Hình 2.10 Máy chấm cơng bằng vân tay
8. Bố cục của đề tài
2.3. Tình hình hiện đại hóa cơng tác Văn phịng của Bộ Nông nghiệp và Phát
2.3.2. Đội ngũ nhân sự
Theo Chủ tịch Hồ Chí Minh: “cán bộ là cái gốc của mọi cơng việc”. Như vậy, con người chính là yếu tố cần thiết nhất, liên quan đến sự phát triển của cơ quan. Đây là yếu tố liên quan trực tiếp đến việc quyết định vận mệnh của cơ quan, tổ chức.
2.3.2.1. Tình hình đội ngũ nhân sự trong văn phòng
Quản lý đầy đủ thơng tin nhân sự, chuẩn xác và kịp thời chính là quản lý nhân sự tốt. Nếu những năm trước, Văn phịng Bộ cần bổ sung nhân sự gấp thì từ năm 2022 đội ngũ nhân sự trong văn phòng Bộ đã cải thiện về số lượng và chất lượng; đồng thời, bộ máy tổ chức hành chính của Văn phịng Bộ được sắp xếp căn cứ vào khối lượng và mức độ của công việc đã phần nào đáp ứng nhu cầu phát triển của Bộ.
Mỗi vị trí trong Văn phịng Bộ lại đảm nhiệm từng công việc khác nhau, theo lĩnh vực chuyên môn nhất định và được căn cứ dựa vào các văn bản đã được ban hành. Ví dụ: Thơng báo số 700/TB-VP về việc phân công nhiệm vụ Lãnh đạo Văn phòng Bộ ngày 26 tháng 11 năm 2021.
Thứ nhất, đối với Chánh văn phịng – Phó Chánh Văn phịng Bộ:
+ Chánh Văn phòng Bộ: Chánh Văn phòng sẽ trực tiếp điều hành và chịu
trách nhiệm trước Bộ và là người quy định nhiệm vụ cho các phịng ban, cá nhân khác.
+ Phó Chánh Văn phịng Bộ: Phó Chánh Văn phịng là người chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ và trước pháp luật.
Thứ 2, đối với Trưởng phịng – Phó Trưởng phịng:
Chịu toàn bộ các hoạt động hành chính, đảm bảo cơ sở hạ tầng và xây dựng quy chế, quy định, quy trình, kế hoạch, nội quy hành chính. Ngồi ra, Trưởng phòng cũng chịu trách nhiệm giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch của tồn bộ nhân viên trong phịng và xây dựng, duy trì, phát triển các mối quan hệ với chính quyền địa phương và các cơ quan công quyền.
Thứ 3, đối với nhân viên Hành chính:
38
nhanh; mua sắm tài sản và chịu trách nhiệm về các cơng việc hành chính khác.
Thứ 4, đối với nhân viên Văn thư:
Nhân viên văn thư sẽ là người trực tiếp soạn thảo và ban hành văn bản; đồng thời là người quản lý và sử dụng con dấu.
Thứ 5, đối với nhân viên Lưu trữ:
Chịu trách nhiệm lưu trữ, sắp xếp và bảo quản tất cả các văn bản, hồ sơ giấy tờ và tài liệu liên quan đến quá trình hình thành và phát triển của Bộ.
Thứ 6, đối với nhân viên Quản lý tài sản:
Nhân viên Quản lý tài sản là người thực hiện các chỉ đạo của cấp trên về việc đảm bảo cơ sở hạ tầng, đề xuất các phương án đảm bảo cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc đươc an toàn, sạch sẽ và khoa học; đồng thời nhân viên Quản lý tài sản sẽ phải chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi tài sản và văn phòng phẩm.
Thứ 7, đối với nhân viên Lễ tân – hành chính:
Thực hiện cơng việc lễ tân, tổng đài, chuyển phát thư từ, tiếp khách và quản lý người ra vào trong Bộ.
Thứ 8, đối với nhân viên Tạp vụ:
Đảm bảo vệ sinh và phục vụ Căngtin trong Bộ.
Thứ 9, đối với Lái xe:
Có trách nhiệm đưa đón Lãnh đạo và cán bộ, nhân viên đi cơng tác, cơng việc khi có nhu cầu sử dụng xe.
Cuối cùng, đối với nhân viên Bảo vệ:
Đảm bảo an toàn cơ sở vật chất và an ninh trong Bộ và quản lý xe cộ trong Bộ.
Nhìn chung việc bố trí, sắp xếp giữa các vị trí cơng việc tương ứng khá logic và phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của văn phịng. Các vị trí việc làm này có mối quan hệ hỗ trợ, bổ sung, giúp đỡ nhau để hoàn thành được nhiệm vụ được giao.
2.3.2.2. Trình độ chun mơn
39
thơn, hiện tại đội ngũ nhân sự cố định làm việc tại Văn phịng Bộ đều có trình độ từ Cao đẳng trở lên.
STT Trình độ chun mơn Số lượng (người)
1 Thạc sỹ ngành Quản trị văn phòng 04 2 Cử nhân đại học ngành Quản trị kinh doanh 01 3 Cử nhân đại học ngành lưu trữ học và quản trị
văn phòng 03
4 Cử nhân đại học ngành hành chính học 01 5 Cử nhân đại học ngành văn thư lưu trữ 02
6 Cử nhân đại học ngành du lịch 01
7 Cao đẳng 02
8 Khác 05
Bảng 2.1. Bảng Thống kê số lượng CBNV thuộc Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn
(Nguồn: Phịng Lưu trữ Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn)
Từ bảng thống kê trình độ chun mơn của CBNV thuộc Văn phịng Bộ, chúng ta có thể thấy nhân sự thuộc Văn phịng Bộ có trình độ đào tạo khá cao. Qua quan sát tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn, hầu hết các CBNV làm việc rất nhiệt tình, sáng tạo, đặc biệt đều là nhân sự có trình độ nên việc tiếp thu với những tiến bộ khoa học, công nghệ và những đổi mới khá nhanh nhạy, đây chính là thuận lợi cho quá trình hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ.
Tuyển dụng nhân sự được dựa vào nhu cầu cơng việc theo tình hình thực tế, Văn phịng Bộ tuyển dụng theo phương châm: “Tuyển đúng người, đúng việc, đúng số lượng và đảm bảo cơ cấu hợp lý”. Công tác tuyển dụng nhân sự được thực hiện theo quy trình chung của Bộ, có thể do sự đề xuất của Trưởng phòng và dựa trên kế hoạch cụ thể.
Ngồi ra, Trưởng phịng cũng chủ động xem xét, bổ nhiệm, thăng chức cho những CBNV có năng lực, tố chất và đồng thời chấm dứt hợp đồng với những CBNV thường xun khơng hồn thành nhiệm vụ công việc. Khen
40
thưởng, bổ nhiệm hay kỷ luật đều phải dựa vào các văn bản quy định của Nhà nước, của Cơ quan và một số quy định riêng của Bộ, điều này thể hiện sự khách quan cho tất cả mọi người.
Trong năm 2022, văn phòng bộ đã được bổ sung thêm về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Đây là một sự việc đổi mới nhằm phù hợp hóa với sự phát triển của Bộ. Hằng năm, ngoài việc cử CBNV đi đào tạo bồi dưỡng, Bộ còn mở lớp tập huấn ngắn hạn để bồi dưỡng kỹ năng mềm và kiến thức chuyên mơn,...góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp, có phẩm chất đạo đức tốt.
Như vậy, nhân sự là một yếu tố, nhân tố vô cùng quan trọng. Hiện tại, Bộ NN&PTNT đang từng bước hoàn thiện và phát triển đội ngũ nhân sự phù hợp với tình hình mới đảm bảo cơ quan có nguồn lao động năng động, nhanh nhẹn và nhiều kinh nghiệm hồn thành cơng việc trong thời đại cơng nghệ số, đáp ứng được sự kỳ vọng của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số nhân sự còn lơ là trong việc học tập, thiếu tinh thần tự giác trong cơng việc. Chính vì vậy, cần đề ra một số biện pháp để khắc phục tình trạng này.
2.3.2.3. Tác phong, phong cách làm việc trong văn phòng
Để trở thành một nhân sự giỏi, trước hết họ phải có kinh nghiệm và năng lực cơng tác, có trình độ chun mơn với vị trí cơng việc mình đang làm và đi cùng với những yêu cầu đó là thái độ, tác phong làm việc trong văn phòng. Là người làm cơng tác văn phịng phải có sự nhanh nhẹn, năng động, làm việc khoa học, sáng tạo,....Là người làm cơng tác văn phịng bắt buộc phải linh hoạt, xử lý nhanh các thơng tin và có thể giải quyết được các tình huống phát sinh để khi thực hiện các nhiệm vụ khó khăn, trở ngại cũng sẽ vượt qua, không để ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại Bộ, tác giả thấy rằng phần lớn các CBNV trong văn phòng đều tuân thủ những quy định của Bộ và các quy định của văn phòng Bộ. Họ làm việc theo sự phân công của lãnh đạo cấp trên, làm việc đúng với vị trí chun mơn của mình, đúng thời gian và có trách nhiệm với cơng việc được giao. Những đầu việc có liên quan tới các cá nhân, đơn vị khác
41
họ thường chủ động liên hệ, trao đổi, phối hợp với nhau rất nhanh chóng và hồn thiện cơng việc đúng tiến độ. Đồng thời, họ luôn ứng xử văn minh, lịch sự với thái độ tơn trọng đồng nghiệp, khách và kính trọng cấp trên, tạo được hình ảnh và ấn tượng tốt đối với mọi người. Hơn nữa, hầu hết, cán bộ nhân viên đều đi làm đúng giờ theo quy định chung: từ 8h sáng đến 17h, đủ 8 tiếng một ngày, hoàn thành đúng tiến độ và khối lượng công việc.
Mặc dù CBNV trong văn phòng làm việc khá nghiêm túc nhưng vẫn tồn tại một số CBNV thiếu ý thức, trách nhiệm trong công việc. Trong thời gian làm việc CBNV còn thực hiện các cơng việc riêng như: nói chuyện online với bạn bè, xem livetream, nói chuyện riêng với đồng nghiệp, ăn vặt,....thậm trí một số CBNV cịn rời khỏi vị trí việc làm gây lãng phí thời gian và ảnh hướng tới cơng việc. Ngoài ra, Văn phòng Bộ còn tồn tại tình trạng lãng phí của công và sử dụng trang thiết bị của Bộ vào mục đích cá nhân ví dụ: CBNV ra ngồi quên khơng tắt điện, bật điều hịa khi trong phịng chỉ có 01 CBNV, thậm trí bật điều hịa và mở cửa sổ,...việc này ảnh hưởng không tốt tới tâm lý chung của các đồng nghiệp khác, ảnh hưởng tới nề nếp trong văn phịng. Vì vậy cần có những biện pháp xử phạt bằng tài chính để mỗi cán bộ nhân viên có ý thức tự giác cao hơn, đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại hơn.