của Công
ty và nguyên nhân của các hạn chế đó.
Tuy công tác quản trị hàng tồn kho của công ty đã có nhiều ưu điểm, đạt được nhiều kết quả tốt. Tuy nhiên song song với đó, vẫn còn nhiều điểm bất cập đang tồn tại cần được chú trọng tìm ra nguyên nhân và giải pháp để cải thiện hiệu quả quản lý trong tương lai. Qua quá trình quan sát, em tổng kết lại các nhược điểm như sau:
Hạn chế thứ nhất: Chi phí lưu kho do tình trạng mất mát hàng hóa quá lớn,
đặc
biệt là tại kho hàng số 272A Pasteur, TP. Hồ Chí Minh.
Số lượng hàng hóa tại cơ sở này thường xuyên bị thiếu hụt, không khớp số 49
- Nhân viên tại cơ sở này rất khó tuyển dụng được lao động có trình độ do mức lương của Công ty đưa ra chưa thật sự hấp dẫn. Mức lương trung bình nhân
viên tại
đây là 5 triệu đồng/ tháng. Đối với khu vực trung tâm thành phố có giá cả đắt
đỏ thì
mức lương này chưa đủ đáp ứng cho người lao động với các nhu cầu cơ bản.
Do đó,
nhân viên tại đây thường chỉ làm việc ký hợp đồng trong thời gian ngắn từ 6
đến 12
tháng. Hiện tại cơ sở này chỉ có 2 nhân viên đã làm việc trên 2 năm có kinh nghiệm
làm việc tốt. Lượng nhân lực còn lại đều mới và thiếu kinh nghiệm để thực
hiện tốt
nhiệm vụ. Hơn nữa, các mặt hàng của Công ty không thuộc dạng hàng hóa
phổ thông
như đồ may mặc, thực phẩm... nên cần tốn một khoảng thời gian từ 1-3 tháng để
nhân viên từ khi học việc có thể làm chuẩn chỉnh các bước của quy trình do
Ban quản
trị đề ra. Những ngày nhân sự thiếu hụt, hàng hóa không được kiểm đếm thường
xuyên trong một thời gian đã tạo ra tình trạng mất mát hàng hóa không kiểm soát,
càng khó khăn hơn để tìm ra nguyên do chính xác và thời điểm nào đã xảy ra
sai sót
để xử lý nguồn gốc vấn đề một cách triệt để.
- Đặc thù các mặt hàng của Công ty rất đa dạng và chiếm đến 1/3 là các mặt hàng mang tính kỹ thuật điện tử lớn, dễ mắc các sai lầm khi xuất bán hàng
hóa cho
khách hàng và khi kiểm đếm. Nhân viên chưa nắm rõ thuộc tính, đặc điểm
- kiểm đếm kho hàng và hai là khả năng thuyết phục cũng như chăm sóc khách hàng kém, làm giảm lượng tiêu thụ hàng hóa.
- Ngoài ra, tại cơ sở này còn xảy ra hiện tượng, quản lý cửa hàng tùy ý lấy các sản phẩm ngẫu nhiên để làm mẫu trưng bày quảng cáo gửi các khách hàng
quen thuộc
sử dụng thử để lấy đánh giá nhận xét làm tài liệu cho khâu quảng bá sản
phẩm. Tuy
nhiên, khi lấy hàng hóa ra khỏi kho hàng, quản lý không thông báo lại gây ra thiếu
hụt hàng hóa không rõ nguyên do.
- Một nguyên nhân khác có thể kể đến nữa đó là hiện tượng mất cắp tại khu vực
này thường xuyên xảy ra, do biết các sản phẩm trong cửa hàng đều là hàng
nhập khẩu
có giá trị lớn, nên không loại trừ khả năng khách hàng vào cừa hàng trong lúc nhân
viên sơ xuất không chú ý đã lấy trộm hàng trưng bày.
Việc chưa chú trọng quản lý hàng hóa tại cơ sở này đã tạo ra lỗ hổng lớn, làm thất thoát doanh thu cho công ty, nếu không được nhanh chóng tìm phương án giải quyết sẽ gây thiệt hại lớn hơn nữa trong tương lai.
Han chế thứ hai: Quy trình nhập mua hàng hóa tại Công ty chưa được nghiêm
túc chú trọng.
Hạn chế này được thể hiện rõ qua việc số lượng đặt hàng mỗi lần lên đơn đặt hàng từ nhà cung cấp và thời điểm đặt hàng chưa được tính toán kỹ càng. Theo quy trình nhập hàng, ban quản trị tuy có đề xuất các mặt hàng có lượng tiêu thụ tốt từ bộ phận kinh doanh nhưng số lượng nhập hàng hoàn toàn theo cảm tính và suy nghĩ chủ quan của người chịu trách nhiệm đặt hàng hóa về cả số lượng cần đặt lẫn thời gian đặt hàng để kịp thời cung ứng khi hàng hóa trong kho đã gần hết. Do đó, tình trạng dễ dàng xảy ra là khi khách hàng có nhu cầu về những mặt hàng khi đã hết hàng, nhân
lượng doanh thu tuy không lớn nhưng cũng làm ảnh hường đến kết quả hoạt động kinh doanh và lợi nhuận cuối cùng.
Thêm vào đó, một số trường hợp cá biệt, hàng hóa từ nhà cung cấp về đến kho hàng vẫn chưa có danh sách hàng hóa với số lượng xác nhận đã đóng gói từ nhà cung
cấp để khi nhận hàng chuẩn bị và kiểm đếm khớp với danh sách nhà cung cấp đã đóng gửi. Do đó, nhiều lần nhân viên phải làm ngược quy trình, kiểm đếm hàng về thực tế trước rồi mới nhận được từ nhà cung cấp danh sách đóng gói để so sánh khớp
số lượng, mẫu mã đặt hay chưa. Từ đó gây ra hệ quả nhiều nhà cung cấp gửi sai mã hàng hay thiếu - thừa số lượng khó kiểm soát và xử lý kịp thời.
Tiếp đến là vấn đề khoảng thời gian từ lúc đặt hàng từ nhà cung cấp đến khi nhận được hàng lớn làm giảm tốc độ luân chuyển hàng hóa. Với các mặt hàng xuất xứ là hàng nội địa Trung Quốc, do ở giáp ranh biên giới với Việt Nam nên thời gian về hàng không quá lâu (chỉ khoảng 7-12 ngày như đã thống kê ở phần thực trạng phía
trên). Tuy nhiên các mặt hàng có xuất xứ từ Nhật Bản hay các nước phương tây như Mỹ, Canada,, Thụy Sỹ, Đức... lại có khoảng thời gian chờ đợi hàng hóa về đến kho hàng tại Việt Nam khá lâu, trung bình là 3 tuần, cá biệt có một số trường hợp lâu hơn
lên đến 6 tuần do nhà cung cấp không kịp đáp ứng nhu cầu nhập hàng và hàng hóa nhập hàng cần xử lý nhiều thủ tục hải quan phức tạp, làm kéo dài thời gian luân chuyển hàng hóa. Điều này làm ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng
của Công ty, xảy ra các tình trạng mất uy tín nghiêm trọng khi không thể đảm bảo tiến độ cung cấp hàng hóa theo hợp dồng. Do công ty không tính toán và lên kế hoạch
các thời điểm đặt hàng trong kỳ nên đây là một yếu tố tác động lớn đến khả năng đáp
ứng nhu cầu thị trường. Khi các sản phẩm đang được khách hàng quan tâm đến, lượng
tại đang tồn kho lớn, tỷ lệ vòng quay rất chậm, tính đến thời điểm hiện tại đã tồn kho hơn 6 tháng vẫn chưa thể bán ra, một số mặt hàng đã có thời gian tồn kho lên đến hơn
12 tháng, làm giảm số vòng quay HTK trung bình của công ty. Hạn chế này xảy ra có thể do các nguyên nhân:
- Giá bán sản phẩm quá cao so với giá trị thật của sản phẩm hoặc quá lớn so với
mức thu nhập trung bình của tệp khách hàng sẵn có của công ty. Điều này
được nhìn
thấy rõ ở các mặt hàng phiên bản giới hạn có giá trị tinh thần, mang tính sưu
tầm là
chủ yếu, còn về mặt giá trị sử dụng không quá đặc biệt. Tuy vậy nhưng giá
bán của
các loại sản phẩm này rất cao, thông thường là gấp đôi hoặc gấp ba so với
phiên bản
thông thường. Do vậy, lượng khách hàng tiềm năng cho các sản phẩm này không lớn.
- Lý do thứ hai có thể kể đến là giá trị sử dụng của sản phẩm chưa đủ sức cạnh tranh với các sản phẩm thay thế khác trên thị trường. Bắt nguồn từ khâu
nghiên cứu
thị trường và nghiên cứu sản phẩm của công ty còn có điểm thiếu sót. Do vậy, ban
quản trị khi dựa vào báo cáo của bộ phận nghiên cứu thị trường để lên kế
hoạch nhập
hàng dẫn đến lượng nhập quá tải so với mức cầu.
- Tiếp đến nguyên nhân lượng hàng tồn kho có tỷ lệ vòng quay chậm là do công
ty có đặt thù các ngành hàng và các loại sản phẩm quá đa dạng, không chỉ có
1 loại
sản phẩm chủ lực nào nên việc quảng bá, marketing gặp nhiều khó khăn,
không thể
Han chế thứ tư: Cơ cấu giá trị các nhóm mặt hàng chưa được tối ưu.
Đây là một hạn chế phát sinh từ việc công ty chưa chú trọng khâu nhập mua hàng hóa nên phân bổ tỷ lệ giá trị tồn kho các sản phẩm không tối ưu. Các sản phẩm như bàn ghế dã ngoại có số vòng quay HTK rất thấp, thấp nhất trong tất cả các nhóm sản phẩm của công ty, doanh thu và lợi nhuận mang lại cũng chiếm tỷ trọng nhỏ trong
cơ cấu lợi nhuận. Mặt hàng này đang gây ra hệ quả ứ đọng vốn nhiều nhất trong các nhóm sản phẩm của công ty. Một trong những nguyên nhân có thể do công tác marketing chưa thực sự tốt, đối thủ cạnh tranh rất nhiều với sản phẩm tương tự trên thị trường, thêm cả hiện tượng hàng nhái, hàng giả không hiếm, với mức giá thấp hơn
và mẫu mã đa dạng hơn. Tâm lý người Việt Nam phần đông vẫn chuộng giá cả hơn cho dù các sẩn phẩm nhập khẩu cao cấp đem lại trải nghiệm tốt hơn.
Các nhóm sản phẩm như Dụng cụ đa năng và Balo, túi đeo kèm phụ kiện đang có số vòng quay HTK đứng thứ hai, thứ ba, tuy mang lại lợi nhuận khá tốt cho công ty nhưng đang mức dự trữ quá lớn so với nhu cầu nên vòng quay HTK thấp. Đây là sai sót lớn trong khâu dự báo lượng cầu thị trường, cân đối lượng hàng hóa nhập mua.
Han chế thứ năm: Việc vận chuyển hàng hóa giữa các kho hàng khá nhiều
dẫn
đến chi phí luân chuyển lớn làm giảm lợi nhuận.
Việc luân chuyển hàng hóa giữa hai miền Nam - Bắc của Công ty diễn ra khá thường xuyên, chủ yếu là chuyển hàng từ kho hàng tổng (ở số 37 Nguyễn Ngọc Nại, Hà Nội) vào 2 chi nhánh ở trong Thành phố Hồ Chí Minh. Thêm vào đó, để tiết kiệm
chi phí nên mỗi đợt chuyển kho Bắc - Nam, công ty đều chọn hình thức vận chuyển chậm (9-10 ngày). Từ đó, các trường hợp khách hàng có nhu cầu một thời điểm, nhưng buộc phải đợi hàng chuyển kho mới có thể giao hàng nên cũng khiến công ty mất đi một lượng khách hàng tuy không lớn nhưng cũng làm ảnh hưởng tới doanh thu và hình ảnh của Công ty. Số ngày vận chuyển kho cũng làm tăng số ngày tồn
Chỉ tiêu Chỉ tiêu năm 2019 Mức tăng trưởng Năm 2018
Nội - Sài Gòn và ngược lại mất trung bình 30-40 nghìn đồng/lượt với các chuyến vận
chuyển nhanh và 110-180 nghìn đồng/lượt đối với hàng hóa vận chuyển chậm có khối
lượng lớn. Vậy mức chi phí chuyển kho năm vừa qua đã lên đến hơn 70 triệu đồng. Đây là mức thiệt hại về kinh tế đo đếm được còn thiệt hại do để lỡ khách hàng do không đủ lượng hàng hóa cung ứng kịp thời tại mỗi thời điểm ở mỗi kho tuy chưa có số liệu chính xác nhưng cũng là một phần thiệt hại đáng kể tới lợi nhuận kinh doanh của công ty.
Hạn chế này có nguyên nhân chủ yếu do việc xác định lượng hàng hóa có lượng
tiêu thụ tốt hoặc không tốt tại mỗi kho tại mỗi thời điểm chưa được chú trọng làm các
công tác thống kê và tính toán. Số lượng chuyển kho mỗi lượt đều là cảm tính của nhân viên phụ trách việc chia kho hàng, cơ sở của số lượng phân chia cho các kho đều do suy nghĩ chủ quan chưa được cấp quản lý thực sự chú trọng, nên khi xảy ra thiếu hụt khó có thể cung ứng kịp thời. Nếu chọn hình thức vận chuyển nhanh để cung ứng hàng giữa các kho thì chi phí vận chuyển lại tăng cao. Để tinh trạng này xảy ra thường xuyên một phần là do quan điểm của Ban quan trị chưa đề cao vai trò của công tác thông kê số liệu, lượng hàng hóa bán ra, hay chỉ tiêu vòng quay hàng tồn kho của các mặt hàng tại từng kho hàng để có kế hoạch phân chia hàng hóa cụ thể, giảm được chi phí luân chuyển hàng giữa các kho và giảm thời gian chờ đợi mỗi lượt vận chuyển.
Tóm lại, với quá trình hoạt động được gần 8 năm, Công ty Cổ phần BISU đã có những bước cơ bản trong công tác quản trị hàng tồn kho khá tốt, từ những điểm như có quy trình quản lý xuất - nhập - tồn rõ ràng, đào tạo thường xuyên cho nhân viên quản lý kho hàng, nhu cầu khách hàng được đáp ứng khá kịp thời... Tuy nhiên, tồn tại song song với đó vẫn còn những hạn chế cần phải khắc phục như chi phí phát sinh do mất mát hàng hóa quá lớn, nhiều mặt hàng tồn kho quá lâu gây ứ đọng vốn, lượng đặt hàng còn dựa trên cơ sở cảm tính chủ quan là chủ yếu,... Để có thể nâng
55