Thử nghiệm các giải pháp - Nội dung - Ứng dụng kỹ- 123docz.net

10. Nội dung

3.3.2. Thử nghiệm các giải pháp

Sau đây, tác giả xin giới thiệu cách thức đăng nhập vào Dspace và NukeViet để thực hiện công tác lưu trữ văn bản hành chính

a. Dspace

- Đầu tiên, ta cần đăng nhập vào Dspace để có thể thực hiện công tác quản lý. Ta đi đến địa chỉ http://localhost:8080/jspui/ để mở trang mở đầu

- Tiếp theo, ta click vào phần Sign on to để đăng nhập, rồi click My Dspace

Hình 13 Mở My DSpace để đăng nhập

- Nhập email và mật khẩu, rồi click Log in để đăng nhập vào Dspace

Hình 14 Đăng nhập Dspace

- Chọn Browse, rồi chọn Communities & Collections để đi đến phần quản lý văn bản

Hình 15 Chọn Communities & Collections

- Sau khi click chọn sẽ mở ra trang Communities & Collections, tiếp đến ta có thể chọn thể loại văn bản mà ta muốn. Trong ví dụ này, tác giả sẽ chọn kiểu văn bản Quyết định (Cá biệt).

Hình 16 Chọn Community Quyết định (Cá biệt)

Hình 17 Tạo collection

- Sau khi click vào Create collection, sẽ hiện ra trang Describe the Collection, ta chọn Next

Hình 18 Mô tả Collection

- Sau khi click Next, ta sẽ đến được phần mô tả bộ sưu tập (Collection), ở đây ta sẽ nhập tên, mô tả ngắn gọn,…, trong ví dụ này, Tác giả sẽ nhập ở phần Name là Bộ Khoa học và Công nghệ

Hình 19 Mô tả Collection (2)

- Sau đó ta chọn Next và sẽ đến trang Authorization to Submit, ta tiếp tục chọn Next

Hình 20 Trang Authorization to Submit

- Sau khi chọn Next, sẽ hiện ra trang Collection wizard, ta kéo chuột xuống và chọn Update

Hình 21 Trang Collection wizard

- Sau khi chọn Update sẽ hiện trang bộ sưu tập Bộ Khoa học và Công nghệ, để thêm văn bản vào bộ sưu tập này, ta chọn Submit to This Collection

Hình 22 Bộ sưu tập Bộ Khoa học và Công nghệ

- Tiếp theo, ta sẽ đến phần Submit: Describe this Item. Ở phần này ta sẽ cập nhật các thông tin của văn bản mà ta muốn lưu trữ như tác giả, tiêu đề, ngày tháng năm xuất bản,… Trong ví dụ này, tác giả sẽ điền một số thông tin bắt buộc như tác giả, tiêu đề, ngày tháng năm xuất bản. Rồi chọn Next để tiếp tục

Hình 23 Nhập thông tin văn bản

- Ta tiếp tục nhập các thông tin về văn bản, ở trang này ta sẽ nhập từ khóa để tiện trong việc tìm kiếm văn bản cần tìm. Rồi chọn Next

Hình 24 Thêm từ khóa

- Tới đây, ta sẽ tải văn bản cần lưu trữ lên bằng cách chọn Select a file or drag & drop files, rồi chọn văn bản muốn đăng tải và chọn Next

Hình 25 Chọn văn bản cần đăng tải

- Tới đây, ta tiếp tục chọn Next để mở ra phần xác minh.

- Ở đây ta có thể sửa các thông tin của văn bản ta vừa đăng. Nếu không cần sửa, ta kéo xuống và chọn Next

Hình 27 Phần xác minh thông tin văn bản

- Tiếp đến là phần giấy phép Dspace, ở phần này ta chỉ cần kéo chuột xuống và chọn I Grant the License để hoàn thành công việc tải văn bản lên Dspace

Hình 28 Dspace Distribution License

- Sau khi hoàn thành việc đăng tải, để kiểm tra văn bản có được đăng tải thành công hay không ta chọn Communities and Collections

Hình 29 Đăng tải thành công

- Sau khi quay trở lại trang Communities and Collections, ta tìm loại văn bản Quyết định (Cá biệt), chọn tiếp Bộ Khoa học và Công nghệ. Từ đó ta sẽ thấy văn bản mà ta vừa đăng tải

Hình 30 Văn bản sau khi được đăng tải

- Để mở văn bản, ta nhấp vào tiêu đề văn bản, từ đó sẽ hiện ra thông tin văn bản. Chọn View/Open để xem văn bản

Hình 31 Mở văn bản

- Và đây là văn bản sau khi mở

Hình 32 Văn bản Quyết định

b. NukeViet

- Đầu tiên, ta cần đăng nhập vào hệ thống quản trị viên bằng đường liên kết http://localhost/tonytran.net/nukeviet/admin/, sau đó nhập tên đăng nhập

Hình 33 Đăng nhập hệ thống quản trị viên

- Tiếp theo, để mở mục Văn bản ta tìm nhìn sang bên trái màn hình và tìm mục Văn bản rồi click vào đó. Từ đó, ta sẽ mở được danh sách bài viết. Ta sẽ thực hiện thêm, sửa, xóa,… văn bản ở mục này. Để thêm văn bản, ta nhìn sang bên trái màn hình và chọn mục Thêm bài viết

Hình 34 Mục Văn bản

Hình 35 Thêm bài viết

- Ở ví dụ này, tác giả xin thêm bài viết về Thông tư 01/2022/TT-BNV. Phần Liên kết tĩnh chỉ cần chọn biểu tượng tải lại

Hình 36 Thêm tiêu đề và Liên kêt tĩnh cho bài viết

- Tiếp theo là phần Hình minh họa, ta sẽ chọn hình sao cho phù hợp với nội dung bài viết. Ta chọn Chọn kiểu upload, sau đó sẽ hiện ra 2 kiểu đăng là

Upload file từ internet và Upload từ máy tính. Ta có thể chọn 1 trong 2 kiểu, ở đây tác giả xin chọn Upload từ máy tính. Sau đó chọn ảnh mà mình mong muốn rồi click Open.

Hình 37 Thêm ảnh minh họa cho bài viết

- Tới đây sẽ hiện ra một số thông tin của file ảnh, chỉ cần chọn Upload file rồi click đúp vào ảnh. Phần hình minh họa và chú thích cho ảnh sẽ tự động được ghi. Ta có thể thay đổi phần Chú thích cho hình sao cho phù hợp

Hình 38 Hình minh họa và Chú thích cho hình

- Tiếp đến là phần Giới thiệu ngắn gọn và Nội dung chi tiết. Phần Giới thiệu ngắn gọn ta có thể bỏ trống.

Hình 39 Giới thiệu ngắn gọn và Nội dung chi tiết

- Tiếp đến là phần File đính kèm và Nguồn tin. Ta sẽ tải văn bản lên ở phần File đính kèm bằng cách chọn Chọn file, các bước tiếp theo làm tương tự phần Hình minh họa. Phần Nguồn tin, ta sẽ viết tên nguồn mà ta đã lấy văn bản.

Hình 40 File đính kèm và Nguồn tin

- Tiếp đến là phần Chuyên mục của bài viết, ta sẽ chọn mục mà bài viết sẽ xuất hiện. Ở đây tác giả chọn mục Bộ Nội Vụ. Phần Bài viết thuộc các nhóm tin sẽ tùy thuộc vào người đăng tải. Tiếp đến là phần Các keyword cho bài viết

và Các tag cho bài viết, ở 2 phần này ta sẽ thêm một số từ khóa để thuận tiện trong việc tìm văn bản ở mục Tìm kiếm.

Hình 41 Chuyên mục của bài viết, Bài viết thuộc nhóm tin, Các keyword và tag của bài viết

- Tiếp đến là phần Cho phép thảo luận và Tính năng mở rộng, tùy vào đối tượng mà người đăng muốn hướng tới mà chọn quyền thảo luận sao cho phù hợp. 2 phần cuối là Tác giả thuộc quyền quản lý và Tác giả bên ngoài,

phần Tác giả thuộc quyền quản lý, ta sẽ nhập là admin, còn Tác giả bên ngoài

ta sẽ nhập theo tác giả của văn bản. Sau đó, ta kiểm tra một lần nữa các phần và chọn Đăng bài viết. Sau khi đăng xong, ta chuyển về mục Danh sách bài viết để kiểm tra

Hình 42 Đăng tải thành công

- Để xem bài viết, chỉ cần click vào tên tiêu đề bài viết, sau đó ta sẽ được chuyển đến trang có bài viết ta muốn tìm

Hình 43 Văn bản cần tìm

Trên đây là một số giải pháp quản lý văn bản hành chính mà tác giả đề xuất đến các đơn vị, cơ quan để công tác này được triển khai hiệu quả.

Tiểu kết chương 3: Ở chương 3, khóa luận làm rõ các nguyên tắc và tiêu

KẾT LUẬN

Đề tài: “Ứng dụng kỹ thuật số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ trực tuyến” đi từ nghiên cứu một số vấn đề lý luận về số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ như một số khái niệm cơ bản, công tác quản lý tài liệu lưu trữ, trong đó nêu ra 2 phương pháp quản lý gồm có truyền thống và hiện đại, tiếp đến là một số kỹ thuật số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ; cho đến việc phân tích thực trạng công tác số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ từ đó đưa ra một số giải pháp để áp dụng vào thực tiễn.

Như vậy, về bản chất đề tài là một công trình nghiên cứu mang tính chất ứng dụng thực tế cao. Bất kỳ cá nhân, tổ chức nào muốn triển khai chỉ cần tham khảo tài liệu này đều có thể nghiên cứu, cài đặt để ứng dụng trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ trực tuyến được. Tuy nhiên, để khóa luận có thể thực sự ứng dụng được vào thực tiễn, còn cần đến rất nhiều yếu tố đi kèm khác như hạ tầng công nghệ, năng lực sử dụng công nghệ của quản trị viên, người sử dụng, sự quyết tâm của các cơ quan, tổ chức và các phòng ban chuyên môn.

Đề tài khóa luận hoàn thiện và được ứng dụng vào thực tiễn, sẽ kéo theo nhiều vấn đề khác cần được tiếp tục nghiên cứu và triển khai để đồng bộ các điều kiện cho công tác lưu trữ tài liệu của cá nhân cũng như các tổ chức như: luôn luôn cập nhật văn bản mới, ký số văn bản điện tử trên phần mềm, thành lập bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ trực tuyến,… tác giả mong rằng, các cơ quan tổ chức sẽ tạo điều kiện để các nội dung này sớm được hoàn thiện.

Trong thời gian nghiên cứu giới hạn và năng lực nghiên cứu còn có những hạn chế nhất định, đề tài không tránh khỏi những khiếm khuyết, rất mong nhận được ý kiến góp ý của thầy cô giáo để đề tài tiếp tục được hoàn thiện và sớm được ứng dụng vào thực tiễn.

[1] “CloudOffice,” Truy xuất từ https://cloudoffice.com.vn/tin-tuc-su-kien/cac-phuong- phap-quan-ly-tai-lieu-trong-kho-luu-tru.

[2] “CloudOffice,” Truy xuất từ https://cloudoffice.com.vn/tin-tuc-su-kien/quan-ly-tai- lieu-chuyen-nghiep-theo-nhung-cach-nao.

[3] “Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ Thành Phố Hồ Chí Minh,” 15 March 2017. Truy xuất từ http://ccvtlt.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn/viewtintuc/cong-tac-quan-ly-van-ban- 1284.html

[4] “DLCorp,” Truy xuất từ https://idtvietnam.vn/sites/default/files/dspace_br.pdf. [5] “FSI,” Truy xuất từ: https://sohoatailieu.com/tin-tuc/noi-dung/phan-mem-quan-ly-tai-

lieu-chuyen-nghiep-doceye-21470.html.

[6] “Giáo trình Kỹ thuật số hóa tài liệu”. Truy xuất từ https://tailieudaihoc.net/giao-trinh- ky-thuat-so-hoa-tai-lieu-1853/

[7] “HKT Consultant,” Truy xuất từ http://quanlydoanhnghiep.edu.vn/khai-niem-vai-tro- va-tinh-chat-cua-cong-tac-luu-tru/

[8] “META,” Truy xuất từ https://meta.vn/hotro/may-quet-la-gi-9574#toc-2.

[9] “Thư viện Quốc gia Việt Nam,” Truy xuất từ https://nlv.gov.vn/tai-lieu-nghiep- vu/xml-metadata-va-dublin-core-metadata.html.

[10] “Uc Santa Cruz - University Library,” Truy xuất từ: https://guides.library.ucsc.edu/c.php?g=618773&p=4306387.

[11] “Wiki Máy Tính,” 2022. Truy xuất từ https://wikimaytinh.com/.

[12] Bộ Nội Vụ, Thông tư 01/2019/TT-BNV quy trình xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, Hà Nội, 2019.

[13] Bộ Nội Vụ, Thông tư 07/2012/TT-BNV Hướng dẫn Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Hà Nội, ngày 22 tháng 11 năm 2012.

[14] Canadian Council of Archive, “Declaration of Principles Concerning the Relationship of Digitization to preservation of Archival Record,” trong Digitization and Archives, 2002.

[15] Lê Tiến, Nghiên cứu xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu, Hà Nội: Đại học Quốc gia Hà Nội - Trường Đại học Công nghệ, 2009.

[16] Luật Công Nghệ Thông Tin, Hà Nội: Chính Trị Quốc Gia, 2006. [17] NukeViet, “NukeViet.vn,” Truy xuất từ https://nukeviet.vn/vi/.

[18] Nguyễn Thanh Hiếu, “Dự án Số hóa tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III,” Đại học Quốc Gia - Viện Công Nghệ Thông Tin, Hà Nội, 2015.

[19] Nguyễn Thị Hạnh, “Nghiên Cứu Triển Khai Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Tại Ủy Ban Dân Tộc,” Đại học Quốc Gia Hà Nội - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội, 2016.

[20] Nguyễn Văn Dương, “Luật Dương Gia Thống Lĩnh - Tiên Phong,” Truy xuất từ https://luatduonggia.vn/van-ban-hanh-chinh-la-gi-dac-diem-chuc-nang-va-phan-loai- van-ban-hanh-chinh/.

[21] Nguyễn Văn Vương, “Số hoá và rút trích tự động thông tin công văn,” Trường Đại học Đà Lạt, Lâm Đồng, 2019.

PHỤ LỤC 1

Mẫu khảo sát về việc sử dụng các công cụ số hóa tài liệu, quản lý tài liệu cơ quan ở môi trường trực tuyến

PHIẾU KHẢO SÁT VỀ VIỆC SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ SỐ HÓA TÀI LIỆU, QUẢN LÝ TÀI LIỆU

Em tên là Trần Nguyên Minh, sinh viên năm thứ 4 ngành Hệ thống thông tin, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp "ỨNG DỤNG KỸ THUẬT SỐ HÓA VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRỰC TUYẾN". Biểu mẫu này em xin gửi đến thầy/cô, các cô chú, anh chị đang làm công việc hàng ngày ở cơ quan, doanh nghiệp mong muốn xin khảo sát một số vấn đề về công tác số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ (văn bản hành chính). Những thông tin nhận được qua khảo sát này tác giả cam kết chỉ sử dụng với mục đích nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.

Tác giả rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của quý vị! I. THÔNG TIN CHUNG

1.1. Vị trí công việc

………. 1.2. Cơ quan

………. II. PHẦN KHẢO SÁT

2.1. Quý vị đã sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ chưa? (Văn bản hành chính)

 Có

 Không

2.1.1. CÂU HỎI DÀNH CHO CÁ NHÂN ĐÃ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ (Các phần mềm như quản lý văn bản, quản lý tài liệu lưu trữ, V-Office, E-Office...)

2.1.1.1. Xin cho biết tên phần mềm:

2.1.1.2. Quý vị đã đã thực hiện công việc này bao lâu?

 Dưới 1 năm  Từ 1 đến 3 năm

 Từ 3 đến 5 năm  Trên 5 năm

2.1.2. CÂU HỎI DÀNH CHO CÁ NHÂN KHÔNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

2.1.2.1. Quý vị áp dụng phương pháp, công cụ quản lý lưu trữ nào khác không? Xin cho ý kiến cụ thể

………

2.1.2.2. Lý do vì sao quý vị không sử dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ?  Cơ quan không trang bị  Có phần mềm nhưng không sử dụng được  Phần mềm không đủ chức năng  Khác 2.1.2.3. Quý vị có phương pháp gì để quản lý tài liệu lưu trữ được hiệu quả? ………

………

2.2. Những thuận lợi khi quý vị áp dụng phương pháp, công cụ đang thực hiện là gì? ………

………

2.3. Những khó khăn khi quý vị áp dụng phương pháp, công cụ đang thực hiện là gì ? ………

………

2.4. Trong khoảng 1 năm trở lại đây, quý vị đã từng gặp khó khăn khi tìm kiếm tài liệu cũ bao nhiêu lần?  Dưới 5 lần  Từ 5 đến 10 lần  Trên 10 lần 2.4.1. CÂU HỎI DÀNH CHO CÁ NHÂN BỊ THẤT LẠC TÀI LIỆU 2.4.1.1. Lý do vì sao thất lạc: ………

………

2.4.1.2. Quý vị sử dụng phương pháp nào để tìm lại câu hỏi bị thất lạc? ………

………

……… 2.4.1.3. Ước tính chi phí cho lần bị thất lạc đó là bao nhiêu?

 Dưới 1 triệu  Từ 1 đến dưới 5 triệu

2.5. Quý vị có cần phải chỉnh lý (sắp xếp) tài liệu hay không?

 Có  Không

2.5.1. CÂU HỎI DÀNH CHO CÁ NHÂN CÓ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 2.5.1.1. Ước lượng khoảng bao nhiêu tài liệu cần phải chỉnh lý?

 Dưới 100 tài liệu  Từ 100 đến 500 tài liệu

 Từ 500 đến 1000 tài liệu  Trên 1000 tài liệu 2.5.1.2. Công tác chỉnh lý tài liệu mất bao nhiêu thời gian?