8. Cấu trúc của đề tài
3.1. Một số giải pháp chung
3.1.1. Nâng cao vai trò của người lãnh đạo, người chủ trì
Ngƣời Chủ trì (Còn đƣợc gọi là Chủ tọa, Chủ tịch) các cuộc họp, sự kiện thƣờng là Lãnh đạo Bộ hoặc thủ trƣởng các đơn vị tổ chức các cuộc họp sự kiện là ngƣời chịu trách nhiệm điều hành một một các cuộc họp, hội nghị, sự kiện để đảm bảo các cuộc họp, sự kiện đó đi đến thành công, đạt đƣợc mục đích yêu cầu đề ra trong bản kế hoạch.
Để các cuộc họp, sự kiện đƣợc tổ chức thành công, quan trọng nhất là cần phải có sự định hƣớng về phƣơng pháp, mục tiêu, mục đích cũng nhƣ theo dõi giám sát quá trình thực hiện. Vì vậy ngƣời Chủ trì các cuộc họp, sự kiện cần có đáp ứng những yếu tố sau:
Thứ nhất về sự hiểu biết và năng lực điều hành: Lãnh đạo Văn phòng, thủ trƣởng các đơn vị thƣờng là ngƣời chịu trách nhiệm tổ chức các sự kiện, các cuộc họp cần nhận thức rõ về mục đích, tính chất sự kiện, thành phần tham dự, công chúng hay đối tƣợng mà sự kiện hƣớng tới. Nắm bắt đƣợc tầm ảnh hƣởng, tác động và hiệu ứng từ sự kiện sẽ đƣợc tổ chức. Có tầm nhìn bao quát, quản lý các vấn đề liên quan đến sự kiện, các cuộc họp. Có khả năng dự liệu đƣợc trƣớc các sự cố có thể xảy ra. Có hiểu biết và quản lý tốt về truyền thông.
Thứ hai cần nắm rõ kỹ năng tổ chức các cuộc họp, sự kiện. Từ đó có sự phân công nhiệm vụ chính xác đúng ngƣời đúng việc cho các đơn vị tham gia tổ chức. Đảm bảo các cuộc họp, sự kiện đƣợc diễn ra suôn sẻ, chất lƣợng cao.
Ngoài ra Lãnh đạo Bộ cần quan tâm bồi dƣỡng chuyên môn cho lãnh đạo Văn phòng, thủ trƣởng các đơn vị làm công tác điều hành, chủ trì các
cuộc họp. Tổ chức các cuộc hội thảo chuyên đề với các đơn vị, doanh nghiệp khác, học hỏi rút kinh nghiệm, áp dụng cho cơ quan của mình.
Ngƣời chủ trì cũng cần có sự am hiểu về công nghệ thông tin, truyền thông. Có kỹ năng thuyết trình tốt, tạo hứng khởi cho ngƣời tham gia.
Và cuối cùng ngƣời chủ trì cần có đƣợc sự tin tƣởng và tôn trọng từ phía cấp dƣới, các bộ phận các cuộc họp. Biết cách các cuộc họp và thúc đẩy tinh thần làm việc của cấp dƣới. Tạo sự đoàn kết nội bộ trong cơ quan.