Mục tiêu của đề tài là đánh giá tình hính ứng dụng ISO trong hoạt động văn phòng tại CTCP Hiền Đức. Từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO đang trở thành mối quan tâm hàng đầu của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp tại Việt Nam Lợi ích mà ISO mang lại cho doanh nghiệp rất lớn, giúp nâng cao hiệu quả quản lý, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của thị trường.
- Tình hình nghiên cứu trong nước
+ Nhà nước ta cũng đã ban hành những văn bản liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng như:
Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn Kỹ thuật số 68/2006/QH11, được ban hành vào ngày 29 tháng 6 năm 2006 bởi Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XI, kỳ họp thứ 9, quy định về các tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ trong nền kinh tế Luật này đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy phát triển bền vững và nâng cao sức cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam trên thị trường quốc tế.
Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XII, kỳ họp thứ 2;
Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa;
Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg, ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2014, của Thủ tướng Chính phủ, quy định việc áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 cho các cơ quan và tổ chức trong hệ thống hành chính nhà nước Quyết định này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện chất lượng dịch vụ công.
Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng 5 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn quy trình đánh giá và cấp giấy chứng nhận Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 Văn bản này cung cấp các chỉ dẫn chi tiết nhằm đảm bảo việc thực hiện các tiêu chuẩn chất lượng trong các tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và cải tiến quy trình sản xuất.
Các văn bản này được phát hành để hỗ trợ các cơ quan và tổ chức trong việc tiếp cận bộ tiêu chuẩn ISO 9000, đồng thời hướng dẫn các bước cần thiết để áp dụng ISO một cách hiệu quả.
9001 từ khâu xây dựng, ứng dụng, tiêu chuẩn kiểm tra, đánh giá
Ngoài các quy định pháp luật, còn tồn tại nhiều sách, giáo trình và nghiên cứu khoa học liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.
ThS Nguyễn Hiệp (2010) trong giáo trình "Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000:2008" đã trình bày kiến thức cơ bản về bộ tiêu chuẩn ISO 9000, đồng thời nêu rõ lợi ích và yêu cầu khi áp dụng tiêu chuẩn này Giáo trình cũng hướng dẫn chi tiết cách xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000:2008.
Cam Anh Tuấn (2002) đã trình bày tại Hội nghị khoa học trẻ - Đại học Quốc gia Hà Nội về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong lĩnh vực dịch vụ hành chính, nhấn mạnh mục đích và lợi ích của việc này trong công cuộc cải cách hành chính ở Việt Nam Bài viết cũng đề cập đến tình hình nghiên cứu và thực tiễn áp dụng ISO 9000 trong lĩnh vực hành chính tại nước ta, đồng thời đưa ra một số giải pháp nhằm thúc đẩy việc nghiên cứu và áp dụng tiêu chuẩn này.
Hoàng Ngọc Tuấn (2012), Vận dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào quản lý thư viện, Báo tin thư viện – Công nghệ thông tin;
Hoàng Trọng Hùng và Lê Quang Trực (2010) trong bài viết "Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 tại các doanh nghiệp công nghiệp Thừa Thiên Huế" trên Tạp chí khoa học, Đại học Huế, đã chỉ ra những lý do và mức độ trở ngại mà các doanh nghiệp gặp phải khi chưa áp dụng ISO 9000 Bài viết cũng nêu rõ lợi ích mà các doanh nghiệp đã áp dụng ISO thu được, từ đó đề xuất các phương pháp xây dựng và áp dụng hệ thống ISO hiệu quả cho doanh nghiệp.
Nguyễn Văn Tiện đã thực hiện thí điểm hệ thống quản lý chất lượng công tác theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Bộ Nội vụ đã nêu rõ quá trình triển khai và xây dựng các hoạt động trong cơ quan theo tiêu chuẩn này, đồng thời đưa ra kết quả thực hiện và hiệu quả mà ISO 9001:2000 mang lại.
Bài viết đã trình bày tổng quan về cơ sở lý luận của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) và quy trình xây dựng, áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9000 Đồng thời, nó cũng phân tích thực trạng áp dụng HTQLCL ISO 9000 tại công ty, tổ chức, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm xây dựng và hoàn thiện hệ thống này.
- Tình hình nghiên cứu ngoài nước
The ISO Survey – 2007 nói lên những thực tế khi điều tra về ISO năm
Terziovski, M., Power, D., and Sohal, A.R explore the longitudinal impacts of the ISO 9000 certification process on business performance in their 2003 study published in the European Journal of Operational Research Their research highlights how ISO 9000 certification can significantly enhance operational efficiency, customer satisfaction, and overall business performance over time The findings emphasize the importance of implementing quality management systems to achieve sustained competitive advantages in the marketplace.
In the study by Calisir (2007), titled "Factors Affecting Companies' Satisfaction with ISO 9000," published in Managing Service Quality, the author explores the various elements that influence organizational satisfaction with ISO 9000 standards The research highlights the importance of service quality in enhancing customer satisfaction and identifies key factors that contribute to a company's overall contentment with ISO 9000 implementation By examining these factors, the study provides valuable insights for businesses seeking to improve their service quality and achieve higher levels of satisfaction with ISO standards.
“ISO Standards”; webstore.ansi.org; American National Standards Institue (Các tiêu chuẩn ISO; website của Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Mỹ)
Nghiên cứu cho thấy rằng ISO có ảnh hưởng đáng kể đến các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, từ đó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO Các tiêu chuẩn ISO không chỉ cung cấp hướng dẫn rõ ràng mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện chất lượng sản phẩm dịch vụ.
Mục tiêu nghiên cứu
Đánh giá ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong hoạt động văn phòng tại CTCP Hiền Đức nhằm xác định hiệu quả và đưa ra các giải pháp tối ưu hóa hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Mục tiêu là cải thiện quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty.
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu những lý luận chung về hệ thống quản lý chất lượng và bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
- Đánh giá được tính hiệu quả trong hoạt động của cơ quan và hoạt động của văn phòng cơ quan khi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
Bài viết này phân tích và đánh giá thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng tại công ty cổ phần Hiền Đức, nhằm nhận diện những điểm mạnh và hạn chế hiện có Qua đó, bài viết đề xuất các giải pháp để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, góp phần cải thiện hoạt động văn phòng của công ty.
Giả thuyết nghiên cứu
Hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp, trong đó có CTCP Hiền Đức.
Áp dụng đồng bộ các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) và thường xuyên kiểm tra, đánh giá, cải tiến theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng, từ đó đạt được mục tiêu chất lượng cao nhất cho tổ chức.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin bao gồm việc nghiên cứu và tìm hiểu các tài liệu, giáo trình, bài viết cùng những nguồn thông tin có chọn lọc liên quan đến việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong hoạt động văn phòng.
Phương pháp thống kê là quá trình thu thập, tổng hợp và trình bày số liệu nhằm xác định các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu, phục vụ cho việc phân tích hiệu quả.
Phương pháp phỏng vấn là công cụ quan trọng để thu thập thông tin từ cán bộ nhân viên trong công ty, giúp xác minh và chứng minh các luận điểm, căn cứ đã được đưa ra trong quá trình điều tra.
Phương pháp phân tích tổng hợp là một kỹ thuật nghiên cứu hiệu quả, cho phép người nghiên cứu xem xét các tài liệu và lý luận khác nhau bằng cách phân tích chúng thành các bộ phận nhỏ Qua đó, phương pháp này giúp hiểu sâu hơn về đối tượng nghiên cứu Sau khi phân tích, bước tổng hợp sẽ liên kết các mặt và bộ phận thông tin đã được phân tích, tạo nên cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề đang được khảo sát.
- Phương pháp điều tra bảng hỏi: Được áp dụng trong khảo sát tình hình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại CTCP Hiền Đức.
Kết cấu khóa luận
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, cấu trúc của khóa luận gồm 3 chương:
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Một số khái niệm cơ bản
"Chất lượng" là một phạm trù phức tạp và có nhiều định nghĩa khác nhau
Chất lượng là một khái niệm được hiểu theo nhiều cách khác nhau, và hiện nay có nhiều định nghĩa về chất lượng được các chuyên gia trong lĩnh vực này đưa ra.
Chất lượng định hình phẩm chất và giá trị của con người, sự vật và sự việc Khái niệm này nhấn mạnh tính khách quan của chất lượng, cho thấy rằng chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào số lượng và chất lượng các đặc tính của nó Đồng thời, chất lượng cũng được hiểu là sự phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.
Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc tính nhất định 4
Chất lượng là sự sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất 5
Chất lượng được hiểu khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực và mục đích sử dụng Tuy nhiên, một định nghĩa quốc tế về chất lượng được công nhận là theo tiêu chuẩn ISO 9000, trong đó chất lượng được mô tả là mức độ mà một tập hợp các tính chất đặc trưng của thực thể có khả năng đáp ứng các nhu cầu đã nêu ra hoặc tiềm ẩn.
Chất lượng sản phẩm hay dịch vụ được xác định bởi khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Sản phẩm không đáp ứng được nhu cầu sẽ bị coi là kém chất lượng Đánh giá chất lượng cần dựa trên quan điểm của người tiêu dùng; sản phẩm nào thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng tốt hơn thì được xem là có chất lượng cao hơn.
2 Theo từ điển Tiếng Việt 1994
3 theo Juran - một Giáo sư người Mỹ
Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng nên xung quanh vấn đề quản lý chất lượng cũng tồn tại nhiều ý kiến khác nhau:
Quản lý chất lượng bao gồm các hoạt động của các bộ phận trong hệ thống, có trách nhiệm triển khai các tiêu chí chất lượng, duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Quản lý chất lượng là một lĩnh vực khoa học quan trọng trong quản lý, được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực từ sản xuất đến dịch vụ cho tất cả các loại hình doanh nghiệp Nó giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp thực hiện đúng các nhiệm vụ cần thiết.
Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế ISO 9000 định nghĩa quản lý chất lượng là hoạt động quản lý tổng thể nhằm thiết lập chính sách, mục tiêu và trách nhiệm Quản lý chất lượng được thực hiện thông qua các biện pháp như hoạch định, kiểm soát, đảm bảo và cải tiến chất lượng, tất cả đều nằm trong một hệ thống chất lượng chặt chẽ.
Quản lý chất lượng hiện nay được áp dụng rộng rãi trong mọi ngành công nghiệp, từ sản xuất đến các lĩnh vực khác, bất kể quy mô công ty lớn hay nhỏ, và cả những doanh nghiệp tham gia thị trường quốc tế Việc quản lý chất lượng giúp các công ty thực hiện đúng các nhiệm vụ quan trọng, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường toàn cầu Đây là những hoạt động phối hợp nhằm định hướng và kiểm soát chất lượng trong tổ chức.
1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng sẽ không đạt được mục tiêu nếu tổ chức không xem đó như một hệ thống Hệ thống là tập hợp các yếu tố liên quan và tương tác với nhau.
Theo TCVN ISO 9000:2007, hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các yếu tố liên quan và tương tác, nhằm thiết lập chính sách và mục tiêu chất lượng, cũng như đạt được những mục tiêu đó.
Theo TCVN ISO 9000:2000, “HTQLCL là một hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng” [1;14]
Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm cơ cấu tổ chức, thủ tục, quy trình và nguồn lực cần thiết để thực hiện quản lý chất lượng Mục tiêu của hệ thống này là đảm bảo rằng khách hàng nhận được sản phẩm và dịch vụ đúng như thỏa thuận giữa hai bên.
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC
Giới thiệu về công ty cổ phần Hiền Đức
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của CTCP Hiền Đức
Tiền thân của CTCP Hiền Đức là công ty Trách nhiệm hữu hạn Hiền Đức thành lập ngày 01/11/2004, thay đổi đăng ký kinh doanh lần thứ 4, số đăng ký:
0103017192 cấp ngày 06/10/2009 do phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC
Tên giao dịch: Hienduc Corporation
Tên viết tắt: CÔNG TY CP HIỀN ĐỨC Địa chỉ: 57 Trần Quốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại: 04.394.12357 Fax: 04.394.12359
Email: info@hienduc.com.vn Website: www.hienduc.com.vn Vốn điều lệ: 623.568.000.000 đồng (Sáu trăm hai mươi ba tỷ năm trăm sáu mươi tám triệu đồng)
Chủ tịch Hội đồng Quản trị: Bà Lê Thị Thơm
Tổng Giám Đốc: Lê Ngọc Hiền
Phó Tổng Giám đốc: Lê Đình Thuận
CTCP Hiền Đức đang phát triển mạnh mẽ và chiếm lĩnh thị trường không chỉ ở miền Bắc mà còn mở rộng ra miền Trung và miền Nam Với đà tăng trưởng hiện tại, công ty dự kiến sẽ triển khai các dự án quốc tế trong tương lai, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế của đất nước.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
CTCP Hiền Đức là một công ty đa ngành, chuyên cung cấp dịch vụ trong các lĩnh vực như xây dựng, kinh doanh bất động sản, khách sạn, nhà hàng, siêu thị, chợ, trung tâm thương mại, khu vui chơi giải trí, lữ hành và cho thuê căn hộ cao cấp.
CTCP Hiền Đức là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân riêng, sở hữu tài khoản tại Ngân hàng Công thương Công ty có con dấu riêng và đặt trụ sở chính tại 57 Trần Quốc Toản, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
CTCP Hiền Đức, một công ty hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng và bất động sản, hiện đang triển khai nhiều dự án lớn trên toàn quốc, đặc biệt tại Hà Nội, Thanh Hóa, Bình Thuận và Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Các ngành nghề Kinh doanh chủ yếu bao gồm:
Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, bao gồm cầu đường, khu du lịch, nhà ở, công trình phi nhà ở, công trình văn hóa, thể thao, thương mại, thủy lợi, và hệ thống cấp thoát nước Chúng tôi chuyên thực hiện các kết cấu công trình và hạng mục công trình với chất lượng cao.
- Đổ và hoàn thiện bê tông;
- Dựng, lắp kết cấu thép và bê tông đúc sẵn;
- Thi công, xử lý kết cấu gạch đá;
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ trang trí nội thất và ngoại thất cho các công trình, đồng thời kinh doanh vật liệu xây dựng, ô tô, xe máy, máy móc và thiết bị trong ngành xây dựng và công nghiệp Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp các sản phẩm thủ công mỹ nghệ, may mặc, giày dép và đồ nội thất, cùng với các sản phẩm thủy hải sản chất lượng.
- Sản xuất các sản phẩm từ gỗ, tre, nứa, rơm, rạ, vật liệu bện tết;
- Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch;
- Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà khách, biệt thự, căn hộ, khu vui chơi giải trí, siêu thị, chợ, trung tâm thương mại;
- Cho thuê nhà ở, nhà phục vụ mục đích kinh doanh: ki ốt, trung tâm thương mại ;
- Mua bán đồ dùng cá nhân và gia đình;
- Trồng rừng, chăm sóc rừng và thu hoạch các sản phẩm từ rừng;
- Nuôi trồng, đánh bắt thủy hải sản;
- Giáo dục Đại học và sau đại học, giáo dục không chính quy ( chỉ được hoạt động sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép);
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa;
- Dịch vụ vận tải hàng hóa , vận chuyển hành khách bằng ô tô;
- Kinh doanh bất động sản;
- Dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải chưa được phân vào đâu;
- Ngoài ra công ty còn hoạt động mạnh trong lĩnh vực du lịch:
HD Travell, được thành lập từ năm 2004, đã trở thành một trung tâm mạnh mẽ và tiềm năng trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm và dịch vụ chuyên ngành hàng không và du lịch.
Bán vé máy bay của hàng không việt nam và Quốc tế;
Lữ hành nội địa và Quốc tế; Đại lý AIG, ACE cho khách nội địa và Quốc tế;
Hệ thống khách sạn trên toàn thế giới;
Dịch vụ cho thuê xe du lịch;
Dịch vụ Visa và Hộ chiếu, các thủ tục Xuất nhập cảnh;
Dịch vụ đưa tiễn khách tại sân bay
Cơ cấu tổ chức của công ty gồm:
- Các phòng ban chức năng:
+ Phòng Hành chính–Nhân sự
+ Phòng Tài chính – Kế Toán
+ Phòng Dự án + Phòng Kỹ thuật
Sơ đồ tổ chức công ty 1
2.1.2 Phòng Hành chính–Nhân sự - CTCP Hiền Đức
Chức năng, nhiệm vụ phòng HC-NS
Phòng HC – NS có chức năng giúp việc quản lý của Hội đồng Quản trị, giúp việc điều hành của Giám đốc công ty
Tham mưu tổng hợp là việc đề xuất ý kiến nhằm hỗ trợ thủ trưởng cơ quan trong việc tổ chức công việc và điều hành bộ máy thực hiện các chức năng, nhiệm vụ chung Điều này không chỉ phục vụ sự điều hành của lãnh đạo mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
+ Công tác hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động;
+ Thu thập, truyền tải và xử lý thông tin
Xây dựng và triển khai chương trình công tác định kỳ cho doanh nghiệp, đồng thời theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình này Sắp xếp lịch làm việc hàng tuần cho Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc công ty là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và đồng bộ trong toàn bộ tổ chức.
+ Biên tập các báo cáo thường kỳ của công ty và các văn bản khác được Hội đồng Quản trị, Giám đốc giao;
Tổ chức thu thập và tổng hợp thông tin một cách kịp thời và chính xác nhằm hỗ trợ công tác quản lý của Hội đồng Quản trị và điều hành của Giám đốc.
+ Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do Hội đồng Quản trị và Giám đốc công ty ban hành;
+ Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực hoạt động văn phòng công ty;
Chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc họp và chuyến công tác của lãnh đạo công ty với các cấp trên, cơ quan, đoàn thể và cá nhân trong và ngoài công ty là nhiệm vụ quan trọng Bên cạnh đó, tổ chức ghi biên bản các cuộc làm việc cũng cần được thực hiện đầy đủ Ngoài ra, việc tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác bảo vệ tại cơ quan công ty là một phần không thể thiếu trong việc đảm bảo an ninh và an toàn cho hoạt động của công ty.
+ Đảm bảo cơ sở vật chất cho Hội đồng Quản trị, Giám đốc và công ty;
+ Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng công ty, thực hiện công tác thống kê, kế toán của công ty;
+ Tổ chức công tác thi đua khen thưởng
- Cơ cấu tổ chức của phòng HC-NS
Phòng HCNS CTCP Hiền Đức gồm:
NvVăn thư–Lưu trữ:01 người
Bộ phận Bảo vệ: 03 người
Bộ phận Lái xe: 03 người
Bộ phận Tạp vụ: 01 người
Sơ đồ tổ chức phòng HC-NS 1
Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên về HTQLCL theo tiêu chuẩn
Hiện nay, tại Việt Nam, việc áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO chủ yếu tập trung vào các cơ quan hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong quản lý và cung cấp dịch vụ công Tuy nhiên, việc thực hiện ISO vẫn gặp nhiều khó khăn, chủ yếu do nhận thức của cán bộ, nhân viên về hiệu quả thấp và tốn thời gian, cùng với sự thiếu quyết tâm từ lãnh đạo một số cơ quan Để khắc phục những vấn đề này, vào ngày 05/3/2014, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg, quy định việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong các cơ quan hành chính nhà nước, nhằm cải thiện hoạt động của hệ thống hành chính.
Dựa trên các quy định của Nhà nước và nhận thức đúng đắn của lãnh đạo công ty, CTCP Hiền Đức đã nhận ra tầm quan trọng của "chất lượng" trong hoạt động kinh doanh Do đó, vào ngày 01 tháng 3 năm 2011, Giám đốc CTCP Hiền Đức đã ban hành Quyết định số 17/QĐ-HĐ thành lập Ban chỉ đạo ISO 9000, có nhiệm vụ triển khai các công việc liên quan đến việc áp dụng ISO 9001:2008 Tiếp theo, công ty đã phát hành Thông báo số 34/TB-HĐ để phổ biến quy trình ISO 2 đến toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty.
Công ty CTCP Hiền Đức cam kết áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, đồng thời xây dựng sức cạnh tranh và hội nhập quốc tế Lãnh đạo công ty khẳng định cam kết này thông qua việc truyền đạt và đảm bảo mọi nhân viên hiểu rõ các quy định về chất lượng liên quan đến công việc của mình Để thực hiện mục tiêu phát triển, công ty xác định các mục tiêu cụ thể như duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, hoàn thiện 100% kế hoạch nhiệm vụ và tuân thủ các quy định pháp luật cũng như nội quy công ty.
Sự nhận thức đúng đắn của lãnh đạo công ty được thể hiện qua việc nghiên cứu và ban hành các quy định liên quan đến việc áp dụng ISO Ban lãnh đạo đã đầu tư kinh phí mời chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm để hướng dẫn xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) Việc này giúp cán bộ nhân viên (CBNV) được đào tạo bài bản, phù hợp với điều kiện công việc của từng cá nhân và đơn vị Bên cạnh đó, công ty cũng chú trọng đầu tư cơ sở vật chất và thiết bị, như việc trang bị một phòng lưu trữ riêng trên tầng 9 với đầy đủ máy móc hỗ trợ bảo quản hiệu quả, bao gồm tủ, giá đựng tài liệu, hệ thống báo cháy và thiết bị thông gió chống ẩm.
Việc xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho thấy vai trò quan trọng của lãnh đạo trong việc nâng cao chất lượng công ty Lãnh đạo cần chọn người có năng lực để làm đại diện, người này sẽ là tư vấn nội bộ về HTQLCL Để thực hiện tốt vai trò này, đại diện lãnh đạo phải có khả năng lãnh đạo, hiểu biết về ngành nghề, kiến thức quản trị và đặc biệt là lòng đam mê cũng như quyết tâm cao trong việc thực hiện HTQLCL Nhờ vào nhận thức đúng đắn của lãnh đạo về chất lượng, họ có thể tác động tích cực đến nhân viên, giúp thay đổi thói quen làm việc từ kinh nghiệm sang phương pháp khoa học.
Phòng HCNS đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai và áp dụng ISO 9001:2008 tại toàn công ty Lãnh đạo phòng đã xác định mục tiêu rõ ràng cho hoạt động văn phòng 1 nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
- Áp dụng, duy trì cà cải tiến thường xuyên HTQLCL ISO 9001:2008;
- Cung cấp đầy đủ các dịch vụ hành chính, nhân sự đảm bảo cho các phòng ban hoạt động tốt;
- Hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý hành chính trong công ty, đặc biệt là Nhân sự thuộc chi nhánh Thanh Hóa;
- Quản lý tốt tài sản, cơ sở vật chất nhằm sử dụng hiệu quả, tiết kiệm phục vụ công việc của các phòng ban, chi nhánh trong công ty;
- Kiểm soát chặt chẽ chi phí hành chính, văn phòng;
- Phối hợp với các đơn vị, phòng ban khác trong công ty để cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ
Theo kết quả điều tra, toàn bộ CBNV đã nắm vững chính sách và mục tiêu chất lượng của công ty 1, điều này giúp họ có định hướng rõ ràng và tiêu chuẩn chính xác trong công việc, từ đó giảm thiểu sai sót và đạt được mục tiêu, đồng thời thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Lãnh đạo công ty chú trọng duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 thông qua các hành động cụ thể Họ chỉ đạo Ban Quản lý chất lượng thực hiện đánh giá nội bộ hai lần mỗi năm vào tháng và tháng, đồng thời tổ chức cuộc họp "Xem xét của lãnh đạo" cũng hai lần hàng năm Ngoài ra, cán bộ Ban Quản lý chất lượng được cử tham gia các hội thảo về quản lý chất lượng do công ty tổ chức.
Hầu hết CBNV trong công ty có nhận thức tích cực về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, với 65% cho rằng việc này rất cần thiết và 31% cho là cần thiết Chỉ 4% ý kiến cho rằng việc áp dụng ISO là không cần thiết Điều này cho thấy đa số CBNV đã nhận thức đúng về vai trò và tầm quan trọng của tiêu chuẩn ISO, tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai hiệu quả ISO 9001:2008 trong quản lý sản xuất kinh doanh và hoạt động văn phòng của CTCP Hiền Đức.
1 Bảng tổng kết khảo sát, Phụ lục số 01
2 Bảng tổng kết khảo sát, Phụ lục số 01
Tất cả cán bộ nhân viên trong công ty đều đã được đào tạo và tập huấn nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn theo các quy trình ISO Mỗi nhân viên đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình thông qua bảng mô tả công việc, trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn Điều này giúp việc đánh giá năng lực và kết quả công việc trở nên khách quan hơn.
Đa số cán bộ nhân viên (CBNV) đều nhận thức đúng đắn về sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9001:2008 trong hoạt động công ty, với 91% ý kiến ủng hộ Tuy nhiên, vẫn còn 9% CBNV chưa hiểu rõ về tiêu chuẩn này Việc nâng cao nhận thức về ISO 9001:2008 sẽ góp phần tăng cường hiệu quả làm việc và chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng Do đó, cần đẩy mạnh tuyên truyền và phổ biến thông tin để toàn bộ CBNV nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của công ty.
Sau khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008, nhận thức của các cán bộ nhân viên (CBNV) đã được nâng cao Kết quả khảo sát cho thấy, 45% CBNV cho rằng mục đích chính của việc áp dụng tiêu chuẩn này là để nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ của công ty Tiếp theo, 32% CBNV cho rằng mục tiêu là cải thiện sự hài lòng của khách hàng và đối tác, trong khi 23% cho rằng việc này giúp cải thiện quá trình quản lý nội bộ Đáng chú ý, không có CBNV nào cho rằng việc áp dụng là không thiết thực hay tốn kém thời gian và vật chất.
Tổ chức cần liên tục cải tiến hiệu lực của Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQ LCL) bằng cách áp dụng chính sách và mục tiêu chất lượng, thực hiện đánh giá kết quả, phân tích dữ liệu, tiến hành các hành động khắc phục và phòng ngừa, cùng với việc xem xét từ lãnh đạo.
Chính sách và mục tiêu chất lượng của công ty được xây dựng và thông báo đến toàn bộ cán bộ nhân viên thông qua các khóa đào tạo về ISO và trang thông tin nội bộ Điều này giúp mỗi thành viên trong công ty hiểu rõ và nắm bắt được các tiêu chí chất lượng mà công ty hướng tới.
Bảng tổng kết khảo sát (Phụ lục số 01) trình bày nội dung chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm đầu ra và cải thiện nhận thức về quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng tại CTCP Hiền Đức
Hiện nay, đối với hoạt động văn phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại CTCP Hiền Đức đang áp dụng 4 quy trình:
1) Quy trình quản lý nhân sự (Mã tài liệu: QT.HC.01)
2) Quy trình quản lý công văn (Mã tài liệu: QT.HC.02)
3) Quy trình quản lý điều hành xe (Mã tài liệu: QT.HC.03)
4) Quy trình mua hàng (Mã tài liệu: QT.HC.04)
2.3.1 Quy trình quản lý nhân sự
CTCP Hiền Đức hiện đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác quản lý nhân sự Quá trình này bao gồm hai quy trình chính: quy trình tuyển dụng và quy trình đào tạo nguồn nhân sự.
Trách nhiệm Công việc Mô tả công việc/tài liệu
• Trưởng bộ phận phòng /ban
• Trưởng bộ phận/phòng ban 5.1.2.9
Trưởng bộ phận/phòng ban
• Trưởng bộ phận/phòng ban
5.1.2.12 Để hợp lý hóa quy mô lao động, CTCP Hiền Đức đã tuyển dụng thêm một số nhân viên cho các vị trí cần thiết Trước khi ra quyết định thông báo tuyển dụng, công ty thực hiện việc hoạch định nhu cầu nhân lực Hàng năm, căn cứ
Xác định nhu cầu tuyển dụng/điều động
Thu hồ sơ ứng viên
Sơ Tuyển HS Thông báo tuyển dụng
Ký hợp đồng thử việc Đề xuất Ký hợp đồng lao động Phê duyệt
Theo dõi, đánh giá quá trình làm việc, lưu hồ sơ Phỏng vấn chính thức
Việc phê duyệt dự báo khối lượng công việc của các phòng ban giúp công ty hoạch định nhu cầu về số lượng, cơ cấu và trình độ lực lượng lao động cần thiết cho hoạt động kinh doanh Nếu dự báo nhân lực thừa, công ty có thể áp dụng các giải pháp như giảm giờ làm hoặc chấm dứt hợp đồng với những nhân viên không còn cần thiết Ngược lại, nếu dự báo nhân lực thiếu, công ty sẽ xem xét tăng giờ làm, thuê lao động ngoài hoặc chủ yếu là tuyển dụng thêm nhân viên mới để đảm bảo khối lượng công việc không bị quá tải Hoạch định nhu cầu nhân lực là bước quan trọng để tiến hành các quy trình tuyển dụng tiếp theo.
Phòng HCNS sẽ thông báo tuyển dụng, trong khi tổ công nghệ thông tin có trách nhiệm đăng tin Sau khi thu hút ứng viên nộp đơn, công ty sẽ lựa chọn người phù hợp nhất cho vị trí thông qua phỏng vấn Quy trình tuyển chọn được thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Trong những năm qua, công tác tuyển dụng nhân lực của công ty đã có những bước phát triển nhất định, tuy nhiên số lượng tuyển dụng vẫn còn hạn chế, chủ yếu phục vụ cho các chi nhánh Mặc dù số lượng lao động mới được tuyển đáp ứng được yêu cầu về số lượng và chất lượng, nhưng kế hoạch tuyển dụng vẫn dựa chủ yếu vào những dự đoán cảm tính của cán bộ phòng ban, thiếu các chỉ tiêu định lượng cụ thể Điều này dẫn đến sự không chính xác trong việc dự đoán nhu cầu nhân sự so với thực tế.
Dựa trên nhu cầu tuyển dụng và mô tả công việc, Trưởng phòng HCNS sẽ tìm kiếm ứng viên phù hợp nhất cho công ty Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian và chi phí, lãnh đạo thường dựa vào mối quan hệ cá nhân hoặc tuyển dụng qua nhân viên hiện tại Nhiệm vụ của nhà tuyển dụng là chọn lựa ứng viên thích hợp, nhưng những mối quan hệ này có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến tập thể Tuyển dụng sai người không chỉ làm giảm năng suất làm việc mà còn gây tốn kém chi phí.
Dưới đây là thống kê nhu cầu tuyển dụng nhân lực của công ty trong một số năm (2013-2015):
Bảng 2.1: Nhu cầu tuyển thêm nhân lực của các phòng ban, chi nhánh Đơn vị tính: người
STT Bộ phận sử dụng lao động Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
3 Phòng Quản lý dự án 2 0 0
CTCP Hiền Đức đã chú trọng đến công tác tuyển dụng nhân lực, đảm bảo bổ sung kịp thời các vị trí còn khuyết và thay thế lao động bị sa thải Công ty thực hiện quy trình tuyển dụng một cách nghiêm ngặt và đã đáp ứng đủ số lượng nhân viên theo yêu cầu hàng năm Theo anh Nguyễn Đức Mạnh, trưởng phòng HCNS và cán bộ phụ trách tuyển dụng, việc này góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của công ty.
Từ năm 2010, công ty đã gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân lực do chưa có quy trình rõ ràng Tuy nhiên, sau khi xây dựng quy trình tuyển dụng vào tháng 8/2010, chúng tôi nhận thấy quy trình này giúp tăng cường chất lượng tuyển dụng, tiết kiệm thời gian và công sức Kể từ đó, công tác tuyển dụng của công ty đã có những bước tiến đáng kể, đảm bảo đủ số lượng nhân viên theo yêu cầu công việc và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
(Nguồn: Phỏng vấn ngày 30 tháng 3 năm 2016 tại phòng HCNS – CTCP Hiền Đức)
Sau hơn 12 năm phát triển, CTCP Hiền Đức đã không ngừng mở rộng đội ngũ nhân lực thông qua công tác tuyển dụng hiệu quả Hiện công ty có 224 nhân viên, bao gồm 126 nam và 98 nữ, với độ tuổi trung bình của lực lượng lao động trẻ là 32 tuổi (năm 2015).
2.3.1.2 Quy trình đào tạo cán bộ
Mục tiêu của việc đào tạo nhân lực là nâng cao nhận thức xã hội và cải thiện trình độ chuyên môn nghiệp vụ Việc này không chỉ giúp người lao động phát triển bản thân mà còn góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong xã hội.
Công ty CTCP Hiền Đức thường xuyên cử cán bộ nhân viên (CBNV) đi đào tạo để nâng cao kỹ năng Đầu tiên, công ty xác định nhu cầu đào tạo, sau đó CBNV có thể đăng ký tham gia nếu mong muốn được phát triển thêm.
Trên cơ sở phân tích nhu cầu đào tạo, Trưởng phòng HCNS sẽ xây dựng
Kế hoạch đào tạo xác định đối tượng, nội dung, hình thức và thời gian đào tạo, và phải được Giám đốc phê duyệt Việc đào tạo có thể diễn ra thông qua các chương trình huấn luyện bên ngoài hoặc khóa học nội bộ Nhân viên được cử đi đào tạo có trách nhiệm tham gia đầy đủ, và kết quả đào tạo phải được lưu hồ sơ Hồ sơ đào tạo của nhân viên được thiết lập, kiểm soát và duy trì Cuối cùng, việc đánh giá đào tạo giúp xác định mức độ nắm bắt kiến thức, hoàn thành trách nhiệm và khả năng ứng dụng vào công việc thực tế của nhân viên sau khóa học.
Công ty thực hiện đào tạo nguồn nhân lực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên Chương trình đào tạo được xây dựng và triển khai theo quy trình cụ thể, đảm bảo hiệu quả trong việc phát triển kỹ năng của cán bộ nhân viên.
Công tác xác định nhu cầu đào tạo là một bước quan trọng trong quá trình phát triển nhân lực, đóng vai trò quyết định cho các bước tiếp theo Việc xác định nhu cầu đào tạo dựa trên tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại và tương lai, từ đó đưa ra yêu cầu đào tạo cho các bộ phận Những cán bộ được cử đi đào tạo cần nằm trong quy hoạch sử dụng lao động của công ty, ưu tiên nhân viên trẻ, khỏe mạnh và có tiềm năng phát triển lâu dài Ngoài ra, cần xem xét khả năng thực hiện công việc của người lao động và các kỹ năng cần thiết để đào tạo, bồi dưỡng Cuối cùng, việc tính toán số lao động nghỉ hưu, mất sức, thuyên chuyển công việc và nghỉ việc cũng là yếu tố cần thiết trong xác định nhu cầu đào tạo.
Nguồn kinh phí hiện tại của công ty được sử dụng để tài trợ cho việc đào tạo nhân viên, đồng thời khuyến khích sự chủ động của người lao động trong việc theo học các khóa đào tạo tại các trường đại học chính quy, các chương trình đào tạo và các chứng chỉ chuyên môn.
Nhận xét tình hình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng tại công ty
Quá trình triển khai tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại CTCP Hiền Đức được sự hỗ trợ mạnh mẽ từ Ban lãnh đạo công ty, với chỉ đạo thường xuyên và sát sao, đóng vai trò quyết định vào thành công của hệ thống quản lý chất lượng Lãnh đạo công ty đã thành lập Ban Quản lý chất lượng, chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, bao gồm việc soạn thảo tài liệu, đào tạo kiến thức về ISO cho toàn thể cán bộ nhân viên, phối hợp với chuyên gia tư vấn để đánh giá thực trạng áp dụng hệ thống, và chỉ đạo các hoạt động duy trì và cải tiến hệ thống.
Việc áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giúp Ban lãnh đạo và các Trưởng phòng ban đánh giá công tác quản lý một cách dễ dàng hơn nhờ vào việc thực hiện quản trị theo quy trình Điều này khác với trước đây, khi tính thống nhất và đồng bộ trong quản lý chưa được cao.
Thứ hai, về lợi ích đạt được với việc xây dựng thành công HTQLCL ISO
CTCP Hiền Đức đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường kinh doanh Việt Nam thông qua việc áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Việc này không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn cải thiện hình ảnh, uy tín và thương hiệu của công ty Lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên cam kết duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, phù hợp với chính sách chất lượng của công ty.
Kết quả khảo sát cho thấy 100% CBNV trong công ty đã được phổ biến về Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng Điều này không chỉ tạo niềm tin cho khách hàng trong và ngoài nước mà còn củng cố mối quan hệ của công ty với nhiều doanh nghiệp lớn.
Hệ thống văn bản được thiết lập một cách rõ ràng và chặt chẽ, với các tiêu chuẩn đánh giá công việc cụ thể Phân công trách nhiệm cho từng vị trí trong công ty cũng được xác định rõ ràng Theo khảo sát, 85% cán bộ nhân viên cho rằng sự phân định trách nhiệm giữa các phòng ban đã trở nên rõ ràng và cụ thể hơn sau khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Việc áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại CTCP Hiền Đức đã nhận được sự đồng thuận cao từ cán bộ nhân viên (CBNV) trong công ty 100% CBNV được thông báo về tiêu chuẩn này, với 45% đã nắm vững hầu hết các quy trình và hướng dẫn Đặc biệt, 82% CBNV thường xuyên áp dụng các quy trình trong công việc hàng ngày Sự phối hợp chặt chẽ và hệ thống trao đổi thông tin thường xuyên giữa CBNV và Ban chỉ đạo ISO đã giúp đảm bảo công việc luôn được thực hiện đúng theo quy trình đã đề ra.
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại CTCP Hiền Đức diễn ra thuận lợi nhờ vào sự phù hợp với quy trình thực tế, giúp hạn chế sai sót Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên có nhận thức đúng đắn về hệ thống quản lý chất lượng, từ đó không ngừng cải tiến hoạt động để loại bỏ các thủ tục và quy trình không cần thiết, nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh.
Thứ tư, về các hoạt động kiểm tra, đo lường, phân tích, cải tiến
Ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và kết quả công việc của từng bộ phận và cá nhân, từ đó nâng cao nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên Việc áp dụng phương pháp làm việc khoa học và logic sẽ góp phần tăng cường cơ hội gia tăng lợi nhuận và thu nhập cho người lao động.
Nhận thức của cán bộ nhân viên (CBNV) về quản lý chất lượng đã được nâng cao, giúp họ hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của mình trong toàn bộ quy trình Trước khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, CBNV thực hiện công việc chủ yếu dựa trên thói quen.
1 Bảng tổng kết khảo sát, Phụ lục số 01
Sau khi áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, công việc tại công ty đã trở nên trơn tru và hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian đáng kể Nhờ vào phương pháp làm việc khoa học và logic, lãnh đạo có cơ hội thoát khỏi những công việc thường nhật để tập trung vào việc nghiên cứu và phát triển các kế hoạch chiến lược cho công ty.
Thông qua các hoạt động đo lường và phân tích, công ty không ngừng cải tiến để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Chúng tôi theo dõi và thu thập thông tin về sự chấp nhận của khách hàng đối với khả năng đáp ứng yêu cầu của công ty Những thông tin này được phân loại và chuyển đến các đơn vị có chức năng để xử lý, tổng hợp và báo cáo.
Quá trình theo dõi và đo lường chất lượng dịch vụ của công ty được thực hiện đúng quy định, đảm bảo mọi sai sót đều được ghi nhận trong hồ sơ để xử lý và khắc phục khi cần thiết.
Việc cải tiến có thể thực hiện thường xuyên hoặc thông qua dự án cải tiến, định kỳ có tổng kết việc thực hiện cải tiến
Thứ nhất, về nhận thức của CBNV về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động kinh doanh của công ty
Một số cán bộ nhân viên chưa nhận thức đầy đủ về vai trò và lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công việc, dẫn đến việc họ xem đây là trách nhiệm của Ban lãnh đạo công ty Kết quả là, quy trình thực hiện ISO trở nên hình thức và thiếu sự chủ động, gây tâm lý bị ép buộc và không thoải mái cho nhân viên.
Một số cán bộ nhân viên (CBNV) vẫn chưa thay đổi thói quen làm việc và thực hiện sai quy trình hướng dẫn Kết quả khảo sát cho thấy 82% CBNV tuân thủ đúng quy trình, trong khi 18% không quan tâm đến quy trình mới và chỉ làm theo cách riêng của mình Nhận thức về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong CBNV còn hạn chế, dẫn đến sai sót khi thực hiện quy trình bắt buộc mà không hiểu rõ Nhiều CBNV không muốn thay đổi phương pháp cũ để tiếp nhận quy trình mới, vì họ cho rằng việc tuân thủ quy trình là tốn thời gian và không mang lại giá trị, hoặc họ không nhớ rõ quy trình và hướng dẫn công việc.
Trước khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng, công việc thường dựa vào thói quen và kinh nghiệm cá nhân Sự chuẩn hóa các thao tác và quy định chi tiết về trình tự công việc đã khiến cho cán bộ nhân viên cảm thấy không quen thuộc và có tâm lý khó chịu trước những thay đổi.
Thứ hai, về nguồn nhân lực
Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến kiến thức, đào tạo về hệ thống quản lý chất lượng
Đào tạo và tuyên truyền về tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là cần thiết để nâng cao nhận thức chung trong công ty Việc cập nhật các nguyên tắc và yêu cầu của tiêu chuẩn này giúp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả Chương trình đào tạo không chỉ dành cho nhân viên mới mà còn bao gồm đào tạo lại hàng năm cho toàn thể cán bộ nhân viên, nhằm đảm bảo mọi người hiểu rõ và áp dụng đúng quy trình ISO trong công việc.
Việc tăng cường tuyên truyền và đào tạo về tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV) là rất cần thiết để tránh hiểu sai và thực hiện không đúng, gây khó khăn cho công ty Điều này giúp CBNV nhận thức rõ vai trò của mình trong hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) Ban lãnh đạo cần tổ chức thường xuyên các buổi thảo luận về chính sách và mục tiêu chất lượng, sử dụng bảng biểu để thông tin rõ ràng, từ đó giảm thiểu sự không hưởng ứng và thói quen làm việc cũ Công ty cũng nên tổ chức các lớp tập huấn về HTQLCL và hướng dẫn đánh giá nội bộ cho cả CBNV cũ và mới, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và áp dụng hệ thống.
Công ty cần nâng cao nhận thức về chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) cho cán bộ nhân viên (CBNV) thông qua các hoạt động phong trào Để thực hiện điều này, công ty nên khuyến khích CBNV tham gia tìm hiểu về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, đồng thời áp dụng chế độ thưởng phạt hợp lý cho những người có thành tích tốt và những người không tham gia Các hình thức tổ chức cần phù hợp với điều kiện thực tế, dễ triển khai và được thực hiện định kỳ hàng năm để đạt hiệu quả cao.
Mục tiêu đào tạo của công ty là giúp CBNV điều chỉnh và cải thiện phương thức kiểm soát công việc, truyền đạt rõ ràng nhu cầu của khách hàng, xác định các điểm cần cải tiến và lĩnh vực cần quan tâm, đồng thời đề xuất những đổi mới và quyết định quan trọng để triển khai trong tương lai gần.
Khi ban hành quy định và quy trình mới, Trưởng phòng HCNS cần tổ chức đào tạo và hướng dẫn CBNV thực hiện, đồng thời giải đáp thắc mắc của họ Sau mỗi khóa đào tạo, cần có bài kiểm tra để đảm bảo nhân viên đạt yêu cầu; nếu không, sẽ tổ chức đào tạo lại Ngoài ra, cần đánh giá kết quả sau một thời gian đào tạo Đối với nhân viên mới, cần cung cấp đào tạo ban đầu về lịch sử hình thành và phát triển công ty, nội quy và văn hóa doanh nghiệp, cũng như tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng và các quy trình quan trọng như sổ tay chất lượng, quản lý tài liệu, đánh giá nội bộ, khắc phục điểm không phù hợp và cải tiến hệ thống.
Tiếp đó là tổ chức hướng dẫn tại nơi làm việc:
+ Truyền đạt mô tả công việc của nhân viên mới;
+ Hướng dẫn thực hiện các quy trình tác nghiệp và các hướng dẫn có liên quan cần tuân thủ thực hiện;
+ Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm, công cụ hỗ trợ thực hiện công việc
Đào tạo nhân viên mới ngay từ đầu giúp nâng cao nhận thức về quản lý chất lượng, giảm thiểu sự không phù hợp do nhân viên gây ra, từ đó cải thiện hiệu quả và chất lượng dịch vụ.
Đẩy mạnh hoạt động của Ban chỉ đạo ISO
Ban chỉ đạo ISO của công ty đã không hoạt động hiệu quả trong thời gian qua Việc tăng cường hoạt động của Ban chỉ đạo ISO sẽ giúp các thành viên nâng cao hiểu biết về quản lý chất lượng, đồng thời thúc đẩy trách nhiệm trong việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) một cách hiệu quả.
Để nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL), các công ty cần nhận thức rõ tầm quan trọng của việc xây dựng một hệ thống linh hoạt và năng động, cho phép mọi cán bộ nhân viên (CBNV) đóng góp ý kiến và tham gia cải tiến liên tục Cam kết của lãnh đạo là yếu tố then chốt, quyết định sự thành công của công ty trong việc thực hiện chính sách chất lượng Để củng cố cam kết này, lãnh đạo cần đưa ra các cam kết bằng văn bản và thực hiện đúng những gì đã hứa.
Trưởng phòng HCNS đóng vai trò quan trọng trong Ban chỉ đạo ISO, do đó, lãnh đạo văn phòng tại CTCP Hiền Đức cần cam kết nâng cao việc kiểm soát các quy trình liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng ISO Để thực hiện điều này, lãnh đạo văn phòng cần có những hành động cụ thể nhằm đảm bảo hiệu quả trong các hoạt động văn phòng.
Cần tăng cường kiểm tra và giám sát việc thực hiện quy trình văn phòng theo tiêu chuẩn HTQLCL Lãnh đạo văn phòng nên ban hành văn bản phù hợp và khuyến khích việc xây dựng các phép đo lường, phân tích dữ liệu nhằm xác định hiệu quả hoạt động của công ty và đề xuất các biện pháp cải tiến liên tục.
Lãnh đạo văn phòng cần lập kế hoạch cung cấp nguồn nhân lực và tài lực cần thiết để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng Điều này phải được trình lên Ban Giám đốc để xem xét, với sự nhấn mạnh vào chất lượng sản phẩm dịch vụ và tạo động lực cho cán bộ nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả làm việc.
Lãnh đạo văn phòng cần khơi dậy tiềm năng và sức sáng tạo của cán bộ nhân viên (CBNV) thông qua việc khen thưởng và xử phạt hợp lý Điều này không chỉ khuyến khích CBNV làm việc hiệu quả mà còn góp phần tăng lợi nhuận cho công ty, từ đó nâng cao thu nhập cá nhân.
Trưởng phòng HCNS cần tập trung vào việc cung cấp dịch vụ chất lượng để đáp ứng yêu cầu khách hàng và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) Việc thực hiện tốt các hoạt động văn phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ giúp công ty hoạt động hiệu quả, giảm thiểu ùn tắc công việc, nâng cao kết quả thực hiện và cải thiện uy tín, hình ảnh doanh nghiệp Điều này tạo ra các điều kiện cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế đang phát triển.
Công ty cần có sự cải tiến, ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường chất lượng dịch vụ
Hiện nay, các công ty cần tập trung đầu tư vào việc cải tiến các hoạt động văn phòng để nâng cao hiệu quả quy trình làm việc, từ đó đảm bảo công việc được thực hiện nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sai sót trong quá trình hoạt động.
Trong hoạt động văn phòng, việc đảm bảo công tác hậu cần về trang thiết bị, nguồn lực và cơ sở vật chất cho các bộ phận là rất quan trọng Công ty cần nhanh chóng đầu tư vào việc thay thế các thiết bị, văn phòng phẩm cũ, hư hỏng như bàn ghế và tủ đựng hồ sơ đã bị mối mọt Việc sử dụng tủ nhựa và các loại cặp hồ sơ mới sẽ giúp bảo quản tài liệu tốt hơn, tránh rơi rớt và nâng cao hiệu quả làm việc.
Công ty nên đầu tư vào công nghệ thông tin, bao gồm việc áp dụng phần mềm ISO trực tuyến, phần mềm quản lý văn bản và quản lý nhân sự Những ứng dụng này sẽ giúp nhân viên thực hiện công việc một cách dễ dàng hơn, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ yêu cầu các công ty cần đầu tư vào công nghệ để nâng cao chất lượng hoạt động Việc áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến sẽ giúp cải thiện khả năng trao đổi thông tin giữa văn phòng công ty và các chi nhánh, cũng như các Ban quản lý dự án ở xa, từ đó giải quyết hiệu quả những khó khăn trong việc giao tiếp và phối hợp công việc.
Xây dựng hệ thống ISO trực tuyến giúp các bên liên quan dễ dàng cập nhật và thông báo thay đổi trong quá trình thực hiện Với sự phổ cập của Internet, hệ thống này cho phép người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi, tạo ra môi trường làm việc hiện đại và năng động Hệ thống hỗ trợ đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật, đảm bảo tính nhất quán và kiểm soát luồng thông tin giữa khách hàng và nhân viên thực hiện dự án Ngoài ra, việc quản lý tài liệu tập trung, công khai giúp doanh nghiệp ban hành và phê duyệt tài liệu một cách dân chủ, đồng thời cho phép cập nhật bổ sung và sửa đổi một cách thường xuyên mà không tốn kém chi phí.
Hệ thống ISO trực tuyến mang lại nhiều lợi ích cho từng nhân viên trong công ty Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu, hướng dẫn và quy trình cần thiết cho công việc của mình bất cứ lúc nào Đối với người quản lý, hệ thống này cho phép theo dõi và kiểm soát toàn bộ hồ sơ tài liệu, công việc và trạng thái các nhiệm vụ đã giao cho nhân viên Ngoài ra, nhà quản lý có thể xem xét các báo cáo tổng quát về công việc, từ đó đưa ra những định hướng phát triển ngắn hạn và dài hạn cho tổ chức, đảm bảo phù hợp với xu hướng chung và trình độ phát triển của nền kinh tế.
Tìm hiểu thêm về phiên bản mới của Bộ tiêu chuẩn ISO 9001
Phiên bản mới nhất của Bộ tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 9001:2015, đã chính thức được ban hành và áp dụng từ ngày 15/09/2015 Tiêu chuẩn này được xây dựng dựa trên các yêu cầu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) và bao gồm 10 điều khoản tương ứng với chu trình PDCA Cụ thể, Điều khoản 4 đến 7 liên quan đến giai đoạn Lập kế hoạch (Plan), Điều khoản 8 là thực hiện (Do), Điều khoản 9 là kiểm tra (Check), và Điều khoản 10 là hành động (Act).
Trưởng phòng HCNS cần nghiên cứu sự khác biệt giữa tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và ISO 9001:2015 để đánh giá xem tiêu chuẩn mới có đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của công ty hay không, từ đó hỗ trợ việc đạt được những cải tiến kinh doanh bền vững.
Theo ISO 9001 – Hệ thống quản lý Chất lượng – Hướng dẫn chuyển đổi có viết: “Với phiên bản 2015 của ISO 9001 Bạn có thể:
• Tích hợp với tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác;
• Áp dụng chất lượng và hoạt động cải tiến thường xuyên vào Tổ chức;
• Tăng cường sự tham gia của đội ngũ lãnh đạo;
• Giới thiệu quản lý rủi ro và cơ hội [21;3]”
Một trong những thay đổi quan trọng của ISO là đưa quản lý chất lượng và cải tiến liên tục vào trung tâm của tổ chức, tạo cơ hội cho các tổ chức định hướng chiến lược cho hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) Phiên bản mới ISO 9000 bắt đầu từ việc nhận diện các yếu tố bên trong và bên ngoài hỗ trợ HTQLCL, giúp tăng cường và giám sát hoạt động của tổ chức.
Phiên bản mới của Tiêu chuẩn sẽ mang lại nhiều lợi ích và giá trị gia tăng, giúp công ty cạnh tranh mạnh mẽ hơn trên thị trường Nó cải thiện quản lý chất lượng, đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng hiện tại và tương lai Quy trình làm việc hiệu quả hơn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực, đồng thời cải thiện kết quả hoạt động, giảm sai sót và tăng lợi nhuận Tiêu chuẩn mới cũng khuyến khích nhân viên tham gia tích cực vào các quy trình nội bộ, tạo ra giá trị cho khách hàng và nâng cao sự hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng Cuối cùng, việc thực hiện nghĩa vụ tuân thủ mở rộng cơ hội kinh doanh cho công ty.
Theo hướng dẫn của Diễn đàn các tổ chức công nhận quốc tế (IAF), các tổ chức đã được cấp giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có thời hạn 3 năm để chuyển đổi sang tiêu chuẩn ISO 9001:2015 kể từ ngày tiêu chuẩn mới ban hành Điều này có nghĩa là giấy chứng nhận ISO 9001:2015 chỉ được cấp từ ngày 15/09/2015, và tất cả giấy chứng nhận ISO 9001:2008 sẽ hết hiệu lực sau ngày 14/09/2018.
Trung tâm chứng nhận QUACERT đưa ra một số lưu ý quan trọng cho quá trình chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng từ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015 Các bước cần thực hiện bao gồm: đánh giá hệ thống quản lý chất lượng hiện tại để xác định những điểm chưa phù hợp, xây dựng kế hoạch chuyển đổi, tổ chức đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên và các bên liên quan, cập nhật hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng các yêu cầu mới, xác nhận hiệu lực thông qua đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo, và cuối cùng, liên hệ với QUACERT để tiến hành đánh giá chuyển đổi khi hệ thống đã sẵn sàng.
Thường xuyên đánh giá, rút kinh nghiệm nội bộ và cải tiến trong hoạt động văn phòng
Một trong những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9000 là tổ chức phải thường xuyên đánh giá và cải tiến quy trình làm việc Việc này giúp phát hiện kịp thời những điểm không phù hợp và đưa ra giải pháp đúng đắn Ứng dụng quy định quản lý vào hoạt động văn phòng là cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra Trong hệ thống quản lý chất lượng, bước kiểm tra là tiền đề cho các bước tiếp theo, giúp kiểm soát thực hiện nhiệm vụ và giảm thiểu sai sót Các quy trình hiện hành có hướng dẫn cụ thể mà tất cả cán bộ nhân viên cần tuân thủ, từ đó tạo tính hệ thống và giảm thiểu lỗi Việc tuân thủ chuẩn mực trong văn bản tài liệu cũng giúp thuận lợi cho các công việc khác và tránh đùn đẩy trách nhiệm khi phát sinh vấn đề.
Nâng cao hiệu quả đánh giá sự thỏa mãn khách hàng là giải pháp quan trọng để hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong văn phòng và công ty Trưởng phòng HCNS cần xác định các tiêu chí về sự hài lòng của khách hàng, thu thập và phân tích thông tin để cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ Hoạt động đánh giá sự thỏa mãn khách hàng nên được thực hiện định kỳ, với việc lãnh đạo xem xét khiếu nại và ý kiến phản hồi trực tiếp từ khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ mỗi 3 tháng.
Ban hành các văn bản
Công ty cần xây dựng các văn bản quy định và hướng dẫn để xác định mục tiêu chất lượng rõ ràng cho toàn bộ công ty cũng như từng đơn vị Để đạt được chính sách chất lượng, các mục tiêu phải tương ứng, phù hợp và không thiếu sót Mục tiêu chất lượng được xác định hàng năm dựa trên nhiệm vụ từng giai đoạn và kết quả hoạt động thực tế Cụ thể, từ mục tiêu chung của công ty, các mục tiêu sẽ được phân bổ xuống từng bộ phận và tiếp tục cụ thể hóa thành mục tiêu cho từng nhân viên, đồng thời tích hợp vào kế hoạch thực hiện hàng tháng hoặc quý của từng bộ phận.
Hiện nay, phòng HCNS chưa có văn bản quy định cụ thể về soạn thảo văn bản, vẫn áp dụng theo thông tư 55 về quy trình này Việc thiếu các chế tài riêng cho hoạt động văn phòng có thể dẫn đến sự không đồng nhất trong cách thức soạn thảo của từng cán bộ nhân viên Để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng, Trưởng phòng HCNS cần xây dựng các quy định thống nhất về soạn thảo văn bản cho toàn công ty, nhằm tránh tình trạng mỗi người một kiểu và đùn đẩy trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.
Xây dựng và ban hành các quy định về chế độ đãi ngộ, chính sách khen thưởng và xử phạt là cần thiết để khuyến khích CBNV yên tâm làm việc và gắn bó với công ty Điều này sẽ tạo động lực cho mọi thành viên phấn đấu đạt mục tiêu chất lượng, đồng thời nâng cao sự gắn kết trong bộ phận Công ty sẽ thiết lập quỹ tiền thưởng hàng năm cho từng bộ phận, trong đó mức thưởng sẽ tương ứng với mức độ hoàn thành mục tiêu chất lượng Khen thưởng kịp thời sẽ là động lực lớn cho người lao động Để thúc đẩy nỗ lực của CBNV, cần có quy chế bổ nhiệm và bãi nhiệm rõ ràng, cùng với việc đánh giá năng lực làm việc và thực hiện bãi nhiệm nếu không đạt mục tiêu nhiều lần Mặc dù khó đánh giá chất lượng làm việc ngay lập tức, nhưng việc áp dụng ISO 9001:2008 sẽ giúp đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Mặc dù công ty đã có quy trình quản lý văn bản đến, đi, nhưng cần thiết phải xây dựng quy chế văn thư lưu trữ nhằm quy định các hoạt động liên quan trong quản lý văn phòng Việc công khai các quyết định và công bố các lưu đồ/quy trình tại các phòng làm việc là rất quan trọng Một trong những nguyên nhân dẫn đến sai sót và không đạt chất lượng công việc là do nhân viên không thực hiện đúng quy trình, đặc biệt khi quy trình khó nhớ và dài dòng Do đó, các quy trình làm việc nên được in ra và treo tại nơi làm việc của từng nhân viên, giúp họ dễ dàng tham khảo và thực hiện công việc hàng ngày.
Công ty cần phát triển một số lưu đồ và quy trình áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, bao gồm quy trình tổ chức hội họp, hội thảo, sự kiện và chuyến đi công tác.
Ví dụ về quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo:
Bước 1: Công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo
Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo bao gồm nội dung, thành phần, địa điểm và tổng kinh phí, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt Khi kế hoạch được chấp thuận, Trưởng phòng sẽ phân công soạn thảo công văn và gửi đến các đơn vị liên quan để phối hợp thực hiện, kiểm tra và phát hành giấy mời cùng tài liệu theo danh sách đã nêu Đồng thời, thành lập Ban tổ chức và phân công công việc cho từng đơn vị, thành viên; chỉ đạo, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình chuẩn bị và triển khai hội nghị, hội thảo.
Bước 2: Triển khai hội nghị, hội thảo
Tiếp nhận và ghi danh đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo; phát tài liệu và tổng hợp số lượng người tham gia để báo cáo Lãnh đạo Theo dõi diễn biến sự kiện và ghi chép kết luận từ Lãnh đạo, đồng thời thông báo cho Ban tổ chức nếu có vấn đề phát sinh.
Văn phòng có nhiệm vụ phân công lễ tân cho các hội nghị, hội thảo và hướng dẫn đại biểu về địa điểm tổ chức Đồng thời, văn phòng cũng đảm bảo vận hành các thiết bị tin học, âm thanh và ánh sáng theo yêu cầu phục vụ cho sự kiện.
Bước 3: Công tác sau hội nghị, hội thảo
Soạn thảo báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo Làm thủ tục thanh quyết toán chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo
Lãnh đạo sẽ xem xét và ký duyệt báo cáo, sau đó văn thư sẽ nhân bản và phát hành báo cáo đã được phê duyệt Phòng kế toán cần phối hợp với các phòng ban tổ chức để thực hiện thủ tục quyết toán chi phí cho hội nghị và hội thảo.
Ban Tổ chức tổ chức họp rút kinh nghiệm sau khi kết thúc các hoạt động của hội nghị, hội thảo (nếu cần)
Bước 4: Lập hồ sơ hội nghị, hội thảo
Hoàn thiện nguồn nhân lực cho văn phòng
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tế và định hướng phát triển của công ty:
+ Bổ sung nhân viên cho Phòng HCNS và phòng Quản lý dự án;
Phòng HCNS hiện tại bao gồm 01 trưởng phòng, 01 nhân viên hành chính, 01 nhân viên văn thư lưu trữ, 03 nhân viên bảo vệ, 03 nhân viên lái xe và 01 nhân viên tạp vụ Mỗi nhân viên đều hiểu rõ quyền hạn, trách nhiệm và nhiệm vụ của mình qua bảng mô tả công việc Tuy nhiên, nhân viên văn thư lưu trữ đang kiêm nhiệm thêm vai trò lễ tân, gây khó khăn trong việc thực hiện công việc chính Do đó, công ty cần tuyển thêm nhân viên lễ tân để nâng cao hiệu quả công việc của từng cá nhân.
Hoàn thiện bảng mô tả công việc cho từng chức danh là cần thiết, dựa trên chức năng và nhiệm vụ của từng Phòng Đồng thời, cần xác định các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc dựa trên các mục tiêu của đơn vị.
Hoạt động tuyển dụng và đào tạo nhân sự cần được thực hiện thông qua việc đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, từ đó xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch tuyển dụng hợp lý Công ty hiện đang áp dụng quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, nhằm tạo ra một đội ngũ nhân viên đồng bộ về chất lượng Mục tiêu của việc tuyển dụng không chỉ là tiết kiệm chi phí đào tạo mà còn nâng cao chất lượng nhân viên sau khi tuyển dụng Quá trình đào tạo nhân lực và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý là rất cần thiết để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của sự phát triển và tránh sự tụt hậu của công ty.
Để xây dựng một đội ngũ quản lý hiệu quả, công ty cần đầu tư vào đào tạo và phát triển cán bộ có chuyên môn cao, khả năng ngoại ngữ tốt, kỹ năng vi tính thành thạo và hiểu biết sâu rộng về thị trường cũng như các quy định pháp luật liên quan đến kinh doanh Điều này sẽ giúp tạo ra những nhà quản lý tài năng, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu mở rộng của công ty trong tương lai.
Để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ CBNV, công ty cần xây dựng kế hoạch và nội quy rõ ràng, đồng thời đào tạo các phương pháp xúc tiến và kiểm tra công việc cho từng nhóm CBNV theo thời gian làm việc, như nhóm mới, nhóm từ 1-5 năm và nhóm trên 5 năm Việc này không chỉ tạo sự gắn bó về quyền lợi và trách nhiệm giữa CBNV và công ty mà còn khuyến khích họ cống hiến vì lợi ích chung của cả hai bên.
Tạo và duy trì một môi trường làm việc năng động là yếu tố quan trọng để nâng cao động lực làm việc cho cán bộ nhân viên (CBNV) Việc phát động chương trình thi đua trong các phòng ban giúp khuyến khích sự cạnh tranh lành mạnh và tăng cường sự chủ động trong công việc Đồng thời, duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa Ban lãnh đạo và CBNV cũng là chìa khóa để xây dựng sự gắn kết Sử dụng hiệu quả các công cụ tạo động lực như chế độ nghỉ ngơi và hoạt động giải trí sẽ góp phần tạo ra bầu không khí làm việc lành mạnh, thoải mái, từ đó giúp CBNV cảm thấy gắn bó hơn với công ty.
Nâng cấp hệ thống cơ sở hạ tầng máy móc là cần thiết để đảm bảo nhân viên công ty có đủ điều kiện làm việc hiệu quả Việc này không chỉ nâng cao năng suất lao động mà còn tạo môi trường làm việc an toàn và tiện nghi cho người lao động.
Công ty áp dụng các chính sách đãi ngộ tích cực nhằm tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp cho cán bộ nhân viên, bao gồm việc thăng tiến trong công việc Đặc biệt, tổ chức các chương trình học tập và tu nghiệp cho những nhân viên xuất sắc giúp nâng cao năng lực chuyên môn, từ đó tăng cường sự gắn bó và gần gũi của họ với công ty.
Các giải pháp về nguồn nhân sự nhằm tăng cường sự gắn bó giữa công ty và cán bộ nhân viên (CBNV), giữ chân những CBNV xuất sắc, giảm thiểu biến động nhân sự, và tối ưu hóa quy trình cung cấp cũng như quản lý nguồn nhân lực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Tăng cường kiểm tra, giám sát chất lượng hệ thống
Công ty đã thành lập Ban quản lý chất lượng và Ban chỉ đạo ISO để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Các thành viên trong Ban chỉ đạo ISO là những nhân viên có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về quy trình và công cụ quản lý chất lượng Nhiệm vụ của Ban quản lý chất lượng là kiểm tra, giám sát và cải tiến hệ thống chất lượng, đồng thời phối hợp với các bộ phận chức năng để phát triển và ứng dụng công nghệ mới trong hoạt động kinh doanh, nhằm giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện.
Ban quản lý chất lượng tại văn phòng công ty và các phòng ban khác cần thực hiện kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất để đảm bảo chất lượng Đồng thời, việc áp dụng chính sách khuyến khích kịp thời cho các CBNV và đơn vị phát hiện và khắc phục sai sót sẽ tạo động lực cho nhân viên, giúp họ nâng cao trách nhiệm và hiệu quả công việc.
Kiểm tra và giám sát chất lượng hệ thống là cần thiết để nâng cao ý thức làm việc của nhân viên, thúc đẩy sự cải tiến và phát triển của công ty Điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và năng động mà còn giúp đưa văn hóa chất lượng vào trong tổ chức.
Dựa trên những vấn đề đã được nêu trong chương một và chương hai, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng tại CTCP Hiền Đức Những giải pháp này bao gồm việc tăng cường công tác tuyên truyền và đào tạo về Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL), ban hành các văn bản hướng dẫn, hoàn thiện nguồn nhân lực cho văn phòng, cũng như tăng cường kiểm tra và giám sát chất lượng của hệ thống.
