CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
4.2 GIẢI PHÁP NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HĨA TẠI CƠNG
4.2.2 Hoàn thiện khâu chuẩn bị bộ chứng từ hàng nhập, lập tờ khai hải quan và kha
khai hải quan và khai báo từ xa
Nội dung giải pháp: Trước khi ra thông quan và giao nhận với cảng thì bộ chứng từ hàng hóa và tờ khai phải được soạn thảo. Mục đích là giúp người ủy thác nhập khẩu nhận hàng theo đúng quy định. Bằng việc hoàn thiện bộ chứng từ và lên tờ khai sẽ giúp cơng ty hồn thành mục đích nhanh chóng và có hiệu quả nhất.
Thủ tục hóa các bước kiểm tra, kiểm sốt chuẩn bị bộ chứng từ. - Chuẩn bị bộ chứng từ:
Kiểm tra kĩ lưỡng ngay khi nhận bộ chứng từ khách hàng. Chuẩn bị đầy đủ các văn bản pháp quy liên quan và các biểu mẫu làm chứng từ hàng hóa. Vào sổ theo dõi làm hồ sơ.
- Làm chứng từ:
Kiểm tra chi tiết các chứng từ liên quan, thiếu báo cáo trưởng phòng và yêu cầu người ủy thác nhập khẩu bổ sung.
Khai báo tất cả các mẫu trên máy tính như hợp đồng, hóa đơn (C/I), phiếu đóng gói (P/L). In tờ khai và phụ lục tờ khai, sao chụp tất cả các chứng từ và soạn thảo cơng văn cần thiết.
Sau đó gửi bộ chứng từ cho trưởng phòng xuất nhập khẩu kiểm tra và chỉnh sửa nếu có sai lỗi. Gửi bộ chứng từ cho khách hàng kiểm tra và đóng dấu.
- Hạn chế sai lỗi trong lập tờ khai và khai báo từ xa:
Công ty nên tổ chức hướng dẫn sử dụng phần mềm khai báo khi thay đổi, cách khắc phục lỗi khi chạy phần mềm có thể là gọi nhân viên IT, liên hệ với doanh nghiệp cung cấp phần mềm.
Để tránh sai sót trong áp mã thuế cần mua bổ sung và thay thế hàng năm cuốn Biểu thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT áp mã cho hàng hóa. Cập nhật tỷ giá hàng ngày và viết lên bảng thông báo trong công ty.
Trưởng phòng xuất nhập khẩu hỗ trợ trong việc dịch tên hàng hóa ra tiếng Việt và áp mã thuế đối với hàng hóa lạ lẫm, phức tạp.
38 Tránh lúng túng mất thời gian mỗi khi thay đổi phần mềm, kiểm sốt chặt chẽ q trình soạn lập bộ chứng từ tránh gây nhầm lẫn, sai sót. Lưu giữ hồ sơ để dễ kiểm tra, thống kê sau này.