Hình 2.10 Máy chấm công bằng vân tay
8. Bố cục của đề tài
3.2. Các nhóm giải pháp
3.2.4. Nhóm giải pháp về xây dựng văn phòng “Hiện đạ i Thân thiệ n Hiệu
- Hiệu quả”
+ Thứ nhất, CBNV phải đề cao trách nhiệm của bản thân với từng vị trí công việc cụ thể, thường xuyên, nghiêm túc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
- Các đơn vị nên có kế hoạch xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với từng vị trí nhân sự, hoàn thiện văn bản quy định cụ thể về vị trí việc làm ...để làm cơ sở thực hiện công việc được tốt hơn;
- Lãnh đạo Văn phòng cần gương mẫu, làm tốt công tác với vai trò là người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Phát huy phương pháp giao ban tháng của Văn phòng trên văn phòng điện tử theo hướng chủ động, trách nhiệm;
- Tăng cường quan tâm phối hợp, hỗ trợ Cơ quan đại diện Văn phòng phía Nam trong quản lý cơ sở vật chất, tổ chức các hoạt động chung của Bộ tại phía Nam, nhất là thường trực cải cách hành chính của Bộ và thực hiện cải cách hành chính của Văn phòng;
- CBNV cần nỗ lực hơn nữa để hoàn thành tốt việc tổ chức thực hiện trên cơ sở các quy định của từng lĩnh vực công tác cụ thể, thường xuyên, nghiêm túc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
+ Thứ hai, CBNV cần tự giác nâng cao ý thức; tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính ở mỗi đơn vị.
- Mỗi CBNV cần phải nắm vững kỹ năng, nghiệp vụ của mình; nghiêm chỉnh chấp hành về giờ giấc làm việc, chế độ báo cáo, nghỉ ngơi, quy định về văn hóa công sở,.. của cơ quan;
- Lãnh đạo cần thường xuyên đôn đốc, giao ban, nhắc nhở, chỉ đạo, hỗ trợ các vị trí việc làm còn yếu kém;
- CBNV phải chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật, của cơ quan, tổ chức về việc sử dụng kinh phí, ngân sách nhà nước. Phải đề cao việc sử dụng tiết kiệm nguồn kinh phí và chống tệ nạn tham nhũng, lãng phí.
77
- Phòng làm việc nên được sắp xếp ổn định, ngăn nắp, đảm bảo các điều kiện làm việc cần thiết cho cán bộ công chức, nhất là hệ thống máy chủ, mạng và thiết bị tin học;
- Cần có kế hoạch phòng ngừa, khắc phục nhanh các sự cố về phần mềm tin học;
- Trang bị đầy đủ các công cụ làm việc phù hợp cho cán bộ công chức, người lao động để nâng cao năng suất, chất lượng các công việc dịch vụ, phục vụ cơ quan;
- Cần có nguồn kinh phí dự trù để đảm bảo kinh phí hoạt động cho các công việc không đủ nguồn nhân lực biên chế để thực hiện (chỉnh lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, bảo dưỡng, bảo trì hệ thống trang thiết bị, phục vụ các hội nghị…) cho hoạt động cải cách hành chính; mua sắm trang thiết bị cần thiết; phát triển các phần mềm ứng dụng tin học.
+ Thứ tư, xây dựng chính sách khuyến khích từng CBNV và tập thể làm việc năng động, sáng tạo, trách nhiệm, năng suất. Đồng thời, đề ra quy chế thi đua, khen thưởng rõ ràng.
- Bộ NN&PTNT cần để ra kế hoạch tổ chức các phong trào thi đua, giúp gắn kết các CBNV lạ gần nhau hơn để trao đổi và học hỏi kinh nghiệm với mục đích nâng cao chất lượng công tác văn phòng;
- Thường xuyên phát động phong trào mỗi CBNV và tập thể hãy mạnh dạn thực hiện quy chế dân chủ. Tự tin trao đổi, bàn bạc, nghiên cứu các ứng dụng CNTT hữu ích, khả thi để đưa vào làm việc;
- Khuyến khích CBNV và tập thể làm việc tích cực, năng động, sáng tạo và linh hoạt. Hạn chế tối đa việc làm thêm ngoài giờ hành chính. Nếu làm thêm phải có phương án hỗ trợ hợp lý;
- Đồng thời chủ động xây dựng nếp sống văn hóa công sở góp phần xây dựng môi trường làm việc xanh, sạch, đẹp, có nề nếp, kỷ luật, kỷ cương, văn minh, hiện đại.
+ Thứ năm, tiếp tục bố trí ổn định, sử dụng hiệu quả đội ngũ cán bộ công chức, người lao động.
78
- Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra bản mô tả các vị trí việc làm; đồng thời, thường xuyên làm tốt công tác tư tưởng, sâu sát, nắm bắt kịp thời nguyện vọng và khó khăn của cán bộ công chức, người lao động, động viên phấn đấu; đồng thời với giáo dục nâng cao trách nhiệm công tác.
*Tiểu kết:
Trong chương 3, đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ NN&PTNT được tác giả dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng ở chương 2 và chủ trương đường lối của Đảng và chính sách của Nhà nước về hiện đại hóa công tác văn phòng. Hiện đại hóa công tác văn phòng là một vấn đề đang được rất nhiều cơ quan, tổ chức quan tâm. Họ luôn cố gắng đưa cơ quan, tổ chức của mình hướng tới mô hình “Văn phòng hiện đại, tiết kiệm và hiệu quả”. Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũng vậy. Mặc dù mong muốn là vậy nhưng khi triển khai, thực hiện còn gặp phải rất nhiều khó khăn. Qua quá trình thực tập và tìm hiểu thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ, tác giả cũng có một số nhận xét, đánh giá chủ quan và khách quan về công tác này; đồng thời, tác giả cũng mạnh dạn xin được đề xuất một số biện pháp với mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Tác giả rất hi vọng, một số biện pháp mà tác giả đề xuất có tính khả thi và có thể được đưa vào thực tiễn tại Bộ NN&PTNT.
79
PHẦN KẾT LUẬN
Hiện đại hóa công tác văn phòng là một trong những nhiệm vụ quan trọng cần có đối với mỗi cơ quan, tổ chức nói chung và Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nói riêng. Bài khóa luận tốt nghiệp trên đã trình bày cơ sở lý luận và thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trên phương diện: Chủ trương, chính sách hiện đại hóa công tác văn phòng; Tình hình nhân sự trong văn phòng; Thực tiễn thực hiện kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng; Các cơ sở vật chất, trang thiết bị trong văn phòng và Ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của văn phòng. Từ đó, tác giả đã đánh giá chung về công tác hiện đại hóa văn phòng tại Bộ đồng thời đưa ra nguyên nhân và đề xuất một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa Văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Trên đây là bài khoá luận tốt nghiệp của tôi, mặc dù bản thân đã cố gắng hoàn thiện bài; tuy nhiên không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, kính mong Thầy/Cô giáo cùng toàn thể Cô/Chú, Anh/Chị trong cơ quan Bộ góp ý để bài khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn!
80
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Trần Thị Dịu - Khóa luận tốt nghiệp “Văn phòng điện tử (E -Office) và những ứng dụng hệ điều hành, quản lý trong việc điều hành, quản lý và hoạt động của văn phòng” Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội (2011);
[2] Lê Thị Mỹ Duyên - Khóa luận tốt nghiệp“Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty cổ phần MOG Việt Nam” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2020);
[3] Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyễn Ngọc Diệp, ThS. Trần Phương Hiền năm 2012, Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân;
[4] Nghiêm Kì Hồng năm 2015, Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và Lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia – TP.HCM;
[5] Nguyễn Thị Huyền - Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng hạ tầng giao thông INTRACOM thành phố Hà Nội” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2018);
[6] Nguyễn Thị Thu Hương - Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ Lao động thương binh và Xã hội”
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội (2013); [7] ] Tạ Thị Nhật Lệ - Khóa luận tốt nghiệp “Đổi mới hoạt động văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệđáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2018);
[8] Phan Thúy Quỳnh - Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2017);
[9] Chính phủ: Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, ban hành 05/3/2020;
[10] Chính phủ: Quyết định 129/2007/QĐ – TTg ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước, ban hành 02/8/2007;
[11] Chính phủ: Nghị định 101/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 8 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
81
hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ;
[12] Chính phủ: Nghị định 15/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
[13] PGS.TS. Vũ Thị Phụng năm 2021, Lý luận về Quản trị văn phòng,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2021.
[14] TS. Văn Tất Thu năm 2011, Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, NXB Chính trị Quốc gia Hà
Nội.
[15] PGS.TS. Văn Tất Thu năm 2020, Quản trị văn phòng, NXB Bách khoa Hà Nội.
[16] Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII của NXB Chính trị Quốc gia sự thật;
[17] https://sites.google.com/site/trungthupy83/home/quan-tri-van- phong/1-3-to-chuc-van-phong/1-3-4-hien-dai-hoa-cong-tac-van-phong [Truy cập ngày 27/02/2022]
[18] http://doan.edu.vn/do-an/cong-tac-van-phong-trong-boi-canh-hien- dai-hoa-nen-hanh-chinh-nha-nuoc-2256/ [Truy cập ngày 27/02/2022]
[19] https://indembassyhavana.org/hien-dai-hoa-cong-tac-van-phong- slide/ [Truy cập ngày 27/02/2022]
[20] https://www.quora.com/What-is-modernization [Truy cập ngày 27/02/2022]
[21] https://tranminhdung.vn/hien-dai-hoa-van-pAhong-la-gi/ [Truy cập ngày 27/02/2022]
[22] https://www.hi-reit.com/modernize-office-space/ [Truy cập ngày 27/02/2022]
[23] https://ivypanda.com/essays/modernization-theory/ [Truy cập ngày 27/02/2022]
[24] https://dangcongsan.vn/day-manh-cai-cach-tu-phap-va-hoat-dong-tu- phap/day-manh-thuc-hien-chuong-trinh-tong-the-cai-cach-hanh-chinh-nha-nuoc-
82
giai-doan-2021-2030-589874.html[Truy cập ngày 27/02/2022]
[25] https://quanlydoanhnghiep.edu.vn/khai-niem-chuc-nang-nhiem-vu- cua-van-phong-va-quan-tri-van-phong/[Truy cập ngày 27/02/2022]
[26] https://www.mard.gov.vn/Pages/default.aspx [Truy cập ngày 27/02/2022]
[27] https://www.mard.gov.vn/VanBan/Pages/he-thong-van-ban.aspx [Truy cập ngày 27/02/2022]
[28] https://moha.gov.vn/thanh-nien/tin-tuc/chuong-trinh-tong-the-cai- cach-hanh-chinh-nha-nuoc-giai-doan-2021-2030-46352.html [Truy cập ngày 13/03/2022]
83
PHỤ LỤC
Phụ lục 01: Sơ đồ các giai đoạn hình thành và phát triển của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
(Nguồn: Internet)
Thời kì Nội dung
KHÁNG CHIẾN KIẾN QUỐC
(1945 – 1954)
Bộ Canh Nông (1945)
Ngày 14 tháng 11 năm 1945, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Quyết nghị về việc lập Bộ Canh nông.
Bộ Giao Thông Công Chính (1945)
Bộ Giao thông công chínhđược thành lập theo Tuyên cáo ngày 28/8/1945 của Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà.
XÂY DỰNG CHỦ NGHĨA XÃ HỘI VÀ ĐẤU TRANH THỐNG NHẤT ĐẤT NƯỚC (1955-1975) Bộ Nông Lâm (1955)
Tại phiên họp các ngày 1,2 và 4 tháng 02 năm 1955 của Hội đồng Chính phủ đã ra Nghị quyết đổi tên Bộ Canh nông thànhBộ Nông lâm.
Bộ Thuỷ Lợi Và Kiến Trúc (1955)
Từ ngày 15 đến ngày 20 tháng 9 năm 1955, tại kỳ họp thứ 5 Quốc hội khoá I đã thông qua đề nghị của Chủ tịch Hồ Chí Minh và Quyết định tách Bộ Giao thông Công chính thành 2 Bộ:
Bộ Giao thông và Bưu điện Bộ Thuỷ lợi và Kiến trúc
Bộ Thuỷ Lợi (1958)
Ngày 29/4/1958, tại kỳ họp thứ 8, Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa I ra Nghị quyết tách Bộ Thủy lợi và Kiến trúc thành hai Bộ: Bộ Thủy lợi và Bộ Kiến trúc.
84
Thời kì Nội dung
Cuối năm 1960, sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ III, với xu thế phát triển mạnh thuỷ điện, Nhà nước chuyển Tổng cục Điện lực thuộc Bộ Công nghiệp nặng sáp nhập vào Bộ Thuỷ lợi, đổi tên Bộ Thuỷ lợithành Bộ Thuỷ lợi và Điện lực.
Bộ Nông Nghiệp, Bộ Nông Trường,
Tổng Cục Thuỷ Sản, Tổng Cục Lâm Nghiệp (1960)
Cuối tháng 4 năm 1960, Hội đồng Bộ Trưởng đã họp, thảo luận và ra Nghị quyết trình Quốc hội, đề nghị Quyết định tách Bộ Nông lâm thành 4 tổ chức: Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường, Tổng Cục Thuỷ sản và Tổng Cục Lâm nghiệp
Bộ Thuỷ Lợi (1962)
Ngày 28 tháng 12 năm 1962, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 216-CP tách Tổng cục Điện lực ra khỏi Bộ Thuỷ lợi và Điện lực để chuyển sang trực thuộc Bộ Công nghiệp nặng, đổi tên Bộ Thuỷ lợi và Điện lực thànhBộ Thuỷ lợi.
Uỷ Ban Nông Nghiệp Trung Ương (1971)
Năm 1969, thực hiện chủ trương phân cấp quản lý các Nông-Lâm trường cho địa phương quản lý, Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường và Tổng cục Lâm nghiệp chỉ được giao quản lý trực tiếp một số Nông Lâm trường, Trạm trại chủ yếu làm giống và thí nghiệm; đồng thời Chính phủ mong muốn có một tổ chức đủ mạnh để điều hành sản xuất nông nghiệp đi lên sản xuất lớn xã hội chủ nghĩa. Trên cơ sở Tờ
85
Thời kì Nội dung
trình của Hội đồng Chính phủ gửi Uỷ ban Thường vụ Quốc hội về việc thành lập Uỷ ban Nông nghiệp, ngày 01 tháng 4 năm 1971, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội đã họp ra Nghị quyết số 1066-NQ/TVQH phê chuẩn việc thành lập Uỷ ban Nông nghiệp Trung ương trên cơ sở sáp nhập Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường và Ban Quản lý hợp tác xã sản xuất nông nghiệp. ĐẤT NƯỚC THỐNG NHẤT, XÂY DỰNG VÀ BẢO VỆ TỔ QUỐC XÃ HỘI CHỦ NGHĨA (1976 – 1985) Bộ Hải Sản (1976)
Trước đòi hỏi khách quan và bức thiết phát triển nghề cá biển, Quốc hội Việt Nam thống nhất trong kỳ họp đầu tiên năm 1976 đã thành lập Bộ Hải sản.
Bộ Lâm Nghiệp (1976)
Cũng trong kỳ họp này, theo Nghị quyết của Quốc hội, trong cơ cấu của Hội đồng Chính phủ có Bộ Lâm nghiệp.
Như vậy, từ tháng 7/ 1976, cơ quan quản lý lâm nghiệp, thuỷ sản toàn quốc đã chuyển vị trí từ trực thuộc Hội đồng Chính phủ (Tổng cục Lâm nghiệp, Tổng cục Thuỷ sản) thành cơ quan của Hội đồng chính phủ (Bộ Hải sản, Bộ Lâm nghiệp), có chức năng và quyền hạn như các Bộ, cơ quan nganh Bộ khác của Hội đồng Chính phủ.
Bộ Nông Nghiệp (1977)
Nền nông nghiệp nước ta được đặt ra trước nhiệm vụ mới trên địa bàn cả nước. Ngày 11 tháng 3 năm 1977, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 52-CP sửa đổi một số tổ chức của Bộ Nông nghiệp:
86
Thời kì Nội dung
Bộ Công Nghiệp Thực Phẩm, Bộ Lương Thực (1981)
Ngày 22/01/1981, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội phê chuẩn việc thành lập hai Bộ: Bộ Công nghiệp thực phẩm và Bộ Lương thực trên cơ sở tách Bộ Lương thực và thực phẩm.
Bộ Thuỷ Sản (1981)
Quốc hội khoá VII (tháng 7/1981) đã quyết định thành lập Bộ Thuỷ sản.
GIAI ĐOẠN ĐỔI MỚI TỪ 1986 ĐẾN
NAY
1. Thời kỳ 1986 đến 1995.
Bộ Nông Nghiệp Và Công Nghiệp Thực Phẩm (1987)
Thực hiện chủ trương phát triển nền nông nghiệp Việt Nam gắn với chế biến, tiêu thụ theo một quy trình khép kín từ sản xuất-chế biến-tiêu thụ, ngày 16/2/1987, Hội đồng Nhà nước đã có Nghị quyết số