Hiện đại hóa công tác văn phòng tại bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS LÂM THU HẰNG Sinh viên thực : MAI THỊ LUYẾN Mã số sinh viên : 1805QTVB034 Khóa : 2018 - 2022 Lớp : DHCQ QTVP18B Hà Nội - Tháng 5/2022 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN Hình Logo Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn (Nguồn: Mard.gov.vn) LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận với đề tài nghiên cứu: “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn” mà thực sản phẩm khoa học nhất, tiến hành cách công khai với hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình từ giảng viên ThS Lâm Thu Hằng chị Lê Thị Thu Hoài Tất số liệu, thơng tin khóa luận trung thực, xác nhận từ quan trực tiếp chủ quản, khơng có chép số liệu nghiên cứu khảo sát từ nghiên cứu tương tự trước Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm cam kết sai thật Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2022 TÁC GIẢ Mai Thị Luyến LỜI CẢM ƠN Mở đầu khóa luận với đề tài: “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn” xin gửi lời cảm ơn lịng biết ơn sâu sắc tới thầy – người giúp đỡ truyền đạt cho nhiều kinh nghiệm quý báu Người ta thường nói “Nhất tự vi sư, bán tự vi sư”! Câu nói ln nhắc nhở tơi phải biết kính trọng người dạy đời Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới ThS Lâm Thu Hằng – giảng viên hướng dẫn, đồng hành hỗ trợ tơi suốt q trình thực đề tài Tôi xin gửi lời cảm ơn tới chị Lê Thị Thu Hồi - Chun viên phịng văn thư lưu trữ cung cấp, chia sẻ cho tài liệu, thơng tin phục vụ cho khóa luận Đồng thời xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo khoa Quản trị văn phịng, Ban lãnh đạo Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn tạo điều kiện cho tơi thực tập quan Vì kiến thức thân có hạn nên q trình thực tập, hồn thiện khóa luận tơi khơng tránh khỏi sai sót, kính mong nhận góp ý quý báu từ quý thầy cô quý quan Cuối cùng, tơi xin kính chúc Q thầy Ban lãnh đạo quan dồi sức khỏe thành công sống Tôi xin chân thành cảm ơn! TÁC GIẢ Mai Thị Luyến DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Bảng so sánh QTVP CTVP Bảng 1.2 Nguyên tắc 5S Nhật Bản 25 Bảng 2.1 Bảng Thống kê số lượng CBNV thuộc Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn 39 Bảng 2.2 Mẫu sổ đăng ký công văn Bộ NN&PTNT 45 Bảng 2.3 Bảng thống kê trang thiết bị Bộ NN&PTNT 55 DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Ngun tắc đại hóa cơng tác văn phịng 14 Hình 1.2 Yêu cầu đại hóa cơng tác văn phịng 16 Hình 1.3 Nội dung Hiện đại hóa cơng tác văn phịng 19 Hình 1.4.Triết lý Mơ hình 5S 24 Hình 2.1 Cổng vào Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 29 Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 31 Hình 2.3 CBNV Bộ NN&PTNT tập huấn ISO 9001:2015 36 Hình 2.4 Giao diện hệ thống quản lý văn điều hành 48 Hình 2.5 Tỷ lệ sử dụng phần mềm để hội họp trực tuyến Bộ 54 Nông nghiệp Phát triển nông thôn 54 Hình 2.6 Tỷ lệ đánh giá mức độ CBNV Văn phòng CSVC – TTB Bộ phù hợp với công tác HĐHVP 57 Hình 2.7 Mơ hình cơng sở 5S Bộ NN&PTNT 58 Hình 2.8 Giao diện hệ thống quản lý văn điều hành 59 Hình 2.9 Tính ứng dụng E-Office 59 Hình 2.10 Máy chấm công vân tay 60 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết đầy đủ STT Ký hiệu chữ viết tắt CBNV Cán nhân viên CNTT Công nghệ thông tin TW QTVP Quản trị văn phòng CTVP Cơng tác văn phịng NN&PTNN CNTT CSVC – TTB HCTH Trung ương Nông nghiệp Phát triển nông thôn Công nghệ thông tin Cơ sở vật chất – trang thiết bị Hành tổng hợp MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5 Phương pháp nghiên cứu 6 Giả thuyết nghiên cứu Đóng góp đề tài Bố cục đề tài CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm văn phòng đại hóa cơng tác văn phịng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Khái niệm đại hóa cơng tác văn phịng 13 1.2 Nguyên tắc, yêu cầu đại hóa cơng tác văn phịng 14 1.2.1 Ngun tắc đại hóa cơng tác văn phòng 14 1.2.2 Yêu cầu đại hóa cơng tác văn phịng 15 1.3 Vai trò đại hóa cơng tác văn phịng 17 1.4 Nội dung đại hóa cơng tác văn phòng 18 1.4.1 Về chủ trương sách đại hóa văn phòng 19 1.4.2 Về đội ngũ nhân 19 1.4.3 Về kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng 20 1.4.4 Về sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 23 1.4.5 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động văn phòng 25 1.5 Các nhân tố ảnh hưởng tới đại hóa cơng tác văn phịng 25 1.5.1 Nhân tố bên 26 1.5.2 Nhân tố bên 26 * Tiểu kết 27 CHƯƠNG THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 29 2.1 Khái quát chung Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thơn 29 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 29 2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 29 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 31 2.2 Khái quát chung Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng nghiệp 32 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Bộ 32 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ 35 2.3 Tình hình đại hóa cơng tác Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn 35 2.3.1 Chủ trương sách đại hóa cơng tác văn phòng 35 2.3.2 Đội ngũ nhân 37 2.3.3 Kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng 41 2.3.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 54 2.3.5 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động văn phòng 58 2.4 Đánh giá chung đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn 61 2.4.1 Ưu điểm 61 2.4.2 Hạn chế 65 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 67 * Tiểu kết 69 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THÔN 70 3.1 Chủ trương đường lối Đảng sách Nhà nước đại hóa cơng tác văn phịng 70 3.2 Các nhóm giải pháp 73 3.2.1 Nhóm giải pháp kiện toàn cấu tổ chức máy, nhân làm việc văn phòng 73 3.2.2 Nhóm giải pháp thể chế 73 3.2.3 Nhóm giải pháp công nghệ 74 3.2.4 Nhóm giải pháp xây dựng văn phòng “Hiện đại - Thân thiện - Hiệu quả” 76 *Tiểu kết: 78 PHẦN KẾT LUẬN 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC 83 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Để đẩy mạnh việc thực Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước cách đồng bộ, thống hiệu giai đoạn 2021 - 2030 mà Chính phủ ban hành thơng qua Nghị số 76/NQ-CP quan, tổ chức, ngành nghề, lĩnh vực phải lựa chọn cho phương thức hoạt động riêng phù hợp với phát triển xã hội Hay nói cách khác, quan, tổ chức cần đại hóa cơng tác văn phịng Chúng ta biết để đại hóa cơng tác văn phịng cần phải có kết nối, phối hợp nhiều phận, nhiều yếu tố khác như: người, sở vật chất - trang thiết bị kỹ thuật quy trình nghiệp vụ, Hiện tại, hoạt động văn phòng nước ta bị động, chức tham mưu tổng hợp đảm bảo hậu cần chưa khai thác triệt để, vậy, cơng việc hành giấy tờ vụ lấn át chức chủ động xử lý thơng tin Đặc biệt, trình độ xử lý thơng tin tin học hóa nhân văn phòng chậm chưa đáp ứng nội dung cơng việc Tổ chức hoạt động văn phịng quan, tổ chức có nguy tụt hậu so với tiến trình phát triển giới Chính vậy, cơng tác văn phịng cần phải trước bước so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi Nói cách khác, quan, tổ chức cần nhận thức rõ vai trị cơng tác văn phòng triển khai kế hoạch đại hóa cơng tác văn phịng cách nhanh chóng, khẩn trương toàn diện Nhận thức vấn đề trên, thân tác giả nghiên cứu vấn đề đại hóa cơng tác văn phịng Qua q trình nghiên cứu tác giả cảm thấy hứng thú giúp tác giả hiểu sâu chuyên sâu công tác này; đặc biệt sau hai tháng thực tập Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn tác giả nhận thấy đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Bộ cịn nhiều hạn chế vậy, tác giả lựa chọn đề tài: “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với mong muốn Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn có nhìn tồn Thời kì Nội dung Bộ Cơng Nghiệp Thực Phẩm, Bộ Lương Thực (1981) Ngày 22/01/1981, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội phê chuẩn việc thành lập hai Bộ: Bộ Công nghiệp thực phẩm Bộ Lương thực sở tách Bộ Lương thực thực phẩm Bộ Thuỷ Sản (1981) Quốc hội khoá VII (tháng 7/1981) định thành lập Bộ Thuỷ sản Thời kỳ 1986 đến 1995 Bộ Nông Nghiệp Và Công Nghiệp Thực Phẩm (1987) Thực chủ trương phát triển nông nghiệp Việt Nam gắn với chế biến, tiêu thụ theo quy trình khép kín từ sản xuất-chế biến-tiêu thụ, ngày 16/2/1987, Hội đồng Nhà nước có Nghị số GIAI ĐOẠN ĐỔI MỚI TỪ 1986 ĐẾN NAY 782 NQ HĐNN việc thành lập Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm sở sáp nhập Bộ: Nông nghiệp, Lương thực, Công nghiệp thực phẩm Thời kỳ từ 1995 đến 7/2007 Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn (1995) Kế thừa phát huy thành tựu 10 năm đổi tổ chức quan hành Nhà nước, Chính phủ có định hướng thu gọn Bộ quản lý ngành có theo chiều hướng chuyển từ Bộ quản lý đơn ngành sang mơ hình Bộ quản lý nhà nước nhiều 86 Thời kì Nội dung ngành, nhiều lĩnh vực có chức gần giống nhau, giảm bớt chồng chéo, chia cắt Bộ; để nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước lĩnh vực Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi phát triển nông thôn Từ ngày 03/10 – 28/10/1995, kỳ họp thứ Quốc hội khoá IX thông qua Nghị việc thành lập Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn sở hợp Bộ: Bộ Lâm nghiệp, Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm Bộ Thuỷ lợi Thời kỳ tháng 8/2007 đến Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn (8/2007) Tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khoá XII (tháng 8/2007) định hợp Bộ Thuỷ sản vào Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 87 Phụ lục 02: Tủ giá đựng tài liệu lưu trữ Bộ NN&PTNT (Nguồn: Tác giả) 88 Phục lục 03 Trang thiết bị kỹ thuật Bộ NN&PTNT (Nguồn: Tác giả) 89 Phụ lục 04 Cơ sở vật chất Bộ NN&PTNT (Nguồn: Tác giả) 90 Phụ lục 05 Mẫu thư Bộ NN&PTNT (Nguồn:Tác giả) 91 Phụ lục 06 Hình ảnh giao diện phần mềm chữ ký số (Nguồn: Internet) 92 Phụ lục 07 Một số văn Bộ Văn phòng Bộ NN&PTNT ban hành (Nguồn: Tác giả) 93 Phụ lục 08 Một số quy định Bộ NN&PTNT (Nguồn: Tác giả) 94 Phụ lục 09 Ảnh chụp chị hướng dẫn thực tập bạn sinh viên nhóm thực tập Văn phòng Bộ NN&PTNT (Nguồn: Tác giả) 95 Phụ lục 10 Nhóm sinh viên thực tập xếp tài liệu Phòng Lưu trữ Bộ NN&PTNT (Nguồn: Tác giả) 96 Phụ lục 11 Phiếu khảo sát PHIẾU KHẢO SÁT VỀ CƠNG TÁC HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 97 98 99 100 ... TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 29 2.1 Khái quát chung Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 29 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Bộ Nông nghiệp. .. thi đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn; + Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn Bố cục đề tài Bài khóa... chung văn phịng đại hóa cơng tác văn phịng Chương 2: Thực trạng đại hóa cơng tác văn phịng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu đại hóa cơng tác văn