Hình 2.10 Máy chấm cơng bằng vân tay
8. Bố cục của đề tài
3.2. Các nhóm giải pháp
3.2.2. Nhóm giải pháp về thể chế
+ Thứ nhất, Ban Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Văn phịng cần nhìn nhận rõ
hơn về vai trị của cơng tác hiện đại hóa văn phịng. Cần xây dựng và ban hành các quyết định liên quan đến việc hiện đại hóa cơng tác văn phịng như: Quy định về việc ứng dụng CNTT phần mềm vào các nghiệp vụ văn phòng; đồng
74
thời, cần nghiêm túc rà sốt và hồn thiện hệ thống văn bản để làm cơ sở pháp lý cho việc hiện đại hóa cơng tác văn phịng.
+ Thứ hai, phổ biến các quyết định, văn bản ban hành và tích cực tuyên
truyền cho toàn thể CBNV trong Bộ về vai trị, ý nghĩa của cơng tác hiện đại hóa văn phịng giúp họ có nhận thức đúng đắn về cơng tác hiện đại hóa văn phịng.
+ Thứ ba, xây dựng các quy trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản và đặc biệt là lập hồ sơ điện tử.
+ Thứ tư, Ban Lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa về cơng tác văn phịng, lên kế hoạch tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ liên quan đến hiện đại hóa cơng tác văn phịng như: ứng dụng các phần mềm vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến cơng tác,...Với mục đích nâng cao kiến thức và kỹ năng cho cán bộ nhân viên trong văn phòng Bộ. Đặc biệt, cần tổ chức các lớp học bồi dưỡng riêng cụ thể về ứng dụng CNTT và phần mềm điện tử để CBNV có thể sử dụng thành thạo trong q trình thực hiện cơng việc và đẩy mạnh việc phổ biến văn bản điện tử, giảm bớt số lượng giấy tờ và tài liệu trong Bộ, hướng tới mơ hình “văn phịng khơng giấy”.
+ Thứ năm, CBNV cần chịu khó học hỏi, nâng cao năng lực vào việc ứng dụng hệ thống quản lý ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua tìm hiểu, ISO 9001:2015 - đây thực chất là một phương pháp quản lý nhằm hệ thống hóa và cụ thể hóa các thủ tục hành chính ứng với từng cơng việc theo trình tự nhất định đã được quy định tại nhiều văn bản quy phạm pháp luật và quy định, quy chế trong cơ quan. Nhìn chung, ISO 9001:2015 được áp dụng vào thực tiễn góp phần hiện đại hóa cơng tác văn phịng bởi có quy trình xử lý cơng việc khoa học, hợp lý.
Thứ sáu, có kế hoạch, thanh tra, kiểm tra, giám sát thủ tục hành chính. Đồng thời, có quy chế khoa học, phù hợp, khả thi về việc CBNV thực hiện nghiêm túc kỷ luật, kỷ cương hành chính trong thực thi cơng vụ.
3.2.3. Nhóm giải pháp về cơng nghệ
+ Thứ nhất, cần xây dựng các phần mềm lập hồ sơ điện tử. Hiện tại Bộ
75
+ Thứ hai, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.
+ Thứ ba, tra cứu tài liệu lưu trữ điện tử.
Trang thiết bị được coi là trợ thủ đắc lực của cơng tác văn phịng. Trang thiết bị phù hợp, đồng bộ sẽ đem lại hiệu quả tốt cho hoạt động của văn phòng và ngược lại. Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phục vụ cho cơng tác văn phòng; tuy nhiên, để lựa chọn được trang thiết bị văn phòng phù hợp cho cơ quan cần dựa vào các tiêu chí:
+ Đối tượng sử dụng: Mua trang thiết bị văn phòng cần phù hợp với người sử dụng nhất là vị trí cơng việc mà họ đang làm;
+ Nguồn kinh phí: Trang thiết bị văn phòng khi mua cần phù hợp với điều kiện kinh tế của cơ quan, phải tiết kiệm, tuy nhiên, cần phải lựa chọn sản phẩm phù hợp với đối tượng sử dụng, phải kiểm tra thử trước khi mua để đảm bảo việc sử dụng hiệu quả và biết cách sửa chữa khi xảy ra sự cố.
+ Bảo mật: Trang thiết bị sử dụng phải được bảo mật tuyệt đối, một số thiết bị nên có chức năng bảo mật thơng tin như: máy tính,.. .
+ Hiện đại: CBNV Văn phịng cần tham mưu cho Lãnh đạo về việc mua TTB văn phòng. Văn phịng hiện đại là văn phịng có đầy đủ trang thiết bị có tính năng tích hợp. Do vậy, CBNV cần tham mưu cho Lãnh đạo về việc lựa chọn các thiết bị có tính năng tích hợp như: máy scan có thêm chức năng photocopy và fax, photocopy tích hợp in màu....
Cơng nghệ thơng tin đang được ứng dụng một cách sâu rộng trong lĩnh vực quản lý hành chính của các cơ quan nhà nước. Qua quá trình thực tập tại Bộ NN&PTNT tác giả thấy rằng: Trên cơ sở tiếp thu những ý kiến đóng góp của các cán bộ công chức của các đơn vị, nhằm khắc phục những nhược điểm, bất cập của phần mềm Văn phòng Bộ đã triển khai xây dựng và sử dụng phiên bản mới của phần mềm văn phòng điện tử , hoạt động trên nền tảng Sharepoint 2015. Đồng thời, nên số hóa tài liệu lưu trữ để giảm bớt khối lượng kho lưu trữ, phần mềm tiện ích và nhỏ gọn hơn. Hơn nữa, dễ dàng sử dụng, tìm kiếm tài liệu.
76
3.2.4. Nhóm giải pháp về xây dựng văn phịng “Hiện đại - Thân thiện - Hiệu quả”
+ Thứ nhất, CBNV phải đề cao trách nhiệm của bản thân với từng vị trí cơng việc cụ thể, thường xuyên, nghiêm túc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
- Các đơn vị nên có kế hoạch xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với từng vị trí nhân sự, hồn thiện văn bản quy định cụ thể về vị trí việc làm ...để làm cơ sở thực hiện công việc được tốt hơn;
- Lãnh đạo Văn phòng cần gương mẫu, làm tốt công tác với vai trò là người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Phát huy phương pháp giao ban tháng của Văn phòng trên văn phòng điện tử theo hướng chủ động, trách nhiệm;
- Tăng cường quan tâm phối hợp, hỗ trợ Cơ quan đại diện Văn phịng phía Nam trong quản lý cơ sở vật chất, tổ chức các hoạt động chung của Bộ tại phía Nam, nhất là thường trực cải cách hành chính của Bộ và thực hiện cải cách hành chính của Văn phịng;
- CBNV cần nỗ lực hơn nữa để hoàn thành tốt việc tổ chức thực hiện trên cơ sở các quy định của từng lĩnh vực công tác cụ thể, thường xuyên, nghiêm túc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
+ Thứ hai, CBNV cần tự giác nâng cao ý thức; tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính ở mỗi đơn vị.
- Mỗi CBNV cần phải nắm vững kỹ năng, nghiệp vụ của mình; nghiêm chỉnh chấp hành về giờ giấc làm việc, chế độ báo cáo, nghỉ ngơi, quy định về văn hóa cơng sở,.. của cơ quan;
- Lãnh đạo cần thường xuyên đôn đốc, giao ban, nhắc nhở, chỉ đạo, hỗ trợ các vị trí việc làm cịn yếu kém;
- CBNV phải chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật, của cơ quan, tổ chức về việc sử dụng kinh phí, ngân sách nhà nước. Phải đề cao việc sử dụng tiết kiệm nguồn kinh phí và chống tệ nạn tham nhũng, lãng phí.
77
- Phịng làm việc nên được sắp xếp ổn định, ngăn nắp, đảm bảo các điều kiện làm việc cần thiết cho cán bộ công chức, nhất là hệ thống máy chủ, mạng và thiết bị tin học;
- Cần có kế hoạch phịng ngừa, khắc phục nhanh các sự cố về phần mềm tin học;
- Trang bị đầy đủ các công cụ làm việc phù hợp cho cán bộ công chức, người lao động để nâng cao năng suất, chất lượng các công việc dịch vụ, phục vụ cơ quan;
- Cần có nguồn kinh phí dự trù để đảm bảo kinh phí hoạt động cho các công việc không đủ nguồn nhân lực biên chế để thực hiện (chỉnh lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, bảo dưỡng, bảo trì hệ thống trang thiết bị, phục vụ các hội nghị…) cho hoạt động cải cách hành chính; mua sắm trang thiết bị cần thiết; phát triển các phần mềm ứng dụng tin học.
+ Thứ tư, xây dựng chính sách khuyến khích từng CBNV và tập thể làm việc năng động, sáng tạo, trách nhiệm, năng suất. Đồng thời, đề ra quy chế thi đua, khen thưởng rõ ràng.
- Bộ NN&PTNT cần để ra kế hoạch tổ chức các phong trào thi đua, giúp gắn kết các CBNV lạ gần nhau hơn để trao đổi và học hỏi kinh nghiệm với mục đích nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng;
- Thường xuyên phát động phong trào mỗi CBNV và tập thể hãy mạnh dạn thực hiện quy chế dân chủ. Tự tin trao đổi, bàn bạc, nghiên cứu các ứng dụng CNTT hữu ích, khả thi để đưa vào làm việc;
- Khuyến khích CBNV và tập thể làm việc tích cực, năng động, sáng tạo và linh hoạt. Hạn chế tối đa việc làm thêm ngồi giờ hành chính. Nếu làm thêm phải có phương án hỗ trợ hợp lý;
- Đồng thời chủ động xây dựng nếp sống văn hóa cơng sở góp phần xây dựng môi trường làm việc xanh, sạch, đẹp, có nề nếp, kỷ luật, kỷ cương, văn minh, hiện đại.
+ Thứ năm, tiếp tục bố trí ổn định, sử dụng hiệu quả đội ngũ cán bộ công
78
- Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra bản mơ tả các vị trí việc làm; đồng thời, thường xun làm tốt cơng tác tư tưởng, sâu sát, nắm bắt kịp thời nguyện vọng và khó khăn của cán bộ công chức, người lao động, động viên phấn đấu; đồng thời với giáo dục nâng cao trách nhiệm công tác.
*Tiểu kết:
Trong chương 3, đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ NN&PTNT được tác giả dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng ở chương 2 và chủ trương đường lối của Đảng và chính sách của Nhà nước về hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Hiện đại hóa cơng tác văn phịng là một vấn đề đang được rất nhiều cơ quan, tổ chức quan tâm. Họ luôn cố gắng đưa cơ quan, tổ chức của mình hướng tới mơ hình “Văn phịng hiện đại, tiết kiệm và hiệu quả”. Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũng vậy. Mặc dù mong muốn là vậy nhưng khi triển khai, thực hiện cịn gặp phải rất nhiều khó khăn. Qua q trình thực tập và tìm hiểu thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ, tác giả cũng có một số nhận xét, đánh giá chủ quan và khách quan về công tác này; đồng thời, tác giả cũng mạnh dạn xin được đề xuất một số biện pháp với mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Tác giả rất hi vọng, một số biện pháp mà tác giả đề xuất có tính khả thi và có thể được đưa vào thực tiễn tại Bộ NN&PTNT.
79
PHẦN KẾT LUẬN
Hiện đại hóa cơng tác văn phịng là một trong những nhiệm vụ quan trọng cần có đối với mỗi cơ quan, tổ chức nói chung và Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn nói riêng. Bài khóa luận tốt nghiệp trên đã trình bày cơ sở lý luận và thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phịng của Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn trên phương diện: Chủ trương, chính sách hiện đại hóa cơng tác văn phịng; Tình hình nhân sự trong văn phịng; Thực tiễn thực hiện kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng; Các cơ sở vật chất, trang thiết bị trong văn phòng và Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động của văn phịng. Từ đó, tác giả đã đánh giá chung về cơng tác hiện đại hóa văn phịng tại Bộ đồng thời đưa ra nguyên nhân và đề xuất một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác hiện đại hóa Văn phịng tại Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn.
Trên đây là bài khố luận tốt nghiệp của tơi, mặc dù bản thân đã cố gắng hoàn thiện bài; tuy nhiên không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, kính mong Thầy/Cơ giáo cùng tồn thể Cơ/Chú, Anh/Chị trong cơ quan Bộ góp ý để bài khóa luận của tơi được hồn thiện hơn. Tơi xin chân thành cảm ơn!
80
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Trần Thị Dịu - Khóa luận tốt nghiệp “Văn phòng điện tử (E -Office) và
những ứng dụng hệ điều hành, quản lý trong việc điều hành, quản lý và hoạt động của văn phòng” Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia
Hà Nội (2011);
[2] Lê Thị Mỹ Duyên - Khóa luận tốt nghiệp“Hiện đại hóa cơng tác văn
phịng tại Cơng ty cổ phần MOG Việt Nam” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2020);
[3] Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyễn Ngọc Diệp, ThS. Trần Phương Hiền năm 2012, Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân;
[4] Nghiêm Kì Hồng năm 2015, Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản
trị văn phòng và Lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia – TP.HCM;
[5] Nguyễn Thị Huyền - Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa văn phịng tại
Công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng hạ tầng giao thông INTRACOM thành phố Hà Nội” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2018);
[6] Nguyễn Thị Thu Hương - Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ
thông tin trong cơng tác văn thư tại văn phịng Bộ Lao động thương binh và Xã hội”
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội (2013); [7] ] Tạ Thị Nhật Lệ - Khóa luận tốt nghiệp “Đổi mới hoạt động văn phòng
cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Cơng nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa cơng tác hành chính” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2018);
[8] Phan Thúy Quỳnh - Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa cơng tác văn
phịng tại văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn” Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội (2017);
[9] Chính phủ: Nghị định 30/2020/NĐ-CP về cơng tác văn thư, ban hành 05/3/2020;
[10] Chính phủ: Quyết định 129/2007/QĐ – TTg ban hành quy chế văn hóa cơng sở tại các cơ quan hành chính nhà nước, ban hành 02/8/2007;
[11] Chính phủ: Nghị định 101/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 8 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
81
hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ;
[12] Chính phủ: Nghị định 15/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
[13] PGS.TS. Vũ Thị Phụng năm 2021, Lý luận về Quản trị văn phòng,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2021.
[14] TS. Văn Tất Thu năm 2011, Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, NXB Chính trị Quốc gia Hà
Nội.
[15] PGS.TS. Văn Tất Thu năm 2020, Quản trị văn phòng, NXB Bách khoa Hà Nội.
[16] Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII của NXB Chính trị Quốc gia sự thật;
[17] https://sites.google.com/site/trungthupy83/home/quan-tri-van- phong/1-3-to-chuc-van-phong/1-3-4-hien-dai-hoa-cong-tac-van-phong [Truy cập ngày 27/02/2022]
[18] http://doan.edu.vn/do-an/cong-tac-van-phong-trong-boi-canh-hien- dai-hoa-nen-hanh-chinh-nha-nuoc-2256/ [Truy cập ngày 27/02/2022]
[19] https://indembassyhavana.org/hien-dai-hoa-cong-tac-van-phong- slide/ [Truy cập ngày 27/02/2022]
[20] https://www.quora.com/What-is-modernization [Truy cập ngày 27/02/2022]
[21] https://tranminhdung.vn/hien-dai-hoa-van-pAhong-la-gi/ [Truy cập ngày 27/02/2022]
[22] https://www.hi-reit.com/modernize-office-space/ [Truy cập ngày 27/02/2022]
[23] https://ivypanda.com/essays/modernization-theory/ [Truy cập ngày 27/02/2022]
[24] https://dangcongsan.vn/day-manh-cai-cach-tu-phap-va-hoat-dong-tu- phap/day-manh-thuc-hien-chuong-trinh-tong-the-cai-cach-hanh-chinh-nha-nuoc-
82