Hình 2.10 Máy chấm cơng bằng vân tay
8. Bố cục của đề tài
1.4. Nội dung hiện đại hóa cơng tác văn phịng
“Văn phịng khơng giấy, văn phịng điện tử, văn phịng tự động hóa, văn phịng xanh, ....” đó là những cụm từ, những mơ hình văn phịng được nhắc đến nhiều hiện nay. Trên thực tế, để hiện đại hóa cơng tác văn phịng được diễn tiến thì cần có nhận thức đúng về vị trí, nhiệm vụ và vai trị của văn phịng. Để cơng tác hiện đại hóa văn phịng được diễn tiến thì bắt buộc phải tiến hành 3 nội dung chính này song song: linh hoạt, đổi mới, sáng tạo về đội ngũ nhân sự trong văn phòng; đồng bộ cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng và các nghiệp vụ hành chính. Nội dung trên có ảnh hưởng qua lại với nhau. Vì vậy, ba nội dung trên cần được phát triển một cách đồng bộ. Đồng chí Đỗ Mười (Nguyên Tổng Bí thư) cho rằng: “Hiện đại hóa văn phịng cũng khơng tốn kém lắm, điều
kiện để tăng cường cơ sở vật chất cũng khơng khó lắm; cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại”[3] . Như vậy, hiện đại hóa văn phịng theo cách hiểu của đồng
chí Đỗ Mười cũng đề cập đến nội dung con người là quan trọng nhất và xét trên tình hình cụ thể, trong giới hạn của một bài khóa luận tốt nghiệp tôi xin phép được đề cập đến bốn nội dung sau:
19
Hình 1.3. Nội dung Hiện đại hóa cơng tác văn phịng
(Nguồn: Internet)
1.4.1. Về chủ trương chính sách hiện đại hóa văn phịng
Để thực hiện cơng tác hiện đại hóa văn phịng, cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hóa các q trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng như sau:
- Thể chế hóa: ban hành văn bản quy định về quy trình hoạt động, điều hành nhân sự, công tác tổ chức, quy chế về tổ chức bộ máy,.....;
- Quy trình cơng tác: Xây dựng bộ tiêu chuẩn đầy đủ, khả thi, phù hợp với cơ quan về quy trình cơng tác;
- Hiện thực hóa việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 vào hoạt động của văn phịng, chuẩn hóa và cơng khai hóa trong giải quyết công việc phục vụ lãnh đạo và tồn cơ quan, tổ chức nói chung.
1.4.2. Về đội ngũ nhân sự
Trong bất kỳ một vị trí cơng việc nào nhân sự cũng luôn được đề cao, ln đứng ở vị trí trung tâm, nhất là trong cơng tác văn phịng. Tuy nhiên, lao động văn phịng theo mơ hình kiểu cũ - lao động giấy tờ, sự vụ, đơn giản thường ít được quan tâm đào tạo hơn, cịn lao động kiểu mới thì ngược lại. Có thể khẳng định rằng, lao động trong văn phòng kiểu mới, hiện đại hơn sẽ được quan tâm và đánh giá cao hơn, bởi người lao động trong môi trường kiểu mới là lao động thông tin với sự năng động, sáng tạo. Chính vì vậy, hiện tại cơ quan, tổ chức
20
hoạt động theo hướng hiện đại hóa thường rất chú trọng đến nguồn nhân lực: thường xuyên mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nhân lực với mong muốn họ có thể làm hết khả năng, trình độ của mình; đồng thời, người lao động có thể làm việc đạt đến trình độ đa năng, tồn diện về nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, nhất là kỹ năng xử lý thông tin và kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Để có thể đạt được trình độ tồn diện, thích ứng và làm việc hiệu quả trong văn phòng hiện đại, nhân sự trong văn phòng phải đảm bảo hai yêu cầu sau:
- u cầu về trình độ chun mơn và năng lực công tác:
Nhân sự trong văn phịng phải có đủ: năng lực và trình độ chuyên môn để thực hiện các chức năng và các nhiệm vụ cơng việc mà vị trí việc làm u cầu. Đồng thời, người làm cơng tác văn phịng cần tự trau dồi kinh nghiệm, tự linh động trong việc xử lý các tình huống phát sinh.
- Yêu cầu về phẩm chất:
Bác Hồ đã dạy:“Có tài mà khơng có đức là người vơ dụng, có đức mà
khơng có tài thì làm việc gì cũng khó.” Đội ngũ nhân sự cần yêu cầu về phẩm
chất nhằm phản ánh được bản chất mới mà văn phòng hiện đại và các đơn vị sử dụng đòi hỏi ở người lao động văn phòng.
Như vậy, đổi mới, nâng cao chất lượng nhân sự làm cơng tác văn phịng nên được đặt ở vị trí trọng tâm. Chất lượng nhân sự có tốt thì hiệu quả cơng việc mới cao. Đặc biệt, nhân sự phải đảm bảo đầy đủ yếu tố: phẩm chất, năng lực và chun mơn thì nhân sự trong văn phịng mới có đủ năng lực để hoàn thành công việc, nhiệm vụ được giao mới hiệu quả tốt nhất, đóng góp tích cực và làm chủ cơng cuộc đổi mới, hiện đại hóa cơng tác văn phịng.
Tóm lại, “tài” và “đức” có mối quan hệ biện chứng, khơng thể tách biệt. Để trở thành một CBNV văn phòng tốt mỗi nhân sự phải thường xuyên rèn luyện cả đức và tài.
1.4.3. Về kỹ năng, nghiệp vụ văn phịng Cơng tác Tham mưu – Tổng hợp Công tác Tham mưu – Tổng hợp
21
văn phòng, đây là hoạt động cá nhân hoặc tập thể tìm kiếm, thu thập thơng tin hữu ích để đề xuất các ý tưởng, sáng kiến, phương án độc đáo, sáng tạo, đặc biệt và khả thi lên lãnh đạo phê duyệt. Có thể thấy, tham mưu là kết quả của tổng hợp và tổng hợp quyết định chất lượng tham mưu.
- Đề xuất thực hiện công tác xây dựng và đơn đốc thực hiện chương trình, kế
hoạch cơng tác
Chương trình kế hoạch cơng tác là phương tiện để theo dõi các hoạt động được thực hiện như thế nào, có đúng với thời gian, nội dung, đầy đủ chi tiết như kế hoạch đã đề ra hay chưa, có thống nhất với nhau hay khơng. Thực hiện cơng tác xây dựng và đơn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác là một hoạt động cần thiết, nên được tiến hành thường xuyên trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
Công tác Văn thư – Lưu trữ
- Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan + Công tác văn thư:
“ Công tác văn thư gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư”.4
Công tác văn thư là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động cung cấp và đảm bảo hệ thống thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý được xuyên suốt. Công tác này phải được thực hiện thống nhất và được thực hiện bởi bộ phận văn thư chuyên trách tại văn phịng.
Cơng tác văn thư bao gồm các nội dung:
✓ Soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính; ✓ Quản lý và giải quyết văn bản đến;
✓ Quản lý văn bản đi;
✓ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
✓ Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư”.
22 + Công tác lưu trữ:
“Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu”.[5]
Công tác lưu trữ bao gồm các hoạt động nghiệp vụ: ✓ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;
✓ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ; ✓ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
✓ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ;
✓ Bảo quản tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cơ quan
“Họp, hội nghị (gọi chung là họp) là một hình thức của hoạt động quản lý
nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật”.[6]
Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, hội họp là nhiệm vụ thường xuyên của văn phịng. Cơng tác này gồm các nội dung:
✓ Chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp;
✓ Công tác chuẩn bị địa điểm, lễ tân, khánh tiết;
✓ Công tác đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho các cuộc hội họp, hội nghị.
- Công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan
Thông tin là căn cứ cần thiết, buộc phải có mặt ở tất cả các khâu trong hoạt động quản lý, điều hành, là căn cứ quan trọng, cần thiết cho lãnh đạo trong quá trình ra quyết định quản lý và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của các đơn vị. “Thông tin là tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, trong
tài liệu,...Thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra, là dữ liệu quan trọng phục vụ
[5] Khái niệm Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011;
[6] Khái niệm Họp – Quyết định số: 45/2018/QĐ-TTg ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính Nhà nước ngày 09 tháng 11 năm 2018
23
công tác tìm kiếm của người sử dụng. Thông tin được tạo ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, nhà nước và được ký, đóng dấu hoặc xác nhận bằng văn bản”[7] . Có thể khẳng định rằng: “Thơng tin là những quy phạm pháp luật và những điều được nhận thức, ghi nhận từ thực tiễn cần được tổ chức thu thập, xử lý để tạo ra cơ sở cho việc lựa chọn những phương án hành động, ban hành các quyết định quản lý”.
Người làm cơng tác văn phịng phải nhanh nhạy, linh hoạt, sáng tạo có kỹ năng thu thập, tiếp nhận và xử lý thơng tin có liên quan tới tổ chức và hoạt động của các đơn vị ở các nguồn khác nhau. Đặc biệt, người thực hiện công tác này sau khi xử lý thông tin phải phản hồi lại cho lãnh đạo văn phòng qua các kênh như: văn bản, báo chí, hội họp,...Đồng thời, phổ biến, truyền đạt tới các đơn vị, bộ phận liên quan để thực hiện nhiệm vụ được giao đúng hạn và hiệu quả.
Trong văn phòng hiện đại, các kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng được xây dựng đồng bộ với sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại đã góp phần nâng cao chất lượng công tác, giúp cho cơng việc hành chính văn phịng được vận hành thơng suốt theo quy tắc, quy trình thống nhất và hợp lý. CBNV phải học tập, trao rồi kinh nghiệm để hiện đại hóa các kỹ năng, nghiệp vụ hành chính văn phịng giúp rút ngắn các khâu trung gian, các quy trình, thủ tục nghiệp vụ hành chính khiến các cơng việc trở nên dễ dàng, nhanh chóng, nhẹ nhàng hơn mà hiệu quả và năng suất lao động tăng hơn.
1.4.4. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng A. Cơ sở vật chất: A. Cơ sở vật chất:
Cơ sở vật chất trong văn phòng thực chất là địa điểm, trụ sở làm việc của cơ quan, môi trường làm việc của CBNV. Cơ sở vật chất là nơi diễn ra quá trình lao động, là nơi cuối cùng cơng nhận thành quả lao động, vì vậy, cơ sở vật chất được đánh giá là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên chất lượng và hiệu quả công việc.
B. Trang thiết bị kỹ thuật
Trang thiết bị văn phòng được coi là cánh tay đắc lực trong công tác hiện
24
đại hóa văn phịng. Trang thiết bị kỹ thuật là những cơng cụ giúp cho người lao động có thể thực hiện cơng việc của mình một cách nhanh nhất và chuẩn xác nhất.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy tính để phục vụ việc soạn thảo, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm dữ liệu. Các thiết bị truyền tin, truyền văn bản hiện nay thường là máy Fax, cao hơn và thông dụng hơn là mạng Internet. Đồng thời, không thể không nhắc tới các vật dụng văn phòng phẩm như: bút viết, cặp bìa, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...Các vật dụng này ngày càng tiện dụng với hình thức, mẫu mã đẹp. Việc mua sắm và sử dụng các vật dụng có giá trị đối với tinh thần của CBNV, nó ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng cơng việc. Chính vì vậy, cần lựa chọn những vật dụng văn phịng phù hợp với khơng gian và đối tượng sử dụng.
Việc sử dụng các thiết bị xử lý thơng tin tiên tiến, tiện ích là điều thú vị nhưng cũng gây áp lực ban đầu với người sử dụng. Do đó, CBNV cần quan tâm hơn đến sức khỏe của bản thân để có một thể trạng và tinh thần thật tốt để có thể làm việc hiệu quả.
Văn phịng dù có được thiết kế và sử dụng theo loại hình như thế nào thì cũng nên ứng dụng nguyên tắc 5S của Nhật Bản vào cơng tác văn phịng.
Hình 1.4.Triết lý về Mơ hình 5S
25
Theo nghĩa gốc trong tiếng Nhật, 5S có nghĩa là:
STT Từ Nghĩa
1 Seiri (Sàng lọc) Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại
2 Seiton (Sắp xếp) Bố trí lại các khu vực làm việc
3 Seiso (Sạch sẽ) Giữ vệ sinh và kiểm tra thường xuyên
4 Seiketsu (Săn sóc) Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp
5 Shitsuke (Sẵn sàng) Hình thành thói quen và thực hành
Bảng 1.2. Nguyên tắc 5S của Nhật Bản
(Nguồn: Internet)
1.4.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào q trình hoạt động của văn phịng
Hiện đại hóa cơng tác văn phịng là một q trình và có sự gắn kết giữa các yếu tố, tuy nhiên ngoài yếu tố về con người, cơ sở vật chất - trang thiết bị kỹ thuật đến quy trình nghiệp vụ khoa học hợp lý thì cần có sự kết hợp của CNTT. Việc ứng dụng CNTT vào q trình hiện đại hóa văn phịng sẽ là bậc thang giúp cho CBNV hồn thành tốt hơn cơng việc văn phịng mà mình đảm nhận.
Mặc dù ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phịng là một việc đáng trân trọng, đáng vui mừng và tự hào; tuy nhiên, để quy trình hiện đại hóa văn phịng được hài hòa, phù hợp và khả thi thì bắt buộc người làm cơng tác văn phịng phải có đầy đủ năng lực để giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Đáp ứng u cầu phát triển của xã hội, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng cũng như trong hoạt động cơ quan, tổ chức là yêu cầu cấp thiết hiện nay.
Bên cạnh đó, việc đầu tư mua sắm trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng phải đồng bộ, phù hợp; đồng thời phải đào tạo, trang bị các kiến thức, kỹ năng cho các CBNV để từ đó họ có thể ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động để có thể phát huy tối đa hiệu quả của các trang thiết bị đó và giảm thiểu tối đa sức lao động của con người.
1.5. Các nhân tố ảnh hưởng tới hiện đại hóa cơng tác văn phòng
26
một nhân tố. Cơng tác hiện đại hóa văn phịng cũng vậy, cơng tác này chịu ảnh hưởng bởi hai nhân tố, đó là:
1.5.1. Nhân tố bên ngồi
1.5.1.1. Điều kiện chính trị, pháp lý
Hiện đại hóa cơng tác văn phòng cần chú trọng đến điều kiện chính trị pháp lý, bởi: Việc hiện đại hóa văn phịng cũng phải nằm trong khuôn khổ mà pháp luật cho phép.
1.5.1.2. Điều kiện tự nhiên
Các yếu tố địa lý, khí hậu, các nguồn tài nguyên thiên nhiên,...có ảnh hưởng trực tiếp đến điều kiện hiện đại hóa cơng tác văn phòng, bởi: nếu điều