Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
(Nguồn: Tác giả khảo sát)
Các cuộc họp tổ chức trong Bộ thường là: họp thường kỳ hằng tháng, họp giao ban, họp hội ý, họp giải quyết các cơng việc, họp phổ biến… Phịng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm thực hiện công tác chuẩn bị, hậu cần và hỗ trợ từ giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn đang diễn ra cuộc họp cho đến giai đoạn kết thúc cuộc họp.
Về công tác chuẩn bị tài liệu họp, CBNV trong văn phịng có trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu phục vụ cuộc họp. Nhân viên Lễ tân – hành chính có trách nhiệm đón tiếp Lãnh đạo và khách mời, chuẩn bị địa điểm, nước uống, hoa quả,... phục vụ cuộc họp. Nhân viên quản lý tài sản có trách nhiệm chuẩn bị hệ thống máy móc, âm thanh, ánh sáng phục vụ tốt cho cuộc họp.
Trong quá trình tiến hành các cuộc họp, Trưởng phòng HCTH giao cho nhân viên trong phịng có trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp cũng như ghi chép lại các nội dung, ý kiến mà các lãnh đạo và các phòng ban phát biểu, đồng thời cử nhân viên túc trực tại cuộc họp để đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật đạt hiệu quả tốt nhất và giải quyết các tình huống phát sinh nếu có.
Khi kết thúc cuộc họp, nhân viên phòng sẽ trực tiếp thu dọn và vệ sinh phòng họp để trả lại địa điểm họp đúng nguyên trạng.
2.3.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
55
một trong những yếu tố có thể xem là ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động công tác của Văn phòng. Việc quản lý và sử dụng TTB - CSVC được quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ.
Với các tài sản của Văn phòng sẽ do phòng Quản trị - Y tế phụ trách quản lý; tuy nhiên với các thiết bị điện tử phạm vi quản lý sẽ thuộc về Trung tâm CNTT. Qua quá trình khảo sát, tác giả đã thống kê được một số trang thiết bị của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn như sau:
STT Tên thiết bị Số lượng
1 Bàn ghế làm việc 90 bộ
2 Máy tính cố định 50 máy
3 Điều hòa 45 máy
4 Máy photocopy 07 máy
5 Máy scan 07 máy
6 Máy fax 07 máy
7 Tủ đựng tài liệu 10 tủ
8 Điện thoại cố định 30 máy
9 Máy in 10 máy
10 Máy chiếu 07 máy
11 Máy chấm công vân tay 02 máy 12 Bàn ghế họp, tiếp khách 25 bộ
13 Camera 20 bộ
Bảng 2.3. Bảng thống kê trang thiết bị của Bộ NN&PTNT
(Nguồn: Phòng Lưu trữ)
Nhìn chung, TTB kỹ thuật của văn phịng Bộ được trang bị khá đầy đủ và trang bị phù hợp với nhu cầu sử dụng và đối tượng sử dụng. Các thiết bị khá hiện đại, phù hợp với điều kiện kinh tế của Văn phòng Bộ [Xem phụ lục 03].
Với các phịng ban có hoạt động đặc thù đã được lắp đặt thêm máy photo riêng có tính năng tích hợp cả scan và in ấn. Bên cạnh đó, các phịng ban cũng được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phịng phẩm phục vụ cơng tác văn phịng như: bút, sổ, giấy A4, kéo, ghim, kẹp ghim, dao dọc giấy,....Không những vậy, ở
56
một số phòng ban còn được trang bị thêm bàn tiếp khách, hệ thống điều hịa, quạt thơng gió, bình hoa, cây cảnh,...
Về khơng gian làm việc, Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thơn nằm ở tịa nhà A2, địa chỉ số 2 Ngọc Hà – Ba Đình – Hà Nội. Tịa nhà nằm ở vị trí trung tâm nhìn thẳng từ cổng chính của Bộ. Tịa nhà gồm 3 tầng với 14 phòng làm việc và được phân chia theo từng khu vực.
Đối với phịng tiếp khách ln bố trí vị trí lễ tân trực để thể hiện được sự lịch sự khi khách đến và có thể thuận tiện cho việc tiếp nhận thông tin. Trong phịng tiếp khách được bố trí, sắp xếp và trang bị đầy đủ bàn ghế, nước uống và điều hòa,... sang trọng, lịch thiệp để phục vụ khách đến trao đổi công việc [Xem
phụ lục 04].
Khối Văn phịng được bố trí riêng: phịng Kế tốn và Phịng Văn thư – Lưu trữ trang thiết bị văn phòng đều được lắp đặt tại mỗi phòng làm việc. Đặc biệt, tại Bộ được lắp đặt mạng lưới wifi miễn phí và tại sảnh chờ có máy tính bàn thuận tiện cho việc tra tìm thơng tin của khách được nhanh chóng hơn. Có thể thấy rằng, Bộ NN&PTNT không những quan tâm đến toàn thể CBNV mà còn quan tâm tới khách. Khn viên của Bộ có rất nhiều cây xanh, con thú, loài hoa và thác nước rất đẹp, sạch sẽ, thống mát tạo mơi trường làm việc thoải mái cho CBNV.
2.3.4.1. Mua sắm, sửa chữa, bổ sung trang thiết bị văn phòng
Việc mua sắm, sửa chữa và bổ sung trang thiết bị tại Bộ được thực hiện dựa trên đề xuất của Ban Lãnh đạo và dựa vào tình hình thực tế như: số lượng trang thiết bị hỏng hóc cần mua, số lượng CBNV sử dụng, nguồn kinh phí của cơ quan.
2.3.4.2. Quản lý, theo dõi trang thiết bị kỹ thuật văn phòng
Bộ NN&PTNT quy định việc quản lý, theo dõi trang thiết bị văn phòng theo từng đối tượng cụ thể.
Đối với các tài sản cố định và máy móc thiết bị điện tử sẽ tiến hành dán tem và ghi thông tin của thiết bị, đây được coi là việc kiểm kê, theo dõi, đánh giá trang thiết bị một cách thủ công nhưng vẫn mang được hiệu quả công việc.
57
Khơng chỉ thực hiện việc dán tem, CBNV Phịng Quản trị - Y tế sẽ tiếp tục tiến hành ghi vào Sổ quản lý theo dõi tài sản để nắm bắt đầy đủ thơng tin, tình trạng của trang thiết bị văn phịng để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa đồng bộ, để không bị động khi cần tới trang thiết bị đó. Mặc dù Bộ NN&PTNT có quan tâm tới cơng tác quản lý, theo dõi trang thiết bị kỹ thuật văn phịng tuy nhiên, cơng tác này vẫn chưa đảm bảo, chưa thực sự tốt; vì vậy, cần đề ra một số biện pháp để khắc phục tình trạng này. Qua quá trình khảo sát bằng phiếu khảo sát, tác giả nhận được thơng tin như sau:
Hình 2.6. Tỷ lệ đánh giá mức độ của CBNV Văn phòng về CSVC – TTB tại Bộ phù hợp với công tác HĐHVP
(Nguồn: Tác giả khảo sát)
Như vậy, qua phiếu khảo sát, 75% CBNV trong Văn phòng Bộ đánh giá cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Bộ là phù hợp với cơng tác hiện đại hóa văn phịng; 7,5% là bình thường; cịn lại 10% là khơng phù hợp. Điều này chứng tỏ rằng, cơ sở vật chất, trang thiết bị cần được quan tâm, đầu tư hơn nữa.
2.3.4.3. Thanh lý trang thiết bị kỹ thuật văn phòng
Dưới sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo văn phòng Bộ việc thanh lý trang thiết bị kỹ thuật sẽ do Phòng Quản trị - Y tế và Phòng Tài vụ tiến hành kiểm tra. Hai đơn vị này sẽ phối hợp với nhau và đồng thời căn cứ vào tình hình thực tế và
58
phần mềm quản lý để xác định giá trị tài sản, cuối cùng báo cáo tình hình thực tế với Chánh Văn phịng để làm thủ tục thanh lý.
Tóm lại, tại Bộ NN&PTNT cơ sở vật chất – trang thiết bị tương đối đầy đủ và khá hiện đại, đi liền với việc sử dụng CSVC – TTB kỹ thuật thì CBNV trong văn phòng phải chấp hành nghiêm túc quy định 5S. Quy định 5S được Bộ NN&PTNT dán ở cửa các phịng ban với mục đích tồn thể CBNV trong Bộ có thể ghi nhớ và thực hiện tốt quy định này.