Ứng dụng kỹ thuật số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ trực tuyến

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM TIN HỌC – NGOẠI NGỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP SỐ HÓA VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRỰC TUYẾN Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Đạt Tiến Người thực hiện: Trần Nguyên Minh Lớp: 1805HTTB Hệ thống thông tin HÀ NỘI – 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM TIN HỌC – NGOẠI NGỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP SỐ HÓA VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRỰC TUYẾN Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Đạt Tiến Người thực hiện: Trần Nguyên Minh Lớp: 1805HTTB Hệ thống thông tin HÀ NỘI – 2022 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan số liệu kết nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng kỹ thuật số hóa quản lý tài liệu lưu trữ trực tuyến” trung thực khơng có chép hay sử dụng để bảo vệ học vị Tất giúp đỡ cho việc xây dựng sở lý luận cho khóa luận trích dẫn đầy đủ ghi rõ nguồn gốc rõ ràng phép công bố Hà Nội, ngày… tháng năm 2022 Học viên thực Trần Nguyên Minh LỜI CẢM ƠN Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Hệ thống thông tin với đề tài “Ứng dụng kỹ thuật số hóa quản lý tài liệu lưu trữ trực tuyến” kết trình cố gắng khơng ngừng nghỉ thân giúp đỡ tận tình, động viên khích lệ thầy cô, bạn bè người thân Qua đây, Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến người giúp đỡ em thời gian học tập - Nghiên cứu khoa học vừa qua Em xin trân trọng gửi đến thầy Nguyễn Đạt Tiến - người trực tiếp tận tình hướng dẫn cung cấp tài liệu, thông tin khoa học cần thiết cho luận lời cảm ơn chân thành sâu sắc Xin cảm ơn Ban giám hiệu, Ban Giám đốc tồn thể thầy giáo cơng tác Trung tâm Tin học – Ngoại ngữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho em hồn thành tốt cơng việc nghiên cứu khoa học Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC KÝ HIỆU HOẶC CHỮ VIẾT TẮT STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Tên viết tắt ANSI BMP CCD CMOS CNTT CSDL CTLT DSLR GIF HTML ISO JPEG LCD MARC MIT MODS MS NISO OCR PCX PDF PNG SLR SQL TIFF TXT UNLV VBPL XML Tên đầy đủ American National Standards Institute Windows Bitmap Charge Coupled Device Complementary Metal Oxide Semiconductor Công nghệ thông tin Cơ sở liệu Công tác lưu trữ Digital Single Lens Reflex Graphics Interchange Format HyperText Markup Language International Organization for Standarlization Joint Photographic Experts Group Liquid Crystal Display Machine-Readable Cataloging record Massachusetts Institute of Technology Metadata Object Description Schema Microsoft National Information Standards Organization Optical Character Recognition Picture Exchange Portable Document Format Portable Network Graphics Single-lens Reflex Camera Structured Query Language Tagged Image File Format Text File University of Nevada, Las Vegas Văn pháp luật Extensible Markup Language DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ Tỷ lệ người có khơng dùng phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ 33 Biểu đồ Thời gian thực công việc quản lý văn 34 Biểu đồ Tỷ lệ người có khơng chỉnh lý tài liệu 37 Biểu đồ Khảo sát tỷ lệ số hóa mức độ khác 38 Biểu đồ Mức độ sử dụng tài liệu số hóa 39 Biểu đồ Dung lượng lưu trữ 39 Biểu đồ Hình thức lưu trữ 40 Biểu đồ Hình thức triển khai số hóa 40 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình Phiếu khảo sát trực tuyến 31 Hình Tên số phần mềm quản lý văn mà người dùng sử dụng 33 Hình Phương pháp, công cụ thay không sử dụng phần mềm quản lý văn 34 Hình Khảo sát số lần gặp khó khăn tìm kiếm tài liệu cũ 36 Hình Một số lý bị thất lạc 37 Hình Trang chủ Trang web quản lý văn 46 Hình Đăng tải văn mục có nội dung liên quan 47 Hình Phần chứa văn 47 Hình Tìm kiếm văn 48 Hình 10 Một số văn thuộc mục nội dung khác 48 Hình 11 Các văn lưu trữ mục có nội dung liên quan 49 Hình 12 Trang chủ Dspace 57 Hình 13 Mở My DSpace để đăng nhập 58 Hình 14 Đăng nhập Dspace 58 Hình 15 Chọn Communities & Collections 59 Hình 16 Chọn Community Quyết định (Cá biệt) 59 Hình 17 Tạo collection 60 Hình 18 Mô tả Collection 60 Hình 19 Mơ tả Collection (2) 61 Hình 20 Trang Authorization to Submit 61 Hình 21 Trang Collection wizard 62 Hình 22 Bộ sưu tập Bộ Khoa học Công nghệ 62 Hình 23 Nhập thơng tin văn 63 Hình 24 Thêm từ khóa 63 Hình 25 Chọn văn cần đăng tải 64 Hình 26 Văn đăng tải thành công 64 Hình 27 Phần xác minh thơng tin văn 65 Hình 28 Dspace Distribution License 65 Hình 29 Đăng tải thành cơng 66 Hình 30 Văn sau đăng tải 66 Hình 31 Mở văn 67 Hình 32 Văn Quyết định 67 Hình 33 Đăng nhập hệ thống quản trị viên 68 Hình 34 Mục Văn 68 Hình 35 Thêm viết 69 Hình 36 Thêm tiêu đề Liên kêt tĩnh cho viết 69 Hình 37 Thêm ảnh minh họa cho viết 70 Hình 38 Hình minh họa Chú thích cho hình 70 Hình 39 Giới thiệu ngắn gọn Nội dung chi tiết 71 Hình 40 File đính kèm Nguồn tin 71 Hình 41 Chuyên mục viết, Bài viết thuộc nhóm tin, Các keyword tag viết 72 Hình 42 Đăng tải thành cơng 73 Hình 43 Văn cần tìm 73 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC KÝ HIỆU HOẶC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BIỂU ĐỒ .4 DANH MỤC HÌNH ẢNH PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu 10 Nhiệm vụ nghiên cứu .10 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 11 Phương pháp nghiên cứu 11 Giả thuyết nghiên cứu .12 Ý nghĩa khoa học thực tiễn 12 Đóng góp đề tài 12 10 Nội dung 12 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỐ HÓA VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 13 1.1 Các khái niệm 13 1.1.1 Văn hành 13 1.1.2 Số hóa 13 1.1.3 Quản lý văn 14 1.1.4 Công tác lưu trữ 15 1.2 Công tác quản lý tài liệu lưu trữ 16 1.2.1 Phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống 16 1.2.2 Phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ đại 16 1.3 Một số kỹ thuật số hóa quản lý tài liệu lưu trữ .17 1.3.1 Tổng quan kỹ thuật số hóa tài liệu 17 1.3.2 Nhận dạng ký tự quang học tài liệu số (OCR) 24 1.3.3 Xây dựng siêu liệu cho tài liệu số 27 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SỐ HÓA VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 31 2.1 Khảo sát nhu cầu quản lý tài liệu lưu trữ 31 2.1.1 Nghiên cứu áp dụng công cụ khảo sát 31 2.1.2 Nội dung khảo sát 32 2.1.3 Kết khảo sát 32 2.2 Đánh giá chung .41 2.2.1 Ưu điểm .41 2.2.2 Hạn chế .41 CHƯƠNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRỰC TUYẾN 43 3.1 Nguyên tắc đề xuất giải pháp .43 3.1.1 Nguyên tắc bảo đảm an toàn bảo mật 43 3.1.2 Nguyên tắc chia sẻ tài nguyên 43 3.2 Một số giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ 43 3.2.1 Giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống 43 3.2.2 Sử dụng NukeViet quản lý tài liệu lưu trữ 45 3.2.3 Sử dụng phần mềm DSpace quản lý tài liệu lưu trữ 51 3.3 Cài đặt sử dụng .55 3.3.1 Yêu cầu kỹ thuật 55 3.3.2 Thử nghiệm giải pháp 57 KẾT LUẬN 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 PHỤ LỤC Mẫu khảo sát việc sử dụng cơng cụ số hóa tài liệu, quản lý tài liệu quan môi trường trực tuyến 77 PHỤ LỤC Phần mềm mã nguồn mở quản lý nguồn tài nguyên số Dspace 82 PHỤ LỤC Trang web quản lý văn NukeViet 86 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Chúng ta sống thời đại kinh tế tri thức với đời phát triển mạnh mẽ Internet, qua người dễ dàng tìm kiếm, sử dụng chia sẻ thông tin Vậy làm để lưu trữ quản lý, sử dụng, trao đổi tài liệu số lượng tài liệu xuất ngày nhiều? Đây câu hỏi khó nhà quản lý Xã hội phát triển, nhu cầu trao đổi thơng tin người tăng hình thức văn ngày đa dạng phong phú Tuy nhiên, khả người có giới hạn, khơng thể nhớ hết thông tin ghi chép lại Cho nên cần nghĩ cách lưu trữ giấy tờ Cơng tác lưu trữ đời nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ văn bản, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động xã hội loài người Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ ln hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Trong quan, tổ chức nay, tài liệu lưu trữ giữ vai trị sau: - Cung cấp xác thơng tin giúp quan đưa chủ trương, sách, biện pháp công tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn mang tính khả thi cao - Cung cấp thông tin, số liệu giúp quan xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác ngắn hạn, dài hạn Cung cấp số liệu xác, nhanh chóng giúp quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua giai đoạn khác - Giúp quan giải vấn đề chế độ sách cán bộ, nhân viên như: quản lý hồ sơ cán bộ, lương, phụ cấp, bảo hiểm… - Giúp quan giải nhu cầu đáng cơng nhân nhu cầu nhà ở, đất đai, tư pháp, hộ tịch… - Ngoài ra, tài liệu lưu trữ giúp quan tổng kết, đánh giá trình hoạt động qua thời kỳ lịch sử khác nhau, giúp cho tầng lớp xã hội nhận biết cách sâu sắc vai trị, vị trí thành tựu mà quan hệ thống trị nước ta làm Từ Luật Lưu trữ Quốc hội nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP số hóa tài liệu đánh dấu 75 [1] “CloudOffice,” Truy xuất từ https://cloudoffice.com.vn/tin-tuc-su-kien/cac-phuongphap-quan-ly-tai-lieu-trong-kho-luu-tru [2] “CloudOffice,” Truy xuất từ https://cloudoffice.com.vn/tin-tuc-su-kien/quan-ly-tailieu-chuyen-nghiep-theo-nhung-cach-nao [3] “Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ Thành Phố Hồ Chí Minh,” 15 March 2017 Truy xuất từ http://ccvtlt.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn/viewtintuc/cong-tac-quan-ly-van-ban1284.html [4] “DLCorp,” Truy xuất từ https://idtvietnam.vn/sites/default/files/dspace_br.pdf [5] “FSI,” Truy xuất từ: https://sohoatailieu.com/tin-tuc/noi-dung/phan-mem-quan-ly-tailieu-chuyen-nghiep-doceye-21470.html [6] “Giáo trình Kỹ thuật số hóa tài liệu” Truy xuất từ https://tailieudaihoc.net/giao-trinhky-thuat-so-hoa-tai-lieu-1853/ [7] “HKT Consultant,” Truy xuất từ http://quanlydoanhnghiep.edu.vn/khai-niem-vai-trova-tinh-chat-cua-cong-tac-luu-tru/ [8] “META,” Truy xuất từ https://meta.vn/hotro/may-quet-la-gi-9574#toc-2 [9] “Thư viện Quốc gia Việt Nam,” Truy xuất từ https://nlv.gov.vn/tai-lieu-nghiepvu/xml-metadata-va-dublin-core-metadata.html [10] “Uc Santa Cruz University Library,” https://guides.library.ucsc.edu/c.php?g=618773&p=4306387 Truy xuất từ: [11] “Wiki Máy Tính,” 2022 Truy xuất từ https://wikimaytinh.com/ [12] Bộ Nội Vụ, Thơng tư 01/2019/TT-BNV quy trình xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, Hà Nội, 2019 [13] Bộ Nội Vụ, Thông tư 07/2012/TT-BNV Hướng dẫn Quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, Hà Nội, ngày 22 tháng 11 năm 2012 [14] Canadian Council of Archive, “Declaration of Principles Concerning the Relationship of Digitization to preservation of Archival Record,” Digitization and Archives, 2002 [15] Lê Tiến, Nghiên cứu xây dựng hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu, Hà Nội: Đại học Quốc gia Hà Nội - Trường Đại học Công nghệ, 2009 76 [16] Luật Công Nghệ Thơng Tin, Hà Nội: Chính Trị Quốc Gia, 2006 [17] NukeViet, “NukeViet.vn,” Truy xuất từ https://nukeviet.vn/vi/ [18] Nguyễn Thanh Hiếu, “Dự án Số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III,” Đại học Quốc Gia - Viện Công Nghệ Thông Tin, Hà Nội, 2015 [19] Nguyễn Thị Hạnh, “Nghiên Cứu Triển Khai Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Tại Ủy Ban Dân Tộc,” Đại học Quốc Gia Hà Nội - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội, 2016 [20] Nguyễn Văn Dương, “Luật Dương Gia Thống Lĩnh - Tiên Phong,” Truy xuất từ https://luatduonggia.vn/van-ban-hanh-chinh-la-gi-dac-diem-chuc-nang-va-phan-loaivan-ban-hanh-chinh/ [21] Nguyễn Văn Vương, “Số hoá rút trích tự động thơng tin cơng văn,” Trường Đại học Đà Lạt, Lâm Đồng, 2019 77 PHỤ LỤC Mẫu khảo sát việc sử dụng công cụ số hóa tài liệu, quản lý tài liệu quan môi trường trực tuyến PHIẾU KHẢO SÁT VỀ VIỆC SỬ DỤNG CÁC CƠNG CỤ SỐ HĨA TÀI LIỆU, QUẢN LÝ TÀI LIỆU Em tên Trần Nguyên Minh, sinh viên năm thứ ngành Hệ thống thông tin, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực khóa luận tốt nghiệp "ỨNG DỤNG KỸ THUẬT SỐ HĨA VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRỰC TUYẾN" Biểu mẫu em xin gửi đến thầy/cô, cô chú, anh chị làm công việc hàng ngày quan, doanh nghiệp mong muốn xin khảo sát số vấn đề cơng tác số hóa quản lý tài liệu lưu trữ (văn hành chính) Những thơng tin nhận qua khảo sát tác giả cam kết sử dụng với mục đích nghiên cứu hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tác giả mong nhận quan tâm, giúp đỡ quý vị! I THƠNG TIN CHUNG 1.1 Vị trí cơng việc ………………………………………………………………………………… 1.2 Cơ quan ………………………………………………………………………………… II PHẦN KHẢO SÁT 2.1 Quý vị sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ chưa? (Văn hành chính)  Có  Không 2.1.1 CÂU HỎI DÀNH CHO CÁ NHÂN ĐÃ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ (Các phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu lưu trữ, V-Office, E-Office ) 2.1.1.1 Xin cho biết tên phần mềm: ………………………………………………………………………………… 78 2.1.1.2 Quý vị đã thực công việc bao lâu?  Dưới năm  Từ đến năm  Từ đến năm  Trên năm 2.1.2 CÂU HỎI DÀNH CHO CÁ NHÂN KHÔNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 2.1.2.1 Quý vị áp dụng phương pháp, công cụ quản lý lưu trữ khác không? Xin cho ý kiến cụ thể ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 2.1.2.2 Lý q vị khơng sử dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ?  Cơ quan khơng trang bị  Có phần mềm không sử dụng  Phần mềm không đủ chức  Khác 2.1.2.3 Q vị có phương pháp để quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả? ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 2.2 Những thuận lợi quý vị áp dụng phương pháp, công cụ thực gì? ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 79 ………………………………………………………………………………… 2.3 Những khó khăn quý vị áp dụng phương pháp, công cụ thực ? ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 2.4 Trong khoảng năm trở lại đây, quý vị gặp khó khăn tìm kiếm tài liệu cũ lần?  Dưới lần  Từ đến 10 lần  Trên 10 lần 2.4.1 CÂU HỎI DÀNH CHO CÁ NHÂN BỊ THẤT LẠC TÀI LIỆU 2.4.1.1 Lý thất lạc: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 2.4.1.2 Quý vị sử dụng phương pháp để tìm lại câu hỏi bị thất lạc? ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 2.4.1.3 Ước tính chi phí cho lần bị thất lạc bao nhiêu?  Dưới triệu  Từ đến triệu  Từ đến 10 triệu  Trên 10 triệu 80 2.5 Quý vị có cần phải chỉnh lý (sắp xếp) tài liệu hay khơng?  Có  Khơng 2.5.1 CÂU HỎI DÀNH CHO CÁ NHÂN CÓ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 2.5.1.1 Ước lượng khoảng tài liệu cần phải chỉnh lý?  Dưới 100 tài liệu  Từ 100 đến 500 tài liệu  Từ 500 đến 1000 tài liệu  Trên 1000 tài liệu 2.5.1.2 Công tác chỉnh lý tài liệu thời gian?  Khoảng tuần  Khoảng tháng  Khoảng tháng  Trên tháng 2.5.1.3 Ước tính chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu bao nhiêu?  Khoảng triệu  Từ đến 10 triệu  Từ 10 đến 50 triệu  Trên 50 triệu 2.5.1.4 Quý vị cần phải chỉnh lý nội dung nào?  Sắp xếp tài liệu  Điều chỉnh, bổ sung tài liệu  Hồi cố lại tài liệu  Khác 2.6 Cơ quan quý vị thực số hóa tài liệu chưa?  Số hóa tồn  Số hóa phần  Chưa số hóa 2.6.1 CÂU HỎI DÀNH CHO CÁ NHÂN ĐÃ THỰC HIỆN SỐ HÓA 2.6.1.1 Việc sử dụng tài liệu số hóa nào?  Mức độ cá nhân  Những cá nhân phân quyền  Tất nhân viên quan quyền sử dụng  Công khai Internet 81 2.6.1.2 Số lượng tài liệu giấy mà quý vị thực số hóa (mét giá trang) ? ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 2.6.1.3 Dung lượng lưu trữ (GB) mà quý vị sử dụng ? (Dung lượng tài liệu lưu trữ (bao gồm tài liệu giấy số hóa tài liệu phát sinh dạng điện tử))  Từ đến 10 GB  Từ 10 đến 20 GB  Từ 20 đến 50 GB  Trên 50 GB 2.6.1.4 Quý vị sử dụng hình thức lưu trữ ?  Máy tính cá nhân  Thiết bị lưu trữ  Ổ cứng  Máy chủ  Khác 2.6.1.5 Quý vị triển khai hình thức số hóa ?  Tự thực  Thuê dịch vụ số hóa 2.6.1.6 Nếu quý vị th dịch vụ số hóa bên ngồi, ước tính kinh phí cho việc th dịch vụ số hóa ? ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Hết 82 PHỤ LỤC Phần mềm mã nguồn mở quản lý nguồn tài nguyên số Dspace Yêu cầu hệ thống Theo khuyến cáo đơn vị cung cấp phần mềm Dspace, cấu hình máy địi hỏi sau: - Hệ điều hành Windows Server 2003 Windows XP - CPU Intel ® Pentium ® D CPU 2.66GHz (2 CPUs), RAM 1GB, ổ cứng 80GB - Kết nối mạng Internet Tuy nhiên, để đáp ứng việc quản lý tài liệu, đặc biệt với số lượng văn ngày nhiều quan, tổ chức hệ thống với khuyến nghị không đủ đáp ứng tốc độ xử lý công việc, dung lượng lưu trữ Tác giả đề xuất cấu hình máy sau: - Hệ điều hành Windows 98 / NT / 2000 / XP / Vista / (và phiên hệ điều hành Window), Linux, Mac OS - CPU Intel Core i5-12400 (Up to 4.4Ghz, nhân 12 luồng, 18MB Cache, 65W) - Socket Intel LGA 1700) - RAM Desktop Adata (AD5U480016G-S) 16GB (1x16GB) DDR5 4800Mhz - Kết nối mạng Internet Các phần mềm cần thiết là: - Java SDK phiên hơn, chứa cơng cụ giúp sử dụng tốt chương trình, bảo đảm có chương trình cần thiết hỗ trợ cho máy tính - ProstgreSQL 8.x for Windows, hệ quản trị CSDL theo mơ hình quan hệ, phát triển khoa điện toán trường Đại học Berkeley bang California, có lịch sử phát triển 15 năm, có nhiều ưu điểm trội, tạp chí Linux Journal Editors đánh giá Hệ quản trị CSDL tốt - Apache Maven 2.x, phần mềm quản lý việc xây dựng lập tài liệu cho dự án, dựa khái niệm Project Object Model 83 - Apache Ant 1.7.x, công cụ hỗ trợ đặc biệt cho lập trình Java, dùng định dạng XML làm chế hoạt động cho công cụ dạng lệnh (instructions) - Apache Tomcat 6.x, máy chủ web, mã nguồn mở, phát triển Apache Solfware Foundation (ASF) Giao diện sử dụng Mỗi cá nhân sử dụng phần mềm quản lý tài liệu số trực tuyến phải có tài khoản truy cập quản trị phần mềm Hiện tại, giao diện sử dụng cung cấp tiếng Anh Khi truy cập vào địa tên miền phần mềm quản lý tài liệu số trực tuyến, người dùng nhận giao diện có dạng : Sau giao diện Đăng nhập vào phần mềm : Một số nghiệp vụ chuyên môn 84 Sau đăng nhập thành công, người dùng đưa đến giao diện tùy theo công việc, chức nghiệp vụ khác có khu vực hình - Trang chủ Dspace, chứa thể loại văn bản, tác giả,… - Giao diện Chỉnh sửa thông tin cá nhân - Giao diện Công cụ Quản trị viên 85 - Giao diện Communities and Collections nhằm quản lý tài liệu số Community riêng biệt - Thêm quản trị viên trang Eperson Administration 86 PHỤ LỤC Trang web quản lý văn NukeViet Yêu cầu hệ thống Về môi trường máy chủ, sau số yêu cầu bắt buộc - Hệ điều hành: Linux (Ubuntu, Fedore, CentOS…) Windows Nếu nên triển khai sản phẩm CentOS - PHP: PHP từ 7.1 đến PHP 8.1 kèm theo thư viện bắt buộc sau + Hỗ trợ PHP Data Objects (PDO) + PHP hỗ trợ opendir + PHP hỗ trợ thư viện xử lý ảnh GD + PHP hỗ trợ thư viện mã hóa Openssl + PHP hỗ trợ phiên (session) + PHP hỗ trợ đăng file (uploads file) - MySQL: MySQL 5.5 phiên Ngồi cịn có số tùy chọn bổ sung - Máy chủ Apache cần hỗ trợ mod mod_rewrite - Máy chủ Nginx cấu hình thông số rewite - Máy chủ IIS 7.0 IIS 7.5 cần cài thêm module rewrite - Môi trường PHP mở rộng: Các thư viện PHP cần có: file_uploads, session, mbstring, curl, gd2, zlib, soap, php_zip Lưu ý, yêu cầu khơng có nghĩa NukeViet khơng làm việc hệ thống khác, điều quan trọng cần thiết lập môi trường làm việc phù hợp Về cấu hình phần cứng, NukeViet hoạt động khơng địi hỏi cấu hình phần cứng cao, shared hosting rẻ có khả chạy Băng thông internet, dung lượng hosting ổ cứng hoàn toàn phụ thuộc nhu cầu sử dụng đơn vị (Bộ cài phần mềm NukeViet chiếm khoảng 10MB dung lượng (file nén zip) giải nén khoảng 30MB) 87 Với trang web sử dụng hosting, NukeViet làm việc tốt hosting Linux cài sẵn Apache 2.2, PHP 5.6, MySQL 5.6, DirectAdmin Cpanel Với trang web cần chịu tải cao, nên sử dụng Nginx, PHP7 (php-fpm) Về máy tính người truy cập, NukeViet cho kết chuẩn HTML5 CSS 3, định dạng chuẩn mà hầu hết trình duyệt hỗ trợ Chính trang web làm NukeViet truy cập tốt phiên trình duyệt FireFox, Internet Explorer 9, Google Chrome… Máy tính người truy cập cần cài trình duyệt tương tác với NukeViet thông qua internet intranet Giao diện sử dụng Mỗi cá nhân sử dụng trang web quản lý tài liệu số trực tuyến phải có tài khoản truy cập quản trị phần mềm Hiện tại, giao diện sử dụng cung cấp tiếng Việt Khi truy cập vào địa tên miền trang web quản lý tài liệu số trực tuyến, người dùng nhận giao diện có dạng : 88 Một số nghiệp vụ chuyên môn Sau đăng nhập thành công, người dùng đưa đến giao diện tùy theo công việc, chức nghiệp vụ khác có khu vực hình - Danh sách văn lưu trữ - Giao diện lưu trữ thông tin cá nhân - Giao diện Trang chủ Trang lưu trữ văn 89 - Giao diện Quản lý Cơ sở liệu - Giao diện Quản lý Modules Ta tùy ý chỉnh sửa, tạo mới,… ... luận số hóa quản lý tài liệu lưu trữ Chương Thực trạng cơng tác số hóa quản lý tài liệu lưu trữ Chương Giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ trực tuyến 13 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỐ HÓA VÀ QUẢN LÝ TÀI... để bảo quản, lưu trữ tài liệu - Vận dụng giải pháp hữu hiệu để quản lý tài liệu lưu trữ trực tuyến Đóng góp đề tài Đề xuất việc ứng dụng số hóa giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ để quản lý môi... pháp quản lý tài liệu lưu trữ đại 16 1.3 Một số kỹ thuật số hóa quản lý tài liệu lưu trữ .17 1.3.1 Tổng quan kỹ thuật số hóa tài liệu 17 1.3.2 Nhận dạng ký tự quang học tài liệu số