Thực tập ở phòng Chứng Từ tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thịnh Phát. Ở phòng Chứng Từ tôi sẽ đảm nhận những công việc sau đây: Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và sắp xếp theo tiến độ của công việc. Làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn, invoice, PO, Packing list, DO… Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm CO, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đặc biệt. Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết Làm House Bill, hoặc Telex Release trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm soát các loại phí phí DEMDET, vệ sinh, vận chuyển cont…
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG KHOA THƯƠNG MẠI -o0o BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Ngành: Thương mại HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THỊNH PHÁT LOGISTICS SVTH: Hồ Thị Như Mã SV: 17TM04064 GVHD: Nguyễn Thị Nhung TP Hồ Chí Minh, Năm 2021 i TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG KHOA THƯƠNG MẠI -o0o BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Ngành: Thương mại HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THỊNH PHÁT LOGISTICS SVTH: Hồ Thị Như Mã SV: 17TM04064 GVHD: Nguyễn Thị Nhung TP Hồ Chí Minh, Năm 2021 ii LỜI CẢM ƠN Trong 10 tuần thực tập ngắn ngủi hội cho em tổng hợp hệ thống hóa lại kiến thức học, đồng thời kết hợp với thực tế để nâng cao kiến thức chun mơn Tuy có 10 tuần thực tập, qua trình thực tập, em mở rộng tầm nhìn tiếp thu nhiều kiến thức thực tế Từ em nhận thấy, việc cọ xát thực tế vô quan trọng – giúp sinh viên xây dựng tảng lý thuyết học trường vững Trong q trình thực tập, từ chỗ cịn bỡ ngỡ thiếu kinh nghiệm, em gặp phải nhiều khó khăn với giúp đỡ tận tình q thầy khoa Thương Mại nhiệt tình cô chú, anh chị công ty THỊNH PHÁT LOGISTICS giúp em có kinh nghiệm q báu để hồn thành tốt tập viết lên báo cáo cuối kỳ Em xin chân thành cảm ơn Lời cảm ơn em xin gửi đến ban lãnh đạo phòng ban, cô chú, anh chị công ty THỊNH PHÁT LOGISTICS – đơn vị tiếp nhận nhiệt tình tạo điều kiện thuận lợi cho em tiếp cận thực tế làm việc nắm bắt, hiểu quy trình cơng việc Con xin cảm ơn Ba Mẹ nuôi ăn học, rèn dũa nên người suốt quảng đường vừa qua Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu trường Đại Học Văn Lang, quý thầy cô khoa Thương Mại tận tâm giảng dạy truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho em Đặc biệt, em xin cảm ơn thầy/ cô Nguyễn Thị Nhung, người tận tình hướng dẫn em hồn thành báo cáo Vì thời gian kiến thức cịn hạn hẹp nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót, mong góp ý Cơng Ty, quý thầy cô bạn, để em rút kinh nghiệm hoàn thành tốt Em xin chân thành cảm ơn! iii XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… iv NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Tên Tiếng Anh Tên Tiếng Việt B/L Bill of Lading Vận đơn đường biển C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ CONT Container CT Carton Thùng D/A Document against Aceptance Nhờ thu trả chậm ĐKKD Đăng ký kinh doanh ETD Estimated Time of Departure Dự kiến ngày tàu FCL Full container load Vận chuyển nguyên container HĐ Hợp đồng HQ Hải quan HS Harmonized Commodity Hệ thống hài hòa mơ tả mã hóa Description and Coding System hàng hóa KGM Kilograms Khối lượng L/C Letter of Credit Thư tín dụng LCL Less than container load Vận chuyển hàng lẻ QLNN Quản lý nhà nước TNHH Trách nhiệm hữu hạn T/T Telegraphic tranfer Điện chuyển tiền vi MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN iii XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP iv NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi MỤC LỤC vii PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA 1.1.1 Khái niệm vận tải 1.1.2 Khái niệm giao nhận vận tải 1.1.3 Vai trò người giao nhận 1.1.4 Vai trò nghiệp vụ giao nhận 1.1.5 Quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm người giao nhận KẾT LUẬN CHƯƠNG CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THỊNH PHÁT LOGISTICS 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 2.1.1 Tên, Địa công ty 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển 2.2 GIỚI THIỆU VỊ TRÍ THỰC TẬP 14 KẾT LUẬN CHƯƠNG 15 CHƯƠNG 3: HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THỊNH PHÁT LOGISTICS 16 3.1 SƠ ĐỒ TĨM TẮT QUY TÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THỊNH PHÁT 16 vii 3.2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THỊNH PHÁT 17 3.2.1 Sale team liên hệ khách hàng cung cấp thông tin cho bên 17 3.2.2 Xin giá cước biển 18 3.2.3 Lấy booking từ hãng tàu 18 3.2.4 Nhận số vận đơn chuyển phát nhanh, kiểm tra trình vận chuyển chứng từ gốc 19 3.2.5 Cập nhập thông tin lô hàng vào phần mềm quản lý giao nhận vận tải F.A.S.T PRO 20 3.2.6 Nhận thông báo hàng đến hãng tàu: 22 3.2.7 Nộp E-Manifest lên hệ thống Tổng Cục Hải Quan Việt Nam 23 3.2.8 In lệnh D/O cơng ty GLS, đóng tiền lưu kho bãi, lấy lệnh D/O hãng tàu 25 3.2.9 Chuẩn bị hồ sơ nhập 26 3.2.10 Gửi tờ khai thông quan lệnh giao hàng gốc cho đội xe bố trí kéo cont kho 26 3.2.11 Giao hàng tốn phí dịch vụ 28 3.2.12 Giải khiếu nại (nếu có) 29 3.3 NHẬN XÉT QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THỊNH PHÁT 29 3.3.1 Ưu điểm 29 3.3.2 Nhược điểm 30 TÓM TẮT CHƯƠNG 30 CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THỊNH PHÁT 31 4.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN 31 4.2 GIẢI PHÁP NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THỊNH PHÁT 32 4.2.1 Hồn thiện khâu tìm kiếm khách hàng ký kết hợp đồng giao nhận 32 4.2.2 Hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ hàng nhập, lập tờ khai hải quan khai báo từ xa 37 4.2.3 Hoàn thiện khâu mở tờ khai chi cục hải quan cửa 38 4.2.4 Hoàn thiện khâu giao nhận với cảng giao hàng cho doanh nghiệp nhập 39 4.2.5 Hoàn thiện khâu lập chứng từ u cầu tốn phí dịch vụ 41 4.3 Kiến nghị 42 viii 4.3.1 Một số kiến nghị với công ty 42 4.3.2 Kiến nghị với nhà nước quan hữu quan 43 TÓM TẮT CHƯƠNG 45 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 ix PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại tồn cầu hóa kinh tế (Globalization) hội nhập kinh tế khu vực quốc tế, mối liên hệ quốc gia phương diện kinh tế ngày gắn bó với nhau, đặc biệt hoạt động ngoại thương đóng vai trị quan trọng Vì để đứng vững thị trường địi hỏi nước nói chung Việt Nam nói riêng phải tăng cường hoạt động giao thương nhằm tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài, tăng nguồn thu ngoại tệ, góp phần tăng thêm nguồn ngân sách quốc gia Nhất Việt Nam trở thành thành viên thức CPTPP EVFTA hội giao thương với quốc gia lân cận ngày rộng rãi, thách thức để Việt Nam phát huy hết tất lợi mình, nhằm thu hút nhiều nhà đầu tư nước ngồi vào Việt Nam, điều góp phần đưa hoạt động ngoại thương Việt Nam tăng lên nhiều Hoạt động ngoại thương lúc diễn mạnh mẽ, góp phần nâng cao đời sống nhân dân, địi hỏi phủ phải có sách ngoại thương phù hợp để phục vụ cho kinh tế - xã hội đất nước Trong trình cơng nghiệp hóa đại hóa sách ngoại thương nước ta hướng vào mục tiêu chủ yếu đẩy mạnh xuất nhập đáp ứng nhu cầu nghiệp cơng nghiệp hóa, kiềm chế lạm phát, tăng tích lũy cho ngân sách nhà nước cải thiện nâng cao đời sống nhân dân Từng bước đưa hoạt động ngoại thương trở thành hoạt động kinh doanh đại theo định hướng xã hội chủ nghĩa, có khả hội nhập vào thị trường khu vực giới Muốn đòi hỏi doanh nghiệp Việt Nam tạo dựng cho thương hiệu uy tín, vị trí vững để tạo lịng tin với đối tác nước ngồi Như biết hoạt động xuất nhập q trình diễn địi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững nghiệp vụ trình độ chun mơn, từ khâu giao dịch đàm phán đến khâu thực giao nhận Tất quan trọng định đến thành công hay không doanh nghiệp Nhập đóng vai trị thúc đẩy xuất khẩu, tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khẩu, tạo điều kiện thuận lợi để hàng xuất Việt Nam vươn thị trường nước Ngược lại xuất tạo nguồn vốn cho nhập khẩu, phục vụ cho nghiệp cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước Một phần thiếu nghiệp vụ xuất nhập quy trình giao nhận hàng hóa Đây khâu quan trọng công ty xuất nhập Thiếu nghiệp vụ coi hoạt động mua bán nước ngồi nước khơng thể thực Nhận thức trầm quan trọng Quy với nước, cán cân thương mại, kim ngạch xuất nhập nhóm hàng, cấu mặt hàng xuất Thông tin từ website tổ chức công bố kết nghiên cứu cơng cụ từ internet, tạp chí chuyên ngành, website Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam Sách báo thương mại quốc gia, thông tin kinh tế, thông tin thị trường, tivi Thông qua thơng tin Cơng ty Thịnh Phát đánh giá khái quát tình hình phát triển kinh tế quốc gia, giới nói chung ngành giao nhận nói riêng, phát nhu cầu, hội kinh doanh mới, lựa chọn đối tác làm ăn - Tìm hiểu nhu cầu khách hàng: Khảo sát thị trường: Phiếu tìm hiểu nhu cầu đánh giá khách hàng dịch vụ cung cấp Công ty: - Giao nhận: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - Vận tải: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - Kho bãi: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - Quá cảnh: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - TNT: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - Dịch vụ khác cảng: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] Tiến độ thời gian thực dịch vụ: Nhanh [ ] Vừa [ ] Chậm [ ] Gía cước dịch vụ: Cao [ ] Vừa [ ] Thấp [ ] - Nhu cầu khách hàng chưa đáp ứng:…………………………… ……………………………………………………………………………… Để tiến hành xây dựng sách thu hút khách hàng Công ty cần bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán công nhân viên, lập riêng phận khách hàng với cán có kinh nghiệm tầm nhìn chiến lược hoạt động maketing, chiến lược phát triển… 33 Tiến hành nghiên cứu nhu cầu vận chuyển, giao nhận sử dụng dịch vụ khách hàng từ nâng cao chất lượng dịch vụ Công ty Sau tháng quý tìm hiểu khách hàng lập sách maketing lập lại báo cáo cho cấp để có sở đánh giá nghiên cứu nhu cầu đánh giá khách hàng, làm thành phiếu sau: Phiếu tìm hiểu nhằm đánh giá khả đáp ứng nhu cầu khách hàng dịch vụ giao nhận mong muốn khách hàng mà Công ty chưa đáp ứng được, sở cho việc xây dựng sách khách hàng Phỏng vấn Gửi email hoăc gọi điện thoại để hỏi thăm khách hàng để biết mức độ hài lòng mong muốn dịch vụ cung cấp Thu hút khách hàng Tăng cường hoạt động marketing: Đa dạng hóa loại hình dịch vụ, thêm dịch vụ giao nhận cho người nhập dành quyền thuê phương tiện vận tải Để khách hàng biết đến loại hình dịch vụ bao gồm dịch vụ chi tiết tiến hành qua việc: - Nâng cao chất lượng dịch vụ: Chất lượng dịch vụ mức độ tập hợp đặc tính vốn có dịch vụ thỏa mãn nhu cầu, mong đợi khách hàng bên có liên quan Để nâng cao chất lượng dịch vụ Công ty nên: - Thỏa mãn mức độ cao khách hàng: tiếp nhận, xác định rõ yêu cầu khách hàng hàng cont hay hàng lẻ, tính chất hàng, có cần bảo quản khơng Xem xét khả thực triển khai thực cung cấp dịch vụ tính tốn thời gian hồn thành,Mphương án vận chuyển, bảo quản với chất lượng tốt Xây dựng lòng tin khách hàng thông qua chuyên nghiệp, thái độ lịch sự, tơn trọng - Khơng sai sót: thủ tục hóa bước kiểm tra/ kiểm sốt q trình cung cấp dịch vụ để đặc biệt khâu chuẩn bị chứng từ để ngăn chặn loại bỏ sai sót Sẽ trình bày cụ thể phần sau - Đảm bảo nguồn lực: công ty đảm bảo cung cấp nguồn nhân lực, trang thiết bị, văn phòng, kho bãi diều kiện đầy đủ tốt để đáp ứng mục tiêu chất lượng thỏa mãn nhu cầu khách hàng Đặc biệt đội xe vận chuyển, công ty nên đầu tư thêm, thuê phương tiện vận tải công ty vận tải khác để đảm bảo lúc hàng nhiều 34 - Sự cảm thông: tạo phong cách phục vụ cho nhân viên thông qua việc quan tâm ý đến khách hàng, hết lịng tìm hiểu nhu cầu khách hàng tạo cảm giác yên tâm, an toàn cho khách hàng - Độ phản hồi thể hiên sốt sắng giúp đỡ khách hàng nhanh chóng khắc phục cố có sai sót hoăc tình bất ngờ xảy - Mở rộng dịch vụ nhận ủy thác trọn gói: Các dịch vụ mà HDL cung cấp phục vụ khách hàng hoạt động kinh doanh XNK bao gồm: TNT (chuyển phát nhanh loại chứng từ), giao nhận, vận tải nội địa, kho bãi, cảnh Đây dịch vụ mà Cơng ty thường xuyên làm khách hàng ủy thác hoạt động giao nhận XNK cho Cơng ty Ngồi cịn số dịch vụ mà Công ty thường xuyên làm tổ chức giám định hàng hóa, đảo container, đóng rút hàng vào container… Với khách hàng chuyên sản xuất Cơng ty THHH Ford Việt Nam họ muốn ủy thác tồn cho Cơng ty để họ tâm vào công việc sản xuất kinh doanh Trong trường hợp vậy, cơng ty nên nhận tồn tùy khách hàng với quãng đường vận chuyển nội địa mà tính giá cước Nhưng đa phần Công ty muốn nhập Việt Nam thường ký kết hợp đồng mua bán mua FOB nên không dành quyền vận tải quốc tế tức vận chuyển đường biển Nếu làm tốt dịch vụ ủy thác trọn gói tồn hoạt động xuất nhập khẩu, Công ty thu hút thêm nhiều khách hàng phía trở thành khách hàng thường xuyên Công ty Dịch vụ tư vấn miễn phí Dịch vụ khuyến mãi: Đối với khách hàng thường xuyên ủy thác giao nhận cho Công ty với khối lượng lớn, Công ty nên áp dụng sách Có thể dành cho khách hàng điều kiện ưu đãi định như: khách hàng ủy thác cho Cơng ty 1000container/ năm hưởng cước phí thấp ưu tiên q trình làm hàng, thưởng vật… Cịn Cơng ty có số lượng container ủy thác từ 500container/ năm nhận khuyến Cốt để tạo mối quan hệ thân tín với khách hàng thường xuyên Hạ thấp cước phí giao nhận: Việc hạ thấp cước phí giao nhận phải tính tốn kỹ lưỡng, mức cước hạ thấp không thấp nhiều so với đối thủ cạnh tranh, không hạ thấp giá cước để giết chết đối thủ cạnh tranh đồng thời giết chết Việc hạ thấp phải đảm bảo độ tin cậy với khách hàng đảm bảo doanh thu cho Công ty Triển khai hoạt động Marketing: Thường xuyên đăng quảng cáo, tạp chí nâng cấp Website Cơng ty, cung cấp nhiều thông tin dịch vụ công ty cung cấp hoạt đông thường niên cho khách hàng biết Tổ chức gặp gỡ, tặng quà, tặng lịch cho 35 khách hàng Lễ, Tết nhằm tạo mối quan hệ kinh doanh lâu dài Tổ chức hội nghị khách hàng năm qua cảm ơn ủng hộ họ đồng thời lắng nghe nguyện vọng mong muốn họ để kịp thời khắc phục thiếu sót nâng cao chất lượng phục vụ Tham gia hoạt động tài trợ, bảo trợ tên tuổi biểu tượng Cơng ty ln tâm trí khách hàng Giải pháp nhân Mọi hoạt động nghiên cứu thị trường, tìm hiểu thu hút khách hàng muốn đạt hiệu cơng tác tuyển dụng đào tạo nhân viên sales, nhân viên kinh doanh quan trọng Trước hết công ty nên đầu tư vào việc tuyển dụng nhân viên có kiến thức kỹ phù hợp với vị trí từ đầu để tránh đào tạo lại nghỉ việc chừng Ban lãnh đạo người lập kế hoạch tiến hàng tuyển dụng Nguồn tuyển dụng gồm nguồn nội nguồn bên ngồi - Nguồn nội bộ: Cơng ty sử dụng phương pháp niêm yết chỗ làm, viết thông báo địa điểm công khai để người biết Đây phương pháp giúp cơng ty tìm nhân nhanh chóng, giúp nhân viên thăng tiến gắn bó với cơng ty - Nguồn bên ngoài: Bạn bè nhân viên, nhân viên cũ, ứng viên nộp đơn xin việc, nhân viên hãng khác, sinh viên tốt nghiệp Có nhiều phương pháp để tuyển mộ nhân viên từ bên quảng cáo phương tiên truyển thơng hoăc báo chí, internet, tới trường đại học-cao đẳng, trung tâm giới thiệu việc làm, sinh viên thực tập Tiếp theo tuyển chọn ứng viên thích hợp: Đầu tiên xem xét đơn xin việc, trắc nghiệm, cuối vấn Trải qua q trình cơng ty tìm ứng viên thích hợp với vị trí tuyển dụng Đào tạo phát triển: Đối với nhân viên vào, công ty nên tổ chức buổi training để giúp nhân viên làm quen với cung cách làm việc văn hóa cơng ty Xây dựng mơ tả công việc, hướng dẫn công văn Hải quan, điều luật quốc tế, nêu rõ khách hàng mục tiêu phương pháp tiếp cận để nhân viên làm việc hiệu Ban lãnh đạo công ty nên tổ chức buổi hội thảo để nhân viên trao đổi kinh nghiệm Bên cạnh trì sách mở cửa lắng nghe, giúp đỡ vấn đề tầm nhân viên hỗ trợ gặp khách hàng lớn Dự kiến kết đạt được: Nghiên cứu thị trường đưa danh sách khách hàng hỗ trợ nhân viên sales, thị trường mục tiêu rõ ràng Thu hút khách hàng tốt nhờ hiệu quảng bá, uy tín cơng ty tăng chất lượng dịch vụ tăng khiến cho doanh nghiệp có nhu cầu ủy thác nhập tìm đến hợp tác 36 Nhân viên kinh doanh sales nắm rõ nghiệp vụ, thị trường mục tiêu nhờ thông tin thị trường mà công ty hỗ trợ, giúp đỡ từ phía lãnh đạo Từ nâng cao sản lượng ký kết hợp đồng thành công 4.2.2 Hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ hàng nhập, lập tờ khai hải quan khai báo từ xa Nội dung giải pháp: Trước thông quan giao nhận với cảng chứng từ hàng hóa tờ khai phải soạn thảo Mục đích giúp người ủy thác nhập nhận hàng theo quy định Bằng việc hoàn thiện chứng từ lên tờ khai giúp cơng ty hồn thành mục đích nhanh chóng có hiệu Thủ tục hóa bước kiểm tra, kiểm sốt chuẩn bị chứng từ - Chuẩn bị chứng từ: Kiểm tra kĩ lưỡng nhận chứng từ khách hàng Chuẩn bị đầy đủ văn pháp quy liên quan biểu mẫu làm chứng từ hàng hóa Vào sổ theo dõi làm hồ sơ - Làm chứng từ: Kiểm tra chi tiết chứng từ liên quan, thiếu báo cáo trưởng phòng yêu cầu người ủy thác nhập bổ sung Khai báo tất mẫu máy tính hợp đồng, hóa đơn (C/I), phiếu đóng gói (P/L) In tờ khai phụ lục tờ khai, chụp tất chứng từ soạn thảo cơng văn cần thiết Sau gửi chứng từ cho trưởng phòng xuất nhập kiểm tra chỉnh sửa có sai lỗi Gửi chứng từ cho khách hàng kiểm tra đóng dấu - Hạn chế sai lỗi lập tờ khai khai báo từ xa: Công ty nên tổ chức hướng dẫn sử dụng phần mềm khai báo thay đổi, cách khắc phục lỗi chạy phần mềm gọi nhân viên IT, liên hệ với doanh nghiệp cung cấp phần mềm Để tránh sai sót áp mã thuế cần mua bổ sung thay hàng năm Biểu thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT áp mã cho hàng hóa Cập nhật tỷ giá hàng ngày viết lên bảng thông báo công ty Trưởng phòng xuất nhập hỗ trợ việc dịch tên hàng hóa tiếng Việt áp mã thuế hàng hóa lạ lẫm, phức tạp - Dự kiến kết đạt được: 37 Tránh lúng túng thời gian thay đổi phần mềm, kiểm soát chặt chẽ trình soạn lập chứng từ tránh gây nhầm lẫn, sai sót Lưu giữ hồ sơ để dễ kiểm tra, thống kê sau 4.2.3 Hoàn thiện khâu mở tờ khai chi cục hải quan cửa Nội dung giải pháp: Tổ chức phối hợp: Sơ đồ 4.1 Phối hợp thực xây dựng sách Quan hệ chức năng: Quan hệ trực tuyến: Quan hệ phối hợp: Trách nhiệm phòng ban thành viên: Trách nhiệm Ban giám đốc: Chỉ đạo xây dựng sách thu hút khách hàng, xét duyệt ý kiến, đề xuất cán đạo thành viên Công ty Duyệt chi phí liên quan đến q trình xây dựng sách Trách nhiệm cán đạo hoạt động xây dựng sách: Tổng hợp báo cáo việc tìm hiểu nhu cầu khách hàng nhân viên Nghiên cứu nhu cầu thị trường nhu cầu khách hàng nhu cầu ủy thác dịch vụ giao nhận Nghiên cứu khả đáp ứng nhu cầu khách hàng Công ty Xác nhận chi phí phát sinh việc thực xây dựng sách Đề xuất phương án tham gia lập sách thu hút khách hàng với cán Ban giám đốc Trách nhiệm phòng ban thành viên khác: Các phòng ban phải tham gia phối hợp thực xây dựng sách theo hướng dẫn cán đạo Các thành viên có trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu khách hàng lập báo cáo nộp lại cho cán đạo Mỗi thành viên đưa sáng kiến đề xuất cho việc xây dựng sách 38 Chuẩn bị chứng từ làm thủ tục thông quan Kiểm tra lại chứng từ: số lượng chứng từ, chữ ký, dấu, thông tin tờ khai, phụ lục chứng từ, công văn, giấy tờ kèm theo Sắp xếp thứ tự Điều chỉnh sai sót áp mã thuế dịch sai tên tiếng Việt hàng hóa Vào sổ vi tính thơng tin liên quan đến hố sơ để dễ theo dõi sau Mở tờ khai Đem theo chứng từ giấy tờ tùy thân Theo dõi trình làm thủ tục trả lời câu hỏi hải quan liên quan đến chứng từ, không trả lời báo cáo cấp để xin hướng dẫn Trả lệ phí hải quan, đóng thuế, làm tủ tục thơng quan theo hướng dẫn hải quan Nhận lại chứng từ kèm theo thông báo thuế, kiểm tra kỹ trước tránh ảnh hưởng tới khâu giao nhận với cảng Ngồi cơng ty giúp nhân viên hạn chế thiếu sót, lúng túng làm thủ tục thông quan việc cung cấp Luật hải quan, văn hướng dẫn thi hành thủ tục hải quan, chế độ giám sát kiểm tra hàng xuất nhập - Dự kiến kết đạt được: Hạn chế tối đa việc thiếu chứng từ, xếp không yêu cầu, chứng từ không ăn khớp Thời gian thông quan ngắn lại, tránh chậm trễ lấy hàng, đảm bảo uy tín cơng ty 4.2.4 Hồn thiện khâu giao nhận với cảng giao hàng cho doanh nghiệp nhập - Nội dung giải pháp: Tổ chức trình vận chuyển: Sau ký hợp đồng vận chuyển giao hàng lên phương tiện vận chuyển chở hàng đến nơi quy định mà người uỷ thác u cầu Cơng ty khơng phải hết trách nhiệm Để thực trình vận chuyển đồng thời với việc người vận tải chở hàng đến cho nhà nhập Công ty phải cử cán Công ty áp tải hàng hoá vận tải đường để giám sát yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá đặt cho người vận tải hỗ trợ cho người vận tải đường gặp khó khăn trở ngại Cán áp tải hàng phải giữ liên lạc với Công ty để thơng báo tình hình vận chuyển Khi gặp 39 khó khăn cần phải liên lạc với Cơng ty để xin ý kiến đạo lãnh đạo Công ty việc xử lý giải tình khó khăn trở ngại Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu: Khi hàng hoá chở đến nơi quy định theo yêu cầu chủ hàng nhập Cán áp tải hàng trực tiếp giao hàng cho chủ hàng phải lập biên giao hành theo khối lượng chất lượng mà nhà xuất nhập uỷ thác cho Công ty Cán áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng người chủ hàng uỷ thác ký vào biên giao hàng sở để Cơng ty địi tiền cước phí giao nhận người uỷ thác Cán áp tải trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập từ người uỷ thác sau nộp lại cho Cơng ty Cơng ty Đóng hàng vào container Tổ chức trình vận chuyển Nhận hàng từ bãi cảng Lưu kho hàng hóa Giao hàng cho chủ hàng Vận chuyển con’t Ư kho bãi công ty Rút hàng khỏi container để kiểm hàng Giao container rỗng cho hãng tàu Sơ đồ 4.2: Quá trình vận chuyển giao hàng cho chủ hàng nhập - Chuẩn bị giao nhận với cảng: Chuẩn bị thông tin cần thiết để giao nhận với cảng vị trí cont, kho lấy hàng (nếu hàng lẻ), tờ khai, phiếu đóng gói, phiếu xuất kho, phiếu xuất cont Liên hệ với phận vận tải kho bãi công ty - Giao nhận với cảng: Ln có mặt lúc giao nhận hàng, kiểm đếm, quan sát hàng hóa Nếu hàng hóa bị tổn thất phải lập chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi chủ hàng Theo dõi trình bốc xếp lên phương tiện vận tải 40 - Giao hàng cho doanh nghiệp nhập khẩu: Nếu hàng lưu kho: đưa hàng kho doanh nghiệp, rút hàng khỏi cont (nếu hàng cont) Trước phận giao nhận phải thơng báo cho phận kho để bố trí xếp phương pháp bảo quản hợp lý tránh làm hư hỏng hàng hóa ảnh hưởng tới khách hàng uy tín danh nghiệp Hàng khơng lưu kho: tổ chức phương án vận tải - Giao hàng: Xuất trình bảo vệ phiếu giao hàng trước hàng cổng (nếu hàng lưu kho bãi công ty) Thông báo cho người nhận hàng biết Thực kiểm đếm, giám sát trình giao hàng giao hàng theo danh mục hàng hóa Ghi chép đầy đủ thơng tin hàng hóa vào biên giao hàng (3 bản) có chữ ký người nhận lái xe Báo cáo cho cho cấp gặp tình bất ngờ, khơng xử lý - Sau giao hàng: Cập nhật thông tin vào sổ theo dõi giao hàng cho chủ hàng Báo cáo cho cấp ngày giờ, số lượng giao, địa điểm vấn để phát sinh để theo dõi rút kinh nghiệm đánh giá chất lượng công việc Tập hợp, chụp tất chứng từ liên quan để lập chứng từ làm sở yêu cầu doanh nghiệp ủy thác nhập tốn phí dịch vụ giải tranh chấp có Ngồi để tránh chịu tổn thất chi phí vận chuyển tăng cơng ty nên tìm hiểu tình giá ngun liệu thường xun để có mức phí phù hợp với khâu nghiên cứu thị trường giải pháp trình bày phía - Dự kiến kết đạt được: Tránh thiếu sót chứng từ pháp lý ban đầu bảo vệ quyền lợi chủ hàng Giảm thiểu tình trạng bồi thường hàng hóa khách hàng hư hỏng bảo quản không cách Ít chịu ảnh hưởng biến động giá nhiên liệu thị trường 4.2.5 Hoàn thiện khâu lập chứng từ yêu cầu tốn phí dịch vụ - Nội dung giải pháp: Việc tìm hiểu đặc tính riêng biệt hàng hố cần vận chuyển đến cho chủ hàng NK có ý nghĩa quan trọng, khơng nắm bắt hiểu rõ q trình vận chuyển làm cho hàng hoá dễ bị biến chất, hư hỏng, đổ vỡ Đồng thời với trình làm thủ tục nhận hàng NK Cơng ty cần phải có chuẩn bị nhân 41 cơng, kho bãi phương tiện vận chuyển để tiến hành xếp dở, lưu kho vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo tiến độ thời gian thoả thuận hai bên Hiện Công ty có lợi lớn có hệ thống kho bãi khang trang phục vụ tốt nhu cầu lưu giữ loại hàng hoá Tuy nhiên cần xác định tính hợp lý lơ hàng việc lưu giữ vị trí kho bãi để thuận tiện cho việc xếp dở nâng hạ hàng hoá để vận chuyển Nếu hàng yêu cầu lưu kho Ford hàng hố lưu giữ kho riêng Cơng ty phải an tồn, kho bãi phải chuẩn bị tốt, đủ tiêu chuẩn phù hợp với điều kiện kỹ thuật bắt buộc áp dụng loại hàng hoá nghiên cứu tìm hiểu Tập hợp tồn chứng từ hàng hóa, chứng từ giao hàng hóa đơn gửi cho doanh nghiệp ủy thác nhập yêu cầu tốn Để tạo thuận lợi tốn Cơng ty Thịnh Phát mở tài khoản ngân hàng nước có chi nhánh khắp giới HSBC, ANZ ngân hàng liên kết với ngân hàng nước ngồi Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ doanh nghiệp hợp tác lần đầu Thông qua hiệp hội giao nhận ngồi nước để tìm hiểu u cầu tốn doanh nghiệp khơng tốn phí dịch vụ - Dự kiến kết đạt được: Thuận lợi, an tồn tốn quốc tế, giảm thiểu tối đa tình trạng nợ khó địi 4.3 Kiến nghị 4.3.1 Một số kiến nghị với công ty Qua q trình nghiên cứu đề án, tơi có số kiến nghị với cơng ty sau: Đẩy mạnh việc tìm kiếm thăm dị mở rộng thị trường, phát triển mạng lưới kinh doanh mở thêm dịch vụ kinh doanh nhằm hỗ trợ cho lĩnh vực Nghiên cứu mức cung cấp dịch vụ vùng để mở rộng thêm kho hàng hay đầu tư thêm xe Phát triển trì lượng khách hàng truyền thống, đàm phán để họ đặt hàng thường xuyên định kỳ Luôn giữ chữ tín với khách hàng, đảm bảo hàng hố, dịch vụ công ty đạt chất lượng tốt nhất, nhằm phục vụ cho khách hàng hài lòng 42 Lắng nghe ý kiến đóng góp khách hàng nắm tình hình thị trường để kịp thời khắc phục, điều chỉnh sai sót, hạn chế nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn, tăng khả chủ động cạnh tranh trước đối thủ Tăng cường đội ngũ Marketing, tiếp thị cho công ty, thường xuyên quảng cáo để thu hút khách hàng Cần phải quản lý tốt chí phí, tránh tình trạng tăng giá cung ứng dịch vụ, mở thêm lĩnh vực kinh doanh xăng dầu để kiểm soát giá, hạn chế việc tăng giá, tạo lợi cạnh tranh so với doanh nghiệp ngành khác Thường xun nghiên cứu phân tích quy trình công tác nghiệp vụ để đưa giải pháp tốt cho thời điểm cụ thể, nhằm giảm thiểu chi phí thu lại hiệu cao Xây dựng sách thưởng phạt thỏa đáng để động viên tinh thần làm việc cống hiến tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh tồn thể nhân viên cơng ty Mặc dù nhiều năm qua hoạt động cơng ty có uy tín với khách hàng, nhiên việc nghiên cứu dành cho số khoản quảng cáo khuyến cơng ty cịn thấp Phải có chiến lược cụ thể cho việc thâm nhập thị trường tìm kiếm khách hàng tìm cho cơng ty 4.3.2 Kiến nghị với nhà nước quan hữu quan Hồn thiện luật pháp sách Thời gian vừa qua nhiều văn pháp luật xây dựng, ban hành hoàn thiện chế quản lý sở hạ tầng cảng biển, quy hoạch nhóm cảng biển cảng cạn Việt Nam quy hoạch chi tiết cảng quan trọng Tuy nhiên, Nhà nước cần phải tiến hành rà soát lại tồn văn pháp quy có nội dung liên quan đến doanh nghiệp sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung cách nhằm tạo môi trường pháp lý rõ ràng, quán, ổn định, khả thi cho hoạt động giao nhận vận tải quốc tế Nhà nước cần tham gia soạn thảo phê chuẩn công ước quốc tế vận chuyển đa phương thức, trọng đầu tư sở hạ tầng, đường sá, cảng biển, cảng sông, nạo vét luồng lạch để tránh ách tắc giao thông thủy tăng khả vận tải Đồng thời trang bị tốt phương tiện xếp dỡ đại điểm đầu mối vận chuyển cảng, sân bay, nhà ga, đường sắt Cần phối hợp hoạt động ngành: Bộ giao thông vận tải, Bộ Thương mại, Hải quan cần phối hợp hoạt động để thống việc đưa sách luật lệ 43 Cần sớm hồn chỉnh văn luật quy định có liên quan đến hoạt động giao nhận vận tải quốc tế Bên cạnh đó, giao nhận vận tải quốc tế có mối liên hệ chặt chẽ với hải quan Việt Nam nhằm nhanh chóng đưa hàng hóa đến thị trường tiêu thụ, thực chủ trương xây dựng kinh tế hướng ngoại Hải quan chốt chặn đầu cuối giao nhận vận tải quốc tế, nhu cầu xuất nhập hàng hóa ngày tăng, địi hỏi suất lao động công tác hải quan phải cao để rút ngắn thời gian đưa hàng đến thị trường tiêu thụ Cải cách đổi hoạt động hải quan tạo thuận lợi cho hoạt động ngoại thương, tạo tiền đề lưu thơng hàng hóa quốc tế vào lãnh thổ Việt Nam dễ dàng, thúc đẩy nhanh chóng tiến trình tự hóa thương mại, nhanh chóng hội nhập Việt Nam vào kinh tế quốc tế Đẩy mạnh cơng tác cổ phần hóa doanh nghiệp giao nhận vận tải Nhà nước Cải tạo, nâng cấp sở hạ tầng phục vụ công tác giao nhận vận tải: - Trong lĩnh vực vận tải, người ta hướng vào việc tăng tốc độ, tăng trọng tải, tăng sức chứa cho phương tiện vận tải Cơ sở hạ tầng vận tải, đặc biệt vận tải đường biển vận tải đường không nước ta có sửa chữa bổ sung, trang bị thêm phương tiện đại so với trình độ nước khu vực cịn thấp, chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi trước mắt lâu dài ngành giao nhận vận tải quốc tế nước ta Nước ta cần phải tu sửa lại đường đường sắt để phát triển mặt giao nhận lĩnh vực Vì nay, giao nhận lĩnh vực nhiều hạn chế - Tăng nhanh nhu cầu vận chuyển, giảm khoảng cách kinh tế từ Việt Nam đến nước tiêu thụ, đáp ứng nhu cầu vận chuyển tăng nhanh tương lai Xây dựng cảng container trung tâm phục vụ giao nhận, chuyển tải hàng hóa nước khu vực: - Đầu tư phát triển sở hạ tầng đại hoàn thiện hệ thống thông tin liên lạc, đường xá, kho bãi, nối trung tâm kinh tế vào mạng lưới giao thơng hồn chỉnh đảm bảo kịp thời vận chuyển hàng hóa nhanh chóng hiệu - Tập trung đầu tư xây dựng cảng biển, cảng hàng không, cảng cạn thành hệ thống tiêu biểu, cửa ngõ kết nối Việt Nam với giới Hạn chế đầu tư phát triển tràn lan cảng khu vực chưa có quy hoạch tổng thể hệ thống cảng biển khu vực 44 - Kết hợp xây dựng trung tâm dịch vụ giao nhận chuyển tải hàng hóa cảng để góp phần hình thành trung tâm công nghệ cao nhằm thu hút vốn đầu tư vào ngành kinh tế kĩ thuật chứa đựng hàm lượng chất xám cao, hướng xuất - Cần xác định tổng thể hệ thống cảng biển khu vực dựa quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế khu vực Bắc-Trung-Nam đồng thời tạo mối liên kết với cảng biển quốc tế, cần cụ thể hóa kế hoạch xây dựng cơng trình cách hợp lí, cho huy động tiềm năng, mạnh cảng biển, vùng, thẳng vào cơng nghệ kĩ thuật cao, đại có trọng đến vấn để bảo vệ mơi trường TĨM TẮT CHƯƠNG Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam hội nhập vào kinh tế Thế giới, hoạt động xuất nhập đa dạng, phức tạp chuyển biến khơng ngừng; để thực trọn vẹn hợp đồng ngoại thương nghiệp vụ giao nhận vận tải giữ vai trị then chốt Do mà dịch vụ giao nhận nước ta ngày phát triển Kể từ thành lập, Công ty Thịnh Phát đạt thành tựu đường phát triển, tạo dựng vị ngành giao nhận Tuy nhiên kinh tế giới nước khủng hoảng nay, công ty cần có chiến lược phù hợp, giảm nhẹ tác động, tạo đà cho tăng trưởng kinh tế phục hồi Hy vọng tương lai công ty bước hồn thiện tiến xa hoạt động kinh doanh quốc tế 45 KẾT LUẬN Với thời gian hoạt động lĩnh vực kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu, Công ty TNHH thương mại dịch vụ Thịnh Phát tạo uy tín lớn thị trường có bề dày kinh nghiệm hoạt động kinh doanh ngoại thương Hoạt động kinh doanh dịch vụ XNK nói chung hoạt động giao nhận nói riêng Công ty không ngừng tăng lên Với kinh nghiệm mình, Cơng ty thiết lập mối quan hệ tốt với quan hữu quan liên quan nghiệp vụ kinh doanh với đại lý hãng tàu với chủ hàng XNK khu vực nước Khối lượng cấu dịch vụ mà Công ty đảm nhận ngày tăng lên thể rõ ý chí tâm cán công nhân viên Công ty hoạt động kinh doanh Ngày có nhiều khách hàng tìm đến với Cơng ty tín hiệu đáng mừng thời buổi cạnh tranh Cùng với kinh tế thị trường phát triển ngày xuất thêm nhiều công ty nhà nước tư nhân tham gia hoạt động lĩnh vực kinh doanh XNK, với nguồn vốn lớn, chức cảng nội địa khu vực với hệ thống trang thiết bị đại với đội ngũ cán nhân viên trẻ động, sáng tạo tạo thị trường cạnh tranh gay gắt Chính thế, đứng vững phát triển mạnh năm tới Cơng ty cần có sách thay đổi phù hợp với khả với tình hình chung thị trường kinh tế để tăng cường sức mạnh cạnh tranh thương trường Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu Cơng ty tiếp xúc thực tế, em phần làm quen với phương pháp nghiên cứu quy trình làm việc thực tế đánh giá khả áp dụng lý thuyết vào thực tế Với mong muốn Công ty ngày phát triển mạnh mẽ hơn, thơng qua q trình tìm hiểu nghiên cứu hồn thành đề tài này, em xin đóng góp số ý kiến nhằm hồn thiện quy trình hàng nhập container Công ty Hi vọng với ý kiến đề cập chuyên đề mang lại nhiều hữu ích việc tham khảo hoàn thiện nghiệp vụ kinh doanh Cơng ty cơng tác giao nhận nói chung 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Hoàng Văn Châu, Vận Tải Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu, (1999) Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật Phạm Mạnh Hiền, Nghiệp Vụ Giao Nhận Vận Tải Và Bảo Hiểm Trong Ngoại Thương (2014), Nhà xuất Thống Kê GS.TS Võ Thanh Thu, Kỹ Thuật Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu (2013) Nhà xuất Lao Động Xã Hội Trần Thị Thúy Oanh (2015), Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập kho Tân Cảng cơng ty cổ phần kho vận Tân Cảng, Khóa Luận tốt nghiệp, Trường Đại Học Công Nghệ Tp HCM, Tp HCM http://tplog.vn http://logistics.gov.vn/nganh-hangthi-truong/bao-cao-van-tai-hang-hai-toan-cau-nam2019-va-2020 47 ... trình giao nhận hàng hóa đường biển chung cho tất hàng hóa 3.1 SƠ ĐỒ TĨM TẮT QUY TÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THỊNH PHÁT Các bước thực Quy trình bước nhập. .. SƠ ĐỒ TÓM TẮT QUY TÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THỊNH PHÁT 16 vii 3.2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY... phục hạn chế cịn tồn qua trình thực hoạt động giao nhận hàng nhập container đường biển 30 CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THỊNH PHÁT