SƠ ĐỒ TĨM TẮT QUY TÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓ- 123docz.net

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN

3.1 SƠ ĐỒ TĨM TẮT QUY TÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP

HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY THỊNH PHÁT

Các bước

thực hiện

Quy trình các bước nhập khẩu hàng FCL (hàng free-hand) Người thực hiện Bộ chứng từ Bước 1

Sale team liên hệ và cung cấp thông tin giữa các bên liên quan cho nhân viên chứng từ cũng như

nhân viên chăm sóc khách hàng

Bộ phận kinh doanh

Bước 2 Xin giá cước biển

Nhân viên chăm sóc khách hàng

Bước 3 Lấy booking từ Carrier hoặc FWD

Nhân viên chứng từ

17 Bước 4 Nhân viên chứng từ File hợp đồng, MBL (Copy), HBL (Copy)

Bước 5 Cập nhập thông tin lô hàng vào phần mềm quản lý giao nhận vận tải F.A.S.T PRO

Nhân viên chứng từ MBL (Copy), HBL (Copy) Bước 6 Nộp E-Manifest lên hệ thông của Tổng Cục Hải

Quan Việt Nam

Nhân viên chứng từ

MBL, HBL

Bước 7 Nhận thông báo hàng đến của hãng tàu Nhân viên chứng từ

D/O, Công ty

GLS Bước 8 In lệnh D/O của cơng ty GLS

Đóng tiền lưu kho bãi của hãng tàu để lấy

Nhân viên

chứng từ D/0, A/N

3.2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THỊNH PHÁT 3.2.1 Sale team liên hệ khách hàng và cung cấp thông tin cho các bên

Đây là bước đầu tiên trong quy trình làm hàng FCL. Ở bước này sale team sẽ là người chủ động tìm kiếm và liên hệ khách hàng để lấy nguồn hàng về cơng ty. Ngồi ra, khách hàng cũng có thể tìm đến sale team khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ Logistic để nhập khẩu hàng hóa.

Sale team sẽ tiếp nhận thông tin từ các bên liên quan: consignee, shipper và agent bên đầu xuất.

Sau đó, sale sẽ đưa các thơng tin cần thiết của lơ hàng, đặc tính hàng hóa và yêu cầu của khách hàng sang bộ phận chăm sóc khách hàng. Và tùy thuộc vào nhu cầu nhập khẩu, sale team sẽ tư vấn cho khách hàng nhập khẩu theo điều kiện Incoterm nào

Nhận vận đơn của bộ chứng từ gốc. Kiểm tra kỹ nội dung Đủ Thiếu/sai Liên hệ khách hàng/ FWD để sửa đổi, bổ sung

18 Ưu điểm: Cơng ty có sự chủ động để hồn thành cơng việc cho thấy sự chun nghiệp và khả năng linh hoạt của cơng ty. Qua đó cho thấy cơng ty đã có nhiều nỗ lực trong việc mở rộng thị trường giao nhận, có sự điều chỉnh cơ cấu phù hợp với tình hình kinh tế thị trường, vươn ra nhiều thị trường mới trên thế giới.

Hạn chế: Một số trường hợp không chuẩn bị đúng theo yêu cầu khách hàng.

3.2.2 Xin giá cước biển

Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ là bộ phận phụ trách chào giá, xin giá từ các đại lý hoặc hãng tàu khi có hàng nhập khẩu. Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ là những người am hiểu và nắm rất rõ thông tin của khách hàng, các agent, các hãng tàu. Và là người theo dõi sát sao quá trình tiến hành nhập khẩu lơ hàng

Ưu điểm: Có mối quan hệ rộng rãi với Hải quan nên các lô hàng được các nhân viên giải quyết trong thời gian sớm nhất để đáp ứng u cầu của khách hàng. Hàng hóa ln được giao đúng địa điểm, thời gian, đảm bảo số lượng, chất lượng trong suốt thời gian giao nhận.

Hạn chế: Mặc dù cơng ty có phương tiện vận tải nhưng vẫn ít ỏi, chỉ mới đáp ứng được một phần nhu cầu chun chở hàng hố của Cơng ty, cho nên khi lượng hàng hóa nhiều cơng ty vẫn phải thuê phương tiện vận tải từ bên ngoài, như vậy sẽ tăng thêm chi phí trong q trình giao nhận.

3.2.3 Lấy booking từ hãng tàu

Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ là người liên hệ đại lý bên đầu xuất ở nước ngồi của cơng ty đê lựa chọn giá booking tàu tốt nhất. Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ confirm process lơ hàng đó. Bên cạnh đó, nhân viên chứng từ sẽ gửi thơng tin tàu, thông tin đại lý bên đầu xuất khẩu, thông tin của shipper cho khách hàng nhập khẩu.

Booking confirmation

Ưu điểm: Công ty đã tạo được mối quan hệ với nhiều hãng tàu để có thể mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng cũng như sự chủ động về đội xe kéo, nắm bắt tâm lý khách hàng.

Hạn chế: Ngồi ra lượng hàng hàng hóa về các cảng khá lớn gây ra tình trạng ùn tắt hàng ở cảng và làm tăng chi phí chuyên chở, đồng thời điều kiện giao thông Tp.HCM không cho phép chuyên chở hàng trong giờ cao điểm. Đây là một khó khăn cho doanh trong hoạt đơng XNK trong thời gian tới.

3.2.4 Nhận số vận đơn chuyển phát nhanh, kiểm tra quá trình vận chuyển chứng từ gốc chuyển chứng từ gốc

Sau khi nhân viên chứng từ kiểm tra bộ chứng từ copy, nếu khơng có sai sót gì thì nhân viên chứng từ sẽ xác nhận với đại lý để bên phía đại lý tiến hành gửi bộ chứng từ gốc thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh.

Đối với công ty đại lý logistic tại nước ngồi, họ thường sử dụng dịch vụ của DHL, thơng thường sẽ mất khoảng 3-4 ngày để vận chuyển bộ chứng từ sang văn phịng Cơng ty Thịnh Phát, tàu đi từ cảng nước ngoài sang cảng Cát Lái mất 20 – 25 ngày tùy thuộc vào cảng, vậy là ngày nhận được chứng từ gốc và ngày tàu về sẽ cách xa nhau. Vì vậy nhân viên chứng từ sẽ nhập liệu thông tin ngày tàu đi và đến vào phần mềm quản lý của

20 công ty để tiện theo dõi lô hàng. Thông thường chứng từ gốc sẽ rất ít khi có sai sót do sai sót nếu có đã được phát hiện từ lúc nhân viên chứng từ kiểm tra chứng từ nháp và chứng từ copy.

Ưu điểm: Đội xe đã ngày càng được đầu tư, cơng ty có đội xe gồm: trên 40 đầu kéo container, 15 xe vận tải chuyên dụng, gần 35 remooc để vận chuyển hàng nên chủ động trong khâu vận chuyển. Điều này góp phần nâng cao uy tín của cơng ty đối với khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa đúng thời gian, đúng địa điểm quy định, giải phóngđược lượng hàng hố.

Hạn chế: Mặc dù với đội ngũ nhân viên được đánh giá là khá tốt về nghiệp giao nhận và kinh nghiệm cao nhưng so với các công ty khác trong nước và trên thế giới thì trình độ của đội ngũ nhân viên Cơng ty vẫn cịn nhiều mặt yếu kém và cần phải đào tạo thêm để đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay. Điều này thể hiện cụ thể rằng nhân viên giao nhận của công ty đã lên đến 25 người nhưng chỉ hơn 10 người am hiểu nghiệp vụ, còn lại chỉ phụ làm thêm việc đơn giản hơn hoặc một khâu trong quá trình giao nhận, như vậy sẽ làm giảm hiệu quả trong hoạt động giao nhận mà trong giai đoạn hiện nay mỗi công ty.

3.2.5 Cập nhập thông tin lô hàng vào phần mềm quản lý giao nhận vận tải F.A.S.T PRO nhận vận tải F.A.S.T PRO

F.A.S.T.PRO (Freight Assistant System Technology) là một phần mềm chuyên nghiệp về quản lý và ứng dụng dùng trong lãnh vực Giao Nhận Hàng Hoá (Freight Forwarding). Với khả năng truy xuất vô hạn các bộ chứng từ, FAST sẽ giúp cho nhân viên chứng từ chỉ cần một cú click là giải quyết mọi việc: từ việc chuẩn bị tất cả các loại chứng từ bao gồm bill, manifest, invoice, packing list, Debit, Credit Note, Tờ Khai Hải Quan... đến việc truy xuất lại một lơ hàng nhanh chóng qua bất kì chi tiết tham khảo nào có được như: số Job ID, HAWB, H-B/L, MAWB, M-B/L Booking No., Shipper, Consignee, Agent…

Việc cập nhập thông tin lô hàng và phần mềm quản lý F.A.S.T PRO sẽ giúp nhân viên chứng từ dễ dàng theo dõi ngày tàu cập cảng của các lô hàng để kịp thời báo với khách hàng về tiến độ lô hàng và thao tác các nghiệp vụ về sau nhiều thuận tiện, tránh các sai sót xảy ra.

Hệ thống cập nhật tên khách hàng

Hệ thống lên chi phí mà Consignee phải trả cho cơng ty

Ưu điểm: Có mối quan hệ rộng rãi với Hải quan nên các lô hàng được các nhân viên giải quyết trong thời gian sớm nhất để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hàng hóa ln được giao đúng địa điểm, thời gian, đảm bảo số lượng, chất lượng trong suốt thời gian giao nhận.

Đội ngũ nhân viên giao nhận hầu hết là những nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình trong cơng việc, thường xun được đào tạo nâng cao nghiệp vụ, đặc biệt có nhiều nhân viên có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề.

Hạn chế: Vì nhân viên giao nhận vừa phải lo kiểm tra chứng từ, vừa phải đi làm thủ tục hải quan nên việc giao hàng hóa cho khách hàng diễn ra chậm dẫn tới sẽ bỏ lỡ nhiều lô hàng khác. Một số trường hợp nhân viên chứng từ đã áp mã thuế hoặc cộng tiền thuế sai, do đó gây khó khăn cho người giao nhận, ảnh hưởng tiến trình làm việc.

3.2.6 Nhận thông báo hàng đến của hãng tàu:

Khi đại lý logistic tại nước ngồi gửi thơng tin lô hàng, họ sẽ gửi luôn cả ETD và ETA. Căn cứ vào ETA mà đại lý gửi, nhân viên chứng từ sẽ xác định ngày nhận thông báo hàng đến.

Nếu sắp đến ngày ETA rồi mà vẫn chưa nhận Pre-alert thông báo hàng đến của hãng tàu thì nhân viên chứng từ sẽ chủ động liên hệ với hãng tàu để hỏi họ ngày tàu cập cảng và yêu cầu họ gửi thông báo hàng đến cho mình

23 Ưu điểm: Có mối quan hệ rộng rãi với Hải quan nên các lô hàng được các nhân viên giải quyết trong thời gian sớm nhất để đáp ứng u cầu của khách hàng. Hàng hóa ln được giao đúng địa điểm, thời gian, đảm bảo số lượng, chất lượng trong suốt thời gian giao nhận.

3.2.7 Nộp E-Manifest lên hệ thống của Tổng Cục Hải Quan Việt Nam Nam

Sau khi nhận thông báo hàng đến của hãng tàu. Nhân viên chứng từ sẽ khai Manifest để nộp lên hệ thống của Tổng Cục Hải Quan Việt Nam. Nhân viên chứng từ cần phải nộp E-Manifest sớm trước ngày tàu cập cảng 2 – 3 ngày tránh tình trạng khai q trễ sẽ bị đóng phí phạt.

Có 2 cách khai E-Manifet, nhân viên chứng từ có thể khai qua cổng thông tin 1 cửa quốc gia hoặc khai trực tiếp trên trang Tổng Cục Hải Quan Việt Nam. Nhân viên chứng từ sẽ khai thông tin trên HBL vào file excel Manifest. Mỗi file excel chỉ chứa 1 thơng tin khai báo cho 1 HBL. Nếu có nhiều HBL, nhân viên chứng từ phải làm nhiều file tương tự Nhân viên chứng từ cần lưu ý file excel Manifest gồm các sheet, nhân viên chứng từ không được thay đổi tên các sheet, xóa file hoặc thay đổi bất kỳ các ơ mẫu đã có.

Các bước khai báo và submit Manifest trên cổng thông tin một cửa quốc gia:

Bước 1: Điền thông tin những thông tin cần thiết vào file excel mẫu. Phải điền thơng tin thật chính xác và kiểm tra lại nhiều lần tránh sai sót

24 Bước 2: Nhận phân quyền submit Manifest của hãng tàu hoăc từ đại lý. Sau khi nhận được phân quyền, kiểm tra lại thông tin khai Manifest trong file excel

Bước 3: Đăng nhập vào cổng thông tin một cửa quốc gia => Vào mục quản lý hồ sơ cấp phép => Tìm kiếm chuyến tàu cần submit => Nhấp chuột phải vào khai báo điện tử => Vào mục vận đơn gom hàng và upload file excel

25 Ưu điểm: Việc kinh doanh uy tín cùng với những đối tác quen thuộc nên trong quá trình giao nhận cơng ty đã giảm bớt một số bước không cần thiết, nhằm không làm ứ đọng vốn, rút ngắn thời gian giao hàng, làm tăng lợi nhuận.

Hạn chế: Trình độ nhân viên cịn hạn chế nên vẫn cịn có một số sai xót khi khai hải quan

3.2.8 In lệnh D/O của cơng ty GLS, đóng tiền lưu kho bãi, lấy lệnh D/O của hãng tàu D/O của hãng tàu

Sau khi có thơng báo hàng đến, nhân viên chứng từ sẽ cập nhập các chi phí trên giấy báo hàng đến của hãng tàu vào phần mềm quản lý F.A.S.T PRO. Các chi phí này bao gồm D/O Fee phí chứng từ), Destination THC fee (phí làm hàng tại cảng), CIC fee (phụ phí chuyển vỏ rỗng), Cleaning Fee (phí vệ sinh cơng) và Handing Charge (phí trao tay). Sau khi nhân viên chứng từ cập nhập các chi phí này vào phần mềm, nhân viên chứng từ sẽ in giấy báo hàng đến của Công ty Thịnh Phát đồng thời chuyển chứng từ qua nhân viên bộ phận kế tốn xuất hóa đơn và đóng tiền cho hãng tàu.

Khi nhân viên kết tốn tiền, nhân viên chứng từ sẽ liên hệ nhân viên hiện trường của Công ty Thịnh Phát đến trụ sở của hãng tàu lấy lệnh D/O gốc và giao cho khách hàng. Trong nghiệp vụ này, khi giao bộ lệnh cho khách hàng, nhân viên hiện trường của Công ty sẽ yêu cầu nhân viên hiện trường của khách hàng kiểm tra, đưa giấy giới thiệu và ký xác nhận lên lệnh D/O copy của Công ty. Việc làm này để xác minh nhân viên công ty nhập khẩu đã nhận đầy đủ bộ lệnh nhận hàng của Công ty Thịnh Phát.

26 Đối với hàng không lưu công lưu bãi: Đưa lệnh D/O cho hãng tàu và là thủ thục hải quan kéo hàng về kho.

Đối với hàng lưu cơng, lưu bãi: Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ mail cho hãng tàu hoặc cho bên book tàu xin thời gian free time. Phí lưu cơng, lưu bãi và phí storage tại cảng sẽ được khách hàng thanh toán cho hãng tàu.

Tùy theo nhu cầu của khách hàng, khâu làm hải quan và trucking về kho sẽ do khách hàng tụ đảm nhận.

Khi khách hàng có nhu cầu làm hải quan thơng quan cho lô hàng và trucking hàng về kho, công ty sẽ thực hiện quy trình đó thay cho khách hàng.

Ưu điểm: Ln đặt uy tín, chất lượng lên hàng đầu nên trong q trình kiểm hóa cơng ty được kiểm hóa với tỷ lệ thấp, thỉnh thoảng được miễn kiểm hóa, điều đó giảm thời gian xuất hàng, tránh được những vấn đề phát sinh trong khi kiểm hóa.

Hạn chế: Trong quá trình làm thủ tục hải quan các nhân viên giao nhận thường gặp một số khó khăn ở một số chứng từ sai lệch với nhau. Có trường hợp thiếu chứng từ cũng như các chứng từ không hợp lệ, làm kéo dài thời gian giao nhận, phát sinh các chi phí khơng đáng có.

3.2.9 Chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu

- Hóa đơn thương mại (commercial Invoice) bản sao; - Chi tiết đóng gói (packing list) bản sao;

- Thông tin tài khoản Vnaccs + chữ ký số (khai báo trực tuyến);

- Giấy báo hàng đến (tên tàu, địa điểm đích bảo thuế, cảng hạ hàng…) bản sao; - Lệnh giao hàng gốc;

- Tên hàng tiếng việt + HS code để tính thuế NK, VAT và các loại thuế khác nếu có.

Ưu điểm: Việc kinh doanh uy tín cùng với những đối tác quen thuộc nên trong q trình giao nhận cơng ty đã giảm bớt một số bước không cần thiết, nhằm không làm ứ đọng vốn, rút ngắn thời gian giao hàng, làm tăng lợi nhuận.

Hạn chế: Trình độ nhân viên cịn hạn chế nên vẫn cịn có một số sai xót khi khai hải quan

3.2.10 Gửi tờ khai đã thông quan và lệnh giao hàng gốc cho đội xe và bố trí kéo cont về kho và bố trí kéo cont về kho

27 Quy trình làm thủ tục hải quan sẽ do nhân viên bộ phận hải quan tiến hành. Nhân viên hải quan sẽ làm những công việc để thông quan được một lô hàng nhập khẩu. Đồng thời với việc lấy lệnh thì cơng ty FWD sẽ truyền tờ khai trước lên hệ thống hải quan bằng phần mềm Ecus5. Sau khi có kết quả phân luồng thì cơng ty FWD sẽ thông báo

SƠ ĐỒ TĨM TẮT QUY TÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP

Giao hàng và thanh tốn phí dịch vụ