348 hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH golden health USA,Khoá luận tốt nghiệp

CHƯƠNG 1CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP Để hiểu được hàng tồn kho là gì, công tác quản trị hàng tồn kho trong cácdoanh nghiệp như thế nào và những vấn đề thườ

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA QUAN TRỊ KINH DOANH

KHOA LUAN TOT NGHIỆP

TÊN ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY TNHH GOLDEN

HEALTH USA

Sinh viên thực hiện : Vũ Thị Thư

Giảng viên hướng dẫn : NCS Nguyễn Thu Trâm

Hà Nội, tháng 06 năm 2020

hữu ích giúp em phát triển và hoàn thiện bản thân hơn trong tương lai.

Đặc biệt, là lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô Nguyễn Thu Trâm, người đã trựctiếp hướng dẫn, đồng hành cùng em trong suốt thời gian thực hiện khóa luận này.Nhờ sự tận tình chỉ bảo của cô đã giúp em có định hướng, cách tư duy đúng đắntrong

quá trình thực hiện khóa luận

Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến quý công ty TNHH Golden Health USA vàcác anh chị trong phòng Hành chính- kế toán đã giúp đỡ em trong suốt thời gian emthực tập tại công ty Trong quá trình thực tập này em đã học hỏi được rất nhiều điều,được áp dụng những kiến thức đã được học vào trong thực tế công việc, được tiếpcận với môi trường mới chuyên nghiệp hơn Đây là bước đệm giúp em làm quenđược

với nhịp sống công sở mới, những áp lực trong công việc có thể gặp phải để vữngbước trên con đường tương lai

Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình nghiên cứu, song do khả năng và kinh

i

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan toàn bộ số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn “Hoànthiện công tác quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH Golden Health USA” làhoàn

toàn đúng sự thật và là kết quả của quá trình thực tập, nghiên cứu của cá nhân emtrong suốt thời gian thực tập dưới sự hướng dẫn của cô Nguyễn Thu Trâm

Em xin chịu toàn bộ trách nhiệm về tính trung thực của số liệu và nội dungcủa đề tài

Người cam đoan

Vũ Thị Thư

ii

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 3

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 3

TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.1 Một số khái niệm quan trọng 3 1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho 3 1.1.2 Phân loại hàng tồn kho 4 1.1.3 Khái niệm về quản trị hàng tồn kho 6 1.1.4 Vai trò của quản trị hàng tồn kho 7 1.2 Các hoạt động chính của quản trị hàng tồn kho

8

1.2.1 Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp 8 1.2.2 Các chi phí trong quản trị hàngtồn kho 13 1.2.3 Các mô hình quản trị hàng tồn kho 16 1.3.Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho 25

1.3.1 Các nhân tố chủ quan 25 1.3.2 Các nhân tố khách quan 26 1.4 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp 27 1.4.1 Đáp ứng nhu cầu của khách hàng 27 1.4.2 M ức độ đầu tư cho hàng tồn kho 28

1.4.3 Tổ ng chi phí tồn kho là thấp nhất 28

iii

Từ viết tắt Nguyên nghĩa

Golden Health USA 43

2.2.2 Cơ cấu hàng tồn kho của công ty

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN

KHO CỦA CÔNG TY TNHH GOLDEN HEALTH USA 62

trong thời

gian tới 62

3.1.1 Tình hình kinh tế - hội

Bảng Trang

Bảng 2.2: Bảng báo cáo kêt quả hoạt động kinh doanh của công ty giai

Bảng 2.3: Trị giá hàng tôn kho của công ty (Tính đên thời điêm tháng

Bảng 2.5: Chi phí đặt hàng trong một năm tại doanh nghiệp giai đoạn

Bảng 2.7: Các chi phí lưu kho trong một năm tại doanh nghiệp giai

Bảng 2.8: Mối quan hệ giữ chi phí này với trị giá hàng tôn kho qua các

v

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH MINH HỌA

DANH MỤC BẢNG

Đồ thị Trang

Đồ thị 1.2: Lượng đặt hàng tối ưu EOQ có tính đến dự trữ an toàn

18

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy hành chính của công ty TNHH

vi

ĐỒ THỊ

MÔ HÌNH

Mô hình 1.1: Mô hình đặt hàng theo sản xuất

Mô hình 2.1 : Chuỗi cung ứng của công ty

20 42

SƠ ĐỒ

Biểu đồ TrangBiểu đồ 2.1: Biểu đồ về số lượng mặt hàng trong các nhóm hàng

41Biểu đồ 2.2: Biểu đồ trị giá hàng tồn kho phân loại theo chức năng qua 3

viii

hiện các chính sách mở cửa hội nhập Điều này đã giúp cho một đất nước có nềnkinh

tế đang trên đà phát triển đi lên một cách nhanh chóng Bên cạnh cơ hội phát triểnchung của nền kinh tế đất nước là những thách thức cho các doanh nghiệp trongnước

khi phải đối đầu với sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp trong nước và nướcngoài Vì vậy, để tạo ra lợi thế cạnh tranh, đòi hỏi các doanh nghiệp phải khôngngừng

nỗ lực, phát huy tối đa ưu thế và khắc phục các mặt hạn chế còn tồn tại để hòa mìnhcùng sự phát triển của nền kinh tế thế giới, đẩy mạnh việc phát triển khoa học - côngnghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ Và đặc biệt các vấn đề liên quan đếnquản trị chi phí, hàng tồn kho tại doanh nghiệp cần được quan tâm hơn nữa Vì mụcđịch cuối cùng của một doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận điều đó đòi hỏi các nhàquản trị phải thực hiện việc giám sát từ khâu mua nguyên vật liệu, sản xuất, lưu trữthành phẩm đến khâu tìm kiếm thị trường để phân phối sản phẩm Mà từ khâu muanguyên vật liệu đến khâu tìm được thị trường để đưa sản phẩm đến tay khách hànglà

một quá trình lâu dài và tốn nhiều chi phí của doanh nghiệp Do đó một trong nhữngbiện pháp để tiết kiệm các chi phí này đó là thông qua việc giảm chi phí lưu trữ hàngtồn kho ở mức thấp nhất nhưng vẫn phải có đủ số lượng hàng hóa để đáp ứng đượcnhu cầu của khách hàng Từ đó việc quản trị hàng tồn kho trở thành đề tài nóngđược

nhiều doanh nghiệp quan tâm

Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Golden Health USA em nhận thấy

1

đưa ra đánh giá và giải pháp tối ưu nhất góp phần làm giảm chi phí, nâng cao hiệuquả công tác quản trị hàng tồn kho, tối đa hóa lợi nhuận cho công ty.

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứ

Công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Golden Health USA

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập số liệu: Lấy số liệu từ các báo cáo, phiếu xuất hàng,phiếu nhập hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại, phiếu xuất trả nhà cung cấp

ty

- Phương pháp phân tích, thống kê, so sánh, tổng hợp và suy luận logic nhằmđưa ra các phương án, giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn khocho

doanh nghiệp

5 Bố cục khóa luận: 3 Chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tạicông ty TNHH Golden Health USA

Chương 3: Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn

2

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

TRONG DOANH NGHIỆP

Để hiểu được hàng tồn kho là gì, công tác quản trị hàng tồn kho trong cácdoanh nghiệp như thế nào và những vấn đề thường gặp phải của các doanh nghiệptrong công tác quản trị hàng tồn kho ra sao thì đầu tiên chúng ta phải tìm hiểu về các

lý thuyết cơ bản hình thành nên hàng tồn kho, quản trị hàng tồn kho Từ đó hìnhthành

được sự hiểu biết cơ bản nhất về những vấn đề được đề cập trong đề tài làm cơ sở đểđưa ra những đánh giá về thực trạng của doanh nghiệp và rút ra những kết luận tổngquan nhất

❖ Theo Chuẩn mực Ke toán số 02- Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài

chính quy định:

“ Hàng tồn kho” là những tài sản

- Được giữa để bán trong kỳ kinh doanh bình thường

- Là những tài sản đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang

- Là những nguyên nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trìnhsản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

❖ Theo Ts Trương Đức Lực, Ths Nguyễn Đình Trung (2017) đưa ra:

Hàng tồn kho là những hạng mục hàng hóa nhàn rỗi đang chờ để đưa vào sửdụng trong tương lai Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng

cụ phụ tùng, thành phẩm lưu kho, Các loại hệ thống sản xuất khác nhau sẽ có mứclưu kho khác nhau và xu hướng lưu kho cũng khác nhau

❖ Theo Tiến sĩ Lê Thị Xuân (2015) viết:

Hàng tồn kho là những sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng.Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất rađể

3

lưu động của doanh nghiệp, một bộ phận của tài sản ngắn hạn, thường chiếm tỉ trọnglớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp (thường từ 15% - 30%), đóng vai trò quantrọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tóm lại: Hàng tồn kho là những tài sản được doanh nghiệp lưu trữ, bảo quản

để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Hàng tồn kho có thể tồn tại dướidạng

nguyên nhiên vật liệu, các sản phẩm dở dang, vật tư, phụ tùng và thành phẩm hànghóa chờ tiêu thụ, Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp mà hàng tồn khođược

biểu hiện ở các dạng và các mức tồn kho khác nhau như:

Trong các doanh nghiệp thương mại, hoạt động chủ yếu là mua hàng hóa từnhà sản xuất sau đó bán ra cho người tiêu dùng để hưởng lợi từ chênh lệch giá Vìvậy hàng tồn kho của các doanh nghiệp này sẽ không bao gồm nguyên vật liệu vàbán

thành phẩm mà chủ yếu là thành phẩm và hàng hóa

Còn ở các doanh nghiệp sản xuất, vì hoạt động của doanh nghiệp này là sảnxuất ra các sản phẩm, hàng hóa để cung cấp cho thị trường nên hàng tồn kho khôngchỉ bao gồm sản phẩm mà còn còn gồm cả nguyên vật liệu đầu vào để sản xuất rathành phẩm và bán thành phẩm Trong loại hình doanh nghiệp này xu hướng dự trữthường cao do một chu trình sản xuất của doanh nghiệp thường kéo dài nên doanhnghiệp luôn phải đảm bảo đủ số lượng hàng hóa để quá trình này được diễn ra liêntục, hàng hóa luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu khách hàng

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực du lịch, dịch vụ thì hànghóa ở đây là các sản phẩm vô hình như những lời khuyên đối với các công ty tư vấnhay là các chương trình giải trí đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực nghệthuật, Hàng tồn kho tiềm ẩn bên trong những người thực hiện công việc đó nhưnhững kiến thức, kỹ năng, năng khiếu của mỗi cá nhân

❖ Theo đặc điểm của hàng hóa

- Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất

trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường

- Nguồn vật tư: Như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên

4

- Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng

vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập khothành phẩm

- Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.

Tùy vào đặc điểm, tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp thì những loạihàng tồn kho này được duy trì, lưu trữ ở các dạng và số lượng khác nhau

❖ Phân loại theo chuẩn mực kế toán số 02

- Hàng hóa mua về để bán: Gồm hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đường,hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thànhchưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và

đã mua đang đi trên đường

❖ Phân loại theo mục đích sử dụng của hàng tồn kho:

- Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: Là toàn bộ hàng hóa được dự trữ để phục

vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệpnhư

nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ,

- Hàng tồn kho dự trữ cho hoạt động tiêu thụ: Là toàn bộ hàng tồn kho được

dự trữ nhằm mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa mua về để bán,thành

phẩm

Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đưa ra được mức tồn kho hợp lývới từng mục đích sử dụng của hàng hóa để từ đó đảm bảo đủ số lượng hàng hóa cầnthiết,

đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất cũng như tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp

❖ Phân loại theo nguồn hình thành hàng tồn kho:

- Hàng hóa mua bên ngoài: Là toàn bộ hàng hóa được doanh nghiệp mua từcác nhà cung cấp bên ngoài doanh nghiệp

5

- Hàng tồn kho tự sản xuất: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp trựctiếp sản xuất, chế biến, gia công tạo thành.

- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Từ các nguồn như liên doanhliên kết, quà biếu tặng,

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định củanguồn hàng hóa từ đó chủ động trong việc xây dựng kế hoạch, đưa ra mức dự trữhợp

lý trong việc quyết định lưu kho, tồn kho của doanh nghiệp

❖ Phân loại hàng tồn kho theo nơi lưu trữ hàng hóa

- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Là toàn bộ hàng hóa được lưu trữ, bảoquản tại kho của doanh nghiệp

- Hàng tồn kho ngoài doanh nghiệp: Là toàn bộ hàng hóa đang được bảo quảnbên ngoài phạm vi kho của doanh nghiệp như hàng gửi đi bán, hàng mua

đường,

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp xác định được trách nhiệm liên quantrong việc bảo quản hàng tồn kho, làm cơ sở hạch toán hao hụt, mất mát trong quátrình bảo quản hàng hóa

Quản trị hàng tồn kho là việc tập hợp những kỹ thuật được sử dụng nhằmmục

đích quản lý mức độ lưu kho hàng hóa trong phạm vi các công ty khác nhau củachuỗi

cung ứng Mục tiêu là giảm chi phí lưu kho đến mức tối đa trong khi vẫn duy trìmức

độ dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Quản trị hàng tồn kho lấy nguồn thông tin chính

từ những dự báo về nhu cầu sản phẩm và giá cả của chúng Dựa trên hai nguồn dữliệu này, quản trị hàng tồn kho là một quy trình tiếp diễn giữa việc cân bằng mức độlưu kho sản phẩm để đáp ứng nhu cầu và tận dụng hiệu quả kinh tế theo quy mô để

có được mức giá tốt nhất cho sản phẩm.( Michael Hugos, 2010 )

Quản trị hàng tồn kho phải giải quyết hai vấn đề trái ngược nhau, đó là: một

6

được điểm cân bằng giữa việc xác định mức dự trữ để đáp ứng được nhu cầu luônthay đổi của khách hàng mà chi phí lưu kho đạt ở mức thấp nhất.

Hàng tồn kho là tài sản vô cùng quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn trong doanhnghiệp Hoạt động của doanh nghiệp có diễn ra môt cách bình thường, liên tục haykhông đều nhờ vào công tác quản trị hàng tồn kho của DN Từ đó có thể thấy đượcvai trò của công tác này nhằm:

- Đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để bán ra thị trường, không bị gián đoạn

Vì nếu như không đảm bảo được đầy đủ hàng hóa để cung cấp cho khách

tạo cơ hội cho các đối thủ cạnh tranh cướp đi khách hàng

- Loại trừ các rủi ro tiềm tàng của hàng tồn kho như hàng bị ứ đọng, giảmphẩm chất, hết hạn do tồn kho quá lâu: Vì nếu như để ứ đọng, tồn kho quá

Như vậy, thông qua hoạt động quản trị hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ cóquyết

định nhập lượng nguyên vật liệu thế nào hợp lý, vừa chớp lấy cơ hội giảm chi phímua

vào, nhưng vẫn phải đảm bảo quá trình lưu trữ, sản xuất, bán hàng diễn ra ổn định

Nhằm để hàng tồn kho phát huy được vai trò của mình, hoạt động quản trịhàng tồn kho thường bao gồm các hoạt động chính như: Phân loại hàng tồn kho, xácđịnh các chi phí tồn kho và xác định các mô hình quản trị hàng tồn kho

Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp

do đó việc quản lý, kiểm soát tốt hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng, gópphần đảm bảo cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm diễn ra liên tục, có hiệuquả Tuy nhiên không phải các mặt hàng tồn kho đều có vai trò như nhau, được quantâm như nhau trong việc lưu trữ, bảo quản Vì vậy để quản lý, kiểm soát hàng tồnkho

có hiệu quả doanh nghiệp cần sử dụng các kỹ thuật giúp phân loại, phân nhóm hàngtồn kho

Kĩ thuật này giúp phân loại toàn bộ hàng tồn kho của doanh nghiệp chínhxác,

đúng nhu cầu và đúng lúc làm giảm tối đa chi phí tồn kho, dễ dàng phân loại theogiá

trị và hiệu quả kinh doanh, nhờ đó xây dựng phương pháp dự báo, chuẩn bị và kiểmsoát tồn kho cho từng nhóm mặt hàng khác nhau Có 3 nhóm tiêu thức A,B,C trongđó:

- Nhóm A: Gồm những hàng hóa tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất chiếm70-80% tổng hàng hóa tồn kho, về số lượng chủng loại chiếm khoảng 15%

chủng loại hàng tồn kho

- Nhóm B: Bao gồm những hàng hóa tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung

8

Giá trị hàng hóa tồn kho hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá mộtđơn vị tồn kho với lượng tồn kho hàng năm.

Số lượng chủng loại hàng hóa là số lượng các loại hàng hóa tồn kho củadoanh

nghiệp trong năm

Các bước để thực hiện phân tích ABC

Bước 1: Liệt kê các loại hàng tồn kho: Bước này giúp nhà quản trị biết được

số lượng mặt hàng hiện có trong kho

Bước 2: Xác định số lượng của từng loại hàng tồn kho: Từ số lượng của từngmặt hàng sẽ giúp ta thấy được mức độ và nhu cầu của người tiêu dùng đối với mặthàng đó

Bước 3: Tính giá trị hàng tồn kho (số lượng hàng tồn kho x giá trị một đơn vị)

Giá trị hàng tòn kho Tổng giá trị

Sau đó sắp xếp theo thứ tự giảm dần về mặt giá trị

Bước 5: Phân loại hàng tồn kho thành 3 nhóm tiêu thức A, B và C

Đồ thị biểu diễn kỹ thuật phân tích ABC như sau:

Đồ thị 1.1: Kỹ thuật phân tích ABC

Nguồn: TS Trương Đức Lực, Ths Nguyễn Đình Trung (2017), Giáo trình

Quản trị tác nghiệp

9

Kỹ thuật phân tích ABC trong việc phân nhóm hàng tồn kho có những tácdụng:

- Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm

C, do đó cần sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A

- Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soáthiện vật Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiệnthường

xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất

- Trong dự báo nhu cầu về hàng tồn kho, cần áp dụng các phương pháp dựbáo khác nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báo cẩn

hàng tồn kho sẽ có phương án quản lý phù hợp

- Kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho doanh nghiệp những kết quả tốt hơn trong dựbáo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoá lượngtồn kho

- Tạo biện pháp quản trị riêng với từng nhóm hàng qua đó tối ưu hóa lượng

dự trữ

- Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tăng lênkhông ngừng, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soáttừng

nhóm hàng

Nhược điểm:

- Tốn thời gian, chi phí của doanh nghiệp: Do doanh nghiệp phải phân loại,quản trị riêng và thường xuyên kiểm tra từng mặt hàng

- Đòi hỏi sự hợp tác của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp và sự hỗ trợ, ủng

hộ của nhân viên và lãnh đạo của DN: Yêu cầu nhân viên phải thực hiện việc

10

nhu cầu của khách hàng Với kỹ thuật XYZ thì mỗi mặt hàng đều có một hệ số biếnthiên theo doanh số từ đó cho thấy mức độ sai lệch trung bình về doanh số so với chỉtiêu bán hàng Dựa vào mức độ ổn định trong chỉ tiêu doanh số, các nhóm hàngXYZ

thời hạn”) Số lượng hàng hóa bán ra trong mỗi kỳ gần như là giống nhau

- Y là hàng hóa mà có đặc trưng về nhu cầu ở mức trung bình, do bị ảnh hưởngbởi nhiều xu hướng khác nhau (mùa vụ, tăng hoặc giảm nhu cầu theo thị hiếu,quảng

cáo ), độ biến thiên từ 15-50%

- Z là hàng hóa mà khi bán không thể dự báo được bất kỳ điều gì (có độ biếnthiên trên 50%)

Ưu điểm:

- Vừa đảm bảo được hàng hóa để cung cấp cho khách hàng vừa đáp ứng đượcyêu cầu chi phí lưu kho tối thiểu

- Công tác quản trị diễn ra đơn giản, dễ dàng do đã có số lượng từ kì trước

- Không yêu cầu quá cao về trình độ của nhân viên kho

hàng hóa càng bất ổn thì công tác quản trị hàng tồn kho càng phức tạp

- Khó xác định được số lượng hàng hóa ở nhóm Z Do nhóm hàng hóa này có

độ biến thiên cao vì vậy có thể giai đoạn này nhu cầu hàng hóa thuộc nhóm Z

11

Hàng tồn kho có giá trịcao, khả năng dự báo có

độ tin cậy thấp do nhu cầutiêu dùng bất thường

BX

Hàng tồn kho có giá trị

trung bình, mức độ dự

báo đáng tin cậy do ổn

định về nhu cầu tiêu

dùng

BY

Hàng tồn kho có giá trịtrung bình, mức độ dựbáo có độ tin cậy trungbình do không ổn định vềnhu cầu tiêu dùng

BZ

Hàng tồn kho có giá trịtrung bình, khả năng dựbáo có độ tin cậy thấp donhu cầu tiêu dùng bấtthường

độ tin cậy trung bình dokhông ổn định về nhu cầutiêu dùng

CZ

Hàng tồn kho có giá trịthấp, khả năng dự báo có

độ tin cậy thấp do nhu cầutiêu dùng bất thường

tồn kho và thiết lập các dự báo chính xác và hiệu quả hơn Theo đó, khi kết hợp giữa

2 phương pháp, ta hình thành được bảng sau:

Bảng 1.1 : Kết hợp kỹ thuật phân tích ABC và XYZ

Nguồn: Tác giả tự tổng hợpTrong quản trị hàng tồn kho, nhóm hàng A và B thể hiện sự ổn định trongvòng quay vốn của doanh nghiệp Vì vậy, nhóm hàng này cần được ưu tiên lưu kho

và sẵn sàng xuất kho nếu có giao dịch phát sinh

- Nhóm AX và BX có sự ổn định về nhu cầu cao, hàng hóa có giá trị lớn do

đó nhóm này phải được lưu trữ đủ hoặc thừa không quá nhiều so với kỳ trước Hainhóm hàng này có thể mang lại tiềm năng hiệu quả kinh doanh

12

Nhóm chi phí

Tỷ lệ so với trịgiá hàng tồn kho

- Nhóm AY và BY có mức độ ổn định trung bình, hàng hóa có giá trị lớn Vìvậy, doanh nghiệp phải luôn có kế hoạch dự phòng hàng hóa trong trường

1.2.2.1 Chiphí đặt hàng

Là toàn bộ chi phí thực hiện việc cung cấp và giao nhận vật tư, hàng hóa theohợp đồng gồm có: Chi phí giao dịch kí kết hợp đồng, chi phí quản lý, Đó là nhữngchi phí cho mỗi lần DN bắt đầu quá trình mua để tái dự trữ Chi phí đặt hàng thườngtương đối ổn định, ít phụ thuộc vào khối lượng hàng mua Do đó kích thước lô hàngcàng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, số lần đặt hàng trong năm càng ít thì dẫn đếnchi

phí đặt hàng hàng năm càng thấp Và chi phí cho việc chuyển đổi quy trình sản xuấtmột lô hàng sẽ phát sinh do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai đoạntiếp theo

1.2.2.2 Chiphí lưu kho

Là những chi phí liên quan đến việc một cơ sở phải tiến hành lưu kho hànghóa và không liên quan đến việc phải xử lý hàng hóa đó Chi phí xử lý hàng tồn kho

Chi phí về nhà cửa và kho hàng:

- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa

- Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng

- Chi phí thuê nhà đất

Chiếm 3-10%

Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện:

- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị

- Chi phí năng lượng

- Chi phí vận hành thiết bị

Chiếm 1-4%

Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:

- Thuế đánh vào hàng tồn kho

Nguồn: TS Trương Đức Lực, Ths Nguyễn Đình Trung (2017), Giáo trìnhQuản trị tác nghiệp.

14

Từ bảng các chi phí lưu kho có thể thấy chi phí về phí tổn cho việc đầu tưvào

hàng dự trữ chiếm tỉ lệ lớn nhất trong tổng chi phí lưu kho của doanh nghiệp (từ 20%) vì hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản nên nếu doanh nghiệp dựtrữ quá nhiều hoặc quá ít cũng đều gây ra tổn thất rất lớn Khi lưu kho hàng hóa sẽphát sinh chi phí vay vốn vì hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng các nguồn vốnvay vào hoạt động kinh doanh vì lượng vốn để đầu tư vào hàng tồn kho quá lớn nên

6-ít doanh nghiệp có thể đáp ứng được Ngoài ra còn các chi phí về thuế và các chi phíbảo hiểm hàng tồn kho cũng sẽ làm gia tăng tỉ lệ phí tổn đầu tư vào hàng tồn khotrong tổng chi phí lưu kho

- Các chi phí sử dụng thiết bị và phương tiện chiếm tỷ lệ nhỏ nhất (từ 1-4%)trong tổng chi phí lưu kho vì các khoản chi phí này bao gồm chi phí như tiềnthuê

hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị, chi phí năng lượng, chi phí vận hành thiết bị

chi phí này được chia đều vào các năm, mỗi năm trích một ít và trong doanh

chi phí dành cho các dụng cụ, thiết bị chiếm tỷ trọng thấp trong tổng tài sản

Tỷ lệ từng loại chi phí trên chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc và từngloại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi xuất hiện hành

1.2.2.3 Chi phí thiệt hại vì thiếu dự trữ

Là những chi phí phát sinh khi hàng hóa dự trữ bị thiếu không đủ để đáp ứngnhu cầu Những chi phí này bao gồm việc bỏ lỡ cơ hội bán hàng hiện tại, bỏ lỡ cơhội

thu lợi nhuận trong tương lai Đây là chi phí cơ hội do thiếu dự trữ

Mỗi khi DN thiếu, không đủ đáp ứng nhu cầu về hàng tồn kho nguyên vậtliệu

cho sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng, một khoản chi phí cơ hội của DN sẽ

bị mất đi như là sự giảm sút về doanh số bán hàng, và gây mất lòng tin đối vớikhách

hàng Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất thì có thể phát sinh chi phí cho sựphá vỡ quy trình sản xuất, làm gián đoạn quy trình sản xuất, không khai thác đượctối

15

- Thiệt hại do gián đoạn sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu Chi phí gián đoạnđược tính bằng số mất đi do ngưng sản xuất, hoặc số tiền mất do bỏ lỡ cơ hộikiếm

được cộng thêm phần mất đi hình ảnh, nhãn hiệu của doanh nghiệp (chẳng

mất lòng tin của khách hàng) Loại chi phí này rất khó ước lượng, để khắc

trạng này, người ta phải có dự trữ bổ sung hay gọi là dự trữ an toàn

Như vậy chi phí đặt hàng, chi phí phát sinh khi không có đủ số lượng hàngtồn

kho có mối quan hệ trái chiều với chi phi lưu kho Vì nếu lượng đặt hàng nhiều thìchi phí đặt hàng sẽ thấp, chi phí thiếu hàng giảm từ đó doanh thu bị thiệt hại do thiếuhàng cũng giảm nhưng chi phí lưu kho lại tăng do lượng hàng hóa trong kho nhiều

và ngược lại Mà mục tiêu của nhà quản trị là làm sao để tối thiểu hóa chi phí đặcbiệt là chi phí về hàng tồn kho do tài sản của doanh nghiệp chủ yếu là hàng tồn khonên tối thiểu được chi phí này thì tổng chi phí sẽ giảm và lợi nhuận của doanhnghiệp

sẽ tăng Vì vậy các nhà quản trị muốn kiểm soát được loại chi phí này đòi hỏi họphải

quan tâm đến hai vấn đề cơ bản sau:

- Xác định mức mà hàng tồn kho cần được bổ sung thêm, nghĩa là xác địnhkhi nào phải đặt hàng

- Xác định số lượng mỗi lần đặt hàng Nếu đặt hàng đủ đáp ứng nhu cầu vàđúng lúc sẽ làm giảm tối đa chi phí lưu kho

1.2.3.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tếEOQ

Mô hình EOQ (Economic Ordering Quantity) là một mô hình quản trị tồn

kho

mang tính định lượng, được sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu cho doanhnghiệp Mô hình này đòi hỏi phải tuân theo các giả định quan trọng như:

- Số lượng vật tư, hàng hóa mỗi lần cung cấp phải bằng nhau và nhu cầu sử

- Chi phí lưu kho đơn vị hàng hóa tỷ lệ thuận với giá mua đơn vị hàng hóa đó.

Từ những giả thiết trên ta có biểu đồ biểu mô hình EOQ như sau:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ

Nguồn: TS Trương Đức Lực, Ths Nguyễn Đình Trung (2017), Giáo trình

Quản trị tác nghiệpTrong đó:

Q*: Là lượng hàng dự trữ của một đơn hàng

17

Từ đó có thể mô tả mối quan hệ giữa hai loại chi phí này qua biểu đồ sau:

Đồ thị 1.2: Lượng đặt hàng tối ưu EOQ có tính đến dự trữ an toàn

Nguồn: TS Trương Đức Lực, Ths Nguyễn Đình Trung (2017), Giáo trình

Quản trị tác nghiệpTrong đó:

H: Chi phí lưu kho một đơn vị dự trữ và H= I x Pr

Pr: Giá mua một đơn vị hàng hóa

18

x Tổng số hàng

Q*=

λ

2DS H

H(1-p)

I: Tỷ lệ chi phí lưu kho (%)Q: Lượng hàng trong một đơn hàng (quy mô đơn hàng)N: Số ngày làm việc trong năm

Công thức tổng chi phí tồn kho dự trữ như sau:

Tổng chi phí tồn kho dự trữ = Tổng chi phí đặt hàng + Tổng chi phí lưu kho.+ Chi phí đặt hàng:

+ Chi phí lưu kho:

1.2.3.2 Mô hình đặt hàng theo sản xuất POQ

Mô hình POQ là viết tắt của Production Order Quantity Model

- Đây là mô hình dự trữ được ứng dụng khi lượng hàng được đưa đến liên tụchoặc

khi sản phẩm vừa được tiến hành sản xuất vừa tiến hành sử dụng hoặc bán ra

- Mô hình này đặc biệt phục vụ thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanhcủa người đặt hàng nên nó được gọi là mô hình đặt hàng theo sản xuất

- Trong mô hình này các giả thuyết khác giống như mô hình EOQ, điểm khácbiệt duy nhất là hàng được đưa đến làm nhiều chuyến

Mô hình POQ có các giả thiết giống với EOQ nhưng điểm khác biệt là hàngđược đưa đến làm nhiều lần Mô hình POQ có dạng:

19

Mô hình 1.1: Mô hình đặt hàng theo sản xuất

Nguồn : TS Trương Đức Lực, Ths Nguyễn Đình Trung (2017), Giáo trình

Quản trị tác nghiệp

Từ mô hình này ta có:

Hay Qmax= pt-dtTrong đó:

p: là mức cung ứng hàng ngàyt: là thời gian để có đủ lượng hàng trong 1 đơn hàng

Và: TC = S x -D + H x y x ( 1 - d)

20

1.2.3.3 Mô hình dự trữ thiếu (BOQ)

Theo các mô hình trên không có sự thiếu hụt trong suốt quá trình dự trữ Tuynhiên, nhiều khi nếu duy trì thêm một đơn vị dự trữ thì thiệt hại còn lớn hơn giá trịthu được, vì vậy doanh nghiệp có chủ định để thiếu hụt, coi như đặt hàng sau Trongtrường hợp này, khi thực hiện đơn hàng, dự trữ đã hết nhưng vẫn còn 1 lượng hànghóa chưa được đáp ứng và đang chờ đợi

Nguồn: TS Trương Đức Lực, Ths Nguyễn Đình Trung (2017), Giáo trình

Quản trị tác nghiệp

21

Xây dựng mô hình BOQ:

Gọi Q* là lượng đặt hàng kinh tế tối ưu, B là lượng hàng chưa đưa về cònnằm

tại nhà cung ứng Như vậy, lượng dự tữ tối đa thực tế chỉ còn (Q*- B)

- Chi phí lưu kho

- Chi phí cho lượng hàng để lại

Lượng hàng đê lại nơi cung ứng:

có thê kéo dài đến cả tháng Vì vậy, điêm tái đặt hàng là mức dự trữ mà tại đó sẽ tiếnhành đặt hàng Điêm đặt hàng lại được xác định theo công thức:

ROP = d x LTTrong đó:

LT: Là thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng

Việc xác định được một con số phù hợp đòi hỏi mức cầu và chi phí phảitương

đối ổn định trong cả năm bởi mô hình này được tính toán trên cơ sở từng mặt hàng

dự trữ

1.2.3.4 Điểm đặt hàng mới có tính đến mức độ an toàn

Trong các mô hình trên đã giả định, thời gian đặt hàng đủ đê mỗi khi đơnhàng

đến thì lượng hàng tồn kho của kì trước vừa hết, không gây ra hiện tượng thiếu hụt.Nhưng trong thực tế thì điều đó sẽ không phải lúc nào cũng có thê thực hiện được vìnhu cầu hàng hóa mỗi giai đoạn được xem như một biến số ngẫu nhiên, nó biến đổixung quanh một lượng kỳ vọng nào đó Vì vậy nếu giữ điêm đặt hàng mới theo đúng

số lượng kỳ vọng thì có thê dẫn đến tình trạng thiếu hụt dự trữ Trong trường hợpnhư

vậy cần có một lượng hàng hóa dự trữ bổ sung thêm đê hạn chế rủi ro tài chính chodoanh nghiệp Đó chính là lượng hàng tồn kho an toàn (lượng tồn kho bảo hiêm),

23

Công thức xác định điểm đặt hàng hiện tại:

ROP = d x LTLượng tồn kho an toàn là lượng lưu kho thêm ngoài điểm đặt hàng hiện tại.Điểm đặt hàng mới có tính đến tồn kho an toàn:

RL = d x LT + SSTrong đó:

SS: là lượng tồn kho an toàn

Mục đích xác định lượng tồn kho bảo hiểm là nhằm giảm thiểu rủi ro tàichính

(chi phí lưu kho và chi phí thiệt hại do thiếu dự trữ) Doanh nghiệp cần tìm đượcđiểm

đặt hàng có lợi nhất tức là tối thiểu hóa tổng chi phí tăng thêm

Ciktt = q x HTrong đó:

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho

hàng hóa sản xuất và bán ra mỗi ngày rất lớn thì khối lượng hàng tồn kho củadoanh

nghiệp này phải lớn để đáp ứng được việc cung cấp đầy đủ, thường xuyên,

doanh nghiệp dễ bị thua lỗ và dẫn đến phá sản

yếu tố có mức ảnh hưởng lớn đối với một doanh nghiệp Khi khoảng cách

được yêu cầu của doanh nghiệp

- Tính chất của sản phẩm dễ hư hao: Đối với những sản phẩm khó bảo quảnthì ta cũng không nên để lượng tồn kho nhiều Neu để nhiều sản phẩm đặc

không sắp xếp cẩn thận, khoa học dễ dẫn đến hỏng hóc về mẫu mã, giảm chấtlượng

sản phẩm và gây mất mát lãng phí

cao, dễ dàng tiêu thụ trên thị trường thì việc lưu kho số lượng lớn là điều cần

đáp ứng được nhu cầu thường xuyên liên tục của khách hàng tránh việc mất

thu từ việc hết sản phẩm để cung cấp cho khách hàng

vì khi sản xuất ra nhiều mà bên tiêu thụ lại không bán được hàng dẫn đến

vậy sự phối hợp nhuần nhuyễn giữ hai bộ phận này là vô cùng quan trọng

thuộc rất nhiều vào các yếu tố như: Chiến lược tiêu thụ mà doanh nghiệp

cùng một mặt hàng Khi giá có xu hướng tăng cao thì DN nên dự trữ nhiều hàng đểđáp ứng được quá trình kinh doanh mà chi phí tồn kho không tăng Và ngược lại khigiá có xu hướng giảm.

dàng tiếp cận với nguồn vốn, từ đó doanh nghiệp có sự chủ động trong việc

doanh nghiệp sẽ khó khăn hơn

trưởng mạnh, mọi hoạt động kinh tế diễn ra thuận lợi đó là lúc DN hướng đếnchiến

lược phát triển, mở rộng thị trường do đó hàng tồn kho cũng phải được lưu