8. Cấu trúc của đề tài
1.4. Quy trình tổ chức các cuộc họp, sự kiện
1.4.2. Giai đoạn tiến hành các cuộc họp, sự kiện
Các công việc chuẩn bị sẽ hoàn thành trƣớc khi các cuộc họp, sự kiện đƣợc chính thức bắt đầu. Đến giai đoạn tiến hành các cuộc họp, sự kiện sẽ có những công việc sau:
- Đón đại biểu, khách mời, điểm danh và phát tài liệu:
Tùy theo tính chất, tầm vóc và quy mô của từng đại biểu mà có thể áp dụng nhiều hình thức đón tiếp khác nhau trong việc chào đón đại biểu. Quá trình đón đại biểu cần đảm bảo trang trọng, đúng thể thức.
Việc điểm danh đại biểu giúp cho xác định đƣợc số lƣợng đại biểu chính thức đến tham dự các cuộc họp, dựa vào đó để xác định thành phần cũng nhƣ liên quan đến nội dung các cuộc họp. Có thể điểm danh đại biểu qua nhiều hình thức nhƣ: Sơ đồ vị trí chỗ ngồi; Thẻ đại biểu; Đăng ký của trƣởng đoàn đại biểu tại bàn lễ tân; phiếu đăng ký có mặt; Điểm danh bằng hình thức gọi điện thoại trƣớc khi các cuộc họp diễn ra,…Song song với việc tiếp đón đại biểu cần phát tài liệu cho đại biểu (nếu có), hƣớng dẫn chỗ ngồi cho đại biểu, có phòng đón tiếp khách mời quan trọng.
- Khai mạc, kiểm soát và điều hành các cuộc họp, sự kiện
Giới thiệu đại biểu, thông qua chƣơng trình: Đại diện ban tổ chức tiến hành giới thiệu đại biểu và thông qua chƣơng trình các cuộc họp, sự kiện. Khi giới thiệu đại biểu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, cần chú ý đến thứ tự giới thiệu. Không nên giới thiệu sai tên, sai chức danh và học hàm của đại biểu. Sau khi giới thiệu đại biểu thì tiến hành chƣơng trình, thống nhất và phƣơng thức làm việc.
Đọc diễn văn khai mạc: Sau khi giới thiệu đại biểu và chƣơng trình các cuộc họp, sự kiện chủ tọa tiến hành đọc diễn văn khai mạc. Diễn văn khai mạc nên ngắn gọn, xúc tích, đúng mục đích. Cuối bài diễn văn có lời chúc
mừng và chúc thành công.
Trình bày báo cáo và tham luận: Đây là giai đoạn các bộ phận, ngƣời tham dự sẽ trình bày báo cáo của đơn vị, bộ phận mình hoặc về công việc đƣợc giao. Nội dung của các bài báo cáo đƣợc trình bày ngắn gọn, súc tích, nêu đƣợc các nội dung chính, tránh trƣờng hợp nói dài, lan man, tốn nhiều thời gian. Nên trình bày những báo cáo chính, sau đó đến các báo cáo tham luận bổ sung, trong một số trƣờng hợp, các bài báo cáo tham luận phải đƣợc gửi cho bộ phận tổ chức trƣớc khi diễn ra các cuộc họp để duyệt nội dung, chỉnh sửa kịp thời nếu còn sai sót.
Tiến hành thảo luận về những vấn đề đặt ra: Việc tiến hành các cuộc họp chủ yếu để bàn luận về vấn đề nào đó, tìm cách giải quyết, rất có thể trong các cuộc họp sẽ có nhiều ý kiến trái chiều, vì vậy cần sự điều hành linh hoạt, khéo léo của ngƣời điều hành là chủ tọa các cuộc họp, chắt lọc đƣợc những thông tin hữu ích từ đó đƣa ra đƣợc nhiều giải pháp hay.
Giữa các bài báo cáo hoặc tham luận có thể giải lao hoặc ăn nhẹ. - Ghi biên bản trong các cuộc họp
Trong các các cuộc họp, biên bản họp phản ánh diễn tiến trong buổi họp. Lãnh đạo có trách nhiệm cử thƣ ký ghi chép biên bản nội dung các cuộc họp. Thƣ ký các cuộc họp phải hỏi ý kiến của chủ tọa các cuộc họp về hình thức ghi biên bản. Biên bản phải đúng kỹ thuật về thể thức hiện hành, phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, trung thực các nội dung của buổi họp. Các nội dung trong biên bản phải có trọng tâm, trọng điểm. Do đó thƣ ký các cuộc họp phải có khả năng ghi nhớ, ghi chép và chắt lọc thông tin, các kiến nghị và giải pháp đƣợc đƣa ra trong buổi họp để đƣa vào biên bản.
Một số các cuộc họp quan trọng trƣớc khi các cuộc họp kết thúc phải đọc lại biên bản các cuộc họp cho mọi ngƣời cùng nghe, nếu các đại biểu không có ý kiến gì thì mới đƣợc hoàn thành.
Ngƣời chủ trì và danh sách ngƣời tham dự/ có mặt; Những vấn đề đƣợc đƣa ra trình bày và thảo luận; Ý kiến phát biểu của ngƣời tham dự;
Kết luận của chủ tọa và kết quả các cuộc họp.
Biên bản các cuộc họp đƣợc trình bày theo mẫu quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ.
- Bế mạc:
Khi các cuộc họp, sự kiện kết thúc, đại diện đơn vị tổ chức phát biểu bế mạc các cuộc họp, sự kiện. ghi nhận những ý kiến đóng góp, đƣa ra kế hoạch hành động và gửi lời cảm ơn đến mọi ngƣời vì sự có mặt và tham gia đóng góp ý kiến.