Hình 2.10 Máy chấm công bằng vân tay
8. Bố cục của đề tài
1.4. Nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng
1.4.4. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
A.Cơ sở vật chất:
Cơ sở vật chất trong văn phòng thực chất là địa điểm, trụ sở làm việc của cơ quan, môi trường làm việc của CBNV. Cơ sở vật chất là nơi diễn ra quá trình lao động, là nơi cuối cùng công nhận thành quả lao động, vì vậy, cơ sở vật chất được đánh giá là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên chất lượng và hiệu quả công việc.
B.Trang thiết bị kỹ thuật
Trang thiết bị văn phòng được coi là cánh tay đắc lực trong công tác hiện
24
đại hóa văn phòng. Trang thiết bị kỹ thuật là những công cụ giúp cho người lao động có thể thực hiện công việc của mình một cách nhanh nhất và chuẩn xác nhất.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy tính để phục vụ việc soạn thảo, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm dữ liệu. Các thiết bị truyền tin, truyền văn bản hiện nay thường là máy Fax, cao hơn và thông dụng hơn là mạng Internet. Đồng thời, không thể không nhắc tới các vật dụng văn phòng phẩm như: bút viết, cặp bìa, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...Các vật dụng này ngày càng tiện dụng với hình thức, mẫu mã đẹp. Việc mua sắm và sử dụng các vật dụng có giá trị đối với tinh thần của CBNV, nó ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng công việc. Chính vì vậy, cần lựa chọn những vật dụng văn phòng phù hợp với không gian và đối tượng sử dụng.
Việc sử dụng các thiết bị xử lý thông tin tiên tiến, tiện ích là điều thú vị nhưng cũng gây áp lực ban đầu với người sử dụng. Do đó, CBNV cần quan tâm hơn đến sức khỏe của bản thân để có một thể trạng và tinh thần thật tốt để có thể làm việc hiệu quả.
Văn phòng dù có được thiết kế và sử dụng theo loại hình như thế nào thì cũng nên ứng dụng nguyên tắc 5S của Nhật Bản vào công tác văn phòng.
Hình 1.4.Triết lý về Mô hình 5S
25
Theo nghĩa gốc trong tiếng Nhật, 5S có nghĩa là:
STT Từ Nghĩa
1 Seiri (Sàng lọc) Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại
2 Seiton (Sắp xếp) Bố trí lại các khu vực làm việc
3 Seiso (Sạch sẽ) Giữ vệ sinh và kiểm tra thường xuyên
4 Seiketsu (Săn sóc) Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp
5 Shitsuke (Sẵn sàng) Hình thành thói quen và thực hành
Bảng 1.2. Nguyên tắc 5S của Nhật Bản
(Nguồn: Internet)
1.4.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của văn phòng
Hiện đại hóa công tác văn phòng là một quá trình và có sự gắn kết giữa các yếu tố, tuy nhiên ngoài yếu tố về con người, cơ sở vật chất - trang thiết bị kỹ thuật đến quy trình nghiệp vụ khoa học hợp lý thì cần có sự kết hợp của CNTT. Việc ứng dụng CNTT vào quá trình hiện đại hóa văn phòng sẽ là bậc thang giúp cho CBNV hoàn thành tốt hơn công việc văn phòng mà mình đảm nhận.
Mặc dù ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng là một việc đáng trân trọng, đáng vui mừng và tự hào; tuy nhiên, để quy trình hiện đại hóa văn phòng được hài hòa, phù hợp và khả thi thì bắt buộc người làm công tác văn phòng phải có đầy đủ năng lực để giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Đáp ứng yêu cầu phát triển của xã hội, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động cơ quan, tổ chức là yêu cầu cấp thiết hiện nay.
Bên cạnh đó, việc đầu tư mua sắm trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng phải đồng bộ, phù hợp; đồng thời phải đào tạo, trang bị các kiến thức, kỹ năng cho các CBNV để từ đó họ có thể ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động để có thể phát huy tối đa hiệu quả của các trang thiết bị đó và giảm thiểu tối đa sức lao động của con người.