TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp, cần thiết cho mọi loại hình kinh doanh để duy trì hoạt động sản xuất và dịch vụ liên tục Việc quản trị hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố quyết định để tối ưu hóa kết quả kinh doanh Qua thực tập tại Công ty Cổ phần BISU, tôi nhận thấy công tác quản trị hàng tồn kho của công ty còn nhiều hạn chế cần khắc phục Nhận thức được tính cấp thiết của vấn đề, tôi thực hiện khóa luận với đề tài "Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần BISU", nhằm phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả kinh doanh trong tương lai.
Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
2.2.1 Khái niệm Hàng tồn kho
Theo giáo trình Tài chính Doanh nghiệp của TS Lê Thị Xuân, 2015, Học viện
Ngân hàng, Hàng tồn kho được định nghĩa như sau:
Hàng tồn kho là tài sản mà doanh nghiệp giữ lại nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc tiêu thụ Trong các doanh nghiệp, hàng tồn kho có thể tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau.
- Nguyên vật liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất
- Sản phẩm dở dang và bán thành phẩm
- Thành phẩm chờ tiêu thụ
Tỷ trọng các loại tài sản dự trữ thay đổi theo từng ngành nghề kinh doanh Đối với doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho chủ yếu là thành phẩm chờ tiêu thụ, trong khi đối với doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho chủ yếu bao gồm nguyên liệu và sản phẩm dở dang.
“Hàng tồn kho là những tài sản:
- Đươc giữ để bán trong thời kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường;
- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho là hàng hóa được mua và giữ để bán, bao gồm sản phẩm do đơn vị bán lẻ mua để bán lại, thành phẩm, sản phẩm dở dang và nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Đối với các đơn vị cung cấp dịch vụ, hàng tồn kho còn bao gồm các chi phí dịch vụ chưa ghi nhận doanh thu theo quy định của VAS18 - Doanh thu.
Hàng tồn kho là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, được lưu trữ để phục vụ cho các hoạt động trong tương lai Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, công cụ, dụng cụ, và hàng hóa thành phẩm chờ tiêu thụ Mức độ hàng tồn kho có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sản xuất thường duy trì lượng tồn kho cao do cần nguyên vật liệu cho nhiều giai đoạn sản xuất, từ nguyên liệu thô đến bán thành phẩm và thành phẩm Việc giữ mức dự trữ lớn giúp tránh tình trạng gián đoạn sản xuất do thiếu hụt nguyên liệu, đảm bảo hoạt động liên tục của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp thương mại, việc nhập hàng từ nhà cung cấp và xuất bán là hoạt động thường xuyên nhằm thu lợi nhuận từ vai trò trung gian Do đó, hàng tồn kho chủ yếu bao gồm lượng hàng hóa dự trữ chờ được bán ra thị trường.
Doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ như du lịch, vận tải hay tư vấn cung cấp sản phẩm vô hình, bao gồm lời giới thiệu địa danh, sự chuyển giao bưu kiện và tư vấn chuyên môn Hàng tồn kho chủ yếu bao gồm công cụ, dụng cụ và phương tiện vật chất - kỹ thuật phục vụ hoạt động doanh nghiệp, bên cạnh đó còn có giá trị tiềm tàng từ kiến thức và năng lực của nhân viên thực hiện các công việc này.
2.2.2 Phân loại hàng tồn kho
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp rất đa dạng về chủng loại, kích cỡ và đặc điểm, do đó, các doanh nghiệp áp dụng nhiều phương pháp và tiêu chuẩn khác nhau để phân loại hàng tồn kho phù hợp với đặc thù kinh doanh của họ Một trong những phương pháp phổ biến là phân loại theo chuẩn mực kế toán VAS-02 về hàng tồn kho.
Theo chuẩn mực kế toán số 02 về Hàng tồn kho, ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2001 bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính, hàng tồn kho bao gồm các tài sản như sau:
- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
- Chi phí dịch vụ dở dang.
Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết từng thành phần, từ đó xây dựng quy trình và phương pháp quản lý phù hợp cho từng loại hàng hóa.
Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ và sản phẩm dở dang, nhằm phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất Việc quản lý hiệu quả các loại hàng tồn kho này là rất quan trọng để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ và tối ưu hóa chi phí.
Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ bao gồm toàn bộ hàng hóa và thành phẩm mà doanh nghiệp mua về để bán Việc phân loại này giúp doanh nghiệp sử dụng hàng tồn kho một cách hiệu quả, đồng thời dễ dàng theo dõi và cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất hoặc tiêu thụ sản phẩm Ngoài ra, phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành cũng rất quan trọng để quản lý tốt hơn.
Theo cách phân loại này ta có bốn loại hàng tồn kho:
- Hàng nhập mua bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được nhập mua từ các nhà cung cấp bên ngoài doanh nghiệp.
Hàng mua nội bộ là tất cả các sản phẩm mà doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp trong hệ thống tổ chức của mình, bao gồm việc mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty hoặc tập đoàn.
- Hàng tồn kho tự sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất chế biến, gia công mà tạo thành.
- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: các nguồn hình thành loại hàng tồn kho này là các doanh nghiệp liên doanh, liên kết, được biếu tặng
Phân loại hàng hóa giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ ổn định của nguồn hàng, từ đó lập kế hoạch và dự toán hợp lý cho việc sử dụng hàng tồn kho Ngoài ra, việc tách biệt hàng hóa nhập từ bên ngoài và hàng hóa mua từ nội bộ cũng hỗ trợ xác định chính xác giá trị hàng tồn kho trong báo cáo tài chính hợp nhất.
- Hàng tồn kho kém phẩm chất: là toàn bộ hàng tồn kho chưa đủ tiêu chuẩn chất lượng đúng mức đề ra.
- Hàng tồn kho mất phẩm chất: là toàn bộ hàng tồn kho đã bị hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, đợi để hủy bỏ.
Phân loại hàng tồn kho giúp doanh nghiệp đánh giá tình trạng hàng hóa, xác định giá trị chính xác để quản lý mức dự trữ tổn thất và giảm giá trị hàng tồn kho Điều này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quyết định tiếp tục hay ngừng nhập hàng hóa và xây dựng kế hoạch bán hàng hiệu quả.
Tổng quan về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp
2.3.1 Nội dung quản trị hàng tồn kho
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, vì vậy quản trị hàng tồn kho hiệu quả là cần thiết để tăng tốc độ luân chuyển vốn và nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản lưu động Dự trữ hàng hóa quá lớn sẽ làm tăng chi phí và ứ đọng vốn, trong khi dự trữ quá ít có thể dẫn đến gián đoạn sản xuất, tăng chi phí và giảm uy tín doanh nghiệp Do đó, quản trị hàng tồn kho không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản trị hàng tồn kho là quá trình thực hiện các chức năng quản lý nhằm lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư Mục tiêu của công tác này là tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực để phục vụ khách hàng và đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Khi duy trì một khối lượng hàng tồn kho hợp lý, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí và tránh tình trạng dư thừa Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp giảm chi phí mà còn đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ.
Nếu lượng hàng tồn kho không đáp ứng đủ nhu cầu, doanh số bán hàng sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực Khi doanh nghiệp không kịp cung cấp sản phẩm, khách hàng sẽ dễ dàng chuyển sang mua hàng từ đối thủ cạnh tranh.
Quản trị hàng tồn kho là một công việc phức tạp với hai mặt đối lập Doanh nghiệp cần tăng cường dự trữ để đảm bảo sản xuất liên tục và đáp ứng nhu cầu thị trường, nhưng điều này cũng kéo theo chi phí quản lý và lưu kho gia tăng Do đó, việc xác định điểm cân bằng giữa đầu tư cho hàng dự trữ và lợi ích từ việc thỏa mãn nhu cầu sản xuất, nhu cầu khách hàng với chi phí tối thiểu là rất quan trọng Đây chính là mục tiêu tối ưu hóa trong quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Quản trị hàng tồn kho chủ yếu tập trung vào việc xác định mức dự trữ tối ưu và áp dụng các biện pháp quản lý hiệu quả để kiểm soát hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
2.3.2 Sự cần thiết của việc quản trị hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, với mục tiêu tổ chức hợp lý việc dự trữ hàng hóa để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và tránh gián đoạn do thiếu hàng Đồng thời, việc tối thiểu hóa chi phí tồn kho giúp nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản lưu động, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp không chú trọng đến quản trị hàng tồn kho, sẽ dẫn đến những hậu quả tiêu cực ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động kinh doanh Hai hệ quả lớn nhất bao gồm việc gia tăng chi phí lưu kho và giảm khả năng phục vụ khách hàng, từ đó làm giảm hiệu quả kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp.
Quản lý hàng tồn kho kém có thể dẫn đến việc dự trữ không đủ, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh hàng ngày Đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất, việc thiếu hụt nguyên liệu đầu vào sẽ làm đình trệ quy trình sản xuất và chậm tiến độ cung cấp sản phẩm theo hợp đồng.
Nhóm chi phí lưu kho Tỷ lệ so với giá trị dự trữ
1 Chi phí về nhà cửa và kho hàng
- Tiền thuê về khấu hao nhà cửa
- Chi phí về bảo hiểm nhà kho, kho hàng
- Chi phí thuê nhà đất
2 Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện
- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, dụng cụ
- Chi phí vận hàng thiết bị
3 Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản trị dự trữ Khoảng 3-5%
4 Chi phí cho việc đầu tư vào hàng tồn kho
Thuế áp dụng cho hàng tồn kho dao động từ 6-24%, dẫn đến việc doanh nghiệp mất một phần doanh thu do không đủ nguồn cung để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong một thời điểm nhất định.
Quản lý hàng tồn kho kém có thể dẫn đến dư thừa hàng hóa, gây ra tăng chi phí nhập mua và lưu trữ, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của doanh nghiệp Các loại chi phí liên quan đến quản trị hàng tồn kho cần được kiểm soát bao gồm chi phí mua hàng, chi phí lưu kho và chi phí liên quan đến hư hỏng hoặc hết hạn của sản phẩm.
Chi phí đặt hàng bao gồm nhiều yếu tố như chi phí tìm kiếm nguồn hàng, giao dịch, phí cho người môi giới, văn phòng đại diện, công tác văn thư, vận chuyển, nhân công bốc dỡ, kiểm đếm, sắp xếp, kiểm tra chất lượng và chi phí thanh toán Để giảm thiểu những chi phí này, công ty nên xem xét đặt hàng với số lượng lớn thay vì nhiều đơn hàng nhỏ lẻ.
Chi phí lưu kho là tổng hợp các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa trong quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp Những chi phí này bao gồm các yếu tố như chi phí thuê kho, chi phí bảo hiểm, chi phí bảo trì và chi phí nhân công Việc quản lý hiệu quả chi phí lưu kho là rất quan trọng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao lợi nhuận.
- Chi phí bảo hành hàng dự trữ
5 Thiệt hại do mất mát, hư hỏng, không sử dụng được Khoảng 2-5%
(Nguồn: Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế
Các tỷ lệ trong bảng chỉ mang tính chất tương đối và có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, vị trí phân bổ và lãi suất hiện hành Thông thường, chi phí lưu kho hàng năm chiếm khoảng 40% giá trị hàng tồn kho.
Quản lý hàng tồn kho là yếu tố quan trọng để xác định số lượng hàng tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp Các công ty cần xem xét các chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa và đặt hàng lớn, vì việc mua sắm không có kế hoạch có thể dẫn đến rủi ro không lường trước Lưu trữ hàng tồn kho quá mức mà không có chiến lược có thể làm tăng chi phí, ứ đọng vốn và giảm khả năng quay vòng vốn Do đó, việc lập kế hoạch chi tiết cho quản lý hàng tồn kho là cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
SỐ LIỆU SỬ DỤNG
Số liệu sử dụng
Số liệu trong bài khóa luận này được cung cấp bởi phòng Tài chính Kế toán và phòng Kinh doanh tổng hợp của Công ty Cổ phần BISU, bao gồm cả số liệu sơ cấp và thứ cấp.
Các số liệu được thu thập trong khoảng thời gian 3 năm gần nhất (từ năm 2016 đến năm 2018) và 4 tháng đầu năm 2019.
Phương pháp nghiên cứu
Trong bài khóa luận này, em kết hợp sử dụng cả hai phương pháp nghiên cứu là phương pháp định lượng và phương pháp định tính.
* Phương pháp định lượng: tiếp cận vấn đề theo cách có thể đo lường được trên các đối tượng nghiên cứu Trong đó, bao gồm các phương pháp sau:
Phương pháp tổng hợp thống kê là quy trình bao gồm việc thu thập, phân loại và hệ thống hóa các tài liệu có sẵn, nhằm tạo nền tảng cho việc phân tích và nghiên cứu đề tài.
Phương pháp so sánh là một kỹ thuật quan trọng trong việc phân tích hoạt động kinh doanh của công ty, giúp đối chiếu các dữ liệu để làm nổi bật những điểm tương đồng và khác biệt giữa các chỉ tiêu đánh giá Qua đó, phương pháp này cũng cho phép theo dõi quá trình vận động và phát triển của các chỉ tiêu này, từ đó cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Phương pháp phân tích được áp dụng dựa trên các số liệu thu thập được, nhằm đưa ra những nhận định và đánh giá chính xác về tình hình quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần BISU Từ những phân tích này, bài viết sẽ đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, góp phần tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của công ty.
* Phương pháp định tính: tiếp cận và giải quyết vấn đề nghiên cứu bằng các dữ liệu mang tính chất giải thích minh chứng cho kết quả nghiên cứu.
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần BISU
4.1.1 Giới thiệu các thông tin cơ bản về công ty
Tên công ty: Công ty Cổ phần BISU Địa chỉ: 183 Đội Cấn, Phường Đội Cấn, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội
Người đại diện pháp luật kiêm giám đốc công ty: Ông Lê Xuân Hoàng
Năm đăng ký kinh doanh: 2011
Thời gian hoạt động: đã hoạt động được 8 năm
Lĩnh vực kinh doanh: Nhập khẩu và phân phối các măt hàng phục vụ du lịch dã ngoại
Các sản phẩm kinh doanh đa dạng bao gồm đèn pin cao cấp, pin và bộ sạc pin chất lượng, ba lô và túi đeo dã ngoại, bàn ghế du lịch tiện dụng, dụng cụ đa năng cao cấp, cùng với các loại sổ và bút cao cấp.
Tổng số lượng mã sản phẩm kinh doanh: 2341 sản phẩm
4.1.2 Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức hoạt động
Công ty Cổ phần BISU (BISU.,JSC) được thành lập vào ngày 24 tháng 10 năm 2011, trong bối cảnh Việt Nam hội nhập kinh tế toàn cầu Với sự nhạy bén trong việc nắm bắt xu hướng phát triển của thị trường công nghệ, BISU chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ công nghệ tiện dụng, chất lượng cao Đối tượng khách hàng của công ty bao gồm cá nhân và tổ chức cần thiết bị chiếu sáng, dụng cụ và vật dụng đa năng phục vụ cho công việc, du lịch dã ngoại, kỹ thuật và sửa chữa.
Công ty được thành lập vào năm 2008 bởi Ông Lê Xuân Hoàng, khởi đầu chỉ là một cửa hàng nhỏ tại 183 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội, chuyên nhập khẩu đèn pin cao cấp từ Mỹ, Trung Quốc và phục vụ nhu cầu sử dụng của người dân thành phố Ông Hoàng tự mình quản lý mọi khâu từ nhập khẩu, quảng bá đến bán lẻ và dịch vụ hậu mãi Nhờ vào sự phục vụ chuyên nghiệp, cửa hàng đã xây dựng được uy tín vững chắc với khách hàng và chiếm lĩnh thị trường, vượt qua các sản phẩm đèn pin giá rẻ nhưng kém chất lượng.
Sau 3 năm hoạt động, vào năm 2011, ông quyết định thành lập công ty cổ phần BISU, tuyển dụng thêm lao động, mở rộng các mặt hàng kinh doanh không chỉ đèn pin mà còn bổ sung thêm rất nhiều các mặt hàng đa dạng phục vụ du lịch dã ngoại cao cấp Đúng với xu thế thị trường lúc bấy giờ, đặc biệt là dân cư khu vực thành thị đang có mức sống tăng đáng kể so với thời kì bao cấp trước đây, khiến cho nhu cầu hưởng thụ giải trí như đi du lịch dã ngoại cũng ngày một tăng cao; thêm vào đó, trong thời kỳ công nghệ phát triển, các cán bộ công tác nghiệp vụ như cảnh sát, trinh thám. cần có thêm công cụ phục vụ tốt hơn trong quá trình làm việc Nhờ đó, công ty không ngừng quảng bá và mở rộng được tệp khách hàng tiềm năng ra toàn quốc.
Năm 2014, Công ty mở rộng thêm 1 chi nhánh cửa hàng bán lẻ tại Thành phố
Công ty có trụ sở chính tại Hồ Chí Minh, địa chỉ 272A Pasteur, Phường 8, Quận 3, với diện tích khoảng 50m² và 2 tầng, nằm trong khu vực đông dân cư có thu nhập trung bình và cao, phù hợp cho việc kinh doanh các sản phẩm hiện có Năm 2017, công ty mở rộng hoạt động với cơ sở thứ hai tại Hà Nội, địa chỉ 110 Nguyễn Khuyến.
Ba Đình Lúc bấy giờ, cửa hàng thứ hai mở ra còn khá nhỏ, chật hẹp Đến cuối năm
Năm 2017, cửa hàng đã chuyển về địa chỉ mới số 37 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, với diện tích lớn hơn khoảng 90m2 và 4 tầng, là cửa hàng lớn nhất trong số 3 cửa hàng hiện tại Cửa hàng được đầu tư bày trí bắt mắt nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn Đồng thời, công ty cũng quyết định mở rộng thêm nhiều mặt hàng và thương hiệu mới, đa dạng hóa sản phẩm, đánh dấu một khởi đầu mới cho công ty.
Công ty Cổ phần BISU đã xây dựng được uy tín vững mạnh với khách hàng và nhà cung cấp sau nhiều năm phát triển Hiện tại, công ty đang mở rộng thị trường trên toàn quốc và duy trì tốc độ tăng trưởng cao, ổn định trên mọi phương diện.
BISU cung cấp đa dạng mặt hàng cho nhiều ngành nghề, từ kinh tế quốc doanh đến an ninh quốc phòng, thám hiểm và cảnh sát trinh thám, phục vụ khách hàng trên toàn quốc Với phương châm “Our Boss Is You - Khách hàng là thượng đế”, công ty luôn coi khách hàng là ưu tiên hàng đầu, cam kết mang đến dịch vụ tốt nhất và kịp thời để đáp ứng nhu cầu của họ.
* Cơ cấu tổ chức hoạt động
Công ty gồm 4 cổ đông tham gia góp vốn là ông Lê Xuân Hoàng, bà Nguyễn Thị Đan Thanh, ông Đỗ Anh Tú và ông Hà Anh Vũ.
Công ty hiện tại bao gồm một giám đốc, một phó giám đốc kiêm kế toán trưởng, bốn trưởng phòng ban, ba trưởng quản lý cửa hàng và ba phó quản lý cửa hàng, tạo nên một đội ngũ lãnh đạo và quản lý chuyên nghiệp.
40 nhân viên làm việc tại các bộ phận và cửa hàng.
Giám đốc: Ông Lê Xuân Hoàng là người điều hành, quyết định các vấn đề chính của Công ty.
Phó Giám đốc kiêm Kế toán trưởng: Bà Nguyễn Thị Đan Thanh là người điều phối kinh doanh và ra các quyết định về tài chính của Công ty.
Trưởng các bộ phận có trách nhiệm quản lý và kiểm soát công việc trong phòng ban của mình, đồng thời đề ra kế hoạch làm việc cụ thể Họ cũng phải đề xuất các kế hoạch hoạt động và báo cáo tình hình hoạt động cho Ban quản trị.
Quản lý cửa hàng là công việc quan trọng, với mỗi cửa hàng có người phụ trách riêng Người này chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động của cửa hàng và quản lý nhân sự hiệu quả.
Các Bộ phận của Công ty:
Bộ phận Hành chính - Tài chính Ke toán bao gồm hai nhánh chính: nhánh Hành chính nhân sự và nhánh Kế toán tài chính Nhánh Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm quản lý các vấn đề liên quan đến nhân sự, bao gồm tuyển dụng, kế hoạch quy mô nhân sự, đánh giá hiệu quả làm việc và xác định mức lương hợp lý cho nhân viên Trong khi đó, nhánh Kế toán tài chính chuyên tổng hợp số liệu báo cáo từ các cửa hàng, xử lý thanh toán với nhà cung cấp, thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế, lập bảng lương hàng tháng, và tạo ra các báo cáo tổng hợp cùng báo cáo quản trị nội bộ, đảm bảo công tác kế toán được thực hiện hiệu quả.
Bộ phận Kỹ thuật, Nghiên cứu Sản phẩm và Marketing có nhiệm vụ nghiên cứu và phát triển sản phẩm của Công ty, đồng thời xây dựng kế hoạch Marketing hiệu quả Họ quản lý website chính của Công ty và các trang web phụ hỗ trợ bán hàng, đảm bảo thông tin sản phẩm được truyền đạt một cách chính xác và chi tiết tới khách hàng Ngoài ra, bộ phận này còn thực hiện nghiên cứu thị trường để hiểu rõ thị hiếu khách hàng và tìm kiếm cơ hội mở rộng, đa dạng hóa sản phẩm trong cùng ngành hàng với các sản phẩm hiện có của Công ty.
Bộ phận Kinh doanh tổng hợp chịu trách nhiệm nhận đơn hàng từ cả khách hàng lớn và khách lẻ, đồng thời quản lý hoạt động bán hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Sendo và Tiki Nhân viên trong bộ phận này cũng thực hiện việc tìm kiếm khách hàng và đại lý, soạn thảo biên bản, báo giá, hợp đồng, cũng như báo cáo về đặt hàng và giao hàng Họ phối hợp làm việc với các chi nhánh bán hàng để đảm bảo hàng hóa được luân chuyển và cung ứng kịp thời Cuối cùng, bộ phận này cũng thực hiện báo cáo bán hàng định kỳ theo yêu cầu của Ban quản trị.
Bộ phận Chăm sóc khách hàng và Bảo hành sản phẩm chịu trách nhiệm tiếp nhận khiếu nại và yêu cầu bảo hành từ khách hàng Đội ngũ này sẽ tự sửa chữa hoặc liên hệ với nhà sản xuất để thực hiện việc sửa chữa và thay thế sản phẩm, đảm bảo thực hiện đúng cam kết với khách hàng.
4.1.3 Lĩnh vực kinh doanh và các sản phẩm Công ty đang cung cấp
Thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần BISU
4.2.1 Đặc điểm hệ thống kho hàng và đội ngũ nhân lực của công ty a, Đăc điểm hê thống kho hàng
Tính đến đầu năm 2019, Công ty sở hữu tổng cộng 5 kho hàng, bao gồm 3 kho tại Hà Nội và 2 kho tại Thành phố Hồ Chí Minh Mỗi kho hàng đều được thiết kế kết hợp với không gian trưng bày sản phẩm, tạo thành cửa hàng với khu vực trưng bày rõ ràng và kho hàng phía trong.
Ba kho hàng đặt tại Hà Nội được phân bố đều tại Quận Thanh Xuân, Quận Ba
Lựa chọn địa điểm kho hàng mang lại lợi ích lớn về chi phí thuê, đặc biệt là khi so với các khu vực trung tâm Cả ba kho hàng đều nằm trên mặt đường dễ tìm, giúp khách hàng thuận tiện trong việc đến mua sắm Kho hàng tại Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân có diện tích lớn nhất và được sử dụng làm kho tổng, nơi tiếp nhận hàng hóa nhập khẩu từ nhà cung cấp, tiến hành kiểm đếm và phân phối cho các kho khác.
Công ty hiện có hai cửa hàng tại Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, với cửa hàng đầu tiên tại số 272A đường Pasteur và cửa hàng thứ hai mới mở tại số 98/2 phố Trương Định vào đầu năm 2019 Cửa hàng mới có diện tích 84m², 3 tầng, hiện đại và rộng rãi hơn so với cơ sở cũ đã hoạt động từ năm 2014 Việc mở cửa hàng mới nhằm phục vụ cho sự phát triển và mở rộng của công ty, chuyên cung cấp các sản phẩm như đèn pin và pin sạc, sau khi ký kết làm đại lý cho nhiều thương hiệu đèn pin mới trong năm 2018 Cơ sở mới này là một phần trong kế hoạch mở rộng và chiếm lĩnh thị trường đèn pin cao cấp tại Việt Nam, đặc biệt là khu vực phía Nam.
Với năm kho hàng được phân bố tại hai trung tâm kinh tế lớn của Việt Nam là
Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh là hai trung tâm quan trọng giúp tối ưu hóa việc luân chuyển hàng hóa trên toàn quốc, đảm bảo sự nhanh chóng và thuận tiện trong việc phục vụ khách hàng Đồng thời, đây cũng là hai thị trường có lượng khách hàng tiềm năng lớn nhất của công ty trên toàn quốc.
Việc bảo quản kho hàng được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng và an toàn cho hàng hóa Mỗi kho đều được trang bị tối thiểu 6 camera giám sát, hệ thống điều hòa và máy hút ẩm để ngăn ngừa ẩm mốc Kệ tủ được thiết kế hợp lý theo diện tích và số lượng hàng hóa, giúp khu vực kho luôn ngăn nắp và dễ dàng tìm kiếm Hằng ngày, tủ kệ được lau dọn sạch sẽ và thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên sản phẩm để đảm bảo chất lượng bên trong và bao bì bên ngoài.
Hiện tại, tại năm kho hàng, nhân sự quản lý kho cũng là nhân viên bán hàng, được Trưởng cửa hàng và Phó quản lý cửa hàng quản lý trực tiếp Đội ngũ nhân viên có trình độ từ cấp 3 trở lên, với 80% là nữ Nhân lực tại các cửa hàng chủ yếu là những người trẻ, trong độ tuổi từ 22 đến 35.
Hình 4.1 Cơ cấu độ tuổi nhân viên tại Công ty Cổ phần BISU
Cơ cấu nhóm tuổi nhân viên
□ Từ 20 đến 25 tuổi DTừ 26 đến 29 tuổi ũĩừ 30 tuổi trở lên
(Nguồn: Phòng hành chính Công ty Cổ phần BISU)
Biểu đồ cho thấy, nhân sự tại các cửa hàng chủ yếu là những người trẻ, từ 20 đến 25 tuổi, chiếm 44% tổng số Nhóm tuổi từ 30 trở lên đứng thứ hai, trong khi nhóm từ 26 đến 29 tuổi có tỷ trọng thấp nhất Đặc biệt, công ty không có nhân sự trên 40 tuổi Sự hiện diện của nhiều người trẻ mang lại năng động và khả năng thích nghi nhanh, nhưng cũng có nhược điểm là thiếu kinh nghiệm thực tế, khiến họ có thể gặp khó khăn trong việc xử lý các tình huống phát sinh so với những người trung tuổi có nhiều kinh nghiệm hơn.
Nhân viên tại cửa hàng được Quản lý tổ chức các buổi đào tạo về sản phẩm, đặc biệt là sản phẩm mới Do đặc thù sản phẩm chủ yếu là hàng điện tử như đèn pin, pin sạc và bộ sạc, cùng với các dụng cụ đa năng, việc hiểu rõ các thông tin kỹ thuật là rất quan trọng để tư vấn khách hàng và bảo quản hàng hóa hiệu quả Nhân viên mới sẽ trải qua ít nhất một tháng đào tạo hàng ngày về sản phẩm, giúp họ nắm vững kiến thức tổng quát và các đặc điểm quan trọng phục vụ cho công việc tại cửa hàng.
Các công việc chính với nhiệm vụ quản lý kho hàng tại mỗi cửa hàng:
Khi hàng hóa được vận chuyển đến, nhân viên cửa hàng có trách nhiệm kiểm đếm và nhập liệu chính xác vào hệ thống, đồng thời báo cáo lại số lượng cho Quản lý.
Khi bán hàng cho khách hàng, cần phải có hóa đơn in từ phần mềm của công ty Đối với đơn hàng gửi xa, yêu cầu chụp hình mẫu mã và số lượng hàng hóa trước khi đóng gói.
Mỗi ngày, nhân viên cửa hàng thực hiện việc kiểm đếm và phân loại hàng hóa theo quy định đã được thiết lập, sau đó báo cáo kết quả lên Quản lý cửa hàng.
4.2.2 Quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần BISU
Quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty bao gồm năm thời điểm chính như trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.1 Quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần BISU
Lên kế hoạch nh⅞p mua hàng
Nh⅞nhàng giao đến từ Nhà cung cấp chuyểnLuân hàng hóa giữa các kho hàng
Lưu trữ và bảo quản hàng hóa tại các kho
Xuất bán hàng hóa cho khách
∖ _ hàng Dưới đây là chi tiết quá trình quản lý hàng hóa tại từng thời điểm mà Công ty đang thực hiện:
* Lên kế hoạch nhâp mua hàng
Hàng ngày, nhân viên bộ phận kinh doanh có trách nhiệm báo cáo số lượng hàng hóa đã bán cho quản lý, từ đó quản lý sẽ tổng hợp thông tin và gửi báo cáo lên Ban quản trị.
Sản phẩm, xuất xứ Thời gian được nhận hàng từ nhà cung cấp
Các thương hiệu đèn pin, pin sạc, đồ dùng dã ngoại đến từ Trung Quốc 7-12 ngày
Thương hiệu pin và bộ sạc từ Nhật Bản 14-18 ngày
Các thương hiệu đèn pin, balo, túi đeo, dụng cụ đa năng đến từ các nước Châu Mỹ, Châu Âu như Mỹ, Thụy Sỹ, Đức, Canada
Ban quản trị sẽ xem các mặt hàng bán được và có đánh giá sơ qua về các sản phẩm có lượng tiêu thụ lớn.
Khi nhận đơn đặt hàng lớn từ đại lý hoặc doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh sẽ báo cáo lên Phó giám đốc để tiến hành đặt hàng từ nhà sản xuất Khách hàng cần đặt cọc ít nhất 70% giá trị đơn hàng, và thời gian giao hàng trung bình từ 7-20 ngày làm việc sau khi công ty nhận được khoản đặt cọc, không bao gồm thứ bảy và chủ nhật Thống kê thời gian từ khi công ty đặt hàng đến khi nhận được hàng từ nhà cung cấp được ghi nhận trong Bảng 4.3.
(Nguồn: số liệu tự tổng hợp trong quá trình thực tập)
Khi hàng hóa bán lẻ sắp hết, nhân viên sẽ thông báo cho quản lý, và quản lý sẽ chuyển thông tin lên Ban quản trị Công ty sẽ lập danh sách các mặt hàng đã hết và tiến hành đặt hàng Bộ phận kinh doanh đề xuất số lượng hàng cần nhập, sau đó Ban quản trị sẽ điều chỉnh dựa trên khả năng tài chính và xu hướng thị trường Sau khi gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, quá trình xác nhận số lượng hàng và tính toán chi phí sẽ mất khoảng 2-3 ngày do chỉ có thể liên lạc qua tin nhắn và email.
* Khi nhân đươc hàng giao đến từ Nhà cung cấp
Giám đốc hoặc Phó Giám đốc thông báo về số lượng đơn hàng, các sản phẩm nhập khẩu và thời gian dự kiến hàng về Nhân viên cần chủ động sắp xếp kho hàng và thông báo kịp thời cho khách hàng về tình trạng đặt hàng.
Đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn kho
4.3.1 Ưu điểm, các kết quả đạt được
Nhờ vào các quy định quản lý chặt chẽ, hàng hóa tại hai kho ở Hà Nội được bảo quản và quản lý hiệu quả Công tác kiểm đếm và quản lý diễn ra thường xuyên, với báo cáo chi tiết về số lượng hàng hóa thừa, thiếu hoặc khớp với hệ thống được gửi lên ban quản lý mỗi ngày Việc soát xét số lượng thực tế nhập - xuất hàng với số liệu trên phần mềm quản lý được thực hiện cẩn thận Tất cả phiếu nhập kho đều được lưu trữ kỹ lưỡng, tạo cơ sở đối chiếu trong trường hợp phát sinh sự cố sau này.
Việc thực hiện kiểm đếm kho hàng thường xuyên đã tạo ra nhiều kết quả tốt:
Theo dõi chặt chẽ lượng hàng hóa tồn kho tại mỗi kho giúp đảm bảo số lượng thực tế khớp với số liệu trên hệ thống phần mềm, từ đó hỗ trợ ban điều hành trong việc quản lý hiệu quả hơn.
Phát hiện kịp thời các tình trạng gian lận và mất mát hàng hóa do nhân viên không trung thực hoặc thiếu sót là rất quan trọng Những sai sót này có thể xảy ra trong quá trình xuất bán cho khách hàng hoặc trong các hoạt động nhập - xuất kho Việc nhận diện sớm những vấn đề này giúp giảm thiểu thiệt hại và nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa.
Việc chuyển kho hàng nhanh chóng từ những kho có tồn kho lớn sang các kho có lượng hàng ít đã giúp đáp ứng hiệu quả nhu cầu của khách hàng.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp mỗi nhân viên nhận diện các mặt hàng có lượng tiêu thụ tốt và vòng quay nhanh, từ đó tiến hành nhập hàng thường xuyên Ngược lại, đối với các mặt hàng tồn kho lâu và có lượng tiêu thụ kém, cần tìm hiểu nguyên nhân như tính chất sản phẩm, giá cả so với thị trường, hoặc chiến lược marketing chưa hiệu quả Công ty đã đưa ra các giải pháp phù hợp cho từng loại mặt hàng và mức độ tiêu thụ, nhanh chóng áp dụng để cải thiện tình hình và tăng vòng quay hàng tồn kho trung bình.
- Giảm giá bán để tăng lượng cầu đẩy nhanh vòng quay hàng tồn kho
- Giảm lượng hàng nhập hoặc loại bỏ không tiến hành nhập thêm với các mặt hàng có vòng quay quá chậm và mang lại quá ít lợi nhuận
- Nghiên cứu và chỉnh sửa chiến lược marketing cho phù hợp và hiệu quả
- Điều chỉnh giá bán hợp lý
Các biện pháp này đã chứng minh hiệu quả cao trong việc nâng cao vòng quay hàng tồn kho trung bình của công ty, đồng thời loại bỏ các sản phẩm kém chất lượng và không phù hợp.
Quy trình quản lý tại các cửa hàng được thực hiện dễ dàng và hiệu quả, với sự giám sát chặt chẽ từ Ban quản trị Các bước nhập hàng, xuất hàng và quản lý lưu trữ đều được tuân thủ nghiêm ngặt, kèm theo chế tài xử phạt đối với nhân viên vi phạm Tuy nhiên, vi phạm hiếm khi xảy ra nhờ vào ý thức kỷ luật cao và đào tạo quy chế bài bản của nhân viên ngay từ khi bắt đầu làm việc tại Công ty.
Tình trạng thiếu hụt hàng hóa cung ứng ít xảy ra, với nhu cầu khách hàng hầu hết được đáp ứng kịp thời Ban quản trị chú trọng đến các mặt hàng tiêu thụ lớn, thường xuyên quyết định nhập thêm hàng hóa, từ đó tần suất nhập hàng từ nhà cung cấp được cải thiện Việc này giúp tăng sản lượng nhập vào, mang lại chiết khấu thương mại lớn hơn cho doanh nghiệp Hầu hết các công ty đều tránh được tình trạng khan hàng, cho thấy khả năng cung ứng hàng hóa ổn định và tốt Kết quả kinh doanh hàng năm có xu hướng tích cực với doanh thu và lợi nhuận đều tăng trưởng mạnh.
4.3.2 Các hạn chế còn tồn đọng gây ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của Công ty và nguyên nhân của các hạn chế đó
Mặc dù công tác quản trị hàng tồn kho của công ty đã đạt được nhiều thành tựu tích cực, vẫn tồn tại một số bất cập cần được chú ý Việc tìm ra nguyên nhân và giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong tương lai là rất quan trọng Qua quá trình quan sát, tôi đã tổng hợp các nhược điểm hiện tại để có hướng khắc phục thích hợp.
Hạn chế thứ nhất: Chi phí lưu kho do tình trạng mất mát hàng hóa quá lớn, đặc biệt là tại kho hàng số 272A Pasteur, TP Hồ Chí Minh.
Số lượng hàng hóa tại cơ sở này thường xuyên bị thiếu hụt, không khớp số lượng
Công ty gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân viên có trình độ do mức lương trung bình chỉ 5 triệu đồng/tháng, không đủ đáp ứng nhu cầu sống tại khu vực trung tâm thành phố Hầu hết nhân viên chỉ ký hợp đồng ngắn hạn từ 6 đến 12 tháng, dẫn đến việc chỉ có 2 nhân viên làm việc trên 2 năm với kinh nghiệm tốt Đội ngũ còn lại chủ yếu là những người mới và thiếu kinh nghiệm, gây khó khăn trong việc thực hiện các quy trình công việc Thêm vào đó, thời gian đào tạo từ 1-3 tháng cho các sản phẩm không phổ thông làm gia tăng tình trạng thiếu hụt nhân sự Hệ quả là hàng hóa không được kiểm đếm thường xuyên, dẫn đến mất mát không kiểm soát và khó khăn trong việc xác định nguyên nhân và thời điểm xảy ra sai sót.
Công ty có một danh mục sản phẩm đa dạng, trong đó 1/3 là các mặt hàng kỹ thuật điện tử, dễ gây nhầm lẫn trong quá trình bán hàng và kiểm đếm Nhân viên chưa nắm vững thuộc tính và đặc điểm sản phẩm, dẫn đến việc phân loại mã sản phẩm không chính xác, gây ra sai sót trong xuất bán và kiểm đếm Ví dụ, hai mẫu đèn pin giống hệt nhau về thông số kỹ thuật, chỉ khác nhau ở màu ánh sáng (một loại ánh sáng trắng có giá cao hơn và loại ánh sáng vàng có giá thấp hơn), với sự phân biệt duy nhất là dấu tích nhỏ trên vỏ hộp Do đó, nếu không chú ý kỹ lưỡng trong quá trình nhập và xuất hàng, sẽ dễ dàng xảy ra nhầm lẫn và sai sót.
Nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng bán sản phẩm với giá cao nhưng lại nhập liệu vào phần mềm với mức giá thấp hơn Hệ quả là số tiền thực thu từ khách hàng giảm, ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của công ty.
- kiểm đếm kho hàng và hai là khả năng thuyết phục cũng như chăm sóc khách hàng kém, làm giảm lượng tiêu thụ hàng hóa.
Tại cơ sở này, quản lý cửa hàng thường lấy ngẫu nhiên các sản phẩm để trưng bày và gửi cho khách hàng quen thuộc dùng thử, nhằm thu thập đánh giá phục vụ quảng bá sản phẩm Tuy nhiên, việc này diễn ra mà không có thông báo, dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng hóa mà không rõ nguyên nhân.
Một nguyên nhân khác dẫn đến tình trạng mất cắp tại khu vực này là do các sản phẩm trong cửa hàng đều là hàng nhập khẩu có giá trị lớn Điều này thu hút kẻ xấu lợi dụng sự sơ suất của nhân viên, khiến việc trộm cắp hàng trưng bày xảy ra thường xuyên.
Thiếu sự chú trọng trong quản lý hàng hóa tại cơ sở này đã tạo ra lỗ hổng lớn, dẫn đến thất thoát doanh thu cho công ty Nếu không nhanh chóng tìm ra giải pháp, thiệt hại trong tương lai sẽ càng nghiêm trọng hơn.
Han chế thứ hai: Quy trình nhập mua hàng hóa tại Công ty chưa được nghiêm túc chú trọng.
Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần BISU
4.4.1 Định hướng mở rộng hoạt động trong tương lai của Công ty
Hiện nay, đầu năm 2019, Công ty đã mở thêm hai cơ sở mới (một cơ sở đặt tại
Công ty TP Hồ Chí Minh và Hà Nội sẽ tập trung quảng bá để thu hút khách hàng đến hai địa điểm này Mục tiêu là mở rộng mạng lưới khách hàng tiềm năng và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đặc biệt tại các khu trung tâm du lịch và các tỉnh miền Nam.
Công ty đang nỗ lực mở rộng và đa dạng hóa danh mục sản phẩm bằng cách đăng ký làm đại lý cho nhiều thương hiệu mới, bao gồm dụng cụ đa năng cao cấp Zero Tolerance từ Mỹ và các hãng đèn pin giá bình dân từ Trung Quốc như Fitorch, Folomov, Jetbeam, Imalent, Acebeam, và Sofirn Điều này giúp công ty tiếp cận được lượng lớn khách hàng có mức thu nhập trung bình tại thị trường Việt Nam.
Công ty đặt mục tiêu tăng trưởng doanh thu và sản lượng lên 10% trong năm 2019, với doanh thu vượt 20 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế gần 1 tỷ đồng, đánh dấu sự tăng trưởng mạnh mẽ so với năm 2018 Mục tiêu là duy trì đà tăng trưởng này trong những năm tiếp theo Để tối ưu hóa giá vốn đầu vào, công ty sẽ nỗ lực đạt chỉ tiêu sản lượng bán ra từ Nhà cung cấp, từ đó nhận được chiết khấu thương mại cao hơn cho các đại lý lớn, giúp tiết kiệm nguồn vốn kinh doanh.
Chỉ tiêu Chỉ tiêu năm
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Chi phí quản lý doanh nghiệp 4,722,62
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Để đạt được các chỉ tiêu trong năm tới, Công ty cần tập trung giải quyết triệt để các vấn đề tồn đọng, đặc biệt trong quản lý hàng tồn kho, bao gồm quy trình nhập mua, lưu trữ và xuất bán hàng hóa Đồng thời, Công ty cũng cần duy trì và phát huy những ưu điểm hiện có.
4.4.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh a, Đề xuất phương pháp quản trị hàng tồn kho giúp giải quyết các hạn chế còn tồn đọng năng quản trị hàng tồn kho tốt hơn, làm nền tảng vững chắc để phát triển hoạt động kinh doanh trong tương lai em xin đề xuất các giải pháp như sau:
Giải pháp thứ nhất : Giảm thiểu triệt để các chi phí lưu kho phát sinh do thiệt hại mất mát hàng hóa.
Tình trạng mất hàng hóa tại kho 272A Pasteur, TP Hồ Chí Minh đang rất nghiêm trọng và cần ngay lập tức áp dụng các biện pháp xử lý chặt chẽ Để khắc phục tình hình này, tôi đề xuất một số giải pháp hiệu quả.
Để nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa, việc áp dụng khoa học công nghệ là rất cần thiết Đầu tiên, cần thiết lập một hệ thống mã vạch đồng nhất cho tất cả các cửa hàng, đảm bảo rằng mọi sản phẩm đều được dán tem mã vạch Việc sử dụng máy quét mã vạch trong quá trình nhập và xuất kho sẽ giúp giảm thiểu sai sót do nhân viên thiếu cẩn thận Đối với các sản phẩm nhỏ không thể dán tem mã vạch lớn, cần phải nhập thủ công tên mã sản phẩm vào phần mềm, do đó, việc đào tạo nhân viên về cách phân biệt các mã hàng hóa là rất quan trọng.
Khi bán hàng tại cửa hàng, cần in hóa đơn từ phần mềm, ghi rõ mã hàng, số lượng và giá để khách hàng dễ dàng xác nhận Đối với đơn hàng gửi xa, cần xác nhận mã hàng và thiết lập hệ thống lưu trữ email khách hàng, tự động gửi xác nhận đơn hàng mới Cách làm này không chỉ giúp khách hàng kiểm tra lại mã sản phẩm mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và uy tín của công ty.
Việc nhập hàng hóa vào kho cần được thực hiện với sự kiểm đếm và phân loại bởi ít nhất hai nhân viên, trong đó có một người có kinh nghiệm lâu năm Điều này không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác mà còn ngăn chặn gian lận và sự cẩu thả trong quá trình nhập kho.
Các chi phí phát sinh từ thiệt hại và mất mát cần phải xác định nguyên nhân rõ ràng, đặc biệt là trách nhiệm của nhân viên và cấp quản lý Để ngăn chặn tình trạng này, cần áp dụng các hình thức xử phạt nghiêm khắc, như trừ lương tương ứng với số sản phẩm hao hụt hoặc sa thải những nhân viên thiếu trách nhiệm, nhằm giảm thiểu sai phạm trong tương lai.
Để giảm thiểu tình trạng mất hàng hóa do kẻ gian lợi dụng lúc đông khách, công ty nên lắp đặt hệ thống camera giám sát toàn diện, không để lại góc khuất nào Việc trình chiếu hình ảnh từ camera trên màn hình lớn tại quầy thu ngân sẽ giúp răn đe những người có ý định trộm cắp, từ đó bảo vệ tài sản hiệu quả hơn.
Công ty nên cử nhân sự từ Hà Nội vào làm việc tại các cơ sở ở Thành phố Hồ Chí Minh trong khoảng thời gian từ một đến hai tuần Việc này không chỉ tạo cơ hội cho nhân viên giao lưu và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau mà còn giúp công ty phát hiện những nguyên nhân gây mất mát hàng hóa mà ban quản trị chưa nhận thấy Nhân sự được cử đi có khả năng và trình độ cao trong quản lý kho hàng, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc tại các cơ sở.
Công ty nên tổ chức các buổi đào tạo định kỳ cho nhân viên về sản phẩm mới và phương pháp làm việc hiệu quả nhằm nâng cao trình độ đội ngũ Khoảng 1-3 tháng, công ty cần thực hiện các bài kiểm tra kiến thức và quy trình làm việc để phát hiện điểm yếu, từ đó tránh việc nhân viên truyền đạt thông tin sai lệch tới khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín công ty Những buổi đánh giá này cũng giúp công ty nhận diện nhân viên có năng lực tốt để có chế độ đãi ngộ và lương phù hợp.
Tên sản phẩm Đèn pin Fenix CL26R
Dòng sản phẩm Đèn pin cắm trại
Nơi sản xuất Trung Quốc
Giá bán tại thời điểm hiện tại 1,500,000 đồng/bộ sản phẩm
Thời gian thực hiện tính toán Năm 2018 Năm 2019 (số liệu dự kiến)
Nhu cầu về sản phẩm (Qn) 180 bộ sản phẩm 210 bộ sản phẩm
Chi phí đặt 1 đơn hàng (c d ) 798,000 đồng 812,000 đồng
Chi phí lưu trữ, bảo quản 1 đơn vị hàng trong kho (c i )
Mức dự trữ an toàn Qdb 15 bộ sản phẩm 15 bộ sản phẩm
Số ngày hoạt động trong năm 360 ngày 360 ngày
Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng từ nhà cung cấp thường kéo dài 10 ngày, trong khi việc bảo quản và lưu trữ hàng hóa có thể dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do mua dư thừa Để khắc phục tình trạng này, công ty cần áp dụng các phương pháp tài chính để xác định chính xác lượng hàng nhập, tránh việc nhập hàng dựa trên cảm tính Việc lập kế hoạch nhập hàng là cần thiết để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro tài chính.
- xuất hàng, dự báo nhu cầu thị trường trong thời gian tới với từng nhóm sản phẩm.
Em đề xuất áp dụng mô hình EOQ để tính toán mức dự trữ an toàn và lượng đặt hàng cho sản phẩm của công ty, đồng thời xác định thời điểm thích hợp để nhập thêm hàng Việc này nhằm đề xuất mức dự trữ hàng tồn kho hợp lý, giúp tránh ứ đọng vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Để tìm ra lượng đặt hàng tối ưu, em đã chọn một sản phẩm tiêu biểu trong danh mục sản phẩm của công ty để thu thập dữ liệu và thực hiện tính toán.
Bảng 4.9 Thông tin sản phẩm Đèn pin Fenix CL26R
(Nguồn: số liệu thu thập từ phòng kế toán của công ty)
Nhu cầu về sản phẩm
SÔ lượng hàng hóa bán ra mỗi ngày Số ngày hoạt động trong năm
Từ sô liệu bảng trên ta có thê tính toán được:
+ Lượng đặt hàng tôi ưu của năm 2018 và 2019 lần lượt là: n *∕ o ∩ 1 oʌ _ /2 (Qn×cd) _ ∣2 (180×798000) _ ,ɔ _ ~ a ^.
+ SÔ lần nhập mua hàng trong năm: n Ọn 180 _ ,ɪ
+ SÔ ngày cách nhau giữa 2 lần nhập mua thêm hàng:
L J C 3.08 Nếu tính đến mức tồn kho dự trữ an toàn do công ty đề ra, ta có thê tính toán được:
+ Mức dự trữ tồn kho trung bình là:
22 + Thời điêm đặt hàng mới:
Thời điêm đặt hàng mới năm 2018 = SÔ lượng hàng hóa bán ra mỗi ngày x Độ dài của thời gian giao hàng
