8. Cấu trúc của đề tài
2.5. Thực trạng công tác tổ chức các sự kiện tại Bộ NN&PTNT
2.5.1. Tổ chức các sự kiện thường niên, có tính chất nghi thức nhà
nước
Các sự kiện thƣờng niên và có tính chất nghi thức nhà nƣớc đƣợc Bộ NN&PTNT tổ chức rất chỉnh chu và có sự chuyên nghiệp cao. Các sự kiện đƣợc Lãnh đạo Bộ giao Văn phòng Bộ là đơn vị chuyên môn, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và chuẩn bị tiến hành tổ chức, Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện và phân công các đơn vị thực hiện.
Thông thƣờng các sự kiện nhƣ lễ kỷ niệm ngày thành lập, đón nhận danh hiệu,... căn cứ thực hiện theo kế hoạch năm của cơ quan và đã có sự xác định chủ trƣơng, hình thức và thời gian thực hiện những sự kiện này. Văn phòng Bộ có trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt.
- Giai đoạn trƣớc khi sự kiện đƣợc tổ chức diễn ra theo các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Cơ quan, đơn vị tổ chức xác định mục tiêu, mục đích của sự kiện.
Ở bƣớc này Lãnh đạo Bộ/ đơn vị chủ trì là ngƣời đƣa ra mục tiêu và mục đích của sự kiện, thống nhất mục tiêu chung. Đơn vị chủ trì/ Văn phòng Bộ tham mƣu mục tiêu rõ ràng, xác định rõ mục tiêu, mục đích hƣớng đến và xác định đƣợc mục tiêu chính và mục tiêu phụ trợ. Sau khi xác định đƣợc mục tiêu cần trình lãnh đạo cơ quan duyệt chủ trƣơng. Thông thƣờng các sự kiện này là sự kiện thƣờng xuyên lặp lại, vì vậy công tác xác định mục tiêu, mục đích sự kiện đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.
Bƣớc 2: Xác định thành phần khách mời tham dự: Văn phòng Bộ/ Đơn vị chủ trì dựa trên mục tiêu, mục đích của sự kiện mà lên danh sách khách mời tham dự và song song có phƣơng án cho việc tiếp đón khách mời.
Ví dụ: Trong sự kiện lễ kỷ niệm 70 năm thành lập cục thú y năm 2020. Trong các sự kiện do Bộ NN&PTNT chủ trì chỉ đạo thực hiện nhƣ hoạt động
5 tổ chức Lễ kỷ niệm 70 năm Ngày truyền thống Ngành Thú y vào sáng ngày 11/7/2020. Cục Thú y là đơn vị đƣợc Lãnh đạo Bộ giao chủ trì thực hiện. Trong Dự kiến thành phần đại biểu tham dự Cục thú y đã lập danh sách cụ thể bao gồm các thành phần sau:
Dựa vào việc lập dự thảo danh sách khách mời mà cơ quan xác định đƣợc các công việc tiếp theo nhƣ xây dựng phƣơng án tiếp đón khách mời, phân công công tác tiếp đón, lựa chọn địa điểm tổ chức,...
Bƣớc 3: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Thời gian tổ chức các sự kiện thƣờng niên thông thƣờng đã đƣợc định sẵn trong kế hoạch năm của Cơ quan, địa điểm tổ chức các sự kiện này đƣợc Bộ tổ chức trong hội trƣờng của Bộ là chủ yếu. Đơn vị chủ trì sẽ dựa theo quy mô của sự kiện chuẩn bị tổ chức mà xác định đƣợc địa điểm tổ chức.
Thời gian tổ chức các sự kiện thƣờng niên thông thƣờng tổ chức đúng ngày kỷ niệm của sự kiện đó. Bên cạnh đó cũng có thể đƣợc tổ chức trƣớc ngày kỷ niệm.
Ví dụ: Trong sự kiện Lễ kỷ niệm 74 năm, ngày truyền thống Văn phòng, Văn phòng Bộ đề xuất lựa chọn Phòng Hội nghị lớn tầng 2 Nhà B1 của Bộ để tổ chức. Bởi vì cơ sở vật chất của phòng Hội nghị đáp ứng đƣợc các yêu cầu đặt ra nhƣ số ghế ngồi, sự thuận tiện trong giao thông, và tổ chức tại trụ sở thuận tiện cho việc chuẩn bị, đi lại cũng nhƣ tiết kiệm kinh phí.
Thời gian tổ chức đúng vào ngày 28.8.2019. Đây là ngày truyền thống Văn phòng cơ quan Hành chính nhà nƣớc. (28.8.1945 - 28.8.2019)
Bƣớc 4: Lập kế hoạch cho sự kiện
Lãnh đạo Bộ phân công trách nhiệm cho các đơn vị chuyên môn, và đơn vị chủ trì sự kiện sẽ lập bảng kế hoạch tổng quát cho sự kiện.
Ngoài ra cần lập các kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục công việc nhƣ:
Kế hoạch chuẩn bị chi tiết cho sự kiện Kế hoạch về việc triển khai thực hiện Kế hoạch phân công trách nhiệm
Kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện Kế hoạch về ngân sách chi phí cho sự kiện,...
Mỗi một sự kiện đƣợc tổ chức là sự kết hợp của nhiều hạng mục công việc và có sự tham gia của rất nhiều đơn vị chuyên môn khác nhau, vì vậy công việc lập kế hoạch tổ chức là rất quan trọng.
Bƣớc 5. Chuẩn bị hậu cần
Công tác chuẩn bị hậu cần gồm các hạng mục nhƣ: Chuẩn bị cho công tác quảng cáo và truyền thông, thiết kế kỹ thuật và xây dựng sân khấu, trang trí sân khấu, dàn dựng các tiết mục văn nghệ (nếu có), hoàn chỉnh về các kế hoạch lễ tân & hậu cần.
Bƣớc 6. Tổng duyệt chƣơng trình
Ở bƣớc này đơn vị chủ trì sẽ tiến hành tổng duyệt các công việc diễn ra trong hôm sự kiện diễn ra chính thức để đảm bảo các công việc đƣợc chuẩn bị sẵn sàng, và hạn chế thấp nhất sự cố khi sự kiện đƣợc chính thức diễn ra.
- Giai đoạn chính thức tổ chức sự kiện
Tƣơng tự nhƣ công tác tổ chức các cuộc họp, các sự kiện thƣờng niên tại Bộ NN&PTNT đƣợc thực hiện theo các sự kiện chung nhƣ:
+ Tiếp đón đại biểu, điểm danh đại biểu + Khai mạc chƣơng trình
+ Tiến hành phần nội dung chính sự kiện + Bế mạc sự kiện
Trình tự tổ chức các sự kiện có tính nghi thức nhà nƣớc nhƣ ngày lễ kỷ niệm, lễ đón nhận giấy khen,... Đƣợc Bộ NN&PTNT am hiểu và thực hiện theo đúng nghi thức đƣợc Nhà nƣớc quy định. Văn phòng Bộ có sự chuyên môn cao trong việc tổ chức, các sự kiện đƣợc diễn ra đúng theo yêu cầu và nghi thức nhà nƣớc.
- Giai đoạn kết thúc sự kiện
Tiến hành các công việc tiễn khách và Sau khi sự kiện kết thúc đơn vị chủ trì sẽ tiến hành thanh quyết toán các chi phí. Các cuộc họp với các đơn vị giải quyết các công việc còn lại. Lập báo cáo và tổng kết về công tác tổ chức
sự kiện