8. Cấu trúc của đề tài
3.2. Giải pháp cho công tác tổ chức các cuộc họp
3.2.2 Giảm số lượng các cuộc họp không cần thiết
các cuộc họp là một hoạt động cần thiết và quan trọng đối với mọi cơ quan, tổ chức, có nhiều hình thức họp và sự kiện khác nhau với nội dung đa dạng và luôn gắn với việc thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức.
Nhƣng nếu tổ chức quá nhiều mà không có hiệu quả thì các cuộc họp sẽ mang tính hình thức, gây lãng phí về tiền bạc, thời gian, nguồn nhân lực,… Vì vậy, cơ quan cần tìm ra đƣợc nguyên nhân dẫn đến các cuộc họp quá nhiều để có các giải pháp khắc phục, đƣa các cuộc họp trở về với đúng nghĩa của nó, nâng cao chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
Theo số liệu khảo sát cho thấy, hằng năm Bộ NN&PTNT tổ chức từ 700 – 900 các cuộc họp lớn nhỏ. Bên cạnh những các cuộc họp thiết thực và cần thiết thì nhiều các cuộc họp hiện nay chƣa thực sự hiệu quả. Vì vậy để giảm các các cuộc họp không cần thiết, nâng cao chất lƣợng từng các cuộc họp đƣợc tổ chức Bộ có thể thực hiện các giải pháp sau:
Đầu tiên trong khâu xây dựng chủ trƣơng họp, đơn vị tổ chức cần xác định nhu cầu họp có thật sự cần thiết hay không, đối chiếu so sánh với các hình thức giải quyết công việc khác. Cân nhắc phƣơng pháp giải quyết công việc nào hiệu quả và tiết kiệm hơn tổ chức họp hay không. Sau khi cân nhắc xác định tổ chức họp là cần thiết và là phƣơng thức giải quyết công việc tốt nhất thì mới lên kế hoạch tổ chức.
Ban hành quy định rõ ràng và chi tiết các trƣờng hợp đƣợc tổ chức các cuộc họp cho từng đơn vị/ bộ phận thuộc Bộ, trong đó nêu rõ những trƣờng hợp ngƣời đứng đầu đƣợc lựa chọn, cân nhắc họp hay không họp; những trƣờng hợp không có thẩm quyền tổ chức các cuộc họp. Đơn vị này không tổ chức họp giải quyết Giai đoạn của đơn vị khác, tránh gây trùng lặp công việc. Quy định cụ thể về thành phần tham dự các cuộc họp, theo đó đơn vị tổ chức họp lên sách sách đại biểu tham dự chính xác, chỉ gửi giấy mời họp cho những cá nhân có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc, có đủ thẩm quyền, năng lực giải quyết công việc mới đƣợc tham gia họp. Kiên quyết không chấp nhận trƣờng hợp đi họp hộ, đi họp cho có, ngƣời tham dự không có đủ chuyên môn, mang tính hình thức. Những các cuộc họp chỉ để thảo luận, trao đổi ý
kiến, hoặc tham luận thì không tổ chức các cuộc họp mà gửi phiếu, nêu vấn đề hoặc gửi bản thảo để xin ý kiến. Sau đó tổng hợp, nghiên cứu tiếp thu và ban hành.
Tăng cƣờng các các cuộc họp các cuộc họp giữa các bộ phận đơn vị với nhau: Cùng một vấn đề công việc các đơn vị đƣợc giao các cuộc họp có thể tổ chức các các cuộc họp đơn lẻ, họp nhiều lần, mỗi lần một vấn đề, không có sự liên kết.
Giản lƣợc các nội dung họp: Hạn chế các nghi lễ, khánh tiết không cần thiết, trong phần khai mạc không dành quá nhiều thời gian cho vấn đề giới thiệu đại biểu. Mặc dù đã có quy định nếu đại biểu có nhiều chức danh thì chỉ cần giới thiệu chức danh cao nhất, nhƣng để “tôn trọng”, bao giờ cũng phải giới thiệu đầy đủ các chức danh của đại biểu. Mỗi đại biểu lên phát biểu, lại “kính thƣa…” với đầy đủ chức danh của đại biểu đến dự và ngƣời chủ trì hội nghị. Thực tế phần này tốn rất nhiều thời gian và không có chức năng giải quyết công việc.
Trong quá trình đọc báo cáo, tham luận: Các đơn vị đƣợc giao chuẩn bị báo cáo, tham luận cần hoàn thành bản chi tiết gửi đơn vị tổ chức trƣớc khi các cuộc họp diễn ra, đồng thời yêu cầu đơn vị tổ chức chuẩn bị bản tóm tắt báo cáo, tham luận để trình bày trong các cuộc họp, khuyến khích thay đổi hình thức trình bày báo cáo, tham luận, các đơn vị chuẩn bị báo cáo để trình bày trong các cuộc họp bằng hình thức slide, sơ đồ tƣ duy, hình ảnh, các đoạn video ngắn.Trình bày báo cáo theo phƣơng pháp thuyết trình, ngắn gọn, hấp dẫn, không nên trình bày theo hình thức đọc nguyên văn, gây nhàm chán và không tạo đƣợc sự hứng khởi cho ngƣời nghe, thông tin khó tiếp thu. Ngƣời đọc báo cáo có thể di chuyển trên sân khấu, chứ không nhất thiết là đứng tại chỗ hoặc tại bục phát biểu.
Tăng cƣờng thời gian cho hoạt động thảo luận mở trong các cuộc họp. Bên cạnh việc giản lƣợc thời gian cho việc trình bày báo cáo, các cuộc họp
cần dành nhiều thời gian hơn cho hoạt động thảo luận, khuyến khích các đại biểu tham dự thảo luận sôi nổi, mạnh dạn đề xuất các giải pháp mới, sáng tạo. Hiện nay thực trạng đại biểu tham dự có tâm lý lƣời phát biểu
Hằng năm Bộ và các đơn vị cần phải xem xét nguồn ngân sách của cơ quan, có cơ chế chi tiêu vào công tác các cuộc họp hợp lý đảm bảo thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí ngân sách cơ quan…