BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Chủ biên ThS Nguyễn Tiến Mạnh TÀI LIỆU HỌC TẬP QUẢN TRỊ DỰ ÁN (Tài liệu lưu hành nội bộ) Đối tƣợng SV trình độ Đại học Ngành đào tạo Quản trị kinh doanh Hà Nội, 2019 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi LỜI GIỚI THIỆU 1 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN 3 1 1 Tổng quan về dự án 3 1 1 1 Dự án và các đặc điểm của dự án 3 1 1 2 Chu kỳ sống của dự án 8 1 1 3 Các bên liên quan đến dự án 10 1 2 Tổng quan về quản trị.
BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH … o0o… Chủ biên: ThS.Nguyễn Tiến Mạnh TÀI LIỆU HỌC TẬP QUẢN TRỊ DỰ ÁN (Tài liệu lưu hành nội bộ) Đối tƣợng: SV trình độ Đại học Ngành đào tạo: Quản trị kinh doanh Hà Nội, 2019 MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi LỜI GIỚI THIỆU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN 1.1 Tổng quan dự án 1.1.1 Dự án đặc điểm dự án 1.1.2 Chu kỳ sống dự án 1.1.3 Các bên liên quan đến dự án 10 1.2 Tổng quan quản trị dự án 12 1.2.1 Quản trị dự án đặc điểm 12 1.2.2 Các mục tiêu quản trị dự án 14 1.2.3 Vai trò quản trị dự án 16 1.2.4 Quá trình quản trị dự án 16 1.2.5 Nội dung quản trị dự án 18 CHƢƠNG 2: LỰA CHỌN DỰ ÁN 23 2.1 Lựa chọn tiêu chí lựa chọn 23 2.1.1 Khái niệm lựa chọn dự án 23 2.1.2 Quy trình để lựa chọn dự án 24 2.1.3 Các tiêu định lƣợng để lựa chọn dự án 30 2.1.4 Các tiêu định tính để lựa chọn dự án 42 2.2 Lựa chọn dự án điều kiện bất trắc - Phân tích rủi ro - Thẩm định dự án 44 2.2.1 Phƣơng pháp phân tích định tính rủi ro 44 2.2.2 Phƣơng pháp phân tích định lƣợng rủi ro 44 2.2.3 Thẩm định dự án đầu tƣ 49 CHƢƠNG 3: THIẾT KẾ TỔ CHỨC VÀ XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ DỰ ÁN 56 3.1 Thiết kế cấu tổ chức đội ngũ dự án 56 3.1.1 Mơ hình tổ chức theo chức 56 3.1.2 Mơ hình tổ chức kiểu dự án 59 3.1.3 Mơ hình tổ chức dạng ma trận 61 3.1.4 Một số mơ hình tổ chức khác 63 3.2 Giám đốc dự án 66 3.2.1 Vị trí trách nhiệm giám đốc dự án 66 3.2.2 Tố chất cần thiết giám đốc dự án 67 3.2.3 Chức giám đốc dự án 69 3.3 Xây dựng đội ngũ dự án 70 3.3.1 Đội ngũ dự án 70 3.3.2 Phát triển lãnh đạo đội ngũ dự án 70 CHƢƠNG 4: LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN 75 4.1 Các vấn đề lập kế hoạch dự án 75 4.1.1 Khái niệm 75 4.1.2 Trình tự lập kế hoạch dự án 75 4.1.3 Nội dung kế hoạch dự án 76 4.2 Cơ cấu phân chia công việc biểu đồ trách nhiệm 77 4.2.1 Khái niệm tác dụng WBS (Work Breakdown Structure) 78 4.2.2 Phƣơng pháp lập WBS 80 4.2.3 Trình tự lập WBS 80 4.3 Ngân sách dự án 81 4.3.1 Khái niệm, phân loại ngân sách dự án 81 4.3.2 Phƣơng pháp lập ngân sách dự án 83 4.3.3 Ƣớc lƣợng yếu tố chi phí 87 4.3.4 Quản lý chi phí dự án 88 CHƢƠNG 5: LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 91 5.1 Các vấn đề sơ đồ mạng 91 5.1.1 Các loại sơ đồ thể tiến độ dự án 92 5.1.2 Các phần tử sơ đồ mạng 96 5.2 Sơ đồ mạng CPM 97 5.2.1 Các thông số thời gian kiện 98 5.2.2 Các thông số thời gian công việc 99 5.3 Sơ đồ mạng PERT .102 5.3.1 Tính thơng số sơ đồ PERT 103 5.3.2 Các toán liên quan đến sơ đồ PERT 105 5.4 Lập tiến độ dự án sơ đồ mạng 108 5.4.1 Trình tự lập tiến độ sơ đồ mạng 108 5.4.2 Sử dụng thời gian dự trữ lập tiến độ 109 5.4.3 Mối quan hệ PERT GANTT 109 CHƢƠNG 6: PHÂN BỔ NGUỒN LỰC DỰ ÁN 113 6.1 Một số vấn đề nguồn lực 113 6.1.1 Các loại nguồn lực 113 6.1.2 Các toán phân bổ nguồn lực 115 6.2 Điều hòa nguồn lực 116 6.2.1 Khái niệm điều hòa nguồn lực 116 6.2.2 Bài tốn điều hịa biểu đồ chất tải nguồn lực 117 6.3 Phƣơng pháp đƣờng găng rút ngắn tiến độ dự án 120 6.3.1 Điều chỉnh nguồn lực dựa thời gian dự trữ tối thiểu 121 6.3.2 Phƣơng hƣớng giải thiếu hụt nguồn lực 121 6.4 Phân bổ nguồn lực hạn chế 122 6.4.1 Quy tắc phân phối nguồn lực có hạn 122 6.4.2 Phƣơng pháp phân bổ nguồn lực có hạn 125 6.5 Mối quan hệ thời gian chi phí 125 6.5.1 Mơ hình đẩy nhanh tiến độ 125 6.5.2 Mơ hình chi phí cực tiểu 126 CHƢƠNG 7: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 130 7.1 Vấn đề kiểm soát dự án 130 7.1.1 Khái niệm kiểm soát dự án 130 7.1.2 Hệ thống kiểm soát dự án 130 7.1.3 Q trình kiểm sốt án dự án 133 7.1.4 Nội dung kiểm soát dự án 135 7.2 Q trình kiểm sốt dự án 136 7.2.1 Theo dõi công việc dự án 136 7.2.2 Đo lƣờng phân tích kết 136 7.2.3 Điều chỉnh trình thực dự án 137 7.3 Nội dung kiểm soát dự án 138 7.3.1 Kiểm soát tiến độ thời gian 138 7.3.2 Kiểm sốt chi phí 139 7.3.3 Kiểm soát chất lƣợng thay đổi thiết kế 141 7.3.4 Tích hợp kiểm sốt thời gian, chi phí, chất lƣợng thay đổi .143 CHƢƠNG 8: QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ HỢP ĐỒNG DỰ ÁN 146 8.1 Rủi ro Quản trị rủi ro dự án 146 8.1.1 Khái niệm 146 8.1.2 Phân loại rủi ro 147 8.1.3 Quản trị rủi ro dự án 149 8.1.4 Quá trình quản trị rủi ro dự án 152 8.1.5 Phƣơng pháp đo lƣờng rủi ro 154 8.2 Hợp đồng Quản trị hợp đồng dự án 156 8.2.1 Khái niệm hợp đồng dự án 156 8.2.2 Ký kết thực hợp đồng dự án 156 8.2.3 Thay đổi, hủy bỏ, chấm dứt hợp đồng dự án 157 8.2.4 Giải tranh chấp hợp đồng dự án 158 CHƢƠNG 9: KẾT THÚC DỰ ÁN 159 9.1 Các hình thức kết thúc dự án 159 9.1.1 Kết thúc hoàn toàn 159 9.1.2 Kết thúc dự án cách bổ sung - sát nhập 160 9.1.3 Kết thúc dự án cách bỏ rơi 160 9.2 Khi cần kết thúc dự án 160 9.3 Tổ chức kết thúc dự án 162 9.3.1 Quá trình định 162 9.3.2 Quá trình thực 162 9.4 Báo cáo tổng kết 163 9.4.1 Quá trình thực dự án 163 9.4.2 Các vấn đề kỹ thuật, công nghệ 165 9.4.3 Hoạt động hành 166 9.4.4 Mơ hình tổ chức dự án 167 9.4.5 Dự án nhóm nhân viên 167 9.4.6 Kỹ quản trị dự án 168 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN = Sau nghiên cứu học tập chƣơng này, sinh viên cần nắm đƣợc: - Các giai đoạn chu kỳ sống dự án hiểu đƣợc nội dung công việc quản trị dự án giai đoạn chu kỳ sống dự án; - Xác định đƣợc nhân tố ảnh hƣởng đến thành công dự án; xác định đƣợc nguồn tài nguyên cơng ty đƣợc huy động cho quản lý dự án NỘI DUNG 1.1 Tổng quan dự án 1.1.1 Dự án đặc điểm dự án 1.1.1.1 Khái niệm - Theo luật đầu tư dự án đầu tư tập hợp đề xuất bỏ vốn trung dài hạn để tiến hành hoạt động đầu tư địa bàn cụ thể, khoảng thời gian xác định Nhƣ dự án đầu tƣ xem xét từ nhiều góc độ khác nhau: + Về mặt hình thức tập hợp hồ sơ tài liệu trình bày cách chi tiết có hệ thống hoạt động chi phí theo kế hoạch để đạt đƣợc kết thực đƣợc mục tiêu định tƣơng lai + Trên góc độ quản lý, dự án đầu tƣ công cụ quản lý sử dụng vốn, vật tƣ, lao động để tạo kết tài chính, kinh tế - xã hội thời gian dài + Trên góc độ kế hoạch, dự án đầu tƣ công cụ thể kế hoạch chi tiết công đầu tƣ sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế - xã hội, làm tiền đề cho cho định đầu tƣ tài trợ + Về mặt nội dung, dự án đầu tƣ tập hợp hoạt động có liên quan với đƣợc kế hoạch hoá nhằm đạt mục tiêu định việc tạo kết cụ thể thời gian định, thông qua việc sử dụng nguồn lực xác định - Dự án nỗ lực phức tạp, không thường xuyên, mang tính chất đơn thực điều kiện ràng buộc định thời gian, ngân sách, nguồn lực tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu khách hàng Ví dụ dự án bao gồm, nhƣng không giới hạn, trƣờng hợp sau: + Phát triển sản phẩm dịch vụ + Tiến hành thay đổi, cải tiến, tái cấu trúc máy, tổ chức nhân sự, phƣơng thức kinh doanh + Phát triển hay ứng dụng, triển khai hệ thống thông tin quản lý, hệ thống quản lý chất lƣợng + Xây dựng nhà máy mới, lắp đặt dây chuyền sản xuất + Thực quy trình sản suất Các hoạt động thƣờng xuyên lặp lại hàng ngày công ty đƣợc thiết kế tổ chức thực cách ổn định dựa chuyên môn hoá cao để đảm bảo hoạt động diễn liên tục, nhịp nhàng hiệu với chi phí thấp Dự án khác với hoạt động thƣờng xuyên lặp lại hàng ngày công ty dự án hoạt động không lặp lại thƣờng gắn với yếu tố đòi hỏi sáng tạo định nhằm tạo thêm lực cho cơng ty, ví dụ nhƣ sản xuất sản phẩm Để phân biệt dự án khác với hoạt động thƣờng xuyên diễn hàng ngày công ty, nêu số đặc điểm dự án - Dự án: Sử dụng nguồn lực hữu hạn để thực nhiều công việc khác nhau, có liên quan với hướng tới mục tiêu chung nhằm đạt lợi ích cụ thể + Dự án: Giải pháp hứa hẹn lợi ích cụ thể + Mục đích: Làm tiền tiết kiệm tiền + Nguồn lực: Thời gian, vốn, ngƣời, máy móc thiết bị, vật liệu - Dự án tổng thể hoạt động phụ thuộc lẫn nhằm tạo sản phẩm dịch vụ khoản thời gian xác định với ràng buộc nguồn lực bối cảnh không chắn + Tổng thể hoạt động: Dự án bao gồm nhiều công việc mà tất phải kết thúc sản phẩm giao nộp sản phẩm, kế hoạch, báo cáo, hồ sơ tài liệu mà muốn có địi hỏi định, điều hồ mặt yêu cầu, chi phí chấp nhận rủi ro + Các công việc lệ thuộc vào nhau: Vì tất đáp ứng mối quan tâm thành cơng dự án tất cịn đóng góp cho hệ thống rộng lớn, hƣớng đích Sự xếp cơng việc dự án phải tôn trọng logic thời gian + Các công việc tổng thể công việc cần đƣợc thực thời hạn xác định Dự án có điểm bắt đầu điểm kết thúc + Các nguồn lực để thực công việc tổng thể công việc giới hạn Mỗi dự án thƣờng tiêu phí nguồn lực Các nguồn lực bị ràng buộc chặt chẽ chi phí cho dự án số thành cơng then chốt + Các hoạt động dự án diễn môi trƣờng không chắn Môi trƣờng dự án môi trƣờng mà môi trƣờng tƣơng lai Nhƣ vậy, dự án hoạt động tiến hành có điểm chung Cả hai ngƣời thực bị giới hạn nguồn lực, hai đƣợc lên kế hoạch, thực kiểm tra Sự khác biệt chỗ hoạt động đƣợc tiến hành có tính chất lặp lại, cịn dự án có thời hạn 1.1.1.2 Đặc điểm dự án - Thứ nhất, có mục tiêu xác định: + Dự án có mục tiêu xác định: Dù xây dựng tổ hợp chung cƣ cao 28 tầng hoàn thành vào ngày 30 tháng 11 phải hoàn thành việc chuyển đổi sang hệ thống thông tin vịng năm Tính mục tiêu thƣờng khơng đặt hoạt động thƣờng ngày diễn cơng ty, ví dụ nhƣ ngƣời công nhân phân xƣởng may + Mục tiêu tổng thể dự án kết cuối mà nhà đầu tƣ mong đợi Để đạt đƣợc mục đích, phân chia kết mong muốn thành mục tiêu cụ thể cần đạt đƣợc giai đoạn dự án Các mục tiêu cần đƣợc xác lập nhằm đảm bảo nguyên tắc: cụ thể, đo lƣờng đƣợc, khả thi, cân đối nguồn lực, có thời hạn định - Thứ hai, thực khoảng thời gian định, có thời điểm bắt đầu kết thúc: có mục tiêu xác định nên dự án có thời điểm bắt đầu kết thúc xác định Ví dụ sau hoàn thành dự án xây cầu vƣợt qua ngã tƣ đƣờng Láng Hạ ngƣời kỹ sƣ đƣợc chuyển sang làm việc cho dự án xây cầu khác - Thứ ba, thường liên quan đến nhiều phận công ty lĩnh vực chuyên môn khác nhau: Dự án thƣờng đòi hỏi nỗ lực chung từ nhiều chun gia có chun mơn khác đến từ phận phịng ban chun mơn khác Thay làm việc biệt lập văn phòng dƣới quản lý trƣởng phân, thành viên dự án gồm kỹ sƣ thiết kế, kỹ sƣ chế tạo, chuyên gia marketing, nhà phân tích tài phối hợp làm việc chặt chẽ với dƣới hƣớng dẫn nhà quản lý dự án để hoàn thành dự án - Thứ tư, liên quan đến việc thực điều mà chưa làm trước đó: Dự án hoạt động khơng lặp lại có tính chất đơn chƣa tồn trƣớc Ví dụ sản xuất mẫu tơ với hệ thống phanh thắng tự động xe đột ngột tăng tốc nhanh đòi hỏi phải giải nhiều vấn đề chƣa đƣợc giải trƣớc thƣờng kèm với việc áp dụng thành tựu có bƣớc đột phá công nghệ Mặt khác, dự án xây dựng thơng thƣờng nhƣ xây dựng tổ hợp văn phịng chung cƣ sử dụng vật liệu có áp dụng cơng nghệ quy trình thi cơng đƣợc công ty thiết lập từ trƣớc nhƣng đòi hỏi nhiều yếu tố nhƣ xây dựng địa điểm mới, tuân thủ quy định định áp dụng cho dự án xây dựng, khách hàng với yêu cầu khả toán định khác với dự án loại đƣợc cơng ty tiến hành trƣớc - Thứ năm, đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, chi phí thời gian cụ thể Thành công dự án đƣợc đánh giá dựa mức độ mà dự án đáp ứng tiêu chuẩn chất lƣợng đầu ra, thời hạn hoàn thành dự án chi phí thực dự án 1.1.1.3 Yêu cầu dự án - Tính khoa học: Thể ngƣời soạn thảo dự án đầu tƣ phải có trình nghiên cứu tỷ mỷ kỹ càng, tính tốn thận trọng, xác nội dung dự án đặc biệt nội dung tài chính, nội dung cơng nghệ kỹ thuật Tính khoa học cịn thể trình soạn thảo dự án đầu tƣ cần có tƣ vấn quan chun mơn - Tính thực tiễn: Các nội dung dự án đầu tƣ phải đƣợc nghiên cứu, xác định sở xem xét, phân tích, đánh giá mức điều kiện hoàn cảnh cụ thể liên quan trực tiếp gián tiếp đến hoạt động đầu tƣ - Tính pháp lý: Dự án đầu tƣ cần có sở pháp lý vững tức phù hợp với sách luật pháp Nhà nƣớc Muốn phải nghiên cứu kỹ chủ trƣơng, sách Nhà nƣớc, văn pháp quy liên quan đến hoạt động đầu tƣ - Tính đồng nhất: Các dự án đầu tƣ phải tuân thủ quy định chung quan chức hoạt động đầu tƣ, kể quy định thủ tục đầu tƣ Với dự án đầu tƣ quốc tế phải tuân thủ quy định chung mang tính quốc tế 1.1.1.4 Phân loại dự án Các dự án công ty tiến hành có nhiều loại Để thuận tiện cho cơng tác quản lý phân bổ hợp lý nguồn lực khan cho dự án có mức độ ƣu tiên khác nhau, cân đối mục tiêu lợi nhuận ngắn hạn với mục tiêu tăng trƣởng phát triển lực cạnh tranh dài hạn, cân đối rủi ro loại hình dự án ngƣời ta tiến hành phân loại dự án Dự án phân loại thành nhóm chính: dự án bắt buộc thực hiện, dự án cải tiến nhỏ, dự án chiến lược Dự án bắt buộc thực Dự án bắt buộc thực dự án cần phải thực để đáp ứng quy định pháp luật quốc gia, địa phƣơng dự án tiến hành để khắc phục hậu thiên tai gây nhƣ lũ lụt, hoả hoạn, xung đột đình cơng ví dụ nhƣ khắc phục hậu tác động xấu đến môi trƣờng xung quanh khí độc ngồi từ vụ cháy nổ sảy nhà máy sản xuất hoá chất, xây dựng lại nhà máy dây chuyền sản xuất bị hƣ hỏng lũ lụt gây Một số ví dụ dự án bắt buộc phải tiến hành phủ có quy định an toàn lao động, sử lý chất thải rắn, chất thải lỏng khí, tiêu chuẩn khí thải phƣơng tiện giao thông xuất xƣởng Nhƣ khoảng thời gian định từ có quy định ban hành đến quy định có hiệu lực bắt buộc doanh nghiệp thuộc lĩnh vực điều chỉnh quy định phải có nghĩa vụ tuân thủ Dự án thuộc nhóm bắt buộc phải thực có phần lớn 99% chủ thể dự án liên quan trí cơng ty phải thực dự án để đáp ứng yêu cầu quy định pháp luật không muốn vi phạm pháp luật bị phạt mức thời điểm thời kỳ, ví dụ lực lƣợng lao động cố định Ngƣời ta thƣờng chia nguồn lực theo đặc tính có thay đổi khối lƣợng hay khơng đƣợc sử dụng - Nguồn lực phục hồi: nguồn lực không thay đổi khối lƣợng q trình sử dụng Ví dụ nhƣ lực lƣợng lao động, sản xuất Nguồn lực có sẵn mức trình dự án - Nguồn lực tiêu hao dần: nguồn lực thay đổi khối lƣợng q trình sử dụng Khối lƣợng nguồn lực loại biến đổi tỷ lệ thuận với khối lƣợng cơng việc hồn thành biến thành sản phẩm Điển hình loại nguồn lực nguyên vật liệu, cấu kiện, bán thành phẩm, tiền vốn Cách phân loại 3: dựa sẵn có nguồn lực Ngƣời ta phân theo đặc tính có bị ràng buộc hay khơng nguồn lực trình sử dụng - Nguồn lực khơng bị ràng buộc: có sẵn với số lƣợng khơng hạn chế tƣơng ứng với mức chi phí khác nhau, ví dụ lao động phổ thơng thiết bị thông thƣờng - Nguồn lực bị ràng buộc: nguồn lực đắt tiền, khó huy động đƣợc phạm vi thời hạn thực dự án Ví dụ trang thiết bị đặc biệt, phịng thí nghiệm hoạt động ngày, chuyên gia kỹ thuật có kinh nghiệm hoạt động nhiều dự án, vật tƣ phải đặt hàng trƣớc thời gian dài Cách phân loại thứ 4: theo tính chất thay hay khơng nguồn lực Một nguồn lực A đƣợc thay nguồn lực B, nhƣng chƣa nguồn lực B lại thay đƣợc nguồn lực A Ví dụ thợ xây thay cho thợ nề, nhƣng thợ nề chƣa xây đƣợc Cách phân loại 5: theo khả dự trữ nguồn lực, ngƣời ta phân thành: - Nguồn lực có khả dự trữ: nguồn lực khơng dùng giữ lại dùng vào thời điểm khác nhƣ tiền, vật tƣ - Nguồn lực khơng có khả dự trữ: loại nguồn lực khơng dùng coi nhƣ mất, khơng giữ lại đƣợc Loại chủ yếu nguồn lực vô hình nhƣ cơng thợ, ca máy Nếu th thợ, th máy mà khơng dùng phải trả tiền Thời gian loại nguồn lực thu hồi Việc phân loại nguồn lực đóng vai trị quan trọng công tác quản trị Chẳng hạn nguồn lực thực dự án đƣợc phân thành cấp khác Các nguồn lực cấp nguồn lực có sẵn với khối lƣợng khơng hạn chế, không cần thiết phải giám sát cách liên tục, nhiên công tác quản trị cần thiết để sử dụng chúng có hiệu hơn, đóng góp vào hiệu chung dự án Các nguồn lực cấp có mức ƣu tiên cao hơn, cần đƣợc giám sát chặt chẽ thiếu hụt gây ảnh hƣởng đáng kể đến tiến độ chi phí dự án Các nguồn lực cấp nguồn lực quý, 114 hiếm, cần phải tập trung quan tâm nhà quản trị Nhìn chung nguồn lực tiêu hao dần nguồn lực bị hạn chế cần đƣợc xem xét, quan tâm đặc biệt Kết thúc Vật liệu Kỹ sƣ 500 400 75 300 lực (giờ công) 100 Chế tạo 50 200 25 Các yêu Các yêu cầu nhân lực (giờ công) 125 Thiết kế chi tiết cầunhân Phát triển nâng cao Lao động phổ thông Thiết kế sơ 100 Hình 6.1 Các biểu đồ yêu cầu nguồn lực điển hình Trong trình thực dự án ta phải tiến hành nhiều loại công việc Mỗi công việc sử dụng vài loại nguồn lực khác Vai trò, khối lƣợng sử dụng loại khác làm cho việc phân bổ nguồn lực trở nên phức tạp Số loại nguồn lực nhiều vấn đề phức tạp, đơi phức tạp đến mức không giải Thực tế, ngƣời ta tìm cách đơn giản hố việc này, cách chọn loại nguồn lực có ý nghĩa giải vấn đề với nguồn lực chủ đạo Vịng đời dự án ảnh hƣởng đến yêu cầu nguồn lực Trong giai đoạn đầu chủ yếu công việc thiết kế, chuẩn bị, lập kế hoạch nên nhu cầu kỹ sƣ kỹ thuật, chuyên gia tài chính, nhà hoạch định lập kế hoạch cao Giai đoạn tiếp theo, thực xây dựng, chế tạo, sản xuất chủ yếu, nên nhu cầu vật tƣ, thiết bị tăng lên 6.1.2 Các tốn phân bổ nguồn lực Trong q trình phân bổ quản trị nguồn lực, mục tiêu đặt sử dụng nguồn lực cho có lợi Vấn đề phức tạp đa dạng Thời gian nguồn lực vật chất yếu tố hạn chế, mặt khác lại chịu ràng buộc với Nhiều trƣờng hợp muốn rút ngắn thời gian thực số cơng việc cần tăng thêm chi phí ngƣợc lại muốn giảm bớt chi phí cho công việc phải kéo dài thời gian thực Xem xét mối quan hệ nguồn lực thời gian, ta thấy có vấn đề sau: Thời gian hạn chế: Thời gian thực dự án giới hạn, dự án cần phải đƣợc hoàn thành khoảng thời gian định với mức độ sử dụng nguồn lực tốt Ở đây, thời gian tiêu chí quan trọng, việc phân bổ nguồn lực dựa nguyên 115 tắc thời gian hạn chế Nguồn lực hạn chế: Nguồn lực thực dự án giới hạn, dự án cần phải đƣợc hoàn thành nhanh tốt nhƣng với điều kiện không vƣợt khả đáp ứng nguồn lực Lúc này, nguồn lực giới hạn cho dự án tiêu chí quan trọng Hai đặc điểm giải thích lý ta phải cân thời gian nguồn lực Trên thực tế xảy trƣờng hợp cụ thể nhƣ sau: - Điều hòa nguồn lực: Nhu cầu nguồn lực thời điểm nằm phạm vi cho phép nhƣng mức độ sử dụng khơng hài hịa cần phải đƣợc điều chỉnh, cân đối - Đẩy nhanh tiến độ: Chiều dài đƣờng găng vƣợt thời hạn cho phép, cần phải rút ngắn lại cho chi phí tăng mức - Phân bổ nguồn lực điều kiện hạn chế: Trƣờng hợp nhu cầu nguồn lực vƣợt khả cung cấp, cần phải điều chỉnh (có cho phép kéo dài đƣờng găng) - Tối ƣu hoá quan hệ thời gian, chi phí 6.2 Điều hịa nguồn lực 6.2.1 Khái niệm điều hòa nguồn lực Điều hòa nguồn lực nghĩa tìm cách phân bổ nguồn lực thực dự án cách đặn ổn định theo thời gian, để nhu cầu nguồn lực không bị thiếu hụt dƣ thừa so với khả sẵn có tổ chức thực dự án Là đề định huy động nguồn lực hợp lý, sở phân tích thời gian dự trữ hay nhàn rỗi hoạt động - Nguồn lực dự án tiêu thụ: R rijt ij i j - Cường độ sử dụng nguồn lực trung bình: R R tb T - Hệ số điều hòa nguồn lực: T K r ijt ij xR T R R ij tb max (Hệ số gần việc sử dụng nguồn lực coi hiệu Trong đó: - Rij: Nguồn lực r công việc ij - Tij: Thời gian thực công việc ij - T: Thời gian thực toàn dự án - Rmax: Thời gian sử dụng nguồn lực cƣờng độ cao 116 6.2.2 Bài tốn điều hịa biểu đồ chất tải nguồn lực 6.2.2.1 Khái niệm Biểu đồ chất tải nguồn lực phản ánh số lượng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch tiến độ thời kỳ định cho cơng việc tồn vịng đời dự án Biểu đồ chất tải nguồn lực có tác dụng chủ yếu sau đây: - Trình bày hình ảnh nhu cầu cao thấp khác loại nguồn lực thời đoạn - Là sở để lập kế hoạch sản xuất cung ứng nguyên vật liệu, nguồn lực cho dự án - Là sở để nhà quản lý dự án điều phối, bố trí hợp lý nhu cầu nguồn lực 6.2.2.2 Phương pháp xây dựng biểu đồ chất tải nguồn lực Kỹ thuật xây dựng mạng công việc PERT/CPM sơ đồ GANTT phƣơng pháp đƣợc ứng dụng để xây dựng biểu đồ chất tải nguồn lực Kỹ thuật PERT/CPM điều chỉnh công cụ hữu hiệu phân tích quản lý nguồn lực Các bƣớc xây dựng biểu đồ chất tải nguồn lực gồm: Bƣớc 1: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM; Bƣớc 2: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh; Bƣớc 3: Vẽ sơ đồ chất tải nguồn lực Ví dụ: Dự án viết phần mềm tin học phục vụ cho công tác quản lý nhƣ sau Công việc Cơng việc trƣớc Thời gian (ngày) Số lập trình viên cần thiết (ngƣời) a b c d e a c 10 1 1 Yêu cầu: Xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực Hãy xếp công việc cho đảm bảo tiến độ thời gian dự án điều kiện nguồn lực hạn chế (chỉ có lập trình viên) Hướng dẫn: - Vẽ sơ đồ PERT d(4) a(10) b(6) c(5) e(3) - Đƣờng găng dự án đƣờng a+d dài 14 ngày Nếu có lập trình viên thời gian hồn thành dự án 14 ngày Trên sở sơ đồ PERT ta có sơ đồ PERT điều chỉnh - Điều chỉnh PERT/CPM Công việc c(5) b(6) e(3) a(10) 117 d(4) 14 Thời gian 12 Sơ đồ PERT/CPM điều chỉnh khác với biểu đồ GANTT chỗ, sơ đồ PERT/CPM điều chỉnh kiện đƣợc vẽ nhiều lần đƣờng đứt nét phản ánh thời gian dự trữ tuyến đƣờng - Dựa vào sơ đồ PERT/CPM điều chỉnh, thiết lập sơ đồ phụ tải nguồn lực Lao động c(5,1) e(3,1) b(6,1) a(10,1 d(4,1) 10 14 Thời gian Chú ý vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực phải đảm bảo đƣợc thứ tự trƣớc sau công việc cần phân phối nguồn lực cho đƣờng găng trƣớc Theo sơ đồ trên, để thực dự án theo tiến độ 14 ngày, cần phải có lập trình viên làm việc khoảng thời gian từ bắt đầu dự án đến hết ngày thứ 6, hai ngƣời thực công việc e a ngày từ ngày đến hết ngày thứ cần ngƣời thực dự án thời gian lại từ ngày thứ 10 đến hết ngày 14 6.2.2.3 Bài tốn điều hịa nguồn lực Do nhu cầu nguồn lực thực dự án không theo thời gian, biểu đồ chất tải nguồn lực có đoạn nhơ cao q có đoạn trũng sâu so với mức trung bình Điều dẫn đến lãng phí nguồn lực Bài tốn điều hịa nguồn lực nhằm bố trí, xếp lại làm cho nguồn lực cần để thực dự án biến động Hệ số Ki tiến gần tới 1, nói cách khác nguồn lực cần huy động nằm xung quanh mức trung bình Vậy phải điều hồ nguồn lực nào? - Trƣớc tiên biểu đồ chất tải nguồn lực bạn phải tìm khoảng có nguồn lực tăng giảm đột ngột - Tìm cơng việc nằm khoảng thời gian có nguồn lực tăng giảm đột ngột 118 đó, làm giảm tăng nguồn lực cho cơng việc cho đạt đƣợc biểu đồ nguồn lực phẳng tốt Để làm đƣợc việc đó, bạn chuyển dịch cơng việc (thay đổi thời điểm bắt đầu) giảm nguồn lực cần thiết (kéo dài thời gian thực với điều kiện không vƣợt thời gian dự trữ) - Sơ đồ điều chỉnh nguồn lực: Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh mức cầu cao thấp khác nguồn lực thời tiến độ dự án Trên sở biểu đồ thực điều chỉnh nguồn lực Điều chỉnh nguồn lực phƣơng pháp tối thiểu hóa mức khác biệt cầu nguồn lực thời kỳ cách dịch chuyển công việc phạm vi thời gian dự trữ với mục tiêu không làm thay đổi ngày kết thúc dự án Tác dụng phương pháp điều chỉnh nguồn lực: - Sau điều chỉnh, nhu cầu nguồn lực tƣơng đối ổn định nên dự án giảm thiểu mức dự trữ vật tƣ hàng hóa liên quan giảm chi phí nhân cơng - Tạo điều kiện cho nhà quản lý dự án chủ động đặt hàng cạn kho vào thời điểm cố định, định kỳ - Có thể áp dụng sách quản lý dự trữ linh hoạt kịp thời (Just in Time) Ví dụ: Một dự án có cơng việc, thời gian số lao động cần để thực nhƣ sau: Công việc Công việc trƣớc Thời gian (ngày) a b c - Yêu cầu lao động (ngƣời) 2 Yêu cầu: Xây dựng biểu đồ phụ tải thực điều chỉnh nguồn lực để đáp ứng yêu cầu có ngƣời làm việc thƣờng xuyên suốt vòng đời dự án Hƣớng dẫn: - Sơ đồ PERT/CPM điều chỉnh Công việc a b c Thời gian - Biểu đồ chất tải nguồn lực: Số công nhân cần nhiều ngƣời ngày đầu, thấp ngƣời ngày cuối dự án Đứng phƣơng diện quản lý lao động, nhà quản 119 lý dự án mong muốn giảm thiểu mức chênh lệch nhu cầu lao động thời kỳ Yêu cầu thực đƣợc phƣơng pháp điều chỉnh nguồn lực Nếu công việc b chậm lại ngày, ta vẽ đƣợc sơ đồ điều chỉnh nguồn lực dƣới Lao động a(2,2) b(2,3) c(4,5) 5Thời gian Thông qua điều chỉnh nguồn lực, số lao động thƣờng xuyên cần cho dự án sáu lao động suốt thời kỳ ngày (đƣờng găng không đổi) Điều có nghĩa tiết kiệm đƣợc thời gian chi phí Mức điều chỉnh nguồn lực nhiều hay tùy thuộc vào điều kiện ràng buộc Quy mô nguồn lực cho phép (ví dụ số lao động đƣợc sử dụng) bình qn thời kỳ, thời hạn phải hồn thành dự án, chi phí cho phép nhân tố cần phải xem xét mối liên hệ ràng buộc lẫn để định điều chỉnh - Sơ đồ điều chỉnh nguồn lực: Công việc a(2,2) b(2,3) c(4,5) Thời gian Sơ đồ điều chỉnh nguồn lực xây dựng sở biểu đồ phụ tải nguồn lực lập theo kế hoạch triển khai sớm theo kế hoạch triển khai muộn Kế hoạch có mức chênh lệch phụ tải nguồn lực thời kỳ thƣờng đƣợc chọn 6.3 Phƣơng pháp đƣờng găng rút ngắn tiến độ dự án Trong trƣờng hợp thời gian thực dự án hạn chế, cần tiến hành phân bổ điều chuyển nguồn lực để đảm bảo thời gian Lúc này, chiều dài đƣờng găng vƣợt thời hạn cho phép, bạn phải điều chỉnh rút ngắn lại Việc rút ngắn đƣờng găng đƣợc thực theo cách sau: - Tăng nguồn lực cho công việc găng điều kiện cho phép - Tăng ca làm việc cho số công việc găng với điều kiện đảm bảo cơng nhân 120 làm việc bình thƣờng - Điều nguồn lực từ cơng việc có dự trữ thời gian sang cho công việc găng với điều kiện cơng việc có tính chất kỹ thuật sau điều chỉnh công việc không găng không vƣợt thời gian dự trữ - Tổ chức thực song song cho số công việc găng - Thay đổi biện pháp, công nghệ thực công việc nhằm rút ngắn thời gian 6.3.1 Điều chỉnh nguồn lực dựa thời gian dự trữ tối thiểu Nhu cầu loại nguồn lực cho công việc nhƣ tồn dự án khơng thời kỳ Điều gây khó khăn cho cơng tác quản lý phân phối nguồn lực Mặt khác, xét phƣơng diện cung, nguồn lực đơn vị nói chung, bị hạn chế số lƣợng, chất lƣợng thời điểm cung cấp Ngoài ra, trình điều phối nguồn lực cụ thể cho dự án, nhà quản lý phải đặt mối quan hệ với tiến độ kế hoạch ngân sách đƣợc duyệt Chính điều kiện nhƣ vậy, phƣơng pháp "Điều phối nguồn lực sở thời gian dự trữ tối thiểu" phƣơng pháp có hiệu để giải khó khăn nêu Các bƣớc thực phƣơng pháp điều chỉnh nguồn lực dựa thời gian dự trữ tối thiểu - Bƣớc 1: Vẽ sơ đồ PERT, xây dựng sơ đồ phụ tải nguồn lực - Bƣớc 2: Tính thời gian dự trữ công việc Bƣớc 3: Phân phối nguồn lực dự án theo sơ đồ triển khai sớm Khi nhu cầu vƣợt mức cho phép, liệt kê công việc cạnh tranh nguồn lực xếp chúng theo trình tự thời gian trữ tồn phần từ thấp đến cao - Bƣớc 4: Điều chỉnh nguồn lực theo nguyên tức phân phối theo cho công việc có thời gian dự trữ thấp trƣớc, tiếp đến cơng việc có thời gian dự trữ thấp thứ Những cơng việc có thời gian dự trữ lớn phải đƣợc điều chỉnh Quá trình điều chỉnh đảm bảo cho việc kéo dài thời gian hoàn thành dự án mức thấp ý xếp lại công việc không nằm đƣờng găng để ƣu tiên nguồn lực cho công việc găng - Do nguồn lực điều phối cho dự án thƣờng hữu hạn cố định thời kỳ nên để đẩy nhanh tiến độ thực dự án, nhà quản lý loại bỏ phần việc không hợp lý, tập trung nguồn lực cho công việc găng điều chỉnh nguồn lực từ công việc không găng sang công việc găng Nhƣ vậy, đƣờng găng thời gian hoàn thành dự án đƣợc đẩy nhanh 6.3.2 Phƣơng hƣớng giải thiếu hụt nguồn lực Thực công việc với mức sử dụng nguồn lực thấp dự kiến Biện pháp thực đƣợc thời hạn cơng việc kéo dài sử dụng 121 nguồn lực Tuy nhiên, thực biện pháp định mức sử dụng nguồn lực thấp Chia nhỏ cơng việc Có hoạt động chia thành hai hay nhiều công việc nhỏ mà không ảnh hƣởng đến trình tự thực dự án Biện pháp hiệu cơng việc chia nhỏ thời gian cơng việc ngắn Khi bố trí thời gian thực công việc nhỏ tùy thuộc vào độ căng thẳng chung lao động thời hạn Sửa đổi sơ đồ mạng Giả sử hai công việc bố trí thực đồng thời kết thúc công việc thực công việc chậm trễ khắc phục cách thay bố trí theo kiểu liên tiếp, tiến hành bố trí lại theo cách thực đồng thời hai công việc lúc Sử dụng nguồn lực khác Phƣơng pháp áp dụng đƣợc cho số loại nguồn lực 6.4 Phân bổ nguồn lực hạn chế Đôi điều kiện nguồn lực có hạn mà thời hạn định bảo đảm bị kéo dài Vấn đề thƣờng nảy sinh thực tế Ví dụ không đủ tiền để triển khai nên nhiều dự án phải chờ đợi gây lãng phí, thất Nhiều cơng trình xây dựng khơng gọi kịp vốn ách tắc khâu giải phóng mặt nên thời điểm khởi cơng phải hỗn lại nhiều năm Phân bổ nguồn lực có hạn cần phải tuân thủ quy tắc phƣơng pháp phân phối Mặt khác, nhiều trƣờng hợp thực tế, sau thực tất biện pháp xê dịch, kéo dài công việc mà không đảm bảo đƣợc điều kiện giới hạn nguồn lực lúc buộc phải cân nhắc ƣu tiên hai mục tiêu: đảm bảo thời gian phải vƣợt q giới hạn nguồn lực, cịn đảm bảo giới hạn nguồn lực thời hạn thực dự án buộc phải đẩy lùi sau 6.4.1 Quy tắc phân phối nguồn lực có hạn Có hai cách tiếp cận để phân phối nguồn lực hạn chế Đó phƣơng pháp ƣu tiên phƣơng pháp tối ƣu hóa Phƣơng pháp ƣu tiên đƣợc thực dựa phƣơng pháp đƣờng găng (CPM) q trình phân tích tình hình sử dụng loại nguồn lực theo thời kỳ Trong thời gian dài, phƣơng pháp ƣu tiên lựa chọn công việc phân phối nguồn lực hạn chế cho chúng sở nguyên tắc ƣu tiên Thực tế có nhiều phƣơng pháp ƣu tiên với nguyên tắc ƣu tiên khác Dƣới nguyên tắc ƣu tiên đƣợc sử dụng phổ biến: - Ƣu tiên cơng việc găng cơng việc định thời hạn thực dự án - Ƣu tiên cơng việc có dự trữ thời gian nhỏ (nếu cơng việc xét khơng có cơng việc găng) - Ƣu tiên cơng việc có thời gian thực nhỏ (để nhanh chóng 122 khỏi tình trạng khó khăn) - Ƣu tiên cơng việc có thời điểm khởi cơng hay hồn thành sớm - Ƣu tiên cơng việc địi hỏi phải hồn thành trƣớc - Ƣu tiên công việc theo ý muốn chủ quan ý nghĩa trị ngƣời Phƣơng pháp ƣu tiên đƣợc áp dụng rộng rãi việc phân phối nguồn lực hạn chế số nguyên nhân Thứ nhất, phƣơng pháp khả thi phƣơng diện: dễ áp dụng, dễ hiểu, thực thi cho dự án lớn, phức tạp Thứ hai, phƣơng pháp ƣu tiên cho giải pháp phân phối nguồn lực hạn chế tốt phƣơng pháp tối ƣu hóa cho giải pháp tốt nhƣng việc áp dụng bị hạn chế, đặc biệt tình phức tạp dự án lớn Thứ ba, có nhiều phần mềm vi tính trợ giúp giúp nhà quản ý dự án thực phân phối nguồn lực nhanh chóng, dễ dàng Ứng dụng nguyên tắc ƣu tiên vào trƣờng hợp: Phân phối nguồn lực hạn chế cho nhiều công việc dự án; phân phối đồng thời hai nguồn lực hạn chế cho dự án phân phối hai nguồn lực cho nhiều dự án dự án có nhiều công việc cần thực 6.4.1.1 Ưu tiên phân phối nguồn lực hạn chế Để phân phối nguồn lực hạn chế cho tập hợp nhiều công việc dự án áp dụng nguyên tắc ƣu tiên nêu trên, kết hợp với sử dụng sơ đồ GANTT Một số bƣớc cụ thể để thực thi việc phân phối nhƣ sau: Bắt đầu từ ngày thực dự án, phân phối nguồn lực khan cho tối đa số công việc thực hiện, ý đến điều kiện ràng buộc mối quan hệ cơng việc dự án Sau phân phối cho ngày thứ 2, thứ công việc đƣợc phân phối nguồn lực Khi số cơng việc địi hỏi nguồn lực ƣu tiên cho cơng việc có thời gian trữ Nếu điều chỉnh kế hoạch thực công việc không găng để tập trung nguồn lực cho công việc găng 6.4.1.2 Phân phối đồng thời hai nguồn lực cho dự án Phương pháp bảng biểu: Đối với dự án lớn sử dụng nhiều loại nguồn lực (ví dụ loại lao động khác nhau) áp dụng phƣơng pháp lập bảng để phân phối nguồn lực Nội dung phƣơng pháp nhƣ sau: - Vẽ sơ đồ PERT/CPM 123 - Lập bảng với cấu trúc, cột liệt kê tất công việc dự án theo trật tự dần việc đánh giá kiện lơgíc mạng cơng việc Các cột thời gian thực công việc, số lƣợng loại nguồn lực cần Những cột cịn lại có đầu cột ghi trình tự thời gian thực dự án từ thấp đến cao, phần cuối cột tổng số loại nguồn lực cần ngày Nội dung cột ghi số lƣợng loại nguồn nhân lực cần cho công việc Đoạn thẳng tô đậm thể thời gian phải hồn thành cơng việc trƣớc tiếp tục công việc sau Chú ý, nguồn lực phân bổ cho ngày vƣợt giới hạn định trƣớc phải tuân theo điều kiện ràng buộc định Phương pháp phân phối đồng thời lao động máy móc cho dự án: Để phân phối đồng thời hai nguồn lực lao động máy móc, giả định quy mơ đầu vào nguồn lực (máy móc) phụ thuộc vào quy mô sử dụng nguồn lực (số lao động) Số lao động cần phân phối cho công việc dự án đại lƣợng chƣa biết Nhƣng nhà quản lý dự án thƣờng theo đuổi chiến lƣợc quy mơ lao động ổn định nên xác định số lao động cần thiết tiêu bình quân kỳ 6.4.1.3 Điều phối nguồn lực cho tập hợp nhiều dự án Điều phối nguồn lực cho tập hợp nhiều dự án vấn đề phức tạp Trong thời kỳ, doanh nghiệp lớn, thƣờng triển khai thực nhiều dự án Mỗi dự án có mục tiêu hồn thiện khác nhau, có nhiều công việc phải làm yêu cầu thời gian nguồn lực thực khác Vấn đề đặt phải xây dựng hệ thống phân phối nguồn lực hiệu động, thoả mãn đƣợc điều kiện ràng buộc, đồng thời đáp ứng đƣợc yêu cầu dự án riêng lẻ nhƣ hệ thống dự án Kinh nghiệm thực tế tiêu đánh giá hệ thống phân phối nguồn lực: - Thời gian hoàn thành chậm dự án Một hệ thống phân phối tốt không làm chậm thời gian phải hoàn thành theo kế hoạch Đây tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá hệ thống Vì chậm trễ dẫn đến bị phạt, làm giảm mức lợi nhuận Hơn chậm trễ dự án ảnh hƣởng đến tiến độ thực dự án khác - Tạo điều kiện sử dụng có hiệu nguồn lực Một hệ thống phân phối đủ mạnh góp phần sử dụng hiệu nguồn lực hữu hạn đơn vị Điều quan trọng đơn vị phải mua nhập ngoại nguồn lực quan trọng cho dự án Để phân phối nguồn lực cho tập hợp nhiều dự án, phƣơng pháp giải phổ biến xem xét dự án nhƣ phân hệ nhỏ dự án lớn Quan hệ dự án tuỳ thuộc vào mối quan hệ kỹ thuật đơn chung nguồn lực Do dự án bao gồm nhiều công việc, nên dự án lớn hay hệ thống dự án đƣợc lập thông qua việc sử dụng biến giả Sau đó, tiến hành phân phối nguồn lực cho cơng việc theo trật tự thời gian theo nguyên tắc ƣu tiên nhƣ trình bày 124 6.4.1.4 Điều phối hai nguồn lực cho tập hợp dự án Để điều phối hai nguồn lực cho tập hợp nhiều dự án sử dụng phƣơng pháp cân đối Nguyên tắc thực xếp dự án cần phải bố trí nguồn lực theo thứ tự ƣu tiên từ cao xuống thấp Bố trí nguồn lực lần lƣợt theo yêu cầu công việc dự án đƣợc ƣu tiên Thiết lập thời kỳ cân đối tất nguồn lực cho phép sử dụng thời kỳ đƣợc phân phối hết cho công việc nhiều dự án Một thời kỳ cân đối lại đƣợc thiết lập 6.4.2 Phƣơng pháp phân bổ nguồn lực có hạn Việc phân bổ nguồn lực đƣợc tiến hành từ thời điểm bắt đầu đến thời điểm kết thúc dự án, tiến hành xếp dần suốt thời gian thực dự án Tại thời điểm có số cơng việc kết thúc, số công việc tiếp tục, số công việc bắt đầu số công việc bị đẩy lùi từ thời điểm trƣớc Bạn cần lập bảng danh sách công việc xếp thứ tự theo quy tắc ƣu tiên Sau phân phối nguồn lực cho công việc theo thứ tự ƣu tiên lập đến hết giới hạn cho phép Những cơng việc cịn lại khơng đủ nguồn lực bị đẩy lùi đến thời điểm sau Tại thời điểm tiếp theo, công việc bị đẩy lùi lại đƣợc đƣa vào bảng để xếp lại theo quy tắc ƣu tiên chọn Cứ trình xếp, phân phối, đẩy lùi (nếu không đủ nguồn lực) đƣợc lặp lại hết 6.5 Mối quan hệ thời gian chi phí Chi phí thời gian có mối quan hệ với Chi phí dự án bao gồm chi phí trực tiếp chi phí gián tiếp Chi phí trực tiếp chi phí lao động, nguyên vật liệu… liên quan trực tiếp đến hoạt động dự án Càng tăng khoản chi phí thời hạn hồn thành dự án đƣợc rút ngắn Các khoản chi phí gián tiếp nhƣ chi phí quản lý chung giảm bớt rút ngắn đƣợc thời hạn hoàn thành dự án Dựa vào mối quan hệ khả đánh đổi thời gian nguồn lực vật chất, ngƣời ta đƣa hai mơ hình sau: - Mơ hình đẩy nhanh tiến độ - Mơ hình chi phí cực tiểu 6.5.1 Mơ hình đẩy nhanh tiến độ Các bƣớc thực “kế hoạch giảm tăng chi phí mơ hình đẩy nhanh tiến độ”: - Bƣớc Tính thời gian dự trữ công việc theo phƣơng án đẩy nhanh - Bƣớc Xác định công việc găng công việc không găng - Bƣớc Kéo dài thời gian thực công việc không găng đƣợc Tuy nhiên, khơng thể kéo dài thời igan thực công việc giới hạn, đặc biệt, không thời hạn cho phép phƣơng án bình thƣờng - Bƣớc Tính chi phí tiết kiệm đƣợc tác động đến thời gian thực công 125 việc không găng Phƣơng pháp tính nhƣ sau: Nếu chi phí biên cơng việc không găng thứ i Ci, thời gian thực tế kéo dài công việc Ti số công việc không găng phƣơng án đẩy nhanh mà kéo dài thời gian n tổng chi phí tiết kiệm dự án CiTi (trong i chạy từ đến n) - Bƣớc Xác định thời gian hoàn thành tổng chi phí thực (gồm chi phí trực tiếp gián tiếp) phƣơng án điều chỉnh Mơ hình nhằm phân bổ nguồn lực thực dự án điều kiện thời gian hạn chế Khi chiều dài đƣờng găng vƣợt thời hạn cho phép, bạn phải điều chỉnh rút ngắn chiều dài đƣờng găng Việc điều chỉnh cần đƣợc tiến hành cho chi phí tăng lên Việc rút ngắn đường găng thực theo nguyên tắc: - Tập trung vào công việc găng, huy động thêm nguồn lực để rút ngắn thời gian thực công việc găng - Khi rút ngắn thời gian thực dự án, nên chọn cách có chi phí thấp Trong q trình lập dự án, bạn xây dựng hai phƣơng án bình thƣờng đẩy nhanh Phƣơng án bình thƣờng dự tính mức chi phí cho cơng việc dự án mức bình thƣờng thời gian thực dự án tƣơng đối dài Phƣơng án đẩy nhanh có thời gian thực dự án ngắn cần chi phí nhiều Trên sở hai phƣơng án bạn đƣa phƣơng án điều chỉnh mà có chi phí thấp phƣơng án đẩy nhanh thời gian rút ngắn phƣơng án bình thƣờng Các cơng việc dự án đƣợc đẩy nhanh bổ sung thêm chi phí trực tiếp, nhiên, đẩy nhanh tiến độ dự án lại làm giảm khoản chi phí gián tiếp Nếu chi phí gián tiếp tiết kiệm đƣợc vƣợt so với chi phí trực tiếp đẩy nhanh tiến độ dự án nên làm 6.5.2 Mơ hình chi phí cực tiểu 6.5.2.1 Chi phí dự án Nhƣ dự án hoàn thành tiến độ kế hoạch hiệu tổng chi phí thực dự án chi phí dự tốn Tổng chi phí dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí nhân cơng sản xuất, chi phí ngun vật liệu khoản chi phí khác trực tiếp liên quan đến cơng việc dự án Chi phí gián tiếp gồm chi phí quản lý, khấu hao thiết bị văn phịng, khoản chi phí cố định biến đổi khác mà giảm đƣợc thời gian thực dự án rút ngắn Thời gian thực dự án rút ngắn, chi phí gián tiếp Khoản tiền phạt phát sinh dự án kéo dài ngày kết thúc xác định Ngƣợc lại, số trƣờng hợp, nhà thầu đƣợc thƣởng hoàn thành trƣớc thời hạn Thƣờng hay phạt phải ghi hợp đồng Tóm lại, để thực mục tiêu quản lý dự án, ngƣời ta đẩy nhanh tiến trình thực số cơng việc nhằm rút ngắn tổng thời gian thực dự án Giữa khoản chi phí trực tiếp, gián tiếp thời gian thực cơng việc có liên 126 quan mật thiết với Thực tiễn quản lý cho thấy, ln có tƣợng đánh đổi thời gian chi phí Nếu tăng cƣờng làm thêm giờ, tăng thêm số lƣợng lao động máy móc thiết bị tiến độ thực cơng việc dự án đƣợc đẩy nhanh hay rút ngắn Tuy nhiên, tăng thêm nguồn lực làm tăng chi phí trực tiếp Ngƣợc lại, đẩy nhanh tiến độ dự án làm giảm khoản chi gián tiếp khoản tiền phạt không thực tiến độ hợp đồng Tiết kiệm khoản chi phí gián tiếp, tránh đƣợc khoản tiền phạt số trƣờng hợp lại đƣợc thƣởng hồn thành dự án vƣợt thời gian khoản thu có ý nghĩa Nếu khoản thu vƣợt xa khoản chi phí trực tiếp tăng thêm việc đẩy nhanh tiến độ tự án việc làm có hiệu Tuy nhiên, khơng phải tất công việc đƣợc đẩy nhanh đem lại kết mong muốn 6.5.2.2 Phương pháp thực kế hoạch chi phí cực tiểu Trong q trình lập dự án xây dựng hai phƣơng án: phƣơng án bình thƣờng phƣơng án đẩy nhanh Phƣơng án bình thƣờng phƣơng án dự tính mức chi phí cho cơng việc dự án mức bình thƣờng thời gian thực dự án tƣơng đối dài Phƣơng án đẩy nhanh phƣơng án có thời gian thực dự án ngắn cần chi phí nhiều Trên sở hai phƣơng án nhà quản lý dự án xây dựng phƣơng án điều chỉnh Phƣơng án điều chỉnh phƣơng án hợp lý hơn, có chi phí thấp phƣơng án đẩy nhanh thời gian rút ngắn phƣơng án bình thƣờng Một phƣơng án điều chỉnh đƣợc nhiều nhà quản lý quan tâm phƣơng án hay kế hoạch chi phí cực tiểu Kế hoạch chi phí cực tiểu phƣơng pháp đẩy nhanh tiến độ thực công việc lựa chọn, cho chi phí tăng thêm cực tiểu, đó, giảm tổng chi phí rút ngắn hợp lý độ dài thời gian thực dự án - Trƣớc nghiên cứu kế hoạch chi phí cực tiểu, cần thống số khái niệm sau đây: + Thời gian bình thƣờng thực cơng việc: Là thời gian hồn thành cơng việc điều kiện bình thƣờng, khơng có thay đổi đột biến thiết bị, lao động, nhân tố bên ngồi + Chi phí bình thƣờng cơng việc: Là chi phí cho cơng việc đƣợc thực điều kiện bình thƣờng + Thời gian đẩy nhanh: Là thời gian thực công việc điều kiện đƣợc rút ngắn đến mức cho phép hợp lý điều kiện kỹ thuật, trình độ lao động nhân tố khác + Chi phí đẩy nhanh cơng việc: Là chi phí thực cơng việc gắn với thời gian đẩy nhanh, mức chi phí đƣợc xem cao thời gian thực cơng việc khơng thể rút ngắn thêm điều kiện + Giả định chi phí: Trong phân tích chi phí, giả định chi phí trực tiếp 127 thực cơng việc tăng lên thời gian thực cơng việc đƣợc rút ngắn 6.5.2.3 Các bước thực kế hoạch chi phí cực tiểu + Bƣớc Vẽ sơ đồ mạng tìm đƣờng găng cho phƣơng án (chƣơng trình) bình thƣờng + Bƣớc Tính tổng chi phí phƣơng án bình thƣờng + Bƣớc Chọn đƣờng găng công việc mà đẩy nhanh tiến độ thực làm tăng chi phí thấp Giảm tối đa thời gian thực công việc + Bƣớc Tiếp tục đẩy nhanh tiến độ thực công việc đƣờng găng mục tiêu đạt đƣợc giảm thêm đƣợc Cuối thiết lập đƣợc phƣơng án điều chỉnh có chi phí tăng cực tiểu thời gian rút ngắn so với phƣơng án bình thƣờng + Bƣớc Xác định thời gian thực tổng chi phí phƣơng án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu) - Mơ hình nhằm phân bổ nguồn lực thực dự án điều kiện hạn chế Khi nhu cầu nguồn lực đòi hỏi để thực dự án vƣợt khả huy động có thể, đặt vấn đề phải phân bổ nguồn lực theo hƣớng giảm nhẹ hơn, kéo dài thời gian thực dự án Theo mơ hình này, từ phƣơng án bình thƣờng có thời hạn hồn thành dài nhƣng chi phí thấp, rút ngắn thời hạn thực công việc găng cách bổ sung chi phí Do đó, thời gian thực giảm nhƣng tổng chi phí lại tăng Do có phụ thuộc (giả thiết tuyến tính) việc giảm giá thành (chi phí biên cơng việc) với việc kéo dài thời gian thực công việc đƣờng găng Nên để giảm chi phí trực tiếp phƣơng án đẩy nhanh, bạn tác động đến thời gian dự trữ cơng việc khơng găng, việc chậm trễ thực công viêc không làm ảnh hƣởng đến toàn thời gian hoàn thành dự án 128 ... nội dung quản trị dự án - Tổng quan quản trị dự án: Giới thiệu kiến thức quản trị dự án qua giúp ngƣời học hiểu đƣợc dự án? dự án có đặc điểm gì? Chu kỳ dự án sao? đối tƣợng tham gia vào dự án? ... hình dự án ngƣời ta tiến hành phân loại dự án Dự án phân loại thành nhóm chính: dự án bắt buộc thực hiện, dự án cải tiến nhỏ, dự án chiến lược Dự án bắt buộc thực Dự án bắt buộc thực dự án cần... Quản trị dự án áp dụng cách phù hợp kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực dự án, theo dõi giám sát dự án kết thúc dự án để đạt yêu cầu dự án Quản