10. Nội dung
2.1.3. Kết quả khảo sát
Tổng quan tình hình khảo sát của tác giả thu được như sau: - Tổng số phiếu thu về: 429 phiếu
- Số phiếu tính theo đối tượng khảo sát + Cán bộ quản lý: 36 phiếu
+ Chuyên viên: 217 phiếu + Giảng viên: 176 phiếu
Tỷ lệ ngưởi sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ (Văn bản hành chính)
Khi khảo sát về tỷ lệ cán bộ, chuyên viên sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ (Văn bản hành chính), tác giả thu được kết quả sau:
Biểu đồ 1 Tỷ lệ người có và không dùng phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ
Kết quả cho thấy có tới 52% cán bộ, chuyên viên sử dụng phần mềm và 48% không sử dụng.
Hình 2 Tên một số phần mềm quản lý văn bản mà người dùng sử dụng
Trong số các cán bộ, chuyên viên có sử dụng một số phần mềm như CloudOffice, V-Office, E-file, HRM,....
Biểu đồ 2 Thời gian thực hiện công việc quản lý văn bản
Có tới 46,2% số người sử dụng phần mềm đã thực hiện công việc từ 5 năm trở lên. Số người dùng thực hiện công việc này trong vòng từ 1 đến 3 năm bằng với số người thực hiện công việc dưới 1 năm và 3 đến 5 năm lần lượt là 15,4% và 23,1 %. Từ đó cho thấy, các cơ quan, đơn vị đã có khoảng thời gian và kinh nghiệm tương đối dài trong công tác sử dụng phần mềm.
Với 48% số người dùng còn lại không sử dụng phần mềm, họ chuyển sang sử dụng một số phương pháp, công cụ thay thế như sau:
Hình 3 Phương pháp, công cụ thay thế khi không sử dụng phần mềm quản lý văn bản
Như vậy, qua khảo sát các đối tượng liên quan đến việc có hay không sử dụng phần mềm Quản lý văn bản hành chính, về cơ bản việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản ở một số tổ chức, cơ quan vẫn chưa thực sự phổ biến nhưng cũng có một số cơ quan, tổ chức đã thực hiện công việc này trong một thời gian dài. Các cơ quan, đơn vị không sử dụng phần mềm quản lý, họ thay thế bằng những phương pháp khác như sử dụng excel, google drive, phương pháp thủ công,… Vậy những thuận lợi và bất lợi khi sử dụng phần mềm quản lý và sử dụng những phương pháp, công cụ thay thế là gì? Để trả lời câu hỏi này, tác giả tiếp tục khảo sát ý kiến của các cán bộ quản lý và chuyên viên và đã thu được một số ý kiến như sau:
Thuận lợi và khó khăn khi áp dụng phương pháp, công cụ đang thực hiện
Khảo sát các thuận lợi và khó khăn khi áp dụng phương pháp, công cụ đang thực hiện tác giả nhận được 50 câu trả lời từ phía chuyên viên, giảng viên và cán bộ quản lý. Mặc dù các câu trả lời rất đa dạng và phong phú nhưng có thể nhóm các câu trả lời trong bảng dưới đây:
Thuận lợi Khó khăn
- Nhận văn bản trên hệ thống, phần mềm nhanh
- Chia sẻ được cho nhiều người sử dụng
- Dễ dàng thực hiện công việc như lưu trữ, xử lý văn bản, tìm kiếm văn bản dễ dàng,…
- Truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi - Dễ dàng nắm được số lượng văn bản đi, văn bản đến
- Chưa mã hóa tài liệu theo tiêu chuẩn - Quên tài khoản, mật khẩu khi đăng nhập vào hệ thống
- Trình độ ứng dụng CNTT của hệ thống cán bộ chưa đồng đều
- Chi phí cao
- Khi mất mạng sẽ không thể truy cập được vào phần mềm
- Không thực sự hữu dụng vì không có khả năng xử lý dữ liệu lớn
- Do nhiều văn bản cần phải lưu trữ nên số lượng ngày càng nhiều và bị chất đầy trong tủ lưu trữ
Bảng 1 Tổng hợp các ý kiến nêu thuận lợi, khó khăn khi áp dụng phương pháp, công cụ đang thực hiện
Khảo sát số lần gặp khó khăn khi tìm kiếm tài liệu cũ trong vòng 1 năm trở lại
Trong quá trình quản lý văn bản, việc thất lạc tài liệu, khó khăn trong tìm kiếm tài liệu là điều không thể tránh khỏi. Để làm đánh giá vấn đề này tác giả đã tiến hành khảo sát các cán bộ, chuyên viên và giảng viên về số lần từng gặp khó khăn trong tìm kiếm tài liệu cũ và kết quả thu được như sau:
Hình 4 Khảo sát số lần gặp khó khăn khi tìm kiếm tài liệu cũ
Kết quả cho thấy có tới 56% người sử dụng chọn là mất dưới 5 lần, 16% chọn mất từ 5 đến 10 lần và 28% chọn mất trên 10 lần. Có thể thấy trong vòng 1 năm ở mỗi tổ chức, đơn vị, số lượng tài liệu bị thất thoát là tương đối lớn, điều này có thể gây ra nhiều hậu quả trong quá trình vận hành của các đơn vị, tổ chức, đặc biệt là các đơn vị, tổ chức có liên quan nhiều đến giấy tờ hành chính.
Một câu hỏi liên quan đến tình trạng tài liệu bị thất lạc cho kết quả như sau:
Hình 5 Một số lý do bị thất lạc
Tác giả nhận được một số lý do như sau: “Vì không có kĩ năng quản lý và lập hồ sơ theo từng công việc” hoặc là ”Quên số và ngày tháng năm của văn bản nên không tìm ra”
Khảo sát tỷ lệ chỉnh lý (sắp xếp) tài liệu của các cơ quan, tổ chức
Khi khảo sát về tỷ lệ cán bộ, chuyên viên, giảng viên thực hiện công việc chỉnh lý tài liệu, tác giả thu được kết quả sau:
Từ khảo sát trên có thể thấy đa số các cơ quan, tổ chức đều thực hiện công việc chỉnh lý tài liệu, tỉ lệ có chỉnh lý chiếm tới 80%. Chỉ có 20% tỉ lệ không chỉnh lý tài liệu.
Khảo sát tỷ lệ thực hiện số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức
Sau khi khảo sát tỷ lệ thực hiện số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức, tác giả thu được kết quả sau:
Biểu đồ 4 Khảo sát tỷ lệ số hóa ở các mức độ khác nhau
Kết quả cho thấy các cơ quan, tổ chức có thực hiện số hóa tài liệu nhưng chỉ ở mức “Số hóa một phần” chiếm 56%. Tuy nhiên, một số cơ quan, tổ chức chưa số hóa tài liệu trong chiếm tới 32% và chỉ còn lại 12% là đã “Số hóa toàn bộ”.
Một câu hỏi liên quan đến tình trạng việc sử dụng tài liệu số hóa cho kết quả như sau:
Biểu đồ 5 Mức độ sử dụng tài liệu số hóa
Kết quả khảo sát cho thấy mức độ sử dụng tài liệu số hóa chiếm tỷ lệ nhiều nhất là “Những cá nhân được phân quyền” chiếm tới 62,5%, tiếp theo là “Mức độ cá nhân” chiếm 31,3%. Còn lại mức “Tất cả mọi người trong cơ quan được quyền sử dụng” và “Công khai trên mạng Internet” không được phổ biến ở các tổ chức, cơ quan.
Một câu hỏi về dung lượng lưu trữ mà các cơ quan, tổ chức sử dụng cho kết quả như sau:
Kết quả khảo sát cho thấy, tỷ lệ các cơ quan, tổ chức sử dụng dung lương từ 5 đến 10 GB chiếm tới quá nửa là 57,1%. Trong khi đó tỷ lệ sử dụng dung lượng từ 10 đến 20 GB và từ 20 GB trở lên lần lượt là 28,6% và 14,3%
Câu hỏi về hình thức lưu trữ mà các cơ quan, tổ chức đang sử dụng cho kết quả như sau:
Theo kết quả khảo sát, tỷ lệ các cơ quan, tổ chức sử dụng máy tính cá nhân để lưu trữ chiếm phần trăm nhiều nhất là 42,9%. Tiếp đến là thiết bị lưu trữ ngoài, ổ cứng và máy chủ.
Câu hỏi về hình thức số hóa mà các cơ quan, tổ chức đã và đang sử dụng cho kết quả như sau:
Kết quả khảo sát cho thấy, các cơ quan, tổ chức ưa chuộng việc tự thực hiện kỹ thuật số hóa hơn việc thuê dịch vụ bên ngoài, mặc dù tỷ lệ thuê dịch vụ bên ngoài cũng khá cao.
Biểu đồ 7 Hình thức lưu trữ