8. Cấu trúc của đề tài
1.4. Quy trình tổ chức các cuộc họp, sự kiện
1.4.3. Giai đoạn sau khi kết thúc các cuộc họp, sự kiện
- Hoàn thiện các văn bản kết thúc các cuộc họp, sự kiện
Sau khi các cuộc họp, sự kiện kết thúc, đơn vị tổ chức cần hoàn thiện các văn bản gồm có: Biên bản các cuộc họp; Các Nghị quyết; Thông báo kết luận các cuộc họp.
- Thu thập thông tin, lập hồ sơ các cuộc họp, sự kiện
Hồ sơ đƣợc hiểu là một tập gồm toàn bộ văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có cùng một (hay một số) đặc điểm chung trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết một công việc nào đó của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phƣơng pháp nhất định.
Nhìn chung, hồ sơ thƣờng bao gồm những loại giấy tờ văn bản sau đây: + Tờ trình về việc tổ chức các cuộc họp, sự kiện;
+ Quyết định tổ chức các cuộc họp, sự kiện (Nếu có); + Kế hoạch, phƣơng án tổ chức các cuộc họp, sự kiện;
+ Chƣơng trình nghị sự;
+ Bản dự trù kinh phí và các giấy tờ thanh quyết toán tài chính; + Diễn văn khai mạc, bế mạc (nếu có);
+ Báo cáo (nếu có);
+ Biên bản các cuộc họp; + Các bản tham luận (nếu có);
+ Nghị quyết các cuộc họp, sự kiện (nếu có);
+ Thông báo kết quả các cuộc họp, sự kiện (nếu có).
Ngoài việc lập hồ sơ để lƣu trữ tại cơ quan, ngay sau các cuộc họp nếu cần sao lƣu gửi tài liệu cho các đơn vị, cá nhân, cấp trên, đối tác liên quan và họ cần biết.
Thanh toán các loại chi phí: Bộ phận phụ trách tổ chức các cuộc họp cần thanh toán, quyết toán tài chính với bộ phận kế toán, những khoản kê khai phải hợp lý, trung thực và có chứng từ minh chứng rõ ràng, đầy đủ.
- Các công việc khác:
+ Rút kinh nghiệm tổ chức hoạt động các cuộc họp, sự kiện
+ Tổ chức triển khai, theo dõi quá trình thực hiện các quyết định – kết quả của hoạt động các cuộc họp, sự kiện;
Những quyết định đã đƣợc đƣa ra trong các cuộc họp cần đƣợc triển khai nhanh chóng, điều này cũng đồng nghĩa với việc hiệu quả của các cuộc họp có thực tế hay không, có giải quyết đƣợc vấn đề mà trƣớc khi họp đặt ra hay không.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1
Tóm lại ở chƣơng này tôi đã đƣa ra các lý luận chung về công tác tổ chức các cuộc họp và sự kiện. Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức sẽ có những các cuộc họp và sự kiện diễn ra với các mục đích khác nhau, tuy nhiên khi tổ chức các cuộc họp và sự kiện cần tuân thủ theo các nguyên tắc và các bƣớc thực hiện chặt chẽ. Chƣơng này chính là cơ sở để tôi nghiên cứu thực tiễn vấn đề này tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
CHƢƠNG 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN