoạch tổ chức các cuộc họp đƣợc diễn ra trƣớc khoảng một đến hai tháng trƣớc khi tổ chức chính thức.
Kế hoạch tổ chức các sự kiện của Văn phòng cũng nhƣ của Bộ đƣợc diễn ra ít nhất 03 tháng trƣớc khi tổ chức chính thức sự kiện đối với những sự kiện quy mô nhỏ, còn đối với những sự kiện có tầm cỡ lớn, thành phần tham
dự đông đảo và có ý nghĩa quan trọng đối với cơ quan sẽ đƣợc lập kế hoạch trƣớc 6 tháng đến 01 năm trƣớc khi sự kiện chính thức diễn ra. Bản kế hoạch đƣợc lập chi tiết, cụ thể và có tính khả thi cao.
Văn phòng Bộ đã thực hiện tốt chức năng tham mƣu trong tổ chức các các cuộc họp và sự kiện, nổi trội là việc tổng hợp báo cáo của các đơn vị đúng thời gian, đề ra những ý tƣởng, những giải pháp mới, những nội dung liên quan đến tổ chức các cuộc họp, sự kiện. Ngoài ra Văn phòng còn đề xuất lên Lãnh đạo Bộ những sự kiện có tính chất khuyến khích tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên, ngoài những sự kiện mang tính truyền thống và theo lộ trình sẵn, Văn phòng đã đề xuất những sự kiện mới, mang tính thƣơng mại và có sức sáng tạo cao. Tổ chức một cách chuyên nghiệp và hiện đại.
Về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, sự kiện
Cơ sở vật chất hạ tầng phục vụ công tác tổ chức các cuộc họp và sự kiện đƣợc Chính phủ và Bộ đầu tƣ nâng cấp, hiện đại. Tại Bộ NN&PTNT đang có 01 khu nhà 2 tầng riêng phục vụ riêng biệt cho công tác tổ chức các cuộc các cuộc họp và sự kiện. (Khu nhà B), bao gồm phòng Hội nghị, các cuộc họp trong đó có 01 Hội trƣờng lớn có sức chứa lên tới 250 đại biểu, chuyên dành để tổ chức các cuộc hội nghị lớn và các sự kiện lớn của Cơ quan. Và 05 phòng họp còn lại có sức chứa khác nhau phục vụ cho nhu cầu các cuộc họp thƣờng xuyên của cơ quan.
Ngoài khu nhà B (Chỉ có phòng họp, hội nghị) ra còn có 01 phòng họp lớn có sức chứa hơn 100 ngƣời tại khu nhà A, và các khu nhà khác đều có phòng họp riêng cho từng bộ phận của cơ quan. Tất cả các phòng họp đều đƣợc trang bị cơ sở vật chất đầy đủ đáp ứng yêu cầu họp, cũng nhƣ màn hình máy chiếu, màn hình lớn để các cuộc họp theo hình thức trực tuyến, đƣờng dây internet đƣợc đảm bảo đƣờng truyền.
Tại khu nhà A (Khu nhà chính) của Bộ còn có một màn hình chính đƣợc lắp tại cầu thang tầng 1 của khu nhà, chuyên chạy các thông tin các cuộc
họp và sự kiện của Bộ sắp đƣợc diễn ra. Trong đó có đầy đủ thông tin về nội dung, ngƣời chủ trì và thời gian, địa điểm tổ chức các cuộc họp. Vì vậy không chỉ cán bộ, nhân viên làm việc trong nội bộ cơ quan đƣợc tạo điều kiện về thông tin mà khi có lãnh đạo hay khách đến làm việc tại trụ sở của Bộ đều sẽ nắm đƣợc thông tin và gây ấn tƣợng về sự đầu tƣ và chuyên nghiệp của cơ quan trong công tác tổ chức các cuộc họp.
Bên cạnh đó Lãnh đạo Bộ còn đầu tƣ các phƣơng tiện hỗ trợ việc ghi biên bản nhƣ: máy ghi âm, máy ảnh, máy tính nhằm hỗ trợ tối đa thƣ ký hội nghị trong việc ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị.
Công tác truyền thông đƣợc Lãnh đạo Bộ quan tâm, các trang thiết bị phục vụ việc quay hình, chụp hình đƣợc đầu tƣ mua sắm hiện đại, chất lƣợng cao.
2.6.2. Hạn chế
Bên cạnh những ƣu điểm đạt đƣợc thì qua tìm hiểu và khảo sát tác giả nhận thấy công tác tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Bộ NN&PTNT còn tồn tại những hạn chế sau:
Đầu tiên là công tác tổ chức các các cuộc họp và sự kiện tại Bộ NN&PTNT chƣa có nhiều văn bản hƣớng dẫn cụ thể về quy trình và sự phân công chi tiết nhiệm vụ. Các bộ phận trong Bộ chƣa có văn bản riêng hƣớng dẫn quy định về vấn đề này. Chủ yếu các bộ phận khi tổ chức các cuộc họp, hội nghị sẽ cần sự hỗ trợ của bộ phận Văn phòng. Đặc biệt về vấn đề tổ chức sự kiện. Hầu nhƣ chƣa có văn bản chính thức quy định về công tác tổ chức sự kiện trong cơ quan hành chính nhà nƣớc. Các sự kiện diễn ra chủ yếu theo quy trình truyền thống, chƣa có sự sáng tạo. Chƣa có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng về tổ chức sự kiện của cơ quan. Mà các sự kiện đƣợc tổ chức dựa trên sự kết hợp giữa nhiều ngƣời, nhiều bộ phận khác nhau. Cán bộ nhân viên thực hiện tổ chức chủ yếu dựa theo sự hiểu biết riêng, quy trình máy móc.
có kinh nghiệm lâu dài, có sự gắn kết với cơ quan. Nhóm này có chuyên môn nghiệp vụ cao, kinh nghiệm dồi dào, tuy nhiên điểm yếu lớn nhất là nhóm này giải quyết công việc khá máy móc, phƣơng pháp cứng nhắc và thiếu sự sáng tạo. Chƣa đáp ứng đƣợc việc áp dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại vào công việc, nhất là trong tình hình phát triển nhƣ hiện nay và tình hình dịch COVID- 19 diễn ra phức tạp, việc tổ chức họp trực tuyến đƣợc áp dụng rộng rãi, tuy nhiên nhóm này sẽ khó khăn trong việc áp dụng.
Thứ hai là nhóm cán bộ trẻ, năng động nhiệt tình nhƣng lại thiếu kinh nghiệm trong tổ chức các cuộc họp và sự kiện, nên khi xảy ra các tình huống phát sinh không có trong kịch bản thì họ không biết xử lý thế nào. Thêm đó, vì nhóm này thuộc thế hệ trẻ, vì thế có nhiều sự sáng tạo, ý tƣởng tổ chức sự kiện, tuy nhiên lại chƣa biết cách áp dụng vào môi trƣờng hành chính nhà nƣớc dẫn đến việc tham mƣu những ý tƣởng chƣa thật sự phù hợp với văn hóa cơ quan, cũng nhƣ là môi trƣởng hành chính nhà nƣớc.
Trong quá trình diễn ra các cuộc họp có sự chênh lệch so với kế hoạch ban đầu. có nhiều tình huống xảy ra chƣa lƣờng trƣớc đƣợc và gây ảnh hƣởng đến chất lƣợng các cuộc họp.
Chƣa thật sự chuyển đổi số trong việc gửi giấy mời, các các cuộc họp của Bộ vẫn sử dụng hình thức gửi giấy mời giấy truyền thống, mất thời gian và đôi khi còn xảy ra việc đơn vị mời họp nhận giấy mời chậm, không đủ thời gian chuẩn bị.
Vẫn còn tồn tại tình trạng đi họp muộn giờ, trong giờ một số đại biểu vẫn còn làm việc riêng.
Về vấn đề tổ chức sự kiện: Chƣa có văn bản quy định rõ ràng, cụ thể. Không có bộ phận chuyên môn về tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hầu hết các sự kiện có quy mô lớn thì Bộ không đủ năng lực và điều kiện vật chất để thực hiện. Mà phải có sự thuê đơn vị tổ chức bên ngoài, gây tốn kém nhiều chi phí.
Các sự kiện nhỏ hơn, quy mô trong Bộ đƣợc tổ chức, thì bộ phận Văn phòng chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức thực hiện đồng thời với sự kết hợp với các đơn vị khác trong Bộ. Tuy nhiên đa số sự kiện tổ chức theo lối mòn, quy trình gây khô khan, cứng nhắc, không tạo đƣợc hứng khởi cho ngƣời tham dự sự kiện cũng ảnh hƣởng đến sức thu hút của sự kiện.
Trong sự kiện thiếu những nội dung về nghệ thuật, và chƣa có sự chuyên nghiệp cũng nhƣ chƣa đƣợc thật sự quan tâm và đầu tƣ.
Hệ thống âm thanh, ánh sáng phục vụ cho hoạt động tổ chức sự kiện vẫn còn hạn chế.
Khâu truyền thông sự kiện còn hạn chế, chƣa thật sự làm tốt trong khẩu quảng bá sự kiện, các sự kiện tổ chức còn ít ngƣời biết đến, và lƣợng ngƣời tham dự cũng hạn chế. Đặc biệt trong giai đoạn dịch bệnh trong vòng 02 năm gần đây. Việc tổ chức các sự kiện trực tiếp bị hạn chế, tuy nhiên tại Bộ chƣa có nhiều ý tƣởng, hay sự đổi mới, sáng tạo về việc tổ chức sự kiện trực tuyến.
Nguồn kinh phí cho việc tổ chức các các cuộc họp và sự kiện còn ít ỏi.
2.6.3. Nguyên nhân
Cơ quan chƣa hoàn thiện hệ thống văn bản liên quan đến tổ chức các cuộc họp, sự kiện. Chƣa có hƣớng dẫn cụ thể từng bƣớc và trách nhiệm từng cá nhân tham gia vào quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện. việc thực hiện công tác tổ chức vẫn còn rập khuôn, sáo rỗng, lẫn lộn giữa các quy trình gây tốn thời gian trong công tác chuẩn bị.
Đội ngũ lãnh đạo ảnh hƣởng rất nhiều tới chất lƣợng các cuộc họp, thể hiện qua tƣ duy phát triển, tầm nhìn, sự am hiểu, phong cách giao tiếp, thấu hiểu đối tƣợng tham gia các cuộc họp để có phƣơng án điều chỉnh hợp lý, chƣa có sự quản lý sát sao từ phía lãnh đạo nên nhiều khi dẫn đến việc một số cán bộ, công nhân viên chểnh mảng trong công việc của mình, dẫn đến thụ động trong công việc không có tính sáng tạo và tinh thần hăng hái trong các cuộc họp. Bộ cũng chƣa chú trọng nhiều đến việc đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ
cán bộ công chức, viên chức trong công tác tổ chức các cuộc họp, sự kiện việc phân công giao nhiệm vụ cho từng cá nhân vẫn chƣa cụ thể, rõ ràng…
Khối lƣợng công việc ngày càng tăng, yêu cầu chất lƣợng xử lý ngày càng cao, nhiều nhiệm vụ đột xuất, cấp bách… chính vì thế các cuộc họp đƣợc tổ chức không đƣợc chuẩn bị kỹ càng.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ chƣa đƣợc đầu tƣ hiệu quả. Cùng với đó là những ứng dụng công nghệ thông tin chƣa đƣợc quan tâm, còn chậm đổi mới và ngại học hỏi.
Mô hình trực các cuộc họp trực tuyến chƣa đƣợc thực sự đƣợc thực hiện tốt. Chỉ có một số ít phòng họp trên tổng số có hệ thống màn hình hoạt động tốt, còn một số phòng họp nhỏ hơn màn hình gần nhƣ không dùng đến hoặc là hỏng hóc. Đồng thời sự am hiểu công nghệ thông tin của các cán bộ, công chức vẫn còn hạn chế, họ quen với mô hình các cuộc họp truyền thống hơn nên các các cuộc họp truyền thống vẫn còn chiếm ƣu thế.
Số lƣợng các cuộc họp diễn ra nhiều, tần suất liên tục dẫn đến đại biểu dành rất nhiều thời gian cho việc các cuộc họp.
Những kinh nghiệm đƣợc rút ra từ các cuộc họp, sự kiện trƣớc vẫn chƣa thực sự hiệu quả với các cán bộ, còn lặp lại các lỗi cũ, mắc đi mắc lại trong những lần tổ chức tiếp theo.
Đội ngũ cán bộ của phòng đang trở nên già hóa, đây là một trong những hạn chế của công tác tổ chức các cuộc họp và sự kiện.
Nguồn kinh phí cho mỗi một các cuộc họp còn hạn chế. Nguồn kinh phí còn chƣa đƣợc phân bổ đều, nhiều các cuộc họp gây lãng phí nhƣng nhiều các cuộc họp khó khăn trong việc phân bổ chi phí sao cho phù hợp với những nội dung cần thiết.
Đại biểu khách mời tham dự các các cuộc họp còn chƣa chủ động trong công tác đăng ký đại biểu, gây khó khăn cho việc kiểm soát số lƣợng đại biểu.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2
Trong chƣơng 2, tôi đã tiến hành khảo sát thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Trên cơ sở so sánh giữa thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Bộ và lý luận chung về các cuộc họp và sự kiện tại Chƣơng 1. Đa phần những hạn chế tồn đọng xuất phát chủ yếu từ những nguyên nhân chủ quan. Bên cạnh đó một số yếu tố khách quan có thể dự đoán và có các biện pháp dự phòng. Từ những thực trạng và nguyên nhân trên, tôi đã đƣa ra đánh giá khách quan nhất về công tác tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Đây là tiền đề để đƣa ra một số giải pháp nâng cao công tác tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
CHƢƠNG 3.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC CÁC CÁC CUỘC HỌP TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN 3.1. Một số giải pháp chung
3.1.1. Nâng cao vai trò của người lãnh đạo, người chủ trì
Ngƣời Chủ trì (Còn đƣợc gọi là Chủ tọa, Chủ tịch) các cuộc họp, sự kiện thƣờng là Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trƣởng các đơn vị tổ chức các cuộc họp sự kiện là ngƣời chịu trách nhiệm điều hành một một các cuộc họp, hội nghị, sự kiện để đảm bảo các cuộc họp, sự kiện đó đi đến thành công, đạt đƣợc mục đích yêu cầu đề ra trong bản kế hoạch.