CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.3 NHẬN XÉT QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN
VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY THỊNH PHÁT
3.3.1 Ưu điểm
Quy trình được đưa ra khá chặt chẽ, các bước đều liên tục và khơng bị gián đoạn trong q trình thực hiện. Các bước trong quy trình nghiệp vụ được thực hiện tại mỗi bộ phận riêng biêt nên rút ngắn được thời gian làm việc của mỗi cá nhân. Tạo nên tính chun mơn hóa cho Cơng ty. Bên cạnh đó, cơng ty áp dụng phần mềm quản lý giao nhận vận tải làm tăng hiệu suất làm việc, dễ dàng theo dõi, quản lý giúp đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên.
Cơng ty đã và đang tìm được các đại lý, khách hàng, quen thuộc với chất lượng dịch vụ được đảm bảo và mức giá tốt, tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Bên cạnh đó, mối quan hệ của công ty với các hãng tàu cũng khá tốt, sẽ được nhận nhiều ưu đãi, với mức giá dịch vụ phải chăng.
Cơng ty cũng đã có kinh nghiệm lâu năm trong ngành nên có thể lấy hàng một cách nhanh và thuận tiện nhất, đảm bảo q trình nhận hàng, thơng thường chỉ mất khoảng 1 ngày để nhận hàng
30 Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động nên việc nắm bắt các thông tin cần thiết từ khách hàng, hải quan, ngân hàng,… nhanh chóng, kịp thời áp dụng các quy định mới từ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có liên quan trong hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu và kịp thời sửa chữa, điều chỉnh các sai sót trong suốt q trình giao nhận.
3.3.2 Nhược điểm
Số lượng nhân viên giao nhận cịn ít nên khi số lượng đơn hàng nhiều, cùng lúc thì dễ dẫn đến khơng kịp tiến độ giao hàng, mất nhiều thời gian trong việc thực hiện, làm gia tăng chi phí trong q trình thực hiện, đặc biệt là phí lưu kho, lưu bãi.
Mỗi bước có thể do những bộ phận khác nhau thực hiện nên khi có vấn đề phát sinh, phải liên hệ, chờ bộ phận khác giải quyết dẫn đến mất thời gian chờ đợi.
Quy trình chịu nhiều tác động từ khâu thủ tục của hải quan, hãng tàu, các cơ quan cấp chứng từ liên quan. Khi các tổ chức này phải thực hiện thủ tục cho nhiều doanh nghiệp cùng lúc làm gia tăng thời gian thực hiện, chờ đợi cho cơng ty, dễ xảy ra sai sót trong q trình thực hiện. Mặt khác, trình tự thủ tục phức tạp nên phải mất nhiều thời gian cho khâu này. Điều này địi hỏi các bộ phận trong cơng ty phải chuẩn bị kỹ các chứng từ cần thiết trước và trong q trình giao nhận, nắm bắt tốt thơng tin về thời gian làm việc, số lượng hồ sơ của các cơ quan đã nêu để sắp xếp thời gian làm thủ tục hợp lý, hạn chế việc mất thời gian cho cơng.
TĨM TẮT CHƯƠNG 3
Quy trình giao nhận tại cơng ty rõ ràng, tn theo hệ thống Luật Hải quan. Đội ngũ nhân viên trẻ năng động với vị trí địa lý thuận lợi là nền tảng Cơng ty Thịnh Phát ngày càng phát triển hơn nữa.
Thị trường kinh doanh cũng cần củng cố và mở rộng hơn nữa, cần chú trọng đến hoạt động maketing, đào tạo nhân viên, cần khắc phục hạn chế còn tồn tại trong qua trình thực hiện hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng container đường biển.
31
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY THỊNH PHÁT 4.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu của Cơng ty cũng như nhận ra những cơ hội và thách thức trong thời gian tới, Công ty đã đưa ra một số định hướng chủ đạo.
Trong thời gian tới, doanh nghiệp sẽ tiến hành mở rộng cho mục đích phát triển lâu dài trên cơ sở phát huy thế mạnh về lợi thế cạnh tranh và năng lực tài chính của doanh nghiệp. Khai thác triệt để và sử dụng hợp lý, có hiệu quả các nguồn lực về tài sản, máy móc thiết bị và lao động hiện có, duy trì sự ổn định và nhất quán trong hoạt động của Cơng ty. Bên cạnh việc duy trì và tiếp tục phát triển loại hình kinh doanh thương mại, doanh nghiệp sẽ tập trung phát triển kinh doanh và xuất khẩu các mặt hàng mới. Công ty cũng xem xét và chọn lọc các mặt hàng có tiềm năng và hiệu quả cao, xây dựng mối quan hệ buôn bán uy tín với các doanh nghiệp nước ngồi và các nơng hộ, nhà cung ứng trong nước, triển khai thêm các hình thức phân phối sản phẩm mới nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của thị trường.
Công ty sẽ tập trung mở rộng và phát triển các thị trường có sức cạnh tranh lớn và khai thác cơ hội mở cửa thị trường của các nước có cam kết hội nhập kinh tế quốc tế để đẩy mạnh kinh doanh tại các thị trường lớn như Hoa Kì, EU, Trung Quốc, Nhật Bản, Ấn Độ, ASEAN,…Ngoài ra, tiếp tục duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp, lâu bền với các bạn hàng quen thuộc, nỗ lực hơn nữa để mở rộng mối quan hệ với các đối tác mới, tiềm năng.
Bên cạnh đó, hiểu rằng đội ngũ nhân viên lành nghề và tận tâm là nguồn lực vô cùng quan trọng với mỗi doanh nghiệp, công ty xác định phải chú tâm xây dựng những chính sách đào tạo, bồi dưỡng tay nghề, khen thưởng, động viên nhân viên cũng như cung cấp những phúc lợi mà nhân viên mong muốn mà cơng ty có thể đáp ứng được để giữ chân những nhân viên giỏi. Từng bước phát triển thêm nguồn nhân lực bằng cách tuyển dụng mới, đào tạo nguồn nhân lực để có đội ngũ nhân viên thích ứng với hoạt động trong điều kiện mới, có nghiệp vụ tốt. Rà sốt lại biên chế, sắp xếp lại lao động hiện có phù hợp với
32 u cầu của cơng ty và trình độ chuyên môn của người lao động. Tạo ra môi trường làm việc thoải mái, năng động, tác phong chuyên nghiệp, các nhân viên có sự tương tác tốt với nhau và khuyến khích nhân viên ln cố gắng phấn đấu vì mục tiêu chung mà cơng ty đặt ra.
4.2 GIẢI PHÁP NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THỊNH HĨA TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THỊNH PHÁT
4.2.1 Hồn thiện khâu tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng giao nhận
- Nội dung giải pháp:
Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng để có những chiến lược tiếp cận phù hợp. Thu hút khách hàng thông qua việc nâng cao hiệu quả hoạt động marketing, cải thiện chất lượng dịch vụ, đào tạo và hướng dẫn nhân viên. Từ đó gia tăng tỷ lệ ký kết hợp đồng thành công, dịch vụ của công ty được không những chỉ khách hàng trong nước mà cả nước ngoài biết đến lựa chon để hợp tác.
- Nghiên cứu thị trường:
Củng cố vững chắc thị trường hiện tại đồng thời mở rộng thị trường mới Công ty Thịnh Phát cần quan tâm, đẩy mạnh nghiên cứu thị trường về môi trường kinh tế, văn hóa, xã hội, pháp luật. Các vấn đề này tác động trưc tiếp đến chiến lược của công ty, quảng bá thương hiệu và chiếm lĩnh thị trường. Cơng ty có thể th các cơng ty khác để nghiên cứu thị trường hoặc tự mình nghiên cứu.
- Thu thập thông tin:
Cơng ty có thể thu thập thơng tin tự nghiên cứu thị trường dịch vụ giao nhận từ thông tin bên trong và thơng tin bên ngồi.
- Bên trong công ty:
Là số liệu thông tin các báo cáo thường kỳ sẵn có ở các phịng ban như số lượng hợp đồng kí kết, báo cáo kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận. Từ đó đánh giá và phân tích dữ liệu. Thơng qua việc phân tích Cơng ty có thể biết được đối tượng khách hàng nào, thị trường nào, dịch vụ nào cần tác động để thu được kết quả kinh doanh cao nhất.
- Bên ngồi cơng ty:
Các bản báo cáo và số liệu của các cơ quan chức năng Nhà nước: Bộ Công Thương, Tổng cục Thống kê, Phịng Thương Mại & Cơng Nghiệp Việt Nam, Tổng cục Hải Quan, Cục Hàng hải Việt Nam, Sở Công thương tỉnh/ thành phố như kim ngạch xuất nhập
33 khẩu với các nước, cán cân thương mại, kim ngạch xuất nhập khẩu các nhóm hàng, cơ cấu mặt hàng xuất khẩu.
Thông tin từ các website do các tổ chức công bố về kết quả nghiên cứu hoặc các cơng cụ từ internet, các tạp chí chun ngành, website Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam. Sách báo thương mại quốc gia, thông tin kinh tế, thông tin thị trường, tivi. Thông qua các thông tin này Công ty Thịnh Phát có thể đánh giá khái qt tình hình phát triển kinh tế quốc gia, thế giới nói chung của ngành giao nhận nói riêng, phát hiện nhu cầu, cơ hội kinh doanh mới, lựa chọn các đối tác làm ăn.
- Tìm hiểu nhu cầu khách hàng:
Khảo sát thị trường:
Phiếu tìm hiểu về nhu cầu và sự đánh giá của khách hàng đối với các dịch vụ cung cấp của Công ty:
- Giao nhận: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ]
- Vận tải: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - Kho bãi: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - Quá cảnh: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - TNT: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - Dịch vụ khác tại cảng: Tốt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ]
Tiến độ thời gian thực hiện dịch vụ:
Nhanh [ ] Vừa [ ] Chậm [ ]
Gía cước dịch vụ: Cao [ ] Vừa [ ] Thấp [ ] - Nhu cầu của khách hàng chưa được đáp ứng:…………………………….. ………………………………………………………………………………
Để có thể tiến hành xây dựng chính sách thu hút khách hàng Cơng ty cần bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, lập riêng ra bộ phận khách hàng với những cán bộ có kinh nghiệm và tầm nhìn chiến lược về hoạt động maketing, chiến lược phát triển…
34 Tiến hành nghiên cứu nhu cầu của vận chuyển, giao nhận sử dụng các dịch vụ của khách hàng từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ của Cơng ty. Sau mỗi tháng hoặc quý tìm hiểu khách hàng và lập chính sách maketing thì lập lại báo cáo cho cấp trên để có cơ sở đánh giá và nghiên cứu nhu cầu và đánh giá của khách hàng, có thể làm thành phiếu như sau:
Phiếu tìm hiểu này nhằm đánh giá khả năng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng trong dịch vụ giao nhận và những mong muốn của khách hàng mà Công ty chưa đáp ứng được, đây cũng là cơ sở cho việc xây dựng chính sách khách hàng.
Phỏng vấn
Gửi email hoăc gọi điện thoại để hỏi thăm khách hàng để biết được mức độ hài lòng cũng như những mong muốn mới trong dịch vụ cung cấp.
Thu hút khách hàng
Tăng cường hoạt động marketing: Đa dạng hóa các loại hình dịch vụ, thêm dịch vụ giao nhận cho người nhập khẩu dành được quyền thuê phương tiện vận tải. Để khách hàng biết đến các loại hình dịch vụ này bao gồm những dịch vụ chi tiết sẽ được tiến hành qua việc:
- Nâng cao chất lượng dịch vụ: Chất lượng dịch vụ là mức độ của tập hợp các đặc tính vốn có của dịch vụ thỏa mãn các nhu cầu, mong đợi của khách hàng và các bên có liên quan. Để nâng cao chất lượng dịch vụ Công ty nên:
- Thỏa mãn mức độ cao nhất của khách hàng: tiếp nhận, xác định rõ yêu cầu của khách hàng là hàng cont hay hàng lẻ, tính chất hàng, có cần bảo quản khơng. Xem xét khả năng thực hiện và triển khai thực hiện cung cấp dịch vụ tính tốn thời gian hoàn thành,Mphương án vận chuyển, bảo quản với chất lượng tốt nhất. Xây dựng lòng tin của khách hàng thông qua sự chuyên nghiệp, thái độ lịch sự, tơn trọng.
- Khơng sai sót: thủ tục hóa các bước kiểm tra/ kiểm sốt trong quá trình cung cấp dịch vụ để đặc biệt là khâu chuẩn bị chứng từ để ngăn chặn và loại bỏ mọi sai sót. Sẽ được trình bày cụ thể trong các phần sau.
- Đảm bảo các nguồn lực: công ty đảm bảo cung cấp nguồn nhân lực, trang thiết bị, văn phòng, kho bãi ở các diều kiện đầy đủ và tốt nhất để đáp ứng mục tiêu chất lượng và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt là đội xe vận chuyển, công ty nên đầu tư thêm, hoặc thuê phương tiện vận tải của công ty vận tải khác để đảm bảo lúc hàng về nhiều.
35 - Sự cảm thông: tạo phong cách phục vụ cho nhân viên thông qua việc quan tâm chú ý đến khách hàng, hết lịng tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và tạo cảm giác yên tâm, an toàn cho khách hàng.
- Độ phản hồi thể hiên sự sốt sắng giúp đỡ khách hàng nhanh chóng khắc phục sự cố khi có sai sót hoăc tình huống bất ngờ xảy ra.
- Mở rộng dịch vụ nhận ủy thác trọn gói: Các dịch vụ mà HDL cung cấp phục vụ khách hàng trong hoạt động kinh doanh XNK bao gồm: TNT (chuyển phát nhanh các loại chứng từ), giao nhận, vận tải nội địa, kho bãi, quá cảnh. Đây là những dịch vụ chính mà Cơng ty thường xun làm khi khách hàng ủy thác hoạt động giao nhận XNK cho Cơng ty. Ngồi ra cịn một số dịch vụ mà Công ty thường xuyên làm là tổ chức giám định hàng hóa, đảo container, đóng rút hàng ra vào container…
Với những khách hàng chuyên sản xuất như Cơng ty THHH Ford Việt Nam thì họ muốn ủy thác tồn bộ cho Cơng ty để họ chú tâm vào công việc sản xuất kinh doanh. Trong những trường hợp như vậy, cơng ty nên nhận tồn bộ và tùy từng khách hàng với quãng đường vận chuyển nội địa mà tính giá cước. Nhưng đa phần các Cơng ty muốn nhập khẩu ở Việt Nam thường trong khi ký kết hợp đồng mua bán đều là mua FOB nên không dành được quyền vận tải quốc tế tức là vận chuyển đường biển. Nếu làm tốt dịch vụ ủy thác trọn gói tồn bộ hoạt động xuất nhập khẩu, Công ty sẽ thu hút được thêm nhiều khách hàng về phía mình và có thể trở thành khách hàng thường xun của Công ty.
Dịch vụ tư vấn miễn phí
Dịch vụ khuyến mãi: Đối với những khách hàng thường xuyên ủy thác giao nhận cho Công ty với khối lượng lớn, Cơng ty nên áp dụng chính sách này. Có thể dành cho khách hàng những điều kiện ưu đãi nhất định như: khách hàng ủy thác cho Cơng ty trên 1000container/ năm thì sẽ được hưởng cước phí thấp hơn và nhưng ưu tiên trong q trình làm hàng, cũng có thể thưởng bằng hiện vật… Cịn những Cơng ty có số lượng container ủy thác từ 500container/ năm thì sẽ nhận được khuyến mãi nhưng ít hơn. Cốt làm sao để tạo mối quan hệ thân tín với khách hàng thường xuyên.
Hạ thấp cước phí giao nhận: Việc hạ thấp cước phí giao nhận phải tính tốn hết sức kỹ lưỡng, mức cước được hạ thấp không được thấp hơn nhiều so với đối thủ cạnh tranh, cũng khơng hạ thấp giá cước để có thể giết chết đối thủ cạnh tranh đồng thời giết chết chính mình. Việc hạ thấp phải làm sao vẫn đảm bảo độ tin cậy với khách hàng và đảm bảo doanh thu cho Công ty.
Triển khai các hoạt động Marketing: Thường xuyên đăng quảng cáo, tạp chí và nâng cấp Website của Cơng ty, cung cấp nhiều thông tin về dịch vụ công ty cung cấp và các hoạt đông thường niên cho khách hàng biết. Tổ chức gặp gỡ, tặng quà, tặng lịch cho
36 khách hàng nhân dịp Lễ, Tết nhằm tạo mối quan hệ kinh doanh lâu dài. Tổ chức hội nghị khách hàng hằng năm qua đó cảm ơn sự ủng hộ của họ đồng thời lắng nghe nguyện vọng mong muốn của họ để kịp thời khắc phục thiếu sót nâng cao chất lượng phục vụ. Tham gia các hoạt động tài trợ, bảo trợ để cho tên tuổi và biểu tượng của Cơng ty ln trong tâm trí khách hàng.
Giải pháp nhân sự
Mọi hoạt động nghiên cứu thị trường, tìm hiểu và thu hút khách hàng muốn đạt hiệu quả thì cơng tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên sales, nhân viên kinh doanh là quan trọng.
Trước hết công ty nên đầu tư vào việc tuyển dụng nhân viên có những kiến thức và kỹ năng phù hợp với vị trí ngay từ đầu để tránh đào tạo lại hoặc nghỉ việc giữa chừng.