10. Nội dung
3.2.1.Giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống
Xây dựng phương pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ khoa học, chuyên nghiệp sẽ giúp các cơ quan, tổ chức nắm vững số lượng, tình hình và bảo vệ an toàn tài liệu, phục vụ tốt cho các công việc liên quan. Để tổ chức sắp
xếp tài liệu, hồ sơ trong kho lưu trữ gọn gàng, khoa học, chúng ta cần tuân thủ theo một số điều sau:
Lựa chọn công cụ lưu trữ phù hợp
Với những khối lượng tài liệu lớn, việc lưu trữ bằng các cặp tài liệu hoặc túi phong bì nhỏ là điều không nên, vì khi cần tìm kiếm tài liệu sẽ rất khó khăn. Bạn nên chọn tủ hồ sơ có nhiều ngăn chứa, tủ loại có nhiều ngăn bên trên và cả hộc tủ bên dưới. Kích thước tủ cần phù hợp với số lượng tài liệu.
Phân loại tài liệu và lên danh mục tài liệu
Các tiêu chí để phân loại tài liệu thông thường bao gồm: Tên phông lưu trữ, thời gian, loại hình tài liệu, số lượng. Các loại tài liệu khác nhau cần được phân loại khác nhau:
- Với tài liệu thường xuyên trích xuất: Sắp xếp ở vị trí thuận tiện để việc tìm kiếm nhanh chóng nhất.
- Với tài liệu ít khai thác, sử dụng: Nên sắp xếp ở vị trí cuối kho, trong cùng hoặc trên cùng.
Sắp xếp các công cụ lưu trữ tài liệu
Tùy theo công cụ mà cơ quan, tổ chức sử dụng để lưu trữ mà cách sắp xếp sẽ khác nhau:
- Nên sử dụng các giá di động để tiện cho việc vận chuyển.
- Nếu sử dụng giá cố định, bạn cần nghiên cứu cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu ở vị trí hợp lý nhất.
- Tạo khoảng cách giữa các giá xếp tài liệu để thuận tiện cho việc tìm kiếm.
Phải thường xuyên giải phóng diện tích lưu trữ
Số lượng tài liệu tại các cơ quan, tổ chức phát sinh thường xuyên. Vì vậy, điều cần làm là liên tục giải phóng kho lưu trữ để bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu, hồ sơ hiệu quả.
Phương pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ
Việc sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ sẽ giúp cơ quan, tổ chức thuận lợi hơn trong công tác thống kê và điều tra. Quy trình có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ
Nếu khối lượng tài liệu, hồ sơ, văn bản quá lớn thì cần phân chia thành nhiều tập. Với những tài liệu có kích thước lớn thì cần cuộn tròn hoặc treo lên các giá treo phù hợp.
Bước 2: Sắp xếp tài liệu lên giá
- Việc bố trí, sắp xếp các tài liệu trong kho lưu trữ cần tuân thủ các nguyên tắc
- Sắp xếp từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, từ trên xuống dưới.
- Tài liệu đã được chỉnh lý: Cần được cho vào các hộp lưu trữ riêng biệt. - Tài liệu được xếp trên giá theo thứ tự ghi trên hộp, cặp của mỗi phông lưu trữ.
Bước 3: Sắp xếp các công cụ lưu trữ
Các công cụ lưu trữ trong kho cần được sắp xếp hợp lý để thuận tiện cho việc vận chuyển khi cần thiết. Đồng thời, giữa các tủ và giá lưu trữ tài liệu cần đảm bảo đủ khoảng cách thông thoáng để thuận tiện cho công tác tra cứu, tìm kiếm.
Bước 4: Làm bảng chỉ dẫn nơi lưu trữ tài liệu
Bảng chỉ dẫn hoặc sơ đồ sẽ là hướng dẫn để phục vụ cho tìm kiếm dữ liệu. Bảng chỉ dẫn sẽ cho biết tài liệu được lưu trữ ở vị trí nào, ngăn nào và giá nào trong kho.