8. Cấu trúc của đề tài
3.2. Giải pháp cho công tác tổ chức các cuộc họp
3.2.4. Tăng cường nâng cao số lượng cũng như chất lượng các cuộc
hình của hãng Google, giúp các tổ chức dễ dàng tham gia các các cuộc họp video từ xa, Cách thức tham gia ứng dụng cũng rất đơn giản, chỉ cần tạo tài khoản Google và truy cập vào link phòng họp trực tuyến là đƣợc. Với những tổ chức doanh nghiệp, trƣờng học thì Google Meet còn cung cấp thêm nhiều tính năng các cuộc họp cho phép tối đa 250 ngƣời tham gia, phát trực tiếp cho tối đa 100.000 ngƣời xem trong một miền.
Ngoài ra hiện nay ứng dụng mạng xã hội Zalo cũng đang đƣợc rất nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng trong việc giải quyết công việc, ứng dụng này có thể cho phép tổ chức thành lập các nhóm công việc với số lƣợng ngƣời tham gia đông đảo, có thể gửi tài file tài liệu nặng, ứng dụng có độ bảo mật cao, lƣu trữ đƣợc nhiều dữ liệu mà còn dễ dàng sử dụng. Bộ NN&PTNT cần khuyến khích các đơn vị giải quyết công việc trực tuyến, trao đổi công việc trên nền tảng điện tử nhiều hơn.
3.2.4. Tăng cường nâng cao số lượng cũng như chất lượng các cuộc các cuộc họp trực tuyến các cuộc họp trực tuyến
Hiện nay xã hội phát triển kéo theo sự bùng nổ ngày càng mạnh mẽ của khoa học công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông – một hệ thống sử dụng các công cụ phần cứng, phần mềm để lƣu trữ, chuyển giao và xử lý thông tin, sử dụng các phƣơng tiện kỹ thuật để truyền thông tin hoặc dữ liệu từ nơi này sang nơi khác hoặc từ ngƣời này sang ngƣời khác… khoa học phát triển đánh dấu một kỷ nguyên phát triển mới trong lịch sử loài ngƣời, khoa học công nghệ cho phép con ngƣời giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả mà không phải bỏ ra quá nhiều sức lao động
Các cuộc họp trực tuyến – là giải pháp hỗ trợ nhiều ngƣời ở những địa điểm, vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia một các cuộc họp từ xa; mà ở đó, họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau nhƣ đang ở chung một phòng họp.
giảm số lƣợng công việc cho bộ phận văn phòng, tiết kiệm thời gian, chi phí đồng thời cũng tăng cƣờng hiệu quả công việc, các thông tin đƣợc nhiều ngƣời tiếp thu đƣợc, công tác chuẩn bị cho các cuộc họp đƣợc rút ngắn lại đồng thời hình thức các cuộc họp này cũng đang là xu thế phát triển rất rộng rãi ngày nay.
Để nâng cao chất lƣợng, hiệu quả các các cuộc họp, thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí nguồn ngân sách cơ quan, Bộ NN&PTNT cần thực hiện triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ, trƣớc hết là Công nghệ thông tin trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của cơ quan. Triển khai, tăng cƣờng và mở rộng hình thức các cuộc họp trực tuyến tại cơ quan.
Để giảm bớt áp lực công việc, thời gian, chi phí, nâng cao chất lƣợng của các cuộc họp, Bộ NN&PTNT cần giảm bớt các các cuộc họp trực tiếp thay vào đó là các các cuộc họp trực tuyến. Điều này sẽ giúp tất cả mọi ngƣời có thể tham gia các cuộc họp đầy đủ, các thông tin trong các cuộc họp đƣợc mọi ngƣời nắm bắt đầy đủ. Tuy nhiên để hình thức họp trực tuyến đạt hiệu quả tốt nhất thì Bộ NN&PTNT cần:
Tổ chức huấn luyện, đào tạo, tạo điều kiện cho cán bộ chuyên trách về Công nghệ thông tin đƣợc học tập, nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ; quan tâm, đào tạo, bồi dƣỡng kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc cũng nhƣ trong hoạt động hội nghị, các cuộc họp của cơ quan cho đội ngũ cán bộ, công chức.
Tổ chức các buổi nói chuyện chuyên đề, các cuộc hội thảo về áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động các cuộc họp cho đội ngũ cán bộ, công chức cơ quan.
Bản thân ngƣời điều hành phải chuẩn bị những công cụ sử dụng trong các cuộc họp phù hợp.
Đối với một số các cuộc họp không thật sự cần thiết phải tổ chức nhằm tiết kiệm thời gian, công sức và kinh phí có thể linh hoạt bằng các hình thức
khác nhau nhƣ thông báo và trả lời bằng các văn.
Có các quy tắc, quy định trong các cuộc họp trực tuyến để mọi ngƣời nghiêm chỉnh chấp hành.
Tạo bầu không khí thoải mái trong các cuộc họp. Bản thân mỗi cá nhân tham gia các cuộc họp cần ý thức đƣợc trách nhiệm của mình, lắng nghe, tiếp thu các thông tin và tích xây dựng ý kiến để đạt hiệu quả tốt nhất
Bản thân ngƣời đƣợc giao chuẩn bị các cuộc họp phải luôn chủ động, chuẩn bị đầy đủ các văn bản, tài liệu cần thiết phục vụ cho các cuộc họp trực tuyến. Các thông tin, tài liệu cần thiết về các cuộc họp cũng cần phải gửi cho những ngƣời tham gia trƣớc khi các cuộc họp diễn ra. Và đặc biệt phải đầu tƣ hệ thống thiết bị phục vụ cho các cuộc họp trực tuyến hiện đại phải đảm bảo cho việc truyền thông tin trong các cuộc họp.