8. Cấu trúc của đề tài
3.2. Giải pháp cho công tác tổ chức các cuộc họp
3.2.3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động tổ
chức các cuộc họp
Hiện nay toàn xã hội cần nâng cao nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin, thực hiện triệt để các chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc. Kết hợp chặt chẽ ứng dụng công nghệ thông tin với quá trình cải cách hành chính, đổi mới phƣơng thức lãnh đạo, quản lý.
Để nâng cao chất lƣợng ứng dụng Công nghệ thông tin Bộ NN&PTNT cần nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ lãnh đạo, cán bộ viên chức của Bộ. Quan tâm hơn nữa tới bộ phận chuyên trách công nghệ thông tin (Phòng tin học) của Văn phòng Bộ. Nhân tố quyết định cho sự thành công hay thất bại của việc triển khai công nghệ thông tin đó là nguồn tài. Bộ NN&PTNT cần đầu tƣ cho ứng dụng công nghệ thông tin không thể làm nửa vời, đầu tƣ đầy đủ, triệt để, đầu tƣ phải đồng bộ ở tất cả các lĩnh vực phần cứng, phần mềm và nguồn nhân lực.
Tăng cƣờng giải quyết các công việc trên nền tảng điện tử. Ví dụ nhƣ về việc soạn thảo giấy mời cho các sự kiện, các cuộc họp ngoài những sự kiện có yêu cầu về hình thức giấy mời thì các đơn vị tổ chức có thể sáng tạo hơn trong việc thiết kế hình thức giấy mời, đẹp mắt hơn, nhiều phong cách hơn. Một giấy mời bắt mắt đƣợc thiết kế công phu sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức cũng nhƣ tạo ấn tƣợng cho ngƣời nhận giấy mời, tạo sự tò mò, hào hứng hơn, không còn sự cứng nhắc nữa. Điều này đòi hỏi cán bộ, chuyên viên cần biết cách thiết kế, sử dụng công nghệ thông tin thành thạo và
có sức sáng tạo, linh hoạt trong công việc. Các đơn vị cần đề cao thói quen nhận giấy mời điện tử, cập nhật kịp thời các thông tin đƣợc đăng tải trên trang làm việc điện tử của cơ quan.,
Trong công tác quản lý và đăng ký phòng họp sử dụng hoàn toàn trên hệ thống văn phòng điện tử của cơ quan, việc đăng ký và gửi đơn xin mƣợn phòng, Văn phòng duyệt và sắp xếp thông báo phòng họp hoàn toàn trên nền tảng văn phòng điện tử, cán bộ, chuyên viên phụ trách công việc cần nắm rõ cách thức vận hàng trên Văn phòng điện tử, có tác phong làm việc nhanh, logic.
Lập hồ sơ các cuộc họp điện tử, gửi vào hòm thƣ của các đơn vị liên quan, đăng tải lên trang văn phòng điện tử của Bộ trƣớc khi các cuộc họp diễn ra. Các đơn vị có trách nhiệm nghiên cứu tài liệu trƣớc khi các cuộc họp đƣợc tổ chức. Khuyến khích thiết kế mục hồ sơ các cuộc họp trong đó có thƣ mục để đơn vị tổ chức tải tài liệu lên, có chức năng tự động gửi thông báo tới các đơn vị cần gửi tài liệu, có chức năng bình luận, thảo luận ngay dƣới thƣ mục tài liệu. Từ đó đơn vị tổ chức và đơn vị tham gia sẽ có môi trƣờng để thảo luận công việc liên quan đến các cuộc họp đó. Việc này sẽ hạn chế đƣợc việc mất thời gian cho các quy trình thủ tục khi đại biểu có vấn đề muốn thông tin với đơn vị tổ chức.
Hiện nay, công nghệ thông tin bùng nổ, nhất là trong 02 năm gần đây do ảnh hƣởng của dịch bệnh COVID-19, các phần mềm ứng dụng các cuộc họp trực tuyến, làm việc trực tuyến đƣợc phát triển và sử dụng đông đảo. Có nhiều ứng dụng các cuộc họp hữu ích và có thể giúp ích cho công việc cao. Hiện tại Bộ NN&PTNT đang sử dụng ứng dụng các cuộc họp Zoom meetings là chủ yếu, tuy nhiên ứng dụng này có nhƣợc điểm về giới hạn ngƣời tham gia, phù hợp với các các cuộc họp có dƣới 100 đại biểu, tuy nhiên các sự kiện có nhiều đại biểu tham gia thì ứng dụng này không cung cấp đƣợc. Vì vậy Bộ có thể sử dụng nhiều ứng dụng khác có nhiều chức năng hơn. Ví dụ ứng dụng