Hình 2.10 Máy chấm cơng bằng vân tay
8. Bố cục của đề tài
2.3. Tình hình hiện đại hóa cơng tác Văn phịng của Bộ Nông nghiệp và Phát
2.3.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
55
một trong những yếu tố có thể xem là ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động công tác của Văn phòng. Việc quản lý và sử dụng TTB - CSVC được quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ.
Với các tài sản của Văn phòng sẽ do phòng Quản trị - Y tế phụ trách quản lý; tuy nhiên với các thiết bị điện tử phạm vi quản lý sẽ thuộc về Trung tâm CNTT. Qua quá trình khảo sát, tác giả đã thống kê được một số trang thiết bị của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn như sau:
STT Tên thiết bị Số lượng
1 Bàn ghế làm việc 90 bộ
2 Máy tính cố định 50 máy
3 Điều hòa 45 máy
4 Máy photocopy 07 máy
5 Máy scan 07 máy
6 Máy fax 07 máy
7 Tủ đựng tài liệu 10 tủ
8 Điện thoại cố định 30 máy
9 Máy in 10 máy
10 Máy chiếu 07 máy
11 Máy chấm công vân tay 02 máy 12 Bàn ghế họp, tiếp khách 25 bộ
13 Camera 20 bộ
Bảng 2.3. Bảng thống kê trang thiết bị của Bộ NN&PTNT
(Nguồn: Phịng Lưu trữ)
Nhìn chung, TTB kỹ thuật của văn phịng Bộ được trang bị khá đầy đủ và trang bị phù hợp với nhu cầu sử dụng và đối tượng sử dụng. Các thiết bị khá hiện đại, phù hợp với điều kiện kinh tế của Văn phòng Bộ [Xem phụ lục 03].
Với các phịng ban có hoạt động đặc thù đã được lắp đặt thêm máy photo riêng có tính năng tích hợp cả scan và in ấn. Bên cạnh đó, các phịng ban cũng được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phịng phẩm phục vụ cơng tác văn phịng như: bút, sổ, giấy A4, kéo, ghim, kẹp ghim, dao dọc giấy,....Không những vậy, ở
56
một số phòng ban còn được trang bị thêm bàn tiếp khách, hệ thống điều hịa, quạt thơng gió, bình hoa, cây cảnh,...
Về khơng gian làm việc, Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thơn nằm ở tịa nhà A2, địa chỉ số 2 Ngọc Hà – Ba Đình – Hà Nội. Tịa nhà nằm ở vị trí trung tâm nhìn thẳng từ cổng chính của Bộ. Tịa nhà gồm 3 tầng với 14 phòng làm việc và được phân chia theo từng khu vực.
Đối với phòng tiếp khách ln bố trí vị trí lễ tân trực để thể hiện được sự lịch sự khi khách đến và có thể thuận tiện cho việc tiếp nhận thơng tin. Trong phịng tiếp khách được bố trí, sắp xếp và trang bị đầy đủ bàn ghế, nước uống và điều hòa,... sang trọng, lịch thiệp để phục vụ khách đến trao đổi công việc [Xem
phụ lục 04].
Khối Văn phòng được bố trí riêng: phịng Kế tốn và Phịng Văn thư – Lưu trữ trang thiết bị văn phòng đều được lắp đặt tại mỗi phòng làm việc. Đặc biệt, tại Bộ được lắp đặt mạng lưới wifi miễn phí và tại sảnh chờ có máy tính bàn thuận tiện cho việc tra tìm thơng tin của khách được nhanh chóng hơn. Có thể thấy rằng, Bộ NN&PTNT không những quan tâm đến tồn thể CBNV mà cịn quan tâm tới khách. Khn viên của Bộ có rất nhiều cây xanh, con thú, loài hoa và thác nước rất đẹp, sạch sẽ, thống mát tạo mơi trường làm việc thoải mái cho CBNV.
2.3.4.1. Mua sắm, sửa chữa, bổ sung trang thiết bị văn phòng
Việc mua sắm, sửa chữa và bổ sung trang thiết bị tại Bộ được thực hiện dựa trên đề xuất của Ban Lãnh đạo và dựa vào tình hình thực tế như: số lượng trang thiết bị hỏng hóc cần mua, số lượng CBNV sử dụng, nguồn kinh phí của cơ quan.
2.3.4.2. Quản lý, theo dõi trang thiết bị kỹ thuật văn phòng
Bộ NN&PTNT quy định việc quản lý, theo dõi trang thiết bị văn phòng theo từng đối tượng cụ thể.
Đối với các tài sản cố định và máy móc thiết bị điện tử sẽ tiến hành dán tem và ghi thông tin của thiết bị, đây được coi là việc kiểm kê, theo dõi, đánh giá trang thiết bị một cách thủ công nhưng vẫn mang được hiệu quả công việc.
57
Không chỉ thực hiện việc dán tem, CBNV Phòng Quản trị - Y tế sẽ tiếp tục tiến hành ghi vào Sổ quản lý theo dõi tài sản để nắm bắt đầy đủ thơng tin, tình trạng của trang thiết bị văn phịng để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa đồng bộ, để không bị động khi cần tới trang thiết bị đó. Mặc dù Bộ NN&PTNT có quan tâm tới công tác quản lý, theo dõi trang thiết bị kỹ thuật văn phịng tuy nhiên, cơng tác này vẫn chưa đảm bảo, chưa thực sự tốt; vì vậy, cần đề ra một số biện pháp để khắc phục tình trạng này. Qua quá trình khảo sát bằng phiếu khảo sát, tác giả nhận được thông tin như sau:
Hình 2.6. Tỷ lệ đánh giá mức độ của CBNV Văn phòng về CSVC – TTB tại Bộ phù hợp với công tác HĐHVP
(Nguồn: Tác giả khảo sát)
Như vậy, qua phiếu khảo sát, 75% CBNV trong Văn phòng Bộ đánh giá cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Bộ là phù hợp với cơng tác hiện đại hóa văn phịng; 7,5% là bình thường; cịn lại 10% là không phù hợp. Điều này chứng tỏ rằng, cơ sở vật chất, trang thiết bị cần được quan tâm, đầu tư hơn nữa.
2.3.4.3. Thanh lý trang thiết bị kỹ thuật văn phòng
Dưới sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo văn phòng Bộ việc thanh lý trang thiết bị kỹ thuật sẽ do Phòng Quản trị - Y tế và Phòng Tài vụ tiến hành kiểm tra. Hai đơn vị này sẽ phối hợp với nhau và đồng thời căn cứ vào tình hình thực tế và
58
phần mềm quản lý để xác định giá trị tài sản, cuối cùng báo cáo tình hình thực tế với Chánh Văn phịng để làm thủ tục thanh lý.
Tóm lại, tại Bộ NN&PTNT cơ sở vật chất – trang thiết bị tương đối đầy đủ và khá hiện đại, đi liền với việc sử dụng CSVC – TTB kỹ thuật thì CBNV trong văn phịng phải chấp hành nghiêm túc quy định 5S. Quy định 5S được Bộ NN&PTNT dán ở cửa các phịng ban với mục đích tồn thể CBNV trong Bộ có thể ghi nhớ và thực hiện tốt quy định này.
Hình 2.7. Mơ hình cơng sở 5S tại Bộ NN&PTNT
(Nguồn: Tác giả)
Một số CBNV sử dụng máy tính cá nhân phục vụ công việc cũng được Văn phịng Bộ đề xuất chính sách hỗ trợ chi phí hao mịn khi sử dụng cơng cụ cá nhân làm việc.
2.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của văn phịng
Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn ngồi sử dụng tài liệu lữu trữ bằng hình thức thủ công đã ứng dụng công nghệ thông tin vào q trình hoạt động của văn phịng như:
Thứ nhất, Bộ sử dụng phần mềm E-Office để phục vụ cho hoạt động quản
59
Hình 2.8. Giao diện hệ thống quản lý văn bản và điều hành
(Nguồn: Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)
E-Office là giải pháp văn phòng điện tử được EITSC xây dựng trên nền Web bao gồm các chức năng phục vụ việc quản lý điều hành công việc như: Quản lý văn bản, Quản lý công việc, Hồ sơ tài liệu, Lịch làm việc, Tin tức…Mỗi cán bộ nhân viên sẽ có một mật khẩu riêng để truy cập vào ứng dụng nội bộ này và họ có thể nắm bắt được các thơng tin từ Bộ, từ văn phịng.
Hình 2.9. Tính năng chính của ứng dụng E-Office
(Nguồn: Internet) Thứ hai, việc sử dụng chữ ký số trong cơng tác văn phịng giúp bảo mật,
tiết kiệm thời gian và chi phí. Đồng thời, sử dụng chữ ký số giúp điện tử hóa việc ký và lưu trữ mọi văn bản, tài liệu, cho phép nhiều người cùng ký trên một tài liệu. Ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn việc ứng dụng chữ ký số
60
giúp hoạt động hành chính điện tử đang được nâng tầm đẩy mạnh.
Thứ ba, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã ứng dụng máy chấm
vân tay trong công tác quản lý nhân sự: Bộ NN&PTNT đã thực hiện việc chấm công bằng máy chấm vân tay. Đây là một việc làm đúng, phù hợp với tình hình hiện tại của Bộ và của tiến trình hiện đại hóa đất nước. Việc sử dụng máy chấm công bằng vân tay tại Bộ đã bước đầu mang lại hiệu quả cho công tác quản lý nhân sự, giảm thiểu tối đa thời gian và công sức cho việc phải đến từng phòng ban điểm danh số lượng nhân sự đi làm, góp phần nâng cao cơng tác tự kỷ luật, kỷ cương hành chính.
Qua quá trình thực tập và tìm hiểu về tình trạng sử dụng máy chấm công bằng vân tay tác giả nhận thấy hầu hết CBNV văn phòng đều thực hiện chấm vân tay vào lúc trước 8h sáng và 17h chiều các ngày trong tuần từ thứ hai đến thứ sáu. Công tác này nhận được khá nhiều sự đồng tình và hứng khởi của CBNV; tuy nhiên, cũng có khơng ít CBNV cịn phàn nàn và cảm thấy chưa hài lòng về việc Bộ ứng dụng phần mềm này vào công tác quản lý nhân sự, bởi: mất thời gian cho việc xếp hàng đợi chấm công bằng vân tay cả lúc đến làm và lúc tan làm, đôi khi máy chấm vân tay không nhận được vân tay, máy báo lỗi do vân tay của nhân sự bị mờ hoặc dính nước nên máy khơng nhận ảnh hưởng tới việc tính cơng của nhân sự.
Hình 2.10. Máy chấm cơng bằng vân tay
61
Thứ tư, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tổ chức các cuộc họp
trực tuyến từ xa giúp các CBNV giao tiếp với nhau mà khơng có sự cản trở nào dù có vị trí địa lý cách xa nhau hàng nhìn cây số hay đang cách ly. Việc họp trực tuyến mang lại lợi ích cho tất cả các phịng ban, đơn vị với mục đích phục vụ các cuộc họp và đưa ra những thông báo, chỉ đạo, quyết định nhanh chóng và kịp thời.
Nhìn chung, Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn đã ứng dụng công nghệ thơng tin hữu ích phục vụ cho hoạt động của văn phòng, nhất là việc ứng dụng quản lý khối lượng lớn hệ thống văn bản đi – đến của Bộ.
2.4. Đánh giá chung về hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn
2.4.1. Ưu điểm
Qua q trình khảo sát và trực tiếp thực tập tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tác giả nhận thấy rằng, Bộ NN&PTNT đã đạt được khá nhiều điểm tích cực về cơng tác hiện đại hóa văn phịng, nhất là việc ứng dụng CNTT. Qua đó đã cho tác giả có cái nhìn tồn diện hơn về Bộ Nông nghiệp – một Bộ với tên gọi là Nơng nghiệp nhưng thực chất lại rất cơng nghiệp hóa trong cơng tác văn phịng, cơng tác quản lý, cụ thể:
2.4.1.1. Lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phòng
Lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phịng khá quan tâm đến hiện đại hóa cơng tác văn phịng:
+ Ban hành một số văn bản chỉ đạo, quyết định về việc hiện đại hóa cơng tác văn phịng, nhất là việc ứng dụng CNTT. Đồng thời đề xuất lên cấp trên về việc Văn phòng Bộ mong muốn được đẩy nhanh tiến độ hiện đại hóa cơng tác văn phòng và mong muốn Ban Lãnh đạo,cấp trên xem xét có chính sách hỗ trợ.
+ Ban Lãnh đạo đã trực tiếp xây dựng giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ cơng chức, viên chức.
+ Có kế hoạch triển khai dịch vụ công trực tuyến khá thành công và thực hiện triển khai Cơ chế một cửa quốc gia và Cơ chế một cửa ASEAN với nhiều chuyển biến tích cực.
62
2.4.1.2. Cơng tác quản lý nhân sự
Nhìn chung, bộ máy văn phịng, các bộ phận, phịng ban và nhân sự được bố trí, sắp xếp phù hợp, tổ chức đúng với quy định của Nhà nước và của Bộ, tương thích với năng lực của nhân sự với từng vị trí việc làm góp phần mang tính ổn định, nâng cao hiêụ quả cơng việc và giúp nhân sự làm chủ được cơng tác hiện đại hóa văn phịng.
+ Chất lượng nhân sự làm cơng tác Văn phịng trong Văn phịng Bộ đã và đang từng ngày đảm bảo đầy đủ ba yếu tố: trình độ chun mơn, phẩm chất và năng lực cơng tác. Chính vì vậy, nhân sự đã đóng góp tích cực và làm chủ cơng cuộc đổi mới, hiện đại hóa cơng tác văn phịng.
+ Các CBNV thường xuyên sự trao đổi, hỗ trợ nhau trong công việc; + Bộ NN&PTNT có cái nhìn mới về việc tuyển dụng và đánh giá nhân sự: xem hiệu quả công việc là một yếu tố quan trọng để đánh giá cán bộ. Chứ Bộ khơng chỉ nhìn vào bằng cấp đề đánh giá.
Như vậy, Bộ NN&PTNT có nhận thức, phương thức quản lý và đào tạo nhân sự khá phù hợp với tình hình của Bộ, của q trình hội nhập hóa. Đây là điều đáng vui mừng, đáng học hỏi.
2.4.1.3. Công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phịng
- Cơng tác xây dựng và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác:
+ Việc xây dựng và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác được Văn phịng Bộ thực hiện đúng hạn, đầy đủ thơng tin. Khơng những vậy, Văn phịng Bộ cịn thường xun cập nhật thông tin lên các phương tiện công cộng để đảm bảo cung cấp đầy đủ chương trình, kế hoạch cơng tác.
- Công tác văn thư:
Công tác văn thư tại Bộ NN&PTNT ngày càng thực hiện chun nghiệp; trong đó, việc ứng dụng phiếu trình điện tử đã mang lại một bước đột phá mới đối với với cơng tác quản lý phiếu trình và giải quyết cơng việc. Có thể nói, nhờ ứng dụng CNTT mà cụ thể là sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, công tác văn thư đã có bước tiến mới so với công tác văn thư thực hiện
63 theo phương thức thủ công.
+ Phần mềm quản lý văn bản có kết nối liên thông với các Bộ, ngành,...bằng trục liên thơng của Chính phủ. Toàn bộ văn bản đến và đi đều dược scan và cập nhật trên hệ thống, đồng thời được chuyển giao trên môi trường mạng. Đây là tính năng ưu việt của phần mềm và đã đóng góp tích cực vào cơng tác hiện đại hóa văn phịng của Bộ.
+ So với cách làm thủ cơng như trước thì hiện tại cơng tác văn thư có ứng dụng phần mềm đã rút ngắn rất nhiều thời gian và khoảng cách địa lý để các cá nhân, đơn vị có thể tiếp cận văn bản thơng qua file mềm.
- Công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ đã được Phòng Lưu trữ thuộc trách nhiệm của Văn phòng Bộ và được CNBV trong Văn phòng thực hiện khá tốt. Cụ thể:
+ Văn phịng Bộ có chính sách quan tâm tới cơng tác chỉnh lý tài liệu vì vậy, hàng năm Văn phòng Bộ đã ký hợp đồng với các đơn vị bên ngồi hỗ trợ cơng tác chỉnh lý hồ sơ tài liệu của cơ quan cùng với chuyên viên phòng Lưu trữ. Đây là một kế hoạch đã phần nào thể hiện được sự quan tâm của Lãnh đạo đối với công tác lưu trữ cũng như CBNV thực hiện công tác này;
+ Bộ NN&PTNT đã quy định riêng về việc lưu trữ các văn bản, hồ sơ mật. Các văn bản này được Bộ NN&PTNT lưu trữ, cất giữ an toàn, đảm bảo việc khai thác, sử dụng đúng với quy định của Nhà nước.
+ Lãnh đạo Văn phịng thường xun đơn đốc, nhắc nhở và xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho các CBNV làm công tác quản lý và nộp lưu tài liệu, nhất là tài liệu mật của cơ quan để đảm bảo tính an tồn tuyệt đối cho các tài liệu;
+ Xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ, rà soát giá trị tài liệu đặc thù và thời hạn tài liệu lưu trữ nộp lưu các tài liệu lưu trữ đến thời hạn theo quy định vào lưu trữ lịch sử;
+ Thực hiện tốt chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và phục vụ tốt nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ của cán bộ trong và ngoài cơ quan