8. Cấu trúc của đề tài
3.2. Giải pháp cho công tác tổ chức các cuộc họp
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác tổ chức các cuộc họp. tổ chức các cuộc họp.
Tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hiện nay công tác tổ chức các cuộc họp đƣợc thực hiện theo quy chế về tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Bộ ban hành và Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 9 tháng 11 năm 2018 của Chính phủ ban hành quy định về chế độ các cuộc họp trong hoạt động quản lý điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nƣớc.Tuy nhiên những văn bản này chỉ mang tính chất hƣớng dẫn chung, tổng quát, mà tại Bộ NN&PTNT chƣa có bất kỳ một văn bản nào ban hành hƣớng dẫn cụ thể quy trình tổ chức cho từng loại hình các cuộc họp, chƣa có văn bản cụ thể quy định chức năng, quyền hạn tổ chức các cuộc họp của các cá nhân cụ thể và các đơn vị chuyên môn cụ thể. Trong quá trình hoạt động tại cơ quan tiến
hành nhiều hình thức các cuộc họp khác nhau, mỗi loại hình lại có quy trình, yêu cầu và tính chất riêng. Vì chƣa có các văn bản hƣớng dẫn cụ thể nên việc thực hiện còn chồng chéo nhiệm vụ, chƣa khoa học và gây lãng phí về tài lực, nhân lực cũng nhƣ thời gian của cơ quan.
Do vậy, Lãnh đạo Bộ nên quan tâm hơn nữa trong việc xây dựng hệ thống quy chế qui định về công tác tổ chức các cuộc họp và sự kiện cho Bộ. Bộ NN&PTNT có thể thành lập riêng một tổ bộ phận chịu trách nhiệm khảo sát tình hình thực tế về công tác tổ chức các cuộc họp của cơ quan đang còn thiếu sót và yếu kém về mặt nào, khảo sát thực tế các đơn vị khi tổ chức các cuộc họp còn gặp những khó khăn gì, tổ này cần lấy ý kiến trực tiếp những cán bộ, chuyên viên của Văn phòng, hoặc của các đơn vị trực tiếp tham gia công tác tổ chức các cuộc họp. Từ đó tổ này sẽ xử lý thông tin thu thập đƣợc và dựa trên quy định hiện hành của Nhà nƣớc sau đó đƣa ra bản Dự thảo về 2 nội dung là “Văn bản hƣớng dẫn các cuộc họp tổ chức các các cuộc họp, hội nghị” và trình Lãnh đạo phê duyệt nội dung quy chế và tiến hành nhân bản, gửi bản Dự thảo đến các đơn vị có liên quan để xin ý kiến đóng góp, hoàn thiện quy chế.
Tại “Văn bản hƣớng dẫn tổ chức và các cuộc họp các các cuộc họp” dựa trên quy định về tổ chức chức các các cuộc họp và hội nghị của Bộ đã ban hành, trong nội dung văn bản hƣớng dẫn có thể có các điều khoản hƣớng dẫn tổ chức và các cuộc họp tổ chức cho từng loại hình các cuộc họp cụ thể diễn ra tại cơ quan, đồng thời quy định rõ về trách nhiệm của lãnh đạo Bộ, thủ trƣởng đơn vị tổ chức, Văn phòng. Quy định chi tiết về chế độ chi kinh phí cho các các cuộc họp cụ thể.