8. Cấu trúc của đề tài
3.3. Các giải pháp cho công tác tổ chức sự kiện
3.3.2. Nâng cao vai trò của truyền thông trong tổ chức sự kiện
Truyền thông (từ Latin: communicare, nghĩa là "chia sẻ") là hoạt động truyền đạt thông tin thông qua trao đổi ý tƣởng, cảm xúc, ý định, thái độ, mong đợi, nhận thức hoặc các lệnh, nhƣ ngôn ngữ, cử chỉ phi ngôn ngữ, chữ viết, hành vi và có thể bằng các phƣơng tiện khác nhƣ thông qua điện từ, hóa chất hiện tƣợng vật lý và mùi vị.
Vai trò của truyền thông trong tổ chức sự kiện vô cùng quan trọng, một sự kiện thành công là đƣợc nhiều ngƣời biết đến và đƣợc giới truyền thông đánh giá tốt, nếu đƣợc sử dụng thích hợp, truyền thông có thể thực hiện nhiệm vụ thông báo, giáo dục, trấn an, tạo mối cảm thông, gợi sự quan tâm, yêu thích hoặc tạo ra khả năng chấp nhận một tình huống nào đó khi xảy ra. Riêng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Truyền thông quyết định tới sự thành công của sự kiện, khẳng định giá trị của tổ chức. Truyền thông giúp tổ chức, doanh nghiệp quảng bá tên công ty, thƣơng hiệu, các giá trị, văn hóa tổ chức nhằm tạo điều kiện cho các khách hàng, đối tác, ngƣời dân biết đến vị trí của cơ quan, tổ chức.
Không chỉ các doanh nghiệp thƣơng mại cần đến sự quảng bá, truyền thông để cung cấp thông tin, quảng bá thƣơng hiệu, dịch vụ của doanh nghiệp. Mà các cơ quan hành chính nhà nƣớc cũng cần có sự quan tâm và đầu tƣ đến vấn đề này. Vì vậy Bộ NN&PTNT cần:
Thứ nhất: Bộ NN&PTNT cần xây dựng và hoàn thiện hơn nữa website của Bộ. Hiện nay mạng internet là phƣơng thức truyền tải thông tin nhanh nhất tới mọi ngƣời, mọi lúc, mọi nơi. Website là một trong những công cụ hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động quảng bá, truyền tải thông tin. Bộ cần quan tâm trong việc thiết website khoa học và có nhiều chức năng hơn nữa, giao diện website bắt mắt, dễ nhìn, có tính sáng tạo. Quan trọng nhất là việc đăng tải
thông tin, sự kiện lên trang web cần kịp thời, đầy đủ, có kèm theo hình ảnh, video chất lƣợng. nâng cấp công cụ hỗ trợ tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác hơn. Các sự kiện đăng tải cần thƣờng xuyên liên tục cập nhật, xóa bỏ các tin đã cũ không còn giá trị sử dụng.
Khuyến khích các đơn vị thuộc Bộ NN&PTNT xây dựng một trang web riêng cho đơn vị, tại đó có cập nhật đầy đủ về các thông tin của đơn vị, các sự kiện diễn ra, và tra cứu thông tin liên quan.
Qua trang website có thể nhận thấy văn hóa của cơ quan đó, năng lực chuyên môn cũng nhƣ cho thấy sự tiến bộ khoa học kỹ thuật có đƣợc cơ quan áp dụng hay không. Cơ quan đó có đang theo kịp tiến độ xã hội, phát triển hay vẫn truyền thống, lạc hậu.
Thứ hai là tăng cƣờng truyền thông trên mạng xã hội, điển hình là mạng xã hội Facebook và youtube: Thế kỉ XXI là kỉ nguyên của mạng xã hội với sự phát triển bùng nổ của rất nhiều mạng xã hội, số lƣợng ngƣời dùng khổng lồ. Xu hƣớng hiện nay là ngƣời dân đang ƣa chuộng việc tìm kiếm thông tin trên mạng xã hội hơn rất nhiều so với việc đọc thông tin trên báo giấy, thông báo truyền thống. Vì vậy để truyền thông tốt trên nền tảng này Bộ cần.
+ Thành lập trang page Facebook cho cơ quan. Trong đó chuyên đăng tải các thông tin về công việc lĩnh vực hoạt động của Bộ, thông tin các sự kiện Bộ tổ chức, mục tiêu định hƣớng, giá trị của Bộ. Các bài viết đăng tải trên mạng xã hội phải đƣợc chọn lọc kỹ càng, xem xét việc sử dụng các câu văn phù hợp, ngắn gọn có trọng tâm, tăng cƣờng sự tƣơng tác, phản hồi với mọi ngƣời dùng. Tăng cƣờng đăng tải hình ảnh, video chất lƣợng.
+ Quan tâm xây dựng truyền thông nội nội cho cơ quan: Truyền thông nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng tổ chức. Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên. Nếu truyền thông nội bộ không
đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức đƣợc tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp tổ chức đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Vì vậy Lãnh đạo Bộ cần xây dựng chiến lƣợc truyền thông nội bộ cho cơ quan, khuyến khích chia sẻ, đóng góp ý kiến và đối thoại. Khuyến khích cán bộ nhân viên tích cực chia sẻ, bình luận và phản hồi thông tin. Ngƣời lãnh đạo cần khảo sát lắng nghe nhân viên để tìm ra các phƣơng pháp truyền thông hữu hiệu.
+ Xây dựng bộ phận chịu trách nhiệm về truyền thông cho cơ quan: Thành lập bộ phận truyền thông, trong đó tuyển dụng những ngƣời đã đƣợc đào tạo về chuyên môn mảng truyền thông, am hiểu cơ quan, lĩnh vực và nắm bắt đƣợc xu thế hiện nay. Đầu tƣ vật chất, trang thiết bị cho hoạt động truyền thông nhƣ máy ảnh, máy quay, Đầu tƣ kinh phí cho các dự án quảng bá, truyền thông sự kiện, quảng bá văn hóa cơ quan.
KẾT LUẬN
Qua việc nghiên cứu đề tài “Công tác tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” tôi đã tìm hiểu đƣợc khái quát về Bộ NN&PTNT, Văn phòng Bộ NN&PTNT, lý luận về công tác tổ chức các cuộc họp và sự kiện và thực trạng về công tác tổ chức các các cuộc họp, sự kiện của Bộ NN&PTNT, từ đó hiểu đƣợc những ƣu điểm, hạn chế và nguyên nhân làm cho công tác tổ chức các cuộc họp, sự kiện của Văn phòng chƣa đạt hiệu quả cao. Qua đó tôi rút ra đƣợc một số kết luận cơ bản nhƣ sau:
Công tác các cuộc họp và sự kiện đƣợc xem là một trong những phƣơng tiện quản lý thực hiện, điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Có rất nhiều hình thức họp và sự kiện, mỗi các cuộc họp, sự kiện đƣợc tổ chức đều có những mục đích khác nhau, do đó cách thức thực hiện nội dung và công việc khác nhau. Tuy nhiên mục đích chung đều hƣớng tới hiệu quả hoạt động chung của cơ quan.
Hiện nay tại Bộ NN&PTNT, công tác tổ chức các các cuộc họp, sự kiện đã và đang đƣợc quan tâm, chú trọng. Văn phòng Bộ thực hiện tốt vai trò tổ chức các cuộc họp, sự kiện, tuy nhiên công tác tổ chức sự kiện vận còn nhiều hạn chế nhất định. Vì thế Lãnh đạo Bộ NN&PTNT cần quan tâm hơn nữa vào công tác tổ chức các cuộc họp, sự kiện, đẩy mạnh hiệu quả công tác.
Một lần nữa, tôi xin trân thành cảm ơn Khoa Quản trị Văn phòng đã tạo điều kiện cho sinh viên đƣợc nghiên cứu, học tập. Tôi xin cảm ơn sự giúp đỡ của các cô, chú, anh chị công tác tại Văn phòng Bộ NN&PTNT. Bên cạnh đó tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Nguyễn Thị Thu Hƣờng đã tận tình hƣớng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện khóa luận này.
Do thời gian nghiên cứu có hạn cùng với những hạn chế về kiến thức, do đó bài khóa luận của tôi không tránh đƣợc những thiếu sót, tôi rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của Hội đồng và các thầy cô để đề tài của tôi hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Ngô Thị Hải Anh (2015), Công tác tổ chức các cuộc họp của Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội, Trƣờng đại học Nội vụ Hà Nội.
2. Nguyễn Mỹ Ngọc Chân (2012), bài giảng Quản trị trong sự kiện và lễ hội, Trƣờng Cao đẳng Du lịch Hà Nội.
3. Trƣờng Cao đẳng du lịch Hà Nội (2009), tập bài giảng Tổ chức sự kiện
4. Lê Thị Dung (2015), Công tác tổ chức và điều hành các cuộc các cuộc họp của UBND huyện Hòa Vang thành phố Đà Nẵng, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội.
5. Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị Văn phòng-NXB Lao động-Xã hội.
6. Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phƣơng Hiền (2012),
Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân.
7. Vũ Thị Giang (2017), Công tác tổ chức các cuộc họp của Văn phòng Công ty Điện
lực Hai Bà Trưng, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội.
8. Nguyễn Đình Hùng (2011), Nghệ thuật tổ chức các cuộc họp, NXB Lao Động, Hà Nội
9. Lê Văn In (2012), Nghiệp vụ thư ký giúp việc cho lãnh đạo các cơ quan, doanh nghiệp, NXB Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh
10. Nguyễn Văn Long (2017), Công tác tổ chức các cuộc họp tại CTCP Đầu tƣ Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM) - Thực trạng và giải pháp”, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội.
11. PGS.TS. Lƣu Văn Nghiêm (2012), Cuốn Tổ chức sự kiện, NXB Đại học kinh tế quốc dân.
12. Vũ Thị Nhân (2011), Tìm hiểu công tác tổ chức các cuộc họp của UBND xã Lệ Xá, Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
13. Nghị định số 15/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm 2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát
14. Nghị định số 145/2013/NĐ/CP ngày 29 tháng 10 năm 2013 quy định về tổ chức ngày kỷ niệm; nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thƣởng, danh hiệu thi đua; nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nƣớc ngoài
15. Nguyễn Thị Phƣơng (2016), Công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội.
16. PGS.TS Vũ Thị Phụng, Giáo trình Lý luận chung về Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
17. Vƣơng Thị Kim Thanh (2009), Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội.
18. Nguyễn Phú Thành (2010), Tìm hiểu quy trình tổ chức một loại hình các cuộc họp của cơ quan, tổ chức” Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội.
19. Nguyễn Hữu Thân (2010), Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng, NXB Lao động-Thƣơng binh-Xã hội, Hồ Chí Minh.
20. Tài liệu bồi dƣỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng- ban hành kèm theo quyết định số 1151/QĐ-BNV ngày 31 tháng 12 năm 2019 của Bộ trƣởng Bộ NN&PTNT.
21. TS. Văn Tất Thu (2011), Sách Tổ chức và hoạt động của Văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, NXB Chính trị quốc gia- sự thật (2011)
22. Thông tƣ số 40/2017/TT-BTC ngày 28 tháng 04 năm 2017 quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị.
23. Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 9 tháng 11 năm 2018 quy định về chế độ các cuộc họp trong hoạt động của quản lý điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nƣớc
24. Quy chế tổ chức các hội nghị, các cuộc họp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Ban hành kèm theo Quyết định số 5480/QĐ-BNV-VP ngày 31 tháng 12 năm 2020.
PHẦN PHỤ LỤC
01. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ NN&PTNT
02. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ NN&PTNT
03. Quy chế tổ chức các hội nghị, các cuộc họp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
04. Một số hình ảnh về tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Bộ NN&PTNT 05. Một số chƣơng trình nghị sự
06. Một số giấy mời họp.
Phụ lục 01. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ NN&PTNT BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
Trung tâm Tin học và Thống kê
Viện chính sách, chiến lƣợc Phát triển nông thôn
Trƣờng Cán bộ quản lý nông nghiệp và phát triển nông thôn I
Trƣờng Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn II
Báo Nông nghiệp Việt Nam
Tạp chí Nông nghiệp và Phát triển nông thông
CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC TỔNG CỤC Tổng cục Lâm nghiệp Tổng cục Thủy sản Tổng cục Thủy lợi Tổng cục Phòng, Chống thiên tai. CÁC VỤ Văn phòng Vụ tổ chức cán bộ Vụ kế hoạch Vụ tài chính Vụ khoa học, Công nghệ và môi trƣờng Vụ hợp tác quốc tế Vụ pháp chế Thanh tra Bộ Vụ quản Lý doanh nghiệp CÁC CỤC Cục Trồng trọt Cục Bảo vệ thực vật Cục Chăn nuôi Cục Thú ý Cục Chế biến và Phát triển nông lâm thủy sản Cục quản lý chất lƣợng nông lâm thủy sản Cục kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn Cục Quản lý xây dựng và công trình
Phụ lục 02. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ NN&PTNT VĂN PHÒNG BỘ NN&PTNT CÁC PHÒNG BAN CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ Phòng Hành chính Phòng Tổng hợp Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ Phòng Truyền Thông Phòng Tin học Phòng Kế toán Phòng Quản trị Y tế Phòng Bảo vệ Đoàn xe
Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP Trung tâm dịch vụ thƣơng mại nông nghiệp
Phụ lục 03. Quy chế tổ chức các cuộc hội nghị, Hội họp của Bộ NN&PTNT
Phụ lục 04. Một số hình ảnh về công tác tổ chức các cuộc họp, sự kiện tại Bộ NN&PTNT