Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trường đại học sài gòn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ MAI SA TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành Lưu trữ học Thành phố Hồ Chí Minh - Năm 2019     ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ MAI SA TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8.32.03.03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS LÊ VĂN IN Thành phố Hồ Chí Minh - 2019     LỜI CAM ĐOAN Luận văn cơng trình nghiên cứu tơi, với hướng dẫn TS.Lê Văn In Tôi xin cam đoan số liệu sử dụng luận văn trung thực, có nguồn gốc xuất xứ Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng năm 2019 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Mai Sa     LỜI CẢM ƠN Để hoàn thiện luận văn “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Trường Đại học Sài Gòn”, lời xin chân thành cảm ơn TS.Lê Văn In, người tận tình dẫn giúp đỡ tơi suốt q trình nghiên cứu, thực hồn thành luận văn; Tôi xin trân trọng cảm ơn thầy cô giáo Bộ môn Lưu trữ học – Quản trị văn phòng, phòng Đào tạo sau đại học thầy cô giáo trực tiếp quản lý, giảng dạy chuyên đề, nhà khoa học hội đồng chấm luận văn tốt nghiệp tạo điều kiện, đóng góp ý kiến cho tơi suốt q trình học tập hồn thiện luận văn; Tơi xin trân trọng cám ơn Ban Giám hiệu, Văn phòng, phòng Tổ chức Cán bộ, lãnh đạo phòng, ban, khoa trường Đại học Sài Gịn cung cấp số liệu, thơng tin liên quan đến đề tài đóng góp nhiều ý kiến quý báu; Tôi xin ghi nhận động viên, giúp đỡ gia đình, anh em, bạn bè đồng nghiệp động viên, giúp đỡ q trình học tập, nghiên cứu hồn thành luận văn; Bản thân cố gắng, chắn luận văn tốt nghiệp tránh khỏi sai sót, mong nhận nhiều ý kiến góp ý, dẫn giúp đỡ Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2019 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Mai Sa       MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Lời cảm ơn Mục lục Danh mục chữ viết tắt MỞ ĐẦU Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NÓI CHUNG VÀ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC, CAO ĐẲNG NÓI RIÊNG .11 1.1 Cơ sở lý luận tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ .11 1.1.1 Tài liệu lưu trữ 11 1.1.2 Công tác lưu trữ 14 1.1.3 Phông lưu trữ 15 1.2 Cơ sở pháp lý tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ 16 1.2.1 Văn pháp lý 16 1.2.2 Quy định pháp lý 20 1.3 Sự cần thiết phải quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Trường Đại học Sài Gòn 26 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ Trường Đại học Sài Gòn 28 1.4.1 Nhận thức, quan niệm cán quản lý, cán viên chức công tác quản lý tài liệu lưu trữ 28 1.4.2 Năng lực, trình độ, tay nghề cán viên chức 29 1.4.3 Cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật đại 29 1.4.4 Công tác tra, kiểm tra 29 1.5 Kinh nghiệm tổ chức quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ trường Cao đẳng Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh học kinh nghiệm cho trường Đại học Sài Gòn .29     1.5.1 Kinh nghiệm tổ chức quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ trường Cao đẳng Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh 29 1.5.2 Bài học kinh nghiệm cho trường Đại học Sài Gòn 32 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN .35 2.1 Khái quát Trường Đại học Sài Gòn 35 2.1.1 Khái quát lịch sử phát triển trường Đại học Sài Gòn .35 2.1.2 Sứ mệnh, chức nhiệm vụ 35 2.1.3 Quy mô đào tạo 35 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 36 2.2 Thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ trường Đại học Sài Gòn 38 2.2.1 Số lượng, thành phần, nội dung hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động trường Đại học Sài Gòn 38 2.2.2 Công tác đạo tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ trường Đại học Sài Gòn 47 2.3 Nhận xét, đánh giá công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ trường Đại học Sài Gòn 61 2.3.1 Ưu điểm 61 2.3.2 Hạn chế .61 2.3.3 Nguyên nhân .63 Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN .68 3.1 Phương hướng hồn thiện cơng tác quản lý tài liệu lưu trữ trường Đại học Sài Gòn 68 3.2 Giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ trường Đại học Sài Gòn 72 3.2.1 Nâng cao ý thức pháp luật nhận thức cán bộ, chuyên viên công tác quản lý tài liệu lưu trữ 72     3.2.2 Hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ trường Đại học Sài Gòn 74 3.2.3 Kiện tồn tổ chức, tuyển dụng, bố trí cán hợp lý, tăng cường công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ 74 3.2.4 Đầu tư kinh phí, xây dựng sở vật chất, trang thiết bị đại đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ 77 3.2.5 Hoàn thiện khâu nghiệp vụ lưu trữ công tác quản lý tài liệu lưu trữ Trường Đại học Sài Gòn 80 3.2.6 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá công tác quản lý tài liệu lưu trữ trường Đại học Sài Gòn 110 3.3 Một số kiến nghị 111 KẾT LUẬN .116 TÀI LIỆU THAM KHẢO .119 PHỤ LỤC     DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT   Chữ viết tắt Chữ đầy đủ TLLT Tài liệu lưu trữ UBND Ủy ban nhân dân QPPL Quy phạm pháp luật VTLT Văn thư, lưu trữ VTLTNN Văn thư lưu trữ Nhà nước ĐH Đại học CĐ Cao đẳng GD&ĐT Giáo dục Đào tạo BGDĐT Bộ Giáo dục Đào tạo ĐHQG Đại học Quốc gia ĐHSG Đại học Sài Gòn BGH Ban Giám hiệu CBVC Cán viên chức CBQL Cán quản lý KT&KĐCLGD Khảo thí Kiểm định chất lượng giáo dục TTPC Thanh tra pháp chế CNTT Công nghệ thông tin   MỞ ĐẦU Lý nghiên cứu đề tài Tài liệu lưu trữ có giá trị trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội, khoa học, kỹ thuật hình thành q trính hoạt động quan Đảng, Nhà nước, phương tiện thơng tin xác có hiệu nhất, phục vụ đắc lực cho yêu cầu lãnh đạo công tác hàng ngày, chứng đáng tin cậy phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học công tác thực tiễn lâu dài (Học viện Hành quốc gia,1998, tr.1052) Khi nói công tác Văn thư – Lưu trữ hoạt động quản lý nhà nước Bộ Nội vụ, Phó Thủ tướng Trương Hịa Bình nhấn mạnh: “Cần tập trung quan tâm đặc biệt lưu trữ tư liệu (tài liệu lưu trữ chung, giữ gìn bảo quản tư liệu quý có từ trăm năm nay… Đây hồn phách dân tộc, kinh nghiệm khứ Nó vừa kiến thức, vừa có giá trị lịch sử, vừa học kinh nghiệm mà phải tuyên truyền cho tốt, phổ biến cho tốt, giáo dục cho tốt để nâng cao truyền thống tự hào dân tộc”( Đặng Thanh Tùng, 2018),tr.4-6) Nội dung đạo nói triết lý giá trị nhân văn sâu sắc xuyên suốt hoạt động ngành Lưu trữ Triết lý giá trị nhân văn xuất phát từ tư coi tài liệu lưu trữ, tài liệu quý – di sản nhân loại “hồn phách dân tộc”, “kiến thức” “bài học kinh nghiệm” quý báu cha ông từ ngàn xưa để lại nên phải “quan tâm, gìn giữ phát huy giá trị để góp phần nâng cao tầm vóc quốc gia” Tài liệu lưu trữ phản ánh tiến trình lịch sử hàng nghìn năm văn hiến dân tộc Việt Nam, có giá trị to lớn mặt Việc tổ chức quản lý đảm bảo tính khoa học, an toàn sử dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu cao góp phần to lớn vào cơng xây dựng bảo vệ đất nước Ngay từ nước Việt Nam dân chủ cơng hịa đời, Đảng Nhà nước ta quan tâm, đạo thực vấn đề Những năm tiếp theo, Chính phủ, Bộ, Ngành, UBND cấp, quan, tổ chức thuộc nhà nước ngày quan tâm đến công tác lưu trữ đạt số thành tích đáng kể Một số văn quy phạm pháp luật lĩnh vực lưu trữ ban hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội, Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ… Đây điều kiện thuận lợi để đưa hoạt động lưu trữ quan, tổ chức vào nề nếp, khắc phục hạn chế, tồn Đặc biệt, giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức thuận lợi hơn, góp phần bảo quản an tồn tài liệu đáp ứng ngày tốt hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc lãnh đạo quan, tổ chức yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ xã hội Trường Đại học Sài Gòn thành lập theo Quyết định số 478/QĐ-TTg ngày 25/04/2007 Thủ thướng Chính phủ Được nâng cấp từ Trường Cao đẳng Sư phạm đơn ngành trở thành trường đại học đa lĩnh vực, đa ngành, đa cấp Trường Đại học Sài Gòn quan, đơn vị khác tồn nhiều bất cập công tác văn thư, lưu trữ Trong thời gian dài việc thực quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ đặt nhiều yêu cầu cấp bách, cần khắc phục, đặc biệt công tác quản lý tài liệu lưu trữ nhiều hạn chế, thực chưa nghiêm túc Một số đơn vị, cá nhân khai thác tài liệu lưu trữ quan, tổ chức chưa quy trình, chưa cho phép người đứng đầu quan, tổ chức, tài liệu sau khai thác khơng trả lại vị trí ban đầu, đặc biệt nhiều tài liệu không lưu trữ đầy đủ tự ý tiêu hủy trái phép hết nhiệm kỳ cơng tác dẫn đến tình trạng tài liệu thất lạc, mát gây khó khăn cho cơng tác quản lý, tra tìm tài liệu Trường chưa thực bước lập hồ sơ công việc công tác lưu trữ hành; hồ sơ, tài liệu trước phần lớn tình trạng lộn xộn, bó gói, tích đống, tài liệu nằm rải rác sở, phịng ban trường mà chưa có kho lưu trữ chuyên dụng cho toàn trường, khâu nghiệp vụ thu thập, phân loại, chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu hồn tồn chưa thực tài liệu có giá trị chưa lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định pháp luật; đồng thời nhận thức, trách nhiệm công tác tuyên truyền phổ biến văn pháp luật văn thư, lưu trữ nhiều hạn chế, chậm triển khai triển khai cịn chung chung, hình thức; cơng tác khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu tùy tiện, thiếu nghiêm túc, chưa tuân thủ quy trình, quy định pháp luật; việc đầu tư sở vật chất, kinh phí nhằm bảo quản an tồn tài liệu PL 39 b) Không giao dấu cho người khác chưa phép Hiệu trưởng Khi nét dấu bị mòn biến dạng, Văn thư phải báo cáo Chánh Văn phòng đề nghị Hiệu trưởng cho phép làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Văn phòng phải báo cáo Hiệu trưởng, trình báo quan cơng an, nơi xảy dấu, lập biên Văn phòng Nhà trường chịu trách nhiệm khắc, đổi dấu cho đơn vị định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ phê duyệt Hiệu trưởng Trưởng đơn vị cũ phải nộp lại dấu cho Văn phòng Mẫu dấu đơn vị phải lưu Văn phòng Điều 27 Sử dụng dấu Văn thư giao quản lý dấu phải tự tay đóng dấu vào văn Nhà trường Văn thư đóng đấu vào văn đảm bảo thể thức kỹ thuật trình bày, đầy đủ thơng tin theo quy định có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu trường hợp sau: đóng dấu vào văn khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn người khơng có thẩm quyền ký Chương III THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều 28 Quốc hiệu Thể thức Quốc hiệu ghi văn bao gồm dịng chữ: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu trình bày số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dịng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; PL 40 Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dịng thứ hai cỡ chữ 13; dịng thứ cỡ chữ 13, dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ (sử dụng lệnh Draw, khơng dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dòng chữ trình bày cách dịng đơn Điều 29 Tên quan, đơn vị ban hành văn Tên quan, đơn vị ban hành văn bao gồm tên quan, đơn vị ban hành văn tên quan, đơn vị chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) quy định pháp luật văn thành lập, quy định tổ chức máy quan có thẩm quyền Tên quan, đơn vị ban hành văn phải ghi đầy đủ theo tên gọi thức văn thành lập, quy định tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, đơn vị có thẩm quyền Ví dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN Tên quan, đơn vị chủ quản cấp trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Việt Nam (VN), Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), tên dài Phịng Khảo thí Đảm bảo chất lượng giáo dục , v.v… PL 41 Ví dụ: TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GỊN PHỊNG KHẢO THÍ & ĐBCLGD Điều 30 Số, ký hiệu văn Số, ký hiệu văn xếp theo thứ tự sau: số thứ tự văn bản/ký hiệu văn viết liền nhau, không cách chữ Số văn hành số thứ tự đăng ký văn Trường ban hành năm Tuỳ theo tổng số văn số lượng loại văn hành ban hành, Văn phịng quy định cụ thể việc đăng ký đánh số văn Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ký hiệu văn hành chính: - Ký hiệu định, thị hình thức văn có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Quy định (Phụ lục 1) chữ viết tắt tên đơn vị ban hành văn Ví dụ: Quyết định Hiệu trưởng Trường ĐHSG có ký hiệu sau: Số: … …/QĐ-ĐHSG - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên đơn vị ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn Trường ĐHSG theo Phụ lục Ví dụ: Cơng văn Trường ĐHSG Văn phịng soạn thảo có ký hiệu sau: Số: /ĐHSG-VP Điều 31 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Địa danh ghi văn tên gọi thức tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, nơi đơn vị đóng trụ sở; đơn vị hành đặt PL 42 tên theo tên người chữ số phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành đó, cụ thể sau: - Địa danh ghi văn đơn vị Thành phố Hồ Chí Minh: Thành phố Hồ Chí Minh - Đối với tỉnh: tên thị xã, thành phố thuộc tỉnh huyện, nơi đơn vị đóng trụ sở, ví dụ: Văn sở Đồng Nai (có trụ sở thành phố Biên Hịa, tỉnh Đồng Nai): Tp Biên Hịa; sở Thái Bình (có trụ sở thành phố Thái Bình, tỉnh Thái Bình): Tp Thái Bình; sở Thanh Hóa (có trụ sở huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa): Quảng Xương; sở Quảng Ngãi (có trụ sở thành phố Quảng Ngãi, tình Quảng Ngãi): Tp Quảng Ngãi Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật ban hành văn hành ngày, tháng, năm văn ký ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ ngày tháng năm …; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước Điều 32 Tên loại trích yếu nội dung văn Tên loại văn tên loại văn đơn vị ban hành (Phụ lục 1) Khi ban hành văn hành chính, phải ghi tên loại, trừ cơng văn hành Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Điều 33 Nội dung văn Nội dung văn Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, quy định, thị, yêu cầu đặt ra; vấn đề, việc trình bày Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; PL 43 - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; phù hợp với quy định, quy chế Bộ Giáo dục & Đào tạo Nhà trường; - Các quy định hay vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên mơn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa thực theo quy tắc tả Tiếng Việt; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn Bố cục văn Tuỳ theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định Văn hành bố cục sau: - Quyết định: theo điều, khoản, điểm; Các quy chế (quy định, điều lệ) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị: theo khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm Chức vụ người ký PL 44 - Chức vụ người ký văn Ban Giám hiệu Nhà trường ban hành ghi sau: KT.HIỆU TRƯỞNG TL.HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO (Chữ ký, dấu Trường) (Chữ ký, dấu Trường) Nguyễn Văn A Nguyễn Văn A Điều 34 Nơi nhận Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn với mục đích trách nhiệm cụ thể để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết để lưu Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung, ví dụ: - Các Phịng, Khoa,…; - Các đơn vị trực thuộc Trường Đối với văn có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi:”, sau tên quan, đơn vị đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận:”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận công văn Điều 35 Các thành phần thể thức khác Các thành phần thể thức khác văn bao gồm: PL 45 Thông tin Trường, đơn vị; địa E-mail; địa Website; số điện thoại, số Fax công văn, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ Các dẫn phạm vi lưu hành “trả lại sau họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế dẫn dự thảo văn “dự thảo” hay “dự thảo lần ” Các dẫn đánh máy dùng dấu khắc sẵn để đóng lên văn dự thảo văn Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số Ả-rập La Mã Số trang: văn phụ lục văn gồm nhiều trang từ trang thứ hai trở phải đánh số thứ tự chữ số Ả-rập; số trang văn ghi phần đầu trang; số trang phụ lục văn đánh riêng, theo phụ lục Điều 36 Thể thức Thể thức thực sau: Hình thức bao gồm “sao y chính”, “trích sao” “sao lục” Việc xác định hình thức thực theo quy định khoản 4, Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Tên quan, đơn vị văn thể việc văn bản; Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký đánh chung cho loại quan, tổ chức thực chữ viết tắt tên loại theo “Phụ lục – Bảng chữ viết tắt tên loại văn sao” kèm theo Quy định Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; Các thành phần thể thức khác văn gồm địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu PL 46 quan, tổ chức văn nơi nhận thực theo hướng dẫn Điều 11, 14, 15 16 Chương III Quy định Chương IV KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều 37 Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn Khổ giấy Văn quy phạm pháp luật văn hành trình bày giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các loại văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn Kiểu trình bày Văn quy phạm pháp luật văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) - Trang mặt trước: Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm - Trang mặt sau: Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm; Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm PL 47 Điều 38 Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo Phụ lục gồm: Mẫu 1- Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn công văn hành chính,… Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 áp dụng tương tự theo Sơ đồ Các thành phần thể thức văn trình bày Phụ lục Chương V CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 39 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hàng năm, cán VTLT Trường có trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập theo danh mục hồ sơ quan xây dựng hàng năm Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị có hồ sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” theo mẫu Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn, loại hai bản, đơn vị cá nhân nộp lưu lưu trữ quan giữ loại Điều 40 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập); PL 48 c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động Nhà trường Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 41 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm; b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy Thời hạn bảo quản tài liệu thực theo quy định Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Điều 42 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Nhà trường phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Hiệu trưởng việc định: a) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; b) Danh mục tài liệu hết giá trị Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm: - Phó Hiệu trưởng thường trực: Chủ tịch Hội đồng; - Chánh Văn phòng: Ủy viên thường trực; - Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu đưa xét hủy: Ủy viên; - Đại diện Văn thư lưu trữ trường: Ủy viên kiêm thư ký PL 49 Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình Hiệu trưởng định Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Hiệu trưởng định thời hạn bảo quản tài liệu để giao nộp Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định Luật Lưu trữ Điều 43 Hủy tài liệu hết giá trị Nghiêm cấm đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hình thức bán tài liệu tiêu hủy thị trường tự Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Hiệu trưởng định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản lưu trữ Trường sau có ý kiến thẩm định đề xuất văn Hội đồng xác định giá trị tài liệu ý kiến văn quan có thẩm quyền Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin tài liệu Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm: a) Tờ trình việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; b) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh; c) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; d) Biên họp Hội đồng xác định giá trị; đ) Văn cấp có thẩm quyền việc thẩm tra tài liệu hết giá trị; e) Quyết định người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị; g) Biên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tài liệu liên quan khác Việc tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định pháp luật hành có liên quan Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Trường, tổ chức tài liệu tiêu hủy thời hạn 20 năm, kể từ ngày tài liệu tiêu hủy PL 50 Điều 44 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử Trách nhiệm Nhà trường nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử a) Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định; Trường hợp muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đến thời hạn giao nộp phải đồng ý văn lãnh đạo quan b) Giao nộp tài liệu sở hồ sơ đơn vị bảo quản thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp công cụ tra cứu kèm theo; d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp Trách nhiệm lưu trữ lịch sử a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu; b) Phối hợp với lưu trữ hành lựa chọn tài liệu cần thu thập; c) Hướng dẫn lưu trữ hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; d) Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu; đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” lập thành hai theo mẫu thống Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử giữ loại Thành phần thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực theo hướng dẫn Công văn số 99/CCVTLT-QLVTLT ngày 22/7/2011 Chi cục Văn thư - Lưu trữ việc xác định thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử Mục 2: BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LỆU LƯU TRỮ Điều 45 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu không thuộc diện nộp lưu trữ hành công chức, viên chức đơn vị bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản kho lưu trữ Trường Kho trang bị đầy đủ trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo PL 51 an tồn cho tài liệu Văn phịng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo Trường đạo tổ chức thực quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ: a) Xây dựng bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; b) Thực biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp tài liệu lưu trữ; e) Thực biện pháp phịng, chống trùng, nấm mốc, khử a-xít tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; thường xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ; f) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng; g) Thực chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Công chức, viên chức phụ trách công tác lưu trữ chuyên trách kiêm nhiệm có trách nhiệm: a) Thực quy định Nhà nước quan bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu kho lưu trữ; b) Bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; c) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu, sở có kế hoạch bảo quản tu bổ phục chế Áp dụng theo tiêu chuẩn loại kho lưu trữ quy định Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Điều 46 Thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Chánh Văn phòng tham mưu Hiệu trưởng Nhà trường thực chế độ báo cáo thống kê công tác VTLT tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Hiệu trưởng theo quy định Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ PL 52 Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác VTLT tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn Sở Nội vụ Thành phố Điều 47 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất công chức, viên chức Trường, đơn vị khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng cụ nhu cầu riêng đáng Khi có nhu cầu phải có đơn xin sử dụng tài liệu phải Hiệu trưởng phê duyệt Công chức, viên chức ngồi quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Hiệu trưởng đồng ý Điều 48 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Thẩm quyền định việc cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan sau: Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng cho phép việc sử dụng tài liệu lưu trữ tổ chức, cá nhân nước ngồi có yếu tố nước ngoài; cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật Văn phịng người có trách nhiệm cho phép việc sử dụng sao, điện tử tài liệu lưu trữ CB, CC, VC thuộc cơng tác trường cá nhân có nhu cầu đáng Cán phụ trách lưu trữ Văn phòng cho phép sử dụng tài liệu đồng ý người có thẩm quyền Việc chụp tài liệu lưu trữ phải ý kiến phê duyệt lãnh đạo Trường Điều 49 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Căn Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ, Văn phòng tham mưu với Hiệu trưởng thực quy định quản lý tài liệu điện tử trình Lãnh đạo Nhà trường ban hành triển khai thực Chương VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN PL 53 Điều 50 Khen thưởng, xử lý vi phạm Việc thực nội dung Quy chế tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng tập thể đơn vị cá nhân công chức, viên chức, sở đánh giá, nhận xét, phân loại công chức, viên chức; xem xét nâng bậc lương, nâng ngạch công chức, viên chức Công chức, viên chức vi phạm quy định Quy chế tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định pháp luật xử lý kỷ luật CB, CC, VC truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Trường hợp công chức, viên chức vi phạm quy định Quy chế mà gây thiệt hại vật chất cho Nhà trường phải bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật hành trách nhiệm vật chất CB, CC, VC Điều 51 Tổ chức thực Chánh Văn phịng có trách nhiệm giúp Hiệu trưởng quản lý công tác VTLT Nhà trường Kiểm tra, đôn đốc, theo dõi việc thực báo cáo tình hình thực Quy chế với Lãnh đạo Nhà trường Kịp thời đề xuất biểu dương cá nhân thực tốt nhắc nhở, xử lý trường hợp chưa thực Quy chế Trưởng đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực Quy chế CB, CC, VC trực thuộc đơn vị CB, CC, VC thuộc Trường ĐHSG có trách nhiệm thực nghiêm túc đầy đủ nội dung Quy chế Trong trình thực hiện, phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung; sở đề nghị CB, CC, VC đơn vị chun mơn, Văn phịng có trách nhiệm đề nghị Lãnh đạo Nhà trường sửa đổi, bổ sung Quy chế phù hợp tình hình thực tế./ HIỆU TRƯỞNG