4.2.1. Đặc điểm hệ thống kho hàng và đội ngũ nhân lực của công ty
a, Đăc điểm hê thống kho hàng
Tính đến thời điểm hiện tại, đầu năm 2019, Công ty có tổng 5 kho hàng. Trong đó, có 3 kho hàng đặt tại Hà Nội và 2 kho hàng đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh. Các kho hàng đều có đặc điểm chung là kết hợp với việc bày bán như một cửa hàng (có phân chia khu vực trưng bày sản phẩm và kho hàng phía trong).
Ba kho hàng đặt tại Hà Nội được phân bố đều tại Quận Thanh Xuân, Quận Ba Đình và Quận Đống Đa. Đây là ba quận nằm tại nằm sát với trung tâm thành phố.
Lợi ích đáng kể của việc lựa chọn địa điểm các kho hàng đó là chi phí thuê mặt bằng không quá đắt đỏ như ở các tuyến phố trung tâm. Cả ba kho hàng đều được nằm tại vị trí mặt đường, không khó để tìm kiếm, giúp khách hàng dễ dàng đến và lựa chọn mua hàng. Trong đó, kho hàng đặt tại Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân có diện tích lớn nhất và được lựa chọn làm kho hàng tổng. Đây là nơi tiếp nhận hàng hóa sau khi được nhập khẩu từ Nhà cung cấp về, tiến hành kiểm đếm, chia hàng hóa cho các kho hàng còn lại.
Hai kho còn lại của Công ty được đặt tại Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh. Cửa hàng thứ nhất ở số 272A đường Pasteur và cửa hàng thứ hai ở số 98/2 phố Trương Định. Trong đó, kho hàng ở số 98/2 Trương Định vừa được mở mới đầu năm 2019 với diện tích 84m2, 3 tầng nội thất khang trang, hiện đại, diện tích lớn hơn cơ sở 272A Pasteur đã được mở từ năm 2014 có diện tích nhỏ hơn. Cửa hàng được mở mới phục vụ cho quá trình phát triển và mở rộng của Công ty, chuyên dùng để bày bán các sản phẩm chủ yếu là đèn pin và pin sạc do trong năm 2018 công ty đã ký kết làm đại lý cho nhiều thương hiệu đèn pin mới. Cơ sở mới này phục vụ kế hoạch mở rộng và chiếm lĩnh thị phần thị trường đèn pin cao cấp tại Việt Nam nói chung và khu vực phía nam nói riêng mà công ty đã đặt ra trong năm nay.
Với năm kho hàng được phân bố tại hai trung tâm kinh tế lớn của Việt Nam là Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, điều này sẽ giúp cho việc luân chuyển hàng hóa toàn quốc tới khách hàng được nhanh chóng, thuận tiện nhất. Đây cũng là hai tụ điểm có lượng khách hàng tiềm năng của công ty lớn nhất trên toàn quốc.
Việc bảo quản kho hàng tại các kho do trực tiếp các nhân viên ở kho thực hiện. Các kho đều được trang bị ít nhất 6 Camera giám sát, Hệ thống Điều hòa và máy hút ẩm bảo quản tránh ẩm mốc, các kệ tủ được thiết kế phù hợp với diện tích từng kho và số lượng, chủng loại các mặt hàng. Khu vực kho luôn được thường xuyên sắp xếp ngăn nắp, có trật tự để dễ tìm kiếm và phân loại. Hằng ngày tủ kệ đều được lau dọn sạch sẽ và kiểm tra ngẫu nhiên sản phẩm đảm bảo chất lượng bên trong và cả bao bì hình thức bên ngoài.
b, Đồi ngũ nhân lực quản lý kho
Hiện tại, ở cả năm kho hàng, nhân sự quản lý kho cũng chính là các nhân viên bán hàng tại cửa hàng, được quản lý trực tiếp bởi Trưởng cửa hàng và Phó quản lý cửa hàng. Các nhân viên đều có trình độ từ học hết cấp 3 trở lên và chủ yếu là nữ (chiếm 80% trong tổng số nhân viên). Nhân lực tại các cửa hàng là những người trẻ có độ tuổi từ 22 đến 35 tuổi.
Hình 4.1 Cơ cấu độ tuổi nhân viên tại Công ty Cổ phần BISU
Cơ cấu nhóm tuổi nhân viên
□ Từ 20 đến 25 tuổi DTừ 26 đến 29 tuổi ũĩừ 30 tuổi trở lên
(Nguồn: Phòng hành chính Công ty Cổ phần BISU)
Từ biểu đồ, ta có thể thấy nhân sự chủ yếu làm việc tại các cửa hàng là những người trẻ, vừa tốt nghiệp ra trường ở độ tuổi từ 20 đến 25 tuổi, chiếm đến 44% tỷ trọng trong cơ cấu. Đứng thứ hai là những người có độ tuổi từ 30 trở lên. Cuối cùng là nhân sự với độ tuổi từ 26 đến 29 tuổi chiếm tỷ trọng thấp nhất. Công ty không có nhân sự làm việc với các độ tuổi lớn hơn 40 tuổi. Điều này có những ưu điểm như nhiều người trẻ sẽ tạo ra sự năng động, nhanh chóng thích nghi và đổi mới, tuy nhiên cũng có nhược điểm như người trẻ tuổi thì chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc thực tế, xử lý các tình huống phát sinh sẽ không tốt bằng những người trung tuổi đã có nhiều kinh nghiệm kinh doanh và quản lý.
Trong quá trình làm việc, nhân viên tại cửa hàng đều được Quản lý cửa hàng tổ chức những buổi đào tạo, hướng dẫn về các sản phẩm tại cửa hàng, đặc biệt là các sản phẩm mới. Do đăc thù của các sản phẩm của Công ty chiếm tỷ trọng lớn là hàng điện tử (Đèn pin, Pin sạc và Bộ sạc) và Các Dụng cụ đa năng là những mặt hàng thường xuyên có mẫu sản phẩm mới, với công nghệ ngày một cải tiến. Kèm theo đó
Sản phẩm, xuất xứ Thời gian được nhận hàng từ nhà cung cấp
Các thương hiệu đèn pin, pin sạc, đồ dùng dã ngoại đến từ Trung Quốc
7-12 ngày
Thương hiệu pin và bộ sạc từ Nhật Bản 14-18 ngày Các thương hiệu đèn pin, balo, túi đeo, dụng cụ
đa năng đến từ các nước Châu Mỹ, Châu Âu như Mỹ, Thụy Sỹ, Đức, Canada...
20-25 ngày
là rất nhiều các nội dung kỹ thuật nếu không tìm hiểu rõ sẽ khó để hiểu, nắm bắt, tư vấn cho khách hàng cũng như bảo quản hàng hóa tốt nhất. Các nhân viên mới được nhận làm việc sẽ có ít nhất một tháng được đào tạo về các sản phẩm của Công ty hàng ngày, giúp nhân viên có được những kiến thức tổng quát cũng như các đặc điểm lưu ý về sản phẩm phục vụ cho quá trình làm việc tại cửa hàng.
Các công việc chính với nhiệm vụ quản lý kho hàng tại mỗi cửa hàng:
- Hàng hóa khi được vận chuyển đến, các nhân viên trong cửa hàng đều có nhiệm vụ kiểm đếm và nhập liệu trên hệ thống một cách chính xác, có báo cáo lại số lượng cho Quản lý.
- Khi xuất bán hàng hóa cho khách hàng, đều yêu cầu có hóa đơn in từ trên phần mềm bán hàng của Công ty, gửi hàng cho khách ở xa đều phải có hình ảnh chụp mẫu mã hàng hóa cùng số lượng trước khi đóng gói.
- Hàng ngày, nhân viên trong cửa hàng đều phải kiểm đếm phân loại theo phân loại hàng và theo lịch kiểm đếm đã được quy định của cửa hàng và báo cáo lên Quản lý cửa hàng.
4.2.2. Quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần BISU
Quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty bao gồm năm thời điểm chính như trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.1 Quy trình quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần BISU
Z--- Lên kế hoạch nh⅞p mua hàng Nh⅞n hàng giao đến từ Nhà cung cấp Luân chuyển hàng hóa giữa các kho hàng ∖__________ / Lưu trữ và bảo quản hàng hóa tại các kho Xuất bán hàng hóa cho khách hàng ∖___
Dưới đây là chi tiết quá trình quản lý hàng hóa tại từng thời điểm mà Công ty đang thực hiện:
* Lên kế hoạch nhâp mua hàng
Hàng ngày, các nhân viên bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ báo cáo lại các mặt hàng bán được trong ngày cho quản lý, quản lý tổng hợp và báo cáo lên Ban quản trị.
Ban quản trị sẽ xem các mặt hàng bán được và có đánh giá sơ qua về các sản phẩm có lượng tiêu thụ lớn.
Khi có đơn đặt hàng lớn từ đại lý hoặc doanh nghiệp lớn, bộ phận kinh doanh sẽ báo cáo lên Phó giám đốc, để đặt hàng từ hãng sản xuất. Khách hàng dược yêu cầu
đặt cọc trước ít nhất 70% giá trị tổng đơn hàng. Thời gian giao hàng cho khách hàng kể từ khi công ty nhận được khoản đặt cọc trung bình là từ 7-20 ngày làm việc không
kể thứ bảy, chủ nhật. Số liệu thống kê thời gian Công ty nhận được hàng kể từ khiBảng 4.3 Thống kê thời gian từ khi công ty đặt hàng đến khi nhận được hàng từ nhà cung cấp
(Nguồn: số liệu tự tổng hợp trong quá trình thực tập)
Các mặt hàng bán nhỏ lẻ thường khi thấy sắp hết hàng, khách hàng có nhu cầu mua hàng, nhân viên đề đạt lên quản lý, quản lý báo lên Ban quản trị. Lúc đó, Công ty bắt đầu liệt kê các mặt hàng đã hết thuộc nhà cung cấp đó và lên đơn đặt hàng. Bộ phận kinh doanh đề xuất số lượng nhập hàng và Ban quản trị cân chỉnh lại số lượng đặt theo khả năng nguồn vốn hiện có và cảm nhận chủ quan về thị trường. Từ khi gửi
đơn đặt hàng tới nhà cung cấp, đợi nhà cung cấp xác nhận số lượng hàng có thể cung ứng và tính toán số tiền cần thanh toán mất khoảng 2-3 ngày do cần chỉ có thể giao tiếp qua tin nhắn và email điện tử.
* Khi nhân đươc hàng giao đến từ Nhà cung cấp
Giám đốc, hoặc Phó Giám đốc thông báo số lượng đặt hàng và các sản phẩm được nhập và thời gian dự kiến về hàng sắp tới. Các nhân viên chủ động sắp xếp kho hàng hóa và thông báo với khách đặt hàng.
Hàng hóa từ Nhà cung cấp sau khi được nhập khẩu thông qua Hải quan sẽ được
vận chuyển về kho Tổng ở 37 Nguyễn Ngọc Nại (do đây là kho lớn nhất trong số 3 kho hiện có của Công ty).
Nhân viên tại đây có nhiệm vụ kiểm đếm số lượng thực nhận so sánh với danh sách hàng đặt đã được thông báo. Sau khi được kiểm đếm chính xác bởi ít nhất 2 người, nhân viên sẽ làm báo cáo gửi lên file làm việc online để được xác nhận của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. Trong trường hợp, lượng hàng thực tế về khác với thông báo đã có, Giám đốc hoặc Phó giám đốc có trách nhiệm liên hệ với Nhà cung cấp để xác nhận và lưu trữ lại thông tin cho những chuyến nhập hàng sau. Nếu thiếu hàng sẽ đốc thúc nhà cung cấp gửi bù đủ, trong chuyến đặt hàng tiếp theo. Nếu thừa sẽ tìm phương án giải quyết hoặc thanh toán cho Nhà cung cấp coi như nhập thêm hàng hoặc gửi trả nếu không đúng sản phẩm được Công ty lựa chọn phân phối.
Sau khi có xác nhận từ Giám đốc hoặc Phó Giám đốc, nhân viên tại cơ sở này chủ động kiểm tra số lượng hàng tồn tại mỗi kho trên hệ thống và chia đều về các kho, nếu lượng hàng ở các kho vẫn còn nhiều, hàng hóa mới nhập về sẽ được dự trữ tại kho tổng mà không phân chia tới các kho còn lại.
Tiếp theo, sau khi đã có phiếu số lượng hàng hóa chia về từng kho, nhân viên tại kho tổng sẽ lấy đúng số lượng được phân chia và đóng gói để chuẩn bị vận chuyển.
Quá trình lấy hàng và đóng thùng được thực hiện bởi ít nhất 2 người để đảm bảo không có sai sót trong khâu này. Các thùng hàng đều phải có phiếu nhập - xuất kho ghi rõ tên mặt hàng, mã mặt hàng và số lượng chính xác.
Trong 2 khâu là nhận các kiện hàng từ nhà cung cấp và đóng kiện hàng để chuyển giữa các kho đều phải được chụp ảnh và báo cáo số lượng kiện hàng nhận được và kiện hàng chuyển đi kèm theo danh sách hàng hóa nhận được/vận chuyển
Đồng thời, sau khi đóng kiện hàng chuyển kho, nhân viên tại nơi đóng kiện phải
làm phiếu chuyển kho trên hệ thống phần mềm bao gồm các thông tin: ngày vận chuyển, chuyển từ kho nào đến kho nào, tên các mặt hàng được chuyển, mã từng sản phẩm và số lượng từng mã.
* Khi luân chuyển hàng hóa giữa các kho hàng
Khi có kho bị thiếu hụt hàng hóa, các nhân viên kho hàng đó sẽ liên hệ với kho tổng để báo cung ứng thêm hàng. Kho tổng sẽ dựa vào số lượng hiện tại còn tồn và thông báo chuyển kho lên quản lý, sau khi được phê duyệt, nhân viên lấy số lượng chính xác hàng hóa, nhập phiếu xuất kho vào phần mềm hệ thống của công ty và đóng
kiện chuyển hàng..
Khi các kho nhận được hàng chuyển từ kho khác đến, bước đầu tiên sau khi nhận được kiện hàng sẽ phải chụp ảnh báo cáo lại số kiện hàng nhận được kèm theo phiếu xuất kho để kèm trong kiện hàng. Nhân viên sẽ kiểm đếm số lượng thực tế nhận
được so sánh với phiếu xuất kho kèm theo đó. Sau khi xác nhận số lượng chính xác, nhân viên sẽ duyệt phiếu nhập kho trên hệ thống phần mềm: đúng số lượng từng mã sản phẩm nhận được. Cuối cùng, nhân viên sẽ báo cáo lên Quản lý cửa hàng để xác nhận phiếu chuyển kho và bảo quản hoặc trưng bày sản phẩm về đúng vị trí được phân loại trong kho hàng.
* Khi lưu trữ, bảo quản hàng hóa tại các kho
Hằng ngày, các nhân viên tại cửa hàng có nhiệm vụ kiểm kho từng đầu hàng của công ty. Các mặt hàng được phân chia theo thương hiệu và chủng loại, phân bổ để kiểm đếm lặp lại mỗi tuần. Đảm bảo mỗi tháng, mỗi mặt hàng đều được kiểm đếm
ít nhất 2 lần, người thực hiện kiểm đếm trong 2 lần này không được trùng nhau để đảm báo tính khách quan. Sau mỗi lần thực hiện kiểm kho, đều phải có báo cáo kiểm kho ghi rõ: ngày tháng năm thực hiện kiểm kho, tên thương hiệu loại hàng được kiểm,
người kiểm và tình trạng “đủ - thiếu - thừa” so với trên hệ thống phần mềm. Báo cáo 39
* Khi xuất bán hàng hóa đến tay khách hàng
Quy trình xuất bán được chia ra 2 loại: xuất bán trực tiếp tại cửa hàng và xuất bán gửi hàng cho khách hàng ở xa, mua hàng online.
Khi khách hàng đến mua trực tiếp tại cửa hàng, nhân viên sẽ nhập tay mã sản phẩm và số lượng để lưu thông tin hàng hóa bán được lên hệ thống phần mềm và in hóa đơn từ phần mềm gửi khách hàng khi kết thúc.
Khi khách hàng đặt mua hàng từ xa, quy trình phức tạp hơn một chút. Sau khi khách hàng chốt đơn hàng, nhân viên sẽ nhập các hàng hóa được đặt mua lên hệ thống
và gửi thông báo cho các hãng vận chuyển tới lấy hàng vận chuyển đi. Nhân viên sẽ phải chụp ảnh các mặt hàng trước khi gói và hình ảnh gói hàng sau khi đã bọc cẩn thận, kèm theo việc nhắn gửi khách hàng mã vận đơn để theo dõi quá trình vận chuyển.
Các thông tin về từng đơn hàng sẽ được lưu trữ trên một file excel online. Hằng
ngày, nhân viên có nhiệm vụ tra cứu mã vận đơn để biết quá trình vận chuyển đã hoàn
tất chưa, có gặp trục trặc nào không, cho đến khi các hãng vận chuyển hoàn trả số tiền thu hộ về tài khoản Công ty đúng chính xác. Lúc đó, quy trình bán hàng mới kết thúc. Nếu gặp sự cố nào, nhân viên phải ngay lập tức liên hệ với phía khách hàng và hãng vận chuyển để làm rõ.
Quy trình theo dõi nghiêm ngặt này, riêng về khía cạnh hàng tồn kho, có mục đích nhằm đảm bảo hàng hóa không bị nhầm lẫn khi gói gửi (do được chụp ảnh lại), nếu gặp sự cố mất hàng hóa khi vận chuyển sẽ được hãng vận chuyển đền bù thiệt hại.
4.2.3. Cơ cấu hàng tồn kho của Công ty
Số lượng mã hàng hóa của công ty lên đến hơn 2000 mã sản phẩm, được phân chia thành 7 nhóm sản phẩm chính, tuy nhiên lượng giá trị các nhóm này không có
Hình 4.2 Cơ cấu giá trị các sản phẩm trong lượng hàng tồn kho của Công ty Cổ phần BISU năm 2018
Cơ cấu loại mặt hàng
tại Công ty Cổ phần BISU năm 2018
□ Đèn pin □Balo, túi và phụ kiện □ Dụng cụ đa năng □Pin và bộ sạc pin
□ Bàn ghế dã ngoại nBút và sổ tay □Cac sản phẩm khác